BAB IV EVALUASI ATAS SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA YAYASAN KARYA SANG TIMUR PERWAKILAN JAKARTA

Transkripsi

1 BAB IV EVALUASI ATAS SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA YAYASAN KARYA SANG TIMUR PERWAKILAN JAKARTA Pada bab ini penulis akan mengadakan evaluasi atas keadaan organisasi seperti yang telah diuraikan dalam bab 3. Evaluasi ini bertujuan untuk mengetahui hal-hal mengenai pelaksanaan sistem akuntansi penggajian dalam Yayasan Karya Sang Timur yang telah sesuai dengan pengendalian intern yang baik dan pelaksanaan yang belum sesuai dengan pengendalian intern yang baik. Evaluasi yang dilakukan pada bab ini berdasarkan atas landasan teori yang telah diuraikan pada bab 2. Maka penulis berusaha membandingkan antara sistem akuntansi penggajian yang terjadi pada Yayasan Karya Sang Timur Perwakilan Jakarta terhadap sistem akuntansi penggajian yang terdapat pada landasan teori yang penulis jadikan dasar dalam melakukan evaluasi. IV.1. Evaluasi Dokumen yang Digunakan 1. Daftar Absensi karyawan Daftar absensi karyawan pada yayasan terdiri dari nama karyawan, tanggal, kolom tanda tangan karyawan yang digunakan sebagai bukti bahwa guru dan karyawan tersebut benar-benar hadir. Dengan hanya terdapat kolom nama guru dan karyawan, tanggal serta kolom tanda tangan maka yayasan tidak dapat mengetahui dengan pasti jam berapa para guru dan karyawan hadir dan pulang, juga dapat terjadi kemungkinan ada guru atau karyawan yang titip absen. Selain daftar absen 63

2 mengajar, yayasan juga menyediakan daftar absen untuk piket, kegiatan ekstrakurikuler, praktikum (SMP dan SMA), yang digunakan juga untuk menghitung kehadiran mereka. Hal ini menunjukkan bahwa daftar absensi guru dan karyawan yang terdapat pada yayasan belum memenuhi sistem pengendalian intern yang baik. Maka sebaiknya Yayasan membuat daftar absen yang lebih terperinci, sehingga selain adanya kolom nama guru dan karyawan, tanggal dan kolom tanda tangan, hendaknya juga disediakan kolom jam hadir dan pulang sehingga pihak yayasan dapat mengetahui apakah ada guru dan karyawan yang datang terlambat, atau dapat menggunakan mesin absensi. 2. Rekap absensi Rekap absensi dibuat oleh bagian Tata Usaha dan selanjutnya diserahkan kepada Bendahara Unit Karya, kemudian kepada bagian administrasi yayasan perwakilan yang akan digunakan sebagai dokumen sumber dalam pembuatan daftar gaji. Dalam Rekap tersebut tercantum nama guru dan karyawan, jumlah hari hadir, jumlah jam ekstrakurikuler, jumlah jam praktikum. Dengan adanya rekap absensi ini memudahkan bagi pihak yayasan untuk mengetahui kinerja dari guru dan karyawannya. Pada yayasan Rekap absensi ini hanya dibuat 1 (satu) rangkap sehingga apabila rekap tersebut telah diserahkan ke yayasan perwakilan maka bendahara unit karya tidak mempunyai arsip. Maka sebaiknya bagian Tata Usaha unit karya membuat rekap daftar absen sebanyak 2 (dua) lembar sehingga bagian Tata Usaha unit mempunyai arsipnya dan apabila terjadi kesalahan dapat segera diatasi 64

3 3. Daftar Gaji atau Slip Gaji. Daftar gaji pada yayasan dibuat untuk masing-masing unit secara terpisah. Hal ini dimaksudkan agar Bendahara Yayasan perwakilan mudah untuk membedakannya. Dalam daftar gaji tersebut terdapat Kop surat yayasan, nama guru dan karyawan, golongan, gaji pokok, tunjangan-tunjangan, potongan-potongan serta jumlah gaji bersih yang diterima guru dan karyawan setiap bulannya. Dengan adanya perincian dalam daftar gaji tersebut maka karyawan dengan mudah mengetahui berapa jumlah gaji yang akan diterimanya. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa daftar gaji yang digunakan oleh yayasan telah sesuai dengan sistem pengendalian intern yang baik karena dalam daftar gaji tersebut semua aspek yang mempengaruhi jumlah gaji yang diterima oleh para guru dan karyawan dirinci secara jelas sehingga para guru dan karyawan dapat mengetahui jumlah gaji yang akan diterimanya. Oleh sebab itu, sebaiknya yayasan tetap menggunakan daftar gaji ini agar para guru dan karyawan juga dapat menghitung kembali perincian terhadap gaji yang diterimanya. 4. Rekap Daftar Gaji Rekap daftar gaji memuat seluruh nama guru dan karyawan dari tiap unit yang bersangkutan beserta golongan, gaji pokok, tunjangan-tunjangan, potongan-potongan dan gaji bersih yang diterima. Rekap daftar gaji hanya diotorisasi oleh bendahara yayasan perwakilan. 65

4 Daftar ini dibuat rangkap 3 yang dimaksudkan untuk dijadikan arsip bendahara unit, bendahara yayasan perwakilan dan bendahara yayasan pusat. Daftar ini juga berguna bagi bendahara unit karya untuk mengetahui jumlah nominal yang harus dikeluarkan untuk pembayaran gaji dan bagi yayasan perwakilan dapat digunakan sebagai alat kontrol. Dengan demikian rekap ini dapat terus dipergunakan karena dapat membantu dalam hal saling kontrol antara yayasan pusat, yayasan perwakilan dan bendahara unit karya. IV. 2. Evaluasi Struktur Organisasi Struktur organisasi yang jelas dalam pembagian tugas dan wewenang serta sistematis merupakan salah satu yang mendukung terciptanya suatu pengendalian intern yang baik, sehingga kesalahan atau kecurangan yang mungkin terjadi dapat ditemukan pada tahap dini dan dapat segera ditanggulangi. Dalam struktur organisasi yang terdapat pada Yayasan Karya Sang Timur Perwakilan Jakarta telah menunjukkan adanya pembagian tugas dan wewenang sehingga tidak adanya perangkapan tugas. Dimana rekap absensi dibuat oleh bagian Tata Usaha dan selanjutnya di serahkan kepada bendahara unit karya untuk diperiksa kebenarannya. Setelah itu bendahara unit karya menyerahkannya kepada yayasan perwakilan untuk dibuatkan daftar gaji, sebelum daftar gaji diberikan kepada bendahara unit, daftar tersebut diperiksa oleh bendahara yayasan perwakilan. Otorisasi penarikan uang di bank untuk keperluan tersebut juga diotorisasi oleh bendahara yayasan perwakilan, kemudian diserahkan kepada bendahara unit karya untuk memasukkannya ke dalam amplop masing-masing guru dan karyawan sesuai 66

5 dengan daftar gajinya dan yang membagikan gaji adalah kepala unit karya masingmasing. IV. 3. Evaluasi Pengendalian Intern IV Evaluasi Pencatatan Waktu Hadir Prosedur pencatatan waktu hadir dilakukan oleh yayasan untuk mengetahui jumlah hari hadir sebenarnya dari para guru dan karyawan, sebagai dasar perhitungan gaji setiap bulannya. Berikut ini adalah analisis Sistem Pengendalian Intern yang terdapat dalam Yayasan Karya Sang Timur khususnya prosedur pencatatan hari hadir : a. Organisasi Dalam prosedur pencatatan hari hadir guru dan karyawan diawasi oleh bagian tata usaha. Dengan adanya pengawasan ini maka yayasan dapat memperkecil kemungkinan terjadinya kecurangan. Namun masih terdapat kelemahan dalam pencatatan hari hadir yayasan karena pada daftar absen tidak tercantum jam kehadiran guru dan karyawan sehingga bagian tata usaha hanya dapat melihat guru dan karyawan yang tidak hadir sedangkan untuk yang datang terlambat dan yang pulang terlebih dahulu kemungkinan tidak dapat terpantau oleh bagian tersebut. Akibat dari keadaan ini kemungkinan terjadinya kecurangan dalam hari hadir sangat mudah terjadi. Maka saran yang dapat diberikan kepada yayasan adalah sebaiknya daftar absen juga mencatat waktu kehadiran dan pulang serta bagian yang bertanggungjawab untuk mengawasinya hendaknya mengadakan pengawasan setiap hari dan 67

6 dilakukan pencatatannya sehingga pimpinan unit karya maupun yayasan mampu memantau kehadiran para guru dan karyawan atau menggunakan mesin absensi. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada Yayasan Karya Sang Timur Perwakilan Jakarta sebagai berikut : Adanya tanda tangan dari masing-masing guru dan karyawan yang hadir pada daftar absensi. Dalam yayasan, daftar absensi guru dan karyawan terdapat kolom untuk tanda tangan yang gunanya sebagai bukti bahwa guru dan karyawan tersebut benar-benar hadir atau masuk kerja. Dengan demikian sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang dilakukan oleh yayasan telah sesuai dengan sistem pengendalian intern yang baik karena tanda tangan pada daftar absensi merupakan bukti yang otentik bahwa guru dan karyawan tersebut benar-benar hadir sehingga yayasan dapat memperkecil kemungkinan terjadinya kecurangan-kecurangan yang dilakukan guru dan karyawan. Namun selama ini, bagian Tata Usaha kadang masih lemah dalam pengawasan dan pencatatan untuk rekap daftar absen dilakukan sebulan sekali sehingga memungkinkan terjadinya kecurangan. Misalnya : adanya guru dan karyawan yang tidak hadir pada hari tertentu, karena pencatatan atau pengawasan tidak dilakukan setiap hari maka dengan mudah guru atau karyawan melakukan absen pada hari berikutnya atau karena pengawasan yang lemah memungkinkan guru dan karyawan melakukan absen secara rapel pada saat rekap daftar absen akan dibuat. 68

7 Melihat kenyataan ini maka pimpinan unit karya diharapkan lebih sering untuk melakukan kontrol, atau sebaiknya menggunakan mesin absensi sehingga kecurangan dapat diperkecil. Perintah Lembur seharusnya diotorisasi oleh pimpinan unit karya Pada saat tertentu pimpinan unit karya meminta karyawan untuk bekerja lembur. Hal ini biasanya dilakukan apabila ada hal-hal yang sangat mendesak antara lain perbaikan sarana sekolah, pengecatan dan persiapan-persiapan ruang kelas menjelang ulangan umum, ujian maupun pertemuan-pertemuan yang akan dilaksanakan. Dalam yayasan, apabila kerja lembur akan dilaksanakan, pimpinan unit karya yang meminta lembur tersebut menyampaikannya kepada karyawan secara lisan sehingga kadangkala sulit untuk mengontrolnya. Menurut pengendalian intern yang baik, perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala bagian dalam hal ini adalah pimpinan unit karya karyawan yang bersangkutan. Hal ini dimaksudkan agar karyawan yang melakukan tugas lembur memang sungguh-sungguh mendesak penyelesaian pekerjaannya dan lamanya jam lembur mereka juga sebaiknya ditentukan agar karyawan secara bertanggungjawab menggunakan waktu yang ditetapkan tersebut. Dengan adanya sistem otorisasi ini maka karyawan tidak dengan seenaknya menunda-nunda pekerjaannya. Saran yang dapat diberikan kepada yayasan yaitu hendaknya yayasan memperbaiki sistem otorisasi terhadap perintah lembur agar dapat terhindar dari kecurangan yang mungkin dapat terjadi. Maka sebaiknya yayasan menyediakan surat perintah lembur yang dibuat rangkap dua, kemudian didistribusikan kepada karyawan yang mendapat tugas lembur dan kepada bagian Tata Usaha yang 69

8 melaksanakan rekap waktu hadir serta disediakan kolom otorisasi pimpinan unit karya sehingga lembur yang dilakukan oleh karyawan memang sungguh-sungguh yang diperlukan oleh pimpinan unit karya. Rekap Daftar Absensi tidak diotorisasi. Selain hanya dibuat 1 (satu) rangkap, rekap daftar absensi juga tidak diotorisasi. Bagian Tata Usaha hanya bertugas membuat rekap tersebut dan bendahara unit karya juga hanya memeriksa tanpa menandatangani rekap daftar absen tersebut sehingga tidak ada kejelasan apakah rekap daftar absen tersebut telah diperiksa dan telah sesuai dengan sebenarnya. Maka sebaiknya disediakan kolom untuk tanda tangan bagi bagian yang membuat rekap tersebut dan bendahara unit karya yang memeriksanya sehingga dapat diketahui siapa yang bertanggungjawab, khususnya jika terjadi kesalahan maka bagian yang bertanggungjawab mudah ditemui dan permasalahan cepat terselesaikan. c. Praktek yang sehat Dalam mengevaluasi praktek yang sehat dalam yayasan atas prosedur pencatatan waktu hadir karyawan, terdapat kebaikan dan kelemahan. Berikut ini evaluasi pencatatan waktu hadir guru dan karyawan khususnya praktek yang sehat yaitu : Adanya absensi untuk guru dan karyawan yang hadir dengan menandatangani daftar absensi. Hal ini untuk memperkecil terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh guru dan karyawan karena absen tersebut digunakan untuk menentukan jumlah gaji yang akan diterima oleh guru dan karyawan. 70

9 Jika yayasan tidak melakukan absensi terhadap setiap guru dan karyawan yang hadir maka yayasan tidak dapat mengetahui guru dan karyawan yang benarbenar hadir pada hari itu atau adanya guru dan karyawan yang hanya menitip absen. Jika hal ini terjadi maka akan mempersulit yayasan untuk melakukan pengawasan. Dengan demikian, hendaknya yayasan tetap menggunakan daftar absensi yang disertai kolom tanda tangan namun akan lebih baik jika yayasan membuat daftar absensi yang lebih terperinci dengan menyediakan juga kolom jam hadir dan jam pulang atau dengan menggunakan mesin absensi karena hal ini akan lebih mempermudah bagi yayasan untuk melakukan pengawasan maupun dalam menghitung tunjangan hari hadir yang akan diterima oleh guru dan karyawan. Tidak ada cross check atau verifikasi absensi Suatu praktek yang sehat yang sesuai dengan pengendalian intern dalam pelaksanaannya sering kali sulit untuk dilakukan, maka diperlukan adanya kebijakan dan komitmen dari pimpinan yayasan dan pimpinan unit karya untuk dapat melaksanakan praktek yang sehat tersebut. Dalam yayasan, daftar absensi guru dan karyawan tidak diberikan ke bagian pembuatan daftar gaji ( payroll )sehingga bagian pembuat daftar gaji hanya menerima rekap daftar absensi sebagai dasar dalam penghitungan gaji dan bagian pembuat daftar gaji jarang sekali mengadakan cross check terhadap kebenaran rekap daftar absen tersebut. Jika hal ini terus menerus dibiarkan terjadi maka akan ada kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan maupun kecurangan-kecurangan. 71

10 Saran yang dapat diberikan bagi yayasan adalah hendaknya daftar absensi guru dan karyawan diberikan juga kepada bagian payroll dalam hal ini adalah bagian administrasi yayasan yang bertugas membuat daftar gaji sehingga dapat diadakan verifikasi kebenarannya kepada bagian absensi sebelum dibuat daftar gaji. Hal ini dilakukan agar apabila terjadi ketidakcocokan karena kesalahan mencatat dapat ditelusuri dan dapat diatasi dengan cepat. Rekap Daftar Absensi hanya dibuat rangkap satu Salah satu yang menjadi dokumen sumber dalam pembuatan daftar gaji adalah rekap daftar absensi. Dalam yayasan rekap daftar absensi guru dan karyawan yang dihitung berdasarkan daftar absensi hanya dibuat rangkap 1 ( satu ) oleh bagian Tata Usaha masing-masing unit karya sehingga apabila rekap absen tersebut telah diserahkan ke bagian pembuat daftar gaji di yayasan perwakilan maka tiap unit karya tidak mempunyai arsip rekap absen tersebut. Hal ini cukup menyulitkan bagi pimpinan unit karya apabila terjadi kesalahan sehingga tidak dapat cepat teratasi. Saran yang dapat diberikan bagi yayasan adalah sebaiknya rekap daftar absensi dibuat rangkap sehingga baik yayasan perwakilan maupun tiap unit karya mempunyai arsipnya, sehingga apabila terjadi kesalahan dapat cepat teratasi. IV.3.2. Evaluasi Prosedur Perhitungan Daftar Gaji serta Pembuatan Daftar Gaji Proses perhitungan gaji serta pembuatan daftar gaji dibuat oleh pegawai dari yayasan perwakilan. Adapun evaluasi yang dilakukan pada prosedur perhitungan gaji serta pembuatan daftar gaji sebagai berikut : 72

11 a. Organisasi Dalam mengevaluasi prosedur perhitungan dan pembuatan daftar gaji khususnya organisasi, maka prosedur perhitungan dan pembuatan daftar gaji yang diterapkan oleh yayasan telah sesuai dengan sistem pengendalian intern yang baik karena adanya pemisahan fungsi rekap absensi, fungsi pembuat daftar gaji dan fungsi keuangan. Rekap absensi dibuat oleh bagian Tata Usaha masing-masing unit sedangkan fungsi pembuat daftar gaji dilakukan oleh bagian administrasi yayasan perwakilan yang di otorisasi oleh bendahara yayasan perwakilan. Pembuatan daftar gaji berdasarkan rekap daftar absensi guru dan karyawan, serta fungsi keuangan dilakukan oleh bendahara yayasan perwakilan yang diteruskan ke bendahara masing-masing unit karya. Hal ini dinilai cukup baik karena adanya pembagian tugas sehingga dapat saling mengontrol yang memungkinkan yayasan terhindar dari kecurangan. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan. Sistem otorisasi yang telah sesuai dengan pengendalian intern yang baik dilakukan misalnya dengan pengotorisasi daftar gaji oleh bendahara yayasan perwakilan. Setiap guru dan karyawan yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan dari Yayasan Pusat. Setiap perubahan gaji guru dan karyawan juga berdasarkan surat keputusan dari Yayasan Pusat. Dengan adanya pimpinan yang berwenang mengotorisasi maka diharapkan dokumen yang ada dapat dipercaya. Berikut ini adalah evaluasi perhitungan dan pembuatan daftar gaji khususnya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yaitu : 73

12 Perhitungan Gaji Berdasarkan Dokumen. Dalam pelaksanaan proses perhitungan gaji, bagian administrasi yayasan perwakilan melakukan perhitungan berdasarkan dokumen berupa rekap daftar absensi guru dan karyawan yang dibuat oleh bagian Tata Usaha masing-masing unit karya. Rekap absensi ini berfungsi untuk penghitungan tunjangan hari hadir. Sedangkan untuk perhitungan gaji pokok, yayasan menggunakan peraturan pemerintah mengenai PGPS, dan tunjangan-tunjangan serta potongan-potongan dihitung berdasarkan kebijakan yayasan yang telah ditetapkan. Dengan disertai dokumen yang dapat dipercaya dan kebijakan yayasan yang jelas maka perhitungan gaji tersebut lebih terjamin keakuratannya. Menurut pengendalian intern yang baik, dokumen yang lengkap dan dapat dipercaya dapat dijadikan sumber dalam penghitungan gaji sehingga kemungkinan kesalahan yang terjadi sangat kecil. Dengan demikian, prosedur penghitungan gaji yang diterapkan oleh yayasan telah sesuai dengan sistem pengendalian intern yang baik, karena prosedur penghitungan gaji dilakukan berdasarkan dokumen yang lengkap dan dapat dipercaya. Maka yayasan diharapkan tetap menjalankan prosedur diatas guna menghindari terjadinya kesalahan maupun kecurangan. Setiap perubahan gaji harus didasarkan pada Surat Keputusan Yayasan Pusat. Untuk menjamin keandalan data gaji guru dan karyawan, setiap perubahan unsur yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus diotorisasi oleh pejabat yang berwewang yaitu pimpinan yayasan pusat. 74

13 Pada Yayasan, perubahan gaji dapat disebabkan oleh beberapa faktor antara lain kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala dan kenaikan tunjangantunjangan yang diberikan yayasan. Untuk kenaikan gaji akibat kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala dilaksanakan berdasarkan Surat Keputusan Yayasan Pusat untuk masing-masing guru dan karyawan, sedangkan untuk kenaikan tunjangan yang diberikan oleh yayasan berdasarkan keputusan dari pimpinan yayasan perwakilan, misalnya tunjangan hari hadir, tunjangan masa kerja dan sebagainya. Keputusan pada Yayasan perwakilan ini berdasarkan rapat yang diselenggarakan antara Pengurus Yayasan Perwakilan dengan para pimpinan unit karya dan bendahara unit karya. Setelah kesepakatan dicapai maka hasil tersebut diserahkan kepada Pengurus Yayasan Pusat untuk mendapat persetujuan. Setelah memperoleh persetujuan dari yayasan pusat maka yayasan perwakilan baru dapat melaksanakan hasil rapat tersebut. Khusus untuk kenaikan pangkat, pimpinan yayasan pusat mengeluarkan surat keputusan berdasarkan nilai evaluasi (DP3) masing-masing guru dan karyawan yang dibuat oleh pimpinan unit karya. Biasanya nilai evaluasi (DP3) dibuat 2 (dua) kali dalam setahun sesuai dengan periode kenaikan gaji pada yayasan yaitu April dan Oktober. Dengan diberikannya Surat Keputusan Yayasan Pusat yang tepat waktu memungkinkan guru dan karyawan menerima gaji yang sesuai dengan pangkat dan golongannya. Seperti telah diungkapkan diatas, menurut pengendalian intern yang baik bahwa setiap perubahan gaji harus diotorisasi oleh pihak yang berwenang maka langkah-langkah yang telah dilakukan yayasan telah sesuai dengan pengendalian 75

14 yang baik, sehingga yayasan diharapkan tetap melaksanakan prosedur tersebut, sehingga pihak guru dan karyawan tidak merasa dirugikan. Rekap Daftar Gaji hanya diotorisasi oleh Bendahara Yayasan Perwakilan. Rekap daftar gaji merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji kepada guru dan karyawan yang berhak. Oleh karena itu daftar gaji harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Menurut sistem pengendalian intern yang baik, daftar gaji harus diotorisai oleh pejabat berwenang yang menunjukkan bahwa: 1. Guru dan karyawan yang tercantum dalam daftar gaji adalah yang diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang. 2. Data yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji guru dan karyawan telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. 3. Perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar gaji telah dicek ketelitiannya. Pada yayasan hal tersebut diatas telah dilakukan yaitu guru dan karyawan yang tercantum dalam daftar gaji adalah benar-benar karyawan yang diangkat menurut surat keputusan yayasan pusat, data yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji guru dan karyawan hanya diotorisasi oleh bendahara yayasan perwakilan setelah mengecek ketelitian dalam perkalian dan penjumlahannya. Hal ini cukup baik namun nampaknya bahwa bendahara yayasan perwakilan memiliki otorisasi penuh terhadap guru dan karyawan. Berdasarkan penjelasan diatas maka akan lebih baik jika rekap daftar gaji guru dan karyawan selain diotorisasi oleh bendahara yayasan perwakilan juga diotorisasi oleh ketua yayasan perwakilan. Hal ini dimaksudkan agar ketua 76

15 yayasan perwakilan juga mengetahui guru dan karyawan yang masih aktif dan mengetahui jumlah nominal pembayaran gaji bagi guru dan karyawan yang menjadi tanggungjawabnya. Disamping itu, keakuratan jumlah gaji yang diterima oleh guru dan karyawan menjadi lebih baik sehingga sesuai dengan yang menjadi hak mereka. Belum adanya peraturan yang tegas mengenai perhitungan atas jam lembur karyawan. Menurut pengendalian intern yang baik, perhitungan atas jam lembur harus disertai dengan dokumen yang lengkap seperti surat perintah lembur karyawan. Hal ini dimaksudkan agar perhitungan lembur tersebut dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Selama ini yang berlaku dalam yayasan adalah perintah lembur hanya diberikan secara lisan oleh pimpinan unit karya sehingga tidak ada dokumen yang dapat dijadikan sebagai dasar perhitungan atas lembur tersebut. Selain itu untuk tarif yang digunakan juga belum konsisten sehingga masih sulit untuk pengecekannya. Dengan keadaan demikian maka terbuka kemungkinan terjadinya kecurangan-kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Melihat kenyataan diatas, maka diharapkan yayasan menyediakan surat perintah lembur yang diotorisasi oleh pimpinan unit karya sehingga lembur yang dilakukan oleh karyawan sungguh sesuai dengan kebutuhan unit karya dan dalam penghitungannya pun harus ditetapkan tarifnya sehingga perhitungan lembur tersebut dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. 77

16 IV.3.3 Evaluasi Prosedur Pembayaran Gaji Prosedur Pembayaran gaji yang berjalan oleh Yayasan Karya Sang Timur selama ini adalah sebagai berikut : a. Organisasi Prosedur pembayaran gaji pada yayasan bila dilihat dari segi organisasi adalah sebagai berikut : Prosedur pembayaran gaji dilakukan oleh fungsi yang berbeda. Dalam Yayasan, prosedur pembayaran gaji dilakukan oleh pimpinan unit karya dan bendahara unit karya. Dengan adanya pembagian fungsi dimana bendahara yayasan perwakilan sebagai pihak yang mengotorisasi baik daftar gaji maupun slip penarikan uang dari bank, sedangkan yang memasukan uang sejumlah yang tertera pada slip gaji merupakan tugas dari bendahara unit karya dan yang membagikan gaji tersebut kepada guru dan karyawan yang berhak adalah tugas dari pimpinan unit karya. Hal ini dimaksudkan agar adanya saling kontrol sehingga kecurangan akan dengan cepat terditeksi. Menurut sistem pengendalian intern yang baik, pembagian fungsi sangat diperlukan dalam melaksanakan suatu kegiatan sehingga tidak ada perangkapan tugas atau diharapkan untuk suatu kegiatan tidak dilaksanakan oleh satu fungsi. Apabila terjadi perangkapan tugas atau suatu kegiatan dilaksanakan oleh satu fungsi saja maka akan sangat mudah terjadi kecurangan sebab tidak ada pihak lain yang mengecek kebenarannya. Melihat keterangan diatas maka dapat disimpulkan bahwa prosedur pembayaran gaji yang dilakukan oleh yayasan telah sesuai dengan pengendalian 78

17 intern yang baik sehingga diharapkan yayasan tetap mempertahankan prosedur tersebut. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan. Prosedur pembayaran gaji khususnya berkaitan dengan sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada Yayasan Karya Sang Timur sebagai berikut : Guru dan Karyawan diberi slip gaji. Slip gaji yang diberikan kepada guru dan karyawan berisi gaji pokok, tunjangan-tunjangan yang diberikan yayasan dan potongan-potongan yang dilakukan oleh yayasan. Hal ini dimaksudkan agar guru dan karyawan dapat mengetahui jumlah gaji yang diterima dan dapat melakukan penghitungan kembali karena semua perincian terdapat pada slip gaji tersebut, sehingga apabila terjadi kesalahan maka guru dan karyawan memiliki bukti yang kuat untuk menyelesaikannya dengan bendahara unit karya maupun yayasan. Menurut pengendalian intern yang baik bahwa setiap guru dan karyawan harus diberi slip gaji agar dapat saling kontrol antara pihak pemberi kerja ( perusahaan, yayasan ) dengan pihak penerima kerja (karyawan). Maka dapat disimpulkan bahwa dengan diberinya slip gaji kepada guru dan karyawan menunjukkan bahwa yayasan telah melaksanakan sistem pengendalian intern yang baik, sehingga yayasan diharapkan terus melakukan hal tersebut agar timbul kesesuaian antara guru dan karyawan dengan pihak yayasan. Dengan adanya kesesuaian tersebut maka dapat memotivasi guru dan karyawan dalam melaksanakan pekerjaan karena mereka merasa dihargai. 79

18 Rekap Daftar Gaji dibuat rangkap tiga. Selain menerima slip gaji, para guru dan karyawan juga diminta untuk menandatangani rekap daftar gaji yang berfungsi sebagai arsip bagi pihak yayasan. Dengan menandatangani rekap daftar gaji tersebut maka guru dan karyawan menyetujui dan menandakan bahwa guru dan karyawan telah menerima gaji yang sesuai baik dalam peraturan (pangkat, golongan) maupun jumlah yang diterima. Rekap daftar gaji dibuat rangkap tiga dengan tujuan dapat dijadikan arsip bagi Bendahara Yayasan Pusat, Bendahara Yayasan Perwakilan dan Bendahara Unit Karya, yang dapat dipergunakan sebagai dokumen yang dapat dipercaya apabila terjadi kesalahan. Dengan adanya arsip bagi pihak yayasan dan slip gaji bagi para guru dan karyawan maka diharapkan kesalahan yang terjadi sangat kecil maka kebijakan ini harus tetap dilaksanakan oleh yayasan. Pembayaran Gaji tetap dilaksanakan secara manual. Yayasan tetap menggunakan cara pembayaran gaji yang manual mengingat bahwa tidak semua guru dan karyawan memiliki rekening bank yang mudah dijangkau oleh mereka. Dengan diberlakukannya sistem pembayaran manual maka guru dan karyawan yang bersangkutan dapat segera mengunakan gaji tersebut untuk keperluan mereka karena berbentuk uang tunai. Sedangkan kerugiannya dilihat dari segi keamanan pembayaran gaji secara manual memang lebih besar resikonya. Memang sampai saat ini masih terjadi pro dan kontra mengenai sistem pembayaran gaji baik secara manual atau tunai maupun secara transfer bank, maka yayasan 80

19 masih memberlakukan sistem yang lama dan sekaligus akan mengadakan angket mengenai sistem pembayaran gaji tersebut dari para guru dan karyawan, sehingga hal yang dilaksanakan sesuai dengan keputusan itu. 81