ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PT. MULTIKARYA SINARDINAMIKA

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PT. MULTIKARYA SINARDINAMIKA Dimas Indrianto; Argogalih; Anderes Gui Information System and Accounting Department, School of Information System, Binus University Jl. K.H. Syahdan No. 9 Palmerah, Jakarta Barat indriantodimas@ymail.com ABSTRACT The purpose of study is designing system for payroll and remuneration activities which can be provide report for management team in a timely manner, relevant, accurate, and up to date. The method used is methods of analysis, through literature, interview,and observation. Methods of design used include some diagrams namely activity diagram, use case diagram, event table, class diagram, statechart diagram, sequence diagram, user interface, and package diagram. The result is AIS payroll and remuneration application which can be support payroll and remuneration activities, starts from recording absent until calculation of salaries and wages, and presentation of report quickly and accurately. The conclusion is a solution in problem solving company about calculation of salaries and wages, and recording overtime by building AIS payroll and remuneration application so payroll and remuneration activites can be implemented well. Keyword: system, information, payroll, remuneration, design ABSTRAK Tujuan penelitian adalah merancang sistem untuk kegiatan penggajian dan pengupahan yang dapat menyediakan laporan bagi manajemen secara tepat waktu, relevan, akurat, dan up to date. Metodologi yang digunakan adalah metode analisis, melalui literatur, wawancara dan pengamatan lapangan. Metode perancangan yang digunakan meliputi beberapa diagram yaitu activity diagram, use case diagram, event table, class diagram, statechart diagram, sequence diagram, user interface, dan package diagram. Hasil yang dicapai adalah aplikasi SIA

2 penggajian dan pengupahan yang mampu mendukung kegiatan penggajian dan pengupahan dimulai dari pencatatan waktu hadir hingga perhitungan gaji dan upah, serta penyajian laporan secara cepat dan tepat. Simpulan aplikasi ini adalah sebuah solusi dalam penyelesaian permasalahan perusahaan mengenai perhitungan gaji dan upah, dan pencatatan lembur, dengan membangun aplikasi SIA penggajian dan pengupahan agar kegiatan penggajian dan pengupahan dapat dilaksanakan dengan baik. Kata Kunci: sistem, informasi, penggajian, pengupahan, perancangan PENDAHULUAN Dalam jurnal berjudul Evaluasi Sistem Informasi Penggajian ( Husni, Purwoko, dan Antonius, 2010), menyimpulkan cara meningkatkan produktivitas tenaga kerja adalah memberikan gaji yang sesuai dan adil kepada setiap karyawan. Pemberian gaji karyawan seringkali mengalami keterlambatan atau jumlah gaji yang diterima karyawan tidak sesuai dengan kompetensi karyawan tersebut. Hal ini biasanya disebabkan informasi mengenai data pendukung perhitungan gaji tidak diketahui secara lengkap dan akurat. Salah satu cara untuk mengatasi masalah sehubungan dengan penggajian yaitu dengan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan perusahaan. Dalam jurnal berjudul Integrasi Sistem Informasi Puskesmas ( Harjono dan Darmadi, 2009), menyimpulkan bahwa mendapatkan data dan informasi yang lengkap sangat dibutuhkan oleh tiap pengguna informasi. Tepat tidaknya pembuatan keputusan oleh para pengambil keputusan sangat bergantung dari informasi yang didapat. Bila informasi yang dihasilkan tidak lengkap dan salah, maka pengambilan keputusan akan menjadi tidak tepat dan salah sasaran. Jika sistem informasi diterapkan pada penggajian, maka kegiatan penggajian dapat terintegrasi secara cepat dan tepat. Untuk mengantisipasi praktek manipulasi dalam kegiatan penggajian, perlu ada pengendalian internal yang baik. Dalam jurnal berjudul Evaluasi Sistem Informasi Penjualan dan Piutang Dagang Pada PT. LMY ( Hendarti, Leonard, Thamrin, dan Yohanes, 2011), menyimpulkan bahwa untuk mendapatkan data dan informasi secara akurat, diperlukan suatu sistem pengendalian internal yang baik dan dijalankan dengan benar. Dengan adanya pengendalian internal yang baik, diharapkan setiap bentuk tindakan penyelewengan yang akan atau sedang terjadi di perusahaan dapat dikurangi atau dapat dicegah sedini mungkin. METODE PENELITIAN Metode penelitian yang dilakukan adalah pengumpulan data dan mempelajari proses bisnis berjalan. Dalam mempelajari proses bisnis berjalan diperoleh struktur organisasi, visi dan misi, tugas dan wewenang, kegiatan operasi perusahaan dan proses penggajian. Tahap analisis dilakukan dengan menganalisis data yang diperoleh. Analisis menggunakan activity diagram untuk mengidentifikasi masalah yang terjadi. Tahap perancangan dilakukan menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design pendekatan Satzinger. Perancangan ini mengggunakan activity diagram yang diusulkan, use case diagram,use case description, event table, first cut class diagram, domain class diagram, statechart

3 diagram, system sequence diagram, completed three layer design sequence diagram, update design class diagram, user interface, dan package diagram. Setelah tahap perancangan selesai dilakukan, maka dilanjutkan ke tahap pengembangan sistem menggunakan Microsoft Visual Studio 2010 dan My SQL sebagai database. Tahap yang terakhir dilakukan adalah tahap implementasi dan evaluasi penelitian. HASIL DAN PEMBAHASAN PT. Multikarya Sinardinamika adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur pembuatan accessories automotive spare parts. Perusahaan ini menerima pesanan dari perusahaan otomotif dan perusahaan pompa air. Produk yang dihasilkan meliputi front grill, cover blower air conditioner, roof rail, dan penyangga footstep. Selain menghasilkan produk accessories automotive spare parts, perusahaan ini juga melayani pengecatan non automotive spare parts. Pengecatan yang dilakukan seperti cover pompa air, mesin pompa air, dan penyangga mesin pompa air. Perusahaan ini didirikan pada Desember 1990, dan mulai beroperasi pada Januari Pendiri perusahaan ini memiliki pengalaman dalam bidang produksi metal stamping. Produksi utama hanya sebagai tingkat kedua automotive small metal stamping parts. Tahun 1994, perusahaan ini menjadi pemasok tingkat pertama untuk salah satu perusahaan otomotif yang telah diakui di Indonesia. Memahami kebutuhan kualitas pelanggan merupakan spirit utama dalam menjalankan bisnis. Tahun 1997, perusahaan memindahkan fasilitas produksi ke area yang lebih luas untuk mendukung penambahan volume produksi. Area ini berlokasi di Jalan Wahab Affan No. 41 Pondok Ungu, Bekasi Penambahan fasilitas painting dilakukan dalam kegiatan operasional. Saat ini, perusahaan didukung oleh 295 karyawan yang terdiri dari 93 karyawan dan 202 buruh pabrik. Prosedur penggajian di perusahaan a. Pencatatan Waktu Hadir Karyawan Karyawan diwajibkan melakukan absen 2 kali setiap hari yaitu pada saat jam masuk dan jam pulang kerja. Karyawan melakukan absen dengan menandatangani Kertas Absen. Personal and General Affair Staff membuat Rekap Absensi berdasarkan Kertas Absen. Setiap tanggal 21, Personal and General Affair Staff membuat Rekap Absensi bersama dengan Laporan Lembur sebagai data pendukung perhitungan gaji. b. Pencatatan Waktu Hadir Buruh Buruh diwajibkan melakukan absen 2 kali setiap hari yaitu pada saat jam masuk dan jam pulang kerja. Buruh melakukan absen dengan menandatangani Kertas Absen. Personal and General Affair Staff membuat Rekap Absensi berdasarkan Kertas Absen. Setiap tanggal 21, Personal and General Affair Staff membuat Rekap Absensi bersama dengan Laporan Lembur sebagai data pendukung perhitungan upah. c. Prosedur Kerja Lembur Pelaksanaan kerja lembur berdasarkan pengamatan dari manager bagian. Manager bagian yang akan mengajukan kerja lembur, mengisi Surat Perintah Lembur yang terdiri dari 2 rangkap. Surat tersebut diserahkan kepada Department Head untuk melakukan persetujuan. Setelah disetujui, rangkap 1 diserahkan kepada manager bagian dan rangkap 2 diserahkan kepada Personal and General Affair Staff untuk membuat Laporan Lembur. d. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah Perhitungan gaji dilakukan setiap tanggal 21. Personal and GA Staff melakukan perhitungan gaji dengan menggunakan data pendukung seperti Laporan Absensi Harian,

4 Rekap Absensi, dan Laporan Lembur. Komponen gaji terdiri dari gaji pokok, iuran JPK, THR, tunjangan, uang lembur, dan potongan PPh 21. Semua data terkait komponen gaji akan dihitung oleh Personal and GA Staff. Perhitungan upah buruh pabrik berdasarkan UMP ( Upah Minimum Propinsi ) Jawa Barat. Personal and GA Staff akan menghitung upah, uang lembur, tunjangan, dan potongan PPh 21. Setelah selesai dihitung, maka komponen gaji dan upah tersebut dibuat menjadi Daftar Gaji dan Daftar Upah, dan diserahkan kepada Personal & General Affair Manager untuk diotorisasi. Setelah diotorisasi, Personal & General Affair Manager menyerahkan Daftar Gaji dan Daftar Upah tersebut kepada Finance Manager untuk diotorisasi. Setelah diotorisasi, Finance Staff menyerahkan Daftar Gaji ke bank untuk ditransfer ke rekening karyawan. Daftar Upah diserahkan kepada Finance Staff untuk menyiapkan uang tunai bagi buruh pabrik. Personal & GA Staff menyiapkan Slip Gaji dan Slip Upah, dan diotorisasi oleh Personal & GA Staff bersama uang tunai untuk diserahkan kepada karyawan dan buruh. Kelemahan sistem berjalan a. Perhitungan gaji dan upah dalam sistem berjalan tidak dapat dilakukan dengan baik yang dapat menimbulkan ketidaktepatan atas hasil perhitungan gaji dan upah Proses perhitungan gaji dan upah yang berjalan saat ini, dirasa sudah tidak dapat dilakukan dengan baik karena saat ini karyawan memiliki jumlah karyawan sebanyak 295 orang, terdiri dari 93 karyawan dan 202 buruh pabrik. Resiko yang timbul dari proses perhitungan gaji dan upah berjalan yaitu informasi pada daftar gaji dan daftar upah tidak akurat. Jumlah komponen gaji dan upah yang kompleks dapat menimbulkan kesalahan seperti terjadinya lebih atau kurang bayar atas gaji dan upah. Selain itu, jumlah pajak yang dibayarkan kepada pemerintah dapat tidak sesuai dengan jumlah seharusnya dibayarkan. Usulan atas permasalahan tersebut: merancang sistem perhitungan gaji dan upah secara terkomputerisasi sehingga informasi yang diperlukan mudah diakses. Diharapkan dengan penerapan sistem ini, hasil perhitungan gaji dan upah dapat diperoleh secara akurat. b. Kegiatan lembur tidak tercatat dengan tepat Kegiatan lembur yang selama ini terjadi di perusahaan, dicatat dalam Surat Perintah Lembur. Setiap bulan, Laporan Lembur dibuat berdasarkan Surat Perintah Lembur yang telah diarsip. Resiko yang dapat terjadi adalah Surat Perintah Lembur hilang, sehingga beberapa kegiatan lembur bisa terlewatkan dan tidak dihitung. Hal ini dapat merugikan karyawan dan buruh, karena tidak mendapatkan hak uang lembur sesuai jumlah kegiatan lembur yang telah terjadi. Usulan atas permasalahan tersebut: merancang sistem pencatatan lembur yang terintegrasi dengan Surat Perintah Lembur sehingga kegiatan lembur dapat tercatat dengan tepat. Sistem dapat menampilkan transaksi lembur sesuai dengan periode yang diinginkan, dan mencetak Laporan Lembur. Sistem yang diusulkan Activity Diagram Usulan sistem terhadap permasalahan perusahaan menggunakan activity diagram. Diagram ini digunakan untuk mengetahui alur proses sistem yang akan dijalankan sehingga dapat dipahami dengan baik. Berikut adalah activity diagram usulan pencatatan waktu hadir karyawan dan buruh, pencatatan lembur, dan penghitungan gaji dan upah.

5 Gambar 1. Activity Diagram Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Karyawan Usulan Gambar 2. Activity Diagram Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Buruh Usulan

6 Gambar 3. Activity Diagram Prosedur Kerja Lembur Usulan

7 Class Diagram Berikut adalah class diagram atas sistem yang diusulkan: Gambar 4. Domain Class Diagram

8 Sequence Diagram Sequence diagram di bawah ini terkait dengan kegiatan lembur dan penghitungan gaji dan upah yang diusulkan: Gambar 5. System Sequence Diagram membuat perintah lembur Gambar 6. System Sequence Diagram melakukan setup lembur

9 Gambar 7. System Sequence Diagram mencetak transaksi lembur Gambar 8. System Sequence Diagram menghitung gaji / upah

10 User Interface Berikut ini adalah beberapa tampilan user interface dari sistem yang diusulkan: Gambar 9. User Interface Form Surat Perintah Lembur Gambar 10. User Interface Form Setup Lembur

11 Gambar 11. User Interface Form Transaksi Lembur Gambar 12. User Interface Form Hitung Gaji / Upah

12 SIMPULAN DAN SARAN Setelah dilakukan analisis dan perancangan sistem informasi penggajian dan pengupahan pada PT. Multikarya Sinardinamika serta melakukan wawancara dengan pihak terkait, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Perhitungan gaji dan upah dalam sistem berjalan tidak dapat dilakukan dengan baik yang dapat menimbulkan ketidaktepatan atas hasil perhitungan gaji dan upah. Dengan adanya sistem ini, maka perhitungan gaji dan upah dapat dilakukan secara terkomputerisasi sehingga informasi yang diperlukan mudah diakses. Selain itu, hasil perhitungan gaji dan upah dapat diperoleh secara akurat. 2. Kegiatan lembur tidak tercatat dengan tepat. Dengan adanya sistem ini, maka pencatatan lembur dapat terintegrasi dengan Surat Perintah Lembur sehingga kegiatan lembur dapat tercatat dengan tepat. Sistem ini dapat menampilkan transaksi lembur sesuai dengan periode yang diinginkan, dan mencetak Laporan Lembur. Saran yang diberikan kepada PT. Multikarya Sinardinamika untuk dapat memaksimalkan kinerja dari sistem yaitu: 1. Melakukan pelatihan kepada pengguna dalam menggunakan sistem informasi penggajian dan pengupahan agar sistem yang diterapkan dapat berjalan dan berfungsi maksimal. 2. Pengguna sistem diharapkan dapat saling bekerjasama dengan harapan sistem yang dijalankan dapat berjalan optimal. 3. Menggunakan sistem sesuai dengan hak akses yang dimiliki agar mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang terhadap sistem. 4. Melakukan evaluasi sistem secara berkala untuk mengetahui apakah kebutuhan sistem pada perusahaan sudah sesuai atau membutuhkan pengembangan di masa mendatang. REFERENSI Harjono, Hery Muljo., Herru Darmadi.(2009). Integrasi Sistem Informasi Puskesmas. CommIT. 3(1). 45 Hendarti, Henny., Leonard., Agus Thamrin., Yohanes.(2011). Evaluasi Sistem Informasi Penjualan dan Piutang Dagang Pada PT. LMY. ComTech. 2(1). 99 Husni, Hari S., Purwoko., Antonius. (2010). Evaluasi Sistem Informasi Penggajian Pada PT. XYZ. ComTech. 1(1). 130 RIWAYAT PENULIS Dimas Indrianto lahir di Jakarta pada 4 Desember Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara jurusan Sistem Informasi dan Akuntansi pada 2013.

13