II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Pengetahuan

Transkripsi

1 II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Pengetahuan Menurut Davenport dan Prusak yang dikutip (Munir, 2008), pengetahuan atau knowledge bukanlah data, bukan pula informasi, namun sulit sekali untuk dipisahkan dari keduanya. Data dan informasi merupakan bahan baku yang diolah oleh aksi atau tindakan menjadi pengetahuan. Menurut Probst, Raub dan Romhardt yang diacukan (Munir, 2008), pengetahuan adalah kognisi dan keterampilan yang digunakan oleh manusia untuk memecahkan masalah. Definisi paling sederhana mengenai pengetahuan adalah kapasitas untuk melakukan tindakan dengan efektif. Pengertian pengetahuan lainnya dikemukakan oleh Woolf yang diacukan (Munir, 2008) yaitu informasi yang terorganisasi sehingga dapat diterapkan untuk memecahkan masalah. Definisi ini hampir mirip dengan Turban et al yang dikutip (Munir, 2008) yang mengatakan bahwa pengetahuan adalah informasi yang telah dianalisis dan di organisasi sehingga dapat di mengerti dan dapat digunakan untuk memecahkan masalah serta mengambil keputusan. Druckter yang diacukan (Tobing, 2007) mendefinisikan pengetahuan sebagai informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang, hal ini terjadi ketika informasi tersebut menjadi dasar untuk bertindak atau ketika informasi tersebut memampukan seseorang atau institusi untuk mengambil tindakan yang berbeda atau tindakan yang lebih efektif dari tindakan sebelumnya. Pengertian pengetahuan menurut Kamus Webster yaitu pengetahuan sebagai kondisi proses pemahaman mental melalui instruksi, kajian penelitian atau pengalaman satu atau lebih kejadian, kenyataan, prinsip, atau persepsi terhadap suatu objek. Bentuk umum dari pengetahuan dapat berupa pengalaman, konsep, nilai-nilai atau kepercayaan yang dapat meningkatkan kemampuan individu dalam mengambil tindakan yang efektif.

2 7 Kapabilitas Organisasi Keahlian Pengetahuan Informasi Data Symbol Gambar 1. Hirarki pengetahuan Liebowitz dan Beckman Kapabilitas organisasi adalah keahlian-keahlian yang ada di organisasi dikombinasikan menjadi kemampuan untuk menghasilkan produk, baik barang atau masa atau proses dengan kualitas prima. Marquardt yang diacukan (Munir, 2008), seorang ahli dalam pembelajaran organisasi, juga menambahkan bahwa dalam kapabilitas organisasi terkandung pula kemampuan untuk belajar menyerap pengetahuan, mengkombinasikan pengetahuan, menciptakan pengetahuan baru dan memanfaatkannya untuk menghasilkan inovasi. Menurut Liebowitz dan Beckman yang dikutip (Munir, 2008) keahlian adalah penggunaan pengetahuan secara pantas dan tepat untuk memecahkan masalah, meningkatkan kinerja dan mencapai hasil luar biasa. Orang dengan banyak pengetahuan belum tentu dapat menggunakan secara efektif pengetahuanpengetahuannya itu tanpa didukung oleh pengalaman dalam menerapkan pengetahuannya itu dan mengakumulasikan hasil pembelajarannya dalam bentuk pengetahuan baru yang berkualitas. Informasi adalah data yang diproses agar dapat dimanfaatkan, informasi yang menjawab pertanyaan

3 8 tentang who, what, where dan when. Data merupakan kumpulan dari simbol-simbol Transformasi Data Menjadi Informasi Menurut Davenport dan Prusak yang dikutip (Tobing, 2007) pengetahuan berasal dari informasi dan informasi berasal dari data. Untuk mendapatkan suatu informasi maka manusia harus mengelola data yang terkumpul menjadi sesuatu yang bermakna dan berguna. Sehingga dibutuhkan proses transformasi dari data menjadi informasi melalui beberapa langkah yaitu Contextualized, Catagorized, Calculated, Corrected dan Condensed. Langkah pertama adalah Contextualized yaitu memahami manfaat dari data yang dikumpulkan. Catagorized yaitu memahami unit analisis atau komponen kunci dari data. Calculated yaitu menganalisis data secara matematik atau secara statistik. Corrected yaitu menghilangkan kesalahan (eror) dari data sedangkan Condensed yaitu meringkas data dalam bentuk yang lebih singkat atau jelas Transformasi Informasi Menjadi Pengetahuan Proses transformasi informasi menjadi pengetahuan melalui empat tahapan yang dikemukakan oleh Davenport dan Prusak (Setiarso, 2008) yaitu : 1. Comparison adalah membandingkan informasi pada suatu situasi tertentu dengan situasi lainnya yang lebih diketahui. 2. Consequences adalah menemukan implikasi-implikasi dari informasi yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan dan tindakan. 3. Connections adalah menemukan hubungan-hubungan bagianbagian kecil dari informasi dengan hal-hal lainnya. 4. Conversations adalah membicarakan pandangan, pendapat serta tindakan orang lain terkait informasi tersebut.

4 Komponen Pengetahuan Pengetahuan merupakan hasil dari proses pembelajaran. Untuk meningkatkan pemahaman mengenai pengetahuan maka perlu mengetahui komponen-komponen kunci dari pengetahuan. Komponen kunci tersebut terdiri atas pengalaman, kebenaran mendasar, penalaran, petunjuk praktis, intuisi (nilai-nilai keyakinan) (Munir, 2008). 1. Pengalaman atau Experience Merujuk pada apa yang pernah kita lakukan dan apa yang pernah kita alami di masa lalu. Pengetahuan terus berkembang melalui pengalaman, termasuk apa yang diserap manusia dari berbagai pelatihan yang pernah diikuti, buku yang pernah dibaca, nasihatnasihat juga pembelajaran informal di dalam maupun di luar organisasi. 2. Kebenaran mendasar atau Ground Truth Merujuk pada mengetahui apa yang benar-benar terjadi dan apa yang tidak terjadi. Seringkali manusia hanya mengetahui apa yang seharusnya terjadi melalui teori. Namun apa yang benar-benar terjadi diperoleh melalui pengamatan langsung. Dengan menghadapi kebenaran mendasar selama menjalani kehidupan, manusia terus berubah pengetahuannya. 3. Penalaran atau Judgement Pengetahuan juga membuat manusia dapat menalar dan memodifikasi pengetahuan yang telah dimilikinya sebagai respon terhadap situasi dan informasi-informasi yang baru. 4. Petunjuk praktis atau Rule of Thumb Petunjuk praktis adalah panduan tindakan manusia yang terbentuk dan berkembang melalui pengalaman coba-coba dan observasi dalam waktu panjang. Petunjuk praktis merupakan pola yang diperoleh melalui pengalaman dalam menghadapi suatu kejadian secara berulang-ulang. Sehingga terbentuk suatu solusi jalan pintas

5 10 untuk masalah baru yang mirip dengan masalah terdahulu yang pernah berhasil dipecahkan. 5. Intuisi Intuisi adalah Compressed Expertie atau keahlian yang telah dipadatkan, sulit dipisah-pisahkan karena seolah-olah telah menjadi satu kesatuan. Nilai-nilai (value) dan keyakinan (beliefs) manusia yang berada di dalam maupun di luar suatu organisasi sangat mempengaruhi pengetahuan organisasi tersebut. Hal ini disebabkan karena organisasi terbentuk dan beroperasi pada lingkungan yang terdiri dari manusia dimana nilai-nilai dan keyakinan manusia tersebut sangat mempengaruhi pemikiran dan tindakan manusia tersebut Jenis-jenis Pengetahuan Pengetahuan dapat dikategorikan dengan beberapa cara yaitu berdasarkan taksonomi, tipe dan juga tingkatan. Berdasarkan taksonomi pengetahuan dibedakan menjadi tacit-explicit, generalcontext specific serta individual-collective. Pada hakekatnya knowledge pengetahuan berada di dalam pikiran manusia yang berupa tacit knowledge. Carla O Dell (Tobing, 2007) mengatakan bahwa 80 persen knowledge adalah berupa tacit knowledge dan 20 persen berupa explicit knowledge. Tacit knowledge merupakan knowledge yang diam di dalam pikiran manusia dalam bentuk intuisi, judgement, skill, value dan belief yang sangat sulit di formalisasikan dan dibagi dengan yang lain. Nonaka menyatakan bahwa tacit pengetahuan atau pengetahuan terbatinkan terletak dalam benak manusia, bersifat sangat personal, dan sulit dirumuskan sehingga sulit untuk di komunikasikan dan sulit disampaikan pada orang lain. Yang termasuk ke dalam pengetahuan ini adalah perasaan pribadi, intuisi, bahasa tubuh, pengalaman fisik dan petunjuk praktis.

6 11 Explicit knowledge adalah pengetahuan yang dapat atau sudah termodifikasi dalam bentuk dokumen atau bentuk berwujud lainnya sehingga dapat dengan mudah ditransfer dan di distribusikan dengan menggunakan berbagai media. Jenis pengetahuan ini dapat diekspresikan dalam kata-kata dan angka serta dapat disampaikan dalam bentuk formula, spesifikasi produk, prosedur operasi standar, bagan, manual-manual dan sebagainya (Munir, 2008). Pengetahuan ini dapat segera diteruskan dari satu individu ke individu lainnya secara formal dan sistematis. Perbedaan antara pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit dapat dilihat dalam Tabel 1. Tabel 1. Perbedaan antara tacit knowledge dan explicit knowledge Tacit Knowledge (Subjektif) Knowledge of experience Simultaneous knowledge Analog knowledge Explicit Knowledge (Objektif) Knowledge of rationality Sequential knowledge Digital knowledge Selain tacit knowledge dan explicit knowledge, juga terdapat kategori lainya yaitu berdasarkan tipe meliputi declarative (know about), procedural (know how), causal (know why), conditional (know when) dan relational (know with). Pengetahuan ini berguna untuk pemetaan dan pengelolaan knowledge di organisasi. Namun untuk kepentingan audit pengetahuan di organisasi, digunakan kategorisasi pengetahuan sesuai dengan tingkatannya. Pengetahuan yang di miliki organisasi terdiri dari tiga tingkatan yaitu pengetahuan inti (core knowledge), pengetahuan lanjut (advanced knowledge) dan pengetahuan inovatif (innovative knowledge) (Munir, 2008). Pengetahuan inti (core knowledge) adalah tingkat dan cakupan pengetahuan yang dibutuhkan hanya untuk sekedar dapat beroperasi dalam industri atau lingkungan dimana organisasi berada. Pengetahuan ini tidak menjamin keunggulan bersaing perusahaan. Namun dalam skala industri, pengetahuan ini diperlukan sebagai penghalang masuk industri karena pengetahuan ini biasanya pasti dan

7 12 memang harus dimiliki oleh perusahaan yang bermain dalam industri yang bersangkutan. Pengetahuan lanjut merupakan pengetahuan yang dimiliki perusahaan yang ingin dipertimbangkan sebagai pemain yang tangguh dalam industri atau organisasi nirlaba yang ingin mempunyai kinerja prima. Pengetahuan inovatif merupakan pengetahuan yang membuat perusahaan mampu menjadi pemimpin dalam persaingan. Pengetahuan ini membuat perusahaan melakukan diferensiasi untuk membedakan dirinya dengan pesaingnya. Sebagai tambahan, Machlup yang dikutip (Munir, 2008) membedakan adanya tiga jenis pengetahuan yaitu knowing that, knowing what, dan knowing how. Knowing that berhubungan dengan pengetahuan proposisi misalnya kebenaran. Jenis pengetahuan ini mempunyai makna bahwa kita percaya sesuatu itu adalah demikian dan bukan lainnya. Knowing what menurut Machlup, kebanyakan orang yang merasa mengetahui tentang suatu hal yang kompleks sebenarnya hanya mengetahui sebagian saja dari keseluruhan pengetahuan proporsi. Knowing how merupakan jenis pengetahuan yang paling banyak dimiliki oleh organisasi saat ini karena berhubungan dengan kemampuan melakukan suatu tugas atau kegiatan. Semua jenis pengetahuan tersebut dikumpulkan dari sumbersumber yang berbeda. Menurut Leonord dan Barton yang dikutip (Siswanto, 2006), sumber pengetahuan terdiri dari dua yaitu employee knowledge (pengetahuan pekerja) dan knowledge embedded in physical system (kompetensi pekerja & kemampuan professional). Sumber lainnya dapat berupa human capital, organizational capital dan customer capital, yang dikemukakan oleh Petrash yang diacukan (Siswanto, 2006). Menurut Sveiby yang dikutip (Siswanto, 2006), employee competencies, internal structures dan external structures merupakan sumber-sumber untuk mendapatkan pengetahuan.

8 13 Employee competencies berhubungan dengan kompetensi, pengalaman, know what, know how dan know why serta kreativitas diri yang dimiliki karyawan (Munir, 2008). Sumber pengetahuan yang kedua adalah struktur internal yaitu kemampuan mengelola organisasi untuk memenuhi atau memberi kepuasan pada kebutuhan pasar. Kebutuhan mengelola mengacu pada struktur organisasi, proses, sistem, paten, budaya, pengalaman, dan pengetahuan yang terdokumentasi. Terakhir adalah struktur eksternal yang berkaitan dengan hubungan antar organisasi dan stakeholder, seperti hubungan pelanggan atau pemasok, merek dan reputasi Manajemen Pengetahuan Menurut Tiwana yang dikutip (Munir, 2008), manajemen pengetahuan adalah pengelolaan pengetahuan organisasi untuk menciptakan nilai dan menghasilkan keuntungan bersaing atau kinerja prima. Manajemen pengetahuan juga merupakan pendekatan-pendekatan sistematik yang membantu muncul dan mengalirnya informasi dan pengetahuan kepada orang yang tepat pada saat yang tepat untuk menciptakan nilai. Ini merupakan definisi dari American Productivity and Quality Centre (Tobing, 2007). Di lain pihak, Nonaka yang diacukan (Budihardjo, 2003) mengungkapkan bahwa manajemen pengetahuan adalah usaha mengumpulkan, mengorganisasi, menciptakan pengetahuan baru, menyebarkannya ke organisasi dan memanfaatkan pengetahuan tersebut dalam teknologi dan produk baru. Manajemen pengetahuan merupakan proses yang terus menerus harus dilakukan oleh perusahaan, sehingga proses tersebut akan menjadi satu budaya organisasi yang akan membentuk organisasi yang berbasis pengetahuan. Pengetahuan organisasi merupakan perpaduan pengetahuan individu dan pengetahuan kelompok yang dikelola menjadi keunggulan organisasi. Ketidakmampuan organisasi dalam mengelola pengetahuan dapat mengakibatkan gagalnya organisasi melakukan inovasi berkelanjutan. Keterlibatan manajemen bersumber pada hambatan penciptaan pengetahuan individu dan hambatan organisasi yang terkait dengan paradigma perusahaan.

9 14 Manajemen pengetahuan merupakan pengelolaan pengetahuan perusahaan melalui proses yang sistematik dan spesifik untuk setiap organisasi dalam rangka memperoleh, mengelola, mempertahankan, menerapkan, membagi dan memperbaharui baik pengetahuan yang bersifat tacit maupun explicit oleh pekerja dengan tujuan meningkatkan kinerja organisasi dan menciptakan nilai. Kerangka manajemen pengetahuan melibatkan sumber daya manusia, informasi dan teknologi. Faktor penting yang berhubungan dengan sumber daya manusia antara lain: (1) mengetahui dengan pasti apa yang membuat komunitas tertarik, (2) mengidentifikasi pengetahuan penting bagi sumber daya manusia dan (3) menggunakan manajemen kinerja untuk menghadapi perubahan budaya. Suatu organisasi atau perusahaan melakukan manajemen pengetahuan dengan melibatkan tujuh aktifitas. Lai dan Tsai-Hsin Chu yang diacukan (Siswanto, 2006) mengelompokkan aktivitas manajemen pengetahuan menjadi tujuh yaitu : 1. Inisiasi Inisiasi memerlukan perencanaan untuk perubahan sebelum peluncuran suatu proyek implementasi manajemen pengetahuan. Hal ini berarti jika organisasi mampu menciptakan iklim atau membuat anggota organisasi sadar akan perlunya perubahan sebelum peluncuran, proses implementasi akan menjadi lebih mudah. Tahap ini memunculkan kesadaran mengenai perlunya pengelolaan pengetahuan bagi organisasi. Hal ini dapat dilakukan melalui identifikasi kebutuhan pengetahuan dan kompetensi inti. Pengetahuan akan berguna jika disesuaikan dengan visi dan misi organisasi. 2. Pemunculan Tahap ini berhubungan dengan pengadaan sistem manajemen pengetahuan. Pengetahuan dapat dimunculkan melalui identifikasi pengetahuan saat ini dalam organisasi, sumber / pemilik pengetahuan dan pemimpinnya melalui pengumpulan dan impor pengetahuan dan teknologi dari luar organisasi atau pembelajaran dari pengetahuan yang ada saat ini.

10 15 3. Pemodelan Nonaka dan Takerchi yang dikutip (Siswanto, 2006) mengemukakan bahwa terdapat waktu yang sesuai untuk melakukan proses penyaringan pengetahuan. Tahap ini berfokus pada pemilihan dan strukturisasi pengetahuan yang telah dimodelkan. Dengan kata lain, tahap ini memberi perhatian pada pemodelan pengetahuan dan merepresentasikan pemodelan tersebut untuk digunakan kemudian. 4. Pengumpulan Pengetahuan yang telah dibangun sangat berharga bagi organisasi. Untuk itu penting bagi organisasi mengumpulkan semua pengetahuan baik pengetahuan tacit maupun pengetahuan explicit. 5. Distribusi dan Transfer Tahap ini berfokus pada bagaimana mendistribusikan pengetahuan pada anggota organisasi. Pengetahuan dibuat selalu tersedia bagi anggota organisasi atau orang lain dengan membuat proses interaksi atau infrastruktur teknologi informasi. Dalam hal ini terdapat dua strategi distribusi manajemen pengetahuan yaitu push dan pull. Strategi push (dorong) memiliki penyedia pusat yang menentukan informasi apa yang akan di distribusikan dan kepada siapa, sedangkan strategi pull (tarik) penggunalah yang menentukan kebutuhan pengetahuan dan harus selalu memotivasi diri untuk mencari dan memperoleh kembali suatu pengetahuan. 6. Penggunaan Nilai dari pengetahuan hanya dapat direalisasikan ketika pengetahuan tersebut diterapkan untuk membantu penyelesaian masalah. Tahapan ini berfokus pada bagaimana menggunakan pengetahuan dalam rangka menghasilkan nilai komersial. 7. Evaluasi Evaluasi berkaitan dengan pengkajian, kinerja dan dampak manajamen pengetahuan serta deteksi terhadap pengetahuan baru yang telah tercipta. Selain itu juga berkaitan dengan apakah suatu pengetahuan telah usang ( out of date ).

11 Penciptaan Pengetahuan Menurut Nonaka dan Takeuchi yang dikutip (Setiarso, 2008), terdapat empat proses penciptaan (kreasi) pengetahuan yaitu sosialisasi (Socialization), ekstrenalisasi (Externalization), kombinasi (Combination) dan internalisasi (Internallization). Kemampuan penciptaan pengetahuan organisasi bergantung pada kemampuan semua individu dalam organisasi untuk dapat mengakses, gagasan, informasi dan pengalaman karyawan lain melalui intranet atau pihak lain di luar organisasi Sosialisasi (Socialization) Sosialisasi adalah konversi pengetahuan tacit ke pengetahuan tacit dan proses sharing serta penciptaan pengetahuan tacit melalui interaksi dan pengalaman langsung (Tobing, 2000). Istilah sosialisasi ini digunakan untuk menekankan pentingnya kegiatan bersama antara sumber pengetahuan dan penerima pengetahuan. Proses sosialisasi dapat dilakukan melalui pertemuan tatap muka seperti rapat, diskusi dan pertemuan bulanan Eksternalisasi (Externallization) Eksternalisasi merupakan pengartikulasian pengetahuan tacit menjadi pengetahuan eksplisit melalui proses dialog dan refleksi. Melalui cara ini pengetahuan terkristalisasikan sehingga dapat didistribusikan ke pihak lain dan menjadi basis bagi pengetahuan baru. Pada tahap ini, pengetahuan tacit diekspresikan dan diterjemahkan menjadi metafora, konsep, hipotesis, diagram, model atau prototype sehingga dapat dimengerti oleh semua pihak Kombinasi (Combination) Kombinasi merujuk pada konversi pengetahuan dari pengetahuan eksplisit menjadi pengetahuan eksplisit yang baru melalui sistemisasi dan pengaplikasian pengetahuan eksplisit dan informasi. Dengan cara ini pengetahuan ditukarkan dan dikombinasikan melalui media seperti dokumen-dokumen, rapat-rapat, percakapan telepon dan komunikasi melalui jaringan komputer.

12 17 Dalam praktiknya kombinasi bergantung pada tiga proses. Pertama, pengetahuan eksplisit dikumpulkan dari dalam dan luar organisasi/perusahaan, kemudian dikombinasikan. Kedua, pengetahuan eksplisit disunting atau diproses agar dapat lebih bermanfaat bagi perusahaan. Pengetahuan eksplisit tersebut disebarkan ke seluruh perusahaan melalui berbagai media Internalisasi (Internalization) Internalisasi merupakan proses pembelajaran dan akuisisi pengetahuan yang dilakukan oleh anggota organisasi terhadap pengetahuan eksplisit yang disebarkan ke seluruh organisasi melalui pengalaman sendiri sehingga menjadi pengetahuan tacit anggota organisasi. Internalisasi pengetahuan digunakan untuk memperluas, memperdalam serta mengubah pengetahuan tacit yang dimiliki oleh setiap anggota organisasi/perusahaan. Bila pengetahuan berhasil diinternalisasikan ke dalam pengetahuan tacit para individu dalam bentuk model mental bersama maka pengetahuan ini akan menjadi aset yang luar biasa bagi perusahaan Knowledge Gap (Kesenjangan Pengetahuan) Pengetahuan Wajib dan Pengetahuan Pilihan bagi Karyawan Suatu perusahaan harus menentukan pengetahuan yang wajib dimiliki oleh karyawan dan pengetahuan pilihan. Pengetahuan wajib adalah pengetahuan yang perlu dan harus dimiliki oleh karyawan untuk melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. Pengetahuan pilihan didefinisikan sebagai pengetahuan pelengkap yang dapat membantu dalam pelaksanaan tugas karyawan. Pengetahuan wajib sangat perlu untuk dikembangkan dan ditingkatkan. Peningkatan ini dapat dilakukan melalui diklat, workshop, seminar dan lainnya (Setiarso, 2008).

13 Kesenjangan Pengetahuan Seringkali pengetahuan yang dimiliki karyawan tidak sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan. Kondisi ini memungkinkan munculnya kesenjangan pengetahuan di perusahaan. Dengan dilakukannya suatu proses penilaian kesenjangan pengetahuan di dalam suatu perusahaan, maka dapat diketahui keadaan pengetahuan yang dibutuhkan dan pengetahuan yang sekarang tersedia (Setiarso, 2008). Sesudah pengetahuan yang dibutuhkan dapat diidentifikasi maka dilakukan analisis kesenjangan pengetahuan berdasarkan kerangka Zack (Gambar 2). Terdapat suatu metode yang dapat digunakan untuk mengatasi kesenjangan pengetahuan yaitu metode delivery. Metode delivery digunakan untuk mensuplai pengetahuan dalam rangka memenuhi pengetahuan yang terjadi. Organisasi dapat menyediakan pengetahuan dengan berbagai cara antara lain: 1. Melakukan kodifikasi pengetahuan, menyimpannya di knowledge base perusahaan & memberi otoritas kepada pekerja/unit yang membutuhkan untuk mengakses pengetahuan yang dibutuhkan. 2. Mengirim personil yang telah diseleksi untuk mengikuti pelatihan untuk mengakuisisi pengetahuan yang dibutuhkan. 3. Mengundang pakar (internal atau eksternal) untuk membagikan pengetahuan yang melalui program yang mirip in house training. 4. Melakukan studi banding kepada perusahaan lain yang dianggap memiliki pengetahuan yang dibutuhkan. 5. Mendorong anggota organisasi untuk menggali secara mandiri pengetahuan yang dibutuhkan, misalnya melakukan bedah buku, melakukan riset, membuat prototype dan memfasilitasi kelompok diskusi intensif dalam bentuk Special Interest Group (SIG), Focus Group Discussion (FGD) atau Community of Practice (CoP).

14 19 Apa yang harus diketahui oleh perusahaan Hubungan / Link (Knowledge Strategy) Apa yang harus dikerjakan oleh perusahaan Knowledge Gap Strategic Gap Apa yang telah diketahui oleh perusahaan Hubungan / Link (Strategic Knowledge) Apa yang dapat dilakukan oleh perusahaan Gambar 2. Kerangka kesenjangan pengetahuan Zack Strategi Pengelolaan Pengetahuan Hansen, Nohria, dan Tierney yang dikutip (Munir, 2008) mengemukakan cara organisasi mengelola pengetahuan yang dimiliki dibagi atas dua ekstrim yaitu: strategi kodifikasi (Codification Strategy) dan strategi personalisasi (Personalization Strategy). Bila pengetahuan diterjemahkan dalam bentuk eksplisit secara berhati-hati (Codified) dan disimpan dalam basis data sehingga pengguna yang membutuhkan dapat mengakses pengetahuan tersebut, maka cara mengelola seperti itu dikatakan menganut strategi kodifikasi. Namun pengetahuan tidak hanya eksplisit saja, melainkan juga pengetahuan yang terpikirkan (tacit). Pengetahuan tacit amat sangat sulit diterjemahkan ke dalam bentuk eksplisit, oleh sebab itu pengetahuan-pengetahuan dialihkan dari satu pihak ke pihak lain melalui hubungan personal yang intensif, cara mengelola pengetahuan seperti ini disebut strategi personalisasi. Jadi fungsi utama dari jaringan komputer baik internet atau intranet, bukan saja menyimpan atau mendokumentasikan pengetahuan melainkan juga untuk

15 20 memfasilitasi lalu lintas komunikasi antar individu dalam suatu organisasi merupakan strategi personalisasi. Strategi kodifikasi digunakan untuk menyimpan pengetahuan di dalam empat penyimpanan yang terstruktur dari pengetahuan sebagai database untuk penggunaan yang berulang-ulang. Davenport dan Prusak menyatakan bahwa tujuan kodifikasi adalah membuat pengetahuan organisasi ke dalam suatu bentuk yang membuat pengetahuan organisasi tersebut dapat diakses oleh personil yang membutuhkannya (Tobing, 2007). Strategi yang kedua yaitu strategi personalisasi adalah strategi yang diadopsi oleh organisasi untuk memberikan solusi dari masalah biasa sampai masalah yang unit Pengaruh Manajemen Pengetahuan pada Organisasi Organisasi yang telah menerapkan manajemen pengetahuan, secara sadar telah mengidentifikasi pengetahuan yang dimiliki untuk meningkatkan kinerja organisasi serta menghasilkan berbagai inovasi yang memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan, selain itu manajemen pengetahuan juga dapat meningkatkan efisiensi. Beberapa manfaat dari adanya penerapan Manajemen Pengetahuan adalah (Febriyanti, 2005): 1. Mengetahui dan menyadari nilai dari aset-aset tanwujud (Intangible Asset). 2. Memiliki kesempatan untuk meningkatkan nilai tambah pada proses bisnis utama. 3. Menyebarluaskan praktek yang benar dengan berbagi pengetahuan dari pengetahuan individual dan bagian dari organisasi. 4. Mengembangkan pengetahuan mengenai konsumen sehingga mampu mengantisipasi keinginan konsumen. Hal tersebut dilakukan dengan melakukan interaksi yang intensif dengan konsumen ataupun distributor. 5. Meningkatkan efisiensi dalam organisasi. Informasi yang sistematik yang dapat menyediakan kebutuhan eksternal, disisi lain, pengetahuan internal telah diketahui sehingga dapat mengidentifikasi kesenjangan pengetahuan yang ada. 6. Membantun kompetensi untuk mengantisipasik kebutuhan yang tidak terduga.

16 21 7. Menjadikan organisasi yang inovatif. 8. Mempercepat proses aliran pengetahuan. Infrastruktur teknologi yang efektif membantu untuk menghubungkan pengetahuan karyawan sehingga pengetahuan lebih mudah diakses dan mengalir lebih cepat dari seseorang yang mengetahui kepada seseorang yang membutuhkan Penelitian Terdahulu Lasma (2009) melakukan penelitian yang berjudul Analisis Kesenjangan Pengetahuan (Knowledge Gap) Karyawan PT PELNI PERSERO Direktorat SDM dan Umun. Alat analisis yang digunakan adalah analisis kesenjangan pengetahuan dengan uju validitas dan reabilitas. Berdasarkan penelitian yang dilakukan didapatkan hasil bahwa terdapat kesenjangan pengetahuan antara tingkat kepentingan pengetahuan dengan tingkat penguasaan pengetahuan PT PELNI Persero Direktorat SDM dan Umum. Masih ada keahlian/keterampilan karyawan yang belum dimanfaatkan secara optimal oleh perusahaan. Hal ini disebabkan karena karyawan belum diberi kesempatan secara optimal untuk mengembangkan keahlian yang mereka miliki. Selain itu juga dapat disebabkan oleh penempatan posisi karyawan yang tidak sesuai dengan keahlian/pengetahuan karyawan. Dari hasil pengolahan data dapat dilihat bahwa pengetahuan mengenai dana PSO (Public Service Obligate) memiliki nilai K-GAP tertinggi yaitu 1,25. Artinya pengetahuan PSO memiliki tingkat kepentingan yang tinggi tetapi karyawan memiliki tingkat penguasaan yang rendah. Sedangkan pengetahuan tentang konsep lalu lintas dokumen kepegawaian memiliki nilai K-Gap terendah yaitu sebesar 0,2 yang berarti karyawan mampu menguasai pengetahuan tersebut dengan baik