II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengetahuan Data, Informasi, dan Pengetahuan

Transkripsi

1 6 II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengetahuan Data, Informasi, dan Pengetahuan Menurut Bergeron dalam Sangkala (2007) data adalah bilangan, terkait dengan angka-angka atau atribut-atribut yang bersifat kuantitas, yang berasal dari hasil observasi, eksperimen, atau kalkulasi. Menurut Woolf dalam Munir (2008) pengetahuan adalah informasi yang terorganisasi sehingga dapat diterapkan untuk pemecahan masalah. Definisi ini hampir mirip dengan Turban et al dalam Munir (2008) yang mengatakan bahwa pengetahuan adalah informasi yang telah dianalisis dan diorganisasi sehingga dapat dimengerti dan digunakan untuk memecahkan masalah serta mengambil keputusan. Selain itu, Probst et al dalam Munir (2008) mendefinisikan pengetahuan adalah keseluruhan kognisi dan keterampilan yang digunakan oleh manusia untuk memecahkan masalah. Menurut Tobing (2007) proses transformasi dari data menjadi informasi melalui lima langkah, yaitu : 1. Contextualized adalah memahami manfaat dari data yang dikumpulkan. 2. Catagorized adalah memahami unit analisis atau komponen kunci dari data. 3. Calculated adalah menganalisis data secara matematik atau secara statistik. 4. Corrected adalah menghilangkan kesalahan (error) dari data. 5. Condensed adalah meringkas data dalam bentuk yang lebih singkat atau jelas. Proses transformasi informasi menjadi pengetahuan melalui empat tahapan yang dikemukakan oleh Davenport dan Prusak dikutip oleh Munir (2008) yaitu :

2 7 1. Comparison adalah membandingkan informasi pada suatu situasi tertentu dengan situasi lainnya yang telah diketahui. 2. Consequences adalah menemukan implikasi-implikasi dari informasi yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan dan tindakan. 3. Connections adalah menemukan hubungan-hubungan bagianbagian kecil dari informasi dengan hal-hal lainnya. 4. Conversations adalah membicarakan pandangan, pendapat, serta tindakan orang lain terkait informasi tersebut. Menurut Davenport dan Prusak dalam Munir (2008) bahwa pengetahuan atau knowledge, bukanlah data, bukan pula informasi, namun sulit sekali dipisahkan dari keduanya. Sedangkan menurut Davidson dan Voss dalam Sangkala (2007) untuk memahami perbedaan antara data, informasi, dan pengetahuan, harus dapat digarisbawahi nilai hierarkinya. Informasi merupakan data yang disaring (distilled) dan dimaknai, demikian pula pengetahuan adalah informasi yang disaring dan dimaknai. Gambar 1. Hierarki Pengetahuan Liebowitz & Backman (Munir, 2008) Sebagai tambahan dalam hierarki pengetahuan, Liebowitz dan Beckman dalam Munir (2008) melengkapi dengan keahlian (expertise) dan kapabilitas organisasi (capability) sehingga

3 8 lengkapnya hierarki pengetahuan menjadi seperti pada Gambar 1. Liebowitz dan Beckman dalam Munir (2008) mendefinisikan keahlian sebagai penggunaan pengetahuan secara pantas dan tepat untuk memecahkan masalah, meningkatkan kerja, dan mencapai hasil luar biasa Komponen Pengetahuan Davenport dan Prusak dalam Munir (2008) menyampaikan beberapa komponen kunci dari pengetahuan yang dapat membedakan satu pengetahuan dengan pengetahuan lain, yaitu pengalaman, kebenaran, penalaran, petunjuk praktis, nilai-nilai, serta keyakinan. 1. Pengalaman atau Experience Pengalaman merujuk pada apa yang pernah kita lakukan dan apa yang pernah kita alami di masa lalu. Pengetahuan terus berkembang melalui pengalaman, termasuk apa yang diserap manusia dari berbagai pelatihan yang diikuti, buku-buku yang dibaca, nasihat-nasihat mentor, juga dari pembelajaran informal di dalam maupun di luar organisasi. 2. Kebenaran mendasar atau Ground Truth Merujuk pada mengetahui apa yang benar-benar terjadi dan apa yang tidak terjadi. Seringkali manusia hanya mengetahui apa yang seharusnya terjadi melalui teori. Namun apa yang benar-benar terjadi diperoleh melalui pengamatan langsung. Dengan menghadapi kebenaran mendasar selama menjalani kehidupan, manusia terus berubah pengetahuannya. 3. Penalaran atau Judgement Pengetahuan juga membuat manusia dapat menalar dan memodifikasi pengetahuan yang telah dimilikinya sebagai respon terhadap situasi dan informasi-informasi yang baru. 4. Petunjuk praktis (Rule of Thumb) dan Intuisi (Intuition) Petunjuk praktis adalah panduan tindakan manusia yang terbentuk dan berkembang melalui pengalaman coba-coba dan observasi dalam waktu panjang. Petunjuk praktis merupakan pola yang

4 9 diperoleh melalui pengalaman dalam menghadapi suatu kejadian secara berulang-ulang. Sehingga terbentuk suatu solusi jalan pintas untuk masalah baru yang mirip dengan masalah terdahulu yang pernah berhasil dipecahkan, sedangkan intuisi adalah keahlian yang telah dipadatkan, sulit dipisah-pisah karena seolah-olah telah menjadi satu kesatuan. 5. Nilai-nilai (Value) dan Keyakinan (Beliefs) Nilai-nilai dan keyakinan manusia yang berada di dalam maupun di luar suatu organisasi sangat mempengaruhi pengetahuan organisasi tersebut. Hal ini disebabkan organisasi terbentuk dan beroperasi pada lingkungan yang terdiri dari manusia dimana nilai-nilai dan keyakinan manusia tersebut sangat mempengaruhi pemikiran dan tindakan manusia tersebut Jenis-jenis Pengetahuan Menurut Munir (2008) jenis pengetahuan menjadi dua, yaitu pengetahuan eksplisit (explicit) dan pengetahuan terbatinkan (tacit). Pengetahuan explicit dapat diekspresikan dalam kata-kata dan angka, serta dapat disampaikan dalam bentuk formula ilmiah, spesifikasi, prosedur operasi standar, bagan, manual-manual, dan sebagainya. Pengetahuan jenis ini dapat segera diteruskan dari satu individu ke individu lain secara formal dan sistematis. Sedangkan pengetahuan tacit terletak dalam benak manusia, bersifat sangat personal dan sulit dirumuskan, sehingga membuatnya sulit untuk dikomunikasikan atau disampaikan pada orang lain. Perbedaan mendasar antara kedua jenis pengetahuan ini dapat dilihat pada Tabel 2. Tabel 2. Perbedaan antara dua jenis pengetahuan PENGETAHUAN TACIT PENGETAHUAN EXPLICIT (SUBYEKTIF) (OBYEKTIF) Knowledge of experience Knowledge of rationality Simultaneous knowledge Sequential knowledge Analog knowledge Digital knowledge Sumber : Nonaka dan Takeuchi dikutip oleh Munir (2008)

5 Tingkat Pengetahuan Menurut Munir (2008) pengetahuan yang dimiliki organisasi terdiri dari tiga tingkatan, yaitu : 1. Pengetahuan inti (core knowledge) Pengetahuan inti adalah tingkat dan cakupan pengetahuan yang dibutuhkan hanya untuk sekedar dapat beroperasi dalam industri atau lingkungan dimana organisasi berada. 2. Pengetahuan lanjut (advanced knowledge) Pengetahuan lanjut merupakan pengetahuan yang dimiliki perusahaan yang ingin dipertimbangkan sebagai pemain yang tangguh dalam industri atau organisasi nirlaba yang ingin mempunyai kinerja prima. 3. Pengetahuan inovatif (innovative knowledge) Pengetahuan inovatif merupakan pengetahuan yang membuat perusahaan mampu menjadi pemimpin dalam persaingan. Pengetahuan ini membuat perusahaan melakukan diferensiasi untuk membedakan dirinya dengan pesaingnya. Menurut Machlup dalam Munir (2008) pengetahuan yang dimiliki organisasi terbagi dalam tiga jenis, yaitu : 1. Knowing that Knowing that berhubungan dengan pengetahuan proposisi misalnya kebenaran. Jenis pengetahuan ini mempunyai makna bahwa kita percaya sesuatu itu adalah demikian dan bukan lainnya. 2. Knowing what Kebanyakan orang yang merasa mengetahui tentang suatu hal yang kompleks sebenarnya hanya mengetahui sebagian saja dari keseluruhan pengetahuan proposisi. 3. Knowing how Knowing how merupakan jenis pengetahuan yang paling banyak dimiliki oleh organisasi saat ini karena berhubungan dengan kemampuan melakukan sesuatu tugas atau kegiatan.

6 Manajemen Pengetahuan Menurut Tiwana dalam Munir (2008) manajemen pengetahuan adalah pengelolaan pengetahuan organisasi untuk menciptakan nilai dan menghasilkan keunggulan bersaing atau kinerja prima. Selain itu, Tjakraatmadja dan Lantu (2006), mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai langkah-langkah sistematik untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi, menciptakan nilai, dan meningkatkan keunggulan kompetitif. Bergerson dalam Sangkala (2007) menyatakan bahwa manajemen pengetahuan merupakan suatu pendekatan yang sistematik untuk mengelola aset intelektual dan informasi lain sehingga memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan. Pendapat lain diutarakan Davidson dan Voss dalam Sangkala (2007) bahwa manajemen pengetahuan merupakan sistem yang memungkinkan perusahaan menyerap pengetahuan, pengalaman, dan kreativitas para stafnya untuk perbaikan kinerja perusahaan. Selanjutnya menurut Horwitch dan Armacost dalam Sangkala (2007), manajemen pengetahuan didefinisikan sebagai pelaksanaan penciptaan, penangkapan, pentransferan, dan pengaksesan pengetahuan serta informasi yang tepat ketika dibutuhkan untuk membuat keputusan yang lebih baik, bertindak dengan tepat, dan memberikan hasil dalam rangka mendukung strategi bisnis. Pandangan Santosu dan Surmach dalam Sangkala (2007) menyatakan bahwa manajemen pengetahuan merupakan proses dimana perusahaan melahirkan nilai-nilai dari intellectual assets dan aset yang berbasiskan pengetahuan. Sementara itu, Sveiby dikutip oleh Sangkala (2007) menyatakan bahwa manajemen pengetahuan adalah seni penciptaan nilai dari intangible assets (aset pengetahuan). Tannebaum dalam Sangkala (2007) memberikan definisi manajemen pengetahuan yang lebih komprehensif, yaitu (1) manajemen pengetahuan mencakup pengumpulan, penyimpanan, dan pengaksesan informasi untuk membangun pengetahuan, (2) manajemen pengetahuan mencakup berbagi pengetahuan, (3) manajemen pengetahuan terkait dengan pengetahuan orang, dan (4) manajemen pengetahuan terkait dengan peningkatan efektivitas organisasi.

7 Penciptaan Pengetahuan Menurut Nonaka dan Takeuchi dalam Munir (2008) interaksi dinamis antara satu bentuk pengetahuan ke bentuk lainnya disebut konversi pengetahuan. Terdapat empat cara konversi pengetahuan, yaitu sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi, dan internalisasi. Keempat modus konversi pengetahuan ini sering disebut sebagai spiral SECI, yang menunjukkan bahwa semakin sering proses konversi pengetahuan tersebut terjadi, semakin mendalam pula pemahaman yang bersangkutan Sosialisasi (Socialization) Sosialisasi merujuk pada konversi pengetahuan tacit ke pengetahuan tacit. Menurut Munir (2008) istilah sosialisasi ini digunakan untuk menekankan pada pentingnya kegiatan bersama antara sumber pengetahuan dan penerima pengetahuan dalam proses konversi pengetahuan tacit Eksternalisasi (Externalization) Eksternalisasi merujuk pada konversi pengetahuan tacit ke pengetahuan explicit. Melalui cara ini, pengetahuan menjadi terkristalkan sehingga dapat didistribusikan ke pihak lain dan menjadi basis bagi pengetahuan baru menurut Munir (2008) Kombinasi (Combination) Kombinasi merujuk pada konversi pengetahuan explicit ke pengetahuan explicit. Menurut Munir (2008) dengan cara ini, pengetahuan dipertukarkan dan dikombinasikan melalui media seperti dokumen-dokumen, rapat-rapat, percakapan telepon, dan komunikasi melalui jaringan komputer Internalisasi (Internalization) Internalisasi merujuk pada konversi pengetahuan explicit menjadi pengetahuan tacit. Menginternalisasi pengetahuan digunakan untuk memperluas, memperdalam, serta mengubah pengetahuan tacit yang dimiliki oleh setiap anggota perusahaan. Bila pengetahuan berhasil diinternalisasikan ke dalam pengetahuan tacit para individu dalam

8 13 bentuk model mental bersama maka pengetahuan ini akan menjadi aset yang luar biasa berharga bagi perusahaan menurut Munir (2008). 2.4 Knowledge Gap (Kesenjangan Pengetahuan) Pengetahuan Wajib dan Pengetahuan Pilihan bagi karyawan Menurut Setiarso (2009), pengetahuan wajib didefinisikan sebagai pengetahuan yang perlu dan harus dimiliki oleh karyawan untuk melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. Kriteria yang termasuk dalam pengetahuan wajib adalah pengetahuan yang memiliki nilai kepentingan 3-4 dan/atau memiliki nilai kesenjangan pengetahuan tertinggi. Sedangkan pengetahuan pilihan didefinisikan sebagai pengetahuan pelengkap yang dapat membantu dalam pelaksanaan tugas karyawan. Kriteria yang termasuk dalam pengetahuan pilihan adalah pengetahuan dengan nilai kepentingan kurang dari 3 dan selain dari pengetahuan dengan nilai kesenjangan tertinggi Kesenjangan Pengetahuan Seringkali pengetahuan yang dimiliki karyawan tidak sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan. Kondisi ini memungkinkan munculnya kesenjangan pengetahuan di perusahaan. Dengan dilakukannya suatu proses penilaian kesenjangan pengetahuan di dalam suatu perusahaan, maka dapat diketahui keadaan pengetahuan yang dibutuhkan dan pengetahuan yang sekarang tersedia menurut Setiarso (2009). Sesudah pengetahuan yang dibutuhkan dapat diidentifikasi maka dilakukan analisis kesenjangan pengetahuan berdasarkan kerangka Zack yang bisa dilihat pada Gambar 2. Gambar 2. Kerangka kesenjangan pengetahuan Zack ( Setiarso, 2009)

9 Strategi Pengelolaan Pengetahuan Menurut Hansen et al dalam Munir (2008) cara organisasi mengelola pengetahuan yang dimiliki dibagi atas dua ekstrim, yaitu strategi kodifikasi (Codification Strategy) dan strategi personalisasi (Personalization Strategy). Bila pengetahuan diterjemahkan dalam bentuk eksplisit secara berhati-hati (Codified) dan disimpan dalam basis data sehingga pengguna yang membutuhkan dapat mengakses pengetahuan tersebut, maka cara mengelola seperti itu dikatakan menganut strategi kodifikasi. Strategi kodifikasi digunakan untuk menyimpan pengetahuan di dalam empat penyimpanan yang terstruktur dari pengetahuan sebagai database untuk penggunaan yang berulang-ulang. Davenport dan Prusak dalam Tobing (2007) menyatakan bahwa tujuan kodifikasi adalah membuat pengetahuan organisasi ke dalam suatu bentuk yang membuat pengetahuan organisasi tersebut dapat diakses oleh personil yang membutuhkannya. Pengetahuan tidak hanya eksplisit saja, tetapi juga pengetahuan yang terbatinkan (tacit). Pengetahuan tacit sulit diterjemahkan ke dalam bentuk eksplisit, oleh sebab itu pengetahuan-pengetahuan dialihkan dari satu pihak ke pihak lain melalui hubungan personal yang intensif, cara mengelola pengetahuan seperti ini disebut strategi personalisasi. Oleh karena itu, fungsi utama dari jaringan komputer baik internet atau intranet, bukan saja menyimpan atau mendokumentasikan pengetahuan melainkan juga untuk memfasilitasi lalu lintas komunikasi antar individu dalam suatu organisasi merupakan strategi personalisasi. Strategi personalisasi adalah strategi yang diadopsi oleh organisasi untuk memberikan solusi dari masalah biasa sampai masalah yang sulit. 2.5 Analisis Kesenjangan Pengetahuan Analisis Kesenjangan Menurut Thornton (1999) analisis kesenjangan adalah alat bisnis dan metode penilaian yang berfokus pada kesenjangan antara

10 15 kinerja perusahaan saat ini dan kinerja yang diinginkan. Analisis kesenjangan mengevaluasi kinerja aktual saat ini dan upaya perbaikan yang diperlukan untuk menutup kesenjangan kinerja masa depan yang diinginkan. Manfaat dari analisis kesenjangan ini adalah membantu perusahaan yang kinerjanya kurang baik karena tidak efisiennya penggunaan sumber daya atau kegagalan untuk berinvestasi dengan benar dan meningkatkan produksi serta kinerja (Thornton,1999). Selain itu, manfaat lain dari analisis kesenjangan adalah dapat mengukur waktu, uang, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk memenuhi potensi organisasi dan mencapai keadaan yang diinginkan Analisis Kesenjangan Pengetahuan Menurut O Farrell (1999) analisis kesenjangan pengetahuan adalah alat yang berguna untuk membantu perusahaan untuk tetap fokus pada gambaran besar. Dengan mengidentifikasi dimana perusahaan saat ini berdiri dan dimana dia ingin berada akan menjadi lebih mudah untuk mengidentifikasi cara untuk mencapai tingkat pengetahuan yang diinginkan di seluruh perusahaan. Analisis kesenjangan pengetahuan juga merupakan sebuah cara untuk melihat apa sumber-sumber pengetahuan perusahaan atau individu yang ada. Pengetahuan ini dibandingkan dengan tingkat target dan rencana dikembangkan untuk mencapai tujuan. Analisis kesenjangan pengetahuan digunakan untuk mengukur pengetahuan yang dimiliki. Dengan melakukan analisis ini, perusahaan dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik dari basis pengetahuan yang saat ini telah tersedia dan pengetahuan apa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Selain itu, analisis kesenjangan pengetahuan bermanfaat untuk mengeksekusi dan memahami dengan mendirikan tujuan relatif terhadap tingkat pengetahuan saat ini dalam perusahaan, lebih mudah untuk mengembangkan dan melaksanakan suatu rencana (O Farrell, 1999).

11 Penelitian Terdahulu Lasma (2009) dalam skripsi yang berjudul Analisis Kesenjangan Pengetahuan (Knowledge Gap) Karyawan PT. PELNI Persero Direktorat SDM dan Umum yang bertujuan untuk mengidentifikasi sumber pengetahuan karyawan, menganalisis pengetahuan yang diharapkan perusahaan untuk dimiliki oleh karyawan, dan menganalisis kesenjangan pengetahuan yang dimiliki olek karyawan PT. PELNI Persero Direktorat SDM dan Umum. Metode analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis kesenjangan pengetahuan dan skor rataan skala Likert. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sumber pengetahuan karyawan PT.PELNI Persero Direktorat dan Umum terdiri atas employee competencies, internal structures, dan external structures. Terdapat 15 pengetahuan yang diharapkan perusahaan untuk dimiliki karyawan tetapi tidak semua pengetahuan tersebut dimiliki oleh karyawan. Ini menandakan adanya kesenjangan pengetahuan antara pengetahuan yang diharapkan perusahaan untuk dimiliki karyawan (tingkat kepentingan) dengan pengetahuan yang telah dimiliki oleh karyawan (tingkat penguasaan). Hasil kesenjangan pengetahuan tertinggi ada pada pengetahuan tentang dana PSO (Public Service Obligate) yaitu sebesar 1,25 yang artinya tingkat kepentingannya tinggi tetapi karyawan memiliki tingkat penguasaan yang rendah. Sedangkan pengetahuan tentang konsep lalu lintas dokumen kepegawaian memiliki nilai K-Gap terendah yaitu sebesar 0,2. Hal ini karena pengetahuan tersebut merupakan pekerjaan yang sering dilakukan. Wahyuni (2010) dalam skripsi yang berjudul Analisis Kesenjangan Pengetahuan (Knowledge Gap) Antara Karyawan dan Manajer Koperasi Peternak Sapi Bandung Utara (KPSBU) memiliki tujuan untuk mengidentifikasi sumber-sumber yang ada pada KPSBU dan menganalisis pengetahuan yang diharapkan oleh KPSBU untuk dimiliki karyawan dan manajer. Metode analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah Analisis Pengetahuan Model KM Zack dan analisis Kesenjangan Pengetahuan (K- Gap). Hasil penelitian menunjukkan bahwa sumber pengetahuan KPSBU terdiri dari tiga sumber yaitu kompetensi karyawan, struktur internal, dan struktur eksternal. Pengetahuan yang diharapkan KPSBU untuk dikuasai

12 17 karyawan dan manajer adalah visi bersama, pengelola percakapan, mobilisasi penggerak pengetahuan, penyediaan lingkungan yang kondusif, penyebaran pengetahuan internal, pengetahuan perusahaan, dan kreasi pengetahuan. Terdapat kesenjangan pengetahuan antara tingkat kepentingan pengetahuan dengan tingkat penguasaan pengetahuan di KPSBU. Dari hasil pengelolaan data dapat dilihat bahwa pengetahuan mengenai visi bersama memiliki K-Gap tertinggi yaitu 0,646 yang berarti pengetahuan mengenai visi bersama memiliki tingkat kepentingan yang tinggi tetapi karyawan memiliki tingkat penguasaan yang rendah. Hasil terendah dari pengelolaan data KPSBU yaitu penyediaan lingkungan yang kondusif dengan nilai -0,521 yang berarti memiliki tingkat kepentingan yang rendah dan karyawan memiliki tingkat penguasaan yang tinggi.