MEKANISME DAN RUANG LINGKUP KERJA KASIE. Pundu Learning Centre

Transkripsi

1 MEKANISME DAN RUANG LINGKUP KERJA KASIE Pundu Learning Centre

2 LATAR BELAKANG 1. Meningkatkan kualitas kinerja, penguasaan keterampilan dan keahliaan Kepala Seksi Administrasi (KASIE) 2. Terbinanya pola pikir dan pola tindak 3. Menciptakan dan mengembangkan metode kerja yang efektif

3 Job Description KASIE Identitas Jabatan. Jabatan : Kepala Seksi Administrasi (Administration Assistant) Golongan : Staf / G- H Atasan Langsung -Struktural : Manager Kebun -- Fungsional : Kepala Departemen (Akunting, Agronomi,) -Bawahan Langsung -- Struktural :Karyawan Administrasi Kantor Kebun, Guru, Poliklinik, Satpam -- Fungsional : Krani Divisi -Jabatan setingkat : Asisten Agronomi; Asisten Departemen Support -Jalur Komunikasi Internal :Semua Departemen (perusahaan), Bagian/Divisi (unit kebun) -Jalur Komunikasi Eksternal: Muspika, Aparat Desa, Bank, Supplier, Kontraktor Disampaikan pada materi Kelas PAMK Batch XIII

4 Job Description KASIE Estate Manager Head Assistant Adm. Assistant Agronomy Assistant Agronomy Assistant Agronomy Assistant Agronomy Assistant Disampaikan pada materi Kelas PAMK Batch XIII

5 Tugas Umum 1. Mengelola semua pekerjaan administrasi dan keuangan dalam lingkungan kebun agar tercipta taat azas (tertib administrasi) untuk menghasilkan laporan akurat dan tepat waktu. 2. Membina tim administrasi yang ada di kantor kebun, divisi, gudang divisi, sekolah, poliklinik dan traksi, agar tercipta tertib administrasi dan keuangan 3. Berperan sebagai General Affair dalam hal pengelolaan mess dan memberikan pelayanan yang baik terhadap seluruh tamu (akomodasi dan transportasi). 4. Mendukung kelancaran pekerjaan aspek agronomi dan non agronomi, misalnya dalam hal : penyediaan ATK, format-format administrasi, transport, dan barang-barang lain.

6 Tugas Pokok A. Aspek Perencanaan 1. Merencanakan penyelesaian administrasi kebun agar penyajian data dan laporan (baik fisik maupun keuangan) dapat akurat dan tepat waktu. 2. Menyusun rencana anggaran tahunan dan bulanan khusus biaya umum dan berperan aktif dalam menyelesaikan anggaran kebun. 3. Merencanakan jadual pengurusan perpanjangan surat-surat semua unit kendaraan (STNK, KIR, Ijin Operasional, dll) yang pengoperasiannya di bawah lingkup unit usaha agar tidak sampai terlambat. 4. Mengajukan Permintaan Tenaga Kerja non agronomi (kantor kebun, poliklinik, guru, Satpam) kepada Manajer Kebun.

7 Tugas Pokok B. Aspek Koordinasi dan Pelaksanaan 1. Melaksanakan semua sistem dan prosedur administrasi dan keuangan sesuai ketentuan yang berlaku di lingkungan perusahaan. 2. Melaksanakan kunjungan rutin ke kantor divisi, gudang, bengkel dan lapangan untuk memastikan bahwa pencatatan, pelaporan data, semua surat/dokumen dan bukti transaksi telah diadministrasikan dengan baik dan benar sesuai prosedur yang berlaku. 3. Melakukan koordinasi dengan Asisten Kepala dan Asisten Divisi dalam hal kegiatan administrasi dan keuangan. 4. Melakukan koordinasi semua laporan administrasi dan keuangan dalam lingkup tanggung-jawabnya untuk menghasilkan laporan yang tertib, akurat dan tepat waktu. 5. Membina krani kantor kebun, divisi, traksi dan lapangan agar tercipta tertib administrasi dan keuangan.

8 Tugas Pokok B. Aspek Koordinasi dan Pelaksanaan 6. Melaksanakan tertib prosedur pengelolaan kas kebun, misalnya: - Transaksi Kas (pengeluaran dan penerimaan kas) dibatasi waktunya paling lambat pukul wib (kecuali pengembalian dana gajian). - Penutupan Kas dilaksanakan setiap hari paling lambat jam WIB. - Kasi wajib melakukan verifikasi transaksi dan cash opname setiap hari - Kasi wajib menyampaikan laporan transaksi kas setiap hari kepada Manajer Kebun. 7. Melakukan koordinasi dengan bagian terkait maupun pihak lain untuk pengurusan kelancaran logistik dan dana. 8. Menjalankan kegiatan administrasi kepersonaliaan seperti, data karyawan, wajib lapor dan kasus-kasus ketenaga-kerjaan yang berhubungan dengan Disnaker setempat, pendaftaran jamsostek, pendataan perumahan karyawan, pengurusan dan pendataan fasilitas kerja yang harus diberikan kepada karyawan sesuai aturan yang berlaku. 9. Melakukan koordinasi pembayaran gaji, Jamsostek, tunjangan-tunjangan karyawan, pembagian catu beras, dan borongan lokal serta pembayaran lainnya di kebun dalam lingkup tanggung-jawabnya.

9 Tugas Pokok B. Aspek Koordinasi dan Pelaksanaan 10. Menyiapkan laporan bulanan di kebun dalam lingkup tanggung-jawabnya yang meliputi : a. Permintaan Dana Operasional (PDO) b. Pertanggung-jawaban Permintaan Dana Operasional (PPDO). c. Laporan Bulanan Manager (LBM) d. Laporan Keuangan Kebun (LKK) e. Laporan Kas Mingguan (LKM) f. Permintaan Pembelian (PP) g. Laporan Cash, Bank dan Jurnal Memorial. h. Rekonsiliasi Rekening Koran antar unit kebun atau pabrik. i. Rekonsiliasi Bank. 11. Melakukan inventarisasi aktiva tetap secara berkala dan insidentil. 12. Mengelola mess perusahaan dan melayani tamu perusahaan (interen maupun eksteren) dengan baik. 13. Membantu Manager Kebun dalam urusan yang terkait dengan pihak eksternal.

10 Tugas Pokok C. Aspek Pengendalian 1.Mengendalikan pelaksanaan pekerjaan administrasi dan keuangan di dalam lingkup tanggung-jawabnya 2.Mengendalikan pengeluaran biaya umum dan mengawasi pemakaian anggaran tahunan dan bulanan kebun 3.Mengawasi penerimaan dan pengeluaran uang, barang dan aktiva lainnya sesuai dengan ketentuan perusahaan 4.Mengawasi agar semua laporan harian, berkala dan insidentil disusun sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan disampaikan sesuai dengan jangka waktu yang telah ditetapkan. 5.Mengawasi semua data dan informasi yang diperoleh dicatat secara benar dan sesuai dengan ketentuan perusahaan.

11 Kewenangan A. Kewenangan Sendiri 1. Melakuka evaluasi prestasi kerja bawahannya. 2. Memeriksa semua dokumen yang berkaitan dengan administrasi dan keuangan kebun sebelum ditandatangani oleh Manager. 3. Mengevaluasi semua kebenaran dan kewajaran data, informasi dan laporan yang diterima. 4. Mengusulkan perbaikan / penyempurnaan prosedur administrasi 5. Mengusulkan pelatihan pengembangan, mutasi, demosi dan promosi seluruh bawahannya. 6. Mengusulkan penjualan / penghapusan atas aktiva perusahaan yang bermanfaat lagi atau kadaluarsa. 7. Memberikan teguran lisan dan teguran tertulis kepada bahannya langsung..

12 Tugas Pokok B. Wewenang dengan persetujuan atasan 1. Mengambil uang dari Bank. 2. Menyetujui surat perintah kerja lembur karyawan bawahannya. 3. Merekrut tenaga kerja harian secara swakelola untuk memenuhi kebutuhannya sesuai Permintaan Tenaga Kerja yang telah disetujui oleh Manajer Kebun dengan tetap memperhatikan peraturan perusahaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

13 Tanggung-jawab 1. Bertanggungjawab atas akurasi dan tepat waktu pelaporan kebun. 2. Bertanggungjawab atas pelaksanaan segala sistem dan prosedur yang berlaku. 3. Melakukan verifikasi setiap dokumen yang berkaitan dengan administrasi dan keuangan sebelum ditanda-tangani oleh manager kebun. 4. Melayani permintaan data dan informasi dari semua departemen yang membutuhkannya.

14 Tanggung-jawab 1. Bertanggungjawab atas akurasi dan tepat waktu pelaporan kebun. 2. Bertanggungjawab atas pelaksanaan segala sistem dan prosedur yang berlaku. 3. Melakukan verifikasi setiap dokumen yang berkaitan dengan administrasi dan keuangan sebelum ditanda-tangani oleh Manager Kebun. 4. Melayani permintaan data dan informasi dari semua departemen yang membutuhkannya.

15 Parameter Keberhasilan 1. Terlaksananya tertib administrasi dan keuangan sesuai prosedur perusahaan. 2. Biaya Umum terkendali (tidak melebihi anggaran). 3. Laporan yang akurat dan tepat waktu. 4. Terjaganya aset perusahaan (sehat dan aman). 5. Tercipta suasana lingkungan kerja yang nyaman, tertib dan bersih.

16 Tugas-tugas Kasie Akunting Administrasi dan umum Personalia Auditor Kasie Finance Logistik Ahli Agronomi Ahli Buget Ahli Komputer

17 Kasie sebagai Akunting Menyiapkan dan memproses data keuangan sejak pencatatan awal (jurnal/voucher), posting, pelaporan dan analisa data keuangan Service Activity yang berfungsi menyediakan informasi kuantitatif yang bersifat keuangan untuk dasar pengambilan keputusan 1. Cash Voucher dan Bank Voucher Harian 2. Mengelola kas dan Bank Harian 3. Jurnal Memorial Harian 4. Buku Kas Manual (buku folio) Harian 5. Buku Bank manual (buku folio) Harian 6. Buku Monitor Pengeluaran Check/giro (kuarto) Harian 7. Rekonsiliasi Bank Bulanan 8. Berita Acara Pemeriksaan Kas per 10 Hari 9. Rekonsiliasi Hubungan RK per minggu

18 Kasie sebagai Akunting 10. Monitor Aktiva dalam Kontruksi Bulanan 11. Monitor Kontrak Kerja dan realisasi Harian 12. Stock Opname Bulanan (per kelompok barang) 13. Pendataan Aktiva Tetap 6 Bulanan 14. Rekonsel biaya gaji dengan hutang gaji Bulanan 15. Perhitungan dan pembayaran PPh ps 21 Bulanan 16. Pertanggungjawaban Dana Operasional Bulanan 17. Monitoring Piutang Bulanan 18. Monitoring Uang Muka Bulanan 19. Faktur pajak solar (PPh psl 22) warna putih Bulanan 20. Membuat analisa laporan Keuangan & LBM Bulanan

19 Kasie sebagai seorang Personalia 1. Memahami betul Kesepakatan Kerja Bersama (KKB) perusahaan 2. Memahami peraturan pemerintah tentang Ketenaga Kerjaan 3. Mengerti dan Memahami UMR yang berlaku 4. Mengerti Proses Pengupahan sampai ke Payroll 5. Mengerti Jumlah Karyawan Bulanan, KHT dan KHL 6. Kelengkapan data karyawan (Buku Induk) 7. Data karyawan staf per nama orang 8. Mengurus Kedatangan Akad 9. Mengurus Karyawan sakit dan claim pengobatan 10. Mengurus mess dan tamu mess

20 Kasie sebagai seorang Personalia 11. Mengurus kendaraan tamu 12. Mengurus Keindahan Pondok/Mess 13. Sensus penduduk di setiap Divisi dan pendataan penghuni 14. Membayar Gaji karyawan 15. Mendata dan Memenuhi kelengkapan fasilitas staf 16. Mewakili perusahaan ke Disnaker 17. Mewakili Perusahaan ke Bank 18. Mewakili Perusahaan ke Kantor Pajak 19. Mewakili Perusahaan ke Kantor Jamsostek 20. Mengurus mutasi Karyawan 21. Memfasilitasi pelatihan Non Staf 22. Sebagai prakarsa dalam kegiatan sosial di kebun.

21 Kasie sebagai seorang Finance 1. Membuat Rencana Kebutuhan Dana dan permintaan dana bulanan 2. Membuat Pertanggungjawaban dana 3. Laporan Kas Mingguan 4. Mengawasi setiap pengeluaran dana 5. Mengecek BAPP dari segi rupiah dan memotong pinjaman kontraktor

22 Kasie sebagai seorang Ahli Agronomi 1. Mengerti bisnis proses budidaya kelapa sawit 2. Mengerti jenis-jenis pekerjaan budidaya kelapa sawit 3. Mengerti standar normatif pekerjaan budidaya kelapa sawit 4. Mengerti teknis budidaya kelapa sawit 5. Mengerti Proses penanaman Kecambah 6. Mengerti Proses Pembukaan Lahan dan Tanaman Baru 7. Mengerti Proses Pemeliharaan TM dan TBM 8. Mengerti Proses Panen 9. Mengerti proses pengolahan Kelapa Sawit 10. Mengerti Perhitungan Ekstraksi 11. Mengerti Cara Pengukuran minyak dan storage tank (Sounding)

23 Kasie sebagai seorang Ahli Komputer 1. Bisa mengoperasikan komputer. 2. Mampu menyelesaikan trouble komputer ringan (Seperti kena virus dan kerusakan kecil lainnya). 3. Memahami secara umum perangkat keras komputer 4. Bisa mengoperasikan program BPS 5. Bisa Mengoperasikan Program SAP 6. Bisa Mengoperasikan Program Budget

24 Kasie sebagai seorang Ahli Budget 1. Mampu membuat upah rata-rata 2. Mampu Membuat budget Area Statemen 3. Mampu membuat budget produksi 4. Mampu membuat budget tanaman 5. Mampu membuat budget umum 6. Mampu membuat budget transit 7. Mampu memahami standar input budget 8. Bisa membuat PTA dll

25 Kasie sebagai seorang Ahli Logistik 1. Bisa Membuat Rencana Kerja Bulanan 2. Mampu membuat rencana kebutuhan barang bulanan 3. Bisa membuat Permintaan Pembelian (PP) 4. Memonitor setiap realisasi PP 5. Berhubungan dengan Suplier untuk mendapatkan barang yang kompetitif

26 Kasie sebagai seorang Auditor 1. Melakukan test terbalik terhadap laporan dari Divisi 2. Cros check lapangan terhadap laporan dari Divisi

27 Kasie sebagai seorang Ahli Administrasi dan Umum 1. Monitor Surat masuk dan keluar 2. Monitor Laporan Produksi harian ratel 3. Monitor Operasional Alat Berat 4. Monitor Laporan Curah Hujan 5. Monitor Tanam 6. File semua arsip umur 10 tahun

28