1.2 Tujuan Tujuan dari makalah ini adalah untuk mengetahui adanya knowledge management pada perusahaan dalam meningkatkan daya saing.

Transkripsi

1 I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini terjadi dengan sangat cepat. Kemampuan perusahaan dalam kedua hal tersebut menjadi salah satu faktor daya saing yang sangat penting. Perusahaan yang ingin memperluas pangsa pasar atau skala ekonominya sangat membutuhkan pengetahuan dan juga teknologi yang harus dikuasi oleh setiap stakeholders agar dapat bersaing dengan pesaing. PT Winner Food Industry merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pengolahan makanan. Merk dagang perusahaan ini adalah Winner dengan produk utama sosis, serta produk sampingan bakso dan burger. Beberapa merk sosis antara lain beef bockwurst, cheezy beef, beef cocktail, beef garlic. Produk-produk tersebut telah mendapatkan sertifikasi halal dari MUI dan telah terakreditasi dari Komite Akreditasi Nasional (KAN) sehingga produk-produk dari PT Winner Food Industry harus terjamin mutunya dan aman untuk dikonsumsi. Knowledge-based competitiveness merupakan konsep yang berdasarkan pada ilmu pengetahuan dan teknologi, serta pengembangan sumber daya manusia perusahaan. Pengembangan sumber daya manusia perusahaan diperlukan kemampuan untuk mengelola dan mengembangkan knowledge yang dimiliki. Pengelolaan knowledge (Knowledge Management) pada akhirnya dapat menjadi faktor yang penting untuk meningkatkan daya saing. 1.2 Tujuan Tujuan dari makalah ini adalah untuk mengetahui adanya knowledge management pada perusahaan dalam meningkatkan daya saing. 1

2 II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Knowledge Knowledge adalah campuran dari pengalaman, nilai, informasi kontektual, pandangan pakar, dan intuisi mendasar yang memberikan lingkungan dan kerangka untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman baru dengan informasi (Davenport,1998). Turban (2002) menyatakan pengetahuan adalah sesuatu yang berbeda dengan data dan informasi. Data adalah sekumpulan fakta, pengukuran, dan statistik. Sementara informasi adalah data yang telah diorganisasi atau diproses dalam waktu tertentu dan akurat. Pengetahuan adalah informasi yang sudah dibentuk secara kontektual, relevan, dan dapat ditindaklanjuti. Menurut Davenport (1998) Knowledge dibagi menjadi dua jenis yaitu Explicit Knowledge dan Tacit Knowledge, yang dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Explicit Knowledge Adalah sesuatu yang dapat diekspresikan dengan kata-kata dan angka, serta dapat disampaikan dalam bentuk ilmiah, spesifikasi, manual, dan sebagainya. Knowledge jenis ini dapat diteruskan dari satu individu ke individu lainnya secara formal dan sistematis. b. Tacit Knowledge Adalah Knowledge dari para pakar, baik individu maupun masyarakat, serta pengalaman mereka. Tacit Knowledge bersifat sangat personal dan sulit diformulasikan sehingga membuatnya sangat sulit dikomunikasikan atau disampaikan kepada orang lain. Perasaan pribadi, intuisi, bahasa tubuh, pengalaman fisik, serta petunjuk teknis (rule of thumbs) termasuk dalam jenis Tacit Knoweledge. 2

3 Gambar 1. Komponen Knowledge Menurut Dilip Bhatt (2000) bahwa knowledge management memiliki komponen yang saling terkait satu sama lain, adapun komponennya : 1. People 2. Techenology 3. Process Ketiganya dapat menghasilkan suatu pembelajaran bagi organisasi. Dari gambar dapat diketahui bahwa komponen sumber daya manusia menjadi factor penting penerapan knowledge management untuk menghasilkan budaya belajar dalam suatu organisasi. Karena hampir sebagian besar pengetahuan yang dimiliki seseorang jauh lebih berpotensi daripada teknologi yang disediakan oleh organisasi. 2.2 Konversi Knowledge Nonaka dan Takeuci (1995) mengemukakan bahwa alasan fundamental mengapa perusahaan Jepang sukses, karena keterampilan dan pengalaman mereka terdapat pada penciptaan knowledge organisasi. Penciptaan knowledge dicapai melalui pengenalan hubungan sinergik antara tacit knowledge dan explicit knowledge. Nonaka dan Takeuci juga membagi model konversi menjadi 4 cara, sebagai berikut : a. Tacit knowledge ke Explicit knowledge; disebut proses Externalization 3

4 b. Tacit knowledge ke Tacit knowledge; disebut proses Socialization c. Explicit knowledge ke Explicit knowledge; disebut proses Combination d. Explicit knowledge ke Tacit Knowledge; disebut proses Internalization TACIT EXPLICIT TACIT (Socialization) E.G, Team Meetings and Discussions (Internalization) E.G, Learn from a report EXPLICIT (Externalization) E.G, Dialog whitin Team Answer Question (Combination) E.G, a report Gambar 2. Konversi Knowledge 2.3 Knowledge yang Dibutuhkan Perusahaan Kerangka berpikir untuk mengetahui knowledge yang harus dimiliki dan yang sudah dimiliki digambarkan sebagai berikut (Tiwana, 2000): Apa yang harus diketahui oleh perusahaan Knowledge-Strategy Apa yang harus dilakukan oleh perusahaan Knowledge Gap Strategy Gap Apa yang harus diketahui oleh perusahaan Strategy-Knowledge Apa yang harus dilakukan oleh perusahaan Gambar 3. Diagram Analisis Kesenjangan Strategy-Knowledge 4

5 Gambar di atas memperlihatkan bahwa analisis kesenjangan knowledge pada dasarnya merupakan kegiatan yang sulit sekali dipisahkan dari kegiatan penyusunan strategi perusahaan. Knowledge dapat diklasifikasikan menjadi 3 kerangka (Tiwana, 2000) yaitu: a. Core knowledge Merupakan knowledge yang dibutuhkan untuk melaksanakan bisnis perusahaan. Pada dasarnya tidak menghasilkan sesuatu yang membedakan perusahaan dengan kompetitor. b. Advance Knowledge Merupakan knowledge yang membuat suatu perusahaan mungkin dapat bersaing (competitiveness viable). Dimana knowledge ini memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan sesuatu yang membedakan dengan kompetitor. c. Innovative Knowledge Merupakan knowledge yang memungkinkan perusahaan untuk memimpin industrinya dan yang membedakan dengan kompetitor. Menurut Zack, knowledge ini dapat memungkinkan perusahaan merubah aturan main bisnisnya. 2.4 Knowledge Management Knowledge Management adalah usaha untuk meningkatkan pengetahuan yang berguna dalam organisasi, diantaranya membiasakan budaya komunikasi antar personil, memberikan kesempatan untuk belajar, dan menggalakan untuk saling berbagi knowledge. Dimana usaha ini akan menciptakan dan mempertahankan peningkatan nilai dari kompetisi bisnis dengan memanfaatkan teknologi informasi (Mc Inerney, 2002). Manajemen pengetahuan adalah suatu disiplin yang memperlakukan modal intelektual aset yang dikelola (Honeycutt, 2000). Sebab menurutnya konsep manajemen pengetahuan ( knowledge management ) pada dasarnya adalah berkembang dari 5

6 kenyataan bahwa dimasa sekarang dan dimasa depan, aset utama sebuah organisasi agar mampu berkompetisi adalah aset intelektual atau pengetahuan bukanaset kapital. Knowledge Management memiliki fungsi penting yang terbagi dalam 4 hal berikut : a. Identifikasi aset, kunci dari knowledge yang ada di perusahaan b. Merefleksikan apa yang organisasi tahu c. Saling berbagi (sharing) segala knowledge kepada siapa pun yang membutuhkan d. Menerapkan penggunaan knowledge untuk meningkatkan kinerja organisasi Komponen kritis knowledge yang dibutuhkan dalam pelaksanaan strategi Knowledge Management yang berhasil adalah sebagai berikut: a. Sumber dan aliran knowledge yang tepat bagi organisasi b. Teknologi yang tepat untuk menyimpan dan mengkomuniaksikan knowledge tersebut c. Budaya kerja yang tepat sehingga pekerja termotivasi untuk memanfatkan knowledge tersebut INFORMATION TECHNOLOGY Best Practice Knowledge Management CULTURE Gambar 4. Knowledge Management 2.5 Pembentukan Knowledge Management Pembelajaran adalah usaha penemuan dan usaha ini hanya berhasil jika dilakukan pencarian. Model pembelajaran yang disebut Life s special treadmill digambarkan oleh Charles Handy berdasarkan ide sebuah roda. 6

7 Dimana sekumpulan pertanyaan begitu terjawab dan direfleksikan akan memicu pertanyaan yang lain (Davidson, 2003). Question Reflection Theory Test Gambar 5. Handy s Learning Wheel Faktor indikasi yang dapat digunakan untuk mengetahui apakah sebuah perusahaan siap melaksanakan penerapan Knowledge Management adalah sebagai berikut : a. Scanning Imperative, yaitu menemukan hal penting yang harus ada dalam perusahaan b. Corportae Culture, budaya perusahaan yang mendukung kegiatan knowledge sharing c. Begin with what you know, melakukan evaluasi atas apa yang sudah dimiliki perusahaan dan kemudian meningkatkannya sebelum melakukan yang baru. 7

8 III. PEMBAHASAN 3.1 Keadaan Umum Perusahaan PT Winner Food Industry berdiri sejak tanggal 19 Mei 2003 di Jakarta. Perusahaan ini adalah perusahaan nasional yang bergerak di bidang pengolahan makanan. Pemilik PT Winner Food Industry adalah Bapak Arief Sya af yang sekaligus menjabat sebagai direktur utama. Perusahaan ini memiliki akta pendirian berbentuk Perseroan Terbatas dengan nomor NPWP : Merk dagang perusahaan ini adalah Winner dengan produk utama sosis, serta produk sampingan bakso dan burger. Beberapa merk sosis antara lain beef bockwurst, cheezy beef, beef cocktail, beef garlic. Produk-produk tersebut telah mendapatkan sertifikasi halal dari MUI dan telah terakreditasi dari Komite Akreditasi Nasional (KAN) sehingga produk-produk dari PT Winner Food Industry harus terjamin mutunya dan aman untuk dikonsumsi. PT Winner Food Industry berlokasi di Jalan Ampera Raya no. 123 AB, Cilandak, Jakarta Selatan Telepon (021) , Fax (021) winner_food@cbn.net.id. Luas bangunan pabrik sebesar 900 m 2, luas bangunan kantor sebesar 16 m 2 sedangkan luas bangunan produksi sebesar 120 m 2. Lokasi PT Winner Food Industry cukup strategis, karena terletak di pinggir jalan raya, sehingga memudahkan dalam pendistribusian bahan baku serta produk. Selain itu, lokasi pabrik juga relatif dekat dengan pasar dan konsumen sehingga memudahkan promosi produk. 3.2 Sumber Daya Manusia Jumlah karyawan di PT Winner Food Industry adalah sebanyak 38 orang. Ada dua kriteria pegawai, yaitu pegawai tetap dan tidak tetap ditambah 3 orang direksi. Dari jumlah tersebut telah memenuhi persyaratan kualifikasi tenaga ahli produksi yang harus dimiliki. 8

9 Table 1. Jumlah Pegawai Berdasarkan Pendidikan Jenjang Pendidikan Jumlah S2 2 S1 8 D3 6 SMA/SMK 4 Table 2. Presentase Jumlah Pegawai Berdasarkan Pendidikan Profesi Jenjang Pendidikan Jumlah Ya 25% Tidak 75% 3.3 Struktur Organisasi Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa. Empat elemen dalam struktur organisasi yaitu : 1. Adanya spesialisasi kegiatan kerja 2. Adanya standardisasi kegiatan kerja 3. Adanya koordinasi kegiatan kerja 4. Besaran seluruh organisasi. Struktur organisasi PT Winner Food Industry adalah sistem divisi, yaitu struktur yang terdapat garis-garis bersama kekuasaan dan wewenang teratas hingga terendah. Perusahaan ini dipimpin oleh seorang direktur. Berikut ini deskripsi masing-masing bagian dalam struktur organisasi perusahaan : 9

10 a) Direktur Direktur merupakan pimpinan tertinggi dalam operasional di PT Winner Food Industry. Tugas dari seorang Direktur adalah memimpin dan mengatur semua langkah dan strategi perusahaan dalm aktivitas dan kegiatannya untuk mencapai visi yang telah ditetapkan. b) General Manager Posisi General Manager berada di bawah seorang direktur. General Manager bertugas membantu direktur dalam mengatur dan mengawasi pelaksanaan yang dijalankan oleh bagian produksi, keuangan, marketing dan GA Manager. Selain itu, General Manager memiliki tanggung jawab dalam pengawasan urusan legal perusahaan, personalia, dan kesekretariatan. c) Manajer Produksi Manajer Produksi bertugas memantau laporan harian bagian logistik dan gudang, membuat anggaran dasar kebutuhan untuk produksi, mengawasi dan mengontrol berjalannya aktivitas produksi. Selain itu manajer produksi juga bertugas dalam menuangkan ide pengembangan produk baru untuk menghadapi persaingan dan permintaan pasar. d) Manajer Keuangan Manajer keuangan bertugas membuat anggaran dasar kebutuhan perusahaan, membuat atau memasukkan data arus kas yang masuk dan keluar, membuat laporan harian kas perusahaan, membuat laporan harian bank perusahaan, merekapitulasi dan membuat laporan penjualan dan pendapatan, membuat laporan pajak yang berlaku, membuat jurnal akuntansi standar, membuat form keuangan standar, dan melakukan daftar penggajian karyawan. 10

11 e) Marketing Manager Marketing Manager bertugas merencanakan strategi pemasaran, mengkoordiansikan proses penawaran dan fungsi terkait, menyajikan informasi harga perkiraan dari pemilik dan pesaing, melaksanakan koordinasi dengan pihak eksternal yang terkait dengan fungsi pemasaran dalam rangka upaya optimalisasi perolehan pesanan, undangan tender, membuat laporan daftar supplier atau customer dari bahan baku hingga produk, mencari costumer untuk menawarkan produk serta memasarkannya ke customer dan pelanggan. 3.4 Knowledge Management Knowledge management pada mulanya diterapkan dalam dunia bisnis yang dapat membantu komunikasi dari top manajemen hingga ke bagian operasional untuk memperbaiki proses kerja, dan seiring dengan kecepatan perolehan informasi, knowledge management diterapkan pula pada bidang pendidikan (dalam cakupan perpustakaan) sebagai media penyebaran informasi secara tidak terbatas. Kebutuhan informasi dan pengetahuan yang terkait dengan kebutuhan masing-masing mahasiswa sesuai dengan bidang ilmu yang ditekuni berkembang sebagai akibat dari globalisasi yang mendorong munculnya internet sebagai jendela informasi dan pengetahuan yang menembus ruang dan waktu. Kegiatan knowledge management sudah terlaksana di PT Winner Food Industry walaupun masih dalam ruang lingkup yang terbatas. Dalam hal ini yaitu dapat dilihat dari pelaksanaan kerja yang berdasarkan SOP. Adanya SOP seseorang dapat memahami pekerjaannya, namun membutuhkan waktu dan pengalaman untuk menjadi seorang yang ahli. Karena SOP hanyalah acuan alur pekerjaan maupun hubunganya dengan unit kerja lain (flow of process) bukan panduan apa, atau bagaimana melakukan analisa resiko. Untuk pegawai baru maka yang dibutuhkan adalah pengetahuan atau pembelajaran dari segi teknis atau non teknis pada bidang kerjanya, sedangkan SOP hanya suatu pedoman dalam melaksanakan pekerjaannya 11

12 secara personal atau organisasional. Membutuhkan proses untuk memiliki pengalaman yang membuat seseorang menjadi ahli di bidang yang ditekuni (Learning by doing). Pengalaman untuk menjadi ahli didapat dari berbagai sumber. Pelaksanaan kegiatan diskusi sangat penting bagi perusahaan. Karena dengan adanya kegiatan diskusi ini maka dapat menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaiakan sendiri dan perlu pendapat dari atasan atau rekan kerja, meminimalisasi resiko agar tidak terlalu besar kerugian yang ditanggung perusahaan terutama di bidang produksi. Saat tidak menemukan penyelesaian masalahnya dalam kegiatan diskusi, maka dapat ditindaklanjuti dengan menanyakan pada atasan yaitu Kepala Divisi atau Direktur. Penjabaran komponen kritis Knowledge Management, informasi dan knowledge yang merupakan input bagi Knowledge Management sumber dan aliran pengetahuan. Fokus dari komponen ini adalah pengetahuan dalam memproduksi sosis dan penggunaan mesin-mesin produksi, serta pengetahuan dalam melakukan analisa. Komponen yang kedua yaitu teknologi, tujuan dari komponen ini adalah mekanisme untuk penyimpanan dan komunikasi dari knowledge. Fokus dari komponen ini adalah memiliki basis data MySQL dan juga memiliki infrastruktur pendukung. Komponen yang ketiga yaitu budaya, tujuan komponen ini yaitu struktur yang memotivasi staf untuk berbagi knowledge dan untuk mengintegrasikan knowledge yang ada dengan pekerjaan mereka. Fokus pada komponen ini yaitu motivasi staf untuk saling membagi sudah cukup tinggi dalam batasan antar anggota divisi. Ada beberapa kecenderungan enggan berbagi karena adanya persaingan dan rasa tidak aman. Penerapan Knowledge Management merupakan salah satu cara untuk meningkatkan kinerja perusahaan, dengan mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada agar lebih optimal. Knowledge Management juga dapat meningkatkan produktivitas sumber daya manusia dengan membagi knowledge yang dibutuhkan pegawai. Meningkatkan pemasaran dengan mengaji ulang knowledge yang dimiliki perusahaan untuk merencanakan 12

13 strategi baru. Organisasi atau perusahaan perlu mendukung pembentukan knowledge dengan memberikan kesempatan kepada pegawai perusahaan untuk mendapatkan pelatihan atau pendidikan. Agar pelatihan yang diberikan tepat guna maka dibutuhkan peta kompetensi dalam membantu staf mengisi kesenjangan yang ada. Penggunaan peta kompetensi akan memperlihatkan kesenjangan anatara du karakteristik, hal ini memudahakan pembuatan program perencanaan pelatihan pegawai. Pemetaan ini juga untuk menghubungkan profil keahlian individu dengan tujuan perusahaan. Faktor kepemimpinan juga sangat diperlukan terutama dalam berbagai aktivitas organisasi diantaranya diperlukan untuk mewujudkan knowledge workers, karena seorang pekerja yang senantiasa menggunakan pengetahuan dalam kesehariannya tidak bisa dihasilkan begitu saja tanpa adanya kepemimpinan yang baik. Bentuk-bentuk pengetahuan perusahaan dapat ditangkap dari berbagai ragam dokumen seperti overview setiap departemen, posisi jabatan, tugas dan peranan utama,kemampuan/ ketrampilan, keahlian yang dibutuhkan, kontak internal dan eksternal, prosestransaksi utama, material dan peralatan, dan sebagainya. Aplikasi manajemen pengetahuantelah banyak dikembangkan untuk perusahaan. Contoh keuntungan dari aplikasi manajemenpengetahuan seperti sistem manajemen dokumen, portal pekerja, sistem manajemen ketrampilan dan komunikasi-komunikasi praktis. Untuk menyusun suatu strategi bisnis perlu didukung dengan analisis terhadap kondisi lingkungan bisnis, menentukan faktor-faktor kunci sukses, menterjemahkan strategi perusahaan dalam rencana kegiatan ke depan, melakukan identifikasi knowledge yang sudah dimilki perusahaan, mengaji posisi knowledge perusahaan melalui dokumentasi yang ada. Dengan adanya knowledge management pada perusahaan maka dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan yaitu penghematan baik dalam hal biaya maupun waktu, peningkatan asset pengetahuan, kemampuan untuk beradaptasi, dan juga peningkatan produktivitas sumber daya manusianya. 13

14 IV. PENUTUP 4.1 Kesimpulan Penerapan Konowledge Management di PT Winner Food Industry sudah baik, hal ini dilihat dari dukungan infrastruktur teknologi informasi yang ada. Budaya sharing knowledge perlu ditingkatkan untuk lebih mensukseskan jalannya sistem knowledge management. Selain itu juga perusahaan harus memperhatikan indikator-indikator keberhasilan Knowledge Management sehingga diidentifikasi parameterparameter yang menjadi prasyarat yang harus dipenuhi untuk mencapai keberhasilan implementasi Knowledge Management. Penerapan knowledge management dalam semua unit perusahaan akan memberikan pengetahuan dan pemahaman kepada semua karyawan dalam mencapai peningkatan produktivitas 4.2 Saran Pihak manajemen dapat ikut serta membantu khususnya dalam penyelesaian masalah-masalah atau kesulitan pegawai dalam melaksanakan tugasnya dengan memberikan masukkan ataupun memberikan solusi terhadap kesulitan tersebut. Sehingga perusahaan akan lebih mudah mengembangkan budaya berbagi pengetahuan (sharing knowledge) 14

15 V. DAFTAR PUSTAKA Bhatt, Diliip Exellence Model and Management Knowledge Implication. (Online). ( diakses 30 September 2011). Davenport, Thomas H. and Laurence Prusak Working Knoledge :How to Organizations Manage What They Know. Harvard Business school press. Boston. Davidson, Carl and Philip Voss Knowledge Managmenet, An Introducting to Creating Competitiveness Advantage from Intellectual capital. Vision Book. New Delhi. Honeycutt, J Knowledge Management Strategy. PT Elex Media Komputindo. Jakarta. Mc Inenery, Claire Knowledge Management and The Dynamic Nature of Knowledge. Journal of American Society for Information and Technology. Vol.53. Issue 12 (Oktober 2002). Hal: Nonaka, Ikujiro and Takeuchi H The Knowledge Creating Company: How Japanesse Companies Create The Dynamics in Innovation. Oxford University Press. Tiwana, Amrit The Knowledge Management Tolkit. Prentice Hall. Turban, Lee and Chung electronic Commerce, A managerial Perspective. International Edition. Printice hall. Untited States Of America. 15