BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN. untuk menjadi dasar pembahasan. Berikut adalah penjabarannya:

Transkripsi

1 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Bidang Kepegawaian dan menyebarkan kuesioner kepada 50 orang responden yang merupakan pegawai Kementerian Koperasi dan UKM, peneliti melakukan analisis dan menyimpulkan untuk menjadi dasar pembahasan. Berikut adalah penjabarannya: a. Kinerja Pelayanan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Kementerian Koperasi dan UKM. 1. Informativeness NO KETERANGAN 1 Sistem yang ada menghasilkan infomasi yang akurat 2 Informasi yang dihasilkan selalu sesuai dengan kenyataan atau kejadian yang sesungguhnya terjadi 3 Sistem yang ada menyediakan laporan yang sesuai dengan kebutuhan user 4 Sistem menyediakan informasi yang detil 57

2 58 5 Sistem menyediakan informasi yang relevan Analisis: Hasil analisis menurut penyebaran kuesioner diatas mengenai sifat informasi yang dihasilkan oleh sistem yang digunakan dalam proses penggajian pada Kementerian Koperasi dan UKM tergolong cukup efektif. Karena lebih dari separuh responden menilai sistem yang digunakan dapat menghasilkan informasi sesuai kebutuhan, akurat, detail, dan relevan. 2. Information Format NO KETERANGAN 1 Informasi yang dihasilkan dapat memberikan kesimpulan yang sama dari berbagai divisi pemakai sistem informasi penggajian 2 Informasi yang disajikan jelas untuk dimengerti 3 Sistem memberikan kebebasan dalam memilih informasi yang sesuai dengan kebutuhan divisi masing-masing 4 Keluaran (report) yang disajikan dalam format yang sesuai dengan kebutuhan 5 Tata letaknya (display) mudah dibaca

3 59 Analisis: Hasil analisis menurut penyebaran kuesioner diatas mengenai bentuk informasi yang dihasilkan oleh sistem yang digunakan dalam proses penggajian pada Kementerian Koperasi dan UKM masih belum efektif. Karena hasil laporan yang didapat dengan menggunakan sistem tersebut masih sulit untuk dipahami untuk semua pengguna sistem. Sehingga dibutuhkan pembuatan laporan dalam format umum. 3. Easy of Use NO KETERANGAN 1 Sistem yang ada mudah diakses 2 Sistem yang ada mudah dipahami 3 Sistem yang ada mudah digunakan 4 Sistem yang ada mudah dipelajari 5 Sistem yang ada mudah di implementasikan 6 sistem memiliki proses input yang mudah

4 60 Analisis: Hasil analisis menurut penyebaran kuesioner diatas mengenai penggunaan sistem masih tergolong belum efektif. Karena untuk sebagian pegawai di bagian penggajian merasa kesulitan menggunakan sistem jika tidak memahami betul prosedur penggunaan sistem dan mempelajari dari buku panduan. Sehingga hal tersebut dinilai menghambat kinerja pegawai dalam proses penggajian di Kementerian Koperasi dan UKM. 4. Timeliness NO KETERANGAN 1 Sistem yang ada telah menyediakan informasi yang terkini (up to date) 2 Sistem yang ada mendukung penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan yang bersifat cepat 3 Sistem yang ada selalu menyediakan laporan yang bersifat periodic secara tepat waktu ( untuk kebutuhan yang bersifat regular) 4 Sistem yang ada selalu menyediakan informasi pada saat diperlukakan 5 Penyedia layanan sistem informasi melaksanakan janji serta kesanggupan dengan baik

5 61 6 Penyedia layanan sistem informasi apabila menyelesaikan tepat pada waktunya Analisis: Hasil analisis menurut penyebaran kuesioner diatas mengenai waktu dari informasi yang dihasilkan sistem terbilang sangat efektif. Karena sistem yang dijalankan secara online dan langsung terhubung ke Pusat sehingga informasi dapat diakses pada saat dibutuhkan, dengan catatan jaringan yang menghubungkan antara Pusat dengan Kementerian Koperasi dan UKM tidak mengalami gangguan. b. Harapan Karyawan Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Kementerian Koperasi dan UKM. 1. Informativeness NO KETERANGAN 1 Sistem yang ada menghasilkan infomasi yang akurat 2 Informasi yang dihasilkan selalu sesuai dengan kenyataan atau kejadian yang sesungguhnya terjadi 3 Sistem yang ada menyediakan laporan yang sesuai dengan kebutuhan user

6 62 4 Sistem menyediakan informasi yang detil 5 Sistem menyediakan informasi yang relevan Analisis: Sejauh ini, sistem tidak memerlukan banyak perubahan terhadap bagian ini karena hasil sejauh ini sudah cukup efektif. Tetapi seluruh responden sepakat untuk tetap dilakukan pengembangan agar sistem dapat menghasilkan informasi yang lebih akurat, relevan, dan lebih detail sebagai penunjang kinerja perusahaan terutama di bagian penggajian. 2. Information Format NO KETERANGAN 1 Informasi yang dihasilkan dapat memberikan kesimpulan yang sama dari berbagai divisi pemakai sistem informasi penggajian 2 Informasi yang disajikan jelas untuk dimengerti 3 Sistem memberikan kebebasan dalam memilih informasi yang sesuai dengan kebutuhan divisi masing-masing 4 Keluaran (report) yang disajikan dalam format yang sesuai dengan kebutuhan

7 63 5 Tata letaknya (display) mudah dibaca Analisis: Pada bagian ini, penulis menganalisa bahwa sebagian besar pengembangan sistem perlu dilakukan disini agar hasil laporan lebih baik. Karena hasil laporan dari sistem adalah kunci utama sebagai dasar laporan dikatakan memenuhi kebutuhan pengguna. Maka Kementerian Koperasi dan UKM perlu memperbaiki sistem penggajiannya sehingga output yang dihasilkan pun lebih memenuhi kebutuhan user. 3. Easy of Use NO KETERANGAN 1 Sistem yang ada mudah diakses 2 Sistem yang ada mudah dipahami 3 Sistem yang ada mudah digunakan 4 Sistem yang ada mudah dipelajari 5 Sistem yang ada mudah di implementasikan 6 sistem memiliki proses input yang mudah

8 64 Analisis: Hasil analisis di bagian ini, penulis menganalisa bahwa sebagian besar pengambangan sistem diperlukan untuk memudahkan dalam pengoperasionalan sistem. Karena hampir seluruh responden menilai bahwa sistem yang ada sulit untuk digunakan, maka hal tersebut menghambat pekerjaan di bagian penggajian. Maka perlu dilakukan perubahan sistem penggunaannya. 4. Timeliness NO KETERANGAN 1 Sistem yang ada telah menyediakan informasi yang terkini (up to date) 2 Sistem yang ada mendukung penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan yang bersifat cepat 3 Sistem yang ada selalu menyediakan laporan yang bersifat periodic secara tepat waktu ( untuk kebutuhan yang bersifat regular) 4 Sistem yang ada selalu menyediakan informasi pada saat diperlukakan 5 Penyedia layanan sistem informasi melaksanakan janji serta kesanggupan dengan baik 6 Penyedia layanan sistem informasi apabila menyelesaikan tepat pada

9 65 waktunya Analisis: Para responden yang menilai sistem sudah sangat baik tetapi menyarankan terus adanya pengembangan ke arah yang lebih baik agar mempertahankan kualitas laporan yang dihasilkan sistem tetap up to date. B. Pembahasan a. Sistem Penggajian pada Kementerian Koperasi dan UKM Sistem penggajian yang diterapkan pada Kementerian Koperasi dan UKM ditetapkan sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil dan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2015 tentang Perubahan Ketujuh Belas Atas Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun Pada bagian pembahasan ini akan penulis deskripsikan prosedur dari sistem penggajian pada Kementerian Koperasi dan UKM. 1. Prosedur Sistem Penggajian pada Kementerian Koperasi dan UKM Berdasarkan hasil wawancara dan data yang sudah didapatkan selama penelitian lapangan tentang sistem penggajian pada Kementerian Koperasi dan UKM, dapat disimpulkan sistem penggajian diatur dalam perundang-undangan dan diuraikan dalam beberapa prosedur pendukung untuk penetapan gaji yang diterima oleh Pegawai Negeri Sipil di Kementerian Koperasi dan UKM. Berikut adalah penjabaran dan pembahasannya.

10 66 1. Prosedur Pengadaan dan Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil Pengadaan Pegawai Negeri Sipil adalah kegiatan untuk mengisi formasi yang lowong. Formasi yang lowong disebabkan adanya Pegawai Negeri Sipil yang berhenti, meninggal dunia, dan pengembangan suatu organisasi negara. Pengadaan Pegawai Negeri Sipil dilakukan mulai dari perencanaan (penetapan formasi), pengumuman penerimaan pegawai, penyaringan, pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil sampai dengan pengangkatan menjadi Pegawai Negeri Sipil. Pelamar yang dinyatakan lulus ujian penyaringan akan diangkat menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil diusulkan oleh Pejabat Pembinaan Kepegawaian kepada Kepala Badan Kepegawaian Negara untuk mendapatkan Nomor Identitas Pegawai Negeri. Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil ditetapkan dengan keputusan Pejabat Pembina Kepegawaian, dilakukan dalam tahun anggaran berjalan dan penetapannya tidak boleh berlaku surut. Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil harus sesuai dengan formasi yang telah ditetapkan/disetujuai oleh Menteri yang bertanggung jawab dibidang pendayagunaan aparatur negara. 2. Gaji Pegawai Negeri Sipil Pegawai Negeri Sipil gajinya dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara atau Daerah (APBN atau APBD). Pegawai Negeri Sipil yang diangkat dalam suatu Pangkat menurut Peraturan Pemerintah, diberikan gaji pokok berdasarkan golongan ruang pangkat. CPNS diberikan gaji pokok sebesar

11 67 80% dari gaji pokok. CPNS yang telah mempunyai pengalaman kerja dapat diperhitungkan untuk penetapan gaji pokok. Pegawai Negeri Sipil diberikan gaji berkala apabila telah mencapai masa kerja golongan ruang yang ditentukan untuk gaji berkala, dan penilaian pelaksanaan pekerjaan dengan penilaian cukup. Disamping gaji pokok kepada Pegawai Negeri Sipil diberikan tunjangan, antara lain tunjangan kinerja, tunjangan keluarga, dan tunjangan jabatan. Pegawai Negeri Sipil yang beristeri/bersuami diberikan tunjangan isteri/suami sebesar 10% dari Gaji Pokok. Pegawai Negeri Sipil yang mempunyai anak kandung atau anak angkat yang berumur kurang dari 21 (dua puluh satu) tahun, belum pernah kawin, tidak mempunyai penghasilan sendiri, dan nyata menjadi tanggungannya diberikan tunjangan anak sebesar 2% dari Gaji Pokok untuk tiap-tiap anak. Tunjangan anak diberikan sebanyak-banyaknya untuk 2 anak termasuk anak angkat. Apabila suami isteri kedua-duanya beredudukan sebagai Pegawai Negeri Sipil, maka tunjangan keluarga diberikan kepada yang mempunyai Gaji Pokok yang lebih tinggi. Sampai saat ini, ketidakhadiran seperti sakit, izin, ataupun tanpa keterangan lainnya tidak bisa mengurangi gaji Pegawai Negeri Sipil, kecuai ada sanksi dari kepegawaian. Tingkat kehadiran (absensi) Pegawai Negeri Sipil hanya berpengaruh kepada penerimaan tunjangan kinerja yang terpisah dari perhitungan gaji.

12 68 3. Tunjangan Kinerja Pegawai Negeri Sipil Selain gaji pokok dan tunjangan lainnya, Pegawai Negeri Sipil saat ini dinilai tingkat prestasinya dalam pelaksanaan pekerjaan, dan menjadi dasar pemberian tunjangan yang disebut Tunjangan Kinerja. Penilaian prestasi kerja Pegawai Negeri Sipil bertujuan untuk menjamin objektifitas pembinaan Pegawai Negeri Sipil yang dilakukan berdasarkan sistem prestasi kerja dan sistem karier, yang dititikberatkan pada prestasi kerja. Penilaian prestasi kerja Pegawai Negeri Sipil diarahkan sebagai pengendalian perilaku kerja produktif yang diisyaratkan untuk mencapai hasil kerja yang disepakati. Penilaian prestasi kerja Pegawai Negeri Sipil dilakukan berdasarkan prinsip objektif, terukur, akuntabel, partisipatif dan transparan. Penilaian terdiri atas unsur Sasaran Kerja Pegawai atau Perilaku Kerja. Tunjangan Kinerja dibayarkan berdasarkan tingkatan (grade), salah satunya dilihat dari absensi atau kehadiran. - Perhitungan Tunjangan Kinerja berdasarkan jam kerja: Pegawai Negeri Sipil di Kementerian Koperasi dan UKM bekerja 8 jam sehari (dimulai dari jam 07:30 sampai jam 15:30). Datang terlambat dan pulang lebih cepat dipotong 0,5% sampai dengan 2% dari tunjangan kinerja. Absen 1 hari dipotong 3% dari tunjangan kinerja. 2. Proses Penggajian pada Kementerian Koperasi dan UKM Sistem yang digunakan saat ini dalam prosedur penggajian pada Kementerian Koperasi dan UKM adalah Aplikasi GPP 2015 versi 3. GPP merupakan singkatan

13 69 dari Gaji Pegawai Pusat. Aplikasi GPP adalah aplikasi yang digunakan untuk mengolah dan atau menghitung gaji, uang makan, uang lembur para pegawai pusat yang dibiayai APBN. Aplikasi ini hanya terdapat pada Satuan Kerja yang sumber anggarannya langsung dari pusat. a. Penjabaran Proses Penggajian pada Kementerian Koperasi dan UKM Semua data Pegawai Negeri Sipil sudah terdapat dalam aplikasi yang digunakan, berikut adalah fungsi-fungsi yang terkait dalam proses penggajian pada Kementerian Koperasi dan UKM beserta penjabaran tugasnya: 1. Bagian Kepegawaian Bagian kepegawaian bertanggungjawab untuk penerimaan CPNS (Calon Pegawai Negeri Sipil), memeriksa daftar pegawai dan menginput data jika ada Pegawai Negeri Sipil baru di Kementerian Koperasi dan UKM, memeriksa daftar pegawai seperti kenaikan pangkat/golongan (Kenaikan Pangkat sehingga adanya perubahan Gaji Pokok), mutasi pegawai, dan membuat surat pemberhentian pegawai menurut masa jabatan (pensiun). Kemudian bagian kepegawaian merekap daftar hadir Pegawai Negeri Sipil setiap harinya dan memverifikasinya setiap 1 bulan sekali. Dari daftar hadir juga diinput untuk menentukan besarnya tunjangan Pegawai Negeri Sipil. Kemudian jika sudah lengkap data di bagian kepegawaian, keluarlah Surat Keputusan yang

14 70 nantinya akan diterima Bagian Keuangan untuk mengeluarkan gaji Pegawai Negeri Sipil di Kementerian Koperasi dan UKM. 2. Bagian Keuangan Bagian keuangan bertugas menerima SK (Surat Keputusan) dari bagian kepegawaian dan daftar gaji dari pusat, membuat rekap gaji, membuat Surat Permintaan Pembayaran atau Surat Perintah Membayar, menerima SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana) yang selanjutnya direkap sebelum dikirimkan ke Bank untuk diproses penggajiannya. b. Flowchart Proses Penggajian pada Kementerian Koperasi dan UKM 1. Bagian Kepegawaian Penerimaan CPNS di Kementerian Koperasi dan UKM dikelola oleh Bagian Kepegawaian, dan data yang diperoleh juga dijadikan sebagai dasar perhitungan gaji pegawai. Dari mulai input data CPNS, pemberkasan yaitu CPNS memberikan data yang dibutuhkan seperti ijasah, data diri dan sebagainya, data inilah yang menentukan golongan dari CPNS yang menentukan pula gaji pokoknya. Selanjutnya bagian kepegawaian bertugas untuk merekap daftar hadir pegawai di Kementerian Koperasi dan UKM yang rekapannya diverifikasi setiap sebulan sekali. Dari proses tersebut menghasilkan sebuah surat keputusan untuk memproses gaji pegawai dan dikirim ke bagian keuangan.

15 71 2. Bagian Keuangan Bagian keuangan menerima surat keputusan dari bagian kepegawaian dan menerima rekap gaji pokok dari pusat. Kedua data tersebut digunakan untuk memproses pembuatan rekap gaji, setelah rekap gaji selesai bagian keuangan membuat SPP (Surat Permintaan Pembayaran) dan SPM (Surat Perintah Membayar). Rekap gaji dari bagian keuangan dikirim ke Bank yang kemudian diproses untuk pengiriman gaji ke masing-masing rekening pegawai.

16 72 Tabel 4.1 Flowchart SIA Penggajian Kementerian Koperasi dan UKM BAG. KEPEGAWAIAN BAGIAN KEUANGAN START 1 PUSAT PENERIMAAN CPNS SURAT KEPUTUSAN REKAP GAJI POKOK INPUT DATA PEMBE RKASA MEREKAP DAFTAR HADIR DAFTAR HADIR DOKUMEN PNS SURAT KEPUTUSAN MEMBUAT REKAP GAJI MEMBUAT SPP DAN SPM REKAP GAJI SPP SPM BANK REKAP GAJI PROSES PENGIRIMAN GAJI 1 ARSIP FINISH

17 73 3. Sistem Pengendalian Internal dalam Sistem Penggajian pada Kementerian Koperasi dan UKM a. Otorisasi Transaksi Kementerian Koperasi dan UKM selalu menerapkan otorisasi di setiap transaksi yang terjadi dan formulir yang digunakan, seperti otorisasi atas jumlah gaji sebelum dilakukan pembayaran gaji pegawai. b. Pemisahan Tanggungjawab Fungsional Tujuan pemisahan tugas adalah mencegah terjadinya seorang pegawai memiliki pengendalian penuh atas seluruh aspek transaksi. Pada kantor Kementerian Koperasi dan UKM, contoh pemisahan tanggungjawab ini terlihat contohnya pada bagian penggajian, tidak semua orang bisa membuka sistem. Sistem aplikasi hanya dapat dibuka oleh Petugas Pengelola Administrasi Belanja Pegawai (PPABP). b. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada Kementerian Koperasi dan UKM 1. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada Kementerian Koperasi dan UKM a. Untuk prosedur pengadaan dan pengangkatan pegawai sudah cukup efektif dan sesuai dengan peraturan yang sudah ditetapkan oleh pemerintah pusat. Penerimaan pegawai juga dilakukan terpusat diawasi Badan Kepegawaian Nasional di Indonesia sehingga tidak bisa dilakukan kecurangan dari pihakpihak internal ataupun eksternal perusahaan.

18 74 b. Jam kerja pada Kementerian Koperasi dan UKM sudah optimal, karena karyawan yang tidak dapat hadir oleh suatu hal, harus membuat surat keterangan yang harus disetujui oleh Kepala Bagian tempat karyawan tersebut. Akan tetapi, jam kerja belum bisa menjadi dasar perhitungan gaji Pegawai Negeri Sipil di Kementerian Koperasi dan UKM. Ketidakhadiran pegawai belum dapat menjadi salah satu faktor pengurang gaji yang diterima oleh pegawai, hanya menjadi penentu besarnya tunjangan kinerja yang diterima. Sehingga kurang adanya peran jam kerja dalam sistem penggajian di Kementerian Koperasi dan UKM. c. Untuk sistem yang digunakan dalam proses pengajian pegawai masih belum sepenuhnya efektif. Berikut beberapa temuan penulis tentang kelemahan sistem informasi akuntansi penggajian berdasarkan hasil studi lapangan: 1. Sistem dapat mengontrol secara otomatis apabila ada perubahan data baik gelar ataupun nilai pegawai, tetapi perubahan data harus diisi oleh bagian kepegawaian secara manual. 2. Sistem masih termasuk sulit untuk digunakan. Perlu adanya pemahaman dan tata cara penggunaan sistem karena langkah-langkah penggunaan sistem untuk mengerjakan sesuatu cukup panjang sehingga agak menyulitkan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan secara cepat. 3. Perhitungan Gaji dengan Tunjangan masih terpisah. Sehingga sering mengakibatkan selisih antara perhitungan Gaji dengan Tunjangan

19 75 pegawai yang sama. Hal ini membuat perlu adanya pemeriksaan ulang atas laporan yang dihasilkan dari sistem ini. 4. Laporan yang dihasilkan sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan termasuk yang paling lengkap dengan keterangan tambahan di setiap laporannya. 2. Sistem Pengendalian Internal dalam Sistem Penggajian pada Kementerian Koperasi dan UKM a. Otorisasi Transaksi Sistem otorisasi sudah optimal, karena setiap transaksi harus ada otorisasi oleh Kasubbag Tata Laksana Keuangan, Kepala bagian Perbendaharaan, Kepala Biro Keuangan. b. Pemisahan Tanggungjawab Fungsional Pada struktur organisasi Kementerian Koperasi dan UKM sudah terdapat pemisahan tanggungjawab fungsional yang cukup baik. Yang bertanggung jawab mengenai data pegawai adalah bagian kepegawaian, sedangkan yang memegang fungsi di bagian perhitungan gaji dan tunjangan dikelola oleh Petugas Pengelola Administrasi Belanja Pegawai (PPABP). Tetapi ditemukan penumpukkan tanggungjawab di Bagian Kepegawaian, karena bagian ini memiliki fungsi-fungsi yang seharusnya dilakukan oleh bagian pencatatan waktu dan bagian akuntansi.

20 76 c. Sistem Informasi Akuntansi Penggajian yang Disarankan pada Kementerian Koperasi dan UKM Berdasarkan hasil analisis yang diperoleh dari Sistem Informasi Akuntansi penggajian pada Kementerian Koperasi dan UKM, maka ditemukan adanya kekurangan pada proses penggajian yang diterapkan, dan diperlukan adanya pengembangan kembali sistem penggajiannya. Kementerian Koperasi dan UKM masih menggunakan aplikasi dan proses standar penggajian pemerintahan pusat, sedangkan setiap Kementerian harusnya memiliki sendiri sistem informasi akuntansi penggajiannya. Berikut adalah hasil yang didapat penulis untuk dijadikan saran proses penggajian dalam sistem infomasi akuntansi penggajian di Kementerian Koperasi dan UKM. a. Proses Penggajian Usulan untuk Kementerian Koperasi dan UKM 1. Proses Absensi Dalam proses absensi yang diterapkan pada Kementerian Koperasi dan UKM sudah cukup baik, yaitu dengan menggunakan finger scan. Pegawai melakukan absen dengan alat finger scan setiap jam kedatangan dan pulang kerja. Proses absensi tersebut kemudian diolah oleh bagian IT untuk menghasilkan data yang nantinya diberikan kepada bagian pencatatan waktu. 2. Proses Pengolahan Gaji Proses pengolahan gaji sepenuhnya menjadi tanggungjawab bagian kepegawaian. Bagian kepegawaian menerima data pemberkasan seluruh pegawai dari pusat

21 77 beserta dengan rekap gaji pokok. Kemudian bagain kepegawaian menerima rekap absensi dari bagian pencatatan waktu yang menjadi data tambahan perhitungan gaji. Setelah semua data lengkap, dibuatlan Surat Keputusan yang akan dikirim ke Bagian Keuangan untuk memproses gaji sampai ke pegawai. 3. Proses Rekap Gaji Pegawai Surat Keputusan yang diterbitkan oleh Bagian Kepegawaian selanjutnya diterima oleh Bagian Keuangan. Kemudian, dibuatlah daftar rekap gaji pegawai untuk masing-masing departement. Setelah rekap gaji siap, dikirimlah ke Bank sebagai daftar pengiriman gaji. Bagian keuangan juga bertugas membuat Surat Permintaan Pembayaran atau Surat Perintah Membayar, menerima SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana) dari pusat yang selanjutnya direkap di bagian akuntansi sebelum dikirimkan ke Bank untuk diproses penggajiannya. 4. Proses Pencairan Gaji Bank menerima SP2D dari Bagian Akuntansi dan rekap gaji dari Bagian Kepegawaian. Kemudian setelah gaji diproses dan dikirimka ke rekening masing-masing pegawai, data pengiriman uang dicopy ke bagian akuntansi sebagai data pengeluaran kas. b. Flowchart Proses Penggajian Usulan untuk Kementerian Koperasi dan UKM 1. Bagian Pencatatan Waktu Bagian ini bertugaas untuk memproses hasil absensi pegawai dan menghasilkan rekap absensi yang dijadikan bahan perhitungan gaji di bagian kepegawaian.

22 78 2. Bagian Kepegawaian Saat CPNS diterima, maka bagian kepegawaian memiliki tugas menerima rekap gaji dari pusat dan berkas-berkas data pegawai baru, kemudian melakukan pemberkasan agar data yang diterima disimpan dengan baik. Bagian kepegawaian juga menerima rekap absensi dari bagian prncatatan waktu sebagai data pelengkap untuk merekap gaji pokok yang dikeluarkan untuk masing-masing pegawai. Kemudian hasil rekap gaji pokok dikirim ke bagian akuntansi untuk diarsip. Bagian kepegawaian bertugas untuk membuat surat keputusan yang dikirimkan ke bagian keuangan untuk dilakukan proses pengiriman gaji. 3. Bagian Keuangan dan Bank Bagian keuangan bertugas menerima surat keputusan dari bagian kepegawaian sebagai bahan pembuatan rekap gaji karyawan. Rekap gaji tersebut nantinya akan dikirim ke Bank sebagai daftar pengiriman gaji dan salinannya dikirim ke bagian akuntansi untuk diarsip. Kemudian setelah rekap gaji selesai, bagian keuangan membuat Surat Permintaan Pembayaran dan Surat Perintah Membayar yang dikirim juga ke bagian akuntansi bersamaan dengan rekap gaji pegawai. Bagian keuangan juga menerima SP2D dari pusat yang diteruskan ke bagian akuntansi. Bank bertanggungjawab menerima rekap gaji dari bagian keuangan dan SP2D dari bagian akuntansi, kemudian melakukan proses pengiriman gaji ke

23 79 masing-masing rekening pegawai. Hasil data pengiriman dikirim ke bagian akuntansi untuk diarsip. 4. Bagian Akuntansi Bagian akuntansi mempunyai tugas untuk pemberkasan dokumen serta menginput data ke laporan keuangan. Bagian akuntansi menerima rekap gaji dari bagian kepegawaian, SPM dan SPP dari bagian keuangan, dan SP2D dari pusat, kemudian semua data itu diinput ke buku besar secara online kemudia datanya diarsip.

24 80 Tabel 4.2 Flowchart SIA Penggajian Usulan Bagian Kepegawaian Bagian Pencatatan Waktu Bagian Keuangan dan Bank Bagian Akuntansi START ABSENSI SURAT KEPUTUSAN MENERIMA SP2D DARI PUSAT BERKAS BAG. KEPEGAWAI AN BERKAS PNS PENGOLAHAN REKAP GAJI POKOK PEMBERKASAN DOKUMEN ABSENSI REKAP ABSENSI MEMBUAT REKAP GAJI MEMBUAT SPP/SPM SPM SP2D SPM/SPP REKAP GAJI SP2D INPUT ONLINE BERKAS PNS SPP REKAP ABSENSI REKAP GAJI POKOK SURAT KEPUTUSAN REKAP GAJI BUKU BESAR BANK ARSIP PROSES PENGIRIMAN GAJI DATA PENGIRIMAN UANG DATA PENGIRIMAN UANG FINISH

25 81 C. Rangkuman Hasil dan Pembahasan Penelitian Dari hasil analisis dan pembahasan yang sudah dijabarkan sebelumnya, maka hasil dari penelitian sistem informasi akuntansi penggajian dan personalia pada Kementerian Koperasi dan UKM dapat dibandingkan dengan teori yang ada. Berikut rangkuman yang didapat oleh penulis: TABEL 4.3 Rangkuman Penelitian No Indikator Teori Hasil Penelitian 1 Peran, Fungsi, dan Tujuan yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penggajian a. Fungsi Kepegawaian: Bagian ini bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan baru, memutuskan penempatan calon karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. b. Fungsi Pencatatan Waktu: Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah: Fungsi ini a. Bagian Kepegawaian: Bagian kepegawaian bertanggungjawab untuk penerimaan CPNS (Calon Pegawai Negeri Sipil), memeriksa daftar pegawai dan menginput data jika ada Pegawai Negeri Sipil baru di Kementerian Koperasi dan UKM, memeriksa daftar pegawai seperti kenaikan pangkat/golongan (Kenaikan Pangkat sehingga adanya perubahan Gaji Pokok), mutasi pegawai, dan membuat surat pemberhentian pegawai menurut masa jabatan (pensiun). Kemudian bagian kepegawaian merekap daftar hadir Pegawai Negeri Sipil setiap harinya dan memverifikasinya setiap 1 bulan sekali. Dari daftar hadir juga diinput untuk menentukan besarnya tunjangan Pegawai Negeri Sipil. Membuat Surat

26 82 2 Dokumen Pendukung Sistem Penggajian bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. d. Fungsi Akuntansi: Dalam sistem informasi akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubunganya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). e. Fungsi Keuangan: Fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan gaji tersebut ke bank. a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah; b. Kartu Jam Hadir; c. Kartu Jam Kerja; d. Daftar Gaji dan Daftar Upah; e. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah; f. Surat Pernyataan Gaji dan Upah; g. Amplop Gaji dan Upah; h. Bukti Kas Keluar. Keputusan untuk mengeluarkan gaji Pegawai Negeri Sipil di Kementerian Koperasi dan UKM. b. Bagian Keuangan: Bagian keuangan bertugas menerima SK (Surat Keputusan) dari bagian kepegawaian dan daftar gaji dari pusat, membuat rekap gaji, membuat Surat Permintaan Pembayaran atau Surat Perintah Membayar, menerima SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana) yang selanjutnya direkap sebelum dikirimkan ke Bank untuk diproses penggajiannya. a. Daftar CPNS dan Dokumen PNS; b. Daftar Hadir; c. Rekap Daftar Hadir; d. Surat Keputusan; e. Daftar Gaji Pokok (dari Pusat); f. Rekap Gaji (Kementerian); g. Surat Permintaan Pembayaran; h. Surat Perintah Membayar; i. Slip Gaji. 3 Sistem a. Sistem Penggajian Sistem Aplikasi GPP (Gaji

27 83 Penggajian 4 Pengendalian Internal dalam Sistem Penggajian Manual; b. Sistem Penggajian Berbasis Komputer. a. Organisasi harus ada pemisahan fungsional secara tepat; b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang baik. Pegawai Pusat) 2015 versi 3. a. Pada kantor Kementerian Koperasi dan UKM, contoh pemisahan tanggungjawab ini terlihat contohnya pada bagian penggajian, tidak semua orang bisa membuka sistem. Sistem aplikasi hanya dapat dibuka oleh Petugas Pengelola Administrasi Belanja Pegawai (PPABP). b. Kementerian Koperasi dan UKM selalu menerapkan otorisasi di setiap transaksi yang terjadi dan formulir yang digunakan, seperti otorisasi atas jumlah gaji sebelum dilakukan pembayaran gaji pegawai.