BAB 2. LANDASAN TEORI dan KERANGKA PEMIKIRAN

Transkripsi

1 4 BAB 2 LANDASAN TEORI dan KERANGKA PEMIKIRAN 2.1. Teori Umum Sistem Pengertian Sistem Suatu informasi sangat dibutuhkan seorang manajer perusahaan untuk mengetahui tingkatan tingkatan suatu perusahaan. Yang sering dikenal dengan sistem informasi manajemen, sebagai suatu sistem yang berbasis teknologi komputer yang menyediakan informasi bagi para pemakainya dengan kebutuhan yang sama. Ada beberapa pengertian sistem dari beberapa ahli, diantaranya adalah : Menurut McLeod, (2004, p9) sistem adalah sekelompok elemen elemen yang terintergrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu organisasi seperti perusahaan atau suatu area bisnis cocok dengan definisi ini. Menurut Hall, (2001, p5) Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen komponen yang saling berkaitan (interalated) atau subsistem subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama, semua sistem memiliki beberapa elemen yang sama, setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya Klasifikasi Sistem Menurut Ludwig Von Bartalanfy, (2003, p53) klasifikasi sistem terbagi Deterministik Sistem dan Probalistik Sistem, dimana Deterministik sistem merupakan sistem operasi (input/output) yang terjadi di dalamnya dapat ditentukan atau diketahui dengan pasti. Sedangkan Probalistik sistem merupakan sistem yang input dan prosesnya dapat didefenisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti. Sistem informasi masuk di dalam klasifikasi sistem fisik, sistem buatan manusia, sistem pasti dan sistem terbuka. Sebagai sistem fisik, sistem

2 5 informasi mempunyai komponen komponen fisik. Sebagai sistem buatan manusia, karena dirancang dan dibuat oleh analisis atau pemakai sistem. Sebagai sistem pasti, karena hasil dari sistem ini yang berupa informasi merupakan hasil yang sudah dirancang dan sudah ditentukan sesuai dengan pemakainya Definisi Analisis Sistem Menurut McLeod (2001, p190) analisis sistem merupakan suatu pembelajaran atau pengertian terhadap sistem yang telah ada yang akan digunakan dalam menciptakan sebuah sistem yang baru atau yang telah diperbaharui. Berdasarkan teori di atas dapat disimpulkan bahwa analisis sistem merupakan kegiatan mengevaluasi sistem yang telah ada, mengidentifikasi kelemahan sistem sehingga dapat merancang suatu sistem yang baru sebagai solusi perbaikan. Tahap-tahap analisis menurut McLeod (2001, p190) adalah sebagai berikut: 1. Mengumumkan penelitian sistem Ketika perusahaan menerapkan sistem baru, manajemen bekerja sama dengan pekerja perihal sistem baru tersebut. 2. Mengorganisasikan tim proyek. 3. Mendefenisikan kebutuhan informasi Melalui wawancara perorangan, pengamatan, pencarian catatan dan survei. 4. Mendefenisikan kriteria kinerja sistem Setelah kebutuhan informasi manajer didefinisikan, langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem. 5. Menyiapkan usulan rancangan sistem Analis sistem memberikan kesempatan bagi para manajer untuk membuat keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya.

3 Definisi Perancangan Sistem Menurut McLeod (2001, p192) Perancangan sistem merupakan sebuah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem yang baru. Tahap-tahap perancangan menurut McLeod (2001, p192) adalah sebagai berikut: 1. Menyiapkan perancangan sistem secara rinci Analis bekerja sama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru menggunakan peralatan tertentu. 2. Mengidentifikasi alternatif konfigurasi sistem Analis harus mengidentifikasi konfigurasi peralatan komputer yang memberi hasil sesuai dengan yang diperlukan untuk menyelesaikan pemrosesan. 3. Mengevaluasi alternatif konfiigurasi sistem Analis bekerja sama dengan manajer untuk mengevaluasi alternatif. 4. Memilih konfigurasi terbaik. 5. Menyiapkan usulan implementasi Menyiapkan usulan penerapan yang memberi ringkasan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan dari dokumentasi perancangan. 6. Menyetujui dan menolak penerapan sistem. Menurut O Brien (2003, p352) perancangan sistem tersebut terdiri dari tiga aktivitas yaitu: 1. Desain user interface yaitu merancang layar, formulir dan dialog. 2. Desain data yaitu menentukan entiti (objek), atribut, relationship, kaidah integrasi, dan lain-lain. 3. Desain proses yaitu membuat program dan prosedur seperti user service, applications service, dan data service.

4 Pengertian Data Menurut Widayana (2005, p12-13), data merupakan fakta mentah antara lain berupa gambar, angka yang disajikan tanpa suatu konteks. Lembar kerja dalam spreadsheets tanpa disertai analisis dan intepretasi data. Sedangkan menurut O, Brien (2005, p38) data merupakan fakta atau observasi mentah, yang biasanya mengenai fisik atau transaksi bisnis. Lebih rinci, data adalah pengukuran objektif atribut (karakteristik) dari entitas (seperti manusia, tempat, barang, dan kejadian). Jadi, dapat disimpulkan bahwa data adalah kumpulan fakta-fakta mentah yang belum diolah sehingga secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Menurut McLeod (2004, p12) data merupakan fakta fakta dan angka angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai Pengertian Informasi Menurut McLeod (2004, p12) informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Menurut Davis (2003, p66) menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan. Dari pendapat beberapa ahli diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa data adalah kumpulan fakta yang tidak memiliki arti sedangkan informasi adalah data yang telah diproses sehingga memliki arti dan manfaat bagi yang membutuhkannya. Proses perubahan data menjadi informasi menurut Davenport dan Prusak yang ditulis oleh Tobing (2007,p15), dilakukan melalui beberapa tahapan yang dimulai dengan huruf C yaitu : - Contextualized : memahami manfaat data yang dikumpulkan. - Categorized : memahami unit analisis atau komponen kunci dari data. - Calculated : menganalisis data secara matematik atau secara statistik. - Corrected : menghilangkan kesalahan dari data.

5 8 - Condensed : meringkas data dalam bentuk yang lebih singkat dan jelas. Suatu sistem yang baik memerlukan informasi. Semakin lengkap dan baik informasi yang disajikan maka semakin baik pula kualitas dari sistem tersebut. Agar informasi yang disajikan dapat dipakai, perlu diperhatikan hal-hal berikut: 1. Akurat Informasi yang disampaikan haruslah bebas dari kesalahan serta harus menggambarkan maksud dan tujuan yang hendak dicapai. 2. Relevan Informasi yang disampaikan haruslah sesuai dengan fakta dan mudah dipahami oleh para pemakai atau pengguna. 3. Tepat waktu Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru. 4. Lengkap Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik. 5. Dapat diakses Informasi yang dibutuhkan harus mudah ditemukan dan dapat diakses Definisi Knowledge Menurut pendapat Turban, et.al (2003, p352) knowledge is information that has been organized and processed to convey expertise as it applies to a business problem.

6 9 Berdasarkan Whitten, et.al (2004, p718) knowledge adalah data dan informasi yang disharing lebih jauh berdasarkan fakta, kebenaran, kepercayaan, penilaian, pengalaman, dan keahlian si penerima. Idealnya informasi mengarah ke kebijaksanaan. Knowledge adalah pencampuran unsur dari kerangka pengalaman, nilai-nilai, informasi kontekstual, dan wawasan ahli yang memberikan kerangka untuk evaluasi dan menggabungkan pengalaman baru dan informasi. Menurut Probst, et.al (2004,p24) knowledge adalah seluruh kesadaran jiwa dan keahlian-keahlian yang mana individu-individu menggunakan untuk memecahkan masalah. Itu termasuk kedua teori-teori dan pelaksanaan, setiap hari aturan-aturan dan instruksi-instruksi untuk tindakan. Knowledge berdasarkan pada data dan informasi, tetapi tidak serupa ini, itu selalu membatasi pada orang-orang. Dari berbagai pendapat para ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa knowledge merupakan penerapan informasi yang diyakini dapat langsung digunakan untuk mengambil suatu keputusan untuk bertindak. Setiarso (2006) menyatakan bahwa pengetahuan merupakan justified true believe. Seorang individu membenarkan (justifies) kebenaran atas kepercayaannya berdasarkan observasinya mengenai dunia. Jadi bila seseorang menciptakan pengetahuan, ia menciptakan pemahaman atas suatu situasi baru dengan cara berpegang teguh pada kepercayaan yang telah dibenarkan. Dalam definisi ini, pengetahuan merupakan konstruksi dari kenyataan, dibandingkan sesuatu yang benar secara abstrak. Penciptaan pengetahuan tidak hanya kompilasi dari fakta-fakta, namun suatu proses yang unik pada manusia yang sulit ditiru atau disederhanakan. Penciptaan pengetahuan melibatkan perasaan dan sistem kepercayaan dimana perasaan dan kepercayaan tersebut bisa tidak disadari Pengertian Management Ada beberapa pengertian management menurut para ahli, yaitu: Menurut Bateman dan Snell (2004, p14), management adalah proses pekerjaan dengan orang dan sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi.

7 10 Menurut Robbins dan Coulter (2002, h6), management sebagai proses koordinasi aktivitas pekerjaan supaya terselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain. Jadi dapat disimpulkan bahwa management adalah suatu proses mengkoordinasi suatu aktivitas yang dilakukan oleh orang maupun sumber daya untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara lebih efektif dan efisien Pengertian Knowledge Management Menurut Pearison dan Saunders (2004, p276) Knowledge adalah sebuah campuran dan informasi gabungan yang didapat dari informasi kontekstual, pengalaman, aturan dan nilai. Knowledge bermakna dan lebih bernilai karena seseorang telah berpikir dalam mengenai informasi tersebut dan menambahkan keahlian dan kebijakan secara unik. Menurut Laudon (2002, p373) Knowledge Management adalah kumpulan proses yang dikembangkan di dalam organisasi untuk menciptakan, mengumpulkan, menyimpan, memelihara, menyebarkan pengetahuan suatu perusahaan. Knowledge Management meningkatkan kemampuan dari sebuah organisasi untuk belajar dari lingkungannya sendiri dan untuk mengikutsertakan knowledge ke dalam bisnis prosesnya. Menurut Fernandez,et.al. (2004, p2) Knowledge Management bisa dipastikan adalah untuk menggambarkan sebagai apa yang dilakukan, untuk mendapatkan kebutuhan yang jauh lebih sempurna pada sumber pengetahuan. Walaupun Knowlegde Management dapat digunakan untuk individu, Knowledge juga dapat menarik perhatian di setiap organisasi. Menurut Boomer (2004, p22) Knowledge Management adalah suatu proses merangkul pengetahuan sebagai aset strategis agar dapat terus menerus memacu keuntungan bisnis dan mempertimbangkan pendekatan "sebuah perusahaan" untuk

8 11 mengidentifikasi, menangkap, mengevaluasi, meningkatkan dan membagi modal intelektual perusahaan. Boomer juga merinci apa yang merupakan manajemen pengetahuan dan yang bukan merupakan manajemen pengetahuan. Menurutnya manajemen pengetahuan, adalah sebagai berikut: Sistem berfokus pada orang, proses, dan prosedur. Berfokus pada meningkatkan pencapaian bisnis. Jangka panjang, inisiatif yang berkelanjutan. Dan yang bukan manajemen pengetahuan adalah sebagai berikut; Sistem berfokus pada teknologi. Teknologi tunggal atau teknik yang dapat memecahkan permasalahan Knowledge Management. Knowledge Management menurut Harvard College (Santoso, 2002, p195) adalah suatu proses terformat dan terarah dalam mencerna informasi yang telah dimiliki oleh suatu perusahaan dan mencari apa yang dibutuhkan masing-masing individu di dalam perusahaan tersebut untuk kemudian memfasilitasinya agar mudah diakses dan selalu tersedia bilamana dibutuhkan. Menurut Bateman dan Snell (2004, p8), knowledge management adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk menemukan dan memanfaatkan sumber daya intelektual didalam suatu organisasi. Knowledge management bertujuan untuk menemukan, menyimpan, membagikan dan membagi secara luas sumber daya yang sangat penting yang dimiliki oleh suatu organisasi. Seperti keahlian karyawan, keterampilan, jaringan hubungan dan kebijakan kebijakan yang ada. Menurut Bell (2001, p47), knowledge management menawarkan kesempatan kesempatan pada perusahaan untuk : 1. Menangkap dan menganalisa informasi perusahaan dan menggunakannya secara strategis dalam bentuk datawarehousing dan data mining, Decision Support System dan Executive Information System.

9 12 2. Mengungkit kumpulan pengetahuan terhadap pengalaman masa lalu yang dialami perusahaan. 3. Mengembangkan dan melengkapi proyek-proyek dengan kecepatan, ketangkasan, dan keselamatan yang lebih baik Jenis Penerapan Knowledge Management Seperti telah dikemukakan sebelumnya tentang pengertian knowledge dapat dilihat bahwa knowledge tidak mudah untuk diartikan. Perbedaan yang paling signifikan di antara jenis knowledge adalah tacit versus explicit (Nonaka dan Takeuchi, 2000). Di dalam organisasi explicit knowledge tidak menjadi masalah karena mudah didokumentasikan, diarsipkan, dan diberi kode. Di lain pihak, tacit knowledge merupakan suatu tantangan tersendiri karena pengetahuan sering kali dirasakan sangat berharga untuk dibagikan dan digunakan dengan cara yang tepat. Pemahaman akan perbedaan kedua jenis knowledge ini sangatlah penting, dan yang perlu diperhatikan juga adalah aplikasinya dengan cara yang berbeda untuk memindahkan jenis knowledge yang berbeda Tacit Knowledge Pada dasarnya tacit knowledge bersifat personal, dikembangkan melalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan (Carrillo et al.,2004). Tacit knowledge tidak dinyatakan dalam bentuk tulisan, melainkan sesuatu yang terdapat dalam benak orang-orang yang bekerja di dalam suatu organisasi. Menurut Polanyi tacit knowledge secara umum dijabarkan sebagai: 1.Pemahaman dan aplikasi pikiran bawah sadar. 2. Susah untuk diucapkan. 3. Berkembang dari kejadian langsung dan pengalaman. 4. Berbagi pengetahuan melalui percakapan (story-telling). Berdasarkan pengertiannya, maka tacit knowledge dikategorikan sebagai personal knowledge atau dengan kata lain pengetahuan yang diperoleh dari

10 13 individu (perorangan) Personal Knowledge Menurut Berkeley (2002,p.23) Personal knowledge merupakan pengetahuan manusia bermula pada saat orang mendapatkan ide dimana kesan tersebut muncul dari perasaan dan sistem kerja pikiran atau dengan kata lain ide dibentuk dengan bantuan dari memori dan imajinasi yang menambah, membagi, mengungkapkan perasaan sebenarnya. Selanjutnya menurut Bahm (2001, p. 199) penelitian pada sifat dasar pengetahuan (personal knowledge) seketika mempertemukan perbedaan antara knower dan known, atau seringkali diartikan dalam istilah subject dan object, atau ingredient subjective dan objective dalam pengalaman. Pengalaman yang diperoleh tiap karyawan tentunya berbeda-beda berdasarkan situasi dan kondisi yang tidak dapat diprediksi. Definisi experience yang diambil dari kamus bahasa Inggris adalah the process of gaining knowledge or skill over a period of time through seeing and doing things rather than through studying. Yang artinya proses memperoleh pengetahuan atau kemampuan selama periode tertentu dengan melihat dan melakukan hal-hal daripada dengan belajar Explicit knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi (Carrillo et al., 2004). Menurut pernyataan Polanyi pada saat tacit knowledge dapat dikontrol dalam benak seseorang, explicit knowledge justru harus bergantung pada pemahaman dan aplikasi secara tacit, maka dari itu semua pengetahuan berakar dari tacit knowledge. Secara umum explicit knowledge dapat dijabarkan sebagai: 1. Dapat diucapkan secara tepat dan resmi. 2. Mudah disusun, didokumentasikan, dipindahkan, dibagi, dan

11 14 dikomunikasikan. Penerapan explicit knowledge ini lebih mudah karena pengetahuan yang diperoleh dalam bentuk tulisan atau pernyataan yang didokumentasikan, sehingga setiap karyawan dapat mempelajarinya secara independent Job Procedure Job procedure menurut( tanggung jawab atau tugas yang harus dijalankan oleh karyawan front office berdasarkan Standard Operation Procedure (SOP) yang ada dan sifatnya formal. Indikator empirik: 1. Dengan adanya SOP pekerjaan menjadi terarah dan terkoordinir. 2. SOP merupakan sarana komunikasi dalam mencapai sasaran dan tujuan perusahaan. 3. SOP dapat menunjukkan tanggung jawab kerja dengan sangat jelas. 4. SOP dapat meningkatkan produktivitas kerja dan mengefesiensi waktu. 5. Pemahaman mengenai SOP sudah sangat baik. 6. SOP dapat dijadikan acuan dalam pelaksanaan pelatihan dalam departemen. 7. SOP dalam departemen telah memenuhi standar yang ada. 8. SOP yang ada sudah memberikan hasil yang cukup efektif. Standard Operation Procedure atau prosedur pelaksanaan dasar dibuat untuk mempertahankan kualitas dan hasil kerja. Dengan menggunakan Standard Operation Procedure maka tugas-tugas akan semakin mudah dikerjakan, juga tamu akan terbiasa dengan sistem pelayanan yang ada. Disamping itu Standard Operation Procedure diciptakan agar para costumer merasa nyaman dalam mendapatkan apa yang dibutuhkan dan diinginkan. Standard Operation Procedure sendiri dalam pelaksanaannya sangat fleksibel. karyawan dapat memberikan masukan berdasarkan pengetahuan yang di dapat. Lebih lanjut menurut Sulastiyono (2001, p. 244) Standard adalah

12 15 sebagai langkah awal untuk mendapatkan derajat kesesuaian suatu produk, dibandingkan dengan harapan-harapan tamu. Oleh sebab itu, agar suatu jenis pekerjaan dapat menghasilkan produk yang standard dari waktu ke waktu, maka cara-cara mengerjakan untuk menghasilkan produk tersebut juga harus dilakukan dengan cara-cara yang standard pula. Yang dimaksudkan dengan produk yang standard adalah: 1. Memiliki derajat kesesuaian untuk pemakai. 2. Setiap jenis produk yang dihasilkan untuk digunakan, secara konsisten memiliki spesifikasi yang sama. Keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh dengan adanya atau digunakannya Standard Operation Procedure adalah: 1. Mempunyai nilai sebagai alat atau saluran komunikasi bagi manajemen dengan para staf dan para pelaksananya. Melalui Standard Operation Procedure, seluruh staf dan karyawan akan mengetahui secara jelas, berusaha untuk memahami tentang tujuan dan sasaran, serta kebijakan dan prosedur kerja perusahaan. Dengan demikian setiap orang dalam organisasi akan menerima pesan yang jelas dari Standard Operation Procedure tersebut. 2. Standard Operation Procedure juga dapat digunakan sebagai alat atau acuan untuk melaksanakan pelatihan baik bagi para staf dan karyawan, serta bagi karyawan baru. 3. Standard Operation Procedure dapat mengurangi waktu yang terbuang, dengan demikian diharapkan akan meningkatkan produktivitas kerja baik bagi manajemen ataupun bagi para staf dan karyawan. Apabila tidak tersedia manual pekerjaan, maka bila terjadi sesuatu kesulitan dalam menyelesaikan pekerjaan dan harus dicari dahulu jalan pemecahannya, atau didiskusikan dahulu dengan rekan sekerja dan atasannya, dan ini berarti membuang waktu.

13 16 Lain halnya bila cara penyelesaiannya sudah tersedia secara tertulis, maka akan lebih cepat pelaksanaanya dan waktu lebih banyak dihemat, serta dapat lebih dimanfaatkan untuk menyelesaikan pekerjaan lain. 4. Dengan dibantu oleh pengawasan yang dilaksanakan dalam proses pekerjaan, maka Standard Operation Procedure dapat dilaksanakan secara lebih konsisten, dan menjamin terciptanya produk yang standar, sekalipun dikerjakan oleh orang-orang yang berbeda dan waktu pelaksanaan yang tidak bersamaan Job Description Job description ( dianggap berkaitan erat dengan Deskripsi tugas. Rincian yang menunjukkan posisi, tanggung jawab, wewenang, fungsi dan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh seorang personil di dalam suatu organisasi. Deskripsi tugas ini perlu dibuat supaya masingmasing personil mengerti kedudukannya di dalam organisasi. Tujuan dari pekerjaan ini adalah untuk memiliki gambaran yang jelas garis besar tugas dan tanggung jawab untuk membuat proses skrining terfokus dan langsung sebagai mungkin Kategori Knowledge Menurut Tiwana (2002, p66), Knowledge dibagi menjadi : Tacit Knowledge merupakan knowledge yang personal dan sangat spesifik mengenai isi yang sangat sulit untuk diformulasikan, direkam, atau diartikulasikan, dimana knowledge ini disimpan dalam diri masing masing individu. Komponen dari tacit berasal dari pengembangan lebih lanjut dari proses trial dan error yang terjadi selama latihan.

14 17 Explicit Knowledge merupakan komponen dari knowledge yang dapat dikodekan dan ditransmisikan kedalam sebuah bahasa yang resmi dan sistematis seperti dokumen, database, web, , dan grafik. Penciptaan knowledge dicapai melalui pengenalan hubungan sinergik antara tacit knowledge dan explicit knowledge. Nonaka dan Hirota membedakan antara tacit knowledge dan explicit knowledge, dan membagi model konversi knowledge menjadi 4 cara sebagai berikut : a. Tacit knowledge ke Explicit knowledge, disebut proses Externalization. b. Tacit knowledge ke Tacit knowledge, disebut proses Socialization. c. Explicit knowledge ke Explicit knowledge, disebut proses Combination. d. Explicit knowledge ke Tacit knowledge, disebut proses Interlization TACIT EXPLICIT TACIT EXPLICIT (SOCIALIZATION) Team Meeting and Discussions (INTERNALIZATION) Learn from a report (EXTERNALIZATION) Dialog within team Answer Questions (COMBINATION) A Report Gambar 2.1 Model Konversi Knowledge Menurut Monaka (Elia 2002) 2.9. Proses Pembentukan Knowledge Dalam buku yang ditulis oleh Von Krogh, Ichiyo, serta Nonaka (2000). Pada proses pembentukan knowledge ada 4 tahapan proses dalam pembentukan knowledge, dalam 4 tahapan proses pembentukan knowledge management yaitu ; Socialization

15 18 Sosialisasi meliputi kegiatan berbagai pengetahuan tacit antar individu. Istilah sosialisasi digunakan, karena pengetahuan tacit disebarkan melalui kegiatan bersama seperti tinggal bersama, meluangkan waktu bersama bukan melalui tulisan atau instruksi verbal. Dengan demikian, dalam kasus tertentu pengetahuan tacit hanya bias disebarkan jika seseorang merasa bebas untuk menjadi seseorang yang lebih besar yang memiliki pengetahuan tacit dari orang lain. Externalization Eksternalisasi membutuhkan penyajian pengetahuan tacit ke dalam bentuk yang lebih umum sehingga dapat dipahami oleh orang lain. Pada tahap eksternalisasi ini, individu memiliki komitmen terhadap sebuah kelompok dan menjadi satu dengan kelompok tersebut. Dalam prakteknya, eksternalisasi didukung oleh dua faktor kunci. Pertama, artikulasi pengetahuan tacit yaitu konversi dari tacit ke eksplisit seperti dalam dialog. Kedua, menerjemahkan pengetahuan tacit dari para ahli ke dalam bentuk yang dapat dipahami, misalnya dokumen, manual, dsb. Combination Kombinasi meliputi konversi pengetahuan eksplisit ke dalam bentuk himpunan pengetahuan eksplisit yang lebih kompleks. Dalam prakteknya, fase kombinasi tergantung pada tiga proses berikut: Pertama, penangkapan dan integrasi pengetahuan eksplisit baru termasuk pengumpulan data eksternal dari dalam atau luar institusi kemudian mengkombinasikan data - data tersebut. Kedua, penyebarluasan pengetahuan eksplisit tersebut melalui presentasi atau pertemuan langsung. Ketiga, pengolahan pengetahuan eksplisit sehingga lebih mudah dimanfaatkan.

16 19 Internalization Terakhir, internalisasi pengetahuan baru merupakan konversi dari pengetahuan eksplisit ke dalam pengetahuan tacit organisasi. Individu harus mengidentifikasi pengetahuan yang relevan dengan kebutuhannya di dalam pengelolaan pengetahuan tersebut. Dalam prakteknya, internalisasi dapat dilakukan dalam, penerapan pengetahuan eksplisit dalam tindakan dan praktek langsung Internal dan External Knowledge Menurut Pojasek, Garn, Papadopoulos (2001, p.79) knowledge merupakan hal internal dalam suatu organisasi, hal itu termasuk beberapa hal di bawah ini: 1. Budaya dan sejarah dari suatu organisasi. 2. Petunjuk-petunjuk yang strategis. 3. Komunitas dari hobi, jaringan dan hubungan informal. 4. Siapa yang ahli dalam hal apa. 5. Proses itu sendiri. 6. Produk atau jasa. 7. Sistem dan peralatan. 8. Hak paten dan teknologi. 9. Peraturan tertulis dan tidak tertulis. 10. Dimana informasi dialokasikan dan bagaimana mengaksesnya. 11. Bagaimana menerapkan informasi untuk menyelesaikan segala sesuatunya. 12. Bagaimana cara menjadi sukses. 13. Sumber-sumber yang digunakan untuk memproduksi barang dan jasa. Eksternal knowledge bagi suatu organisasi, yaitu 1. Pelanggan, termasuk kebutuhan, keinginan, dan aktivitasnya pada pasar. 2. Pesaing, termasuk mengetahui kekuatan dan kelemahan, serta

17 20 aktifitas pada pasar. 3. Hukum atau peraturan yang mempengaruhi organisasi. 4. Perubahan teknologi yang telah diketahui dan direncanakan. 5. Penyalur dan perubahannya (direncanakan dan potensial). 6. Perubahan global. 7. Tekanan sosial, aktivis, dan boikot Tiga Elemen Pokok Knowledge Management Sedangkan model Collison dan Parcell menunjukkan kesuksesan Knowledge Management dalam berinteraksi di antara tiga elemen pokok yaitu: 1. People Yang berarti Knowledge Management berasal dari orang. People merupakan bentuk dasar untuk membentuk knowledge baru. Tanpa ada orang tidak akan ada knowledge. 2. Technology Merupakan infrastruktur teknologi yang standar, konsisten, dan dapat diandalkan dalam mendukung alat-alat perusahaan. 3. Processes Yang terdiri dari menangkap, menyaring, mengesyahkan,mentransformasikan, dan menyebarkan knowledge ke seluruh perusahaan dilengkapi dengan menjalankan prosedur dan proses tertentu. Ketiga elemen tersebut saling melengkapi antara satu sama lain, karena knowledge management adalah wilayah dimana tiga elemen tersebut Hubungan Antara Knowledge Management dan Kinerja Karyawan Untuk menghasilkan kinerja yang baik, maka perusahaan membutuhkan sistem yang baik pula. Sistem ini bukan hanya peraturan atau standar yang ada melainkan juga melibatkan pihak-pihak yang terkait langsung yaitu sumber daya

18 21 manusianya. Salah satu sistem manajemen yang menawarkan suatu disiplin yang memperlakukan intelektual sebagai aset yang dikelola adalah knowledge management (Honeycutt, 2002 p 241), Media penyebaran informasi melalui sarana intranet yang digunakan untuk mendukung tiap kegiatan kerja di dalam perusahaan, yang diukur dengan 3 variabel yaitu personal knowledge, job procedure, dan technology. Dalam prakteknya knowledge management dapat menjadi guidance tentang pengelolaan intangible asset yang menjadi pilar perusahaan dalam menciptakan nilai. Perusahaan perlu mengetahui sejauh mana knowledge management berperan di dalam meningkatkan kinerja karyawan. Penerapan knowledge management diukur melalui personal knowledge, job procedure, dan technology. Personal knowledge indikatornya adalah experience, job procedure indikatornya adalah pemahaman Standard Operation Procedures dan technology yang indikatornya adalah penggunaan intranet. Dalam penelitian ini penulis melihat adanya hubungan antara variabel personal knowledge dan job procedure. Job Procedure Secara terpisah pengertian job adalah a responsibility, duty or function, dan procedure adalah a formal or official order or way of doing things. Jadi pengertian job procedure atau prosedur kerja adalah tanggung jawab atau tugas yang bersifat formal atau perintah resmi atau cara melakukan hal-hal. Berdasarkan pernyataan Anshori selaku pihak yang mencetuskan knowledge management, salah satu bentuk konkret dari explicit knowledge adalah Standard Operation Procedure. Standard Operation Procedure atau prosedur pelaksanaan dasar dibuat untuk mempertahankan kualitas dan hasil kerja. Dengan menggunakan Standard Operation Procedure maka tugas-tugas akan semakin mudah dikerjakan, juga tamu akan terbiasa dengan sistem pelayanan yang ada. Disamping itu Standard Operation Procedure diciptakan agar para tamu merasa nyaman dalam mendapatkan Apa yang dibutuhkan dan diinginkan. Standard Operation Procedure sendiri dalam pelaksanaannya sangat fleksibel karyawan dapat memberikan masukan

19 22 berdasarkan pengetahuan yang didapat. Technology merupakan salah satu elemen pokok yang terdapat pada knowledge management, di kenal sebagai media yang mempermudah penyebaran explicit knowledge. teknologi bukanlah hal baru dalam knowledge management, dan pengalaman yang telah dibentuk oleh para ahli sebelumnya menjadi bahan pertimbangan terbentuknya teknologi itu sendiri. Seiring dengan berjalannya waktu teknologi yang mendukung knowledge management akan selalu berkembang dalam bentuk sistem-sistem yang mempermudah proses penyebaran knowledge. Salah satu teknologi paling mutakhir yang saat ini digunakan oleh banyak perusahaan untuk. Proses penyebaran knowledge adalah intranet, dimana hal ini didasarkan pada kebutuhan untuk mengakses knowledge dan melakukan kolaborasi, komunikasi serta sharing knowledge secara on line

20 Kerangka Pemikiran PT. RAHARDJA EKALANCAR Analisis Kondisi Perusahaan Implementasi Knowledge Management Tacit Explicit Efektivitas Kinerja Karyawan Gambar 2.2 : Kerangka pemikiran Kerangka pemikiran diatas menjelaskan bagaimana penelitian ini dilakukan. Kerangka pemikiran diatas menunjukkan keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya. Komponen-komponen tersebut adalah: 1. Analisis kondisi perusahaan

21 24 Untuk menganalisis kondisi perusahaan akan digunakan Five Force Porter. Dengan analisis ini akan diketahui posisi perusahaan diantara pesaing, konsumen, pemasok dan sebagainya. 2. Implementasi Knowledge Penganalis suatu Implementasi Knowledge management yang efektif dalam memastikan kejelasan proses internal dan eksternal, membantu karyawan secara individual untuk menentukan apa yang mereka butuhkan. 3. Tacit Menganalisa pengetahuan tacit yang tertanam di dalam hubungan antar karyawan. 2. Explicit Menganalisa pengetahuan explicit akan dalam pemahaman standar prosedur kerja dan pemahaman akan intranet. Dengan kata lain pengetahuan eksplisit yang dibagikan agar dapat diakses oleh banyak pihak. 3. Efektivitas Kinerja Karyawan Untuk Menganalisa kinerja karyawan dan Menilai hasil-hasil yang diperoleh dengan adanya penerapan knowledge Management Proses Inti Knowledge Management Menurut Probost (2001, p29) dalam mengatur dan mengelola pengetahuan perusahaan atau organisasi perlu dilakukan pengelompokan dan pengkategorian masalah yang ditemukan di perusahaan. Ini dilakukan untuk mengindentifikasi aktivitas yang dianggap sebagai proses inti knowledge management dan terkait satu dengan lainnya. Dalam proses pengindentifikasian tersebut diperlukan metode analisa yang disebut core process knowledge management (proses inti knowledge management). Knowledge Management memiliki enam unsur proses inti yaitu :

22 25 Knowledge Identification Mengidentifikasi knowledge eksternal berarti menganalisa dan mengambarkan lingkungan knowledge dalam perusahaan. Sejumlah besar perusahaan menemui kesulitan untuk mengatur gambaran umum dari data internal, eksternal, informasi dan keterampilan keterampilan. Hal ini berakibat ketidakefisiensian, keputusan yang tidak diinformasikan dan duplikasi. Knowledge Management yang efektif harus menjamin kejelasan transparansi internal dan eksternal yang efektif, dan membantu setiap individu dalam perusahaan untuk melokasikan apa yang mereka butuhkan. Knowledge Acquistion Perusahaan mengimpor bagian bagian substansi knowledge dari sumber sumber luar. Hubungan dengan pelanggan, pemasok, pesaing, dan partner dalam kerja sama telah menyediakan knowledge yang potensial, namun jarang digunakan. Perusahaan juga dapat membeli knowledge yang tidak dapat mereka bangun sendiri, yaitu dengan merekrut ahli ahli atau membeli inovasi khusus perusahaan lain. Knowledge Development Knowledge development merupakan building block dari komplemen komplemen knowledge acquisition. Knowledge development ini difokuskan pada pengaturan ketrampilan ketrampilan baru, produk produk baru, ide-ide yang lebih baik dan proses yang lebih efisien. Knowledge development mencakup semua usaha usaha manajemen dalam menghasilkan kemampuan baru yang belum ada di dalam atau di luar organisasi. Secara tradisional, knowledge development dikaitkan dengan penelitian pasar dan bagian research and development, akan tetapi, bagaimanapun knowledge yang penting dari semua bagian organisasi.

23 26 Dalam building block ini, dilakukan pemeriksaan pada cara-cara umum perusahaan dalam menangani ide-ide baru dan penggunaan kreativitas para karyawannya. Knowledge sharing dan distribusi Pembagian dan distribusi knowledge dalam perusahaan merupakan kebutuhan vital untuk mengubah informasi atau pengalaman pengalaman yang terisolasi ke dalam bentuk yang dapat digunakan oleh seluruh organisasi. Tahap yang paling penting adalah untuk menganalisa transisi knowledge dari individu ke dalam kelompok atau organisasi. Distribusi knowledge merupakan proses dari pembagian dan penyebaran knowledge yang telah ada dalam organisasi. Knowledge Utilization Keseluruhan poin dari knowledge management adalah menjamin bahwa knowledge yang ada dalam suatu organisasi dapat diaplikasikan secara produktif untuk keuntungan organisasi. Namun, sangat disayangkan, identifikasi dan distribusi knowledge yang sukses tidaklah menjamin knowledge tersebut dapat digunakan dalam kegiatan sehari- hari organisasi. Ada sejumlah batasan dalam penggunaan knowledge yang berasal dari luar organisasi. Tahapan tahapannya harus dijalankan untuk menjamin penggunaan yang maksimal dari ketrampilan ketrampilan yang berharga dan aset aset knowledge. Knowledge Retention Kompetensi kompetensi yang dibutuhkan tidak secara otomatis tersedia setiap saat. Pemeliharaan yang selektif dari informasi, dokumen dan pengalaman pengalaman membutuhkan manajemen. Organisasi biasanya mengkomplain bahwa penyusunan organisasi kembali akan menghabiskan sebagian ingatan organisasi. Proses-proses untuk memilih, mengurutkan dan secara berkala

24 27 mengupdate knowledge dari nilai potensi masa mendatang harus diinstruksikan secara hati-hati. Knowledge retention bergantung pada penggunaan yang efisien dari media penyimpanaan global organisasi. Knowledge goals knowledge assessment Knowledge identification Knowledge retention Knowledge acquistion Knowledge utilization Knowledge development Knowledge sharing/districbution Gambar 2.3 Proses Inti Knowledge Management Sumber : Probost (2001, p34) Alasan Penggunaan Knowledge Management Pada perkembangan era berbasis komputer ini, perubahan dalam menggunakan teknologi dan penerapan sistem sistem yang berkaitan dengan knowledge telah membawa perusahaan mengimplementasikan startegi knowledge management, sehingga penggunaan komputer diharapkan pengelolaan pengetahuan akan menjadi semakin mudah. Kemudahan dalam pengelolaan Knowledge Management menjadi sangat penting

25 28 karena perubahan dunia ini mengarah ke fenomena bahwa sumber ekonomi bukan lagi dalam bentuk money capital atau sumber daya alam, tapi ke arah knowledge capital Kerangka Pikiran Penerapan Knowledge Management dan Asumsi- Asumsi Penerapan Knowledge Management Kerangka Pikiran Penerapan Knowledge Management Perusahaan dapat menggunakan kerangka berpikir sebagai alat bantu dalam usaha untuk mengetahui knowledge apa yang harus dimiliki dan yang sudah dimiliki. Kerangka berpikir dapat digambarkan sebagai berikut : Apa yang harus diketahui oleh perusahaan Hub/link knowledge strategi Apa yang harus dilakukan oleh perusahaan knowledge Apa yang diketahui oleh perusahaan hub/link knowledge strategi Staretegi Apa yang didapat dilakukan oleh perusahaan Gambar 2.4 Diagram analisis kesenjangan strategic knowledge berbasis framework tingkat tinggi Zack (TIWA 2000) Asumsi-Asumsi Penerapan Knowledge Management Mengutip apa yang ditulis oleh Eko Indrajit ( (diakses pada tanggal 12 Agustus 2008) beberapa alasan kenapa Knowledge Management bisa diterapkan: yang pertama adalah karena sumber daya yang dimiliki organisasi sangat terbatas, sehingga harus digunakan seoptimal mungkin.

26 29 Kedua, untuk meningkatkan daya saing atau kinerja organisasi, karena para kompetitor memiliki sumber daya teknologi yang sama dan pembedanya nanti adalah siapa yang memiliki eksekusi terbaik. Alasan ketiga adalah untuk memastikan bahwa aset TI dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung meningkatkan profitabilitas organisasi, baik berupa peningkatan pendapatan (revenue) maupun pengurangan biaya-biaya (costs). Keempat adalah untuk mencegah terjadinya kelebihan investasi (over investment) atau kekurangan investasi (under investment) di bidang TI. kelima adalah untuk menjamin bahwa TI yang direncanakan dan dikembangkan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis organisasi Tujuh Langkah Menyeleraskan Knowledge Management dengan Tujuan Perusahaan Kencenderungan yang biasa muncul dalam perusahaan adalah bahwa kegiatan berbagi knowledge yang terjadi bersifat local dan terpisah. Umumnya seseorang akan bertanya pada pihak yang paling tepat. Maka dibutuhkan pembentukan langkah strategis yakni menyelaraskan knowledge management dengan tujuan organisasi. hal hal berikut untuk mengidentifikasikan secara lengkap pada perusahaan.

27 30 Mendiagnosis Tingkat Knowledge Perusahaan T U J U A N O R G A N I S A S I Mengadakan Sharing Vision Secara Periodik Membentuk Organisasi Pembagian Membangun Budaya Knowledge Sharing Mengubah Setiap knowledge Menjadi Tindakan Mengukur Efektivitas Knowledge Management D O K U M E N T A S I Melembagakan Knowledge Management Gambar 2.5 Langkah Menyeleraskan Knowledge Management dengan Tujuan Perusahaan

28 Manfaat dan Keuntungan pada Knowledge Management Knowledge Management membantu membentuk budaya organisasi untuk saling berbagi pengetahuan (knowledge-sharing) di antara semua anggota organisasi. Jika seluruh pengetahuan telah terdokumentasi, maka akan menjadi mudah bagi organisasi untuk mendistribusikan dan membagikan seluruh pengetahuan yang ada ke semua pihak yang kompeten. Knowledge Management juga membantu memelihara dan meningkatkan asset knowledge dari organisasi. Jika budaya knowledge-sharing dan membuat dokumentasi telah terbuat, barulah penggunaan teknologi informasi akan sangat membantu dalam : Penyimpanan dokumentasi teks, suara, grafik, gambar, dan video. Mempercepat akses pengambilan informasi (information retrieval). Memperlancar dan mempercepat komunikasi knowledge sharing. Melakukan simulasi dan analisis keputusan. Untuk mempermudah pemahaman konsep dan aplikasi Knowledge Management, manfaat Knowledge Management menurut Chase International; dapat menjadi sumber inspirasi awal bagi perusahaan untuk menerapkanya, manfaat tersebut sebagai berikut: Meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan. Meningkatkan respons terhadap pelanggan. Meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses. Meningkatkan kemampuan berinovasi. Meningkatkan jumlah produk atau jasa.

29 32 Membantu perkembangan pegawai dan memaksimalkan mind power kolektif mereka Melatih Sumber Daya Manusia dan teknologi Tekanan kompetitif yang ada saat ini menuntut organisasi untuk merekrut karyawan yang memiliki pengetahuan dan ide cemerlang, keterampilan, dan kemampuan yang dapat memberikan hasil maksimal. Seiring persaingan dan perubahan yang terjadi dalam organisasi, pelaihan menjadi lebih penting daripada sebelumnya. Betapapun canggihnya teknologi yang dimiliki oleh suatu organisasi, kegunaannya sangat tergantung kepada sumber daya manusia yang berada di belakang. Knowledge Management juga memperjelas pengertian bahwa teknologi dan strategis organisasi memerlukan pemahaman yang utuh dari keduanya. Pelatihan dirancang untuk membantu organisasi mencapai tujuan-tujuannya. Oleh sebab itu, penilaian dari kebutuhan pelatihan organisasional mencerminkan tahapan diagnostik dari penentuan tujuan tujuan pelatihan. Penilaian ini melihat pada masalahmasalah kinerja karyawan dan organisasional untuk menentukan apakah dengan diadakannya pelatihan akan menolong Manajemen Sumber Daya Manusia Pengertian Manajemen Sumber Daya manusia Menurut Hasibuan (2007, p.9) manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber daya lainnya untuk mencapai suatu kebutuhan tertentu. Sedangkan sumber daya manusia menurut Sihotang (2007, p.8) mengandung pengertian usaha kerja yang dapat disumbangkan dalam proses produksi, yaitu sumber daya manusia yang mampu bekerja untuk

30 33 menghasilkan barang dan jasa yang dapat memenuhi kebutuhan masyarakat umum. Pada hakikatnya, manajemen sumber daya manusia merupakan gerakan pengakuan terhadap pentingnya unsur manusia sebagai sumber daya yang cukup potensial dan sangat dominan pada setiap organisasi. Oleh sebab itu, perlu dikembangkan, sehingga mampu memberikan kontribusi yang maksimal terhadap pencapaian tujuan organisasi maupun pencapaian tujuan pribadi sumber daya manusia sendiri Peranan Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam bukunya, Hasibuan (2007, p.14-15) menuliskan bahwa manajemen sumber daya manusia mengatur dan menetapkan program kepegawaian yang mencakup masalah-masalah sebagai berikut: 1. Menetapkan jumlah, kualitas, dan penempatan tenaga kerja yang efektif sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 2. Menetapkan penarikan, seleksi, dan penempatan karyawan berdasarkan asas the rigth man in the right place and the right man in the rigth job. 3. Menetapkan program kesejahteraan, pengembangan, promosi, dan pemberhentian. 4. Meramalkan penawaran dan permintaan sumber daya manusia pada masa yang akan datang. 5. Memperkirakan keadaan perekonomian pada umumnya dan perkembangan perusahaan pada khususnya. 6. Memonitor dengan cermat undang-undang perburuhan dan kebijaksanaan pemberian balas jasa perusahaan-perusahaan sejenis. 7. Memonitor kemajuan teknik dan perkembangan serikat buruh.

31 34 8. Melaksanakan pendidikan, latihan, dan penilaian prestasi/kinerja karyawan. 9. Mengatur mutasi karyawan baik vertikal maupun horizontal. 10. Mengatur pensiun, pemberhentian, dan pesangonnya. Peranan manajemen SDM sangat menentukan bagi terwujudnya tujuan, tetapi untuk memimpin unsur manusia ini sangat sulit dan rumit. Tenaga kerja manusia selain mampu, cakap, dan terampil, juga tidak kalah pentingnya kemauan dan kesungguhan mereka untuk bekerja efektif dan efisien. Kemampuan dan kecapakan kurang berarti jika tidak diikuti moral kerja dan kedisiplinan karyawan dalam mewujudkan tujuan Kinerja Karyawan Definisi Kinerja Kinerja merupakan hasil kerja atau karya yang dihasilkan oleh masingmasing karyawan untuk membantu badan usaha dalam mencapai dan mewujudkan tujuan badan usaha. Pada dasarnya kinerja dari seseorang merupakan hal yang bersifat individu karena masing-masing dari karyawan memiliki tingkat kemampuan yang berbeda. Kinerja seseorang tergantung pada kombinasi dari kemampuan, usaha, dan kesempatan yang diperoleh (Dale, p3 2001). Kinerja merupakan suatu fungsi dari motivasi dan kemampuan untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan, seseorang harus memiliki derajat kesediaan dan tingkat kemampuan tertentu. Kesediaan dan keterampilan seseorang tidaklah cukup efektif untuk mengerjakan sesuatu tanpa pemahaman yang jelas tentang apa yang dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya (Hersey dan Blanchard, 2001) Tujuan Penilaian Kinerja

32 35 Menurut penuturan Rivai (2003, p. 54), suatu sistem penilaian kinerja mempunyai pengaruh yang kuat terhadap bentuk dan sifat hubungan kerja dalam perusahaan. Dengan kata lain, semangat kerja, sifat kerja sama, kepuasan psikologis dan efisiensi karyawan dipengaruhi langsung oleh sistem dan metode penilaian. Secara umum, penilaian kinerja banyak digunakan untuk: 1. kriteria studi validasi. 2. menentukan kebutuhan-kebutuhan pelatihan organisasi. 3. menekankan kembali struktur kekuasaan. 4. perencanaan sumber daya manusia Manfaat Penilaian Kinerja Sistem penilaian kinerja yang dilaksanakan dengan baik akan memberikan manfaat bagi ketiga pihak dalam perusahaan antara lain bagi karyawan, penilai, dan perusahaan itu sendiri. Berikut manfaat penilaian kinerja berdasarkan penuturan Rivai (2003, p ). 1. Manfaat bagi karyawan yang dinilai: a) Meningkatkan motivasi. b) Meningkatkan kepuasan kerja. c) Adanya kejelasan standar hasil yang diharapkan karyawan. d) Umpan balik dari kinerja lalu yang akurat dan konstruktif. e) Pengetahuan tentang kekuatan dan kelemahan menjadi lebih besar. f) Pengembangan perencanaan untuk meningkatkan kinerja dengan. membangun kekuatan dan mengurangi kelemahan semaksimal mungkin. g) Adanya kesempatan untuk berkomunikasi ke atas. h) Peningkatan pengertian tentang nilai pribadi.

33 36 i) Kesempatan untuk mendiskusikan permasalahan pekerjaan dan bagaimana mereka dapat mengatasinya. j) Suatu pemahaman jelas dari apa yang diharapkan dan apa yang perlu dilaksanakan untuk mencapai harapan tersebut. k) Adanya pandangan yang lebih jelas tentang konteks pekerjaan. l) Kesempatan untuk mendiskusikan cita-cita dan bimbingan apapun dorongan atau pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi cita-cita karyawan. m) Meningkatkan hubungan yang harmonis dan aktif dengan atasan(p. 55). 2. Manfaat bagi penilai (supervisor/manager): a) Kesempatan untuk mengukur dan mengidentifikasikan kecenderungan kinerja karyawan untuk perbaikan manajemen selanjutnya. b) Kesempatan untuk mengembangkan suatu pandangan umum tentang pekerjaan individu dan departemen yang lengkap. c) Memberikan peluang untuk mengembangkan sistem pengawasan baik untuk pekerjaan manajer sendiri, maupun pekerjaan dari bawahannya. d) Identifikasi gagasan untuk peningkatan tentang nilai pribadi. e) Peningkatan kepuasan kerja. f) Pemahaman yang lebih baik terhadap karyawan, tentang rasa takut, rasa gugup, harapan dan aspirasi karyawan. g) Meningkatkan kepuasan kerja baik dari para manajer maupun dari para karyawan. h) Kesempatan untuk menjelaskan tujuan dan prioritas penilaian dengan

34 37 memberikan pandangan yang lebih baik terhadap bagaimana karyawan dapat memberikan kontribusi yang lebih besar kepada perusahaan. i) Meningkatkan rasa harga diri yang kuat di antara para manajer dan karyawan karena telah berhasil mendekatkan ide masing-masing. j) Sebagai media untuk mengurangi kesenjangan antara sasaran individu dengan sasaran perusahaan. k) Kesempatan bagi manajer untuk menjelaskan kepada karyawan apa yang sebenarnya diinginkan oleh perusahaan, sehingga para karyawan dapat mengukur dan menempatkan dirinya sesuai dengan harapan manajer. l) Sebagai media untuk meningkatkan interpersonal relationship atau hubungan antar pribadi antara karyawan dengan manajer. m) Sebagai sarana meningkatkan motivasi karyawan dengan lebih memusatkan perhatian kepada karyawan secara pribadi. n) Merupakan kesempatan berharga bagi manajer agar dapat menilai kembali apa yang telah dilakukan sehingga ada kemungkinan merevisi target baru. o) Mengidentifikasi kesempatan untuk rotasi karyawan (p. 56). 3. Manfaat bagi perusahaan: a) Perbaikan simpul unit-unit yang ada dalam perusahaan, karena: 1. komunikasi menjadi lebih efektif mengenai tujuan perusahaan dan nilai budaya perusahaan. 2. peningkatan rasa kebersamaan dan loyalitas. 3. peningkatan kemampuan dan kemauan manajer untuk

35 38 menggunakan keahian memotivasi karyawan. b) Meningkatkan pandangan secara luas menyangkut tugas yang dilakukan oleh masing-masing karyawan c) Meningkatkan kualitas komunikasi. d) Meningkatkan motivasi karyawan secara keseluruhan. e) Meningkatkan keharmonisan hubungan dalam pencapaian tujuan perusahaan. f) Peningkatan segi pengawasan melekat dari setiap kegiatan yang dilakukan oleh karyawan. g) Harapan dan pandangan jangka panjang dapat dikembangkan. h) Mengenali lebih jelas pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan. i) Kemampuan menemukan kembali setiap permasalahan. j) Sebagai sarana penyampaian pesan bahwa karyawan itu dihargai oleh perusahaan. k) Kejelasan dan ketepatan dari pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang di perlukan oleh karyawan, sehingga perusahaan dapat tampil prima l) Budaya perusahaan menjadi mapan. m) Karyawan yang berpotensi dapat untuk menjadi pimpinan perusahaan. n) Penilaian kinerja akan menjadi salah satu sarana paling utama dalam meningkatkan kinerja perusahaan (p. 57) Jenis-jenis Pengukuran Kinerja Menurut Bateman dan Snell (2002, p. 326) ada beberapa sumber untuk memperoleh informasi penilaian kinerja, diantaranya dari: 1. Managers dan supervisors sumber utama dalam memperoleh informasi penilaian kinerja.

36 39 2. Peers dan team members melihat penilaian kinerja dari dimensi yang berbeda dan seringkali mengidentifikasi potensi kepemimpinan dan kemampuan perseorangan. 3. Subordinates memberikan timbal balik atau feedback kepada supervisor. 4. Internal dan external customers semua orang yang berada dalam organisasi yang bergantung pada hasil kinerja karyawan. 5. Self-appraissals merupakan proses menilai diri sendiri dengan tujuan untuk membantu karyawan untuk mencapai tujuan di masa yang akan datang Efektivitas Kinerja Karyawan Sasaran akhir yang diharapkan dapat dicapai oleh adanya kegiatan-kegiatan atau program-program bagian kepegawaian dari suatu organisasi adalah terciptanya suatu kondisi dimana pegawai dapat mencapai produktivitas yang tinggi, pegawai mampu bertahan dan tetap bekerja dalam organisasi atau perusahaan dalam waktu yang relatif lama, rendahnya tingkat ketidakhadiran dan akhirnya pegawai merasa puas dalam menjalankan tugasnya di organisasi atau perusahaan. Apabila hal ini tercipta, menurut Justine T. Sirait (2006, p09), maka dapat dikatakan bahwa lingkup pekerjaan bagian kepegawaian adalah efektif atau berhasil. Untuk mencapai sasaran akhir tersebut terdapat sasaran tahap yang diperoeh dari serangkaian program dari lingkup pekerjaan manajemen personalia secara keseluruhan. Efektivitas Kinerja Karyawan Menurut Walker (2001, p45) Sasaran akhir atau pencapaian tujuan atau hasil yang dilakukan / dikerjakan oleh setiap individu secara bersama-sama. Yang dipengaruhi Fungsi-fungsi SDM indikatornya adalah ketepatan waktu pengerjaan, pencapaian target yang maksimal dan pemahaman karyawan. Hal ini