PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PADA PERUSAHAAN BISNIS KONSULTASI PT PIRAMEDIA SEJAHTERA ABADI (RED PIRAMID) Halaman Judul

Transkripsi

1 PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PADA PERUSAHAAN BISNIS KONSULTASI PT PIRAMEDIA SEJAHTERA ABADI (RED PIRAMID) Halaman Judul GROUP FIELD PROJECT Lim Bui Ho ( ) Bawa Wuryaningtyas ( ) Ronald ( ) GRADUATE PROGRAM PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS BINA NUSANTARA JAKARTA 2008 i

2 ii PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PADA PERUSAHAAN BISNIS KONSULTASI PT PIRAMEDIA SEJAHTERA ABADI (RED PIRAMID) Halaman Pernyataan GROUP FIELD PROJECT Lim Bui Ho ( ) Bawa Wuryaningtyas ( ) Ronald ( ) Tesis Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Magister Manajemen Pada Program Pascasarjana Universitas Bina Nusantara ii

3 iii PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PADA PERUSAHAAN BISNIS KONSULTASI PT PIRAMEDIA SEJAHTERA ABADI (RED PIRAMID) Persetujuan Pembimbing GROUP FIELD PROJECT Lim Bui Ho ( ) Bawa Wuryaningtyas ( ) Ronald ( ) Pembimbing : Richard Kumaradjaja, Ph.D. Tanggal: iii

4 iv KATA PENGANTAR Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan bimbingan- Nya sehingga tesis yang berbentuk Group Field Project ini dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu, yang penyusunannya merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Management pada Program Pascasarjana Universitas Bina Nusantara. Penulis mengangkat topik Knowledge Management dalam rangka meningkatkan competitive advantage pada perusahaan, dengan judul Penerapan Knowledge Management System pada Perusahaan Bisnis Konsultasi PT Piramedia Sejahtera Abadi (Red Piramid). Penulis menyadari bahwa dalam penulisan tesis ini masih terdapat banyak kekurangan, oleh sebab itu penulis dengan senang hati menerima dan mengharapkan saran-saran dan kritik yang membangun dari pembaca maupun dari pihak-pihak yang terkait dalam usaha penyempurnaan tesis ini. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan penghargaan dan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada berbagai pihak yang telah memberikan bantuan, petunjuk, saran, nasehat, bimbingan, doa, dan semangat, sehingga memungkinkan penulis untuk dapat menyelesaikan tesis ini: 1. Bapak Firdaus Alamsjah, Ph.D selaku Graduate Program Director Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Edi Abdurachman, Ph.D selaku koordinator tesis Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Richard Kumaradjaja, Ph.D selaku dosen pembimbing kami yang telah meluangkan waktu, tenaga, pikiran dan masukan-masukan yang diberikan selama masa bimbingan penulisan tesis ini. 4. Bapak Steve Sudjatmiko selaku pimpinan dari PT Piramedia Sejahtera Abadi (Red Piramid) yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan Group Field Project di perusahaan tersebut. iv

5 v 5. Keluarga yang memberikan dukungan moril dan meteri kepada penulis. 6. Semua pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu yang telah banyak membantu kami dengan memberikan nasehat dan dorongan sehingga kami dapat menyelesaikan tesis ini. Penulis berharap semoga tesis ini dapat berguna bagi PT Piramedia Sejahtera Abadi (Red Piramid) dalam mengembangkan bisnisnya serta pihak-pihak lain yang membutuhkan. Akhir kata, penulis mengucapkan banyak terima kasih atas sumbangan pemikiran, saran dan kritik yang diterima selama penyusunan tesis ini. Terima kasih. Jakarta, Maret 2008 Tim Penulis. v

6 vi ABSTRAK PT. Piramedia Sejahtera Abadi (Red Piramid) adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang konsultasi bisnis yang berkaitan dengan change management. Jasa yang diberikan adalah pelatihan, konsultasi mengenai perubahan manajemen dan pengembangan sumber daya manusia, pengelolaan event, serta pengembangan media. Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang konsultasi bisnis maka informasi dan knowledge terkini akan dunia bisnis menjadi salah satu aspek untuk memberikan solusi bagi kliennya. Knowledge sebagai salah satu aset perusahaan merupakan salah satu aspek yang dapat meningkatkan nilai competitive advantage suatu perusahaan. Knowledge menjadi penting saat persaingan antar perusahaan dan pertukaran tenaga kerja terjadi sedemikian pesatnya, untuk itu diperlukan suatu bentuk sistem pengelolaan knowledge atau lebih dikenal dengan Knowledge Management System pada suatu perusahaan. Tesis ini berjudul Penerapan Knowledge Management System pada Perusahaan Bisnis Konsultasi PT. Piramedia Sejahtera Abadi (Red Piramid) dengan tujuan adalah untuk menerapkan Knowledge Management System pada perusahaan, menganalisa manfaat penerapan Knowledge Management System serta membudayakan sharing knowledge pada perusahaan tersebut. Metodologi yang digunakan pada tesis adalah Focus Group Discussion (FGD), analisa Strategi Sistem Informasi dan proses Knowledge Management. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut; pertama dilakukan penilaian kinerja perusahaan dengan menggunakan Balanced Scorecard, Analisis Critical Success Factors, Consolidating the Balanced Scorecard and CSF Analysis, Analisis value chain, Analisis organization model. Hal ini dilakukan untuk melihat keterkaitan antara visi, misi dan filosofi perusahaan terhadap strategi sistem informasi perusahaan. Kedua dilakukan penilaian terhadap proses Knowledge Management yang ada di perusahaan. Hal tersebut berkaitan dengan penerapan Knowledge vi

7 vii Management System yang akan dilakukan di Red Piramid. Untuk melihat efektifitas penerapan Knowledge Management System maka dilakukan pengukuran menggunakan metode Activity-Based Costing. Hasil di atas menghasilkan kesimpulan bahwa penerapan aplikasi Knowledge Management terdapat dalam ranah high potential bagi perusahaan. Pemilihan penerapan aplikasi Knowledge Management pada Red Piramid didasarkan pada implikasi yang akan terjadi terhadap jasa yang akan diterapkan oleh Red Piramid serta kemungkinan bergeraknya penerapan Knowledge Management ke dalam ranah stratejik. Dari hasil penilaian tersebut direkomendasikan pula penggunaan Content Management System dengan menggunakan fasilitas intranet yang telah tersedia di Red Piramid. Setelah dilakukan penerapan aplikasi Knowledge Management pada Red Piramid, maka dilakukan pengukuran dengan membandingkan aktifitas proses Knowledge Management yang terjadi sebelum dan sesudah penerapan aplikasi. Berdasarkan hasil pengukuran tersebut, diketahui bahwa sesudah penerapan aplikasi terdapat efisiensi sebesar 74,8% dari biaya sebelum penerapan aplikasi. Agar hasil penerapan Knowledge Management System yang baru dapat menjadi lebih baik maka disarankan diantaranya untuk menciptakan framework mengenai proses, aktivitas, maupun sistem informasi yang dirancang untuk mencapai keunggulan kompetitif, melakukan standarisasi proses operasional, menempatkan aplikasi Knowledge Management dalam internet serta memberikan solusi bagi klien berdasarkan penerapan Knowledge Management di Red Piramid Kata kunci: Knowledge Management, Balance Scorecard, Critical Success Factors, Value Chain Analysis, Activity-Based Costing, Content Management System vii

8 viii DAFTAR ISI Halaman Judul...i Halaman Pernyataan...ii Persetujuan Pembimbing...iii KATA PENGANTAR...iv ABSTRAK...vi DAFTAR ISI...viii DAFTAR TABEL...xi DAFTAR GAMBAR...xii BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Perumusan Masalah Tujuan dan Manfaat Ruang Lingkup Sistematika Penulisan... 4 BAB 2 LANDASAN TEORI Konsep Data, Informasi dan Knowledge Landasan Teoritis Knowledge Definisi Knowledge Jenis-Jenis Knowledge Model Konversi Knowledge Penciptaan Knowledge dalam Organisasi Knowledge Management Definisi Knowledge Management Penerapan Knowledge Management dalam Organisasi Sistem Pengukuran Knowledge Management Analisis Strategi Sistem Informasi atauteknologi Informasi Analisis Strategi Bisnis viii

9 ix Balanced Scorecard Analisis Critical Success Factors (CSF) Konsolidasi Balanced Scorecard dan Analisis Critical Success Factor Analisis Value Chain Activity-Based Costing (ABC) Analisis SWOT BAB 3 METODOLOGI Objek Penelitian Metode Perancangan Metode Pengumpulan Data Metode Analisis BAB 4 HASIL ANALISIS DAN RANCANGAN Profil Perusahaan Visi, Misi dan Filosofi Perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan Hubungan Antara Visi, Misi dan Filosofi terhadap Sistem Informasi Konsolidasi Balanced Scorecard dan Analisis Critical Success Factors Analisis Value Chain Analisis ESIA (Eliminate, Simplify, Integrate and Automate) Analisa Perbandingan Hasil ESIA dengan Model Organisasi Perencanaan Sistem Informasi Red Piramid Rancangan Knowledge Management dan Standarisasi Proses Self Assessment Knowledge Management Tanya Jawab untuk Penilaian Kebutuhan Data, Informasi dan Pengetahuan Knowledge Management Critical Point pada Red Piramid Standarisasi Proses Knowledge Management pada Red Piramid Rancangan Aplikasi Knowledge Management pada Red Piramid ix

10 x Infrastruktur Teknologi Informasi Perancangan Aplikasi Knowledge Management Implementasi Aplikasi Knowledge Management Proses Knowledge Management di Red Piramid setelah Implementasi Digital Knowledge Management System Pengukuran Efisiensi Aktivitas menggunakan Activity-Based Costing (ABC) Perbandingan ABC pada tahap-tahap Knowledge Management sebelum dan sesudah implementasi Digital Knowledge Management System Ringkasan ABC pada Tahapan Knowledge Management sebelum dan sesudah Implementasi Sistem Knowledge Management Analisa Efisiensi menggunakan Waterfall Diagram Keuntungan Mempergunakan Digital Knowledge Management System Analisa SWOT setelah Implementasi Knowledge Management System pada Red Piramid BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR ACUAN DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN...L-1 RIWAYAT HIDUP x

11 xi DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Klasifikasi Tipe Knowledge Tabel 2.2 Perbedaan Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge Tabel 4.1 Konsolidasi Balanced Scorecard dan Analisis Critical Success Factors: Perspektif Keuangan Tabel 4.2 Konsolidasi Balanced Scorecard dan Analisa Critical Success Factors: Perspektif Pelanggan Tabel 4.3 Konsolidasi Balanced Scorecard dan Analisis Critical Success Factors: Perspektif Proses Bisnis Internal Tabel 4.4 Konsolidasi Balanced Scorecard dan Analisa Critical Success Factors: Perspektif Inovasi dan Pembelajaran Tabel 4.5 Analisis ESIA: Perspektif Keuangan Tabel 4.6 Analisis ESIA: Perspektif Pelanggan Tabel 4.7 Analisis ESIA: Perspektif Proses Bisnis Internal Tabel 4.8 Analisis ESIA: Perspektif Inovasi and Pembelajaran Tabel 4.9 Perencanaan Sistem Informasi Red Piramid (McFarlan Grid) Tabel 4.10 Activity-Based Costing pada Red Piramid Tabel 4.11 Ringkasan Activity-Based Costing pada Red Piramid Tabel 4.12 Beberapa Keuntungan Digital Knowledge Management System Tabel 4.13 Analisa SWOT setelah KMS ter-implementasi pada Red Piramid xi

12 xii DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Proses dari Data ke Knowledge... 7 Gambar 2.2 Data, Informasi dan Knowledge... 8 Gambar 2.3 Model Konversi Knowledge Gambar 2.4 Proses Penciptaan Knowledge dalam Organisasi Gambar 2.5 The Balanced Scorecard Gambar 2.6 Proses dasar Critical Success Factors Gambar 2.7 Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) Gambar 4.1 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 4.2 Analisis Value Chain pada Red Piramid Gambar 4.3 Model Organisasi Red Piramid Gambar 4.4 Model Bisnis Red Piramid Gambar 4.5 Knowledge Management Critical Point pada Red Piramid Gambar 4.6 Knowledge Management Process pada Red Piramid Gambar 4.7 Knowledge Management Process yang Baru Gambar 4.8 Perbedaan Knowledge Management Proccess yang Lama dan Baru. 97 Gambar 4.9 Waterfall Diagram Red Piramid xii

13 BAB I PENDAHULUAN BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam era globalisasi, pergeseran paradigma tentang sumber daya yang memiliki potensi menggerakkan perusahaan agar lebih cerdas and inovatif telah ditemukan seiring dengan semakin tumbuhnya kesadaran dari para pelaku bisnis akan aset knowledge (intangibel asset) yang lebih penting dari sumber daya perusahaan lainnya. Pemahaman bagaimana knowledge tersebut diciptakan, diolah dan dipakai bersamasama untuk meningkatkan performa seseorang atau perusahaan yang memunculkan teori tentang knowledge management. Kesadaran untuk menerapkan pendekatan knowledge management ke dalam strategi bisnis diperlukan karena terbukti perusahaan yang menjadikan knowledge sebagai aset utamannya senantiasa mampu mendorong perusahaan lebih inovatif yang bermuara kepada pemilikan daya saing perusahaan terhadap para pesaingnya. Begitu pula bagi Red Piramid, sebagai sebuah perusahaan bisnis konsultasi, yang bergerak dalam jasa perubahan manajemen (change management) dan pelatihan sumber daya manusia, pengelolaan knowledge (knowledge management) sangat perlu dilakukan untuk menjaga kontinuitas dan keberhasilan perusahaan, dimana pada saat ini Red Piramid sangat terbatas dalam mengelola knowledge yang digunakan untuk 1

14 2 menfasilitasi kebutuhan bisnisnya. Selama ini pengelolaan knowledge dalam perusahaan ini masih tidak terdistribusi dengan baik. Sifatnya masih dari individu ke individu, secara lisan, dan tidak terdokumentasi. Knowledge seorang karyawan yang keluar dari perusahaan tersebut tidak diwariskan kepada penggantinya. Sebaliknya karyawan baru atau yang baru masuk ke perusahaan itu tidak terwariskan knowledge dari pendahulunya. Hal inilah yang menyebabkan penerapan knowledge management system menjadi penting bagi perusahaan ini. 1.1 Perumusan Masalah Pembuatan rancangan knowledge management system serta pengukuran peningkatan kinerja karyawan dalam perusahaan menjadi fokus dari Group Field Project ini dengan perumusan masalah sebagai berikut: Apakah pengelolaan knowledge management tersebut bersifat strategis bagi Red Piramid. Apakah lingkungan kerja dan proses internal pada perusahaan Red Piramid mendukung apabila penerapan knowledge management system dilakukan. Hambatan yang mungkin muncul ketika knowledge management system ini diterapkan pada perusahaan Red Piramid. Apakah kontribusi pengelolaan knowledge management bagi Red Piramid.

15 3 Apakah dengan penerapan knowledge management system tersebut dapat menopang kontinuitas perusahaan Red Piramid dalam meningkatkan daya saing. 1.2 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari Group Field Project ini adalah Menerapkan knowledge management system agar berfungsi secara optimal pada perusahaan Red Piramid sebagai sarana transfer knowledge dan meningkatkan daya saing perusahaan tersebut. Menganalisa manfaat penerapan knowledge management system terhadap produktivitas kinerja perusahaan Red Piramid. Membudayakan sharing knowledge antar karyawan pada perusahaan Red Piramid Manfaat dari Group Field Project ini adalah Memudahkan proses transfer knowledge di dalam perusahaan Red Piramid Meningkatkan competitive advantage bagi Red Piramid Memudahkan proses pemberian solusi atas konsultasi bagi klien Red Piramid Meningkatkan kinerja perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung.

16 4 1.3 Ruang Lingkup Ruang lingkup penerapan knowledge management system pada perusahaan Red Piramid ini mencakup: Riset pengumpulan data dengan metode kualitatif yaitu berupa wawancara terhadap narasumber dan mengadakan Focus Group Discussion (FGD). Perancangan dan implementasi knowledge management system bagi Red Piramid berdasarkan hasil analisa data yang terkumpul. Pengukuran kinerja kegiatan setiap proses knowledge management dalam satu cycle proses. 1.4 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan Group Field Project ini adalah sebagai berikut: Bab I Pendahuluan Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang masalah, tujuan dan manfaat, ruang lingkup, serta sistematika penulisan Group Field Project. Bab II Landasan Teori Dalam bab ini diuraikan tentang teori dasar dan teori umum yang digunakan untuk menyusun kerangka pemikiran teoritis yang terkait serta relevan dengan pokok pembahasan Group Field Project. Bab III Metodologi Dalam bab ini diuraikan tentang teknik pengumpulan data, metode penelitian dan teknik analisa data.

17 5 Bab IV Hasil Analisa dan Rancangan Dalam bab ini diuraikan profil perusahaan, gambaran analisa terhadap knowledge management system serta hasil analisa tersebut Bab V Kesimpulan dan Saran Dalam bab terakhir ini berisi kesimpulan-kesimpulan dari hasil Group Field Project dan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi perusahaan.

18 BAB II LANDASAN TEORI BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Data, Informasi dan Knowledge Dewasa ini banyak sumber yang mengatakan bahwa sebuah informasi ataupun data sudah tidak menjadi topik pembicaraan, tetapi knowledge atau ilmu pengetahuan yang berasal dari informasi itu sendiri yang banyak menjadi perhatian terutama dalam hal knowledge management. Tapi hal itu tidak terlepas dari pemahaman menyeluruh mengenai apakah knowledge itu dan bagaimana hubungannya dengan data dan informasi. Data, informasi dan knowledge pada dasarnya merupakan konsep yang saling berhubungan. Menurut Bergeron (2003), yang dimaksud data, informasi dan knowledge dibedakan sebagai berikut: 1. Data adalah angka-angka atau atribut-atribut yang bersifat kuantitas, yang berasal dari hasil observasi, eksperimen, atau kalkulasi. 2. Informasi adalah data di dalam satu kontektual tertentu merupakan kumpulan data dan terkait dengan penjelasan, interpretasi dan berhubungan dengan materi lainnya mengenai objek, peristiwa-peristiwa atau proses tertentu. 3. Knowledge adalah informasi yang telah di organisasi, disintesiskan, diringkaskan untuk meningkatkan pengertian, kesadaran atau pemahaman. 6

19 7 Lain halnya menurut Davidson and Voss (2002), untuk memahami perbedaan antara data, informasi dan knowledge, harus dapat digarisbawahi nilai hierarkinya. Informasi merupakan data yang disaring (distilled) dan dimaknai, demikian pula knowledge adalah informasi yang disaring dan dimaknai. Dengan cara yang sama, data diberi makna sehingga berubah menjadi informasi. Informasi ditambahkan tujuan untuk diubah menjadi knowledge, yang bisa dituliskan ke dalam bentuk persamaan, knowledge = informasi + tujuan. Gambar 2.1 Proses dari Data ke Knowledge Aspek lain yang dapat digunakan untuk membedakan antara data, informasi dengan knowledge yaitu dengan memahami tiga terminologi bahwa data berada di dalam dunia sementara knowledge berada di dalam diri agen (manusia), sedangkan informasi mengambil posisi sebagai perantara (mediating) antara data dengan manusia.

20 8 Association of State and Territoral Health Official (ASTHO) berpendapat bahwa data bukanlah knowledge. Data dapat diubah menjadi informasi. Informasi tersebut apabila di analisis dapat diubah ke dalam bentuk knowledge. Data menurut ASTHO bisa berupa angka-angka, grafik, peta, narasi atau audiovisual. Data bisa menjadi informasi apabila data tersebut diberi makna. Informasi tercipta ketika data dinilai melalui berbagai cara antara lain pengategorisasian, penyaringan atau penyusunan. Adapun knowledge menurut ASTHO yaitu informasi yang telah diberi konteks. Informasi menjadi knowledge ketika informasi telah dievaluasi, disusun, atau dikelola untuk diterapkan dalam mendukung keputusan atau memahami suatu konsep. Di dalam kontektual teknologi informasi, knowledge sangat berbeda dengan data dan informasi. Di mana data adalah kumpulan fakta-fakta, hasil pengukuran dan statistik sedangkan informasi adalah data yang terorganisasi dan merupakan hasil suatu proses yang tepat waktu dan akurat. Knowldege adalah informasi yang kontektual, relevan dan dapat menjadi sebuah tindakan. Gambar 2.2 Data, Informasi dan Knowledge

21 9 2.2 Landasan Teoritis Knowledge Definisi Knowledge Pengertian knowledge masih diperdebatkan, tidak ada definisi tunggal tentang arti knowledge. Definisi knowledge dapat dipandang dari segi praktek hingga konseptual serta dari ruang lingkup yang sempit hingga ruang lingkup yang luas. Sebagai bahan acuan, berikut ini adalah beberapa definisi tentang knowledge: Frappaolo dan Wayne (1997) Knowledge merupakan suatu informasi yang terletak dalam pikiran manusia dimana bermanfaat untuk pengambilan keputusan dalam kondisi yang berbeda sekalipun. Thomas Davenport dan Laurence (1998) Knowledge bukan hanya pengetahuan tetapi knowledge merupakan campuran dari pengalaman, nilai, informasi kontektual, pandangan pakar dan intuisi mendasar yang memberikan suatu lingkungan dan kerangka untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman baru dengan informasi. Liebowitz (1999) Knowledge adalah informasi yang telah disusun dan dianalisa agar mudah dimengerti dan berguna untuk pemecah masalah dan dapat digunakan untuk bahan pengambil keputusan. Knowledge juga dapat diartikan sebagai seluruh bagian penglihatan, pengalaman, dan prosedur yang dipertimbangkan keabsahan dan kebenarannya yang dapat mempengaruhi pikiran dan perilaku,

22 10 yang dapat meningkatkan kemampuan dalam pemecahan masalah, pengambilan keputusan serta pembelajaran dan pengajaran. Probst (2000) Knowledge didefinisikan sebagai keseluruhan keahlian dan konsep yang digunakan seseorang untuk memecahkan masalah yang dihadapi. Knowledge berlandaskan dari data dan informasi, tetapi tidak seperti data dan informasi. Knowledge selalu dibatasi pada setiap individu dan knowledge menggambarkan suatu hubungan sebab akibat. Kluge (2001) Knowledge adalah pengertian akan hubungan sebab akibat, dan juga merupakan dasar dalam membuat kegiatan yang lebih efektif, membangun proses bisnis atau memperkirakan output dari model. Mayor Czi Budiman S. Pratomo Knowledge adalah sebagai modal yang mempunyai pengaruh sangat besar dalam menetukan kemajuan suatu organisasi. Dalam lingkungan yang sangat cepat berubah, knowledge akan mengalami keusangan, oleh sebab itu perlu terus menerus diperbarui melalui proses belajar Jenis-Jenis Knowledge Secara garis besar, knowledge dibagi menjadi dua jenis yaitu Tacit Knowledge (pengetahuan implicit) dan Explicit Knowledge (pengetahuan eksplisit), yang dapat dijabarkan sebagai berikut:

23 11 a. Tacit Knowledge merupakan pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang dan sangat sulit untuk diformalisasikan, sulit dikomunikasikan atau dibagi dengan orang lain. Pemahaman yang melekat di dalam pengetahuan individu tersebut masih bersifat subjektif. pengetahuan yang dimiliki oleh individu tersebut masih dapat dikategorikan sebagai intuisi dan dugaan. Tacit knowledge ini berada dan berakar di dalam tindakan maupun pengalaman seseorang, termasuk idealisme, nilai-nilai maupun emosionalnya. Tacit knowledge merupakan pengetahuan yang sangat bersifat pribadi dan juga sangat susah dibentuk. Selain itu, tacit knowledge sulit dikomunikasikan atau dibagi kepada orang lain. Tacit knowledge memiliki dua dimensi yang bertumpu memobilisasi penciptaan pengetahuan-pengetahuan baru dengan penjelasan sebagai berikut: Dimensi pertama disebut dengan dimensi teknis, yang mencakup berbagai macam keterampilan atau keahlian yang sulit diformalkan. Elemen dimensi teknis ini sering kali diistilahkan dengan terminology know-how, keahlian dan ketrampilan misalnya juru masak yang mampu mengembangkan kemampuannya sehingga tangannya terampil meramu berbagai resep makanan yang lezat, setelah lama menekuni profesinya. Ketika juru masak tersebut diminta untuk menjelaskan keahliannya kepada orang lain, sering kali mereka kesulitan mengartikulasikan prinsipprinsip teknis maupun ilmunya di balik apa yang mereka ketahui. Dimensi ini sangat subjektif dan pemahaman yang dimiliki oleh seseorang tersebut sangat bersifat pribadi, intuitif, dugaan dan inspirasi yang muncul dari pengalaman. Oleh karena itu, dimensi ini lebih berdimensi pengalaman.

24 12 Dimensi kedua disebut dengan dimensi kognitif, yang mencakup kepercayaan, persepsi, idealisme, nilai-nilai, emosi, dan mental model sehingga dimensi ini tidak mudah diartikulasikan. Dimensi dari tacit ini membentuk cara kita menerima dunia di sekeliling kita. Dimensi ini menunjukan kepada kesan atau gambaran seseorang terhadap realitas dan visi ke depan untuk mengatakan apakah ini dan apa yang harus dilakukan. b. Explicit Knowledge merupakan pengetahuan yang dapat diekspresikan dalam bentuk kata-kata, dapat dijumlah serta dapat dibagi dalam bentuk data, formula ilmu pengetahuan, manual-manual, prinsip-prinsip universal. Explicit knowledge juga dapat dijelaskan sebagai suatu proses, metode, cara, pola bisnis, dan pengalaman desain dari suatu produksi. Pengetahuan ini senantiasa siap untuk ditransfer kepada orang lain secara formal dan sistematis. Tabel 2.1 Klasifikasi Tipe Knowledge Klasifikasi Knowledge Mudah dikomunikasikan Terdokumentasi Tacit Knowledge Tidak Tidak Explicit Knowledge Ya Ya Sedangkan perbedaan antara tacit knowledge dengan explicit knowledge itu sendiri menurut Nonaka dan Takeuchi (1995), dapat dipahami dalam beberapa hal antara lain: knowledge yang bersifat subjektif (tacit) cenderung bersifat implicit, fisikal dan subjektif, sementara knowledge yang bersifat objektif (explicit) cenderung

25 13 eksplisit, metafisikal dan objektif. Tacit Knowledge diciptakan di sini (here) dan sekarang (now) di dalam suatu konteks yang lebih spesifik, praktis. Bateson (1973) menyebutnya sebagai kualitas analog. Berbagi tacit knowledge antara individu melalui komunikasi merupakan suatu bentuk proses analog yang memerlukan sejenis proses yang simultan dari kompleksitas isu-isu yang dibagi oleh individu. Dengan kata lain, explicit knowledge adalah mengenai peristiwa atau objek di sana (there) dan kemudian (then) dan lebih berorientasi kepada teori yang bebas dari konteks. Inilah yang oleh Bateson disebutnya dengan istilah aktivitas digital. Tabel 2.2 Perbedaan Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge (Sumber: Nonaka dan Takeuchi, 1995) Tacit Knowledge (Subjektif) Explicit Knowledge (Objektif) Knowledge of experience (body) Knowledge of rationality (mind) Simultaneous knowledge (here and now) Sequential knowledge (there and then) Analog knowledge (practice) Digital knowledge (theory) Model Konversi Knowledge Pemahaman antara tacit knowledge dengan explicit knowledge merupakan kunci untuk memahami perbedaan antara pendekatan knowledge di negara-negara Barat dengan pendekatan knowledge di Jepang. Di negara-negara Barat, lebih menekankan pada explicit knowledge, sedangkan di Jepang lebih menekankan pada tacit knowledge (implisit knowledge) ke arah pada knowledge creation (penciptaan

26 14 knowledge). Nonaka dan Takeuchi mengemukakan bahwa alasan fundamental mengapa perusahaan lebih sukses, karena ketrampilan dan pengalaman mereka terdapat pada penciptaan knowledge organisasi. Penciptaan knowledge dicapai melalui pengenalan hubungan sinergik antara tacit knowledge dan explicit knowledge. Gambar 2.3 Model Konversi Knowledge (Sumber: Nonaka dan Takeuchi, 1995) Ikujiro Nonaka dan Hirotaka Takeuchi pada tahun 1995 membagi model konversi knowledge menjadi empat postulat model konversi knowledge: a. Konversi Tacit knowledge ke Tacit knowledge; disebut proses Socialization. b. Konversi Tacit knowledge ke Explicit knowledge; disebut proses Externalization. c. Konversi Explicit knowledge ke Explicit knowledge; disebut proses Combination. d. Konversi Explicit knowledge ke Tacit knowledge; disebut proses Internalization.

27 15 Bila masing-masing keempat model konversi knowledge dapat menciptakan knowledge baru secara independen, tema sentral model penciptaan knowledge (knowledge creation) dalam organisasi sangat tergantung pada dinamika interaksi di antara keempat model konversi knowledge tersebut Penciptaan Knowledge dalam Organisasi Pada tingkatan yang paling dasar, knowledge sebenarnya diciptakan oleh individu yang ada di dalam organisasi. Organisasi pada dasarnya tidak dapat menciptakan knowledge tanpa individu-individu yang ada di dalam organisasi. Fungsi organisasi adalah memberi dukungan kepada kreativitas individu yang ada di dalam organisasi atau menyediakan suatu konteks bagi individu untuk menciptakan knowledge. Penciptaan knowledge dalam organisasi harus dipahami dalam terminologi suatu proses yang secara organisasional memperbesar kemungkinan penciptaan knowledge individu dan mengkristalisasikan knowledge tersebut sebagai bagian dari jaringan knowledge organisasi. Berbagai pendekatan yang memungkinkan knowledge individual dapat diperbesar atau diperluas, dan dinilai di dalam organisasi dapat dilakukan dalam beberapa langkah proses (Nonaka, 2000): 1. Memperluas dan mengembangkan knowledge pribadi Penggerak utama proses penciptaan knowledge di dalam organisasi adalah individu yang berada di dalam organisasi. Individu-individu tersebut mengakumulasi tacit knowledge melalui pengalaman yang mereka miliki.

28 16 Kualitas tacit knowledge dipengaruhi oleh dua hal penting, yaitu: faktor keragaman pengalaman individu dan faktor kualitas knowledge terhadap pengalaman yang merupakan penjelmaan knowledge ke dalam komitmen pribadi yang telah lama melekat di dalam pengalaman itu sendiri. Dengan demikian konsep high-quality experience dan knowledge of experience dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas tacit knowledge. Selain itu untuk meningkatkan kualitas knowledge individu, dapat dilakukan dengan cara tacit knowledge yang dimiliki individu yang diarahkan kepada upaya untuk saling memengaruhi dengan aspek yang relevan dengan explicit knowledge. Schon (1983) menganjurkan pentingnya refleksi di dalam tindakan. Knowledge individu dilekatkan melalui interaksi antara pengalaman dengan rasionalitas yang unik dari individu. Perspektif akan menjadi sumber interpretasi yang beragam dalam berbagi pengalaman dengan individu lain dalam meyusun konsep-konsep baru. 2. Berbagi tacit knowledge Proses penciptaan knowledge organisasi berawal dari perluasan knowledge individu, dimana interaksi antara knowledge experience dengan knowledge rasionalitas memungkinkan individu membangun perspektifnya. Namun demikian, perspektif ini tetap bersifat personal kecuali diartikulasikan dan diperluas melalui interaksi sosial. Salah satunya adalah dengan menciptakan self-organizing team, di mana anggota organisasi berkolaborasi untuk menciptakan konsep baru. Self-organizing team dapat memicu penciptaan knowledge organisasi melalui dua proses, yaitu:

29 17 a. Pertama, organisasi memfasilitasi tumbuhnya saling percaya di antara anggota organisasi dan mempercepat terciptanya perspektif yang secara eksplisit berasal dari anggota organisasi itu sendiri yang dikenal sebagai tacit knowledge. b. Kedua, berbagi perspektif implicit yang di konseptualisasikan melalui dialog yang kontinu di antara anggota organisasi. Dialog kreatif ini akan terealisasi hanya ketika tersedia informasi yang berlebihan di dalam tim. Kedua proses ini harus terjadi secara simultan dalam proses yang lebih actual di dalam sebuah tim. Berbagi pengalaman juga mampu memfasilitasi penciptaan perspektif umum yang dapat dibagi oleh anggota tim sebagai bagian dari tacit knowledge masing-masing. Model yang dominan dalam pengubahan knowledge adalah sosialisasi. Berbagai bentuk tacit knowledge yang dibawa ke dalam arena anggota organisasi diubah melalui coexperience di antara anggota untuk membentuk dasar pemahaman bersama. 3. Pengonseptualisasian Setelah tercipta saling percaya di antara anggota organisasi dan telah terbentuk secara implisit perspektif yang sama melalui berbagai pengalaman, tim selanjutnya memerlukan pengartikulasian perspektif melalui dialog yang kontinu. Mode yang dominan dalam pengubahan knowledge dalam tahap ini adalah eksternalisasi. Teori organizational learning telah banyak memberikan perhatian terhadap proses ini. Perspektif tacit diubah ke dalam bentuk konsep eksplisit yang dapat dibagi kepada tim. Dialog secara langsung memfasilitasi

30 18 proses ini dengan menggiatkan eksternalisasi pada level individual. Dialog dalam bentuk tatap muka merupakan salah satu upaya membangun konsep karena hal ini memberikan peluang bagi seseorang untuk menguji asumsi maupun hipotesisnya. Interaksi sosial ini merupakan wahana yang sangat kuat di dalam memperbaiki ide-ide seseorang. Untuk itu, dialektika merupakan sarana kontradiksi-kontradiksi dan paradoks-paradoks, dialektika dapat mendorong berpikir kreatif di dalam organisasi. Agar dialog tersebut produktif, dialog harus: Dilakukan oleh berbagai macam orang dan bersifat temporer sehingga ada ruang perbaikan dan negosiasi Para peserta di dalam dialog harus dapat mengekspresikan ide-idenya secara bebas dan jujur Upaya konseptualisasi tidak hanya diciptakan melalui metode deduktif dan induktif, tetapi juga abduktif. Abduktif memiliki peranan penting di dalam proses konseptualisasi. Deduksi dan induksi secara vertical berorientasi kepada proses memberi alasan, sementara abduksi merupakan perluasan secara lateral dari alasan di mana berpusat kepada penggunaan metaforametafora. Biasanya proses induktif dan deduktif digunakan jika sebuah pemikiran direvisi atau untuk memberi makna terhadap sebuah konsep baru. 4. Pengkristalisasian Kristalisasi dapat dipandang sebagai proses di mana berbagai macam bagian atau departemen di dalam organisasi menguji realitas dan penerapan konsep

31 19 yang diciptakan oleh tim. Proses ini difasilitasi biasanya oleh apa yang disebut dengan kegiatan percobaan. Kegiatan ini merupakan proses sosial di mana terjadi pada level kolektif yang biasanya disebut dengan dinamika hubungan kerja sama (Haken, 1978) atau sinergis antara berbagai fungsi dan department dalam organisasi. Hubungan ini cenderung dapat dilakukan dengan efektif apabila tersedia informasi yang cukup. Jika tidak ada informasi yang cukup tersedia, biasanya inisiatif dilakukan oleh para ahli yang dianggap memiliki informasi dan pengetahuan yang lebih. Penciptaan knowledge berlangsung dalam interaksi para anggota tim untuk selanjutnya dikristalisasi ke dalam bentuk yang lebih konkrit misalnya berupa produk, konsep atau sistem. Kristalisasi ini merupakan bentuk pengubahan pengetahuan yang kegiatannya diistilahkan oleh Nonaka dan Takeuchi (1995) sebagai model konversi internalisasi. Proses kristalisasi merupakan proses sosial yang terjadi pada tingkatan kolektif yang terealisasi melalui apa yang di sebut Haken (1978) sebagai dynamic cooperative relation or synergetics di antara berbagai fungsi dan departemen dalam organisasi. Dinamika hubungan dan proses sinergi seperti yang disinggung oleh Haken di atas biasanya akan mudah berlangsung ketika informasi yang relevan dalam proses pengubahan knowledge telah tersedia. 5. Penilaian knowledge Penilaian merupakan tahap menyatukan dan menyaring apakah knowledge yang diciptakan di dalam organisasi benar-benar bermanfaat bagi organisasi dan masyarakat. Artinya, penilaian sangat menentukan kualitas knowledge

32 20 yang diciptakan dan mencakup criteria atau standar penilaian. Persoalan yang terkait dengan standar penilaian ini antara lain terkait dengan biaya, keuntungan minimalnya, tingkat di mana produk dapat memberikan kontribusi kepada perkembangan perusahaan, termasuk nilai yang dijanjikan yang di luar fakta atau pertimbangan-pertimbangan pragmatis. Hal ini bisa berupa opini yang lebih luas dan lebih dari sekadar penciptaan knowledge, misalnya visi organisasi dan persepsi yang terkait dengan perjalanan, romantisme, dan estetikanya. Dorongan untuk memulai menyatukan knowledge bisa bermacam-macam dan sangat kualitatif daripada hanya sekadar pertimbangan sederhana dan kuantitatif seperti standar efisiensi, biaya dan Return On Investment (ROI). Di dalam organisasi biasanya yang paling menentukan adalah standar penilaian. Standar penilaian harus dilakukan dalam terminologi konsistensi dengan system nilai yang paling tinggi. Kemampuan pimpinan memelihara keberlanjutan refleksi diri dalam perspektif yang lebih luas sangat diperlukan apabila tetap menginginkan kualitas penciptaan knowledge terjadi. 6. Menjejaringkan knowledge Selama tahap penciptaan knowledge organisasi, konsep yang telah diciptakan, dikristalisasikan, selanjutnya dinilai di dalam organisasi dan diintegrasikan ke dalam basis knowledge organisasi untuk disebarkan ke seluruh jaringan organisasi. Knowledge organisasi yang telah tercipta tersebut selanjutnya dikelola kembali melalui proses interaksi antara visi organisasi yang telah

33 21 ditetapkan sebelumnya dengan konsep baru yang telah diciptakan. Untuk menjembatani antara konsep besar dengan konsep yang baru tercipta diperlukan satu konsep menengah (middle range concept). Konsep menengah ini menghilangkan ketidakjelasan konsep besar ke tingkat konsep baru maupun sebaliknya. Kadang-kadang konsep besar tidak dimengerti dengan baik pada setiap tingkatan kecuali konsep menengah memperjelas konsep yang sudah tercipta tersebut. Upaya memperjelas tersebut dilakukan melalui penciptaan atau penyusunan kembali konsep besar yang diberikan oleh pimpinan puncak serta konsep menengah yang diciptakan oleh pimpinan menengah. Interaksi ini dimediasi secara nyata dalam bentuk penyatuan informasi, yang merupakan dinamika lain aktivitas self organizing team untuk menjejaringkan knowledge yang terus-menerus menciptakan informasi dan makna baru. Gambar 2.4 Proses Penciptaan Knowledge dalam Organisasi

34 22 Proses penciptaan knowledge tidak pernah berakhir, dan merupakan proses yang berputar, baik yang terjadi di dalam organisasi maupun dengan lingkungannya karena lingkungan merupakan sumber pemicu penciptaan knowledge dalam organisasi. Proses penciptaan knowledge dalam organisasi berlangsung bagaikan sebuah siklus yang dimulai dari memperbesar pengetahuan individu, berbagi tacit knowledge dan konseptual; membangun tim mengelola dirinya sendiri, berbagi pengalaman, menyusunnya ke dalam bentuk konsep, mengkristalisasikan, menilai kualitasnya, menjejaringkan ke seluruh organisasi baik internal maupun ke seluruh lingkungan organisasi. 2.3 Knowledge Management Definisi Knowledge Management Knowledge management adalah sebuah teori management yang diperkenalkan pada tahun 1990-an, dimana definisi yang diberikan oleh beberapa ahli memiliki makna yang berbeda-beda. Hal ini dipengaruhi oleh sudut pandang dari masingmasing ahli tersebut. Berikut adalah definisi knowledge management menurut para ahli: 1. Karl-Erick Sveiby (1998) menyatakan bahwa knowledge management adalah seni penciptaan nilai dari intangible assets (aset knowledge).

35 23 2. Santosu dan Surmach (2001) menyatakan bahwa knowledge management merupakan proses dimana perusahaan melahirkan nilai-nilai dari aset intelektual dan aset yang berbasikan knowledge. 3. Horwitch dan Armacost (2002) mendefinisikan knowledge management sebagai pelaksanaan penciptaan, penangkapan, pentransferan, dan pengaksesan pengetahuan dan informasi yang tepat ketika dibutuhkan untuk membuat keputusan yang lebih baik, bertindak dengan tepat, serta memberikan hasil dalam rangka mendukung bisnis 4. McInerney (2002) mendefinisikan knowledge management sebagai usaha untuk meningkatkan pengetahuan yang berguna dalam organisasi, diantaranya membiasakan budaya berkomunikasi antar personil, memberikan kesempatan untuk belajar, dan menggalakan saling berbagi knowledge. 5. Davidson dan Voss (2002) mendefinisikan knowledge management sebagai sistem yang memungkinkan perusahaan menyerap pengetahuan, pengalaman, dan kreativitas para stafnya untuk perbaikan kinerja perusahaan. Davidson dan Voss juga menyatakan bahwa knowledge management merupakan suatu proses yang menyediakan cara sehingga perusahaan dapat mengenali di mana aset intelektual kunci berada, menangkap ukuran aset intelektual yang relevan untuk dikembangkan. 6. Bergerson (2003) menyatakan bahwa knowledge management merupakan suatu pendekatan sistematik untuk mengelola aset intelektual dan informasi lain sehingga memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan.

36 24 7. Peter Gottschalk (2005) mendefinisikan knowledge management sebagai metode untuk mensimplifikasi dan meningkatkan proses membagi, mendistribusi, menciptakan, menangkap dan memahami knowledge di dalam perusahaan. Berbagai definisi yang dikemukan oleh para ahli terlihat memiliki sudut pandang yang berbeda-beda. Oleh karena itu Tannebaum(1998) menawarkan definisi berikut ini yang dapat dijadikan sebagai suatu konsensus dalam mendapatkan pemahaman yang lebih komprehensif terhadap definisi knowledge management. 1. Knowledge management mencakup pengumpulan, penyusunan, penyimpanan, dan pengaksesan informasi untuk membangun knowledge. Pemanfaatan dengan tepat teknologi informasi seperti komputer yang dapat mendukung knowledge management, namun teknologi informasi tersebut bukanlah knowledge management. 2. Knowledge management mencakup berbagi pengetahuan (sharing knowledge). Tanpa berbagi pengetahuan, upaya knowledge management akan gagal. Kultur perusahaan, dinamika dan praktik dapat memengaruhi knowledge. Kultur dan aspek sosial dari knowledge management merupakan tantangan yang signifikan. 3. Knowledge management terkait dengan knowledge individu. Organisasi membutuhkan individu yang kompeten untuk memahami dan memanfaatkan informasi dengan efektif. Organisasi terkait dengan individu untuk melakukan inovasi dan memberi petunjuk kepada organisasi. Organisasi juga terkait

37 25 dengan persoalan keahlian yang menyediakan input untuk menerapkan knowledge management. Oleh karena itu, organisasi harus mempertimbangkan bagaimana menarik, mengembangkan, dan mempertahankan knowledge anggota sebagai bagian dari domain knowledge management. 4. Knowledge management terkait dengan peningkatan efektivitas organisasi. Upaya untuk mengukur modal intelektual dan untuk menilai efektivitas knowledge management harus dapat membantu memahami secara luas pengelolaan knowledge yang telah dilakukan Penerapan Knowledge Management dalam Organisasi Organisasi pada dasarnya terdiri dari orang-orang yang memiliki latar belakang sosial, budaya, ekonomi dan bahkan politik yang berbeda. Ketika sebuah organisasi ingin menerapkan knowledge management, ada beberapa aspek yang harus diperhatikan agar penerapan yang dilakukan berlangsung dengan sukses: 1. Aspek konseptual Maksudnya adalah agar organisasi mampu mengembangkan suatu konstruksi yang terintegrasi, yang dapat digunakan untuk mendiskusikan knowledge di dalam organisasi. 2. Aspek perubahan Aspek ini penting mendapatkan perhatian karena perubahan terkait erat dengan stabilitas karena kerangka kerjanya terkait dengan institusi dan perkembangannya. Sebelum knowledge baru mengubah struktur knowledge

38 26 dan sistem aktivitas di dalam organisasi, knowledge terlebih dahulu harus dapat diakses, dipahami, dan dapat diterima. Harus disadari bahwa perubahan sering kali menciptakan perlawanan. Di dalam berbagai kasus perubahan, perlawanan memang selalu ada, apakah berasal dari dalam knowledge management itu sendiri, apakah berasal dari persoalan kemampuan mengakses, penerimaan, pemahaman, atau berasal dari masalah manajemen. 3. Aspek pengukuran Pengukuran menjadi aspek yang penting karena merupakan mekanisme pengintegrasi di dalam organisasi. Masing-masing sistem pengukuran secara implisit menentukan sudut pandang. Pengukuran juga memungkinkan melihat apakah penerapan knowledge management telah bergerak ke arah sasaran organisasi yang ingin dituju atau tidak. 4. Aspek struktur organisasi Struktur organisasi menjadi hal yang penting diperhatikan di mana didalamnya terdapat pembagian peran dan tanggung jawab yang diperlukan agar efektivitas knowledge management dapat terlaksana. Peran-peran tersebut di antaranya pemilik knowledge, penyebar knowledge, pencari knowledge, dan koordinator komunitas 5. Aspek isi knowledge Jika knowledge dipandang sebagai produk, knowledge dapat diklasifikasikan dan dikategorisasi dalam berbagai cara. Untuk mengelola produk dari proses knowledge, diperlukan knowledge yang cocok dan saling mendukung. Isi knowledge juga terkait dengan ketrampilan karyawan. Untuk mengelola isi

39 27 knowledge dapat dikembangkan direktori keahlian, sistem pengelolaan keterampilan, peta knowledge, atau model-model knowledge. Oleh karena itu, isu-isu seperti versi pengawasan dan ketersedian dokumen, kualitas dan siklus hidup dokumen memerlukan kesadaran yang diwujudkan dalam berbagai bentuk usaha. 6. Aspek alat Aspek ini terkait erat dengan ketersediaan sarana untuk memperoleh knowledge. Oleh karena itu, bagaimana metodologi mengelola knowledge, representasi knowledge yang akan dikelolah serta infrastruktur yang dibutuhkan untuk menunjang pengelolaan knowledge secara efektif menjadi sesuatu yang turut menentukan strategi knowledge management. Berbagai macam infrastruktur yang sering kali dipergunakan dalam mendukung proses knowledge organisasi serta knowledge management antara lain teknologi informasi dan komunikasi. Teknologi informasi yang dapat diadopsi merupakan bentuk kolaborasi berbagai alat antara lain, sistem pengelolaan knowledge, sistem pendukung memori organisasi, sistem pendukung inovasi, alat untuk menemukan informasi, dan alat untuk menemukan data. Selain aspek-aspek diatas, diperlukan juga langkah-langkah perubahan sistematis berupa formulasi strategi (strategic formulation), agar perubahan yang dilakukan berlangsung dengan sukses. Fungsi formulasi strategi dalam konteks ini lebih menitikberatkan pada upaya memberikan bahasa dan pemahaman serta sudut pandang yang sama. Dengan bahasa, pemahaman dan sudut pandang yang sama

40 28 memungkinkan pelaku-pelaku perubahan dalam organisasi melihat aktivitas penerapan knowledge management sebagai satu kesatuan yang bersifat menyeluruh. Berikut ini adalah langkah-langkah stratejik yang ditawarkan oleh Tiwana (2000) dalam menerapkan knowledge management dalam organisasi: 1. Analisis Infrastruktur yang Ada Langkah ini dimaksudkan untuk mengaudit infrastruktur teknologi yang ada di dalam organisasi. Tujuannya adalah untuk menentukan teknologi apa yang saat ini telah dimiliki dan teknologi apa yang seharusnya ditambahkan untuk meningkatkan dukungan penerapan knowledge management di dalam organisasi. Dengan menganalisa dan menilai infrastruktur yang telah ada, manajemen dapat mengenali kekurangan infrastruktur yang dimiliki organisasi saat itu. Konsekuensi kondisi tersebut adalah manajemen harus mengembangkan apa yang sudah ada. 2. Mengaitkan Knowledge Management dengan Strategi Bisnis Bila penciptaan knowledge ingin sukses diarahkan, perlu disusun langkahlangkah yang mengaitkan antara strategi bisnis yang dibangun oleh organisasi dengan strategi knowledge management. Efektifitas strategi knowledge management tidak sesederhana dengan hanya menyediakan teknologi informasi saja, tetapi mesti ada satu keseimbangan antara teknologi, dan fokus bisnis dengan strategi bisnis perusahaan. 3. Mendesain Infrastruktur Knowledge Management Pada tahap ini, pihak manajemen sudah harus menentukan sejak awal jenis teknologi dan alat-alat apa saja yang dibutuhkan untuk sistem knowledge

41 29 management yang akan diterapkan. Agar lebih relevan dengan kebutuhan sistem knowledge management, pertanyaan berikut dapat dijadikan sebagai pedoman dalam membangun kebutuhan infrastruktur knowledge management. Pertanyaan tersebut antara lain: Teknologi apa yang harus dimiliki? Apakah karyawan Anda dalam berbagi knowledge menggunakan basis website? Apakah sistem knowledge management memerlukan saran dan teknologi yang lebih luas untuk membantu karyawan menemukan, menjumlahkan, memaknai, dan menganalisa data yang sangat banyak? Seberapa rinci tingkatan sistem knowledge management untuk menangkap knowledge? Seberapa padunya sistem pencarian, penyusunan, dan penemuan kembali yang akan Anda masukkan sebagai komponen dari sistem knowledge management Anda? Apa perlengkapan pengetahuan yang Anda akan gunakan untuk mengenali objek-objek knowledge? 4. Mengaudit Aset dan Sistem Knowledge yang Ada Tujuan audit knowledge adalah untuk menilai apa saja knowledge yang sudah ada di dalam perusahaan saat itu, dan menentukan fokus aktivitas knowledge management. Untuk mencapai tujuan audit, dianjurkan untuk membentuk tim audit yang terdiri dari seorang ahli strategi, senior manajer, karyawan bidang keuangan, bagian sumber daya manusia, orang pemasaran, ahli informasi

42 30 teknologi, manajer knowledge atau Chief Knowledge Officers. Selain itu, tim audit harus juga mengidentifikasikan paling tidak lima sumber daya kunci knowledge yang seharusnya mereka miliki. Tim harus kemudian menanyakan hal-hal berikut: Bagaimanakah persediaan knowledge? Apakah meningkat atau menurun? Bagaimanakah kita dapat memastikan bahwa persediaan knowledge terus-menerus meningkat? Apakah kita sudah menggunakan dengan baik sumber daya knowledge tersebut? Bagaimana daya tahan aset knowledge yang kita miliki? Dapatkah persaingan dengan mudah menyuburkan dan mengembangkan knowledge ini tanpa ditiru? Adakah aspek lain dari knowledge yang tengah dipersaingkan namun kita belum miliki? Dapatkah knowledge ini meninggalkan organisasi? Pada tingkatan apa knowledge yang kita jamin saat ini memiliki keterkaitan dengan produk, jasa atau proses? 5. Mendesain Tim Knowledge Management Tim knowledge management didesain dengan komposisi sebagai berikut: a. Local expert and interdepartemental gurus, yaitu pengadopsi awal teknologi, yang bekerja di berbagai macam bidang fungsional di

43 31 organisasi. Mereka mempunyai pengetahuan dalam bidang tertentu seperti pemasaran, keuangan, ditambah dengan pengetahuan teknologi b. Internal information technology expert, yaitu ahli teknologi informasi yang berasal dari dalam organisasi yang diharapkan banyak mengetahui kondisi internal organisasi c. Nonlocal expert and extradepartemental gurus, yaitu orang yang memiliki keahlian lintas organisasi dan lintas fungsional. Mereka dapat berhubungan dengan orang-orang yang berbeda bidang atau fungsi, dan berperan sebagai penerjemah antara karyawan dengan latar belakang, keterampilan, dan spesialisasi yang berbeda. d. Consultant, yaitu orang yang berasal dari luar organisasi dengan keahlian tertentu e. Senior manager, yaitu orang yang harus secara aktif berpartisipasi karena dukungan diperlukan untuk mendapatkan legitimasi dan memenangkan upaya knowledge management. Mereka inilah yang membawa perspektif stratejik ke dalam usaha penerapan knowledge management. 6. Menciptakan Blueprint Knowledge Management Pada tahap kelima, tim knowledge management mendesain sistem manajemen baru. Desain sistem harus berisi spesifikasi sebagai berikut: a. Knowledge repositories, yaitu database di mana knowledge disimpan. b. Collaborative platform, yaitu menyediakan akses kepada pengguna terhadap database knowledge dan dukungan arus knowledge ke