ANALISIS KESENJANGAN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE GAP) KARYAWAN PT PELNI PERSERO DIREKTORAT SDM DAN UMUM. Oleh LASMA H

Transkripsi

1 ANALISIS KESENJANGAN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE GAP) KARYAWAN PT PELNI PERSERO DIREKTORAT SDM DAN UMUM Oleh LASMA H DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2009

2 ABSTRAK Lasma. H Analisis Kesenjangan Pengetahuan (Knowledge Gap) Karyawan PT PELNI Persero Direktorat SDM dan Umum. Dibawah bimbingan Anggraini Sukmawati dan Utami Dyah Syafitri. Indonesia merupakan salah satu negara sedang berkembang yang membutuhkan perekonomian yang baik. Pertumbuhan ekonomi yang semakin pesat, mendorong timbulnya persaingan di sektor industri, termasuk industri jasa transportasi. Salah satu perusahaan yang bergerak dibidang jasa transportasi adalah PT PELNI Persero yang menyediakan jasa transportasi laut antar pulau, baik untuk penumpang maupun muatan barang. Untuk dapat bertahan dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat PT PELNI Persero harus dapat mengelola dan memelihara Sumber Daya Manusia yang mereka miliki. Sumber Daya Manusia merupakan modal yang paling berharga bagi suatu perusahaan dalam membangun dan membesarkan perusahaannya. Perusahaan semakin membutuhkan SDM yang berkualitas untuk menghadapi ketatnya persaingan. Menyadari akan persaingan yang semakin berat, maka diperlukan perubahan paradigma perusahaan dari yang semula mengandalkan pada resource-based (berbasis sumber daya) menjadi knowledge-based (berbasis pengetahuan). Tujuan dari penelitian ini adalah : (1) mengidentifikasi sumber pengetahuan karyawan PT PELNI Persero Direktorat SDM dan Umum, (2) menganalisis pengetahuan yang diharapkan perusahaan untuk dimiliki oleh karyawan PT PELNI Persero Direktorat SDM dan Umum, dan (3) menganalisis adanya kesenjangan pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan PT PELNI PERSERO Direktorat SDM & Umum. Penelitian ini dilakukan di Kantor Pusat PT PELNI Persero Direktorat SDM dan Umum yang berlokasi di JL. Gajah Mada No 14. Jakarta Pengambilan data dilaksanakan pada bulan Juni sampai dengan Agustus Data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh melalui wawancara dan penyebaran kuesioner kepada karyawan yaitu sebanyak 40 responden dengan menggunakan metode sensus. Data sekunder diperoleh dari studi literatur yang berupa jurnal, buku-buku, internet serta dokumen-dokumen yang dimiliki oleh PT PELNI Persero. Metode analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis kesenjangan pengetahuan dan skor rataan skala Likert. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sumber pengetahuan karyawan PT PELNI Persero Direktorat SDM dan Umum terdiri atas employee competencies, internal structures dan external structures. Analisis terhadap sumber pengetahuan memiliki rata-rata dari skor rataan sebesar 4,03 yang artinya karyawan setuju terhadap cara yang dilakukan perusahaan untuk meningkatkan pengetahuan karyawan. Perusahaan juga memliki aset pengetahuan yang terdiri atas aset pengetahuan eksperensial, konseptual, sistemik dan aset pengetahuan rutin. Terdapat 15 pengetahuan yang diharapkan perusahaan, untuk dimiliki karyawan. Namun tidak semua pengetahuan tersebut dimiliki oleh karyawan, ini menandakan adanya kesenjangan pengetahuan antara pengetahuan yang diharapkan perusahaan untuk dimiliki oleh karyawan (tingkat kepentingan) dengan pengetahuan yang telah dimiliki oleh karyawan (tingkat penguasaan). Hasil kesenjangan pengetahuan tertinggi ada pada pengetahuan tentang dana PSO

3 (Public Service Obligate) yaitu sebesar 1,25. Artinya pengetahuan tentang PSO (Public Service Obligate) memiliki tingkat kepentingan yang tinggi tetapi karyawan memiliki tingkat penguasaan yang rendah. Di posisi kedua terdapat pengetahuan tentang kesempatan pengembangan karir dengan nilai 1,075 dan diurutan ketiga di tempati oleh pengetahuan tentang budaya prima layan dengan nilai K-gap sebesar 1,00. Pengetahuan tentang konsep lalu lintas dokumen kepegawaian memiliki nilai K-Gap terendah yaitu sebesar 0,2 yang berarti karyawan mampu menguasai pengetahuan tersebut dengan baik. Pengetahuan ini memiliki nilai terendah karena pengetahuan tersebut merupakan bidang pekerjaan yang dilakukan karyawan sehari-hari. Sehingga mereka memahami dengan baik pengetahuan tersebut. Kata kunci : industri transportasi, kesenjangan pengetahuan.

4 ANALISIS KESENJANGAN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE GAP) KARYAWAN PT PELNI PERSERO DIREKTORAT SDM DAN UMUM SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor Oleh LASMA H DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2009

5 INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN ANALISIS KESENJANGAN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE GAP) KARYAWAN PT PELNI PERSERO DIREKTORAT SDM DAN UMUM SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor Oleh LASMA H Menyetujui, Oktober 2009 Ir.Anggraini Sukmawati, MM Dosen Pembimbing Utama Utami Dyah Syafitri,S.Si,M.Si Dosen Pembimbing Anggota Mengetahui, Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc Ketua Departemen Tanggal lulus :

6 RIWAYAT HIDUP Penulis bernama lengkap Lasma, yang dilahirkan pada tanggal 3 Oktober 1986 di propinsi Jambi. Penulis merupakan anak pertama dari lima bersaudara pasangan Pontas Siagian dan Merly Sitanggang. Mengawali perjalanan pendidikannya, penulis masuk ke Sekolah Dasar 02 Petang Pasar Rebo pada tahun Kemudian penulis melanjutkan ke Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama Negeri 223 Jakarta pada tahun 1999 hingga tahun Setelah itu penulis melanjutkan ke Sekolah Menengah Umum Negeri 62 Jakarta dengan program studi IPA pada tahun 2002 hingga Setelah lulus tingkat SMU penulis melanjutkan pendidikan ke tingkat yang lebih tinggi lagi yaitu tingkat universitas. Pada tahun 2005 penulis diterima di Institut Pertanian Bogor melalui jalur USMI. Kemudian pada tingkat dua penulis diterima di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor. Selama melalui masa studi di Institut Pertanian Bogor, penulis aktif mengikuti berbagai kegiatan di dalam kampus. Diantaranya menjadi anggota tim basket ketika tingkat I pada tahun 2005, tim basket ketika tingkat II dan III di Departemen Manajemen. Penulis juga pernah menjadi panitia malam keakraban pada tahun 2006 sebagai seksi konsumsi. Penulis juga aktif mengikuti kegiatan keagamaan seperti retret angkatan, persekutuan besar, dan persekutuan fakultas. Penulis juga pernah menjadi paduan suara natal CIVA pada tahun i

7 KATA PENGANTAR Segala syukur, pujian, kemuliaan dan hormat penulis panjatkan hanya kepada Tuhan Yesus Kristus sebab hanya oleh segala berkat dan kasihnya sajalah penulis mampu meyelesaikan skripsi ini dengan baik. Skripsi yang berjudul Analisis Kesenjangan Pengetahuan (Knowledge Gap) Karyawan PT PELNI Persero Direktorat SDM dan Umum oleh mahasiswi Program Strata I Institut Pertanian Bogor, disusun sebagai syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor. Penelitian ini dilakukan dengan tujuan (1) mengidentifikasi sumber pengetahuan pada PT PT PELNI PERSERO Direktorat SDM & Umum (2) menganalisis pengetahuan yang diharapkan oleh PT PELNI PERSERO Direktorat SDM & Umum untuk dimiliki oleh karyawan (3) menganalisis adanya kesenjangan pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan PT PELNI PERSERO Direktorat SDM & Umum. Penyusunan skripsi ini banyak dibantu oleh berbagai pihak baik secara moril maupun materiil. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Ir.Anggraini Sukmawati,MM sebagai dosen pembimbing utama yang telah banyak meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, saran, dan pengarahan kepada penulis. 2. Utami Dyah Syafitri,S.Si,M.Si sebagai dosen pembimbing anggota yang telah banyak meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, saran, dan pengarahan kepada penulis. 3. Dr.Ir.Abdul Kohar Irwanto,M.Sc atas kesediaannya untuk meluangkan waktu menjadi dosen penguji. 4. Bapak dan Mamaku terkasih, adik-adikku tersayang (Hartati, Juni, Lambok, dan Lia) yang telah memberikan curahan kasih sayang, inspirasi hidup dan doa yang tulus kepada penulis. ii

8 5. Bpk Drs.Gatot Wibisono,SA,Dip.OHS sebagai manajer pengembangan SDM dan Organisasi yang telah mengijinkan penulis melakukan penelitian di PT PELNI Persero Direktorat SDM dan Umum. 6. Ibu Devi dan Bpk Anto sebagai pembimbing di PT PELNI Persero Direktorat SDM dan Umum yang bersedia memberikan data-data yang dibutuhkan penulis dan kepada tante Dahlia yang bersedia membantu penulis. 7. Seluruh karyawan dan karyawati PT PELNI Persero Direktorat SDM dan Umum yang bersedia mengisi kuesioner penelitian. 8. Seluruh staf pengajar, karyawan dan karyawati di Departemen Manajemen FEM IPB. 9. Para sahabatku (Linda, Neila, Veby, Wulan, Rika, Sherly, Ade, Cory) yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini dan selalu memberikan semangat, dorongan dan motivasi. 10. Teman-teman satu bimbingan (Ade, Endang, Resty dan Bagus) yang samasama berjuang untuk mendapatkan gelar Sarjana Ekonomi. 11. Rekan-rekan di Departemen Manajemen Angkatan 42 yang selalu bersamasama membut kenangan indah selama kuliah. 12. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. Semoga Tuhan selalu memberikan rahmatnya kepada kita semua. Tidak ada gading yang tak retak. Dan pada akhirnya, penulis menyadari adanya kekurangan dalam penulisan skripsi ini. Namun penulis berharap informasi yang tersedia dalam skripsi ini dapat berguna bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Bogor, Oktober 2009 Penulis iii

9 DAFTAR ISI ABSTRAK RIWAYAT HIDUP... KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN... Halaman I. PENDAHULUAN... 1 I.I. Latar Belakang... 1 I.2. Rumusan Masalah... 3 I.3. Tujuan Penelitian... 5 I.4. Manfaat Penelitian... 5 I.5. Ruang Lingkup... 5 II. TINJAUAN PUSTAKA Pengetahuan Pengertian Pengetahuan Transformasi Data Menjadi Informasi Transformasi Informasi Menjadi Pengetahuan Komponen Pengetahuan Jenis-Jenis Pengetahuan Manajemen Pengetahuan Penciptaan Pengetahuan Knowledge Gap (Kesenjangan Pengetahuan) Pengetahuan Wajib dan Pengetahuan Pilihan bagi karyawan Kesenjangan Pengetahuan Strategi Pengelolaan Pengetahuan Pengaruh Manajemen Pengetahuan pada Organisasi III. METODOLOGI PENELITIAN Kerangka pemikiran Kerangka Pemikiran Konseptual Kerangka Pemikiran Operasional Lokasi dan Waktu Penelitian Jenis dan Sumber Data Metode Pengumpulan Data Penelitian Penelitian Lapangan (Field research) Penelitian Kepustakaan (Library research) Metode Pengambilan Sampel i ii iv vi vii viii iv

10 3.6. Pengolahan dan Analisis Data Skala Likert Uji itas Uji Reliabilitas Analisis Kesenjangan Pengetahuan IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum Perusahaan Sejarah PT PELNI Visi, Misi, dan Strategi PT PELNI Struktur Organisasi Kegiatan Usaha PT PELNI Persero Sekilas tentang Direktorat SDM dan Umum Uji validitas dan reliabilitas Karakteristik Responden Analisis Sumber-Sumber pengetahuan Analisis ASET Pengetahuan Pengetahuan yang diharapkan perusahaan Analisis K-GAB (kesenjangan pengetahuan) Implikasi Manajerial KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN v

11 DAFTAR TABEL NO Halaman 1. Perbedaan mendasar antara tacit knowledge dan explicit knowledge Bobot Nilai Jawaban Responden Nilai Rentang Skala (Skor Rataan) Tingkat Reliabilitas Metode Alpha Cronbach Pemberian nilai dalam Analisis Kesenjangan Skala dalam Analisis kesenjangan Sumber-sumber pengetahuan Nilai Skor untuk Aset Pengetahuan Analisis kesenjangan pengetahuan ( K-Gap ) vi

12 DAFTAR GAMBAR No Halaman 1 Hirarki Pengetahuan menurut Liebowitz dan Beckman Kerangka kesenjangan pengetahuan Zack Kerangka Pemikiran Karakteristik responden berdasarkan jenis kelamin Karakteristik responden berdasarkan usia Karakteristik responden berdasarkan tingkat pendidikan Karakteristik responden berdasarkan lama bekerja vii

13 DAFTAR LAMPIRAN No Halaman 1. Kuesioner Penelitian Struktur Organisasi Pusat PT PELNI Persero Uji itas Kuesioner Uji Realibilitas Kuesioner Hasil kuesioner Hasil Perhitungan Skor Rataan bagian I dan II Daftar pelatihan karyawan PT PELNI Persero viii

14 I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Sumber Daya Manusia merupakan modal yang paling berharga bagi suatu organisasi dalam membangun dan membesarkan organisasi atau perusahaannya. Organisasi semakin membutuhkan SDM yang berkualitas untuk menghadapi persaingan yang semakin ketat. Persaingan yang ketat tersebut menuntut organisasi untuk menyesuaikan dengan tuntutan pasar yang memerlukan respon yang cepat dan fleksibel dalam meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan. Hal ini membuat organisasi harus mampu memanfaatkan secara maksimal daya pikir dan kreatifitas karyawan sehingga menghasilkan output/keluaran yang bersifat inovatif dan sesuai dengan tuntutan pasar. Sejalan dengan pertumbuhan dan perkembangan kehidupan aktivitas manusia yang selalu bergerak maka kebutuhan akan manusia yang berkualitas meningkat dengan pesat. Menyadari akan persaingan yang semakin berat, maka diperlukan perubahan paradigma organisasi dari yang semula mengandalkan pada resource-based (berbasis sumber daya) menjadi knowledge-based (berbasis pengetahuan). Pengetahuan bagi organisasi tidak saja mencakup kemampuan profesional seperti pengetahuan deskriptif (know what), pengetahuan teknikal (know how), dan pengetahuan analitik (know why), tetapi juga termasuk kreatifitas diri, pengalaman, konsep, nilai-nilai, kepercayaan, dan cara kerja yang dapat dibagikan serta dikomunikasikan. Pengetahuan yang dimiliki setiap karyawan dalam suatu organisasi tidak ada yang sama persis. Untuk itu knowledge sharing (berbagi pengetahuan) di kalangan karyawan menjadi penting dalam meningkatkan kemampuan manusia untuk berpikir secara logika dalam menghasilkan suatu bentuk inovasi. Keunggulan pengetahuan terletak pada keberlangsungannya sehingga manajemen pengetahuan semakin diperlukan untuk mengelola dan 1

15 memanfaatkan secara maksimal setiap pengetahuan yang dimiliki karyawan dan membuat pengetahuan tersebut menjadi pengetahuan yang dimiliki organisasi/perusahaan. Mengelola knowledge (pengetahuan) sebenarnya merupakan bagaimana organisasi mengelola karyawan mereka dari berapa lama mereka menghabiskan waktu untuk teknologi informasi dan bagaimana orang-orang dari berbagai tempat yang berbeda mulai saling berbicara dan berbagi pengetahuan (yang sekarang populer dengan nama learning organization). Dengan adanya manajemen pengetahuan yang diterapkan oleh organisasi, akan memudahkan seseorang atau anggota organisasi untuk mendapatkan informasi dan pengetahuan berharga terutama yang berhubungan dengan pekerjaannya dalam organisasi. Selain itu juga memungkinkan karyawan untuk mengembangkan pengetahuan yang lebih dalam yang dimiliki oleh organisasi dan melakukan pertukaran pengetahuan dengan anggota yang lainnya. Namun di Indonesia organisasi atau perusahaan yang telah menerapkan manajemen pengetahuan masih sedikit. Banyak organisasi/perusahaan sebagai organisasi bisnis yang belum mengenal dan memahami istilah manajemen pengetahuan dalan perusahaannya terutama perusahaan dengan skala kecil dan skala menengah. Hal ini sangat berbeda dengan organisasi kelas dunia yang telah melakukan investasi secara maksimal untuk Sistem Manajemen Pengetahuan. Sejalan dengan perkembangannya, PT Pelayaran Nasional Indonesia Persero (PELNI) telah memiliki infrastruktur, teknologi, produk dan jasa, sumber daya manusia dan kantor cabang yang tersebar di Indonesia. Sebagai perusahaan yang telah tumbuh dan berkembang dengan pesat, PT Pelayaran Nasional Indonesia Persero (PELNI) terus meningkatkan kemampuan SDM yang dimiliki untuk menghadapi kuatnya persaingan. Oleh karena itu, PT Pelayaran Nasional Indonesia Persero (PELNI) harus mampu mengoptimalkan potensi sumber daya yang dimiliki melalui pengembangan 2

16 SDM yang berkelanjutan agar dapat meningkatkan nilai tambah. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pengembangan SDM adalah adanya knowledge gap (kesenjangan pengetahuan) yang dimiliki karyawan. Dengan mengetahui pengetahuan yang telah dimiliki oleh karyawan, PT Pelayaran Nasional Indonesia Persero (PELNI) mampu menentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan tersebut, yang pada akhirnya dapat meningkatkan kualitas SDM Rumusan Masalah Knowledge (pengetahuan) dalam perusahaan merupakan suatu sumber keunggulan organisasi yang sangat berharga, karena pengetahuan dapat mengarahkan perusahaan menjadi handal, berkesinambungan dan berdaya saing. Pengelolaan pengetahuan sebagai sumber keunggulan organisasi merupakan salah satu keberhasilan perusahaan dalam meraih tujuan yang telah ditetapkan. Keberhasilan dalam meraih tujuan yang ditetapkan perusahaan sangat ditentukan oleh adanya SDM yang berkualitas. Kualitas SDM harus membawa penyadaran untuk mengantisipasi kesiapan membangun masyarakat berbasis pengetahuan yang menjadi prasyarat keunggulan persaingan abad 21 Untuk mendapatkan SDM yang berkualitas diperlukan proses knowledge sharing (berbagi pengetahuan). Banyaknya perusahaan jasa transportasi yang bermunculan semakin membuat persaingan di sektor industri jasa transportasi menjadi lebih ketat. Perusahaan-perusahaan tersebut berani memberikan produk dan pelayanan yang lebih menarik yang dapat memikat perhatian konsumen pengguna jasa transportasi. Hal inilah yang menyebabkan diperlukannya manajemen pengetahuan dalam suatu perusahaan. Perusahaan yang telah menerapkan manajemen pengetahuan akan menghasilkan terobosan dan inovasi yang bernilai tinggi. Salah satu perusahaan yang membutuhkan manajemen pengetahuan yang baik adalah PT Pelayaran Nasional Indonesia Persero (PELNI). 3

17 Pelayaran Nasional Indonesia (Pelni) adalah maskapai pelayaran nasional Indonesia yang mengoperasikan sejumlah 28 unit kapal penumpang dengan kapasitas seluruhnya penumpang dan 4 unit kapal barang ( Menghadapi persaingan yang ketat, PT PELNI Persero dituntut untuk terus menciptakan dan mengembangkan ide-ide yang kreatif untuk menghasilkan suatu inovasi. Perusahaan harus memperhatikan pengetahuan yang telah dimiliki oleh karyawan dan pengetahuan yang diharapkan perusahaan untuk dimiliki oleh karyawan PT PELNI Persero untuk mencegah timbulnya kesenjangan pengetahuan (K-gap). Dengan pengelolaan pengetahuan yang baik, akan membuat karyawan tertarik untuk meningkatkan pengetahuan mereka sehingga karyawan akan menjadi lebih kreatif dalam menghasilkan produk-produk yang inovatif. Produk dan pelayanan yang inovatif akan membuat PT PELNI Persero dapat bertahan dan berkembang di dalam persaingan industri jasa transportasi. Berbagi pengetahuan akan menghasilkan suatu inovasi yang bernilai tinggi. Inovasi ini muncul karena situasi bisnis saat ini dipengaruhi oleh banyak sekali perubahan yang berjalan cepat dan sulit diramalkan. Perubahan-perubahan tersebut terutama disebabkan oleh pesatnya perkembangan teknologi informasi, terjadinya globalisasi, serta demokratisasi, sehingga berbagi pengetahuan menjadi semakin penting untuk diterapkan dalam suatu organisasi. Dalam mengembangkan berbagi pengetahuan diperlukan empat fungsi yaitu using knowledge (penggunaan pengetahuan), finding knowledge (penemuan pengetahuan), creating knowledge (penciptaan pengetahuan) dan packaging knowledge (pengemasan pengetahuan). Berdasarkan uraian diatas, maka permasalahan yang dapat dirumuskan sebagai berikut : 1. Sumber-sumber pengetahuan apa yang telah dimiliki oleh PT PELNI PERSERO Direktorat SDM & Umum? 2. Pengetahuan apa saja yang diharapkan oleh PT PELNI PERSERO Direktorat SDM & Umum untuk dimiliki oleh karyawan? 3. Apakah terjadi kesenjangan pengetahuan pada PT PELNI PERSERO Direktorat SDM & Umum? 4

18 1.3. Tujuan Penelitian 1. Mengidentifikasi sumber-sumber pengetahuan yang ada pada PT PELNI PERSERO Direktorat SDM & Umum. 2. Menganalisis pengetahuan yang diharapkan oleh PT PELNI PERSERO Direktorat SDM & Umum untuk dimiliki oleh karyawan. 3. Menganalisis adanya kesenjangan pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan PT PELNI PERSERO Direktorat SDM & Umum Manfaat Penelitian 1. Bagi pihak perusahaan, hasil penulisan penelitian ini diharapkan dapat menjadi salah satu bahan masukan dan pemikiran dalam menciptakan manajemen pengetahuan di dalam perusahaan PT Pelayaran Nasional Indonesia Persero (PELNI) 2. Bagi penulis, hasil penulisan penelitian ini sebagai aplikasi dari ilmu yang diperoleh selama masa perkuliahan. 3. Bagi peneliti lain, hasil penulisan penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan dan bahan rujukan bagi peneliti selanjutnya tentang manajemen pengetahuan dalam organisasi/perusahaan Ruang Lingkup Penelitian Penelitian ini difokuskan untuk mengkaji sumber pengetahuan yang telah dimiliki oleh PT Pelayaran Nasional Indonesia Persero Direktorat SDM dan Umum, pengetahuan yang diharapkan oleh perusahaan serta pengetahuan yang telah dimiliki oleh karyawan PT PELNI Persero Direktorat SDM dan Umum khususnya kesenjangan pada pengetahuan. Penelitian ini dilakukan dengan melakukan penyebaran kuesioner kepada karyawan dan juga didukung dengan teknik wawancara dan studi literatur lainya. 5

19 II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengetahuan Pengertian Pengetahuan Menurut Davenport dan Prusak (Munir,2008), pengetahuan atau knowledge bukanlah data, bukan pula informasi, namun sulit sekali untuk dipisahkan dari keduanya. Data dan informasi merupakan bahan baku yang diolah oleh aksi atau tindakan menjadi pengetahuan. Menurut Probst, Raub, dan Romhardt (Munir,2008), pengetahuan adalah keseluruhan kognisi dan keterampilan yang digunakan oleh manusia untuk memecahkan masalah. Definisi paling sederhana mengenai pengetahuan adalah kapasitas untuk melakukan tindakan dengan efektif. Pengertian pengetahuan lainnya dikemukakan oleh Woolf yaitu informasi yang terorganisasi sehingga dapat diterapkan untuk pemecahkan masalah (Munir,2008). Definisi ini hampir mirip dengan Turban et al (Munir,2008) yang mengatakan bahwa pengetahuan adalah informasi yang telah dianalisis dan diorganisasi sehingga dapat dimengerti dan dapat digunakan untuk memecahkan masalah serta mengambil keputusan. Drucker (Tobing,2007) mendefinisikan pengetahuan sebagai informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang, hal ini terjadi ketika informasi tersebut menjadi dasar untuk bertindak atau ketika informasi tersebut memampukan seseorang atau institusi untuk mengambil tindakan yang berbeda atau tindakan yang lebih efektif dari tindakan sebelumnya. Pengertian pengetahuan menurut Kamus Webster yaitu pengetahuan sebagai kondisi proses pemahaman mental melalui instruksi, kajian, penelitian atau pengalaman satu atau lebih kejadian, kenyataan, prinsip atau persepsi terhadap suatu objek. Bentuk umum dari pengetahuan dapat berupa pengalaman, konsep, nilai-nilai atau kepercayaan yang dapat 6

20 meningkatkan kemampuan individu dalam mengambil tindakan yang efektif. Kapabilitas organisasi Keahlian Pengetahuan Informasi Data Symbol Gambar 1. Hirarki Pengetahuan Liebowitz dan Beckman (Munir,2008) Yang dimaksud dengan kapabilitas organisasi adalah keahliankeahlian yang ada di organisasi dikombinasikan menjadi kemampuan untuk menghasilkan produk, baik barang atau jasa atau proses dengan kualitas prima. Marquardt (Munir,2008), seorang ahli dalam pembelajaran organisasi, juga menambahkan bahwa dalam kapabilitas organisasi terkandung pula kemampuan untuk belajar menyerap pengetahuan, mengkombinasikan pengetahuan, menciptakan pengetahuan baru dan memanfaatkannya untuk menghasilkan inovasi. Menurut Liebowitz dan Beckman (Munir,2008) keahlian adalah penggunaan pengetahuan secara pantas dan tepat untuk memecahkan masalah, meningkatkan kinerja dan mencapai hasil luar biasa. Orang dengan banyak pengetahuan belum tentu 7

21 dapat menggunakan secara efektif pengetahuan-pengetahuannya itu tanpa didukung oleh pengalaman dalam menerapkan pengetahuannya itu dan mengakumulasikan hasil pembelajarannya dalam bentuk pengetahuan baru yang berkualitas. Informasi adalah data yang diproses agar dapat dimanfaatkan; informasi yang menjawab pertanyaan tentang who, what, where dan when. Data merupakan kumpulan dari simbol-simbol Transformasi Data Menjadi Informasi Menurut Davenport dan Prusak (Tobing,2007) pengetahuan berasal dari informasi, dan informasi berasal dari data. Untuk mendapatkan suatu informasi maka manusia harus mengelola data yang terkumpul menjadi sesuatu yang bermakna dan berguna. Sehingga dibutuhkan proses transformasi dari data menjadi informasi melalui beberapa langkah yaitu Contextualized, Catagorized, Calculated, Corrected, dan Condensed (Tobing,2007). Langkah pertama adalah contextualized yaitu memahami manfaat dari data yang dikumpulkan. Catagorized yaitu memahami unit analisis atau komponen kunci dari data. Calculated yaitu menganalisis data secara matematik atau secara statistik. Corrected yaitu menghilangkan kesalahan (eror) dari data sedangkan Condensed yaitu meringkas data dalam bentuk yang lebih singkat atau jelas Transformasi Informasi Menjadi Pengetahuan Proses transformasi informasi menjadi pengetahuan melalui empat tahapan yang dikemukakan oleh Davenport dan Prusak (Setiarso,2008) yaitu : 1. Comparison adalah membandingkan informasi pada suatu situasi tertentu dengan situasi lainnya yang telah diketahui. 2. Consequences adalah menemukan implikasi-implikasi dari informasi yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan dan tindakan. 3. Connections adalah menemukan hubungan-hubungan bagian-bagian kecil dari informasi dengan hal-hal lainnya. 8

22 4. Conversations adalah membicarakan pandangan, pendapat serta tindakan orang lain terkait informasi tersebut Komponen Pengetahuan Pengetahuan merupakan hasil dari proses pembelajaran. Untuk meningkatkan pemahaman mengenai pengetahuan maka perlu mengetahui komponen-komponen kunci dari pengetahuan. Komponen kunci tersebut terdiri atas pengalaman, kebenaran mendasar, penalaran, petunjuk praktis, intuisi (nilai-nilai serta keyakinan) (Munir,2008). 1. Pengalaman atau Experience Merujuk pada apa yang pernah kita lakukan dan apa yang pernah kita alami di masa lalu. Pengetahuan terus berkembang melalui pengalaman, termasuk apa yang diserap manusia dari berbagai pelatihan yang pernah diikuti, buku yang pernah dibaca, nasihatnasihat juga pembelajaran informal di dalam maupun di luar organisasi. 2. Kebenaran mendasar atau Ground Truth Merujuk pada mengetahui apa yang benar-benar terjadi dan apa yang tidak terjadi. Seringkali manusia hanya mengetahui apa yang seharusnya terjadi melalui teori. Namun apa yang benar-benar terjadi diperoleh melalui pengamatan langsung. Dengan menghadapi kebenaran mendasar selama menjalani kehidupan, manusia terus berubah pengetahuannya. 3. Penalaran atau Judgement Pengetahuan juga membuat manusia dapat menalar dan memodifikasi pengetahuan yang telah dimilikinya sebagai respon terhadap situasi dan informasi-informasi yang baru. 4. Petunjuk praktis atau Rule of Thumb adalah panduan tindakan manusia yang terbentuk dan berkembang melalui pengalaman coba-coba dan observasi dalam waktu panjang. Petunjuk praktis merupakan pola yang diperoleh melalui pengalaman dalam menghadapi suatu kejadian 9

23 secara berulang-ulang. Sehingga terbentuk suatu solusi jalan pintas untuk masalah baru yang mirip dengan masalah terdahulu yang pernah berhasil dipecahkan. 5. Intuisi Intuisi adalah Compressed Expertie atau keahlian yang telah dipadatkan, sulit dipisah-pisahkan karena seolah-olah telah menjadi satu kesatuan. Nilai-nilai (value) dan keyakinan (beliefs) manusia yang berada di dalam maupun di luar suatu organisasi sangat mempengaruhi pengetahuan organisasi tersebut. Hal ini disebabkan karena organisasi terbentuk dan beroperasi pada lingkungan yang terdiri dari manusia dimana nilai-nilai dan keyakinan manusia tersebut sangat mempengaruhi pemikiran dan tindakan manusia tersebut Jenis-Jenis Pengetahuan Pengetahuan dapat dikatagorikan dengan beberapa cara yaitu berdasarkan taksonomi, tipe dan juga tingkatan. Berdasarkan taksonomi pengetahuan dibedakan menjadi tacit-explicit, general-context specific serta individual-collective. Pada hakekatnya knowledge/pengetahuan berada di dalam pikiran manusia yang berupa tacit knowledge. Carla O Dell(Tobing, 2007) mengatakan bahwa 80 persen knowledge adalah berupa tacit knowledge dan 20 persen berupa explicit knowledge. Tacit knowledge merupakan knowledge yang diam di dalam pikiran manusia dalam bentuk intuisi, judgement, skill, value, dan belief yang sangat sulit diformalisasikan dan dibagi dengan yang lain. Nonaka menyatakan bahwa tacit pengetahuan atau pengetahuan terbatinkan terletak dalam benak manusia, bersifat sangat personal, dan sulit dirumuskan sehingga sulit untuk dikomunikasikan dan sulit disampaikan pada orang lain. Yang termasuk ke dalam pengetahuan ini adalah perasaan pribadi, intuisi, bahasa tubuh, pengalaman fisik, dan petunjuk praktis. Explicit knowledge adalah pengetahuan yang dapat atau sudah terkodifikasi dalam bentuk dokumen atau bentuk berwujud lainnya 10

24 sehingga dapat dengan mudah ditransfer dan didistribusikan dengan menggunakan berbagai media. Jenis pengetahuan ini dapat diekspresikan dalam kata-kata dan angka serta dapat disampaikan dalam bentuk formula, spesifikasi produk, prosedur operasi standar, bagan, manual-manual dan sebagainya (Munir, 2008). Pengetahuan ini dapat segera diteruskan dari satu individu ke individu lainnya.secara formal dan sistematis. Perbedaan antara pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit dapat dilihat dalam Tabel 1. Tabel 1. Perbedaan antara tacit knowledge dan explicit knowledge. Tacit Knowledge (Subjektif) Knowlede of experience Simultaneous knowledge Analog knowledge Explicit Knowledge (Objektif) Knowledge of rationality Sequential knowledge Digital knowledge Selain tacit knowledge dan explicit knowledge, juga terdapat katagori lainnya yaitu berdasarkan tipe meliputi declarative (know about), prosedural (know how), causal (know why), conditional (know when) dan relational (know with). Pengetahuan ini berguna untuk pemetaan dan pengelolaan knowledge di organisasi. Namun untuk kepentingan audit pengetahuan di organisasi, digunakan katagorisasi pengetahuan sesuai dengan tingkatannya. Pengetahuan yang dimiliki organisasi terdiri dari tiga tingkatan yaitu pengetahuan inti (core knowledge), pengetahuan lanjut (advanced knowledge) dan pengetahuan inovatif (innovative knowledge) (Munir,2008). Pengetahuan inti (core knowledge) adalah tingkat dan cakupan pengetahuan yang dibutuhkan hanya untuk sekedar dapat beroperasi dalam industri atau lingkungan dimana organisasi berada. Pengetahuan ini tidak menjamin keunggulan bersaing perusahaan. Namun dalam skala 11

25 indutri, pengetahuan ini diperlukan sebagai penghalang masuk indusri karena pengetahuan ini biasanya pasti dan memang harus dimiliki oleh perusahaan yang bermain dalam industri yang bersangkutan. Pengetahuan lanjut (advanced knowledge) merupakan pengetahuan yang dimiliki perusahaan yang ingin dipertimbangkan sebagai pemain yang tangguh dalam industri atau organisasi nirlaba yang ingin mempunyai kinerja prima. Pengetahuan inovatif (innovative knowledge) merupakan pengetahuan yang membuat perusahaan mampu menjadi pemimpin dalam persaingan. Pengetahuan ini membuat perusahaan melakukan diferensiasi untuk membedakan dirinya dengan pesaingnya. Sebagai tambahan, Machlup (Munir, 2008) membedakan adanya tiga jenis pengetahuan yaitu knowing that, knowing what, dan knowing how. Knowing that berhubungan dengan pengetahuan proposisi misalnya kebenaran. Jenis pengetahuan ini menpunyai makna bahwa kita percaya sesuatu itu adalah demikian dan bukan lainnya. Knowing what menurut Machlup, kebanyakan orang yang merasa mengetahui tentang suatu hal yang kompleks sebenarnya hanya mengetahui sebagian saja dari keseluruhan pengetahuan proposisi. Knowing how merupakan jenis pengetahuna yang paling banyak dimiliki oleh organisasi saat ini karena berhubungan dengan kemampuan melakukan sesuatu tugas atau kegiatan. Semua jenis pengetahuan tersebut dikumpulkan dari sumbersumber yang berbeda. Menurut Leonard dan Barton (Siswanto,2006), sumber pengetahuan terdiri dari dua yaitu employee knowledge (pengetahuan pekerja) dan knowledge embedded in physical system (kompetensi pekerja & kemampuan profesional). Sumber lainnya dapat berupa human capital, organizational capital dan customer capital, yang dikemukakan oleh Petrash (Siswanto,2006). Menurut Sveiby (Siswanto,2006), employee competencies, internal structures dan external structures merupakan sumber-sumber untuk mendapatkan pengetahuan. 12

26 Employee competencies berhubungan dengan kompetensi, pengalaman, know what, know how dan know why serta kreativitas diri yang dmiliki karyawan (Munir, 2008). Sumber pengetahuan yang kedua adalah struktur internal yaitu kemampuan mengelola organisasi untuk memenuhi atau memberi kepuasan pada kebutuhan pasar. Kebutuhan mengelola mengacu pada struktur organisasi, proses, sistem, paten, budaya, pengalaman dan pengetahuan yang terdokumentasi. Terakhir adalah struktur eksternal yang berkaitan dengan hubungan antar organisasi dan stakeholder, seperti hubungan pelanggan atau pemasok, merek dan reputasi Manajemen Pengetahuan. Menurut Tiwana (Munir,2008), manajemen pengetahuan adalah pengelolaan pengetahuan organisasi untuk menciptakan nilai dan menghasilkan keuntungan bersaing atau kinerja prima. Manajemen pengetahuan juga merupakan pendekatan-pendekatan sistematik yang membantu muncul dan mengalirnya informasi dan pengetahuan kepada orang yang tepat pada saat yang tepat untuk menciptakan nilai. Ini merupakan definisi dari American Productivity and Quality Centre (Tobing,2007). Di lain pihak, Nonaka (Budihardjo,2003) mengungkapkan bahwa manajemen pengetahuan adalah usaha mengumpulkan, mengorganisasi, menciptakan pengetahuan baru, menyebarkannya ke organisasi dan memanfaatkan pengetahuan tersebut dalam teknologi dan produk baru. Manajemen pengetahuan merupakan proses yang terus menerus harus dilakukan oleh perusahaan, sehingga proses tersebut akan menjadi satu budaya organisasi yang akan membentuk organisasi yang berbasis pengetahuan. Pengetahuan organisasi merupakan perpaduan pengetahuan individu dan pengetahuan kelompok yang dikelola menjadi keunggulan organisasi. Ketidakmampuan organisasi dalam mengelola pengetahuan dapat mengakibatkan gagalnya organisasi melakukan inovasi berkelanjutan. Keterlibatan manajemen 13

27 pengetahuan bersumber pada hambatan penciptaan pengetahuan individu dan hambatan organisasi yang terkait dengan paradigma perusahaan. Manajemen pengetahuan merupakan pengelolaan pengetahuan perusahaan melalui proses yang sistematik dan spesifik untuk setiap organisasi dalam rangka memperoleh, mengelola, mempertahankan, menerapkan, membagi dan memperbaharui baik pengetahuan yang bersifat tacit maupun explicit oleh pekerja dengan tujuan meningkatkan kinerja organisasi dan menciptakan nilai. Kerangka manajemen pengetahuan melibatkan sumber daya manusia, informasi dan teknologi. Faktor penting yang berhubungan dengan sumberdaya manusia antara lain: (1) mengetahui dengan pasti apa yang membuat komunitas tertarik, (2) mengidentifikasi pengetahuan penting bagi sumber daya manusia dan (3) menggunakan manajemen kinerja untuk menghadapi perubahan budaya Suatu organisasi atau perusahaan melakukan manajemen pengetahuan dengan melibatkan tujuh aktifitas. Lai dan Tsai-Hsin Chu (Siswanto, 2006) mengelompokkan aktivitas manajemen pengetahuan menjadi tujuh yaitu : 1. Inisiasi Inisiasi memerlukan perencanaan untuk perubahan sebelum peluncuran suatu proyek implementasi manajemen pengetahuan. Hal ini berarti jika organisasi mampu menciptakan iklim atau membuat anggota organisasi sadar akan perlunya perubahan sebelum peluncuran, proses implementasi akan menjadi lebih mudah. Tahap ini memunculkan kesadaran mengenai perlunya pengelolaan pengetahuan bagi organisasi. Hal ini dapat dilakukan melalui identifikasi kebutuhan pengetahuan dan kompetensi inti. Pengetahuan akan berguna jika disesuaikan dengan visi dan misi organisasi. 2. Pemunculan. Tahap ini berhubungan dengan pengadaan sistem manajemen pengetahuan. Pengetahuan dapat dimunculkan melalui identifikasi pengetahuan saat ini dalam organisasi, sumber/pemilik pengetahuandan pemimpinnya melalui pengumpulan dan impor pengetahuan dan teknologi dari luar organisasi atau pembelajaran dari pengetahuan yang ada saat ini. 14

28 3. Pemodelan. Nonaka dan Takerchi (Siswanto,2006) mengemukakan bahwa terdapat waktu yang sesuai untuk melakukan proses penyaringan pengetahuan. Tahap ini berfokus pada pemilihan dan strukturisasi pengetahuan yang telah dimodelkan. Dengan kata lain, tahap ini memberi perhatian pada pemodelan pengetahuan dan merepresentasikan pemodelan tersebut untuk digunakan kemudian. 4. Pengumpulan. Pengetahuan yang telah dibangun sangat berharga bagi organisasi. Untuk itu penting bagi organisasi mengumpulkan semua pengetahuan baik pengetahuan tacit maupun pengetahuan explicit. 5.Distribusi dan Transfer. Tahap ini berfokus pada bagaimana mendistribusikan pengetahuan pada anggota organisasi. Pengetahuan dibuat selalu tersedia bagi anggota organisasi atau orang lain dengan membuat proses interaksi atau infrastruktur teknologi informasi. Dalam hal ini terdapat dua strategi distribusi manajemen pengetahuan yaitu push dan pull. Strategi push (dorong) memiliki penyedia pusat yang menentukan informasi apa yang akan didistribusikan dan kepada siapa, sedangkan strategi pull (tarik) penggunalah yang menentukan kebutuhan pengetahuan dan harus selalu memotivasi diri untuk mencari dan memperoleh kembali suatu pengetahuan 6. Penggunaan Nilai dari pengetahuan hanya dapat direalisasikan ketika pengetahuan tersebut diterapkan untuk membantu penyelesaian masalah. Tahapan ini berfokus pada bagaimana menggunakan pengetahuan dalam rangka menghasilkan nilai komersial. 7. Evaluasi. Evaluasi berkaitan dengan pengkajian, kinerja, dan dampak manajemen pengetahuan serta deteksi terhadap pengetahuan baru yang telah 15

29 tercipta. Selain itu juga berkaitan dengan apakah suatu pengetahuan telah usang ( out of date ) Penciptaan Pengetahuan. Menurut Nonaka dan Takeuchi (Setiarso,2008), terdapat empat proses penciptaan (kreasi) pengetahuan yaitu sosialisasi (Socialization), eksternalisasi (Externalization), kombinasi (Combination) dan internalisasi (Internalization). Kemampuan penciptaan pengetahuan organisasi bergantung pada kemampuan semua individu dalam organisasi untuk dapat mengakses gagasan, informasi, dan pengalaman karyawan lain melalui intranet atau pihak lain di luar organisasi Sosialisasi (Socialization) Sosialisasi adalah konversi pengetahuan tacit ke pengetahuan tacit dan proses sharing serta penciptaan pengetahuan tacit melalui interaksi dan pengalaman langsung (Tobing, 2000). Istilah sosialisasi ini digunakan untuk menekankan pentingnya kegiatan bersama antara sumber pengetahuan dan penerima pengetahuan. Proses Sosialisasi dapat dilakukan melalui pertemuan tatap muka seperti rapat, diskusi dan pertemuan bulanan Eksternalisasi (Externalization) Eksternalisasi merupakan pengartikulasian pengetahuan tacit menjadi pengetahuan eksplisit melalui proses dialog dan refleksi. Melalui cara ini pengetahuan terkristalisasikan sehingga dapat didistribusikan ke pihak lain dan menjadi basis bagi pengetahuan baru. Pada tahap ini, pengetahuan tacit diekspresikanan dan diterjemahkan menjadi metafora, konsep, hipotesis, diagram, model atau prototipe sehingga dapat dimengerti oleh semua pihak Kombinasi (Combination) Kombinasi merujuk pada konversi pengetahuan dari pengetahuan ekplisit menjadi pengetahuan eksplisit yang baru melalui sistemisasi dan pengaplikasian pengetahuan eksplisit dan informasi. Dengan cara ini 16

30 pengetahuan ditukarkan dan dikombinasikan melalui media seperti dokumen-dokumen, rapat-rapat, percakapan telepon dan komunikasi melalui jaringan komputer. Dalam praktiknya kombinasi bergantung pada tiga proses. Pertama, pengetahuan eksplisit dikumpukan dari dalam dan luar organisasi/perusahaan, kemudian dikombinasikan. Kedua, pengetahuan eksplisit disunting atau diproses agar dapat lebih bermanfaat bagi perusahaan. Pengetahuan ekplisit tersebut disebarkan ke seluruh perusahaan melalui berbagai media Internalisasi ( Internalization). Internalisasi merupakan proses pembelajaran dan akuisisi pengetahuan yang dilakukan oleh anggota organisasi terhadap pengetahuan eksplisit yang disebarkan ke seluruh organisasi melalui pengalaman sendiri sehingga menjadi pengetahuan tacit anggota organisasi. Internalisasi pengetahuan digunakan untuk memperluas, memperdalam serta mengubah pengetahuan tacit yang dimiliki oleh setiap anggota organisasi/perusahaan. Bila pengetahuan berhasil diinternalisasikan ke dalam pengetahuan tacit para individu dalam bentuk model mental bersama maka pengetahuan ini akan menjadi aset yang luar biasa bagi perusahaan Knowledge Gap (Kesenjangan Pengetahuan) Pengetahuan Wajib dan Pengetahuan Pilihan bagi karyawan Suatu perusahaan harus menentukan pengetahuan yang wajib dimiliki oleh karyawan dan pengetahuan pilihan. Pengetahuan wajib adalah pengetahuan yang perlu dan harus dimiliki oleh karyawan untuk melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisian. Pengetahuan pilihan didefinisiskan sebagai pengetahuan pelengkap yang dapat membantu dalam pelaksanaan tugas karyawan. Pengetahuan wajib sangat perlu untuk 17

31 dikembangkan dan ditingkatkan. Peningkatan ini dapat dilakukan melalui diklat, workshop, seminar dan lainnya (Setiarso,2008) Kesenjangan Pengetahuan Seringkali pengetahuan yang dimiliki karyawan tidak sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan. Kondisi ini memungkinkan munculnya kesenjangan pengetahuan di perusahaan. Dengan dilakukannya suatu proses penilaian kesenjangan pengetahuan di dalam suatu perusahaan, maka dapat diketahui keadaan pengetahuan yang dibutuhkan dan pengetahuan yang sekarang tersedia (Setiarso,2008). Sesudah pengetahuan yang dibutuhkan dapat diidentifikasi maka dilakukan analisis kesenjangan pengetahuan berdasarkan kerangka Zack (Gambar 2). Terdapat suatu metode yang dapat digunakan untuk mengatasi kesenjangan pengetahuan yaitu metode delivery. Metode delivery digunakan untuk mensuplai pengetahuan dalam rangka memenuhi kesenjangan pengetahuan yang terjadi. Organisasi dapat menyediakan pengetahuan dengan berbagai cara antara lain : 1. Melakukan kodifikasi pengetahuan, menyimpannya di knowledge base perusahaan & memberi otoritas kepada pekerja/unit yang membutuhkan untuk diakses dan meretrieve pengetahuan yang dibutuhkan. 2. Mengirim personil yang telah diseleksi untuk mengikuti pelatihan untuk mengakuisisi pengetahuan yang dibutuhkan. 3. Mengundang ekspert (internal atau eksternal) untuk membagikan pengetahuan yang melalui program yang mirip in house training. 4. Melakukan benchmark kepada perusahaan lain yang dianggap memiliki pengetahuan yang dibutuhkan. 5. Mendorong anggota organisasi untuk menggali secara mandiri pengetahuan yang dibutuhkan, misalnya melakukan bedah buku, melakukan riset, membuat prototype dan memfasilitasi kelompok 18

32 diskusi intensif dalam bentuk Special Interest Group (SIG), Focus Group Discussion (FGC) atau Community of Practice (CoP). Apa yang harus diketahui oleh perusahaan Hubungan /Link Knowledge strategy Apa yang harus dikerjakan oleh perusahaan Knowledge gap Strategic gap Apa yang telah diketahui oleh perusahaan Hubungan /Link Strategic-knowledge Apa yang dapat dilakukan oleh perusahaan Gambar 2. Kerangka kesenjangan pengetahuan Zack (Tobing,2007) Strategi Pengelolaan Pengetahuan Hansen, Nohria dan Tierney (Munir,2008) mengemukakan cara organisasi mengelola pengetahuan yang dimiliki dibagi atas dua ekstrim yaitu: strategi kodifikasi (codification strategy) dan strategi personalisasi (personalization strategy). Bila pengetahuan diterjemahkan dalam bentuk eksplisit secara berhati-hati (codified) dan disimpan dalam basis data sehingga pengguna yang membutuhkan dapat mengakses pengetahuan tersebut, maka cara mengelola seperti itu dikatakan menganut strategi kodifikasi. Namun pengetahuan tidak hanya eksplisit saja, melainkan juga pengetahuan yang terpikirkan (tacit). Pengetahuan tacit amat sangat sulit diterjemahkan ke dalam bentuk eksplisit, oleh sebab itu pengetahuanpengetahuan dialihkan dari satu pihak ke pihak lain melalui hubungan personal yang intensif, cara mengelola pengetahuan seperti ini disebut 19

33 strategi personalisasi. Jadi fungsi utama dari jaringan komputer baik internet atau intranet, bukan saja untuk menyimpan atau mendokumentasikan pengetahuan melainkan juga untuk memfasilitasi lalu lintas komunikasi antar individu dalam suatu organisasi merupakan startegi personalisasi. Strategi kodifikasi digunakan untuk menyimpan pengetahuan di dalam tempat penyimpanan yang terstruktur dari pengetahuan sebagai database untuk penggunaan yang berulang-ulang. Davenport dan Prusak menyatakan bahwa tujuan kodifikasi adalah membuat pengetahuan organisasi ke dalam suatu bentuk yang membuat pengetahuan organisasi tersebut dapat diakses oleh personil yang membutuhkannya (Tobing,2007). Strategi yang kedua yaitu strategi personalisasi adalah strategi yang diadopsi oleh organisasi untuk memberikan solusi dari masalah biasa sampai masalah yang unik Pengaruh Manajemen Pengetahuan pada Organisasi Organisasi yang telah menerapkan manajemen pengetahuan, secara sadar telah mengidentifikasi pengetahuan yang dimiliki untuk meningkatkan kinerja organisasi serta menghasilkan berbagai inovasi yang memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan, selain itu manajemen pengetahuan juga dapat meningkatkan efesiensi. Beberapa manfaat dari adanya penerapan Manajemen Pengetahuan adalah (Febriyanti,2005) : 1. Mengetahui dan menyadari nilai dari aset-aset tanwujud (intangible asset). 2. Memiliki kesempatan untuk meningkatkan nilai tambah pada proses bisnis utama. 3. Menyebarluaskan praktek yang benar dengan berbagi pengetahuan dari pengetahuan individual dan bagian dari organisasi. 4. Mengembangkan pengetahuan mengenai konsumen sehingga mampu mengantisipasi keinginan konsumen. Hal tersebut dilakukan dengan melakukan interaksi yang intensif dengan konsumen ataupun distributor. 20

34 5. Meningkatkan efisiensi dalam organisasi. Informasi yang sistematik yang dapat menyediakan kebutuhan eksternal, disisi lain, pengetahuan internal telah diketahui sehingga dapat mengidentifikasi kesenjangan pengetahuan yang ada. 6. Membangun kompetensi untuk mengantisipasi kebutuhan yang tidak terduga. 7. Menjadikan organisasi yang inovatif. 8. Mempercepat proses aliran pengetahuan. Infrastruktur teknologi yang efektif membantu untuk menghubungkan pengetahuan karyawan sehingga pengetahuan lebih mudah diakses dan mengalir lebih cepat dari seseorang yang mengetahui kepada sesorang yang membutuhkan. 21

35 III. METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran Kerangka Pemikiran Konseptual. Menghadapi persaingan di dunia usaha yang semakin ketat, perusahaan diharapkan untuk terus berkembang. Terdapat kecenderungan bahwa semakin kecil suatu perusahaan maka semakin kecil pula peranan manajemen Tenaga Kerja. Sebaliknya semakin besar perusahaan maka semakin besar pula peranan manajemen Tenaga Kerja didalamnya. Hal ini berarti makin dibutuhkannya manajeman yang berkualitas, kebijakan yang mantap dan administrasi ketenagakerjaan yang lebih teratur. Telah banyak perusahaan jasa yang tumbuh dan berkembang di Indonesia, sehingga PT Pelayaran Nasional Indonesia Persero (PELNI) perlu melakukan penciptaan keunggulan jasa sebagai nilai tambah bagi perusahaan. Keunggulan jasa tersebut dapat diperoleh dengan mengembangkan pengetahuan yang dimiliki karyawan untuk meningkatkan kualitas SDM PT Pelayaran Nasional Indonesia Persero (PELNI), karena pengetahuan yang ada baik pengetahuan yang dimiliki karyawan maupun pengetahuan organisasi dikelola dengan baik. Manajemen pengetahuan adalah pengelolaan pengetahuan organisasi untuk menciptakan nilai dan menghasilkan keunggulan bersaing atau kinerja prima (Tiwana,2000). Melalui manajemen pengetahuan, sacara sadar organisasi mengidentifikasi pengetahuan yang dimiliki dan memanfaatkannya untuk meningkatkan kinerja dan menghasilkan berbagai inovasi. Organisasi yang memiliki banyak pengetahuan berkualitas belum tentu mampu menghasilkan barang/jasa yang berkualitas, menciptakan lingkungan kerja yang kondusif, menghasilkan inovasi dalam bentuk jumlah dan ragam produk baru yang 22

36 dihasilkan, kemasan baru atau cara baru dalam memproduksi suatu produk (Munir,2008). Namun, seringkali pengetahuan yang diharapkan perusahaan untuk dimiliki oleh karyawan berbeda dengan pengetahuan yang telah dimiliki oleh karyawan tersebut. Keadaan seperti itu disebut Knowledge Gap (kesenjangan pengetahuan). Kesenjangan pengetahuan dapat dianalisis dengan cara mengolah data-data untuk menghitung rata-rata tingkat kepentingan dan rata-rata tingkat penguasaan terhadap pengetahuan yang dibutuhkan oleh karyawan. Dengan dilakukannya proses penilaian kesenjangan pengetahuan (K-gap) di dalam suatu organisasi, maka dapat diketahui keadaan pengetahuan yang dibutuhkan dan pengetahuan yang sekarang tersedia. Semakin meningkatnya pengetahuan yang dimiliki karyawan maka dapat meningkatkan kinerja organisasi (Setiarso,2008) Kerangka Pemikiran Operasional. Penelitian yang dilakukan ini merupakan penelitian mengenai manajemen pengetahuan yang diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan. Dengan mengelola pengetahuannya perusahaan mampu meningkatkan daya saing. Penelitian ini menggunakan Analisis pengetahuan model KM Zack seperti yang digunakan Setiarso (2008). Analisis tersebut dilakukan untuk mendokumentasikan posisi pengetahuan perusahaan saat ini dan menganalisisnya dengan berdasarkan apa yang harus diketahui oleh perusahaan. Dalam menerapkan manajemen pengetahuan disuatu perusahaan, langkah pertama yang harus dilakukan oleh pengelola pengetahuan adalah menganalisa tentang kondisi ketersediaan pengetahuan perusahaan untuk menentukan kebutuhan pengetahuan perusahaan dan mengidentifikasi unit serta personil mana yang membutuhkan pengetahuan tersebut. Untuk melakukan analisis ini kerangka yang ditawarkan oleh Zack dapat digunakan. Output yang diharapkan dari analisis tersebut adalah teridentifikasinya kesenjangan pengetahuan berupa daftar dari 23