BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN PADA PT.INDUSTRI SANDANG NUSANTARA UNIT CILACAP

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN PADA PT.INDUSTRI SANDANG NUSANTARA UNIT CILACAP 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan PT Industri Sandang Nusantara Cilacap merupakan BUMN yang berlokasi di Jalan Kyai Kendil Wesi No.1 Cilacap. Perusahaan ini bergerak dalam industri manufactur benang, dan benang yang dihasilkan yaitu : PC,Cotton Combed dan PR dengan berbagai variasi nomor benang mulai dari NE 28/1 hingga 45/1. Dibawah ini sejarah singkat dari Unit Produksi PT.Industri Sandang Nusantara Cilacap yaitu 1. Tahun 1950 Survey dan perencanaan pembangunan pabrik oleh pemerintah 2. Tahun 1951 Pembuatan/penandatanganan kontrak pembelian mesin-mesin dengan pihak Jepang 3. Tahun 1953 Pelaksanaan pembangunan diserahkan kepada Bank Industri Negara dan Balai Penyelidikan Tekstile Bandung dan diresmikan pada Bulan Oktober Tahun 1953/1954 Dibentuk Pemintalan Kapas Tjilacap dibawah Bank Industri Negara dengan Akte Notaris MR.R.Soewardi- Jakarta. Tanggal 18 Desember

2 dan disyahkan Menteri Kehakiman dengan Surat No.J/5/54/10 tanggal 25 Juni Tahun 1960 Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.19 tahun 1960 perubahan status dari NV menjadi PN (Perusahaan Negara) 6. Tahun 1961 Dengan PP No.182 tahun 1961 berubah status menjadi satu Unit dibawah Direksi Perusahaan Negara Perindustrian Rakyat (PNPR) JANTRA YASA Perluasan pabrik dengan kapasitas mata pintal (Cilacap 2) Sejak September 1963 kapasitas menjadi mata pintal 7. Tahun 1965 Berdasarkan PP No.7 Tahun 1964 berubah menjadi status menjadi salah satu unit dari Perusahaan Daerah Sandang ( Pinda Sindang) Jawa Tengah dibawah Departemen Dalam Negeri 8. Tahun 1970 Mulai tanggal 1 September 1970 Pinda Sandang selanjutnya menjadi Perusahaan Daerah Sandang ( Perusda Sandang Jateng) 9. Tahun 1983 Dengan Keputusan Presiden RI No.14 tahun 1983 berubah status menjadi salah satu Unit PT. INDUSTRI SANDANG II (PERSERO) dalam lingkungan Departemen Perindustrian terhitung mulai tanggal 1 Januari Tahun 1990

3 79 Renovasi mesin-mesin lama dimulai bulan Maret 1990 dan selesai Bulan April 1991 dengan mesin-mesin baru yang lebih modern buatan tahun 1990 Berproduksi sampai dengan saat ini LOKASI, BANGUNAN, DAN LAYOUT Lokasi Unit Produksi Patal Cilacap terletak disebelah selatan kota, yaitu: 2 Km dari Kantor Kabupaten Cilacap ( Alun-Alun Kota Cilacap) dan 1 Å Km dari Pelabuhan Cilacap dan yang terkenal sebagai Pelabuhan Alam Selama 4 jam perjalanan dengan kendaraan darat dari kota Gudeg Yogyakarta Selama 1 jam perjalanan denga kendaraan darat dari kota Kripik- Purwokerto Selama 5 jam perjalanan dengan kendaraan darat dari kota Kembang Bandung Selama 3 jam perjalanan dengan kendaraan darat dari Objek Wisata Pangandaran Selama 1 jam perjalanan dengan Pesawat Udara dari Jakarta (Tunggul Wulung) Luas bangunan Unit Produksi Luas tanah Bangunan, meliputi : Luas Tanah : m 2

4 80 Luas Bangunan : m 2 Luas Bangunan gudang : m 2 Luas Bangunan kantor : 725 m 2 Luas Perumahan dinas : m m Visi, Misi dan Strategi Perusahaan Visi Perusahaan PT. Industri Sandang Nusantara adalah BUMN berbentuk Persero bergerak dalam bidang Industri Tekstil Indonesia Abad 21 yang harus menjadi pemain kelas dunia dalam era globalisasi dengan menciptakan produk yang bernilai tambah tinggi, serta menjadi motor penggerak dalam industri tekstil Indonesia. Misi Perusahaan Mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan dalam jangka panjang dengan cara: 1. melaksanakan proses menjalankan tugas yang terbaik 2. memberikan hasil yang terbaik bagi stake holder (pemegang saham, pelanggan, mitra kerja, employee, masyarakat, dan lain-lain) 3. memberikan citra yang terbaik dalam budaya usaha

5 81 Strategi Perusahaan 1. menciptakan produk yang bernilai tambah dan berkualitas tinggi dengan biaya kompetitif yang dapat diterima pasar 2. membina Sumber Daya Manusia secara terus menerus, sehingga dapat tercipta SDM yang professional, berkualitas, dan produktif serta berakhlak luhur 3. memelihara mesin produksi dan sarana pendukungnya dilaksanakan tepat waktu, agar kualitas, efisiensi dan produktifitas yang optimal 4. membangun organisasi dan sistem kerja yang efisien dan berdaya guna tinggi, sehingga tercipta budaya kerja yang sehat dan kompetitif.

6 Sumber : PT. Industri Sandang Nusantara Unit Cilacap

7 Uraian Fungsi dan Wewenang Uraian tugas dari setiap bagian dari struktur organisasi PT. Industri Sandang Nusantara Cilacap antara lain : 1. General Manajer Fungsi Melaksanakan kebijakan pokok Direksi dalam merencanakan, mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan Perusahaan yang meliputi : Produksi, Teknik, Keuangan & Umum dan Kesehatan untuk mencapai tujuan Perusahaan. Wewenang Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur atau memberi peringatan kepada para staff yang berada dibawah wewenangnya dan meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 2. Manajer Keuangan dan Umum Fungsi Membantu General Manajer dalam merencanakan, mengkoordinir dan mengawasi kegiatan bidang Keuangan & Umum untuk mencapai tujuan perusahaan. Wewenang Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur atau memberi peringatan kepada Staff / Employee yang berada dibawah wewenangnya dan meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 3. Manajer Produksi Fungsi

8 84 Membantu General Manajer dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan bidang Produksi dan Teknik untuk mencapai tujuan perusahaan. Wewenang Mengatur tugas memberi perintah dan menegur atau memberi peringatan kepada pembantu / petugas / karyawan yang berada dibawah wewenangnya dan meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 4. Manajer Teknik Fungsi Membantu General Manajer dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan bidang Produksi dan Teknik untuk mencapai tujuan perusahaan. Wewenang Mengatur tugas memberi perintah dan menegur atau memberi peringatan kepada pembantu / petugas / karyawan yang berada dibawah wewenangnya dan meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 5. Manajer Kesehatan Fungsi Membantu General Manajer dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan bidang Kesehatan untuk mencapai tujuan perusahaan. Wewenang Mengatur tugas memberi perintah dan menegur atau memberi peringatan kepada pembantu / petugas / karyawan yang berada dibawah wewenangnya dan meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan.

9 85 6. Asisten Manajer Pembukuan Fungsi Membantu Manajer Keuangan & Umum dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan Pembukuan, Neraca dan Rugi / Laba untuk mencapai tujuan perusahaan. Wewenang Mengatur tugas memberi perintah dan menegur atau memberi peringatan kepada Staff / Karyawan yang berada dibawah wewenangnya serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 7. Asisten Manager Keuangan Fungsi Membantu Manager Keuangan & Umum dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan dibidang keuangan untuk mencapai tujuan perusahaan. Wewenang a. Mengatur tugas memberi perintah dan menegur atau memberi peringatan kepada Staff / Karyawan yang berada dibawah wewenangnya dan meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. b. Menolak dokumen yang tidak sah 8. Asisten Manager Umum 1. Fungsi Membantu Manager Keuangan & Umum dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan dibidang Umum untuk mencapai tujuan perusahaan 2.Wewenang

10 86 Mengatur tugas memberi perintah dan menegur serta minta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 9. Asisten Manager Personalia Fungsi Membantu Manager Keuangan & Umum dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan bidang Personalia untuk mencapai tujuan perusahaan. Wewenang Mengatur tugas memberi perintah dan menegur atau memberi peringatan kepada Staff / Karyawan yang berada dibawah wewenangnya serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 10. Asisten Manager PPQ Fungsi Membantu Manager Produksi & Teknik dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan PPQ untuk mencapai tujuan perusahaan. Wewenang Mengatur tugas memberi perintah dan menegur serta minta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 11. Asisten Manager maintenance Fungsi Membantu Manager Produksi & Teknik dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan Maintenance untuk mencapai tujuan perusahaan. Wewenang Mengatur tugas memberi perintah dan menegur serta minta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan.

11 Asisten Manager pelaksana produksi Fungsi Membantu Manager Produksi & Teknik dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan produksi untuk mencapai tujuan perusahaan. Wewenang Mengatur tugas memberi perintah dan menegur serta minta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 13. Asisten Manager teknik Fungsi Membantu Manager Produksi &Teknik dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan AC, Compressor, Bengkel, Boiller, Water Treatment, Diesel & Listrik untuk mencapai tujuan perusahaan. Wewenang Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan 14. Sensup pembukuan Fungsi Membantu Asisten Manager Pembukuan dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan bidang pembukuan untuk mencapai tujuan perusahaan. Wewenang Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 15. Sensup APK (Administrasi Persediaan Kantor) Fungsi

12 88 Membantu Asisten Manager pembukuan dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan bidang A.P.K. untuk mencapai tujuan perusahaan Wewenang Menyimpan dan mengamankan Surat-surat, Dokumen serta peralatan Kantor lainnya Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 16. Sensup Verifikasi Fungsi Membantu Asisten Manager Keuangan dalam melaksanakan Administrasi keuangan dibidang Verifikasi Wewenang a. Melaporkan dokumen yang tidak sah. b. Menyimpan dan mengamankan surat-surat, dokumen yang berkaitan dengan Administrasi keuangan. c. Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 17. Sensup Kassa/Kasir Fungsi Membantu Asisten Manager keuangan dalam menerima, menghitung dan membayarkan uang, menyimpan dokumen-dokumen dan surat-surat serta alat lainnya di kassa. Wewenang

13 89 Mengamankan uang, menyimpan dokumen dan surat-surat serta alat lainnya di kassa 18. Sensup RT & TU Fungsi Membantu Asisten Manager Umum dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan Rumah Tangga & TU Wewenang Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 19. Sensup Personalia dan Kesejahteraan Fungsi Membantu Asisten Manager Personalia dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan administrasi personalia dan kesejahteraan personil untuk mencapai tujuan perusahaan Wewenang Wewenang mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 20. Sensup Gudang Fungsi Membantu Manager Keuangan & Umum dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan bidang pengadaan / penyimpanan / penerimaan / pengeluaran barang untuk mencapai tujuan perusahaan. Wewenang

14 90 Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 21. Sensup Pengadaan Fungsi Membantu Manager Keuangan & Umum dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan bidang pengadaan untuk mencapai tujuan perusahaan Wewenang Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 22. Sensup Administrasi Penjualan Fungsi Membantu General Manager dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan bidang Pemasaran untuk kelancaran mencapai tujuan perusahaan. Wewenang Mengatur tugas memberi perintah dan menegur atau memberi peringatan kepada pembantu / petugas / karyawan yang berada di bawah wewenangnya dan meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 23. Sensup QA (Qulity Asssurance) Fungsi Membantu General Manager dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan Quality Assurance Wewenang

15 91 Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 24. Sensup Administrasi Produksi Fungsi Membantu Asisten Manager PPQ dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan bidang Packing & Inspecting. Wewenang Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 25. Sensup Laborat & Inspecting Fungsi Membantu Asisten Manager PPQ dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan Adm. Produksi dan Laboratorium Wewenang Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan 26. Sensup Maintenance Pre Spinning Fungsi Membantu Asisten Manager Maintenance dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan Maintenance Pre Spinning Wewenang Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 27. Sensup maintenance Spinn & Finish

16 92 Fungsi Membantu Asisten Manager Maintenance dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan Maintenance Spinning Wewenang Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 28. Sensup Roll Shop Fungsi Membantu Asisten Manager Maintenance dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan Maintenance Spinning Wewenang Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 29. Sensup Pre Spinning Fungsi Membantu Asisten Manager Pelaksana Produksi dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan PP. Pre Spinning Wewenang Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 30. Sensup Spinn & Finish Fungsi Membantu Asisten Manager Pelaksana Produksi dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan Pelaksana Spinning

17 93 Wewenang Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 31. Sensup Diesel dan listrik Fungsi Membantu Asisten Manager Teknik dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan Diesel & Listrik Wewenang Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 32. Sensup bengkel dan AC Fungsi Membantu Asisten Manager Teknik dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan AC, Compressor, Bengkel, Boiler, Water Treatment. Wewenang Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan. 33. Sensup Poliklinik Fungsi Membantu Manager Kesehatan dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan kesehatan Wewenang Mengatur tugas, memberi perintah dan menegur serta meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang didelegasikan.

18 Gambaran Sistem yang sedang berjalan Kebijakan Umum Kepegawaian pada PT. Industri Sandang Nusantara 1. Waktu Kerja Karyawan Waktu Kerja yang diberlakukan terhadap karyawan yang ditugaskan untuk melakukan pekerjaan : Senin : 07:30 (upacara), 08:00 s.d 16:00 Selasa -Jumat : 08:00 s.d 16:00 Istirahat : 12:00 s.d 13:00 Sabtu : Libur 2. Tata Tertib Kerja dan Kewajiban Karyawan Tugas dan Tanggung Jawab serta kewajiban para karyawan adalah sebagai berikut : 1. Mentaati jam kerja dan melakukan absensi sesuai dengan Peraturan Perusahaan yang berlaku. 2. Minta izin kepada atasan apabila meninggalkan pekerjaan atau tempat kerja pada jam kerja. 3. Saling menghormati,menghargai sesama pekerja, atasan maupun bawahan, sehingga tercipta suasana kerja yang aman, tertib dan harmonis. 4. Berbuat sopan, menjaga keserasian, kerapian, kebersihan, dan kelestarian lingkungan 5. Menyimpan dan memelihara alat-alat kerja/kantor dilingkungan Perusahaan.

19 95 6. Melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan uraian tugas dan petunjuk atasan dengan baik 7. Berpakaian rapi sewaktu bekerja sesuai dengan pakaian seragam kerja yang ditetapkan, lengkap dengan identitas sebagai Pekerja. 8. Melaksanakan perintah kedinasan, baik lisan maupun tertulis dari atasan 9. Melaporkan data keluarga dan atau tempat tinggal yang benar 10. Bertanggung jawab atas wewenang yang diterimanya dari atasan 11. Menjaga rahasia Perusahaan dan rahasia jabatan 3. Kerja Lembur 1. Setiap pekerja lembur hingga tingkat Senior Supervisor yang melaksanakan kerja lembur dan atu yang mendapatkan Kelebihan Jam Kerja berhak atas upah lembur dan Kelebihan Jam Kerja sesuai dengan Perundang-undangan yang berlaku. 2. Untuk tingkat Asisten Manajer dan Manajer yang melaksanakan kerja lembur diberikan upah pengganti lembur sesuai tarif. 3. Pembayaran upah lembur/ Kelebihan Jam Kerja / uang pengganti upah lembur dibayarkan pada bulan berikutnya Kebijakan Penggajian yang diterapkan oleh PT. Industri Sandang Nusantara 1. Gaji yang diberikan kepada karyawan adalah terdiri dari komponenkomponen-komponen penghasilan sebagai berikut, antara lain : a. Gaji normatif *

20 96 b. Tunjangan transport c. Tunjangan kehadiran d.tunjangan perumahan * Keterangan : Gaji Normatif adalah komponen gaji yang terdiri dari : a. Gaji Pokok b. Tunjangan Jabatan/ Tunjangan Kerja c. Tunjangan Masa Kerja d. Tunjangan Regional 2. Upah yang diberikan kepada karyawan tidak tetap atau buruh adalah terdiri dari komponen-komponen : a. Upah Minimum Kabupaten b. Tambahan lain-lain bila buruh melakukan lembur Sedangkan potongan-potongan yang diberlakukan untuk buruh adalah : a. potongan karena absen b. potongan Astek 3. Uang Lembur Uang Lembur adalah uang yang diterima oleh karyawan apabila karyawan bekerja diluar jam kerja biasa. Karyawan yang bekerja pada hari libur juga dinyatakan bekerja lembur dan layak menerima yang lembur. Perhitungan pembayaran kerja lembur sebagai berikut : a. Perhitungan upah lembur per jamnya adalah Untuk karyawan tetap = 1/173 X Gaji Normatif Untuk buruh = UMP/173

21 97 b. Besarnya pembayaran untuk setiap jam kerja lembur sebagai berikut : Jenis lembur Jam Pembayaran Lembur 1. Lembur Biasa (pada hari biasa) 2. lembur luar biasa (Hari istirahat Sabtu Minggu 3. lembur khusus ( Hari Raya Idul Fitri, Idul Adha, Waisak, Natal, Hari Proklamasi) I (pertama) II (kedua), dst I sampai seterusnya I (pertama) II (kedua), dst 1,5 X gaji/jam 2,0 X gaji/jam 2.0 X gaji/ jam 3.0 X gaji/jam 4.0 X gaji/jam Tabel 3.1 perhitungan jam kerja lembur 4. Tunjangan yang ditetapkan oleh perusahaan antara lain : 1.Tunjangan jabatan / tunjangan kerja 2. Tunjangan Masa Kerja 3. Tunjangan Regional 4. Tunjangan Transport 5. Tunjangan Kehadiran 6. Tunjangan Perumahan 7. Tunjangan Astek 8. Tunjangan Obat 9. Tunjangan Makan Minum

22 98 4. Potongan Gaji Potongan gaji yang diberlakukan perusahaan untuk karyawan antara lain: Perusahaan akan melakukan potongan gaji untuk pembayaran PPh Pasal 21 berdasarkan Undang-Undang Perpajakan No.17 tahun Prosedur Sistem Berjalan Berikut ini diuraikan prosedur penggajian dan pengupahan yang sedang berjalan pada PT. Industri Sandang Nusantara Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Karyawan & Pembuatan Daftar Gaji Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan, pencatatan kehadiran ini diselenggarakan oleh masing-masing bagian dengan menggunakan daftar hadir. Pencatatan waktu hadir dilakukan dengan manual dengan menggunakan buku absensi. Pencatatan waktu hadir ini digunakan untuk menghitung gaji karyawan, disamping juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan yang bersangkutan bekerja dalam jam biasa atau jam kerja lembur, sehingga dapat pula digunakan untuk menghitung jumlah upah lembur yang harus dibayar. Prosedur pencatatan waktu hadir ini juga digunakan sebagai dasar untuk mengetahui apakah karyawan PT. Industri Sandang Nusantara datang tepat waktu atau tidak, pulang lebih awal atau tidak dari jadwal yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Melalui prosedur pencatatan waktu ini juga digunakan untuk mengetahui kerajinan dari karyawan, apakah karyawan yang bersangkutan rajin atau tidak, dimana dapat dijadikan sebagai penilaian individu karyawan yang dapt dijadikan salah satu alat untuk promosi jabatan karyawan, dan juga pemberian

23 99 sanksi bagi karyawan yang telah melakukan pelanggaran melebihi batas yang dapat ditolerir perusahaan.dalam membuat daftar gaji, data yang digunakan selain daftar hadir adalah data karyawan seperti : pangkat, dan golongan. Prosedur ini dimulai dari saat pencatatan waktu hadir karyawan pada daftar hadir oleh karyawan yang bersangkutan dan berakhirnya pada saat dibuatnya daftar gaji oleh personalia. Daftar gaji yang dibuat berdasarkan daftar karyawan (berdasarkan status terakhir) dan rekap daftar hadir yang telah ditandatangani oleh General Manager Unit / Karo Personalia & Umum Prosedur Kerja Lembur Prosedur perintah lembur dan perhitungan uang lembur ini dibuat untuk mengelola pelaksanaan lembur / kelebihan jam kerja dan pembuatan daftar uang lembur yang harus dibayar, sehingga lembur hanya akan dilakukan jika memang sangat diperlukan dan hasil kerja lembur akan terlihat secara nyata. Demikian juga uang yang dibayarkan adalah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Prosedur ini dimulai dari diajukannya perintah lembur oleh kepala Seksi atau Kepala Urusan (Asisten Manager) kepada Kepala Bagian (Manager), pelaksanaan lembur, pembuatan laporan hasil lembur dan berakhir pada saat dibuatnya daftar uang lembur oleh Personalia berdasarkan perintah lembur dan laporan hasil lembur. Lembur dapat dibagi menjadi 3 kategori besar lembur : a. lembur hari biasa, yaitu lembur yang dilakukan setelah jam kerja pada hari kerja biasa dengan ketentuan lembur dimulai pada pukul 17:00

24 100 b. lembur hari libur sabtu dan minggu, yaitu lembur yang dilakukan pada hari libur sabtu dan minggu dengan ketentuan lembur dimulai pada pukul 08:00 hingga pukul 16:00 c. lembur hari libur nasional, yaitu lembur yang dilakukan pada hari libur nasional sesuai dengan ketentuan pemerintah dengan ketentuan lembur dimulai pada pukul 08:00 hingga pukul 16: Prosedur Pembayaran Gaji Prosedur pembayaran gaji dan uang lembur ini dibuat untuk mengatur pembayaran gaji dan uang lembur sehingga jumlah yang dibayarkan memang sesuai dengan jumlah yang yang memang seharusnya dibayar dan diterima oleh yang berhak. Prosedur pembayaran gaji dan uang lembur diawali dari dibuatnya daftar potongan gaji dan upah karyawan oleh bagian personalia yang kemudian diteruskan kekantor Pusat, lalu kantor pusat mengotorisasi dan mengirimkan Daftar Gaji dan uang lembur yang telah diotorisasi untuk kemudian Daftar Gaji dan uang lembur tersebut diterima oleh bagian Verifikasi dan dibuatkan Bukti Kas Keluar dan berakhir pada saat pembayaran gaji dan uang lembur telah dibukukan dan diterimanya uang oleh karyawan serta ditandatanganinya daftar gaji, upah lembur dan slip gaji. Setiap akhir bulan pihak pusat mengirimkan sejumlah uang untuk pembayaran gaji karyawan dikantor cabang, lalu oleh kantor cabang uang itu diambil dengan menyertakan bukti penarikan uang dari bank untuk selanjutnya dibagikan kepada setiap karyawan dengan membawa slip gaji yang diberikan oleh bagian Personalia dan karyawan mengambil dan menghitung langsung gaji yang diterima di bagian kasir. Setelah selesai membayarkan gaji

25 101 kepada karyawan bagian keuangan menyerahkan bukti penarikan uang dari bank dengan disertai Surat Perintah Membayar yang disertai dengan Daftar Gaji dan Upah Karyawan kepada bagian Akuntansi untuk dilakukan pencatatan.

26 Rich Picture Gambar 3.2 Rich Picture Sistem yang sedang berjalan

27 Kelemahan Sistem Berjalan Berdasarkan struktur pengendalian internal Wilkinson et al. (2000, CD, p126) maka berikut adalah hasil analisa sistem yang sedang berjalan, yaitu terdapatnya beberapa kelemahan, antara lain: 1. Untuk membuat laporan absensi dan kerja lembur bagian Personalia memakan waktu yang lama. Hal ini terjadi karena proses penghitungan absensi dan kerja lembur masih dilakukan secara manual dan formulir yang digunakan untuk absensi dan kerja lembur terpisah (tidak dijadikan satu) sehingga informasi dari tiap bagian menjadi terlambat. 2. Formulir absensi dan formulir absensi ketika kerja lembur yang ada diisi dengan cara hanya menuliskan nama karyawan dan dengan memberi paraf tanpa mengisi nomor induk karyawan. Hal ini disebabkan oleh pengendalian internal yang lemah sehingga akan memungkinkan adanya titip absen oleh para karyawan. 3. Tidak adanya pengawasan yang baik dalam proses lembur, dimana tidak adanya pengawasan yang baik dalam pencatatan waktu kehadiran dan waktu selesai. Hal ini menyebabkan masalah kesalahan penghitungan lembur karyawan yang mengakibatkan perusahaan merugi karena membayar uang lembur kepada karyawan yang tidak seharusnya diterima oleh karyawan itu. 4. Adanya masalah dalam penghitungan gaji, uang lembur, berbagai tunjangan yang ada diperusahaan, serta berbagai potongan yang dikenakan kepada karyawan dan juga dalam penghitungan pajak penghasilan karyawan sehingga memungkinkan terjadinya kelebihan gaji yang

28 104 merugikan perusahaan ataupun kekurangan pembayaran gaji yang merugikan. Kesalahan ini bisa berlangsung 3-5 kali dalam setahun. Kesalahan ini akan sangat merugikan dan merepotkan perusahaan karena bila ada kesalahan maka perusahaan harus membuat kembali data-data penggajian ini dan mengirim kembali data itu ke kantor pusat. Hal ini disebabkan karena sistem penggajian yang ada sekarang digunakan tidak memungkinkan terhubungnya data sehingga update data tidak menyeluruh. 5. Semua karyawan bagian personalia bebas memiliki akses untuk melihat dan merubah data-data yang berhubungan dengan penggajian karena semua data hanya disimpan dalam format Microsoft Excel dan setiap karyawan bagian personalia dapat bebas membuka dan merubah data penggajian. Hal ini dikarenakan tidak adanya sistem pengendalian internal yang baik padahal dalam hal praktek yang sehat fungsi pencatat waktu harus terpisah dari fungsi pembuat daftar gaji, akan tetapi kenyataan didalam perusahaan tidak ada pemisahan fungsi dan wewenang ini Usulan Sistem yang berjalan Berdasarkan kelemahan sistem berjalan yang diidentifikasikan diatas dapat diusulkan perbaikan dalam sistem penggajian PT. Industri Sandang Nusantara Cilacap, antara lain : 1. Pembuatan sistem absensi baru dengan menggunakan input NPK ke sistem dalam pencatatan waktu hadir yang memudahkan bagian personalia sehingga bagian personalia tidak perlu lagi tiap minggunya menginput data absensi karyawan kedalam komputer. Selain itu hal ini juga akan

29 105 menyebabkan keakuratan data absen karyawan lebih terjamin apalagi untuk jumlah karyawan yang banyak. 2. Pembuatan sistem penggajian mandiri pada PT. Industri Sandang Nusantara Cilacap sehingga proses penghitungan gaji, uang lembur, tunjangan-tunjangan serta berbagai macam potongan akan dilakukan secara otomatis menggunakan data yang tersedia didalam sistem penggajian yang akan dibuat. Hal ini akan menyebakan data lebih akurat dan lebih up to date sehingga kelebihan pembayaran gaji yang merugikan perusahaan atau kekurangan pembayaran gaji yang merugikan karyawan dapat diminimalisasi. 3. Didalam sistem penggajian yang baru akan dibuat suatu pembatasan akses penggunaan sistem berdasarkan level kepegawaian sehingga tidak semua karyawan dapat membuka semua form penggajian yang sama. Hal ini berguna sehingga setiap perubahan data yang terjadi akan membutuhkan suatu persetujuan atau approval dari level diatasnya. Hal ini dalam rangka untuk menetapkan sistem otorisasi dan pengendalian internal yang baik. 4. Sistem penggajian yang baru akan mencetak dokumen penggajian sebagai output dari sistem informasi penggajian seperti Laporan Absensi, Rekap Absensi, Daftar Gaji dan potongannya, Slip gaji, Surat Pengangkatan Karyawan, Surat Mutasi dll.

30 Analisa Document The Task Purpose Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara dirancang dengan tujuan untuk mempermudah kegiatan penggajian dan pengupahan di perusahaan yang dilakukan rutin setiap bulan agar lebih terjamin keakuratan dan keandalannya, dan juga mendukung pengendalian internal terhadap penggajian dan pengupahan baik pengendalian dari sistem yang terkomputerisasi maupun pengendalian secara manual. Sistem ini dimulai dari pencatatan kehadiran karyawan, perhitungan gaji dan upah karyawan beserta tunjangan-tunjangan dan potongan gaji, pembayaran gaji dan upah kepada karyawan dimana penghitungan gaji karyawan organik (tetap), upah karyawan non organik (honorer) yang dapat dilakukan secara otomatis. Sistem ini juga mencakup sebagian kecil dari kegiatan personalia, khususnya yang berhubungan dengan penggajian, seperti pengangkatan karyawan, mutasi karyawan yang berpengaruh terhadap gaji karyawan. Hasil dari sistem ini berupa dokumen dan laporan yang berguna dalam kegiatan penggajian dan pengupahan. System Definition System definition dari Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara Cilacap adalah sebagai berikut : 1. Functionality Sistem ini berguna untuk mempermudah kegiatan penggajian dan pengupahan, seperti absensi, menghitung gaji karyawan organik (tetap) beserta berbagai tunjangantunjangannya dan tambahan-tambahan insentif gaji dari lembur, upah karyawan non

31 107 organik (honorer) beserta tunjangan-tunjangannya dan insentif lemburnya, kenaikan gaji dan juga termasuk mutasi karyawan. 2. Application Domain Pengguna dari sistem ini adalah Asisten Manajer dan Manajer setiap divisinya, staff bagian Personalia, Manager Keuangan dan Umum, dan karyawan. 3. Condition Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan ini dibuat berdasarkan usulan/saran untuk mengatasi permasalahan yang ditemukan dalam aktivitas penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara Cilacap. Sistem ini harus terintegrasi dengan semua bagian yang berhubungan dengan kegiatan penggajian dan pengupahan. Sistem ini hanya dapat dijalankan oleh orang-orang yang memiliki hak otorisasi. 4. Technology Untuk mengimplementasikan sistem ini diperlukan beberapa personnal computer (PC) dengan penambahan device seperti printer. Akan dibuat juga jaringan intranet yang menghubungkan department-department dalam perusahaan dan dibangun juga extranet yang menghubungkan perusahaan dengan kantor pusat. 5. Objects Objek dari sistem ini antara lain : karyawan, gaji, upah, tunjangan, absensi, lembur, transaksi pembayaran. 6. Responsibility Sistem ini dimaksudkan untuk memudahkan pencatatan pekerjaan terutama dalam hal penggajian, sistem ini memudahkan pencatatan pekerjaan yang dilakukan bagian personalia dalam hal absensi dan dalam hal menghitung gaji dan upah beserta semua

32 108 komponen yang termasuk didalamnya. Dan serta menyediakan informasi berupa laporan-laporan mengenai penggajian dan pengupahan Context Problem Domain Rancangan sistem penggajian dan pengupahan yang diusulkan ini dimulai pada saat karyawan baru diterima bekerja diperusahaan, maka kepala personalia akan memasukan seluruh data mengenai karyawan baru tersebut kedalam sistem. Sistem akan menyimpan data karyawan tersebut dan membuat Surat Pengangkatan Karyawan untuk karyawan tetap dan Surat Kontrak Kerja untuk para buruh yang harus ditandatangani oleh General Manager dan diberikan kepada karyawan yang bersangkutan. Pada saat masuk kerja dan pulang kerja, karyawan harus mengisi absensi dengan cara memasukan NPK ke dalam sistem. Tiap minggunya Manager masing-masing department mengotorisasi absen yang sudah tersimpan di dalam sistem dan tiap akhir bulan karyawan personalia sistem akan membuat rekap absensi tiap karyawan dengan menghitung jumlah keterlambatan karyawan, jumlah tidak masuk kerja dengan berbagai alasan. Dari absensi ini, sistem akan menghitung secara otomatis jumlah uang jam kerja lembur (jika ada) dan jumlah potongan absen (jika ada). Jika dibutuhkan, perusahaan berhak meminta karyawan untuk melakukan kerja lembur. Untuk prosedur kerja lembur ini masing kepala seksi mengajukan permintaan pengadaan kerja lembur kepada kepala bagian. Setelah surat kerja lembur sudah diotorisasi oleh Kepala Bagian maka Kepala Bagian memasukan jam kerja lembur karyawan yang bersangkutan ke dalam sistem dan digunakan pada saat karyawan yang bersangkutan melakukan clock in dan clock out pada hari kerja lembur yang sudah

33 109 ditentukan, dan nantinya proses penghitungan total uang lembur karyawan akan dihitung bila karyawan yang bersangkutan sudah melakukan clock in dan clock out pada sistem. Untuk penggajian, sistem akan menghitung secara otomatis gaji pokok karyawan ditambah dengan berbagai tunjangan maupun tambahan pembayaran yang berhak diterima karyawan dan dikurangi untuk potongan Astek dan pajak penghasilan Pasal 21. Sedangkan untuk pengupahan, penghitungan upah karyawan non organik (honorer) dihitung dengan dasar gaji UMK (Upah Minimum Kabupaten) yang berlaku didaerah setempat ditambah tunjangan dan tambahan dari jam kerja lembur yang dilakukan dengan serta dikurangi untuk potongan Astek. Tiap akhir bulan, karyawan personalia akan membuat transaksi pembayaran untuk setiap karyawan. Sistem akan menghasilkan laporan daftar gaji dan upah yang sudah dibuat untuk dimintakan otorisasi dari Manager Keuangan dan Umum untuk selanjutnya diteruskan lagi ke General Manager untuk diminta otorisasinya kembali. Setelah daftar gaji dan upah telah mendapat otorisasi baik dari Manager Keuangan dan Umum ataupun dari General Manager maka selanjutnya karyawan personalia akan mencetak slip gaji dan upah untuk masing-masing karyawan dan berbagai laporan penggajian. Setiap akhir bulan sistem juga akan membuat Laporan PPh 21 dan Laporan Astek Selama karyawan bekerja, jika dibutuhkan maka karyawan dapat dipindahkan posisinya ke bagian yang lain, baik itu berupa mutasi, promosi, ataupun demosi. Promosi dan demosi terhadap karyawan berpengaruh terhadap gaji pokok karyawan tersebut. Jika ada mutasi setelah mendapat persetujuan dari General Manager maka karyawan personalia akan memasukan data mengenai mutasi karyawan kedalam sistem dan sistem akan mengupdate data bagian atau posisi karyawan dan juga mengupdate gaji pokok karyawan (jika ada perubahan) lalu sistem akan mencetak Surat Mutasi Karyawan yang

34 110 kemudian diserahkan kepada karyawan yang bersangkutan. Jika ada perubahan terhadap gaji pokok karyawan harus disertai dengan otorisasi dari Manager Keuangan dan Umum dan juga dari General Manajer. Jika sudah benar maka sistem akan mengupdate gaji pokok karyawan yang bersangkutan. Application Domain Sistem informasi akuntansi penggajian harus dapat mendukung tugas-tugas bagian personalia dalam membuat pendataan karyawan baru, pendataan karyawan mutasi, menangani absensi, memasukan data jam lembur karyawan dan juga mencetak laporan-laporan yang terkait dengan absensi. Selain itu sistem ini juga digunakan oleh Keuangan bagian Verifikasi yang berperan dalam melaksanakan proses mencocokan jumlah uang yang akan dibayarkan kepada karyawan dengan jumlah uang yang akan dikirimkan oleh kantor pusat, sistem ini juga dapat digunakan oleh bagian Kasir untuk mencocokan jumlah gaji yang tertera di dalam slip dan jumlah uang yang akan diberikan kepada karyawan ketika karyawan hendak mengambil gajinya di kasir. Dengan adanya sistem ini, para karyawan dapat mengisi Formulir Kerja Lembur yang ada untuk kemudian oleh Kepala Seksi diteruskan ke Kepala Bagian untuk mengotorisasi dan menyetujui lembur yang diajukan. Selain itu karyawan dapat melihat data kepegawaian pribadi mereka masing-masing beserta Financial Data masing-masing karyawan melalui divisi karyawan masing-masing dan dapat melihat slip gaji per bulan karena adanya jaringan LAN yang menghubungkan sistem ini.

35 111 Analisa Problem Domain Clusters Model sistem informasi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara secara keseluruhan terdiri dari beberapa cluster, yaitu employee, payment, mutation. Gambar 3.3 berikut ini adalah model sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara. EMPLOYEE PAYMENT MUTATION Gambar 3.3 Cluster Model Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Structure Gambar 3.4 berikut ini menunjukan structure dari employee, dimana employee memiliki hubungan generalisasi dengan staff dan labor. Bentuk generalisasi ini menunjukan pembedaan perlakuan penghitungan gaji dan upah atas karyawan-karyawan tersebut.

36 112 Gambar 3.5 berikut ini menunjukan structure dari payment dimana payment detail memiliki hubungan agregasi dengan payment transaction. Sedangkan overtime dan absence adalah komponenkomponen untuk perhitungan gaji dan upah karyawan dan memiliki hubungan asosiasi dengan payment detail. Gambar 3.5 structure dari payment Gambar 3.6 dibawah ini memperlihatkan structure dari mutation yang digunakan untuk mencatat mutasi karyawan. mutation Gambar 3.6 Structure dari mutation

37 Classes and Behaviour Employee Class Employee menggambarkan event dimana employee direkrut, mengisi daftar hadir, mengisi formulir kerja lembur dan mencetaknya. Berikut ini adalah gambar class Employee dan pola behaviournya. Employee -NIK : String -Nama : String -Alamat : String -Telephone : String -Jenis Kelamin : Boolean -Agama : String -Status perkawinan : String -Jumlah anak : Integer -Departemen : String -Divisi : String -Posisi : String -TanggalMulaiKerja : Date -TanggalLahir : Date -GajiPokok : Integer -NoRekening : String +direkrut() +menghitung() +mengubah() +mencetak() Gambar 3.7 Class Employee / menghitung / direkrut aktif / berhenti / mengubah Gambar 3.8 Statechart diagram class Employee

38 114 Staff Class Employee Tetap turunan dari kelas Employee yang berarti class Employee Tetap mewarisi semua attribute dan behaviour dari class Employee. +direkrut() +menghitung() +mengubah() +mencetak() Staff Gambar 3.9 Class Staff Labour Class Employee Tidak Tetap turunan dari kelas Employee yang berarti class Employee Tidak Tetap mewarisi semua attribute dan behaviour dari class Employee. +direkrut() +menghitung() +mengubah() +mencetak() Labour Gambar 3.10 Class Labour

39 115 Absence Class Absence menggambarkan event dimana mengisi jam masuk dan mengisi jam keluar. Berikut ini adalah gambar class absence : Absence -date : date -NPK : String -Time In : date, time -Time Out : date, time +mengisi_jam_masuk() +mengisi_jam_keluar () Gambar 3.11 Class Absence / mengisi jam masuk / mengisi jam keluar aktif Gambar 3.12 Statechart diagram class Absence Overtime Class overtime menggambarkan event dimana dapat menghitung waktu lembur karyawan dan membuat transaksi lembur karyawan. Berikut ini adalah gambar class overtime dan pola behaviour nya. Overtime -OvtTransactionNo : String -NPK : String -Time In : date, time -Time Out : date, time -OvtDate : String -OvtDuration : String -OvtTransactionAmount : Integer -Purpose : String +memasukan_transaksi_lembur() +menghitung_transaksi_lembur() +mencetak() Gambar 3.13 Class Overtime

40 116 / menghitung transaksi lembur / memasukan transaksi lembur aktif / mencetak Gambar 3.14 Statechart diagram class Overtime Payment Transaction Class Payment Transaction menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi Payment, menghitung total pembayaran gaji dan upah, meminta approval dari Manajer Keuangan & Umum dan juga General Manajer. Berikut ini adalah gambar class Payment Transaction Payment Transaction -PaymentNo : Integer -PaymentPeriod : Date -NPK : String -Name : String -TotalPayment : Integer +membuat() +menghitung_total_payment() +membuat_daftar_gaji() +meminta_approval_lmanajerkeuangan&umum() +diterima() +ditolak() +mencetak_slip_gaji() Gambar 3.15 Class Payment transaction

41 117 / menghitung total payment / membuat transaksi payment aktif / meminta approval ManagerKeuangan waiting / ditolak reject / diterima approve / mencetak slip gaji / membuat daftar gaji Gambar 3.16 Statechart diagram class Payment Transaction Salary Class Salary merupakan turunan dari class payment transaction jadi class salary memiliki attribute dan behaviour dari class payment transaction. Salary +membuat_daftar_gaji() +menghitung gaji() +mencetak_slip_gaji() Gambar 3.17 Class Salary / menghitung gaji / membuat daftar gaji aktif / mencetak slip gaji Gambar 3.18 Statechart diagram class Salary

42 118 Wages Class Wages merupakan turunan dari class payment transaction jadi class Wages memiliki attribute dan behaviour dari class payment transaction. Wages +membuat_daftar_upah() +menghitung_upah() +mencetak_slip_upah() Gambar 3.19 Class Wages / menghitung upah / membuat daftar upah aktif / mencetak slip upah Gambar 3.20 Statechart diagram class Wages Payment Detail Class Payment Detail menggambarkan event dimana dapat membuat detail transaksi payment, menghitung total gaji/upah, menghitung uang lembur, menghitung total tunjangan, menghitung pembayaran Astek, menghitung pajak penghasilan, menghitung termination payment, menghitung total payment. Payment Detail -PaymentNo : Integer -PDCode : String -PDType : String -PDAmount : Integer +membuat_detil_transaksi_payment() +menghitung_gaji/upah() +menghitung_uang_lembur() +menghitung_total_tunjangan() +menghitung_potongan_absen() +menghitung_pembayaran_astek() +menghitung_pajak_penghasilan() +menghitung_total_payment()

43 119 Gambar 3.21 Class Payment Detail / menghitung uang lembur / menghitung gaji/upah / menghitung total tunjangan / membuat detail payment aktif / menghitung potongan / menghitung absen pembayaran Astek / menghitung pajak penghasilan / menghitung total payment Gambar 3.22 Statechart diagram class Payment Detail Mutation Class Mutation menggambarkan event dimana dapat mengubah posisi atau divisi karyawan, dapat dipromosikan, dimutasikan, mengupdate base salary, dan mencetak surat mutasi. Berikut ini adalah gambar class Mutation dan pola behaviournya.

44 120 Mutation -Date : Date -MutationNo : Integer -NPK : String -MutationType : String -OldPostion : String -OldDivision : String -OldLevel : String -NewPosition : String -NewDivision : String -NewLevel : String +membuat_mutasi() +dimutasi() +dipromosikan() +didemosikan() +mengupdate() +mencetak() Gambar 3.23 Class Mutation Gambar 3.24 Statechart diagram class Mutation

45 121 Salary Changing Class Salary Changing menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi Salary Changing, mengupdate base salary dan mencetak pemberitahuan kenaikan gaji. Berikut ini adalah gambar class Salary Changing dan pola behaviournya. Salary Changing -SalaryChangingNo : Integer -Date : Date -Name : String -PreviousSalary : Integer -newlevel : String -CurrentSalary: Integer -Reason : String +membuat_salary_changing() +mengecek() +mengupdate() +mencetak() Gambar 3.25 Class Salary Changing Gambar 3.26 Statechart diagram class Salary Changing Voucher Class voucher menggambarkan event dimana voucher pembayaran gaji dibuat dan juga untuk mengalokasikan semua beban gaji. Berikut adalah gambar dari class voucher, dan pola behaviournya.

46 122 Voucher -VoucherDate : String -AccountNo : String -AccountName : String -Amount : Integer -DebitOrCredit : String +membuat voucher() +mencetak() Gambar 3.27 Class Voucher Gambar 3.28 Statechart diagram class Voucher

47 Event Table Berikut ini adalah event table dari sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara Cilacap Employee Absence Overtime Payment Transaction Payment Detail Salary Upgrade Mutation Voucher Merekrut + Karyawan baru Menghitung * * Mengubah * Mengisi jam + masuk Mencetak Mengisi jam + keluar Memasukan + transaksi lembur menghitung * Membuat transaksi Menghitung total payment * +

48 Meminta approval dari Manager Keuangan Employee Absence Overtime Payment Transaction + Payment Detail Salary Upgrade Mutation Diterima + Ditolak + Membuat daftar * gaji Dipromosikan + Didemosikan + Dimutasi + Mengupdate + * Mengecek * Voucher Tabel 3.2 Event Tabel

49 Class Diagram salary upgrade 1 1 mutation 1..* 1..* 1 overtime voucher payment detail 1 1..* 1..* employee payment transaction salary wages staff labour 1 absence 1..* Gambar 3.29 Class Diagram The Application Domain Usage Overview Dalam sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara terdapat aktor yang menggunakan sistem ini, antara lain employee, HRD staff, HRD head. Use case diagram dapat dilihat pada gambar berikut.

50 126 Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT.Industri Sandang Nusantara Cilacap membuat absensi membuat pendataan karyawan baru karyawan mencetak laporan dan rekap absensi karyawan personalia mencetak daftar gaji&upah dan rekap mencetak laporan pajak dan rekapitulasi mencetak slip gaji&upah membuat pendataan mutasi karyawan membuat transaksi kenaikan gaji menyetujui daftar gaji&upah Manager Keuangan&Umum Asisten Manager Personalia menginput absen harian untuk karyawan yang tidak dapat masuk mengotorisasi absen Asisten Manager memasukan surat perintah lembur Manager melihat dan mencetak voucher Asisten Manager Pembukuan Gambar 3.30 Use case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara Cilacap

51 Actor Specification Berikut ini adalah actor description dari sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara Cilacap. Karyawan Tujuan Karyawan bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana Karyawan dapat melakukan absensi dengan cara memasukan NPK ke computer absen dan data absent tersebut langsung masuk ke dalam sistem. Karakteristik Karyawan yang dapat melakukan absen hanyalah employee yang berstatus aktif bekerja di perusahaan Tabel 3.3 Actor Specification karyawan Asisten Manager Tujuan Asisten Manager bertindak sebagai actor yang bertindak dalam menginput absen harian untuk karyawan yang tidak dapat masuk kerja dan langsung memberitahukan langsung ke perusahaan. Karakteristik Asisten Manager yang dapat melakukan hanyalah Asisten Manager yang memiliki akses langsung ke sistem. Tabel 3.4 Actor Specification Asisten Manager

52 128 Asisten Manager Personalia Tujuan Asisten Manager bertindak sebagai actor yang bertindak dalam membuat transaksi perubahan gaji (kenaikan dan penurunan_ dan juga mutasi karyawan. Karakteristik Asisten Manager yang dapat melakukan hanyalah Asisten Manager yang memiliki akses langsung ke sistem. Tabel 3.5 Actor Specification Asisten Manager Personalia Manager Tujuan Manager bertindak sebagai actor yang bertindak dalam mengotorisasi absen dan menginput lembur yang akan dilaksanakan. Karakteristik Manager yang dapat melakukan hanyalah Manager yang memiliki akses langsung ke sistem. Tabel 3.6 Actor Specification Manager Manager Keuangan & Umum Tujuan Manager Keuangan & Umum bertindak sebagai actor yang bertindak dalam mengotorisasi daftar gaji dan upah per bulannya Karakteristik Manager yang dapat melakukan hanyalah Manager yang memiliki akses langsung ke sistem. Tabel 3.7 Actor Specification Manager Keuangan & Umum

53 Use case Specification Berikut ini adalah use case specification dari use case yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara. Membuat pendataan karyawan baru Use case 1. Use case dimulai pada saat staff personalia memilih new employee atau new labour dari menu employee pada menu bar, untuk menginput data karyawan baru baik itu karyawan tetap ataupun honorer 2. Sistem akan menampilkan new employee form 3. Untuk mengisi data karyawan atau buruh yang baru, maka personalia memilih Add New 4. Sistem akan memberikan NPK yang baru secara otomatis 5. Staff personalia mengisi data karyawan baru 6. Setelah semua data terisi, staff personalia memilih tombol Save untuk menyimpan data karyawan baru ke dalam database 7. Karyawan personalia dapat mencetak surat pengangkatan karyawan untuk karyawan tetap dan juga dapat mencetak surat kontrak kerja untuk para buruh. Objects Functions Employee, labour, position, department Add new, save, print working contract, print employment letter Tabel 3.8 Spesifikasi use case Membuat pendataan karyawan baru

54 130 Membuat Absensi Use case 1. Use case dimulai pada saat karyawan mengisi absensi pada Attendance Form 2. Karyawan mengisi NPK kemudian karyawan memilih tombol Process untuk mencatat jam masuk karyawan. Sistem akan menampilkan NPK karyawan dan nama karyawan. Jika nama karyawan yang dimaksud salah, maka karyawan dapat menekan tombol cancel. 3. Jika karyawan terlambat dari jam kerja yang telah ditetapkan maka sistem akan secara otomatis akan mencatat keterlambatan karyawan yang akan berpengaruh pada pemberian potongan terhadap tunjangan kehadiran karyawan. 4. Ketika pulang kerja, karyawan kembali memasukan NPK dan memilih tombol Process untuk mencatat jam keluar karyawan 5. Jika karyawan melakukan clock out lebih cepat dari jam yang ditetapkan maka sistem akan mencatat bahwa karyawan tersebut pulang lebih awal. 6. Semua keterlambatan dan pulang lebih awal akan dihitung dan sistem akan menambah jumlah terlambat karyawan pada periode tersebut. 7. Nama karyawan yang tidak melakukan clock in dan clock out ataupun keduanya akan dianggap bsent.

55 131 Objects Functions Absence, employee Clock in, clock out Tabel 3.9 Spesifikasi use case Absensi Memasukan surat perintah lembur Use case 1. Use case dimulai pada saat staf personalia menerima surat perintah lembur dari masing-masing bagian. Staf personalia lalu memilih overtime dari menu HRD pada menu bar. 2. Sistem akan menampilkan Overtime form. 3. Manager memilih new untuk membuat transaksi lembur yang baru. 4. Manager mengisi data nama department yang mengadakan lembur, jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk melaksanakan kerja lembur dan tanggal pelaksanaan kerja lembur. 5. Sistem kemudian akan menampilkan form detil karyawan yang akan melaksanakan jam kerja lembur. 6. Manager akan mengisi data mengenai NPK dan nama karyawan dan juga jumlah jam kerja lembur yang diperintahkan beserta penjelasan untuk melakukan pekerjaan apakah lembur itu diadakan. Setelah semua data yang dibutuhkan terisi maka Manager memilih tombol Add untuk memasukan data lembur tersebut ke dalam DataGrid,