OTOMATISASI KANTOR PENUNJANG EFISIENSI KERJA DI UPTD PENDIDIKAN KECAMATAN TUNTANG KABUPATEN SEMARANG SKRIPSI

Transkripsi

1 OTOMATISASI KANTOR PENUNJANG EFISIENSI KERJA DI UPTD PENDIDIKAN KECAMATAN TUNTANG KABUPATEN SEMARANG SKRIPSI Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Guna Menyelesaikan Program (S1) Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Program Studi Pendidikan Ekonomi TITIS CANDRA PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA 2014 i

2

3 S

4 ii

5 iii

6 KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allah SWT atas berkat dan rahmat-nya penulis dapat menyelesaikan penyususnan skripsi yang berjudul Otomatisasi Kantor Penunjang Efisiensi Kerja di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang Kabupaten Semarang. Skripsi ini disusun untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Pendidikan di Program Studi Pendidikan Ekonomi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga. Selama melaksanakan penelitian dan penyusunan skripsi ini, penulis banyak menerima bantuan, bimbingan, masukan, kritikan, saran dan banyak pihak yang sangat berarti bagi penulis. Maka pada kesempatan ini pula perkenankanlah penulis mengucapkan terimakasih kepada: 1. Allah SWT yang telah memberikan kelancaran dalam penyusunan skripssi ini. 2. Ibu Dra.Entri Sulistari G., M.Si selaku ibu dosen pembimbing yang banyak memberikan waktu, tenaga dan pengetahuannya kepada penulis dalam penyusunan skripsi. 3. Bapak Drs.Alex Ch D. Mira Kaho, M.Si. selaku dosen penguji yang telah memberikan masukan dalam rangka perbaikan skripsi ini. 4. Ibu Dra.Sri Muryani, M.M selaku Kaprogdi yang telah membantu penulis kurang lebih 4 tahun di dalam perkuliahan. 5. Bapak Arief Sadjjiarto, SE., M.Pd selaku dosen wali studi yang telah membantu penulis kurang lebih 4 tahun di dalam perkuliahan. iv

7 6. Segenap dosen dan staff pengajar di Pendidikan Ekonomi yang telah membekali penulis dengan ilmu pengetauan dan pengalaman saat menjadi mahasiswi di Universitas Kristen Satya Wacana. 7. Seluruh pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang yang telah memberikan izin penulis untuk melakukan observasi serta waktu, tenaga dan pikiran sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik dan lancar. 8. Bapak dan ibu selaku motivator terhebat dalam hidup saya. Terimaksih untuk doa dan kasih sayang bapak ibu sehingga skripsi ini selesai sesuai dengan harapan bapak dan ibu inginkan. 9. Mas dan Mba yang saya banggakan terimakasih untuk doa, motivasi dan pengorbanannya. 10. Keponakan tersayang Dek Arasy terimaksih untuk canda dan tawa yang selalu diberikan di sela-sela kepenatan penulis dalam menyusun skripsi. 11. Mas Taufik Hidayat yang ada di hati penulis. Terimaksih untuk doa, motivasi dan kasih sayang yang selalu diberikan. 12. Sahabat ku Desy patner terdasyat dalam hidup saya dan tak lupa sahabat ku Ayu dan Silvia. 13. Teman-teman angkatan 2010 Pendidikan Ekonomi. Terimakasih atas kerja sama dan canda tawa yang diberikan selama kita kuliah. 14. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang turut memberikan dukungan selama penyusunan skripsi ini. v

8 Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna oleh karena itu segala saran dan kritik yang membangun akan penulis terima dengan hati terbuka. Maka dengan segala keterbukaan hati semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi para pembaca. Salatiga, Agustus 2014 Penulis Titis Candra vi

9 MOTTO DAN PERSEMBAHAN MOTTO 1. Permasalahan akan terus meningkat, oleh karena itu tingkatkan kemampuan diri untuk menghadapinya. 2. Peluang tidak datang begitu saja, tetapi bisa diciptakan. 3. Imajinasi lebih berarti dari sekedar ilmu pasti (Albert Einsten). 4. Keadaan manusia tidak akan berubah jika manusia itu sendiri tidak bisa merubahnya. Laporan ini kupersempahkan kepada: Bapak, Ibu dan keluarga tercinta Seseorang yang dekat di hati. vii

10 DAFTAR ISI Daftar Tabel Daftar Lampiran Abstrak xi xii xiii BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Penelitian Fokus Penelitian Tujuan Penelitian Signifikansi Penelitian Keterbatasan Penelitian 6 BAB II LANDASAN TEORI Kantor Otomatisasi Kantor Konsep-Konsep Otomatisasi Kantor Manfaat Otomatisasi Kantor Tujuan Otomatisasi Kantor Tenaga Kerja Prosedur Kerja Pentingnya Prosedur Kerja Prinsip-Prinsip Prosedur Kerja Mesin-Mesin Kantor Klasifikasi Mesin-Mesin kantor 24 viii

11 2.6. Efisiensi Kerja Penelitian Terdahulu Kerangka Berfikir 34 BAB III METODE PENELITIAN Jenis dan Sumber Data Metode Penelitian Objek Penelitian Satuan Pengamatan dan Satuan Analisis Teknik Pengumpulan Data Instrumen Penelitian Teknis Analisis Data Pengumpulan Data (Data Collection) Reduksi Data (Data Reduction) Penyajian Data (Data Display) Penarikan Kesimpulan (Conclusion) 46 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil Penelitian Gambaran Umum UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang Otomatisasi Kantor Tenaga Kerja Prosedur Kerja Mesin-Mesin Kantor 54 ix

12 Efisiensi Kerja Pembahasan Otomatisasi Kantor Tenaga Kerja Prosedur Kerja Mesin-Mesin Kantor Efisiensi Kerja 61 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran 62 DAFTAR PUSTAKA 64 LAMPIRAN-LAMPIRAN 65 x

13 DAFTAR TABEL 3.1 Pedoman Wawancara Penelitian Otomatisasi Kantor Teknis Analisis Data Penelitian Otomatisasi Kantor xi

14 DAFTAR LAMPIRAN I. Pedoman Wawancara II. Data Collection III. Data Reduksi IV. Data Display V. Coding xii

15 ABSTRAK Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat kegiatan informasi. Kantor juga dapat diartikan sebagai tempat yang biasanya digunakan untuk melaksanakan pekerjaan tatau usaha (tulis menulis). Otomatisasi kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas pekerjaan. Otomatisasi kantor adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun di luar perusahaan. Tujuan daripada otomatisasi bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Melalui otomatisasi kantor fungsi fungsi kantor menjadi lebih efektif dan efisien. Dari fenomena yang ada di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang terdapat gejala problematik diantaranya: pegawai menggunakan 2 komputer yang ada dari 5 komputer yang disediakan, beberapa pegawai tidak terampil dalam mengoperasikan alat kantor yaitu komputer namun ada beberapa pegawai yang lain mampu mengoperasikan komputer, belum ada job description yang jelas dalam penyelesaian pekerjaan administratif sehingga pekerjaan tidak dapat terselesaikan tepat pada waktunya. Tujuan dari penelitian ini adalah ingin mengetahui otomatisasi kantor yang digunakan dalam menunjang efisiensi kerja di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang dan mengidentifikasi kendala-kendala yang terjadi dalam otomatisasi kantor di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang. Penelitian ini secara khusus didasari teori Dwi Eko Tujuan utama dari proses otomatisasi adalah efisiensi dan efektifitas kerja dengan memanfaatkan teknologi informasi, efisiensi dan efektifitas berujung pada penghematan. Penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif yang bersifat deskriptif yaitu menggambarkan secara sistematik dan akurat fakta dan karateristik mengenai populasi atau mengenai bidang tertentu. Penelitian dilakukan oleh peneliti sendiri dengan menggunakan metode wawancara. Penelitian ini tentang hal-hal yang berkaitan dengan otomatisasi kantor yang ditinjau dari tiga hal yaitu tenaga kerja, prosedur kerja, mesin-mesin kantor. Hasil penelitian menunjukkan : Tidak semua tenaga kerja mengikuti pelatihan komputer hanya di bidang kepegawaian saja ; Prosedur Kerja di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang belum merata karena job description yang tidak jelas ; Penggunaan mesin-mesin kantor di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang belum efektif dan merata karena dari 5 mesin komputer yang ada hanya 2 mesin komputer saja yang dimanfaatkan oleh pegawai yaitu di bidang TU dan Kepegawaian. Kata Kunci: Otomatisasi Kantor, Efisiensi Kerja xiii