ANALISIS KESENJANGAN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE GAP) KARYAWAN PT PERTAMINA TRANS KONTINENTAL. Oleh GITA PERTIWI H

Transkripsi

1 ANALISIS KESENJANGAN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE GAP) KARYAWAN PT PERTAMINA TRANS KONTINENTAL Oleh GITA PERTIWI H PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2012

2 ANALISIS KESENJANGAN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE GAP) KARYAWAN PT PERTAMINA TRANS KONTINENTAL SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI Pada Program Sarjana Alih Jenis Manajemen Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor Oleh : GITA PERTIWI H PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2012

3 Judul Skripsi Nama NIM : Analisis Kesenjangan Pengetahuan (Knowledge Gap) Karyawan PT Pertamina Trans Kontinental : Gita Pertiwi : H Menyetujui Pembimbing, (Dr. Ir. Anggraini Sukmawati, MM) NIP Mengetahui : Ketua Departemen, (Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc) NIP Tanggal Lulus :

4 RINGKASAN GITA PERTIWI. H Analisis Kesenjangan Pengetahuan (Knowledge Gap) Karyawan PT Pertamina Trans Kontinental. Dibawah bimbingan ANGGRAINI SUKMAWATI Indonesia sebagai Negara maritim memiliki peluang yang sangat besar untuk mengembangkan usaha dibidang pelayaran, usaha pelayaran mau tidak mau suka atau tidak suka harus mengikuti perkembangan dunia karena usaha pelayaran ilmunya senantiasa berkembang sesuai perkembangan zaman. Tingginya potensi angkutan dalam negeri akan memberikan tantangan kepada perusahaan pelayaran Indonesia untuk berlomba-lomba menjadi unggul untuk menguasai pasar. Salah satu keunggulan yang belum banyak didayagunakan adalah manajemen pengetahuan. Sebagai sebuah perusahaan pelayaran Indonesia yang berorientasi profit, PT Pertamina Trans Kontinental harus memandang pengetahuan sebagai sumberdaya stratejik penting sehingga dapat digunakan sebagai keunggulan bersaing yang tahan lama. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pengembangan SDM adalah mengetahui adanya kesenjangan pengetahuan (knowledge gap) yang ada diantara karyawan. Tujuan penelitian ini adalah (1) Mengidentifikasi sumber pengetahuan PT Pertamina Trans Kontinental (2) Mengidentifikasi aset pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan PT Pertamina Trans Kontinental (3) Mengidentifikasi pengetahuan apa saja yang diharapkan dimiliki oleh karyawan serta pengetahuan apa saja yang ada saat ini di PT Pertamina Trans Kontinental (4) Menganalisis kesenjangan pengetahuan (knowledge gap) pada PT Pertamina Trans Kontinental. Penelitian ini dilakukan di Kantor Pusat PT Pertamina Trans Kontinental berlokasi di Jalan Kramat Raya no. 29, Jakarta Pusat. Pengambilan data dilakukan bulan November 2011 hingga Februari Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Dalam penelitian ini data primer diperoleh melalui wawancara dan penyebaran kuesioner kepada 57 reponden dengan metode pengambilan sampel proposional random sampling. Sedangkan data sekunder diperoleh dari studi kepustakaan yang diperoleh dari buku, internet, skripsi, serta data perusahaan. Pengolahan data dalam penelitian ini menggunakan analisis deskriptif dengan frekuensi (modus), tabulasi silang, Analisis Kesenjangan Pengetahuan (K-Gap) dan Importance Performance Analysis (IPA). Hasil analisis deskriptif berdasarkan persepsi karyawan setuju dengan perusahaan mendapatkan sumber-sumber pengetahuan dan aset pengetahuan. Hasil analisis K-gap menunjukkan visi dan misi memiliki nilai k-gap tertinggi yaitu sebesar 1,00 dimana tingkat kepentingan tinggi dan tingkat penguasaan rendah. Kayawan menyadari sepenuhnya bahwa pengetahuan tentang visi dan misi sangat penting tetapi karyawan tidak benar-benar menerapkan tujuan yang tercantum dalam visi dan misi sebagai pedoman dalam tiap pekerjaan, dapat dikatakan bahwa karyawan hanya sekedar mengetahui. Sedangkan untuk k- gap terendah adalah pengetahuan tentang komunikasi efektif yaitu dengan nilai k-gap sebesar 0,40 yang dapat diartikan bahwa hanya sedikit terjadi kesenjangan pengetahuan dalam komunikasi efektif ini terjadi karena karyawan sudah memahami benar bagaimana cara mereka berkomunikasi dan perusahaan telah mendukung komunikasi efektif. Berdasarkan atribut yang telah berkinerja baik adalah Kesehatan dan keselamatan kerja (K3) dan atribut yang memiliki tingkat kinerja buruk adalah corporate social responsibility (CSR). Dimana atribut tersebut memiliki tingkat kepentingan yang rendah dan tingkat penguasaan yang rendah juga.

5 RIWAYAT HIDUP Gita Pertiwi dilahirkan pada tanggal 29 Mei 1988 di Jakarta. Penulis merupakan anak ketiga dari tiga bersaudara dari pasangan Bapak Harry Purnomo dan Ibu Heryati. Pendidikan yang pertama kali ditempuh oleh penulis adalah Taman Kanak-kanak Tunas Nusantara pada tahun Kemudian penulis melanjutkan pendidikan ke Sekolah Dasar Islam Al-Musanifiyah Jakarta pada tahun , Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama Negeri 255 Jakarta pada tahun , dan Sekolah Menengah Atas Negeri 71 Jakarta pada tahun Pada tahun , penulis melanjutkan pendidikan Diploma 3 Jurusan Administrasi Bisnis, Politeknik Negeri Jakarta. Pada tahun 2009 penulis meneruskan pendidikan Sarjana di Program Sarjana Alih Jenis, Departemen Manajemen, fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. iii

6 KATA PENGANTAR Segala Puji dan syukur penulis persembahkan pada Allah SWT atas berkah, petunjuk dan kasih-nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Skripsi disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Judul skripsi ini adalah Analisis Kesenjangan Pengetahuan (Knowledge Gap) Karyawan PT Pertamina Trans Kontinental. Dalam penulisan skripsi ini penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan. Oleh sebab itu, kritik dan saran akan sangat berarti bagi penulis pribadi guna pengembangan diri kearah yang lebih baik lagi. Atas segala perhatian dan waktunya, penulis ucapkan terima kasih. Bogor, Juni 2012 Gita Pertiwi iv

7 UCAPAN TERIMA KASIH Penyusunan skripsi ini banyak dibantu oleh berbagai pihak secara moril maupun materiil. Oleh karena itu, penulis sangat berterima kasih kepada: 1. Dr. Ir. Anggraini Sukmawati, MM. selaku dosen pembimbing atas kesediaannya untuk meluangkan waktu dan membimbing penulis untuk menghasilkan tulisan yang optimal dengan segala keterbatasan penulis. 2. Seluruh karyawan PT Pertamina Trans Kontinental atas kesediaannya untuk menjadi objek penelitian 3. Seluruh seluruh jajaran staf dosen di Fakultas Ekonomi Manajemen Program Sarjana Alih Jenis, yang telah mendidik dan membantu penulis untuk lebih berkembang menjadi lebih baik, selama proses pembelajaran. 4. Dr. Ir. Abdul Basith, MS dan Prof. Dr. Ir. H. Sjafri Mangkuprawira selaku dosen penguji atas kesediaannya untuk meluangkan waktu dan menguji penulis untuk memberikan masukan yang berguna bagi skripsi penulis. 5. Kedua kakak kandungku Erlangga dan Mega beserta kedua kakak iparku Tika dan Budiman yang telah memberikan semangat dan menghibur penulis serta mendoakan dalam menyelesaikan skripsi ini. 6. Medityo Herdi yang selalu memberikan semangat, menemani penulis serta mendoakan dalam menyesesaikan skripsi ini. 7. Teman-teman satu bimbingan Memey, Fika, Tito dan Anty yang selalu berjuang bersamasama dan berbagi pengalaman dalam menyelesaikan skripsi ini. 8. Resty, Eka, Ebby, Itha, Ine, Firsty serta teman-teman yang lain yang selalu memberikan semangat dan dukungannya serta mendoakan dalam menyelesaikan skripsi ini. 9. Teman-teman kosan TM 20 yang selalu bersama-sama mengukir kenangan indah selama menjadi anak kos. 10. Teman-teman seperjuangan di Program Sarjana Alih Jenis Manajemen Angkatan 7 (tujuh), yang selalu bersama-sama mengukir kenangan indah selama mengikuti perkuliahaan di Program Sarjana Alih Jenis Manajemen, Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen IPB. 11. Kedua orang tua yang luar biasa yang selalu memberikan semangat, inspirasi hidup, dukungan, dan doa yang tulus kepada penulis v

8 12. Pihak lain yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. Tak ada gading yang tak retak, tak ada manusia yang sempurna. Skripsi ini masih banyak kekurangannya. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun diperlukan untuk hal yang lebih baik. Akhirnya, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi kemaslahatan umat dan bernilai ibadah dalam pandangan ALLAH SWT. Amien. vi

9 DAFTAR ISI RINGKASAN RIWAYAT HIDUP... KATA PENGANTAR... UCAPAN TERIMA KASIH... DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN... I. PENDAHULUAN Latar Belakang Perumusan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Ruang Lingkup Penelitian... 5 II. TINJAUAN PUSTAKA Pengetahuan Data, Informasi, dan Pengetahuan Komponen pengetahuan Jenis-jenis pengetahuan Tingkat pengetahuan Sumber pengetahuan Manajemen pengetahuan Penciptaan pengetahuan Sosialisasi (socialization) Eksternalisasi (externalization) Kombinasi (Combination) Internalisasi (internalization) Implementasi Knowledge Management Knowledge Gap Analisis Knowledge Gap Knowledge wajib dan pilihan bagi karyawan Kesenjangan Pengetahuan Strategi pengolahan pengetahuan Penelitian terdahulu III. METODE PENELITIAN Kerangka Pemikiran Kerangka pemikiran konseptual Kerangka pemikiran operasional vii Halaman iii iv v vii ix x xi

10 3.2 Lokasi dan waktu penelitian Jenis dan sumber data Metode pengumpulan data penelitian Metode pengambilan sampel Pengolahan dan analisis data Uji validasi Uji reliabilitas Skala likert Analisis kesenjangan pengetahuan Importance performance analysis (IPA) IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum Perusahaan Sejarah PT Pertamina Trans Kontinental Visi, Misi, Motto dan Strategi Perusahaan Struktur Organisasi PT Pertamina Trans Kontinental Kegiatan Usaha PT Pertamina Trans Kontinental Karakteristik Responden Tabulasi Silang Tabulasi Silang antara Karakteristik Responden dengan Sumber Pengetahuan Karyawan Tabulasi Silang antara Karakteristik Responden dengan Aset Pengetahuan Karyawan Analisi Sumber-sumber Pengetahuan Analisis Aset Pengetahuan Pengetahuan yang Diharapkan Perusahaan Analisis K-Gap (Kesenjangan Pengetahuan) Penilaian Tingkat Kepentingan terhadap Tingkat Penguasaan Implikasi Manajerial KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN viii

11 DAFTAR TABEL No. Halaman 1. Perbedaan antara dua jenis pengetahuan Jumlah pembagian responden berdasarkan tiap fungsi PT Pertamina Trans Kontinental Pemberian nilai dalam analisis kesenjangan Skala dalam analisis kesenjangan Tabulasi silang pendidikan terakhir dengan belajar dari mengamati orang lain Tabulasi silang usia dengan pelatihan yang diikuti Tabulasi silang usia dengan keaktifan menjadi anggota kelompok untuk meningkatkan kinerja Tabulasi silang usia dengan pelatihan menggunakan contoh dan perumpamaan yang mudah dipahami Tabulasi silang jenis kelamin dengan belajar dari mengamati Orang Lain Tabulasi silang usia dengan saling percaya dalam berbagi Keterampilan dan pengalaman Tabulasi silang usia dengan pelaksanaan ketentuan operasional Frekuensi sumber-sumber pengetahaun Rekapitulasi frekuensi sumber pengetahaun Frekuensi aset pengetahuan Rekapitulasi frekuensi aset pengetahuan Analisis K-Gap Tingkat kepentingan atribut pengetahuan Tingkat penguasaan atribut pengetahuan ix

12 DAFTAR GAMBAR No. Halaman 1. Hierarki pengetahuan Liebowitz & Backman Pola hubungan Zack Kerangka pemikiran Diagram Importance/Performance Matrix Struktur Organisasi PT Pertamina Trans Kontinental Karakteristik responden berdasarkan usia Karakteristik responden berdasarkan lama bekerja Karakteristik responden berdasarkan tingkat pendidikan Diagram kartesius tingakat kepentingan pengetahuan dan tingkat penguasaaan pengetahuan karyawan x

13 DAFTAR LAMPIRAN No. Halaman 1. Struktur Organisasi Hasil Uji Validitas Hasil Uji Reliabilitas xi

14 I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Era globalisasi saat ini setiap organisasi dituntut untuk mampu bersaing secara kuat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam kondisi ini, kelangsungan hidup dan keunggulan bersaing perusahaan untuk memenangkan pasar sangat ditentukan oleh intangible asset (aset tanwujud) yang melekat dalam diri sumber daya manusia (SDM) baik keterampilan maupun pengetahuan dan bukan lagi pada kemampuan untuk mendapatkan dan mengubah bahan mentah menjadi barang jadi. Suatu perusahaan yang sukses sangat ditentukan oleh kemampuan mereka beroperasi dalam lingkungan bisnis global yang mengalami perubahan cepat dan tidak dapat diprediksi dengan memfokuskan pada pengembangan sumber daya manusia yang berbasis pengetahuan (knowledge based worker). Pengetahuan telah menjadi modal yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang dapat membuat perusahaan terus berkembang di era globalisasi saat ini. Perusahaan mengharapkan seluruh karyawannya mampu mengembangkan diri dalam pekerjaan sesuai dengan kemampuan (kompetensi) yang dimiliki. Sehingga diharapkan seorang karyawan dapat bertindak efektif dan efisien serta dapat berkreatifitas menciptakan inovasiinovasi baru yang dapat menguntungkan perusahaannya. Semakin tinggi tingkat pengetahuan karyawan, maka mereka semakin mengerti dan memahami apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab mereka. Hal ini dapat sangat membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya. Saat ini keberhasilan suatu perusahaan ditentukan pula oleh keterampilan mereka dalam menciptakan pengetahuan organisasinya. Penciptaan pengetahaun tercapai melalui desain proses sosial yang menciptakan pengetahuan baru dengan mengalihkan tacit knowledge ke dalam explicit knowledge atau sebaliknya, hal tersebut dilakukan berdasarkan learning process. Menurut Nanako dan Takeuchi yang dikutip Setiarso (2009)

15 2 keberhasilan perusahaan Jepang ditentukan oleh keterampilan dan kepakaran mereka dalam menciptakan knowledge dalam organisasinya. Banyak perusahaan belum atau tidak mengetahui potensi pengetahuan (pengetahuan + pengalaman) tersembunyi yang dimiliki oleh karyawannya. Riset Delphi Group menunjukkan bahwa pengetahuan dalam organisasi tersimpan dalam struktur, 42% dipikiran (otak) karyawan, 26% dokumen kertas, 20% dokumen elektronik, 12% knowledge base elektronic. Fakta umum ini terjadi dimana-mana, bahwa asset knowledge sebagian besar tersimpan dalam pikiran kita, yang disebut tacit knowledge. Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahuai dan alami, tetapi sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap (Setiarso, 2009). Tacit knowledge sangat sulit dipindahkan kepada orang lain karena pengetahaun tersebut tersimpan dipikiran masing-masing individu dalam organisasi. Tidak dapat dipungkiri dalam organisasi sering terjadi pengetahuan yang dimiliki karyawan tidak sesuai dengan apa yang diharapkan oleh organisasi, hal ini mengakibatkan munculnya kesenjangan pengetahuan (knowledge gap). Gap dalam manajemen pengetahuan terjadi antara apa yang perusahaan harus ketahui dan apa yang perusahaan ketahui. Kesenjangan pengetahuan (knowledge gap) secara tidak langsung dapat mempengaruhi tingkat keberhasilan organisasi, untuk itu diperlukan pemanfaat dan pengembangan pengetahuan secara benar. Oleh karena itu Knowledge Management dibutuhkan untuk menjawab persoalan-persoalan ini. Indonesia sebagai Negara maritim memiliki peluang yang sangat besar untuk mengembangkan usaha dibidang pelayaran, usaha pelayaran mau tidak mau, suka atau tidak suka harus mengikuti perkembangan dunia karena usaha pelayaran ilmunya senantiasa berkembang sesuai perkembangan zaman, serta kebutuhan akan sarana transportasi laut yang semakin canggih. Tingginya potensi angkutan dalam negeri akan memberikan tantangan kepada perusahaan pelayaran Indonesia untuk berlomba-lomba menjadi unggul untuk menguasai pasar. Salah satu keunggulan yang belum banyak didayagunakan adalah manajemen pengetahuan.

16 3 Salah satu perusahaan yang bergerak dalam usaha jasa maritim adalah PT Pertamina Trans Kontinental (PTK) didirikan pada tanggal 9 September 1969 di Jakarta dengan status Anak Perusahaan PT Pertamina. Dengan pembagian saham kepemilikan sebesar 99,99% dimiliki oleh Pertamina dan 0,01% dimiliki oleh PT Patra Dok Dumai.. Perusahaan ini pada mulanya bergerak sebagai Perusahaan Pelayaran yang bertugas mengangkut barang-barang keperluan khusus Pertamina. Namun semenjak tahun 1978 PT PTK tidak lagi hanya melayani Pertamina semata tetapi juga melayani pihak-pihak lain, dan mengubah model bisnisnya menjadi sebuah bisnis berorientasi profit. PT. Pertamina Trans Kontinental tahun ini akan menambah satu unit kapalnya guna mendukung operasi perusahaan. Adapun jenis kapal yang akan ditambah adalah kapal Tug & Oil Barge. Hal tersebut juga dilakukan oleh beberapa perusahaan pelayaran di Indonesia seperti Humpuss Intermoda, PT Wintermar Offshore Marine, PT Buana Listya Tama. Untuk mewujudkan keinginan perusahaan untuk go international, menajemen jauh-jauh hari harus mempersiapkan SDM yang siap bertarung. Sebagai sebuah perusahaan pelayaran Indonesia yang berorientasi profit, PT Pertamina Trans Kontinental harus memandang pengetahuan sebagai sumberdaya stratejik terpenting sehingga dapat digunakan sebagai keunggulan bersaing yang tahan lama. Tidak hanya di pasar regional, tetapi juga di pasar global. Salah satunya diperlukan mengoptimalkan pengetahuan yang dimiliki karyawan dengan mengembangkan SDM yang berkelanjutan. Mengelola pengetahuan sebenarnya sebagaimana perusahaan mengelola karyawannya karena pengetahuan melekat pada perusahaan dan individu dalam perusahaan. Dalam perusahaaan pengetahuan dapat dilihat jelas dari prosedur, peraturan serta kebijakan yang dibuat oleh peusahaan. Sedangkan dalam individu tersimpan dalam pengetahuan yang dimiliki. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pengembangan SDM adalah mengetahui adanya kesenjangan pengetahuan (knowledge gap) yang ada diantara karyawan. Dengan pemanfaatan serta pengembangan pengetahuan secara benar perusahaan dapat membuat langkah-langkah yang dapat menciptakan

17 4 inovasi-inovasi yang bernilai tinggi bagi perusahaan untuk menjadi perusahaan go international. 1.2 Perumusan Masalah Pengetahuan sangat berperan penting bagi perusahaan untuk mencapai tujuannya. Hal ini disebabkan pengetahuan dapat menjadi keunggulan kompetitif yang tahan lama bila organisasi mengetahui lebih banyak akan sesuatu dibandingkan pesaing. Tidak seperti sumberdaya tradisional lainnya yang dapat berkurang saat digunakan, pengetahuan justru akan meningkat pada saat digunakan. Pengetahuan yang semakin sering digunakan akan semakin bernilai bagi organisasi. Untuk mempertahankan keberlangsung keunggulan kompetitif, organisasi dapat melakukan dengan menambah pengetahuan baru. Gabungan pengetahuan lama dan baru menciptakan keunikan baru yang akhirnya menciptakan kesempatan untuk melakukan sinergi pengetahuan. Saat ini PT Pertamina Trans Kontinental belum menerapkan manajemen pengetahuan untuk mengelola pengetahuan yang dimiliki oleh perusahaan, PT Pertamina Trans Kontinental dalam kegiatan sehari-harinya menerapkan sistem manajemen kinerja yang disingkat dengan SMK. Dalam penerapan sistem ini perusahaan mengidentifikasi, mendorong, mengukur, mengevaluasi, meningkatkan dan memberikan penghargaan terhadap kinerja karyawan. Hasil evaluasi yang dilakukan perusahaan terhadap karyawan dapat melihat adanya kesenjangan capaian kinerja karyawan individu dibandingkan dengan harapan perusahaan. Dalam hal perusahaan menginginkan karyawannya bukan saja mencapai tujuan individunya tetapi karyawan ikut berperan serta dalam pencapaian harapan perusahaan. Oleh karena itu analisis tentang kesenjangan pengetahuan (knowledge gap) dapat dijadikan bahan acuan bagi organisasi untuk menyatukan tujuan organisasi dan tujuan individu dengan melihat tingkat kesenjangan pengetahuan yang ada pada perusahaan dan sebagai langkah awal untuk menerapkan manajemen pengetahuan. Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan, maka permasalahan yang dapat dirumuskan adalah sebagai berikut:

18 5 1. Darimana saja sumber-sumber pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan PT Pertamina Trans Kontinental? 2. Aset pengetahuan apa saja yang dimiliki PT Pertamina Trans Kontinental? 3. Pengetahuan apa saja yang diharapkan dimiliki dan dikuasai oleh karyawan PT Pertamina Trans Kontinental? 4. Apakah terjadi kesenjangan pengetahuan pada PT Pertamina Trans Kontinental? 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan yang akan dicapai dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi sumber-sumber pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan PT Pertamina Trans Kontinental. 2. Mengidentifikasi aset pengetahuan yang dimiliki PT Pertamina Trans Kontinental 3. Mengidentifikasi pengetahuan yang diharapkan dimiliki dan dikuasai oleh karyawan PT Pertamina Trans Kontinental. 4. Menganalisis kesenjangan pengetahuan (knowledge gap) pada PT Pertamina Trans Kontinental. 1.4 Manfaat Penelitian. 1. Bagi perusahaan, penelitian ini dapat menyumbangkan ide dan pertimbangan bagi perkembangan perusahaan dengan menciptakan manajemen pengetahuan didalam PT Pertamina Trans Kontinental. 2. Bagi penelitian selanjutnya, penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan dan wawasan serta bahan rujukan tentang manajemen pengetahuan dalam organisasi. 1.5 Ruang Lingkup Ruang lingkup penelitian ini adalah mengidentifikasi sumber pengetahuan karyawan, aset pengetahauan yang dimiliki dan pengetahuan yang diharapkan dimiliki karyawan pada PT Pertamian Trans Kontinental. Dilakukan tabulasi silang untuk mengetahui hubungan karakteristik respon terhadap sumber pengetahuan dan aset pengetahuan perusahaan Selanjutnya dianalisis mengenai kesenjangan pengetahuan. Penelitian ini dilakukan

19 6 dengan menyebarkan kuesioner kepada karyawan PT Pertamina Trans Kontinental dan wawancara terhadap pihak internal dan didukung dengan studi literatur.

20 II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengetahuan Data, Informasi, dan Pengetahuan Menurut Bergeron yang dikutip Sangkala (2007), yang dimaksud dengan data adalah bilangan, terkait dengan angka-angka atau atribut-atribut yang bersifat kuantitas, yang berasal dari hasil observasi, eksperimen, atau kalkulasi. Informasi merupakan kumpulan data yang terkait dengan penjelasan, interpretasi dan berhubungan dengan materi lainnya mengenai objek peristiwa-peristiwa atau proses tertentu. Pengetahuan adalah informasi yang telah diorganisasi, disintesiskan, diringkaskan untuk meningkatkan pengertian pengertian, kesadaran atau pemahaman. Definisi pengetahuan lainnya dikemukakan Woolf dalam Munir (2008), pengetahuan adalah informasi yang terorganisasi sehingga dapat diterapkan untuk pemecahan masalah. Definisi itu hampir mirip dengan Turban et al yang dikutip Munir (2008) pengetahuan adalah informasi yang telah dianalisis dan diorganisasi sehingga dapat mengambil keputusan. Sementara itu menurut Davenport dan Prusak yang dikutip Munir (2008), pengetahuan atau knowledge, bukanlah data, bukan pula informasi, namun sulit sekali dipisahkan dari keduanya. Perbedaan antara data, informasi seringkali hanya pada masalah derajat kedalamannya, dimana pengetahuan dipandang sebagai sesuatu yang lebih mendalam disbanding informasi, dan tidak sama juga dengan data menurut Munir (2008). Sedangkan menurut Davidson dan Vos yang dikutip Sangkala (2007) untuk memahami perbedaan data, informasi, dan pengetahuan, harus dapat digarisbawahi nilai hirarkinya. Informasi merupakan data yang disaring (distilled) dan dimaknai, demikian pula pengetahuan adalah informasi yang disaring dan dimaknai.

21 8 KAPABILITAS ORGANISASI KEAHLIAN PENGETAHUAN INFORMASI DATA SIMBOL Gambar 1. Hierarki Pengetahuan Liebowitz & Beckman (Munir, 2008) Kapabilitas organisasi adalah keahlian-keahlian yang ada di organisasi dikombinasikan menjadi kemampuan untuk menghasilkan produk, baik barang ataupun jasa atau proses dengan kualitas prima. Marquardt yang diacukan (Munir,2008), seseorang ahli dalam pembelajaran organisasi, juga menambahkan bahwa salam kapabilitas organisasi terkandung pula kemampuan untuk belajar menyerap pengetahuan, mengkombinasikan pengetahuan, menciptakan pengetahuan baru, dan memanfaatkannya untuk menghasilkan inovasi. Menurut Liebowitz dan Beckman yang dikutip Munir (2008) mendefinisikan sebagai penggunaan pengetahuan secara pantas dan tepat untuk memecahkan masalah, meningkatkan kinerja, dan mencapai hasil yang luar biasa. Dalam definisi ini, kedua ahli manajemen pengetahuan ini juga menyiratkan bahwa orang dengan banyak pengetahuan belum tentu dapat menggunakan secara efektif pengetahuanpengetahuannya itu dan mengakumulasikan hasil pembelajarannya dalam bentuk pengetahuan baru yang berkualitas Komponen Pengetahuan Seperti disampaikan sebelumnya, pengetahuan merupakan hasil pembelajaran. Oleh sebab itu untuk lebih meningkatkan pemahaman mengenai pengertian pengetahuan, perlu juga mengetahui komponen-komponen pengetahuan kunci dari pengetahuan yang dapat membedakan satu pengetahuan dengan pengetahuan yang

22 9 lain. Davenport dan Prusak yang dikutip Munir (2008) menyampaikan beberapa komponen-komponen kunci dari pengetahuan, yaitu pengalaman, kebenaran, penalaran, petunjuk-praktis (rule-of-thumb), nialai-nilai serta keyakinan (belief). 1. Pengalaman atau Experience. Pengalaman merujuk pada apa yang pernah kita lakukan dan apa yang pernah kita alami di masa lalu.pengetahuan terus berkembang melalui pengalaman, termasuk apa yang diserap manusia dari berbagai pelatihan yang dikuti, buku-buku yang dibaca, nasihat-nasihat mentor, juga dari pembelajaran informal di dalam maupun diluar organisasi. 2. Kebenaran Mendasar atau Ground Truth. Kebenaran mendasar merujuk pada mengetahui apa yang benar-benar terjadi dan apa yang tidak terjadi. Seringkali manusia hanya mengetahui apa yag seharusnya tejadi melalui teori. Namun apa yang benar-benar terjadi diperoleh melalui pengalaman langsung. 3. Penalaran atau Judgement. Tidak seperti data dan informasi, pengetahuan mengandung penalaran. Pengetahuan tidak saja menyebabkan manusia bisa menalar suatu situasi dan informasi-informasi baru, pengetahuan juga membuat manusia dapat menalar dan memodifikasi pengetahuan yang telah dimilikinya sebagai respons terhadap situasi dan informasi-informasi baru tersebut. 4. Penunjuk-praktis atau Rule of Thumb dan intuisi atau intuition. Penunjuk-praktis adalah panduan tindakan manusia yang terbentuk dan berkembang melalui pengalaman coba-coba dan observasi dalam waktu panjang. Hampir mirip dengan pengalaman dengan pengalaman, petunjuk praktis adalah pola yang diperoleh melalui pengalaman dalam menghadapi suatu kejadian secara berulang-ulang. Sehingga terbentuk solusi jalan pintas untuk masalah-masalah terdahulu yang telah pernah berhasil dipecahkan. Dengan pengetahuan, manusia dapat lebih cepat memberikan tanggapan atas masalah-masalah, karena kita tidak perlu selalu mulai dari awal untuk mencari pemecahannya. Sedangkan intuisi adalah compressed expertise atau keahlian-keahlian yang telah dipadatkan, sulit dipisah-pisahkan karena seolah-olah telah menjadi satu kesatuan. 5. Nilai-nilai atau Values dan Keyakinan atau Belief. Nilai-nilai serta keyakinan orang-orang yang berada di dalam dan di luar organisasi sangat mempengaruhi pengetahuan organisasi. Hal ini disebabkan karena organisasi terbentuk dan beroperasi pada lingkungan yang terdiri dari manusia-manusia, di mana nilai-

23 10 nilai dan keyakinan manusia-manusia tersebut memengaruhi pemikiran dan tindakannya (manusia-manusia) Jenis-jenis Pengetahuan Menurut Munir (2008) jenis pengetahuan menjadi dua, yaitu pengetahuan eksplisit (explicit) dan pengetahuan terbatinkan (tacit). Pengetahuan explicit dapat diekpresikan dalam kata-kata dan angka, serta dapat disampaikan dalam bentuk formula ilmiah, spesifikasi, prosedur operasi standar, bagan, manual-manual, dan sebagainya. Pengetahuan jenis ini dapat segera diteruskan dari satu individu ke individu lain secara formal dan sistematis. Sedangkan pengetahuan tacit terletak dalam benak manusia, bersifat sangat personal dan sulit dirumuskan, sehingga membuatnya sulit untuk dikomunikasikan atau disampaikan pada orang lain. Perbedaan mendasar antara kedua jenis pengetahuan ini dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 1. Perbedaan antara dua jenis pengetahuan PENGETAHUAN TACIT PENGETAHUAN EXPLICIT Knowledge of experience Simultaneous knowledge Analog knowledge Knowledge of rationality Sequential knowledge Digital knowledge Sumber : Nonaka dan Takeuchi dikutip oleh Munir (2008) Tingkat Pengetahuan Menurut Munir (2008), pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi terdiri dari tiga tingkatan, yaitu : 1. Pengetahuan inti atau core knowledge adalah tingkat dan cakupan pengetahuan yang dibutuhkan hanya untuk sekedar dapat beroperasi dalam industri atau lingkungan di mana organisasi berada. Pengetahuan jenis ini tidak menjamin keunggulan bersaing perusahaan, apalagi kelangsungannya dalam jangka panjang. Namun dalam skala industri pengetahuan inti diperlukan sebagai penghalang masuk industry (entry barrier) karena pengetahuan inti biasanya pasti dan memang harus dimiliki oleh perusahaan-perusahaan yang bermain dalam industri yang bersangkutan. 2. Pengetahuan lanjut atau advanced knowledge merupakan pengetahuan yang dimiliki oleh perusahaan yang ingin dipertimbangkan sebagai pemain yang tangguh dalam industrinya atau organisasi nirlaba yang ingin mempunyai

24 11 kinerja prima. Pengetahuan ini membuat perusahaan bias melakukan seranganserangan dalam persaingan. 3. Pengetahuan inovatif atau innovative knowledge merupakan pengetahuan yang membuat perusahaan mampu menjadi pemimpin dalam persaingan. Pengetahuan jenis ini sebetulnya mirip dengan pengetahuan lanjut, bedanya pengetahuan ini dapat membuat perusahaan melakukan diferensiasi yang sangat berarti dibandingkan para pesaingnya. Hal ini bias terjadi karena dengan pengetahuan inovatif perusahaan dapat mengubah basis persaingan dalam indsutri. Menurut Machlup dikutip oleh Munir (2008) ada tiga jenis pengetahuan, yaitu: 1. Knowing that Knowing that berhubungan dengan pengetahuan proposisi (propositional), mempunyai makna bahwa kita percaya bahwa sesuatu itu adalah demikian, bukan lainnya. 2. Knowing what Kebanyakan orang yang merasa mengetahui tentang suatu hal yang kompleks sebenarnya hanya mengetahui sebagian saja dari keseluruhan pengetahuanpengetahuan proposisi yang membentuk seluruh hal tersebut. 3. Knowing how Merupakan jenis pengetahuan yang paling banyak dimiliki oleh organisasi saat ini karena berhubungan dengan kemampuan melakukan suatu tugas atau kegiatan Sumber Pengetahuan Menurut Aldi (2005) Sumber-sumber pengetahuan dapat dicari dan dalam organisasi maupun luar organisasi. Pengetahuan internal organisasi dapat ditemukan dari dokumen, prosedur dan aturan organisasi, perilaku, iklim dan budaya organisasi. Pengetahuan eksternal dapat ditemukan di publikasi-publikasi ilmiah, majalah-majalah populer, dan di sekolah-sekolah bisnis. Pengetahuan yang berasal dari luar organisasi, biasanya lebih abstrak dan dapat diakses pesaing, memberikan pemikiran-pemikiran baru dan segar bagi organisasi serta dapat menjadi pembanding.

25 Manajemen Pengetahuan Menurut Tiwana (2000) manajemen pengetahuan adalah pengelolaan pengetahuan organisasi untuk menciptakan nilai bisnis (business value) dan menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan (sutainable competitive advantage). Secara umum knowledge management dapat dijelaskan sebagai langkahlangkah sistematik untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi, untuk menciptakan nialai dan menigkatkan keunggulan kompetitif dalam Tjakraatmadja (2006). Horwitch dan Armacost yang dikutip Sangkala (2007) mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai pelaksanaan penciptaan, penangkapan, pentransferan, dan pengaksesan pengetahuan dan informasi yang tepat ketika dibutuhkan untuk membuat keputusan yang lebih baik, bertindak dengan tepat, serta memberikan hasil dalam rangka mendukung strategis bisnis. Davidson dan Voss dikutip Sangkala (2007) mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai sistem yang memungkinkan perusahaan menyerap pengetahuan, pengalaman, dan kreativitas para stafnya untuk perbaikan kinerja perusahaan. Davidson dan Voss juga menyatakan bahwa manajemen pengetahuan merupakan suatu proses yang menyediakan cara sehingga perusahaan dapat mengenali di mana aset intelektual kunci berada, menangkap ukuran aset intelektual yang relevan untuk dikembangkan. Pandangan lain dari Santosu & Surmach yang dikutip Sangkala (2007) yang menyatakan bahwa manajemen pengetahuan merupakan proses di mana perusahaan melahirkan nilai-nilai dari intellectual assets dan aset yang berbasiskan pengetahuan. Sementara itu, menurut pandangan Karl-Erick Sveiby yang dikutip Sangkala (2007), manajemen pengetahuan adalah seni penciptaan nilai dari intangible assets. Berbagai definisi yang dikemukakan oleh para ahli terlihat memiliki sudut pandang yang berbeda-beda. Oleh karena itu, Tannebaum yang dikutip Sangkala (2007) menawarkan definisi yang lebih komprehensif terhadap definisi manajemen pengetahuan. 1. Manajemen pengetahuan mencakup pengumpulan, penyusunan, penyimpanan dan pengaksesan informasi untuk membangun pengetahuan 2. Manajemen pengetahuan mencakup berbagai pengetahuan (sharing knowledge). 3. Manajemen pengetahuan terkait dengan pengetahuan orang. Manajemen pengetahuan terkait dengan peningkatan efektivitas organisasi.

26 13 Tannebaum memberikan penjelasan mengenai karakteristik berbagai aktivitas manajemen pengetahuan paling tidak terdiri dari: 1. Pengembangan database organisasi mengenai pelanggan,masalah mengenai pelanggan, masalah yang bersifat umum dan serta pemecahannya; 2. Mengenali para ahli internal, memperjelas apa yang mereka ketahui, dan mengembangkan kamus yang menjelaskan sumber daya internal kunci dan mengenali bagaimana menemukannya; 3. Mendapatkan dan menangkap pengetahuan dari para ahli tersebut untuk disebarkan ke yang lain; 4. Mendesain struktur pengetahuan yang membantu mengelola informasi dalam suatu cara yang dapat diakses dan siap untuk diaplikasikan; 5. Menciptakan forum bagi orang-orang yang ada didalam perusahaan untuk berbagai pengalaman dan ide; 6. Memanfaatkan groupware sehingga memungkinkan berbagai macam orang di lokasi yang berbeda dapat berkomunikasi untuk menyelesaikan masalah secara bersama-sama; 7. Bertindak untuk mengenali, mempertahankan talenta orang-orang yang memiliki pengetahuan yang diperlukan dalam organisasi; 8. Mendesain pelatih dan aktivitas pengembangan lainnya untuk menilai dan membangun pengetahuan internal; 9. Menerapkan praktik penghargaan, pengakuan, dan promosi yang mendorong berlangsungnya kegiatan berbagi informasi; 10. Membantu pekerjaan serta menyediakan alat-alat yang mendukung kinerja sehingga memungkinkan setiap orang menilai dan menerapkan pengetahuan apabila diperlukan; 11. Memaknai database pelanggan, produk, transaksi, atau hasil dengan mengenali kecenderungan dan menggali informasi sebanyak mungkin; 12. Mengukur modal intelektual di dalam upaya mengelola pengetahuan yang lebih baik; 13. Menangkap dan menganalisis informasi yang terkait dengan perhatian pelanggan.

27 Penciptaan Pengetahuan Nonaka dan Takeuchi dikutip Munir (2008), menyatakan bahwa proses penciptaan knowledge organisasi terjadi karena adanya interaksi (konversi) antara tacit knowledge dan explicit knowledge, melalui proses sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi dan internalisasi. Keempat modus konversi pengetahuan ini sering disebut sebagai Spiral SECI untuk menunjukkan bahwa semakin sering proses konversi pengetahuan tersebut terjadi, semakin mendalam pula pemahaman yang bersangkutan. (Munir, 2008) Sosialisasi (socialization) Sosialiasasi merujuk pada konversi pengetahuan terbatinkan (tacit) ke pengetahuan terbatinkan (tacit). Menurut Munir (2008) istilah sosialisasi ini digunakan untuk menekankan pada pentingnya kegiatan bersama antara sumber pengetahuan dan penerima pengetahuan dalam proses konversi pengetahuan terbatinkan (tacit) Eksternalisasi (Externalization) Eksternalisasi merujuk pada konversi pengetahuan tacit ke pengetahuan eksplisit. Melalui cara ini, pengetahuan menjadi terkristalkan sehingga dapat didistribusikan kepihak lain dan menjadi basis bagi pengetahuan baru. Dalam proses eksternalisasi, pengetahuan tacit diekspresikan dan diterjemahkan menjadi metafora, konsep, hipotesis, diagram, model, atau prototype sehingga sapat dimengerti oleh pihak lain Kombinasi (Combination) Kombinasi merujuk pada konversi pengetahuan eksplisit ke pengetahuan eksplisit. Dengan cara ini, pengetahuan dipertukarkan dan dikombinasikan melalui media seperti dokumen-dokumen, rapat-rapat, percakapan telepon dan komunikasi melalui jaringan computer Internalisasi (Internalization) Internalisasi merujuk pada konversi pengetahuan eksplisit menjadi pengetahuan tacit. Cara ini mirip sekali dengan kegiatan yang disebut belajar sambil mengerjakan, atau learning by doing. Menginternalisasi pengetahuan digunakan untuk memperluas, memperdalam, serta mengubah pengetahuan tacit yang dimiliki oleh setiap anggota perusahaan.

28 15 Menurut Nonaka et al dikutip Sukmawati (2010), aset pengetahuan adalah basis bagi proses penciptaan pengetahuan karena aset pengetahuan merupakan input dan output proses penciptaan pengetahuan. Adapun tipe-tipe aset pengetahuan, yaitu: 1. Aset Pengetahuan Eksperiensial (experiential asset) Aset pengetahuan eksperiensial merupakan pengetahuan tacit yang dibangun melalui kebersamaan, pengalaman bersama dalam organisasi atau pengalaman bekerja sama diantara karyawan, pelanggan, pemasok, atau organisasi afiliasi. Aset pengetahuan eksperiensial dibagi lagi menjadi empat tipe pengetahuan, yaitu pengetahuan emosional, pengetahuan fisik, pengetahuan energetik, dan pengetahuan ritmik. 2. Aset Pengetahuan Konseptual (conceptual asset) Aset pengetahuan konseptual merupakan pengetahuan eksplisit yang diartikulasikan melalui pencitraan, simbol, dan bahasa. Aset ini didasarkan pada persepsi pelanggan dan karyawan. Aset konseptual biasanya mempunyai bentuk tanwujud dan lebih mudah diartikulasikan dibanding aset eksperiensial, tetapi masih sulit dipahami apa yang dirasakan oleh pelanggan atau anggota organisasi. 3. Aset Pengetahuan Sistemik (systemic asset) Aset pengetahuan sistemik merupakan pengetahuan eksplisit yang tersistemasi dan terkemas, seperti teknologi yang dirumuskan eksplisit, spesifikasi produk, manual atau informasi terdokumentasi tentang pelanggan dan pemasok. Termasuk juga proteksi hak intelektual secara legal, seperti lisensi atau paten. 4. Aset Pengetahuan Rutin (routine asset) Aset pengetahuan rutin merupakan pengetahuan tacit yang sudah rutin menyatu dan menjadi aturan dalam kegiatan atau praktik organisasi. Keterampilan, kegiatan rutin, dan budaya organisasi yang dilakukan sehari-hari. Melalui praktik berkesinambungan, pola pikir atau tindakan tertentu dikuatkan dan dilakukan bersama oleh anggota organisasi. 2.4 Implementasi Knowledge Management Tobing (2007) ada beberapa faktor penting dalam implementasi KM yaitu: 1. Manusia. Pada hakekatnya pengetahuan berada dalam pikiran manusia berupa tacit knowledge. Meningkatkan motivasi dan membangkitkan partisipasi anggota organisasi dalam implementasi KM, memerlukan pendekatan SDM. Praktek

29 16 implementasi KM membuktikan bahwa pemberian reward merupakan salah satu faktor yang signifikan dalam menentukan keberhasilan implementasi KM. 2. Leadership. Peran yang sangat kritis yang harus dijalankan oleh pemimpin adalah membangun visi yang kuat, yaitu visi yang dapat menggerakan seluruh anggota organisasi untuk mencapai visi tersebut. 3. Teknologi. Teknologi informasi (IT) menjadi salah satu enabler dari KM. perkembangan teknologi internet dengan berbagai aplikasi didalamnya membuat teknologi ini menjada basis utama pengembangan KM. 4. Organisasi. Organisasi yang supportif terhadap KM adalah menghargai pengetahuan yang dimilikinya. Organisasi ini sangat fleksibel dan sangat mudah menyesuaikan diri dengan perubahan. 2.5 Knowledge Gap (Kesenjangan Pengetahuan) Analisis Knowledge-Gap Menurut Setiarso (2009), dilakukannya proses penilaian kesenjangan pengetahuan (K-Gap) didalam suatu organisasi, maka dapat diketahui keadaan pengetahuan yang dibutuhkan dan pengetahuan yang sekarang tersedia. Tingkat kepentingan menyatakan seberapa penting pengetahuan yang dibutuhkan oleh karyawan untuk menjalankan tugas dan fungsinya. Tingkat penguasaan menyatakan seberapa jauh penguasaan karyawan yang terdapat di dalam suatu bidang terhadap pengetahuan yang dibutuhkan. Sehinggga dapat dilihat kesenjangan pengetahuan antara tingkat kepentingan dengan tingkat penguasaaan. Kesenjangan ini akan menunjukkan arah peningkatan/pengembanagn yang seharusnya dilakukan atau batas minimal peningkatan kondisi saat ini hingga kesenjangan tidak ada, sehingga diharapkan kinerja akan meningkat pada akhirnya akan meningkatkan kinerja organisasi Knowledge Wajib dan Pilihan Bagi Karyawan Suatu perusahaan dapat menentukan mana yang termasuk knowledge wajib dan knowledge pilihan. Dalam Setiarso (2009) knowledge wajib didefinisikan sebagai knowledge yang perlu dan harus dimiliki oleh karyawan untuk melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisisen. Knowledge pilihan didefinisikan sebagai pengetahuan pelengkap yang dapat membantu dalam pelaksanaan tugas karyawan. Untuk pengembangan sistem knowledge management, pengembangan kemampuan

30 17 karyawan pada knowledge wajib harus segera ditingkatkan. Peningkatan dapat dilakukan melalui diklat, workshop, seminar, dan lainnya Kesenjangan Pengetahuan Seringkali pengetahuam yang dimiliki karyawan tidak sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan. Kondisi ini memungkinkan munculnya kesenjangan pengetahuan di perusahaan. Dengan dilakukannya suatu proses penilaian kesenjangan pengetahuan di dalam suatu perusahaan, maka dapat diketahui keadaan pengetahuan yang dibutuhkan dan pengetahuan yang sekarang tersedia (Setiarso, 2009). Sesudah pengetahuan yang dibutuhkan dapat diidentifikasi maka dilakukan analisis kerangka Zack yang bisa dilihat dalam Gambar 2. Apa yang harus diketahui oleh suatu organisasi Hubungan / Link Knowledge Strategy Apa yang harus dikerjakan oleh organisasi Knowledge Gap Strategic Gap Apa yang telah dilakukan oleh organisasi Hubungan / Link Strategic-Knowledge Apa yang dapat dilakukan oleh organisasi Gambar 2. Pola Hubungan Zack (Setiarso,2009) Strategi Pengelolaan Pengetahuan Menurut Hansen et al yang dikutip Setiarso (2009) pada dasarnya, strategi organisasi dalam mengelola p terbagi atas dua ekstrim yaitu: strategi kodifikasi (codification strategy) dan strategi personalisasi (personalization strategy). Apabila pengetahuan diterjemahkan dalam bentuk eksplisit secara berhati-hati (codified) dan disimpan dalam basis data sehingga pengguna yang membutuhkan dapat mengakses pengetahuan tersebut, cara mengelola seperti itu dikatakan menganut strategi kodifikasi. Namun pengetahuan tidak hanya eksplisit saja, melainkan juga pengetahuan tacit. Pengetahuan tacit sangat sulit diterjemahkan ke dalam bentuk eksplisit. Oleh sebab itu, pengetahuan juga bisa dialihkan dari satu pihak ke pihak lain melalui hubungan personal yang intensif. Jadi, disini fungsi utama adalah

31 18 jaringan komputer baik internet atau intranet. Bukan saja untuk menyimpan atau mendokumentasikan pengetahuan, melainkan juga untuk memfasilitasi lalu lintas komunikasi antar individu dalam suatu organisasi merupakan strategi personalisasi. 2.6 Penelitian Terdahulu Lasma (2009) dalam skripsi yang berjudul Analisis Kesenjangan Pengetahuan (knowledge Gap) Karyawan PT PELNI Persero Direktorat SDM dan Umum yang bertujuan untuk mengidentifikasi sumber pengetahuan karyawan, menganalisis pengetahuanyang diharapkan perusahaan, menganalisis adanya kesenjangan pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan PT PELNI Persero Direktorat SDM & Umum. Metode analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis kesenjangan pengetahuan dan skor rataan skal likert. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sumber pengetahuan karyawan PT PELNI Persero Direktorat SDM dan Umum terdiri atas employee competencies, internal structures, external structures. Analisis terhadap sumber pengetahuan adalah karyawan setuju dengan cara yang dilakukan perusahaan untuk meningkatkan pengetahuan karyawan. Terdapat 15 pengetahuan yang diharapkan perusahaan, untuk dimiliki karyawan. Namun tidak semua pengetahuan tersebut dimiliki oleh karyawan, ini menandakan adanya kesenjangan pengetahuan anatara pengetahuan yang diharapkan untuk dimiiki oleh karyawan (tingkat kepentingan) dengan pengetahuan yang telah dimiliki karyawan (tingkat penguasaan). Hasil kesenjangan pengetahuan tertinggi ada pada pengetahuan tentang dana PSO (Public Service Obligate. Artinya pengetahuan tentang PSO memiliki tingkat kepentingan tertinggi tetapi karyawan memiliki tingkat penguasaan yang rendah. Sedangkan pengetahuan tentang konsep lalu lintas dokumen kepegawaian memiliki nilai K-Gap terendah yang berarti karyawan mampu menguasai pengetahuan tersebut dengan baik. Wahyuni (2010) dalam skripsi yang berjudul Analisis Kesenjangan Pengetahuan (Knowledge Gap) Antara Karyawan dan Manajer Koperasi Peternak Sapi Bandung Utara (KPSBU) yang bertujuan mengidentifikasi sumber-sumber yang ada pada KPSBU, menganalisis pengetahuan yang diharapkan oleh KPSBU untuk dimiliki oleh karyawan dan menganalisis adanya kesenjangan pengetahuan pada KPSBU antara karyawan dan manajer. Penelitian ini menggunakan Analisis Pengetahuan Model Zack. Analisis tersebut dilakukan untuk mendokumentasikan posisi pengetahuan organisasi saat ini dan menganalisisnya dengan berdasarkan apa yang harus diketahui oleh organisasi. Dengan

32 19 menganalisis Kesenjangan pengetahuan (K-Gap). Sumber pengetahuan KPSBU terdiri dari tiga sumber yaitu kompetensi karyawan, struktur internal, struktur eksternal. Pengetahuan yang diharapkan KPSBU untuk dikuasai oleh karyawan dan manajer adalah visi bersama, pengelolaan percakapan, mobilisasi penggerak pengetahuan, penyediaan lingkungan kondusif, penyebaran pengetahuan internal, pengetahuan perusahaan dan kreasi pengetahuan. Terdapat kesenjangan pengetahuan antara tingkat kepentingan pengetahuan dengan tingkat penguasaan pengetahuan di KPSBU. Dari hasil pengelolaan data dapat dilihat bahwa pengetahuan mengenai visi bersama memiliki nilai K-Gap tertinggi. Artinya pengetahuan visi bersama memiliki tingkat kepentingan yang tertinggi memiliki tingkat kepentingan tertinggi tetapi karyawan memiliki tingkat penguasaan rendah. Sedangkan penyediaan lingkungan kondusif memiliki nilaik K-Gap terendah yang artinya tingkat kepentingan yang rendah dan karyawan memiliki tingkat penguasaan tinggi. Chandra (2011) dalam skripsi yang berjudul Analisis Kesenjangan Pengetahuan (Knowledge Gap) Karyawan PT. Aneka Tambang Tbk, Unit Geomin yang bertujuan mengidentifikasi sumber-sumber pengetahuan yang ada, mengidentifikasi pengetahuan yang diharapkan dimiliki oleh karyawan, dan menganalisis kesenjangan pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan PT. Aneka Tambang Tbk, Unit Geomin. Analisis data dalam penelitian ini meggunakan analisis deskriptif dengan skor rata-rata (Likert), Tabulasi silang (cross tab), Importance Performance Analysis (IPA), dan Analisis kesenjangan pengetahuan (K-Gap). Hasil analisis deskriptif berdasarkan persepsi karyawan menunjukkan bahwa setuju dengan cara perusahaan mendapatkan sumber pengetahuan dan aset pengetahuan. Hasil analisis K-gap ditunjukkan oleh visi dan misi perusahaan yang memiliki kesenjangan pengetahuan tertinggi dengan nilai K-Gap, dimana tingkat kepentingan tinggi tetapi tingkat penguasaan masih rendah. Sedangkan untuk nilai K-gap terendah adalah pengetahuan tentang komunikasi efektif, yang mengartikan karyawan menguasai pengetahuan itu dengan baik. Berdasarkan Importence and performance Analysis diketahui atribut yang dinilai berkinerja baik adalah K3 dan Lingkungan dan atribut dinilai memiliki tingkat kinerja buruk adalah komunikasi efektif. Dalam penelitian yang berjudul Analisis Kesenjangan Pengetahuan Karyawan PT Pertamina Trans Kontinental memiliki beberapa perbedaan dibandingkan dengan penelitian terdahulunya. Perbedaannya yaitu dalam penelitian ini menggunakan analisis deskriptif dengan melihat frekuensi nilai yang sering muncul (modus), kemudian hasil

33 20 analisis deskriptif dikelompokkan sesuai dengan teori yang telah dipaparkan sebelumnya. Dimana sumber pengetahuan perusahaan dibagi menjadi dua sumber yaitu sumber internal dan sumber eksternal dan pada aset pengetahuan perusahaan dibagi menjadi empat kelompok yaitu eksperiensial, kopseptual, sistemik dan rutin. Dalam penelitian ini dilakukan tabulasi silang (cross tab) antara karakteristik dengan sumber pengetahuan perusahaan serta tabulasi silang antara karakteristik responden dengan aset pengetahuan perusahaan. Dari hasil tabulasi silang dapat dilihat beberapa karakteristik responden yang mempengaruhi sumber pengetahuan dan aset pengetahuan antara lain jenis kelamin, usia dan pendidikan terakhir responden.

34 III. METODE PENELITIAN 3.1 Kerangka Pemikiran Kerangka Pemikiran Konseptual Tingginya persaingan dalam dunia usaha membuat perusahaan harus mampu meningkatkan kualitas sumber daya manusia. PT Pertamina Trans Kontinental membutuhkan karyawan yang berkompetensi untuk mencapai visi dan misi perusahaan. Dalam hal ini PT Pertamina Trans Kontinental khususnya kantor pusat merupakan ujung tombak keberhasilan PT Pertamina Trans Kontinental dalam meningkatkan keberlangsungan dunia usahanya. Semakin banyak perusahaan jasa maritim yang tumbuh dan berkembang di Indonesia, sehingga PT Pertamina Trans Kontinental perlu menciptakan keunggulan dalam bersaing sebagai satu cara untuk mempertahankan keberlangsungan perusahaan. Keunggulan bersaing dapat tercipta dengan mengembangkan pengetahuan yang dimiliki karyawan sebagai upaya peningkatan kualitas SDM yang ada di PT Pertamina Trans Kontinental. Manajemen pengetahuan adalah pengelolaan pengetahuan organisassi untuk menciptakan nilai dan menghasilkan keunggulan bersaing atau kinerja prima menurut Tiwana yang dikutip Munir (2008). Organiasi yang memiliki banyak pengetahuan berkualitas belum tentu akan mampu menghasilkan barang atau jasa yang berkualitas. Belum tentu dapat menciptakan lingkungan kerja yang kondusif. Belum tentu dapat menghasilkan inovasi-inovasi dalam bentuk jumlah dan ragam produk baru yang dihasilkan, kemasan baru, cara baru dalam memproduksi produk (Munir 2008). Manajemen pengetahuan lebih terkait dengan hal-hal berbagi pengetahaun, bukan demi pengetahuan itu sendiri, tetapi lebih kepada suatu sarana untuk mengemukakan cara yang memungkinkan anggota perusahaan menjalankan proses bisnisnya lebih cepat, lebih baik, dan dengan biaya yang lebih efisien (Sangkala,2007). Dalam suatu perusahaan seringkali terjadi pengetahuan yang diharapkan tidak sesuai dengan pengetahuan yang dimiliki karyawan. Keadaan seperti ini disebut Knowledge Gap (Kesenjangan Pengetahuan). Dengan dilakukannya proses penilaian kesenjangan pengetahuan (K-Gap) di dalam suatu organisasi, maka dapat diketahui keadaan knowledge yang dibutuhkan dengan knowledge yang sekarang tersedia.