BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. Gambaran Umum Perusahaan Latar Belakang Perusahaan PT Sekar Hati Jaya Maju didirikan pada tahun Pada mulanya PT Sekar Hati Jaya Maju merupakan perusahaan yang bergerak hanya dalam satu komponen jasa konstruksi bangunan yaitu arsitektur. Pada tahun 1989, PT Sekar Hati Jaya Maju mengalami pergantian status kepemilikan perusahaan. PT Sekar Hati Jaya Maju mengembangkan jenis usahanya yang bertambah menjadi lima komponen konstruksi yaitu arsitektur, interior, landscape, kontraktor, dan pemeliharaan. PT Sekar Hati Jaya Maju melaksanakan pekerjaan proyek berdasarkan perjanjian kontrak kerja dari berbagai jenis klien seperti instansi pemerintah, perusahaan swasta, perorangan maupun BUMN. Bidang pekerjaan yang dimiliki oleh PT Sekar Hati Jaya Maju meliputi tiga bagian, yaitu jasa konsultan perencana, jasa konstruksi, dan supervisi. Kegiatan kerja PT Sekar Hati Jaya Maju pada bagian konsultan perencana adalah merencanakan desain arsitektur dan menentukan rencana anggaran biaya pada desain arsitektur yang telah direncanakan. Kegiatan kerja pada bagian konstruksi adalah pelaksanaan pembangunan fisik berdasarkan perencanaan desain arsitektur yang telah dibuat sesuai dengan rencana anggaran biaya dan spesifikasi yang sudah direncanakan. Sedangkan kegiatan kerja PT Sekar Hati Jaya Maju pada bagian supervisi adalah melakukan pengawasan kerja ketika pembangunan fisik dilakukan di lokasi pekerjaan proyek sesuai dengan perencanaan desain arsitektur yang telah ditentukan. Hingga kini PT Sekar Hati Jaya Maju terus melakukan langkah-langkah dalam memaksimalkan nilai perusahaan agar mendapatkan kepercayaan yang tinggi dari berbagai klien Visi dan Misi Perusahaan Visi Menjadi perusahaan yang cepat dan tanggap dalam melaksanakan pekerjaan proyek yang diberikan oleh klien dan menjaga nama baik perusahaan dengan bekerja sesuai Standard Operating Procedure. 42

2 Misi Menjalankan usaha melalui komunikasi dan saling interaksi dengan klien, serta meningkatkan mutu dan efisiensi jasa pelayanan konstruksi untuk memberikan kualitas yang terbaik Struktur Organisasi Perusahaan, Tanggung Jawab dan Wewenang Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1. Struktur Organisasi Perusahaan Sumber: Data dari PT Sekar Hati Jaya Maju, 2013

3 Tanggung Jawab dan Wewenang Tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing bagian dari struktur organisasi perusahaan akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Direktur 1. Menjalankan perusahaan sesuai dengan visi dan misi. 2. Memastikan keseluruhan kegiatan operasional perusahaan sesuai dengan Standar Operating Procedure. 3. Membuat program perencanaan kerja untuk jangka panjang dan jangka pendek. 4. Menerima pekerjaan proyek dari klien berdasarkan laporan permohonan pelaksanaan proyek dari klien. 5. Melakukan negosiasi penawaran harga pelaksanaan proyek. 6. Mengontrol keseluruhan proses dari perencanaan tender untuk pelaksanaan proyek. 7. Memastikan bahwa permohonan pelaksanaan pekerjaan proyek telah sesuai dengan penawaran. 8. Melakukan komunikasi dan saling interaksi dengan klien. 9. Menentukan kebijakan perusahaan, integritas keuangan, dan menjaga nama baik perusahaan. 2. Manajer Umum 1. Membuat jadwal pelaksanaan pekerjaan proyek setelah mendapatkan kontrak kerja. 2. Menyiapkan dokumen penawaran dan perlengkapan pekerjaan proyek. 3. Merencanakan cash flow untuk pelaksanaan proyek. 4. Memastikan pekerjaan proyek dapat terselesaikan dengan waktu yang ditargetkan. 5. Memantau dokumen penawaran dan daftar proposal penawaran pekerjaan proyek. 6. Memastikan dan memantau kegiatan operasional perusahaan, sehingga seluruh pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan target. 3. Manajer Operasional 1. Memastikan bahwa seluruh pekerjaan operasional dapat berjalan sesuai dengan perencanaan yang ada.

4 45 2. Memastikan bahwa pekerjaan proyek dikerjakan oleh tenaga yang ahli yang menguasai bidang pekerjaan tersebut. 3. Memimpin keseluruhan pekerjaan proyek. 4. Menjamin dan memastikan kesehatan dan keselamatan kerja karyawan. 5. Memastikan dokumen proyek selalu dikerjakan dengan tepat waktu. 6. Memantau pekerjaan kontraktor untuk pelaksanaan pekerjaan konstruksi selama pekerjaan proyek berlangsung. 4. Konsultan Perencana 1. Membuat perhitungan keseluruhan proyek berdasarkan teknis yang telah direncanakan sebelumnya. 2. Membuat rancangan detail yang meliputi pembuatan gambar-gambar detail serta rincian volume pekerjaan proyek. 3. Memberikan penjelasan atas permasalahan yang timbul selama masa pengerjaan konstruksi proyek. 5. Arsitek 1. Membuat gambar atau design dan dimensi bangunan secara lengkap dengan spesifikasi teknis, fasilitas dan penempatannya. 2. Menentukan spesifikasi bahan bangunan untuk penyelesaian bangunan pekerjaan proyek. 3. Membuat gambar-gambar rencana dan syarat-syarat teknis secara administrasi untuk pelaksanaan proyek. 4. Membuat perencanaan terhadap gambar-gambar ulang atau revisi apabila terdapat kesalahan selama pelaksanaan proyek. 5. Bertanggung jawab atas hasil perencanaan yang dibuat apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. 6. Mengkoordinasi pekerjaan gambar drafter. 6. Drafter 1. Membuat gambar atau design konstruksi secara detail yang dibutuhkan sesuai dengan perencanaan proyek. 2. Membantu arsitek merealisasikan hasil rancangan pengembangan kawasan sehingga dapat berfungsi sesuai keinginan klien. 3. Membuat working drawing.

5 46 4. Menguasai teknik-teknik ukuran konstruksi bangunan dan wajib untuk menguasai susunan atau urutan dari detail-detail struktur bangunan. 5. Menyelesaikan rancangan konstruksi tepat waktu sesuai dengan instruksi dan SPK dari arsitek. 7. Estimator 1. Menghitung dan memperkirakan kalkulasi draft biaya yang dijadikan sebagai penawaran harga pada perencanaan proyek. 2. Menghitung keseluruhan nilai proyek yang diterima oleh perusahaan. 3. Membuat dokumen persetujuan material. 4. Membuat estimasi biaya dan perhitungan biaya pada pekerjaan proyek yang direncanakan. 5. Estimator melakukan analisa volume dan analisa pada harga satuan bahan-bahan material yang dibutuhkan pada pekerjaan proyek. 8. Kontraktor 1. Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan pekerjaan proyek. 2. Merencanakan spesifikasi pelaksanaan proyek. 3. Mengarahkan logistik dan pelaksana untuk melakukan persiapan pekerjaan proyek. 4. Melakukan pengukuran dan pemetaan tanah pada kawasan yang akan dikembangkan, sehingga dapat menghasilkan data yang diperlukan dalam proses perencanaan proyek. 9. Logistik 1. Merencanakan spesifikasi material dan jadwal penggunaan material. 2. Membuat jadwal pengadaan material, berdasarkan waktu penggunaanya. 3. Melakukan pengadaan material sesuai jadwal pelaksanaan proyek. 10. Pelaksana 1. Bertangung jawab atas kelancaran pekerjaan proyek. 2. Mempelajari gambar dan spesifikasi proyek. 3. Membuat laporan realisasi kuantitas pekerjaan yang telah dilaksanakan. 4. Membuat rekapitulasi kebutuhan material pada pelaksanaan proyek. 5. Memberikan usulan kepada klien apabila menemukan beberapa kesulitan dalam pelaksanaan proyek.

6 Teknisi 1. Melaksanakan pelaksanaan pekerjaan konstruksi hingga selesai sesuai dengan SPK dan instruksi dari pelaksana di lokasi pekerjaan proyek. 2. Memastikan pekerjaan proyek yang dilaksanakan sesuai dengan gambar dan rancangan dari arsitek. 12. Supervisi 1. Mengawasi laju pelaksanaan pekerjaan konstruksi dari segi kualitas bahan bangunan serta pelaksanaannya. 2. Memastikan pekerjaan konstruksi selesai tepat waktu. 3. Bertanggung jawab atas hasil pekerjaan kepada klien. 4. Memberikan persetujuan mengenai laporan harian, laporan bulanan serta laporan pekerjaan tambahan pada pelaksanaan proyek. 13. Manajer Keuangan 1. Menghitung gaji karyawan pada saat pembayaran gaji 2. Membuat daftar gaji karyawan. 3. Melakukan pembayaran gaji seluruh karyawan. 4. Membuat slip gaji. 5. Membuat laporan gaji bulanan. 6. Mengatur dan mengelola cash flow perusahaan. 7. Mengelola pengeluaran dana perusahaan. 8. Mengecek bukti-bukti pembayaran. 9. Membuat laporan rekapitulasi proyek. 10. Merencanakan dokumen penawaran beserta kelengkapannya. 11. Memantau jatuh tempo piutang dan hutang klien. 12. Mengelola dan mengatur rencana anggaran biaya (RAB) perusahaan. 13. Membuat bukti pinjaman dan bukti pelunasan pinjaman. 14. Membuat bukti pengeluaran kas. 15. Mengelola pajak penghasilan pasal 21 atas gaji seluruh karyawan. 14. Akuntan 1. Membuat jurnal dan melakukan input seluruh transaksi di perusahaan. 2. Mengatur kas masuk dan kas keluar. 3. Membuat laporan posisi keuangan, neraca, dan laporan pengeluaran kas, dan laporan laba rugi.

7 Manajer Sumber Daya Manusia (HRD) 1. Memastikan komunikasi internal berjalan sesuai dengan Standard Operating Procedure. 2. Merekrut dan menyeleksi karyawan baru. 3. Mengorganisir karyawan melalui penetapan pembagian kerja, hubungan kerja, integrasi, dan koordinasi di dalam perusahaan. 4. Mengelola data karyawan. 5. Mengecek dan menghitung seluruh data absensi karyawan. 6. Menentukan tarif gaji karyawan pada saat proses perekrutan karyawan baru. 7. Melakukan penilaian kinerja karyawan setiap bulan. 8. Mengarahkan karyawan untuk saling bekerja sama agar dapat bekerja secara efektif. 9. Membuat laporan absensi bulanan, laporan evaluasi pelatihan, dan laporan penilaian kinerja. 10. Membuat surat perjanjian kerja dan surat keterangan PHK Gambaran Sistem yang Sedang Berjalan Kebijakan Umum Kepegawaian Pada PT Sekar Hati Jaya Maju 1. Status Karyawan 1. Karyawan Tetap Karyawan tetap adalah karyawan yang terkait hubungan kerja dengan perusahaan dalam jangka waktu yang tidak terbatas setelah karyawan melamar kerja ke perusahaan dan berhasil dalam mengikuti masa percobaan. Karyawan tetap yang bekerja di perusahaan ini memperoleh gaji pokok, tunjangan, dan cuti sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang berlaku di perusahaan. 2. Karyawan Kontrak Karyawan kontrak adalah karyawan yang bekerja berdasarkan perjanjian kontrak selama jangka waktu yang ditentukan. Karyawan kontrak dibentuk berdasarkan pada struktur organisasi pekerjaan proyek untuk bekerja di lokasi pekerjaan proyek sesuai dengan jabatan dan keahliannya. Apabila pekerjaan proyek sudah selesai dikerjakan, maka status karyawan kontrak berakhir sesuai dengan perjanjian kontrak yang telah disepakati bersama.

8 49 3. Karyawan Percobaan Karyawan percobaan adalah calon karyawan yang berhasil mengikuti seluruh tahapan seleksi karyawan dengan menjalani masa percobaan selama jangka waktu 1 bulan. Setelah karyawan melewati masa percobaan, maka status karyawannya berganti menjadi karyawan tetap. 2. Waktu Kerja Karyawan Jam kerja pada PT Sekar Hati Jaya Maju adalah sebagai berikut: 1. Hari Senin sampai Jumat: 1. Shift Pertama: Shift Kedua: Jam istirahat pada hari senin hingga jumat adalah pukul hingga pukul Hari Sabtu: Pada hari sabtu tidak diberlakukan jam istirahat. 3. Ketentuan Pekerjaan Lembur PT Sekar Hati Jaya Maju memilki peraturan terkait dengan pekerjaan lembur bagi karyawan yang harus menyelesaikan pekerjaan diluar jam kerja resmi perusahaan. Pekerjaan lembur dilakukan berdasarkan adanya perintah tertulis dari manajer per divisi, ada persetujuan tertulis dari karyawan yang bersangkutan, dan ada daftar pelaksanaan kerja lembur. Karyawan yang melakukan pekerjaan lembur wajib untuk mengisi formulir pekerjaan lembur dan diserahkan kepada manajer keuangan pada akhir bulan. Manajer keuangan mengecek formulir pekerjaan lembur untuk menghitung total gaji bulanan berdasarkan dari total uang lembur karyawan selama satu bulan. Total uang lembur disesuaikan dengan lamanya waktu kerja lembur dalam 1 hari kerja. Ketentuan perhitungan sistem kerja lembur adalah sebagai berikut: 1. Kerja lembur pada hari senin hingga jumat dilakukan oleh karyawan yang bekerja di kantor adalah setelah jam 5 sore hingga pekerjaan lembur selesai. Bagi karyawan yang melakukan pekerjaan di lokasi proyek, maka kerja lembur dilakukan setelah jam 7 malam hingga pekerjaan lembur selesai pada hari senin hingga sabtu. Perhitungan tarif kerja lembur adalah sebagai berikut: 1. Pekerjaan lembur untuk satu jam pertama, karyawan wajib dibayar sebesar satu setengah kali tarif kerja lembur satu jam.

9 50 2. Pekerjaan lembur untuk setiap jam berikutnya, karyawan wajib dibayar sebesar dua kali tarif kerja lembur satu jam. 3. Tarif kerja lembur per jam untuk masing-masing karyawan dibedakan dan dihitung berdasarkan gaji pokok masing-masing karyawan. Perhitungan tarif kerja lembur per jam adalah gaji pokok ditambah tunjangan makan dibagi dengan 26 hari kerja dan dibagi dengan 8 jam kerja. 2. Pekerjaan lembur yang dilakukan pada hari istirahat mingguan dan hari libur nasional memiliki ketentuan dan perhitungan tarif kerja lembur sebagai berikut: 1. Perhitungan tarif kerja lembur untuk delapan jam pertama dibayar sebesar dua kali tarif kerja kerja lembur satu jam. 2. Untuk jam kerja kesembilan, maka karyawan yang melakukan pekerjaan lembur harus dibayar sebesar tiga kali tarif kerja lembur satu jam. 3. Untuk jam kerja kesepuluh, kesebelas, dan seterusnya, maka karyawan harus dibayar sebesar empat kali tarif kerja lembur satu jam. 4. Ketentuan Hari Libur, Izin, Cuti Tahunan, dan Cuti Hamil 1. Hari libur yang berlaku di PT Sekar Hati Jaya Maju adalah hari libur nasional dan hari istirahat mingguan sesuai dengan peraturan yang ditentukan pemerintah. 2. Cuti Tahunan Seluruh karyawan memiliki hak untuk mengambil cuti tahunan. Jumlah cuti tahunan yang diberikan setiap tahunnya adalah sebanyak 12 hari kerja. Karyawan yang berhak untuk mengambil cuti tahunan adalah karyawan yang telah bekerja di perusahaan selama lebih dari 1 tahun. Syarat yang harus dilakukan oleh karyawan untuk mengambil cuti tahunan adalah karyawan harus mengisi formulir permohonan cuti. Pada saat pengisian formulir permohonan cuti, karyawan memilih kategori cuti yaitu kategori cuti tahunan. Formulir permohonan cuti yang diisi oleh karyawan wajib diberikan dan disetujui oleh manajer HRD. Permohonan cuti tahunan harus diajukan kepada manajer HRD paling lambat 1 minggu sebelum hak cuti tahunan diambil. Jatah cuti tahunan hanya berlaku untuk 1 tahun dan tidak dapat digunakan ke tahun berikutnya. Apabila jatah cuti tahunan tidak

10 51 digunakan dalam 1 tahun, maka jatah cuti tahunan yang tidak digunakan dinyatakan habis. 3. Izin Tidak Masuk Kerja Karyawan yang tidak dapat bekerja karena suatu alasan tertentu, dapat diberikan izin tidak masuk kerja dengan kebijakan bahwa pemberian gaji karyawan tetap diberikan secara penuh sesuai dengan prosedur perusahaan. Karyawan yang mengambil izin tidak masuk kerja wajib untuk mengisi formulir permohonan izin. Pada saat mengisi formulir permohonan izin, karyawan wajib untuk mengisi alasan permohonan izin. Formulir permohonan izin harus diserahkan dan disetujui oleh manajer HRD paling lambat 1 hari sebelum menjalani izin tidak masuk kerja. Apabila karyawan tidak mengisi dan menyerahkan formulir permohonan izin kepada perusahaan, maka karyawan tidak berhak untuk mendapatkan izin. Beberapa alasan atau keperluan atas permohonan izin karyawan yang dapat diberikan oleh perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Izin tidak masuk kerja karena sakit. Karyawan yang tidak dapat masuk kerja karena sakit wajib untuk melapor kepada atasannya atau manajer HRD dengan cara memberi konfirmasi melalui telepon. Apabila karyawan tidak dapat bekerja karena sakit yang lebih dari 1 hari, maka karyawan tersebut wajib untuk memberikan surat keterangan sakit dari dokter. Karyawan wajib untuk mengisi formulir permohonan izin pada hari pertama masuk kerja setelah menjalani izin tersebut. 2. Izin pernikahan karyawan sebanyak 3 hari. 3. Izin pernikahan anak karyawan sebanyak 3 hari. 4. Izin khitanan anak karyawan sebanyak 1 hari. 5. Izin istri karyawan yang melahirkan sebanyak 2 hari. 6. Izin anggota keluarga yang meninggal dunia sebanyak 4 hari. 7. Izin pulang kerja lebih awal. Karyawan mendapatkan izin pulang kerja lebih awal dari perusahaan apabila karyawan tersebut ada urusan mendadak yang harus diselesaikan pada saat itu juga. Karyawan yang izin pulang kerja wajib untuk mengisi dan menyerahkan formulir permohonan izin kepada manajer HRD.

11 52 Karyawan dapat meninggalkan pekerjaan setelah manajer HRD menyetujui formulir permohonan izin tersebut. Karyawan yang tidak masuk kerja dan meninggalkan pekerjaan tanpa mendapatkan izin secara resmi dari perusahaan, maka akan dikenakan sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku. Karyawan yang tidak masuk kerja selama 3 hari berturut-turut tanpa memberikan konfirmasi kepada perusahaan, maka akan mendapatkan surat teguran pertama dari perusahaan. Apabila karyawan tidak masuk kerja selama 7 hari berturutturut tanpa ada konfirmasi, maka karyawan tersebut akan mendapat surat teguran kedua dari perusahaan dan dikenakan pemotongan gaji. Karyawan yang tidak masuk kerja selama 1 bulan berturut-turut tanpa ada konfirmasi kepada perusahaan, maka perusahaan akan melakukan pemutusan hubungan kerja bagi karyawan tersebut dan memberikan surat pemutusan hubungan kerja. 4. Cuti hamil Cuti hamil dapat diberikan kepada karyawati yang sedang hamil selama 3 bulan dengan jangka waktu 1 setengah bulan sebelum melahirkan dan 1 setengah bulan sesudah melahirkan yang mendapatkan gaji penuh sesuai prosedur perusahaan. Karyawati yang mengambil cuti hamil wajib untuk memberi konfirmasi kepada perusahaan dengan memberikan surat keterangan dari rumah sakit serta mengisi formulir permohonan cuti yang harus diserahkan kepada manajer HRD 1 minggu sebelum hak cuti hamil diambil. Pada saat pengisian formulir permohonan cuti, karyawati memilih kategori cuti yaitu kategori cuti hamil. 5. Penggajian Perhitungan dari total gaji bulanan karyawan yang diterapkan oleh PT Sekar Hati Jaya Maju adalah gaji pokok ditambah dengan tunjangan tidak tetap dan dikurangi dengan biaya jamsostek dan potongan PPh 21. Bagi karyawan yang melakukan kerja lembur maka komponen gaji bulanannya adalah gaji pokok ditambah tunjangan tidak tetap, ditambah uang lembur, kemudian dikurangi dengan biaya jamsostek dan potongan PPh 21. Perhitungan gaji bulanan ditentukan dengan jumlah kehadiran karyawan selama sebulan. Komponen penggajian yang diterapkan oleh PT Sekar Hati Jaya Maju adalah sebagai berikut:

12 53 1. Gaji Pokok Gaji pokok adalah imbalan dasar yang diberikan kepada karyawan atas kinerjanya untuk perusahaan selama 1 bulan bekerja, besar nominal gaji pokok ditentukan sesuai dengan jabatan karyawan yang bersangkutan. 2. Tunjangan Tetap 1. Tunjangan Hari Raya (THR) Perusahaan memberikan THR kepada karyawan tetap setiap tahunnya pada saat menjelang hari raya keagamaan. Besarnya nominal THR yang diberikan kepada karyawan disesuaikan dengan masa kerja karyawan dan kebijakan dari perusahaan. Bagi karyawan yang bekerja sebagai karyawan tetap selama kurang dari 1 tahun, maka karyawan tersebut mendapatkan THR yang disesuaikan dengan perhitungan 1 bulan gaji pokok di bagi dengan 12 yang kemudian dikalikan dengan lama bekerja. Sedangkan bagi karyawan yang 2 bulan atau lebih sebelum saat tanggal hari raya keagamaan telah berhenti kerja, maka karyawan tersebut tidak berhak untuk mendapatkan THR. 2. Tunjangan Jamsostek Tunjangan jamsostek yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan adalah Jaminan Kecelakaan Kerja, Jaminan Kesehatan, Jaminan Hari Tua, dan Jaminan Kematian. Biaya jamsostek yang dibebankan kepada karyawan langsung di potong pada saat penerimaan gaji bulanan. 3. Tunjangan Tidak Tetap Tunjangan tidak tetap yang diterapkan pada PT Sekar Hati Jaya Maju merupakan tunjangan atau biaya yang diberikan kepada karyawan secara penuh untuk 26 hari kerja selama satu bulan. Tunjangan tidak tetap diberikan kepada karyawan sebagai bentuk fasilitas untuk memberikan kenyamanan untuk karyawan selama bekerja didalam perusahaan. Tunjangan tidak tetap juga digunakan untuk menghitung total gaji bulanan karyawan. Besarnya biaya tunjangan tidak tetap disesuaikan dengan kebijakan yang diberikan oleh perusahaan. Komponen tunjangan tidak tetap pada PT Sekar Hati Jaya Maju adalah sebagai berikut:

13 54 1. Tunjangan Makan Tunjangan makan diberikan kepada karyawan untuk 1 kali makan pada saat jam istirahat dalam 1 hari. Tunjangan makan diberikan secara penuh kepada karyawan untuk 26 hari kerja selama satu bulan. 2. Tunjangan Transportasi Tunjangan transportasi merupakan biaya yang diberikan dari perusahaan kepada karyawan untuk melakukan perjalanan pada saat berangkat dan pulang kerja. Tunjangan transportasi diberikan secara penuh kepada karyawan untuk 26 hari kerja selama satu bulan. 4. Bonus Bulanan Perusahaan ini memiliki kebijakan untuk memberikan bonus bulanan kepada karyawan yang mendapatkan penilaian kinerja yang tinggi selama satu bulan bekerja di perusahaan. Pemberian bonus bulanan dilakukan pada saat pembayaran gaji bulanan karyawan. Ketentuan pemberian bonus bulanan adalah sebesar 10% dari gaji pokok masing-masing karyawan. 5. Bonus Akhir Tahun Perusahaan memberikan bonus akhir tahun kepada karyawan yang diambil dari keseluruhan keuntungan perusahaan yang besarnya tergantung pada kebijakan dan prosedur perusahaan. 6. Pembayaran Pajak Perhitungan dan pembayaran pajak atas gaji karyawan menggunakan metode PPh pasal 21 yang akan langsung dibebankan kepada karyawan dan dipotong pada saat penerimaan gaji bulanan karyawan. 7. Dana Pinjaman PT Sekar Hati Jaya Maju memberikan dana pinjaman tanpa bunga kepada karyawan tetap yang telah bekerja di perusahaan minimal selama 6 bulan. Dana pinjaman dapat diberikan oleh perusahaan apabila karyawan membutuhkan uang untuk keperluan mendesak. Karyawan yang membutuhkan dana pinjaman wajib untuk mengisi dan memberikan formulir permohonan pinjaman kepada manajer HRD. Karyawan dapat menggunakan dana pinjaman dari perusahaan setelah manajer HRD menyetujui permohonan pinjaman. Karyawan wajib melunasi dana pinjaman paling lambat dalam jangka waktu 12 bulan.

14 55 8. Biaya Operasional Biaya operasional diberikan oleh PT Sekar Hati Jaya Maju kepada karyawan sebagai bentuk fasilitas untuk melakukan kegiatan operasional pada pekerjaan proyek. Biaya operasional diberikan kepada karyawan untuk memudahkan karyawan untuk melaksanakan kegiatan operasional yang berhubungan dengan pekerjaan proyek. Biaya operasional biasanya digunakan oleh karyawan bagian pelaksana, supervisi, dan kontraktor untuk melakukan perjalanan ke lokasi proyek. Biaya operasional yang diberikan oleh perusahaan meliputi biaya transportasi ke lokasi proyek, biaya Bahan Bakar Minyak (BBM) dan biaya jalan tol. 9. Biaya Pelaksanaan Proyek Biaya pelaksanaan proyek adalah biaya yang diberikan oleh perusahaan untuk pelaksanaan pekerjaan konstruksi yang terdiri dari biaya pembelian bahan dan material, biaya upah pekerja borongan, dan biaya peralatan proyek. 10. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) Perusahaan menerapkan PHK berdasarkan adanya dua kemungkinan yaitu karyawan yang ingin mengundurkan diri dan pemberhentian kerja oleh perusahaan. Perusahaan yang melakukan pemberhentian kerja bagi karyawan, maka perusahaan memberikan surat keterangan PHK untuk karyawan tersebut. Bagi karyawan yang ingin mengundurkan diri maka wajib untuk mengajukan permohonan pengunduran diri dengan mengisi formulir pengunduran diri yang diajukan kepada perusahaan paling lambat 30 hari sebelum hari pengunduran diri tersebut. Setelah seluruh proses PHK selesai, maka karyawan yang telah berhenti bekerja akan mendapatkan gaji bulanan terakhir bekerja dari manajer keuangan dan surat keterangan PHK dari manajer HRD.

15 Value Chain pada PT Sekar Hati Jaya Maju Gambar 3.2. Value Chain pada PT Sekar Hati Jaya Maju Sumber: Hasil Analisis Mahasiswa, 2013 Gambar 3.2 merupakan value chain (rantai nilai) yang terdapat pada PT Sekar Hati Jaya Maju. Aktivitas utama perusahaan merupakan keseluruhan dari proses bisnis yang saling berhubungan satu sama lain secara efektif dengan tujuan untuk mencapai pelaksanaan jasa konstruksi yang terdapat pada PT Sekar Hati Jaya Maju. Berikut merupakan komponen value chain pada PT Sekar Hati Jaya Maju: 1. Primary Activities 1. Inbound Logistic Mengumpulkan data-data pendukung yang meliputi gambar dimensi bangunan, data spesifikasi material bangunan dan data estimasi biaya pelaksanaan proyek.

16 57 2. Operations Melaksanakan pekerjaan proyek sesuai dengan kontrak perjanjian dari klien. 3. Outbound Logistic Membuat laporan realisasi kuantitas pekerjaan proyek yang telah dilaksanakan yang meliputi laporan harian, laporan bulanan dan laporan pekerjaan tambahan pada pelaksanaan proyek. 4. Marketing and Sales Merencanakan dan mengikuti kegiatan tender yang meliputi prakualifikasi, kegiatan lelang proyek, dan perjanjian kontrak dengan klien. 5. Services Memastikan pelaksanaan pekerjaan proyek dapat terselesaikan dengan tepat waktu. 2. Support Activities 1. Administrative dan Finance Infrastructure Merencanakan dan membuat laporan cash flow untuk pelaksanaan proyek, serta meyiapkan dokumen penawaran pekerjaan proyek. 2. Human Resources Management Mengorganisir semua karyawan melalui penetapan pembagian kerja, hubungan kerja, integrasi, dan koordinasi sesuai didalam perusahaan. 3. Technology Development Merancang gambar dimensi bangunan untuk pelaksanaan proyek dengan menggunakan aplikasi software. 4. Procurement Mengawasi laju pelaksanaan pekerjaan proyek dan memastikan pekerjaan proyek dapat selesai dengan tepat waktu Proses Bisnis Berjalan pada PT Sekar Hati Jaya Maju 1. Proses Perekrutan Karyawan Baru Kegiatan perekrutan karyawan baru dilakukan apabila masing-masing bagian divisi perusahaan mengalami kekurangan karyawan dan membutuhkan karyawan baru untuk memenuhi posisi jabatan yang kosong. Proses kegiatan perekrutan karyawan dilakukan pada saat manajer per divisi meminta penambahan karyawan dengan mengisi dan menyerahkan formulir permohonan karyawan baru kepada manajer HRD. Setelah manajer HRD menerima dan

17 58 menyetujui permohonan tersebut, maka manajer HRD akan membuka lowongan pekerjaan melalui media surat kabar dan internet. Para pelamar kerja yang ingin melamar wajib untuk menyerahkan surat lamaran kepada manajer HRD dalam jangka waktu yang ditentukan oleh perusahaan. Setelah manajer HRD menerima surat lamaran, maka manajer HRD menyeleksi surat lamaran untuk menentukan surat lamaran yang sesuai dengan kriteria lowongan pekerjaan. Setelah proses seleksi surat lamaran selesai, maka manajer HRD memberikan konfirmasi pemanggilan kepada pelamar kerja untuk proses tes wawancara apabila pelamar kerja sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan. Apabila surat lamaran tidak sesuai dengan kriteria yang ditentukan, maka manajer HRD akan memberikan konfirmasi penolakan kerja kepada pelamar kerja tersebut. Proses tes wawancara dilakukan oleh manajer per divisi untuk menyeleksi pelamar kerja. Setelah proses tes wawancara selesai, manajer per divisi melakukan pengambilan keputusan untuk menentukan pelamar kerja yang berhasil diterima sebagai karyawan perusahaan. Manajer HRD melakukan proses negosiasi terhadap pelamar kerja yang berhasil lolos seleksi perekrutan. Bagi pelamar kerja yang tidak lolos tes wawancara, maka manajer HRD akan memberikan konfirmasi penolakan. Setelah proses negosiasi selesai, maka karyawan baru wajib untuk mengisi formulir data karyawan dengan memasukkan berbagai informasi mengenai karyawan yang meliputi NIK, nama karyawan, pendidikan, jenis kelamin, alamat, nomor telepon, dan jabatan. Formulir data karyawan diberikan kepada manajer HRD untuk disimpan ke dalam arsip karyawan. Setelah mengisi formulir data karyawan, maka karyawan baru akan diberikan formulir daftar pekerjaan oleh manajer per divisi. Formulir daftar pekerjaan berisi jenis-jenis pekerjaan yang wajib dilakukan sesuai dengan prosedur perusahaan yang berlaku. Formulir daftar pekerjaan wajib untuk diisi oleh karyawan dan diberikan kepada manajer HRD setiap akhir bulan. 2. Proses Pelatihan Karyawan Karyawan wajib untuk mengikuti pelatihan karyawan sesuai dengan program pelatihan dari bagian divisinya masing-masing setelah karyawan resmi bergabung dengan perusahaan. Untuk memulai proses pelatihan, maka manajer per divisi mengajukan perencanaan pelatihan kepada manajer HRD. Proses selanjutnya adalah manajer HRD memberikan konfirmasi persetujuan pelatihan kepada manajer per divisi dan manajer HRD mengisi formulir pelatihan.

18 59 Manajer per divisi memberikan program pelatihan kepada karyawan berdasarkan materi pelatihan yang direncanakan. Setelah karyawan mengikuti proses pelatihan dalam jangka waktu yang ditentukan, maka manajer per divisi melakukan evaluasi pelatihan terhadap karyawan untuk mengetahui hasil dari pelatihan karyawan. Setelah proses evaluasi pelatihan karyawan selesai, maka manajer per divisi memberikan data-data evaluasi pelatihan karyawan kepada manajer HRD. Berdasarkan data evaluasi pelatihan, maka manajer HRD mengisi formulir evaluasi pelatihan dan membuat laporan evaluasi pelatihan. Laporan evaluasi pelatihan dibuat sebanyak dua rangkap. Laporan evaluasi pelatihan rangkap satu diberikan kepada manajer per divisi dan laporan evaluasi pelatihan rangkap dua disimpan kedalam arsip pelatihan. 3. Proses Absensi Karyawan wajib untuk melakukan absensi tepat waktu pada saat datang ke kantor dan saat pulang kerja sesuai dengan jam kerja resmi menurut peraturan dan kebijakan perusahaan. Proses absensi dilakukan oleh karyawan dengan memasukkan kartu absensi ke mesin absen. Mesin absen menunjukkan dan mencetak waktu kehadiran karyawan setelah memasukkan kartu absensi. Karyawan yang datang terlambat lebih dari 15 menit maka karyawan tersebut dianggap tidak masuk kerja. Setelah karyawan selesai bekerja sesuai dengan jam kerja perusahaan, maka karyawan wajib untuk memasukkan kartu absensi pada mesin absen. Mesin absen akan mencetak waktu karyawan selesai bekerja pada kartu absensi. Pada setiap akhir bulan manajer HRD mengecek seluruh kartu absensi karyawan dan membuat laporan absensi bulanan sebanyak dua rangkap. Laporan absensi bulanan karyawan rangkap satu wajib diberikan kepada manajer umum, sedangkan laporan absensi bulanan rangkap dua disimpan ke dalam arsip absensi. 4. Proses Pengambilan Cuti dan Izin Seluruh karyawan yang ingin mengambil izin tidak masuk kerja, maka karyawan tersebut wajib untuk mengisi formulir permohonan izin. Pada saat mengisi formulir permohonan izin, karyawan wajib untuk mengisi alasan permohonan izin. Formulir permohonan izin harus diserahkan kepada manajer per divisi paling lambat 1 hari sebelum menjalani izin tidak masuk kerja. Karyawati yang mengambil cuti hamil wajib untuk memberikan surat keterangan dari rumah sakit serta mengisi formulir permohonan cuti yang harus

19 60 diserahkan kepada manajer per divisi 1 minggu sebelum hak cuti hamil diambil. Sedangkan bagi karyawan yang ingin mengambil cuti tahunan, maka karyawan harus mengisi formulir permohonan cuti dengan batas maksimal 12 hari selama satu tahun. Formulir permohonan cuti wajib diberikan kepada manajer per divisi paling lambat 1 minggu sebelum hak cuti tahunan diambil. Setelah manajer per divisi menerima formulir permohonan izin atau formulir permohonan cuti dari karyawan, maka manajer per divisi akan memberikan konfirmasi status permohonan izin atau cuti kepada karyawan. Apabila status permohonan izin atau cuti ditolak, maka karyawan tidak dapat mengambil izin atau cuti. Sedangkan apabila status permohonan izin atau cuti diterima, maka karyawan dapat mengambil izin atau cuti. Manajer per divisi akan mengubah status permohonan izin atau cuti pada formulir permohonan izin atau formulir permohonan cuti. Setelah proses pengambilan cuti dan izin selesai, manajer HRD akan menyimpan formulir permohonan izin dan formulir permohonan cuti tersebut kedalam arsip absensi. 5. Proses Penilaian Kinerja Karyawan Proses penilaian kinerja karyawan dimulai dengan cara mengecek data karyawan dan data absensi dalam jangka waktu setiap akhir bulan. Setelah melakukan pengecekan, maka manajer HRD akan mengisi formulir penilaian kinerja berdasarkan data kehadiran karyawan selama satu bulan. Berdasarkan formulir penilaian kinerja, manajer per divisi akan memberi penilaian kinerja kepada karyawan. Setelah proses penilaian kinerja selesai dilaksanakan, maka manajer HRD akan membuat laporan penilaian kinerja sebanyak tiga rangkap. Laporan penilaian kinerja rangkap satu dan rangkap dua diberikan masingmasing satu rangkap kepada manajer per divisi dan karyawan. Laporan penilaian kinerja rangkap tiga disimpan kedalam arsip penilaian kinerja oleh manajer HRD. 6. Proses Pembayaran Gaji Bulanan Karyawan Proses pembayaran gaji bulanan dimulai ketika manajer HRD mengecek data absensi dan data karyawan. Data karyawan digunakan untuk mengetahui gaji pokok, tunjangan tidak tetap, biaya jamsostek, dan tarif PPh 21 dari seluruh karyawan. Sedangkan data absensi digunakan untuk mengetahui jumlah kehadiran karyawan selama satu bulan. Setelah mengecek data absensi dan data karyawan yang dilakukan oleh manajer HRD, maka manajer keuangan

20 61 menghitung total gaji bulanan. Setelah melakukan perhitungan gaji bulanan, maka manajer keuangan mengisi formulir gaji bulanan. Berdasarkan formulir gaji bulanan, maka manajer keuangan membayar biaya jamsostek seluruh karyawan di kantor jamsostek serta membayar setoran pajak penghasilan seluruh karyawan di kantor pajak. Manajer keuangan membuat daftar gaji karyawan untuk mengidentifikasi keseluruhan karyawan yang akan menerima gaji. Berdasarkan daftar gaji karyawan, maka manajer keuangan melakukan pembayaran gaji karyawan. Manajer keuangan akan membuatkan dan memberikan slip gaji kepada karyawan sebagai tanda bukti pembayaran gaji. Setelah seluruh proses pembayaran gaji karyawan selesai, maka manajer keuangan membuat dan memberikan bukti pengeluaran kas kepada akuntan untuk membuatkan laporan pengeluaran kas. Laporan pengeluaran kas dibuat sebanyak dua rangkap, yaitu diberikan kepada manajer keuangan dan disimpan kedalam arsip keuangan. Kemudian manajer keuangan membuatkan laporan gaji bulanan sebanyak tiga rangkap. Laporan gaji bulanan rangkap satu diberikan kepada manajer HRD dan laporan gaji bulanan rangkap dua diberikan kepada manajer umum. Sedangkan laporan gaji bulanan rangkap tiga disimpan kedalam arsip keuangan. 7. Proses Dana Pinjaman Karyawan yang membutuhkan dana pinjaman wajib untuk mengisi dan memberikan formulir permohonan pinjaman kepada manajer HRD. Kemudian manajer HRD menerima dan mengecek formulir permohonan pinjaman. Manajer HRD akan memberikan konfirmasi status permohonan pinjaman kepada karyawan. Apabila status permohonan pinjaman ditolak, maka karyawan tidak bisa untuk meminjam dana kepada perusahaan. Sedangkan apabila status permohonan pinjaman diterima, maka manajer HRD akan memberikan konfirmasi persetujuan pinjaman dan formulir permohonan pinjaman kepada manajer keuangan. Kemudian manajer keuangan akan memberikan dana pinjaman dan bukti pinjaman kepada karyawan. Manajer keuangan akan mencatat data-data dana pinjaman karyawan dalam daftar pinjaman karyawan dan disimpan kedalam arsip keuangan. Kemudian manajer keuangan membuatkan bukti pengeluaran kas yang akan diberikan kepada akuntan.

21 62 Karyawan wajib untuk membayar pelunasan dana pinjaman kepada manajer keuangan pada saat jatuh tempo pelunasan pinjaman. Setelah menerima pelunasan pinjaman dari karyawan, maka manajer keuangan akan membuat bukti pelunasan pinjaman. Manajer keuangan memberikan bukti pinjaman, bukti pengeluaran kas, dan bukti pelunasan pinjaman kepada akuntan untuk membuat laporan pengeluaran kas sebanyak dua rangkap. Laporan pengeluaran kas rangkap satu diberikan kepada manajer keuangan, sedangkan laporan pengeluaran kas rangkap dua disimpan kedalam arsip keuangan. 8. Proses Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) Bagi karyawan yang ingin mengundurkan diri dari perusahaan, maka karyawan wajib untuk mengajukan permohonan pengunduran diri dengan mengisi formulir pengunduran diri dan diserahkan kepada manajer HRD paling lambat 30 hari sebelum hari pengunduran diri tersebut. Setelah manajer HRD menerima formulir pengunduran diri, maka manajer HRD akan mengecek dan memberikan persetujuan terhadap permohonan pengunduran diri karyawan, kemudian formulir pengunduran diri disimpan kedalam arsip karyawan. Berdasarkan persetujuan dari manajer HRD, maka manajer HRD akan memberikan konfirmasi pengunduran diri karyawan kepada manajer keuangan. Manajer keuangan menghitung gaji bulanan terakhir untuk karyawan yang telah berhenti kerja. Setelah seluruh proses PHK selesai, maka karyawan yang telah berhenti bekerja akan mendapatkan slip gaji bulanan terakhir bekerja dari manajer keuangan. Manajer keuangan membuat dan menyimpan bukti pengeluaran kas atas gaji bulanan terakhir karyawan dan memberikannya kepada akuntan. Manajer keuangan meminta akuntan untuk mencatat kedalam laporan pengeluaran kas yang dibuat sebanyak dua rangkap, yaitu untuk diberikan kepada manajer keuangan dan untuk disimpan kedalam arsip keuangan.

22 Analisis Activity Diagram pada Proses Bisnis yang Sedang Berjalan 1. Proses Perekrutan Karyawan Baru Gambar 3.3. Activity Diagram Perekrutan Karyawan Baru Sumber: Hasil Analisis Mahasiswa, 2013

23 64 2. Proses Pelatihan Karyawan Gambar 3.4. Activity Diagram Pelatihan Karyawan Sumber: Hasil Analisis Mahasiswa, 2013

24 65 3. Proses Absensi Gambar 3.5. Activity Diagram Absensi Sumber: Hasil Analisis Mahasiswa, 2013

25 66 4. Proses Pengambilan Cuti dan Izin Gambar 3.6. Activity Diagram Pengambilan Cuti dan Izin Sumber: Hasil Analisis Mahasiswa, 2013

26 67 5. Proses Penilaian Kinerja Gambar 3.7. Activity Diagram Penilaian Kinerja Sumber: Hasil Analisis Mahasiswa, 2013

27 68 6. Proses Pembayaran Gaji Bulanan Karyawan Gambar 3.8. Activity Diagram Pembayaran Gaji Bulanan Karyawan Sumber: Hasil Analisis Mahasiswa, 2013

28 69 7. Proses Dana Pinjaman Gambar 3.9. Activity Diagram Dana Pinjaman Sumber: Hasil Analisis Mahasiswa, 2013

29 70 8. Proses Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) Gambar Activity Diagram Pemutusan Hubungan Kerja Sumber: Hasil Analisis Mahasiswa, 2013

30 Kelemahan Sistem yang Sedang Berjalan 1. Pengelolaan proses absensi yang dilakukan masih manual. Masalah: Karyawan yang melakukan absensi wajib untuk memasukan kartu absensi kedalam mesin absen, sehingga mesin absen akan mencetak waktu kehadiran karyawan pada saat datang dan pulang kerja. Mesin absensi hanya dapat mencatat waktu kehadiran karyawan kedalam kartu absensi, akibatnya data karyawan yang mengambil izin dan cuti tidak dapat tercatat secara otomatis ke dalam kartu absensi. Karyawan yang mengambil izin atau cuti wajib untuk mengisi formulir permohonan izin dan formulir permohonan cuti yang diberikan kepada manajer HRD. Kemudian pada saat akhir bulan, manajer HRD mengumpulkan formulir-formulir tersebut satu persatu untuk dapat menghitung keseluruhan jumlah kehadiran karyawan. Akibat: Kartu absensi tidak memiliki data-data yang lengkap, karena kartu absen hanya berisi waktu kehadiran karyawan dalam satu hari. Manajer HRD mengalami kesulitan dalam mengelola sistem absensi, karena harus mengumpulkan formulir permohonan izin dan formulir permohonan cuti untuk dapat menghitung keseluruhan data kehadiran karyawan selama satu bulan. Sehingga manajer HRD membutuhkan waktu yang lama untuk membuat laporan absensi. 2. Proses penilaian kinerja yang tidak efektif karena tidak ada standar penilaian kerja bagi karyawan. Bagian HRD melakukan penilaian kinerja hanya berdasarkan dari data kehadiran karyawan selama satu bulan. Masalah: Proses penilaian kinerja karyawan tidak dapat mengukur kualitas kinerja karyawan keseluruhan. Karena sistem penilaian kinerja yang sedang berjalan tidak memasukan data-data pekerjaan karyawan. Sistem penilaian kinerja hanya memasukkan data-data kehadiran karyawan selama satu bulan. Akibat: Perusahaan tidak dapat mengukur dan mengetahui kualitas kinerja pada bagian HRD secara keseluruhan.

31 72 3. Proses dan perhitungan gaji yang tidak efektif. Masalah: Manajer HRD memerlukan waktu yang lama untuk mengumpulkan dan menggabungkan keseluruhan data-data yang terkait dengan gaji bulanan karyawan yaitu data absensi, data karyawan, data lembur, data cuti, data izin, dan tunjangan. Akibat: Sering terjadi keterlambatan dalam perhitungan gaji karyawan, karena manajer HRD harus mengumpulkan keseluruhan data absensi dan data karyawan terlebih dahulu, kemudian perhitungan gaji bulanan dilakukan secara manual Rekomendasi Pemecahan Masalah 1. Membuat sistem absensi yang dapat memasukkan data-data waktu kerja karyawan serta data-data cuti dan izin karyawan kedalam sistem. Sehingga sistem absensi ini dapat membantu manajer HRD dalam mengelola data kehadiran karyawan selama satu bulan, dan membuat laporan absensi bulanan karyawan dengan cepat. 2. Membuat sistem pengelolaan dan perhitungan gaji bulanan karyawan. Sistem penggajian yang dirancang dapat menyimpan dan menghitung data-data seluruh gaji bulanan karyawan dengan cepat dan akurat. 3. Membuat sistem penilaian kinerja yang baru dengan yang berdasarkan data kehadiran karyawan dan formulir daftar pekerjaan. Proses penilaian kinerja yang baru dilakukan dengan menggabungkan data-data dari kehadiran karyawan dan daftar pekerjaan. Sehingga manajer HRD dapat membuat laporan penilaian kinerja yang efektif. 4. Membuat perancangan sistem informasi dengan menggunakan metode Object- Oriented Analysis and Design with the Unified Process tahun 2005 menurut Satzinger, Jackson, dan Burd.