BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN. pesanan dari perusahaan textile di sekitar kota Bandung dan Jakarta.

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN. pesanan dari perusahaan textile di sekitar kota Bandung dan Jakarta."

Widya Kurnia
6 tahun lalu
Tontonan:

1 38 BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills pada mulanya merupakan perusahaan dagang yang bernama PD. Nagamas. Perusahaan ini didirikan pada tahun Adapun bidang usaha yang digeluti adalah pengepakan kain, dengan mengambil pesanan dari perusahaan textile di sekitar kota Bandung dan Jakarta. Sejalan dengan perkembangan jaman, maka pihak-pihak yang menjadi pendiri perusahaan mengadakan kerja sama dengan anggota keluarga lainnya untuk mendirikan sebuah CV dan pada tahun 1982 berdiri sebuah CV. Nagamas yang bergerak di bidang pertenunan, dalam kegiatan produksinya didukung oleh 112 unit mesin tenun Toyoda, yang diperoleh secara kredit dari negara Jepang. Pada tahun 1988 membuka lagi bagian atau proses yang baru yaitu Dyeing dan Finishing. Sebagai perusahaan swasta, PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills mengambil misi sebagai berikut : Dengan mengambil sumber daya yang ada diharapkan dapat menciptakan produksi textile yang berkualitas untuk memenuhi kebutuhan masyarakat di bidang sandang. Adapun tujuan jangka panjang dari PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills adalah sebagai berikut : 1) Menghasilkan produk textile yang berkulitas

2 39 2) Melakukan pelayanan sebaik-baiknya kepada pelanggan terutama di bidang textile. 3) Karyawan sebagai tenaga kerja merupakan penggerak untuk mencapai tujuan perusahaan. 4) Produk tekstil yang dihasilkan diharapkan dapat memenuhi kebutuhan karyawan, masyarakat dan pemerintah.

3 Struktur Organisasi Perusahaan DIREKTUR ASISTEN DIREKTUR BIDANG UMUM ASISTEN DIREKTUR BIDANG SECURITY DAN KEAMANAN ASISTEN DIREKTUR BIDANG PERENCANAAN DAN TEKNOLOGI Manajer Operasi KA. BAG WAKA.BAG WEAFING KA. BAG WAKA..BAG D/F KA. BAG WAKA.BAG PLAN UTILITY ENGINEERING KA. BAG WAKA.BAG PERSONALIA & UMUM KA.BAG WAKA.BAG PACKING KA. BAG WAKA.BAG MARKETING KA. BAG WAKA.BAG KEUANGAN KA. SIE PERSIAPAN KA SIE D/F KA. SIE UTILITY KA.SIE PERSONALIA & UMUM KA.SIE PACKING KA.SIE MARKETING KA.SIE PURCHASING KA.SIE ACC KA.Shift A,B,C KA.UR PERSONALIA & UMUM KA. UR PACKING KA.UR PURCHASING KARU STAF ADM WEAFING KARU A,B,C KARU P.U.E KARU P&U KARU PACKING STAF D/F STAF PERENCANA STAF MARKETING STAF ACCOUNTING OPERATOR OPERATOR OPERATOR OPERATOR Gambar 3.1 : STRUKTUR ORGANISASI PT. NAGASAKTI KURNIA TEXTILE MILLS Sumber : Bagian Personalia 2006

4 Wewenang dan Tanggung Jawab 1) Direktur Utama Direktur Utama bertanggungjawab terhadap segala kegiatan yang berhubungan dengan kelangsungan hidup perusahaan., dan berwenang dalam menentukan tujuan perusahaan yang berhubugan dengan kelangsungan hidup perusahaan. 2) Asisten Direktur Bidang Umum Bertanggungjawab penuh kepada Direktur, mendampingi dan membantu serta mengarahkan Departemen Personalia atau Umum untuk menyelesaikan persoalan perburuhan yang rumit, serta mengevaluasi ijin meninggalkan perusahaan pada seluruh Kepala Departemen. 3) Asisten Direktur Bidang Perencanaan dan Teknologi Bertanggungjawab penuh pada Direktur atas kelancaran bangunan dan sarana. 4) Manajer Operasi Bertanggungjawab penuh kepada 3 Asisten Direktur dalam hal pengambilan keputusan seputar kepegawaian yang rumit, seperti kenaikan gaji, promosi pegawai. Serta melakukan evaluasi terhadap kinerja kepala bagian setiap departemen yang ada. 5) Kepala Departemen Personalia dan Umum Bertanggungjawab langsung pada Direktur untuk mengadakan rencana kerja perihal penerimaan, seleksi penempatan karyawan, pemindahan, kenaikan tingkat dan pemberhentian karyawan, latihan keterampilan dan sikap pegawai, disiplin serta tata tertib pegawai, absensi, kerja lembur dan kerja sama dengan Kepala Departemen lain, serta pembayaran gaji pegawai.

5 Diagram Aliran Dokumen Sistem yang Sedang Berjalan Sistem Penerimaan Pegawai Gambar 3.3 Diagram Aliran Dokumen Sistem Penerimaan Pegawai PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills

6 Sistem Absen Pegawai Diagram Proses Absen Pegawai Pegawai Personalia Absen Start Absen Harian Data Absen Koreksi absen Tidak Data Valid Ya Data Absen Data Absen n Gambar 3.4 Diagram Aliran Dokumen Absen pada PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills

7 3.4.3 Sistem Penggajian pegawai 44

8 45 Diagram Sistem Penggajian Pegawai Personalia Keuangan Absen Akunting Mulai Hitung Gaji Data Absen Pengajuan Dana Pengajuan Dana Proses Gaji Serah Slip gaji Slip Gaji Cek Ulang 1 2 Slip Gaji Slip Gaji Slip Gaji Slip Gaji Pencairan dana 1 Slip Gaji Bukti Terima Gaji Bukti Terima Gaji Bukti Terima Gaji N 4 2 Bukti Terima Gaji Slip Gaji Gambar 3.5 Diagram Aliran Dokumen Penggajian Pegawai pada PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills

9 Sistem Cuti Pegawai Proses Cuti Pegawai Pegawai Personalia Start Permohonan Cuti Tolak Dokumen Cuti Dokumen Cuti Approval Surat Keterangan Cuti 1 Terima 2 Surat Keterangan Cuti n 1 2 Surat Keterangan Cuti Surat Keterangan Cuti Gambar 3.6 Diagram Aliran Dokumen Cuti Pegawai pada PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills

10 Sistem Peminjaman Dana Diagram Peminjaman Dana Pegawai Personalia Keuangan Akunting Mulai Peminjaman Dana Peminjaman Dana Proses Peminjaman Tolak Approval Terima Pengajuan Dana Pengajuan Dana Pengajuan Proses Dana Slip Pinjam Slip Pinjam 1 2 Slip Pinjam Slip Pinjam Pengambilan dana Slip Tanda Terima Slip Tanda Terima 1 n 2 1 Slip Pinjam Slip Tanda Terima Slip Pinjam Gambar 3.7 Diagram Aliran Dokumen Sistem Peminjaman Dana PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills

11 Sistem Perpindahan (Promosi dan Mutasi) Pegawai Proses Perpindahan ( Promosi / Mutasi ) pegawai Personalia Manager Operasi Absensi Ka. Sie Pegawai Mulai Pengajuan Perpindahan pegawai Tolak Status Terima Rekomendasi Analisa Pegawai Absen Pengajuan nama Terima Approval 3 Dokumen Perpindahan 1 2 Tolak 2 3 N N Dokumen Perpindahan Dokumen Perpindahan Promosi 1 Dokumen Perpindahan Gambar 3.8 Diagram Aliran Dokumen Sistem Perpindahan ( Promosi dan Mutasi) Pegawai PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills

12 Sistem Pensiun Pegawai dan Pemberian Tunjangan Gambar 3.9 Diagram Aliran Dokumen Sistem Pensiun Pegawai dan Pemberian Tunjangan PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills

13 Permasalahan yang dihadapi Permasalahan yang dihadapi oleh sistem yang sedang berjalan sekarang ini adalah : Data-data di kepegawaian tidak terintegrasi. Data-data ini meliputi data penerimaan pegawai, data pegawai, data absensi, data gaji. Akibat dari data yang tidak terintegrasi, antara lain : Sulit untuk menampilkan informasi tertentu yang dibutuhkan. Contohnya : mencari laporan mengenai orang yang pernah melamar pada perusahaan, namun pernah ditolak pada beberapa saat yang lalu. Bila ingin menampilkan informasi ini, maka harus dilakukan pencarian secara manual pada dokumen-dokumen yang disimpan berurut berdasarkan tanggal, dan kemudian mengurutkannya berdasarkan nama yang dicari. Hal ini sulit dilakukan karena perlu dilakukan pemeriksaan satu-persatu dari keseluruhan data pelamar yang ada. Sulit untuk melakukan manipulasi data (update data) karena data-data tidak terintegrasi.. Sulit membuat dan menyajikan laporan absensi, pembayaran gaji bulanan/tahunan, karena data-data harian tidak terintegrasi. Kurangnya kontrol otorisasi pengguna dalam mengakses data-data di unit kepegawaian. Hal ini disebabkan oleh kurangnya kesadaran pegawai bagian personalia mengenai pentingnya data-data kepegawaian yang dikelola, sehingga hak otorisasi pengaksesan data-data di unit kepegawaian diberikan kepada pihak-pihak lain.

14 Analisa Kebutuhan Informasi Informasi yang dibutuhkan oleh bagian kepegawaian adalah : record pegawai, yang mencakup : Data pribadi pegawai, seperti kode pegawai, nama, alamat, tempat tanggal lahir. Data keluarga pegawai, seperti nama suami / istri, nama anak, alamat, tempat tanggal lahir. Absensi pegawai, yang mencakup : Absen harian pegawai lembur, ijin, mangkir. Informasi mengenai pembayaran gaji. Informasi mengenai cuti pegawai. Informasi mengenai pelatihan spegawai. Informasi mengenai perpindahan (promosi dan mutasi) pegawai. Informasi peminjaman dana. 3.7 Usulan Pemecahan Masalah Pemecahan masalah yang terbaik untuk dilakukan pada saat ini adalah dengan cara membangun suatu aplikasi basis data terintegrasi yang dapat memenuhi kebutuhan informasi yang sebelumnya tersebar di berbagai sistem informasi konvensional yang belum terkoordinasi dan terintegrasi dengan baik Aplikasi basis data ini menyimpan data yang bersifat historis, sehingga mempermudah pencarian data untuk kegiatan analisis. Waktu yang digunakan dalam pengaksesan data dalam basis data diharapkan akan lebih

15 52 singkat dan tepat guna. Di dalam aplikasi juga akan tersedia fasilitas yang menghasilkan laporan, dimana laporan tersebut sesuai dengan standar dan kebutuhan pihak manajemen.

dokumen-dokumen yang mirip

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

48 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT. Harapan Subur didirikan secara resmi pada tanggal 1 Juni 1999. PT. Harapan Subur ini merupakan perusahaan yang berjalan dibidang