BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah perusahaan PD. Karya Delitama adalah perusahaan yang didirikan pada 6 Maret Perusahaan ini bergerak dalam bidang distribusi alat-alat teknik, seperti kompresor, mesin diesel, pompa air, alat-alat pertanian, baling-baling kapal, parutan kelapa, gilingan, power tools, dan sebagainya. Pada awal berdirinya PD. Karya Delitama terletak di komplek Duta Harapan Indah Blok JJ No 54, kemudian pada tahun 2005 perusahaan ini memutuskan untuk pindah ke Jl. Teluk Gong Raya No. 12A, Jakarta Utara , sedangkan tempat yang lama khusus dijadikan sebagai gudang. Dan sejak tahun itu pula PD. Karya Delitama tidak hanya menjadi distributor alat-alat teknik tetapi juga menjual barang-barangnya secara satuan/eceran. 3.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah serangkaian hubungan antara individu-individu di dalam suatu organisasi yang bekerjasama dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. Struktur organisasi dalam suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik, lancar, efisien dan efektif bila terdapat pembagian tugas, pelimpah wewenang serta tanggung jawab setiap bagian secara jelas yang digambarkan dalam struktur organisasi. 58

2 59 Tujuan dari pembuatan struktur organisasi dimaksudkan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan, sehingga dapat dibuat suatu keputusan yang jelas mengenai pembagian pekerjaan, pembagian tugas, pelimpahan wewenang, dan sistem pertanggungjawaban yang jelas atas segala aktivitas yang dilakukan oleh atasan dan bawahan. Berikut merupakan struktur organisasi dari PD. Karya Delitama : Direktur Utama Manager Operasional Manager Keuangan Bagian Pembelian Bagian Penjualan Bagian Gudang Bagian Akuntansi & Keuangan Sales Staff Penagihan Gambar 3.1 Susunan Organisasi PD. Karya Delitama 3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian pada PD. Karya Delitama adalah sebagai berikut :

3 60 1. Direktur Utama Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : Menetapkan kebijakan perusahaan. Merencanakan tujuan dan sasaran perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. Memonitor semua kegiatan perusahaan. Mengetahui dan menandatangani laporan keuangan. Mengangkat, mengawasi, meminta pertanggung jawaban dan berhak memberhentikan para manajer dan karyawan. 2. Manajer operasional Bertanggung jawab langsung kepada direksi dan membawahi : Bagian pembelian. Bagian penjualan dan pengiriman. Bagian gudang. Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : Mengkoordinator dan mengawasi tugas-tugas para bagian agar tujuan perusahaan tercapai. Menyeleksi dan merekrut para karyawan. Mencatat dan mengurus data karyawan dan administrasi (absensi, lembur dan cuti). Bertanggung jawab dalam pembinaan dan pelatihan bagi para karyawan.

4 61 Menetapkan sistem penggajian dan tunjangan sosial karyawan. 3. Manajer Keuangan Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : Mengkoordinir dan mengawasi kegiatan-kegiatan transaksi keuangan perusahaan. Memeriksa dan menandatangani setiap transaksi keuangan perusahaan yang meliputi penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan. Menyusun anggaran dan rencana kerja tahunan dan me-review serta memperbaiki apabila diperlukan. Menyiapkan laporan keuangan perusahaan dalam bentuk neraca dan laporan rugi laba. Menyiapkan dana yang dibutuhkan untuk kepentingan perusahaan. Mempertanggung-jawabkan dan melaporkan seluruh kegiatan keuangan kepada direktur. 4. Bagian Pembelian Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: Mengajukan permintaan keuangan untuk keperluan pelaksanaan pembelian. Melakukan pemesanan barang dan retur sesuai dengan persetujuan manajer operasional.

5 62 Membuat laporan transaksi pembelian yang terjadi di perusahaan secara berkala. Bertanggung jawab langsung kepada manajer operasional. 5. Bagian Penjualan Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : Melayani pemesanan yang dilakukan oleh pelanggan. Mencatat semua transaksi penjualan yang terjadi di perusahaan. Membuat laporan penjualan yang diserahkan kepada manajer operasional. Melakukan pengiriman barang ke tempat pemesan. Bertanggung jawab langsung kepada manajer operasional. 6. Bagian Gudang Memiliki tanggung jawab sebagai berikut : Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan pergudangan. Menjamin keselamatan dan mengatur penyusunan barang-barang. Mengawasi kebenaran penerimaan dan pengeluaran barang-barang untuk dan dari gudang. Membuat laporan persediaan barang pada manajer operasional. Bertanggung jawab kepada manajer operasional.

6 63 7. Bagian Akuntansi & Keuangan Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : Mencatat seluruh transaksi yang terjadi pada perusahaan. Mengawasi dan memeriksa faktur-faktur yang telah jatuh tempo. Membuat dokumentasi yang rapi dan teratur dengan menyusun sistem pengarsipan atas bukti-bukti transaksi dan laporan tertulis mengenai jalannya pekerjaan. Menerima dan mengeluarkan uang sesuai dengan keperluan transaksi keuangan perusahaan. Membuat dan menandatangani bukti penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan beserta semua bukti-bukti pendukungnya. Menyiapkan laporan harian yang menunjukkan jumlah seluruh pengeluaran dan penerimaan perusahaan setiap hari. Bertanggung jawab secara langsung kepada manajer keuangan. 3.4 Sistem yang sedang berjalan Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada PD. Karya Delitama adalah sebagai berikut : 1. Prosedur Penjualan Barang a. Bagian penjualan menerima pesanan barang dari pelanggan. b. Bagian penjualan membuat surat order penjualan. c. Surat order penjualan diberikan ke bagian keuangan.

7 64 d. Bagian keuangan memeriksa buku piutang dagang, pelanggan terdapat hutang atau tidak. Bagian keuangan mempertimbangkan surat order penjualan diterima atau ditolak. e. Surat order penjualan diberikan ke bagian penjualan. Jika surat order penjualan ditolak maka bagian penjualan membatalkan pesanan. Jika surat order penjualan diterima maka surat order penjualan diberikan ke bagian gudang. f. Bagian gudang menyiapkan barang yang ada disurat order penjualan dan menandatangani surat order penjualan. g. Bagian gudang memperbaharui kartu gudang. h. Bagian gudang mengirimkan barang dan surat order penjualan ke bagian penjualan. i. Bagian penjualan membuat faktur penjualan sebanyak 3 rangkap dan surat jalan sebanyak 3 rangkap. j. Pada saat pelanggan menerima barang, pelangan menandatangani semua faktur penjualan dan surat jalan. k. Faktur penjualan rangkap ke 2 dan surat jalan rangkap ke 2 diberikan ke pelanggan. l. Faktur penjualan rangkap ke 3 dan surat jalan rangkap ke 3 diarsipkan di bagian keuangan. m. Faktur penjualan rangkap ke 1 dan surat jalan rangkap ke 1 diarsipkan sementara di bagian keuangan. Faktur dan surat jalan tersebut untuk menagih ke pelanggan jika jatuh tempo. n. Bagian keuangan memperbaharui buku piutang dagang.

8 o. Jika pembayaran sudah lunas faktur penjualan rangkap ke 1 dan surat jalan rangkap ke 1 diberikan ke pelanggan Prosedur Retur Penjualan a. Bagian penjualan membuat nota retur sebanyak 3 rangkap. b. Nota retur diberikan beserta barang yang diretur ke bagian gudang c. Bagian gudang menandatangani nota retur. d. Bagian gudang memeriksa barang masih layak dijual atau tidak. e. Jika barang layak dijual bagian gudang memperbaharui kartu gudang. f. Nota retur rangkap ke 3 diarsipkan di bagian gudang. g. Nota retur rangkap ke 1 dan rangkap ke 2 diberikan ke bagian keuangan. h. Nota retur rangkap ke 1 diarsipkan sementara di bagian keuangan i. Nota retur rangkap ke 2 diarsipkan di bagian keuangan. j. Bagian keuangan mengurangi hutang pelanggan sesuai yang diretur. k. Pada saat penagihan, nota retur rangkap ke 1 diberikan ke bagian penjualan untuk dikirim ke pelanggan. 3. Prosedur Penagihan Piutang Dagang a. Bagian keuangan memeriksa faktur penjualan yang jatuh tempo. b. Bagian keuangan membuat nota tagihan sebanyak 2 rangkap. c. Faktur penjualan rangkap ke 1, surat jalan ke 1, nota retur rangkap ke 1 (jika ada) dan nota tagihan sebanyak 2 rangkap diberikan ke bagian penjualan.

9 66 d. Bagian penjualan memberikan faktur penjualan rangkap ke 1, surat jalan ke 1, nota retur rangkap ke 1 (jika ada) dan nota tagihan sebanyak 2 rangkap kepada pelanggan. e. Pelanggan menandatangani nota tagihan dan membayar tagihan tersebut. f. Pelanggan memberikan nota tagihan rangkap ke 2 ke bagian penjualan. g. Bagian penjualan memberikan nota tagihan rangkap ke 2 ke bagian keuangan. h. Bagian keuangan mencatat penerimaan kas yang terjadi, memperbaharui buku piutang dagang, dan faktur yang sudah dilunasi diarsipkan pada pelanggan yang sudah membayar. 4. Prosedur Persedian Barang a. Bagian gudang menghitung secara fisik persedian barang yang ada di gudang. b. Bagian gudang membuat laporan perhitungan fisik sebanyak 2 rangkap. c. Laporan perhitungan fisik rangkap ke 1 digunakan sebagai kartu gudang. d. Laporan perhitungan fisik rangkap ke 2 dikirimkan ke bagian keuangan. e. Bagian keuangan memperbaharui daftar persediaan barang. f. Jika terdapat stok barang dibawah stok minimum maka bagian keuangan memberitahu bagian penjualan untuk membeli barang tersebut. 3.5 Diagram Alir Data Berikut adalah diagram alir dari prosedur yang sedang berjalan :

10 67 1. Prosedur Penjualan Barang Gambar 3.2 Diagram Alir Penjualan Barang

11 Gambar 3.3 Diagram Alir Penjualan Barang(lanjutan) 68

12 Gambar 3.4 Diagram Alir Penjualan Barang(lanjutan) 69

13 70 2. Prosedur Retur Penjualan Gambar 3.5 Diagram Alir Retur Penjualan

14 Gambar 3.6 Diagram Alir Retur Penjualan(lanjutan) 71

15 72 3. Prosedur Penagihan Piutang Dagang Gambar 3.7 Diagram Alir Penagihan Piutang Dagang

16 Gambar 3.8 Diagram Alir Penagihan Piutang Dagang(lanjutan) 73

17 74 4. Prosedur Persediaan Barang Gambar 3.9 Diagram Alir Persediaan Barang

18 Permasalahan Yang Dihadapi Setelah melakukan observasi terhadap sistem yang berjalan saat ini, maka ditemukan beberapa permasalahan yang terjadi pada perusahaan ini, yaitu : 1. Informasi yang didapatkan dari sistem yang sedang berjalan masih tidak terkini. 2. Pencarian data yang relatif masih lambat, karena masih harus mencari dari berkas-berkas yang disimpan secara terpisah. 3. Kesulitan dalam mengetahui persediaan barang yang ada di gudang secara akurat. 4. Dalam memberikan laporan atau informasi yang dibutuhkan masih memakan waktu yang cukup lama karena perlu menggabungkan data data dan mencari data yang dibutuhkan secara manual sehingga bisa menghambat kinerja perusahaan. 3.8 Usulan Pemecahan Masalah Setelah mengetahui masalah-masalah yang dihadapi oleh perusahaan, maka diusulkan penerapan sistem basis data menggantikan sistem manual yang ada saat ini. Basis data yang dirancang mencakup segala hal yang berhubungan dengan penjualan dan persediaan. Kemudian juga akan dikembangkan program aplikasi yang dapat mengakses basis data yang dibuat dan program aplikasi ini akan digunakan oleh beberapa bagian perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penjualan dan persediaan. Program ini akan menggantikan sistem manual. Program ini juga akan

19 76 memvalidasi input dari user sehingga diharapkan dapat mengurangi kesalahan yang terjadi. Perancangan program ini dapat membantu menyediakan informasi yang lebih cepat, tepat dan akurat. Selain itu, program ini dapat membantu menyediakan laporan penjualan dan persediaan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dengan demikian diharapkan aplikasi basis data ini dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja perusahaan secara menyeluruh.