BAB 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Transkripsi

1 53 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1. Tahapan Perancangan Sistem Yang Diusulkan Usulan Dokumen yang digunakan Dalam perancangan sistem informasi trading pada CV EFORTA MAHOCA, dokumen-dokumen yang digunakan berasal dokumen lama dan dokumen baru. Adapun dokumen yang digunakan perusahaan CV EFORTA MAHOCA pada sistem informasi trading adalah sebagi berikut: 1. Dokumen yang lama a. Sales Contract b. Packing list c. Letter of Credit 2. Dokumen yang diperbaharui a. Purchase Order Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan yang berfungsi sebagai pemesanan barang yang dilakukan oleh pihak buyer. Purchase Order memiliki field antara lain: No PO, Phone, Fax, Customer Name, Date, Description, Qty.

2 54 Dokumen ini dibuat sebanyak 3 rangkap yang diserahkan kepada customer sebanyak 1 rangkap, bagian akuntansi sebanyak 1 rangkap dan sebagai arsip. b. Commercial Invoice Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan yang berfungsi untuk menunjukkan jumlah pembayaran yang ditagih kepada buyer. Commercial Invoice memiliki filed antara lain: No. Invoice, Date, Customer Name, Specification, Qty, Unit Price, Total Price, Discount, Net Price, dan Sign. Dokumen ini dibuat sebanyak 3 rangkap yang akan diserahkan kepada customer sebanyak 1 rangkap, bagian keuangan 1 rangkap dan arsip 1 rangkap. c. Surat Jalan Surat Jalan Dibuat Oleh Bagian Keuangan. Surat Jalan Memiliki Field antara lain: No SJ, Date, Destination, Qty. d. Kwitansi Dokumen ini digunakan sebagai bukti, bahwa barang yang diinginkan buyer telah dibayar. 3. Dokumen yang baru a. Surat Keterangan Pembayaran Komisi (SKPK) Dokumen ini memiliki field yang terdiri dari Id_SKPK, ID_Customer, dan tanggal jatuh tempo. Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan untuk memberitahukan status pembayaran komisi yang dilakukan oleh kedua belah pihak baik supplier maupun buyer kepada CV Eforta Mahoca.

3 Struktur Organisasi yang Diusulkan/Fungsi Terkait Yang Diusulkan Prosedur Sistem Informasi Trading yang Diusulkan 1. Buyer a. Dimulai ketika Buyer melakukan pemesanan barang kepada CV. Eforta Mahoca. b. Buyer akan meminta membuat Puchase Order yang berisikan pesanan barang dan akan diserahkan kepada bagian marketing 2. Supplier

4 56 a. Dimulai ketika adanya penawaran barang dari supplier kepada CV Eforta Mahoca. b. Supplier akan memberitahukan list barang (catalog) yang dijual oleh pihak supplier kepada bagian marketing. 3. Bagian Marketing a. Bagian marketing akan menerima PO dari buyer dan menginputnya pada database Buyer. b. Bagian marketing akan menerima penawaran barang dari buyer dan menginputnya pada database Supplier. c. Melakukan konektifitas dengan membuka From Transaction berdasarkan permintaan yang diinginkan oleh pihak buyer dan supplier sehingga terjadi kecocokan item barang yang sama. d. Melakukan negoisasi hingga terjadi kesepakatan yang telah disetujui. e. Bagian marketing akan meminta pihak supplier untuk membuat sales contract sebanyak 2 rangkap untuk diberikan kepada pihak Buyer dan pihak CV Eforta Mahoca untuk diarsip. f. Membuat PO sebanyak 3 rangkap g. Memberikan rangkap 1 kepada supplier untuk permintaan barang, rangkap 2 diberikan kepada bagian keuangan dan rangkap 3 untuk arsip. h. Meminta Buyer untuk segera membuka L/C untuk melakukan pembayaran yang ditujukan kepada pihak bank supplier 4. Bagian keuangan

5 57 a. Membuka Form Transaction Pending untuk melakukan pengecekan pembayaran komisi yang telah jatuh tempo pada pihak supplier dan pihak buyer. b. Melakukan update pada status Transaksi Pending bagi yang telah melunasi pembayaran komisi. c. Membuat invoice, surat jalan dan kwitansi yang akan diserahkan kepada pihak buyer. d. Membuat laporan keuangan setiap 6 bulan sekali.

6 Diagram-diagram yang Diusulkan Rich Picture Gambar 4.1 Rich Picture yang Diusulkan

7 Event Table Sistem Yang Diusulkan No Event Internal Agent Start When Activity Mencatat detail 1 Melakukan Pencatatan Order Marketing Ada supplier atau buyer yang ingin melakukan pemesanan /penawaran penawaran atau pemesanan, Menyimpan catatan order, Mengirim detail order ke buyer atau supplier, Melakukan tawar menawar. Menerima Sales Contract, 2 Melakukan Transaksi Marketing Ada kesepakatan dari pihak supplier dan buyer Menerima Letter of Credit, Menyerahkan Letter of Credit pada bank, Menghubungi pihak supplier, dan menginformasikan status barang kepada buyer.

8 60 Menerima konfirmasi pelunasan transaksi dari 3 Menerima Pembayaran Bagian Keuangan Adanya transaksi yang sudah dilunasi buyer, Mencatat status transaksi, Membuat Invoice, Menyerahkan Invoice pada supplier. Membuat Laporan 4 Membuat Laporan Bagian Akuntansi Setiap Akhir Tahun tahunan, Menyimpan Laporan tahunan.

9 Overview Activity Diagram (OAD) Buyer Marketing Supplier Bag Keuangan Sistem Gambar 4.3 Overview Avtivity Diagram (OAD) Sistem Yang Diusulkan

10 Workflow Table yang Diusulkan Actor Activity Menerima Order Supplier Marketing 1. Menawarkan barang 2. Membuka Form Utama 3. Mengklik menu Login Computer Marketing 4. Menampilkan Form Login 5. Menginput Id & Password Login 6. Mengklik tombol Login Computer Marketing 7. Jika Id & Password Benar, Menampilkan Menu Awal 8. Membuka Form Supplier 9. Mengklik Menu Trader 10. Mengklik SubMenu Supplier Computer Marketing 11. Menampilkan Form Supplier 12. Jika Supplier belum ada, membuka form New Supplier 13. Mengklik Tombol Add New Supplier Computer Marketing 14. Menampilkan Form New Supplier 15. Mengisi data barang dan supplier 16. Mengklik tombol Save Computer Marketing 17. Menyimpan data barang dan supplier 18. Memilih supplier 19. Mengklik tombol Add to Pend Computer Marketing 20. Mengcopy data supplier ke pending 21. Mengklik Menu Trader

11 Mengklik SubMenu Buyer Computer Marketing 23. Menampilkan Form Buyer 24. Jika Buyer belum ada, membuka form New Buyer 25. Mengklik tombol Add new Buyer Computer Marketing 26. Menampilkan Form New Buyer 27. Mengisi data barang dan buyer 28. Mengklik tombol Save Computer Marketing 29. Menyimpan data barang dan buyer 30. Memilih buyer 31. Mengklik tombol Add to Pend Computer Marketing 32. Mengcopy data buyer ke pending 33. Menghubungi pembeli dan memforward harga tersebut kepada Supplier Melakukan Transaksi Marketing Buyer 34. Menerima Sales Contract pada pabrik Supplier 35. Menandatangani Sales Contract 36. Membuat Letter of Credit untuk pabrik supplier Marketing 37. Menghubungi pihak Supplier 38. Menyalurkan Informasi pada buyer 39. Mengklik Menu Transaction 40. Membuka Form Pending 41. Mengklik SubMenu Pending Computer Marketing 42. Menampilkan Form Pending 43. Memilih Supplier dan Buyer

12 Mengisi data transaksi 45. Mengklik tombol Add Detail Computer Marketing 46. Menampilkan Form Detail 47. Mengisi detail transaksi 48. Mengklik tombol Add Computer 49. Menampung detail transaksi 50. Mengklik tombol Save to History Computer 51. Menyimpan data transaksi dan detail transaksi ke History Bag. Keu 52. Menerima komisi atas pelunasan transaksi Membuat Laporan Bag. Keu 53. Membuat Invoice 54. Mengirim Invoice ke Supplier 55. Membuat laporan keuangan 56. Mengklik menu Login Computer Bag. Keu 57. Menampilkan Form Login 58. Menginput Id & Password Login 59. Mengklik tombol Login Computer Bag. Keu 60. Jika Id & Password Benar, Menampilkan Menu Awal 61. Mengklik Menu Transaction 62. Mengklik Submenu History Computer 63. Menampilkan Form History 64. Menekan Tombol Save

13 Menyimpan Lap. Keuangan 66. Menekan Tombol Print 67. Mencetak Lap. Keuangan 68. Menyimpan Lap. Keuangan Tabel 4.1 WorkFlow Table Sistem yang Diusulkan

14 Detail Activity Diagram (DAD) yang Diusulkan DAD Purchase Order Gambar 4.4 Detail Activity Diagram Purchase Order Sistem yang Diusulkan

15 DAD Melakukan Transaksi Gambar 4.5 DAD yang diusulkan-melakukan transaksi

16 DAD Membuat Laporan Hasil Transaksi Gambar 4.6 DAD yang diusulkan Membuat Laporan Hasil Transaksi

17 Class Diagram Gambar 4.2 Class Diagram Sistem yang Diusulkan

18 Use Case Diagram Gambar 4. Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

19 Sistem File Yang Diusulkan Menurut jenisnya, file (Database) dapat digolongkan kedalam File Master dan File Transaksi. File Master berguna dalam menampung data-data yang relatif tidak mudah berubah dan menjadi acuan bagi file yang lain (File Transaksi). File Transaksi merupakan file sementara untuk mengumpulkan transaksi yang terjadi dan melibatkan beberapa File Master beserta data tambahan pada tiap transaksi. Rancangan sistem file yang diusulkan adalah sebagai berikut: 1. Ms_Buyer 2. Ms_Supplier 3. Ms_Marketing 4. Tr_Order 5. Tr_Negosiasi 6. Tr_Bayar 7. Tr_Laporan 4.4. Rancangan Database Database Buyer Nama Tabel BUYER Primary Key Buyer_id Column Name Data Type Length Property Keterangan Buyer_id Int 11 Not Null, Auto Increment No ID Buyer Name Char 23 Not Null Nama Buyer

20 72 Item Char 32 Not Null Nama Barang Quantity Int 11 Not Null, Default 0 Jumlah Barang Date Datetime 11 Datetime Tanggal Berlaku L/C_No Char 20 Not Null Nomor L/C Tabel 4.3 Rancangan Database Buyer Database Supplier Nama Tabel Supplier Primary Key Supplier_id Column Name Data Type Length Property Keterangan Supplier_id Int 11 Not Null, Auto Increment No ID Supplier Name Char 23 Not Null Nama Supplier Item Char 32 Not Null Nama Barang Quantity Int 11 Not Null, Default 0 Jumlah Barang Date Datetime 11 Datetime Tanggal Berlaku Tabel 4.4 Rancangan Database Supplier\ Database Login Nama Tabel LOGIN Primary Key Account_id

21 73 Column Name Data Type Length Property Keterangan Account_id Int 11 Not Null, Auto Increment No ID Login Userid Char 23 Not Null ID Login User_pass Char 32 Not Null Password Login Tabel 4.2 Rancangan Database Login Database Pending Nama Tabel PENDING Primary Key Pend_id Column Name Data Type Length Property Keterangan Pend_id Int 11 Not Null, Auto Increment No ID Pending Tr_id Int 11 Not Null No ID buyer/supplier L/C _No Char 20 Not Null Nomor L/C Type Int 11 Not Null Menentukan Buyer/ Supplier Name Char 23 Not Null Nama Buyer/Supplier Item Char 23 Not Null Nama Barang Quantity Int 11 Not Null, Default 0 Jumlah Barang Tabel 4.5 Rancangan Database Pending Database History

22 74 Nama Tabel HISTORY Primary Key History_id Foreign Key Buyer_id Supplier_id Column Name Data Type Length Property Keterangan History_Id Int 11 Not Null, Auto Increment Supplier_Id Int 11 Not Null, Auto Increment Buyer_Id Int 11 Not Null, Auto Increment No ID History No ID Supplier No ID Buyer Price Int 23 Not Null Harga Satuan Barang Quantity Int 11 Not Null, Default 0 Jumlah Barang Percent Int 3 Not Null Persen Komisi Date Date 11 Datetime Tanggal Transaksi L/C_No Char 20 Not Null Nomor L/C Tabel 4.6 Rancangan Database History Database Details Nama Tabel DETAILS Primary Key details_id Foreign Key History_id

23 75 Column Name Data Type Length Property Keterangan Details_Id Int 11 Not Null, Auto Increment No ID Details History_Id Int 11 Not Null, default 0 No ID History Buyer Varchar 23 Not Null Nama Buyer Buyer_item Varchar 32 Not Null Nama Barang Supplier Supplier Varchar 23 Not Null Nama Supplier Supplier_item Varchar 32 Not Null No Pengiriman Ship_No Varchar 23 Not Null No Pengiriman Tax Int 11 Not Null, Default 0 Jenis Pajak Percent Int 11 Not Null, Default 0 Persentase Pajak Order_No Varchar 23 Not Null No Order Description Varchar 120 Not Null Keterangan Transaksi Tabel 4.7 Rancangan Database Details

24 Rancangan Layar Form Utama Gambar 4.7 Rancangan Form Utama Form Utama merupakan bagian awal dari pembukaan aplikasi

25 Form Menu Login Gambar 4.8 Rancangan Form Menu Login

26 Form Login Gambar 4.9 Rancangan Form Login

27 Form Login Error Gambar 4.10 Rancangan Form Login Error Kedua pengguna baik manager ataupun marketing/accounting telah salah menginput user atau password ataupun keduanya.

28 Form Menu Report Loyalty Gambar 4.11 Rancangan Form Menu Report Loyalty Tampilan Form Utama Setelah berhasil login sebagai pengguna Manager

29 Form Menu Trader Gambar 4.12 Rancangan Form Menu Trader Tampilan Form Setelah berhasil login sebagai pengguna marketing atau accounting

30 Form Buyer Gambar 4.13 Rancangan Form Buyer

31 Form Add New Buyer Gambar 4.14 Rancangan Form Add New Buyer

32 Form Buyer Search Gambar 4.15 Rancangan Form Buyer Search

33 Form Buyer L/C Number Gambar 4.18 Rancangan Form Buyer L/C Number

34 Form Buyer L/C Number Correction Gambar 4.19 Rancangan Form Buyer L/C Number Correctoin

35 Form Buyer Confirmation Gambar 4.16 Rancangan Form Buyer Confirmation

36 Form Buyer Data Correction Gambar 4.17 Rancangan Form Buyer Data Correction

37 Form Supplier Gambar 4.26 Rancangan Form Supplier

38 Form Add New Supplier Gambar 4.27 Rancangan Form Add New Supplier

39 Form Supplier Search Gambar 4.28 Rancangan Form Supplier Search

40 Form Supplier Add to Pending Gambar 4.29 Rancangan Form Supplier Add to Pending

41 Form Pending Gambar 4.30 Rancangan Form Pending

42 Form Pending Information Gambar 4.31 Rancangan Form Pending Information

43 Form Add Details to Transaction Gambar 4.33 Rancangan Form Add Details to Transaction

44 Pending Information Saving Gambar 4.34 Rancangan Pending Information Saving

45 Pending Data Correct Gambar 4.35 Rancangan Pending Data Correct

46 Pending Warning Mismatched Gambar 4.32 Rancangan Form Pending Mismatched

47 Pending Save to History Gambar Rancangan Form Pending to History

48 Form History Gambar 4.20 Rancangan Form History

49 Form History By Month Gambar 4.21 Rancangan Form History Month

50 Form History by Month Result Gambar 4.22 Rancangan Form History by Month Result

51 Form History by Country Gambar 4.23 Rancangan Form History by Country

52 Form History By Country Result Gambar 4.24 Rancangan Form History by Country Result

53 Form Transaction History Details Gambar 4.25 Rancangan Form Transaction History Details

54 Form Loyalty Gambar Rancangan Form Loyalty

55 Form Monthly Profit Gambar Rancangan Form Monthly Profit

56 Navigation Diagram Gambar 4.37 Navigation Diagram

57 Rancangan Formulir 4.8. Rancangan Laporan