BAB III LAPORAN PELAKSANAAN MAGANG

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "BAB III LAPORAN PELAKSANAAN MAGANG"

Ridwan Susman
6 tahun lalu
Tontonan:

BAB III LAPORAN PELAKSANAAN MAGANG 3.1. Pengenalan Lingkungan Kerja Sebelum penulis melakukan kegiatan magang, terlebih dahulu penulis mengajukan surat permohonan magang yang ditujukan kepada PT.

1 BAB III LAPORAN PELAKSANAAN MAGANG 3.1. Pengenalan Lingkungan Kerja Sebelum penulis melakukan kegiatan magang, terlebih dahulu penulis mengajukan surat permohonan magang yang ditujukan kepada PT. Technology Karya Mandiri. Setelah mengirimkan surat permohonan magang yang ditujukan kepada PT. Technology Karya Mandiri, akhirnya penulis diizinkan untuk dapat magang di kantor tersebut. Kemudian pada hari pertama, penulis diperkenalkan kepada Bapak Agus sebagai Manajer bagian HRD (Personalia), setelah itu Bapak Agus mengantarkan penulis ke bagian Keuangan dimana penulis akan ditempatkan pada bagian tersebut. Dibagian Keuangan penulis di perkenalkan dengan Ibu Lastina sebagai Manajer bagian Keuangan dan kemudian penulis diperkenalkan oleh seluruh staff yang ada pada bagian Keuangan tersebut. Selanjutnya penulis dipersilahkan untuk memahami terlebih dahulu tentang tata cara pekerjaan dan menjaga peraturan-peraturan di dalam kantor, selain itu penulis juga melihat dan mempelajari bagaimana suasana lingkungan dunia kerja yang sesungguhnya sehingga dalam melakukan aktivitas kerja penulis sudah dapat mengenali lingkungan kerja dan dapat bekerja dengan nyaman. Pada hari ke-2 penulis diberikan kesempatan oleh Mba Nita untuk mencoba melakukan suatu pekerjaan, namun sebelumnya penulis 26

2 terlebih dahulu diberikan penjelasan tentang pekerjaan dan bagaimana cara mengerjakannya. Adapun pekerjaan yang penulis kerjakan adalah membuat rekap Piutang perusahaan untuk Divisi Supplier dan OSP periode 22 Juli 2013 serta membuat rincian Biaya Entertainment dan Biaya Perjalanan Dinas yang dikeluarkan oleh perusahaan. Pada saat memulai mengerjakan tugasnya penulis pernah melakukan kesalahan tetapi staff yang lain membantu dan memberitahukan penulis cara yang benar. Dalam melakukan kegiatan kerja, penulis memperoleh bimbingan yang sangat baik dari Manajer bagian Keuangan dan seluruh Staffnya, bimbingan tersebut sangat membantu penulis dalam melakukan pekerjaan dan penulis tidak mengalami banyak kesulitan dalam melakukan pekerjaan sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas dan kegiatan magang dengan baik. Suasana di lingkungan kerja pada PT. Technology Karya Mandiri sangat kondusif, penuh suasana kekeluargaan sehingga penulis dapat beradaptasi dengan cepat dan tidak merasa bosan selama melakukan kegiatan magang. 27

3 3.2. Kegiatan Selama Magang Kegiatan praktek kerja yang penulis lakukan pada PT. Technology Karya Mandiri dilaksanakan dari tanggal 22 Juli 2013 sampai dengan 31 Agustus Aktivitas magang dilaksanakan pada hari Senin sampai dengan hari Sabtu, dan dimulai pada pukul WIB sampai dengan WIB untuk hari Senin sampai dengan hari Jum at tetapi untuk hari Sabtu aktivitas dimulai dari pukul WIB sampai dengan WIB. Kegiatan-kegiatan yang penulis kerjakan selama Kerja Praktek telah dikelompokkan menjadi dua, yaitu Kegiatan Rutin dan Kegiatan Non Rutin Kegiatan Rutin 1. Kegiatan Rutin yang dilakukan : a. Menyusun bukti pengeluaran biaya berdasarkan urutan data transaksi. b. Membuat laporan biaya tahun c. Memasukkan data transaksi biaya operasional melalui komputer dalam bentuk Microsoft Excel dan kemudian membuat rekap total biaya setiap bulan. d. Membuat rincian biaya entertainment dan biaya perjalanan dinas yang dikeluarkan oleh perusahaan. 28

4 Kegiatan Non Rutin 1. Kegiatan Non Rutin yang dilakukan : a. Merapikan arsip seperti tagihan kartu kredit dan kemudian meletakkannya ke tempat yang telah disediakan. b. Menerima telepon masuk. c. Membuat slip transfer dan kemudian mentransfer uang ke bank untuk pembayaran gaji karyawan dan Tunjangan Hari Raya (THR). d. Mengirim surat peringatan kepada pelanggan menggunakan fax karena telah melewati tanggal jatuh tempo pembayaran. e. Memeriksa Faktur Pajak sebelum ditanda tangani oleh Direktur perusahaan. 29

5 3.3. Masalah pada Unit Kerja Selama mengikuti kegiatan praktek kerja pada PT. Technology Karya Mandiri penulis melihat beberapa kendala yang dihadapi oleh penulis dalam melakukan suatu pekerjaan. Masalah-masalah tersebut antara lain : 1. Adanya tugas ganda yang dilakukan oleh staff bagian Keuangan sehingga sering terjadi penumpukan tugas yang menyebabkan keterlambatan penyelesaian tugas. 2. Adanya kesulitan dalam hal penagihan piutang kepada pelanggan sehingga menyebabkan kurangnya pemasukan kas pada perusahaan yang berasal dari penjualan. 3. Kurangnya peralatan kantor seperti Printer sehingga sering terjadi antrian antar pegawai untuk mencetak tugas atau data yang telah dikerjakan atau yang sedang dibutuhkan sehingga data yang sedang dibutuhkan tidak dapat dicetak secara tepat waktu. 4. Kurangnya ketelitian pada Staff bagian Keuangan dalam hal Pencatatan Kas Kecil yang dikeluarkan sehingga pernah terjadi kehilangan uang dalam jumlah yang cukup besar. 5. Tidak adanya back up data pekerjaan yang dilakukan ke dalam komputer kantor sehingga apabila sewaktu-waktu staff tersebut tidak hadir maka staff lainnya kesulitan untuk mendapatkan data pekerjaan tersebut. 30

6 3.4. Penyebab Masalah 1. Masalah adanya tugas ganda yang dilakukan oleh staff bagian Keuangan PT. Technology Karya Mandiri timbul karena kurangnya Sumber Daya Manusia pada bagian Keuangan. 2. Masalah adanya kesulitan dalam hal penagihan piutang timbul karena kebijakan Perusahaan yang kurang tegas dalam hal mengatasi masalah keterlambatan pembayaran piutang yang dilakukan oleh pelanggan. 3. Masalah adanya antrian antara para pegawai yang akan mencetak tugas timbul karena jumlah Printer yang ada saat ini pada Perusahaan sangatlah kurang. Pada bagian Keuangan hanya ada satu printer, sedangkan Staff yang ada pada bagian Keuangan berjumlah 5 orang sehingga seringkali terjadi antrian antara pegawai. 4. Masalah kehilangan uang kas pada divisi Kas Kecil timbul karena kurangnya ketelitian pada staff perusahaan dalam hal pencatatan pengeluaran Kas Kecil dan adanya tugas ganda yang dilakukan oleh staff bagian Keuangan sehingga mereka sering lupa untuk mencatat pengeluaran pada Kas Kecil. 5. Masalah tidak adanya back up data timbul karena kurangnya kedisplinan pada staff perusahaan dalam hal penyimpanan datadata perusahaan dan akibat dari adanya tugas ganda yang dilakukan oleh staff tersebut. 31

7 3.5. Alternatif Pemecahan Masalah 1. Dengan semakin berkembangnya Perusahaan sehingga pekerjaan yang dilakukan pun semakin banyak, sebaiknya salah satu cara yang dilakukan oleh pihak Manajemen Perusahaan adalah dengan adanya penambahan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk meminimalisir kesalahan dan penumpukan pekerjaan yang dilakukan oleh Staff Perusahaan. Dan dapat juga memaksimalkan kemampuan Sumber Daya Manusia (SDM) yang sudah ada sehingga mereka lebih bisa mengoptimalkan kemampuan yang mereka miliki untuk menunjang pekerjaan. 2. Salah satu cara untuk mengatasi masalah tentang kesulitan Perusahaan dalam hal penagihan piutang adalah Perusahaan harus membuat keputusan baru yang bersifat lebih tegas dari sebelumnya seperti dengan mengenakan denda kepada pelanggan yang pembayarannya lewat dari tanggal jatuh tempo, serta tidak melayani pembelian secara kredit apabila pelanggan tersebut belum melunasi piutang pada pembelian sebelumnya dan pihak Manajemen Perusahaan pun harus dengan adil memperlakukan pelanggan dengan cara tidak memihak satu sama lain dengan alasan adanya hubungan pertemanan yang lebih dekat dari yang lainnya. Dan juga memberikan penghargaan kepada pelanggan yang melunasi pembayarannya sebelum waktu jatuh tempo, seperti memberikan potongan harga. 32

8 3. Perangkat Printer adalah perangkat yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk menunjang aktifitas kerja. Oleh karena itu, sebaiknya Printer yang ada pada Bagian Keuangan ditambah, minimal ada 3 Printer. Hal ini akan sangat berpengaruh dengan ketepatan dan profesionalitas kerja. Untuk meminimalkan biaya pengadaan barang baru Printer tersebut dapat dilakukan dengan cara tukar tambah Printer-Printer yang sudah tidak layak pakai dengan Printer-Printer baru. 4. Untuk mengatasi masalah kurangnya ketelitian yang ada para staff perusahaan dalam hal pencatatan pengeluaran Kas Kecil. Hal ini dapat dilakukan dengan cara : a. Mengecek kembali uang yang ada pada Kas Kecil dengan bukti pengeluaran sehingga dapat meminimalisir kesalahan seperti kehilangan uang yang pernah terjadi. b. Melakukan evaluasi kinerja secara berkala sehingga dapat menilai pengetahuan dan keterampilan dari karyawan yang ada dengan akurat, maupun pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk pekerjaan tertentu. c. Menyediakan pelatihan untuk pegawai di semua tingkat, tidak hanya para Manajer dan Profesional. 5. Dengan banyaknya data-data yang harus dikerjakan dan data-data tersebut sangat berhubungan antara pekerjaan yang satu dengan pekerjaan lainnya, sebaiknya para staff perusahaan mulai membuat 33

9 back up data-data tersebut kedalam file dokumen komputer perusahaan, sebagai data simpanan yang apabila sewaktu-waktu diperlukan, data tersebut bisa dengan cepat didapatkan. 34

dokumen-dokumen yang mirip

BAB III PELAKSANAAN MAGANG

BAB III PELAKSANAAN MAGANG 3.1 Pengenalan Lingkungan Kerja Dalam praktek kerja yang dilakukan penulis pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Benteng, sebelumnya penulis membuat sebuah proposal sebagai