BAB 4 ANALISIS DAN BAHASAN

Transkripsi

1 BAB 4 ANALISIS DAN BAHASAN Pengendalian internal adalah pengendalian yang dilaksanakan untuk mengevaluasi efesiensi, efektivitas, dan kinerja dari setiap dan seluruh operasi suatu perusahaan. Untuk melakukan kegiatan pengendalian diperlukan adanya pengawasan dan perencanaan yang baik agar mendapatkan hasil yang maksimal sehingga dapat memberikan rekomendasi dan saran sebagai bahan pertimbangan perusahaan dan membantu meningkatkan kinerja perusahaan sehingga tujuan perusahaan tercapai. Pada bab ini akan dijelaskan prosedur serta pengendalian intern terhadap siklus penggajian yang telah berjalan dalam perusahaan. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, yaitu dengan menjabarkan suatu fenomena yang diamati pada saat penelitian dilakukan melalui tahapan observasi, wawancara dan pengumpulan dokumen. Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan membandingkan suatu teori yang dijelaskan pada bab 2 dengan peristiwa yang terjadi. PT. Laksana Tekhnik Makmur merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang aksesoris mobil yang berdiri sejak tahun Sebagai perusahaan yang memiliki karyawan banyak, perlu adanya pengendalian internal yang memadai dan sistem kontrol yang menjangkau seluruh kegiatan perusahaan khususnya pada aktivitas penggajian. Pengendalian intern yang baik, dapat dianalisis melalui prosedur yang berjalan serta fungsi yang terkait di dalam siklus penggajian tersebut. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir tingkat kecurangan ataupun kesalahan yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan serta untuk memaksimalkan kinerja karyawan. 35

2 Analisis Terhadap Prosedur Penggajian Karyawan Berdasarkan penelitian yang dilakukan, hasil analisis dari prosedur penggajian karyawan menunjukan bahwa proses penggajian yang telah berjalan harus melewati beberapa departemen dengan fungsi berbeda dan memerlukan proses yang cukup lama. Fungsi yang diterapkan oleh masing-masing departemen sudah terpisah. Hal tersebut memperkecil kemungkinan kecurangan yang akan ditimbulkan, karena otorisasi oleh setiap transaksi telah ditangani oleh pihak yang berwenang dan sesuai dengan prosedur yang ada. Berikut adalah penjelasan mengenai pengendalian internal terhadap prosedur yang telah diterapkan : Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Prosedur pencatatan waktu hadir berfungsi untuk mencatat waktu kehadiran karyawan setiap hari. Absesnsi dimulai pada saat karyawan masuk kerja dan mengisi kembali saat waktu kerja selesai.pencatatan waktu hadir harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Pengisisan absen ini bertujuan sebagai dasar informasi untuk perhitungan gaji karyawan agar sesuai dengan waktu kerja yang dilaksanakan. Prosedur pencatatan waktu hadir yang berjalan dalam perusahaan dimulai dari karyawan masuk kerja, kemudian mencatat jam kedatangannya pada lembar absensi, dan mengisi kembali saat waktu kerja telah selesai. Pengisian absen masih dilakukan secara manual yaitu dengan mengisi kolom yang terdapat dalam lembar absensi berisi nama karyawan, jam hadir, jam pulang, serta paraf dari karyawan tersebut. Pengawasan saat pengisian absen dilakukan oleh bagian personalia dalam hal ini adalah kepala lapangan yang bertanggung jawab atas kegiatan produksi. Pencatatan daftar hadir karyawan belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Bagian administrator harus menginput kembali ke dalam ms.excel dari lembar absensi yang telah dikumpulkan setiap bulan. Tentunya ini membutuhkan waktu yang cukup lama, mengingat bahwa karyawan jumlahnya cukup banyak. Karena proses yang masih manual ini, pengiriman data dari lapangan ke pusat sering mengalami keterlambatan. Dan temuan lain terlihat dari tidak tercantumnya jam kerja pada absensi karyawan, sehingga data yang diberikan dinilai

3 37 kurang akurat. Prosedur dalam pencatatan waktu hadir ini masih perlu adanya peningkatan, karena dinilai masih belum efisien dan efektif dalam pelaksanaanya Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Prosedur pembuatan daftar gaji dilakukan oleh fungsi pembuat daftar gaji karyawan. Sumber yang digunakan untuk membuat daftar gaji pegawai adalah suratsurat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir. Pemotongan terhadap pajak penghasilan karyawan juga tercantum dalam daftar gaji. Dalam pelaksanaannya prosedur pembuatan daftar gaji dilakukan oleh bagian HRD. Informasi yang digunakan dalam pembuatan daftar gaji ini sudah lengkap. Surat keputusan penganngkatan karyawan dikelola oleh recruitment, karena bagian tersebut bertugas dalam penyeleksian karyawan baru. Untuk data kenaiakan pangkat dan pemberhentian karyawan dikelola oleh personnel, jika terjadi perubahan terhadap data tersebut bagian personel langsung meng update data kepegawaian tersebut dan akan menginformasikan kepada bagian payroll untuk membuat daftar gaji. Hal ini untuk menghindari terjadinya karyawan fiktif. Daftar gaji bulan sebelumnya dipegang oleh HRM Senior Manager selaku pihak yang mempunyai wewenang atas penggajian dan kepegawaian. Untuk daftar hadir karyawan pengolahan data dilakukan oleh bagian payroll. Perusahaan memiliki bagian khusus dalam perhitungan pajak. Kebijakan dari perusahaan untuk karyawan kontrak adalah pajak penghasilan ditanggung oleh masing-masing karyawan. Perhittungan pajak penghasilan ini dilakukan oleh staff pajak. Dalam pembuatan daftar gaji, perhitungan waktu kerja dan waktu lembur karyawan adalah hal penting yang harus diperhatikan. Karena perhitungan kehadiran ini menjadi dasar sebagai perhitungan gaji karyawan yang akan dibayarkan. Dari hasil wawancara dengan payroll selaku bagian yang mengelola perhitungan gaji dan pengumpulan dokumen yang dilakuakan, maka hasil laporan absensi karyawan dapat disimpulkan sebagai berikut :

4 38 a) Proses perhitungan waktu kerja Perhitungan ini dilakukan dengan melihat laporan absen yang dikirimkan kepada bagaian payroll. Dari laporan tersebut terlihat kehadiran dan ketidakhadiran karyawan pada tiap harinya. Perhitungan absensi dipisahkan berdasarkan shift dan keterangan ketidak hadiran dan dijumlahkan sesuai keterangan yang sama. Proses ini telah dilakukan dengan benar. b) Proses perhitungan waktu lembur Perhitungan waktu lembur dihitung mundur satu bulan kebelakang. Untuk perhitungan lembur dilihat dari keterangan overtime pada laporan absensi, kemudian jumlah jam kerja dikalikan dengan indeks. Proses ini dinilai cukup baik karena perhitungan yang dilakukan telah menggunakan rumusan yang benar dan berdasarkan peraturan yang berlaku sesuai dengan standard yang ditetapkan oleh peraturan pemerintah. Dari penjelasan diatas maka dapat terlihat bahwa pemisahan fungsi untuk pembuatan daftar gaji sudah baik, karena data yang dikelola oleh setiap bagian dilakukan oleh fungsi yang berbeda. Pembagian fungsi telah terbagi dengan benar dan sesuai dengan tugasnya masing-masing serta perhitungan waktu kerja dan jam lembur yang benar Prosedur Distribusi Gaji Prosedur ini dilakukan dengan mendistribusi biaya tenaga kerja kepada departemen yang memakai manfaat tenaga kerja tersebut. Proses distribusi biaya gaji dilakukan dengan menstransfer gaji karyawan melalui rekening bank, pada bagian ini harus adanya fungsi akuntansi dan keuangan yang selalu mengawasi setiap alur keluar kas perusahaan. Perusahaan akan membuat dan menyerahkan daftar rekening, kemudian bank akan melakukan transfer ke rekening yang telah tercantum pada daftar tersebut. Dan gaji akan masuk ke dalam rekening masing-masing karyawan. Ada beberapa proses yang dilakukan sebelum prosedur distribusi gaji karyawan dilaksanakan, proses tersebut meliputi proses permintaan pembayaran gaji dan proses pencairan dana. Analisis terhadap proses tersebut adalah sebagai berikut :

5 39 a) Proses Permintaan Pembayaran Gaji Pembuatan form permintaan pembayaran gaji dilakukan oleh bagian payroll dan diserahkan setelah melalui pengecekan berulang kali. Proses ini sudah cukup baik karena adanya sudah adanya pengecekan berulang atas pembayaran gaji yang telah dibuat oleh payroll. Selain itu otorisasi yang dijalankan sudah sesuai dengan prosedur. b) Proses Pencairan Dana Proses pencairan dana dilakukan oleh bagian keuangan dnegan melalui otorisasi oleh direktur keuangan. Pemeriksaan terhadap total gaji yang akan dibayarkan juga sudah dilakukan berulang kali oleh bagian keuangan dan dicek kembali oleh direktur keuangan sebeleum mengeluarkan bilyet giro. Nilai nominal dari bilyet giro yang diberikan sesuai dengan permintaan pembayaran gaji yang telah diajukan oleh payroll yaitu sebesar total gaji bersih dari seluruh karyawan. Proses pencairan dana ini tidak memerlukan waktu yang lama, dan prosedur yanag ada sesuai dengan sistem yang baik dan melewati otorisasi yang semestinya. 4.2 Analisis Terhadap Fungsi yang Terkait dalam Siklus Penggajian Fungsi yang terkait dengan sistem penggajian karyawan antara lain fungsi kepegawaian dan penempatan pegawai, pengelolaan waktu dan penyiapan pembayaran gaji karyawan, dan yang terakhir adalah fungsi keuangan. Hasil analisis yang didapat menunjukan bahwa perusahaan telah memisahkan tugas dan tanggung jawab fungsional pada setiap bagian yang berbeda. Fungsi kepegawaian dikelola langsung oleh HRD.Perhitungan gaji karyawan dari mulai perhitungan absensi dan sampai dengan pemotongan gaji karyawan dilakukan oleh payroll officer. Pembayaran gaji karyawan sudah dilaksanakan dengan prosedur dan melalui otorisasi yang benar. Terakhir adalah fungsi keuangan yang memeriksa kembali perhitungan total dari gaji karyawan yang telah dibuat untuk melakukan pembayaran gaji. Hal tersebut memudahkan manajer untuk melakukan kontrol terhadap masing - masing fungsi yang berkaitan dengan penggajian.

6 Fungsi Kepegawaian dan Penempatan Pegawai Pengendalian internal dalam kepegawaian dan penempatan pegawai yang diterapkan oleh perusahaan susah cukup baik. Hal ini terlihat dari informasi yang diberikan untuk perubahan data pegawai telah diberikan secara benar. Update data pegawai selalu dilakukan setiap bulannya. Jika terdapat karyawan baru atau ada pemberhentian karyawan amaka bagian HRD akan memberikan informasi tersebutkepada fungsi penyiapan pembayaran gaji dalam hal ini adalah bagian payroll. Dan otoriasi yang dilakukan sudah melalui pihak yang berwenang.daftara gaji yang dibuat sudah berdasarkan informasi yang lengkap, yaitu meliputi namakaryawan, nomor induk, status sosial, tanggal kerja karyawan dan data gaji dari setiap karyawan. Perusahaan juga telah melakukan pencegahan terhadap karyawan fiktif, yaitu dengan melakukan konfirmasi atas laporan absensi yang diterima dari administrator lapangan. Jika terdapat karyawan yang absennya tidak lengkap atau berhenti ditengah bulan, maka bagian payroll akan melakuakan konfirmasi kepada administrator lapangan atas karyawan tersebut, apabila jawaban dari pihak administrator masih belum meyakinkan maka akan di konfirmasi kembali dengan bagian HRD. Apakah karyawan tersebut telah habis kontraknya atau ada sebab lain. Hal ini menjadi sangat penting karena untuk menghindari terjadinya pembayaran gaji terhadap karyawan fiktif. Dari penjelasan diatas maka dapat disimpulkan bahwa perusahaan telah melakukan pengendalian tersebut dengan cukup baik. Fungsi kepegawaian tidak mempunyai akses terhadap kartu absen, catatan gaji, maupun pembuatan cek. Perusahaan telah membagi fungsi secara terpisah sehingga akses terhadap data kepegawaian hanya bisa dilakukan oleh bagian HRD saja. Dengan demikian pengendalian internal terhadap kepegawaian dan penempatan pegawai sudah cukup baik.

7 Pengelolaan Waktu dab Penyiapan Pembayaran Gaji Untuk pengelolaan waktu pada karyawan lapangan masih perlu dimaksimalkan. Karena daftar absesnsi yang setiap hari diisi oleh karyawan belum terkomputerisasi. Sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan yang disengaja maupun tidak disengaja oleh suatu pihak atas pencatatan yang dibuat. HRD hanya menerima laporan absensi yang telah direkap selama satu bulan oleh administrator lapangan. Dari penjelasan diatas, maka disimpulkan bahawa pengendalian intern pada pengelolaan waktu dan penyiapan pembayaran gaji masih belum memadai. Karena pencatatan absesnsi yang masih manual dakam pencatatan masih dikatakan kurang baik, dan akan menimbulkan resiko kesalahan yang cukup besar. Kemungkinan yang bisa terjadi ialah ketika seseorang mengabsen beberapa karyawan atau memanipulasi jam kerjanya dan bekerja sama dengan oknum tertentu, atau pencatatan waktu yang tidak sesuai dengan waktu yang sebenarnya. Hal tersebut akan dapat dengan mudah dilakukan karena tidak adanya sistem proteksi yang menjamin ke akuratan dalam pencatatan absensi Pembayaran Gaji Karyawan Pembayaran gaji karyawan telah mencakup pembatasan otorisasi yang baik. Hal ini terlihat dari penandatanganan cek oleh pihak yang berwenang yaitu direktur. Otorisasi pengeluaran cek hanya dapat disetujui oleh direktur, apabila tidak mendapatkan tandatangan dari direktur maka cek tersebut tidak dapat diberikan kepada bank untuk melakukan transfer. Fungsi ini sudah terpisah dari pengelolaan daftar gaji dan pembuat daftar gaji. Bagian keuangan pun tidak mengetahui rincian dari masing - masing gaji karyawan. Karena internal memo yang diberikan kepada bagian keuangan hanya mencatumkan total dari seluruh gaji karyawan. Pengendalian internal untuk pembayaran gaji ini sudah cukup baik karena sistem otorisasi yang dilakukan untuk pengeluaran cek gaji sudah benar yaitu dengan melalui persetujuan oleh direktur. Dan prosedur pembayaran gaji yang berjalan telah sesuai dengan prosedur perusahaan.

8 Analisis Pengendalian Internal dalam Sistem Penggajian Pengendalian internal yang efektif dapat terlihat dari perilaku manajemen. Manajemen puncak dapat mempengaruhi kinerja organisasi, salah satunya kebijakan yang dikeluarkan agar dapat mempengaruhi kinerja atau perilaku dari organisasi secara keseluruhan. Mulyadi menjelaskan bahwa pengendalian intern dapat dilihat dari 4 aspek, berikut adalah penjelasan dari pengendalian intern yang telah diterapkan oleh perusahaan dan dianalisis berdasarkan teori yang ada Aspek Organisasi Dilihat dari aspek organisasimya, fungsi personalia terpisah dengan fungsi perhitungan gaji. Dimana fungsi personalia yaitu bagian HRD bertugas untuk melakukan perekrutan atau pemberhentian karyawan, membuat seluruh data pegawai, dan pendistribusian karyawan. Sedangkan fungsi perhitungan gaji dilakukan oleh bagian payroll dengan membuat perhitungan gaji, dan distribusi pembayaran gaji pada setiap karyawan dan melewati otorisasi untuk proses penggajian. Selanjutnya fungsi pembuat daftar gaji juga terpisah dengan fungsi keuangan. Fungsi keuangan dilakukan oleh bagian keuangan yang bertugas untuk memberikan dana dalam proses pembayaran gaji kepada karyawan. Dalam setiap bagian terdapat job description yang menjelaskan secara rinci tugas dan tanggung jawab dari pekerjaan masing - masing departemen. Sehingga tidak terjadi kesalahan pada fungsi yang seharusnya tidak dikerjakan oleh bagiannya. Perusahaan telah menerapkan pengendalian intern yang baik pada aspek organisasinya. Terlihat dari pemisahan fungsi dan penjelasan setiap tugas pada setiap bagian dengan benar, sehingga dapat mengurangi atau mencegah terjadinya kecurangan atau kesalahan yanag mungkin ditimbulkan dalam pelaksanaan tugasnya. Hal ini terbukti dengan adanya pemisahan tugas dengan pembuat daftar gaji dan fungsi keuangan yang terpisah. Pengendalian internal yang baik adalah seseorang

9 43 tidak boleh menangani dua transaksi dalam satu fungsi secara bersamaan. Karena dapat memperbesar risiko kecurangan dalam penyalahgunaan wewenang Sistem Otorisasi dab Prosedur Pencatatan Dilihat dari aspek otorisasinya, pengendalian intern pada penggajian dapat dibagi menjadi 5 point yang akan dijelaskan sebagai berikut : a) Surat Pengangkatan Pegawai Setiap karyawan yang terdaftar dalam daftar gaji harus memiliki suatu surat yang menyatakan bahwa karyawan tersebut benar telah diangkat sebagai pegawai perusahaan PT. Laksna Tekhnik Makmur. Surat tersebut harus melalui otorisasi dari HRD dan mengetahui direktur. Dalam tugasnya karyawan akan dinilai oleh manajer lapangan dimana mereka ditempatkan. Penilaian dapat dilihat dari performance yang di tunjukan oleh masingmasing karyawan. Jika menunjukan performance yang baik, maka manajer lapangan akan mengususlkan untuk kenaikan pangkat. Manajer proyek akan membuat formulir personal kemudian diserahkan kepada HRD pusat. Setelah mendapatkan persetujuan yang sah, kemudian HRD melakukan rekonsiliasi terhadap perubahan data gaji yang baru. b) Daftar absensi karyawan proyek Setiap hari karyawan mengisis daftar absensi yang telah dibuatkan.masih belum terdapat sistem komputerisasi dalam absen tersebut. Hanya setiap bulannya, HRD menerima laporan absen yang telah direkap selama satu bulan dalam bentuk ms.excel.sebelumnya daftar absensi tersebut telah melalui otorisasi dari pihak manajer proyek untuk diperiksa kebenaran datanya kemudian dikirimkan ke bagian administrasi. c) Otorisasi daftar gaji Pembuatan daftar gaji dilakukan oleh bagian HRD.Daftar gaji yang dibuat menggunakan ms.excel, setelah itu daftar gaji diotorisasi oleh kepala lapangan untuk disesuaikan bilaman terjadi perubahan data karyawan,

10 44 misalnya terdapat karyawan baru maka harus segera dihapus umtuk menghindari kesalahan pembayaran gaji. Pengecekan daftar gaji selalu dilakukan pada tiap bulannya sebelum dilakukan perhitungan gaji Pelaksanaan Kerja yang Sehat Pelaksanaan kerja yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang diterapkan oleh karyawan ditunjukan dengan : Pertama, pembuatan daftar gaji yang telah diverifikasi kebenarannya sebelum diserahkan pada bagian keuangan untuk proses pembayaran gaji. Pengecekan dilakukan berulang untuk memeriksa apakah terjadi kekeliruan dalam perhitungan atau tidak, dan penyesuaian terhadap karyawan baru ataupun sudah tidak bekerja di perusahaan lagi. Kedua, perhitungan Pph 21 telah direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. Bagian payroll akan memberikan catatan penghasilan dari setiap karyawan kepada bagian pajak, untuk dihitung pajak penghasilannya. Dari rumusan sudah terdapat data perhitungan Pph 21, kemudian setelah satu tahun akan direkap oleh tim payroll diberikan kepada pajak untuk dilaporkan potongan Pph nya selama satu tahun untuk diserahkan kepada kantor pajak. Ketiga adalah catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji. Dalam hal ini pembuat daftar gaji adalah bagian payroll. Untuk tarif gaji dari setiap karyawan pihak yang mengetahui hanya bagian HRD. Tidak ada bagian lain yang mempunyai akses atas data tersebut. Sehingga data tersebut sangat dijaga ke rahasiannya untuk mencegah terjadinya kecurangan dalam perubahan tarif gaji Dokumen dan Catatan Proses Penggajian Dokumen dan catatan merupakan hal penting dalam sebuah perusahaan. Pengadaan dokumen yang memadai merupakan penunjang penting dalam perusahaan untuk menjalankan bisnisnya dengan benar. Berdasarkan analisis dari hasil wawancara yang dilakukan, dokumen dan catatan proses penggajian yang terdapat dalam perusahaan adalah sebagai berikut :

11 45 a) Laporan daftar absensi Laporan ini adalah berisi rekapan kehadiran karyawan selama satu bulan. Dokumen ini diterima dari administrator proyek lalu dikirimkan kepada bagian payroll. Hasil analisis menyatakan bahwa informasi yang terlampir dalam laporan ini masih kurang lengkap. Karena tidak adanya catatan waktu karyawan secara jelas. b) Payroll Dokumen perhitungan gaji telah dibuat dengan informasi yang cukup lengkap dan penetapan tanggung jawab yang jelas. Pada setiap hasil perhitungan penggajian terdapat periode bulan pada saat pembuatan dan kepala surat. Untuk isi dari dokumen tersebut sudah dibuat secara rinci perhitungan dari gaji pokok serta tunjangan yang diberikan kepada karyawan beserta potongan dari penghasilan karyawan. Dokumen tersebut juga dilengkapi dengan nama karyawan beserta nomor induk karyawannya. Ini dilakukan untuk menghindari daouble entry dan untuk menunjukan bahwa dokumen perhitungan penggajian telah memilki informasi yang cukup lengkap. c) Internal Memo Internal memo adalah surat permintaan pembauaran gaji kepada bagian keuangan. Dokumen ini berisi jumlah dari seluruh gaji yang akan dibayarkan kepada karyawan. Namun tidak terlampir secara rinci daftar gaji dari masingmasing karyawan. Karena hanya bagian HRD saja yang mengetahui atas data tersebut. d) Slip gaji karyawan yang dicetak dengan informasi yang cukup lengkap karyawan tidak diwajibkan untuk mengambil slip gaji. Namun jika karyawan tersebut ingin mengetahui rincian gaji yang diterimanya beserta potongan dari gaji tersebut maka bagian payroll akan memberikannya. Slip gaji yang diterima oleh karyawan dengan rincian sebagai berikut : 1. Bagian atas : nama perusahaan, nama karyawan, nomor induk karyawan 2. Kolom kiri : pendapatan gaji pokok, upah lembur, transport, dan tunjangan

12 46 3. Kolom kanan : cicilan pinjaman, potongan absen, potongan pajak 4. Bagian bawah : gaji bersih yang diterima, kolom tanda tangan Dokumen ini termasuk dokumen penting untuk menjaga kerahasiaan atas rincian gaji karyawan. Kerahasiaan dokumen ini sangat dijaga, dan hanya bagian HRD yang mengetahui secara rinci gaji yang diterima oleh setiap karyawan. 4.4 Mengidentifikasi Kekuatan dan Kelemahan Pada tahap ini dilakukan evaluasi atas efektivitas pengendalian intern perusahaan, terutama yang berkaitan dengan sistem penggajian karyawan. Untuk melihat sejauh mana pengendalian intern yang diterapkan dalam perusahaan, maka untuk membandingkannya, dalam penelitian ini membandingkannya berdasarkan prinsip menurut COSO. Jika sistem yang dilakukan dalam perusahaan sudah mendekati atau sama dengan prinsip COSO maka bisa dikatakan perusahaan tersebut baik, sebaliknya apabila masih jauh dari prinsip COSO perusahaan itu masi kurang baik. Kelemahan yang ada merupakan temuan pemeriksaan yang perlu ditelaah lebih lanjut yang bertujuan untuk memperbaiki pengendalian intern yang telah ada agar lebih baik lagi. Pengendalian intern dapat dikatakan efektif apabila tujuan dari perusahaan telah tercapai. Salah satu pencapaian tersebut dapat dilihat dari proses penggajian yang baik karena dapat meningkatkan kedisiplinan karyawan khususnya untuk waktu kerja karyawan, agar gaji yang dibayarkan sesuai dengan waktu kerja aktualnya. Evaluasi atas efektifitas pengendalian intern perusahaan bersifat analisis kualitatif yaitu dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan penggajian dengan pengendalian intern terhadap tujuan yang ingin dicapai.

13 Kekuatan Pengendalian Intern Perusahaan 1. Perusahaan telah memilki struktur organisasi yang tersususn secara layak dengan disertai uraian tugas dan wewenang dari masing-masing fungsi secara terinci. 2. Perusahaan telah melakukan pemisahan fungsi secara memadai, seperti fungsi pencatat waktu terpisah dengan fungsi perhitungan daftar gaji dan terpisah dengan fungsi pembayaran gaji. 3. Secara umum karyawan telah mengetahui dengan baik mengenai sistem dan prosedur penggajian yang dijalankan oleh perusahaan. 4. Bagian personalia memiliki daftar karyawan aktif dan selalu meng update data tersebut untuk mencegah karyawan fiktif. 5. Dalam perhitungan gaji, perusahaan sudah menggunakan ms.excel 6. Setiap perubahan yang terjadi dalam catatan penghasilan karyawan selalu dilakukan rekonsiliasi untuk menyesuaikan dengan data terbaru 7. Setiap perhitungan menyangkut penggajian dicatat secara terperinci pada arsip gaji masing-masing pegawai. 8. Untuk lembur, harus mendapatkan perintah dari manager proyek kemudian akan dicatat oleh personalia karyawan mana saja yang lembur. 9. Perusahaan selalu membuat dokumen penggajian untuk pembayaran gaji. 10. Setiap pembayaran gaji harus disertai dengan dokumen penggajian yang telah diotorisasi secara memadai. Apabila otorisasi tidak dilakukan oleh pihak yang semestinya maka dokumen tersebut tidak sah dan tidak dapat dilanjutkan. 11. Fungsi yang menyediakan uang pembayaran gaji dilakukan oleh bagian keuangan, nagian keuangan hanya dapat menyediakan dana tersebut dengan disertai dokumen yang lengkap. 12. Setiap bulannya bagian keuangan menyediakan dana untuk pembayaran gaji tepat waktu, sehingga karyawan menerima gaji tepat pada waktunya.

14 Kelemahan yang terdapat dalam internal perusahaan 1. Perusahaan belum menggunakan mesin pencatat waktu untuk kehadiran absensi karyawan. Dimana pencatatan absensi dicatat dengan menggunakan lembar absensi 2. Kontrol terhadap kehadiran karyawan setiap harinya masih kurang baik karena tidak adanya sistem yang terkomputerisasi agar mudah diawasi oleh personalia. 3. Pencatatn waktu absen tidak ditulis jam kehadiran dan pulangnya secara jelas pada laporan yang diterima. 4. Pada saat lembur waktu tidak dicatat, kapan mulai lembur dan selesainya. Sehingga tidak diketahui berapa jam waktu yang dilakukan dalam lembur tersebut. Melalui wawancara dan pengumpulan dokumen yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa secara umum perusahaan telah memilki pengendalian intern yang cukup baik. Hal tersebut dapat dilihat dari banyaknya kekuatan yang dimiliki pengendalian intern daripada kelemahan yang ditimbulkan dari pengendalian intern tersebut. Namun kelemahan yang ada cukup mempunyai pengaruh besar terhadap proses penggajian. Karena kelemahan tersebut dapat menghambat perhitungan gaji. Hal ini terbukti dengan belum adanya mesin absensi karyawan yang berfungsi sebagai sistem kontrol kehadiran karyawan yang akurat. Sehingga dapat menimbulkan kecurangan seperti titip absen kepada karyawan lain, atau kesalahan pencatatan yang dilakukan oleh kepala lapangan selaku fungsi pencatat waktu. 4.5 Penilaian Risiko dalam Proses Penggajian Setiap perusahaan tentunya akan memilki resiko dalam menjalankan bisnisnya. Perusahaan harus melakukan tindakan yang tepat untuk meminimalisir resiko yang ada.organisasi harus melakukan penilaian risiko unruk mengidentifikasi, menganalisa, dan mengatur resiko yang relevan dengan pelaporan keuangan.

15 49 Sebagian dari resiko mungkin memiliki peluang yang tinggi untuk terjadinya fraud, sehingga perusahaan dapat mengalami kerugian yang besar. Dalam proses penggajian ada beberapa ancaman yang mungkin dapat terjadi. Romney dan Steinbart mengungkapkan ancaman proses penggajian adalah sebagai berikut : 1. Perubahan payroll master oleh pihak yang tidak berwenang. 2. Data jam kerja dan kehadiran yang tidak akurat 3. Pengolahan gaji yang tidak akurat 4. Pencurian atau penipuan saat pembagian gaji Dari wawancara dan analisa yang dilakukan, penilaian terhadap resiko yang mungkin terjadi pada proses penggajian adalah sebagai berikut : 1. Perubahan Payroll Master Kemungkinan yang dapat terjadi apabila payroll master yang merupakan dasar dari perhitungan gaji dan upah karyawan berubah. Perubahan tersebut tidak boleh diakses oleh pihak yang tidak berwenang. Karena jika hal tersebut terjadi, maka perubahan dalam payroll master akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan yang disebabkan oleh labor cost yang tidak akurat. Bagian payroll yang bertugas menghitung gaji dari seluruh karyawan, memilki data gaji yang tidak dapat di akses oleh pihak lain. Otorisasi hanya bisa dilakukan oleh yang berwenang. Pada saat perhitungan gaji, data yang telah diterima dari beberapa bagian dihitung, mulai dari daftar absensi, pajak, serta tunjangan yang diterima oleh setiap karyawan, kemudian diolah. Payroll master ini merupakan file yang menunjukan data kepegawaian dan data penghasilan dari tiap karyawan. Isi dari payroll master yaitu meliputi data pribadi lengkap karyawan, nomor induk karyawan, data gaji, dan data lain yang menyangkut dengan penggajian karyawan. Bagian payroll selalu mengupdate file ini setiap bulannya untuk memperbaharui bila terjadi perubahan, baik dari data kepegawaian maupun perubahan tarif gaji.

16 50 2. Keakuratan Daftar Absensi Pencatatan dari data kerja dan kehadiran karyawan sangat berpengaruh dalam perhitungan gaji dalam suatu perusahaan. Kebenaran data tersebut harus dilakukan dengan benar dan diawasi oleh fungsi pencatatan waktu yang bertanggung jawab terhadap tugasnya. Apabila terjadi kesalahan pada daftar absensi maka perhitungan gaji menjadi tidak akurat.sehingga pembayaran gaji pada karyawan tidak sesuai dengan keadaan yang sebenerannya. Bagian fungsi pencatat waktu untuk karyawan yang berada di proyek adalah diawasi oleh kepala lapangan atau supervisor secara langsung. Pencatatan waktu tersebut dilakaukan dengan cara manua yaitu dengan mengsisi pada lembar absensi. Setelah satu bulan, bagian administrator proyek akan merekap data kehadiran tersebut kemudian membuat laporan daftar absensi karyawan yang berupa Ms. Excel untuk dikirimkan kepada payroll. Dalam laporannya tercantum nama karyawan, kehadiran dan ketidak hadiran selama satu bulan dengan keterangan shift yang dilaksanakan, serta perhitungan jam lembur karyawan. Namun berdasarkan hasil analisis dari dokumen laporan daftar absensi yang dikirimkan ke pusat, informasi yang terlampir dinilai kurang lengkap. Karena tidak tercantumnya jam kerja yang security di lapangan. Sebaiknya pencatatan waktu kerja dan jumlah jam kerja dituliskan pada laporan absensi. Sehingga pusat mengetahui secara rinci pelaksanaan waktu kerjanya. Maka dapat dinilai bahwa risiko yang mungkin ditimbulkan dari ketidak akuratan data jam kerja dan kehadiran karyawan adalah cukup besar. Risiko lain yang mungkin terjadi adalah pencatatan yang dilakukan manual dan tidak menggunakan sistem yang terproteksi dengan baik, maka data absensi dapat dirubah oleh pihak yang tidak bertanggung jawab dengan mudah. Hal ini dapat menimbulkan kesalahan dalam perhitungan gaji, karena pembayaran gajikaryawan harus berdasarkan waktu dan jam kerja sesuai dengan pelaksanaannya.

17 51 3. Keakuratan Pengolahan Gaji Pengolahan gaji karyawan harus dilakukan dengan benar dan berdasarkan perhitungan yang sesuai dengan prosedur yang berjalan. Kesalahan yang dapat terjadi adalah bila terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji, sehingga bagian payroll harus melakukan pembenaran terhadap data tersebut. Sehingga proses gaji akan mengalami keterlamabtan dalam penyelesaiannya. Keterlambatan pembagian gaji atau pembayaran gaji yang tidak sesuai dengan yang seharusnya dapat mempengaruhi moral dan motivasi kerja karyawan. Kesalahan perhitungan pengurang gaji, misalnya pajak, dapat menimbulkan denda bagi perusahaan karena perusahaan gagal melaporkan dan membayar pajak dengan jumlah yang tepat. Pengolahan gaji dilakukan oleh payroll. Pengolahan gaji yang dilakukan adalah membuat perhitungan gaji berdasarkan daftar absensi karyawan, tunjangan yang diperoleh, serta pemotongan gaji karena pajak penghasilan yang ditanggung oleh masing-masing karyawan dan pemotongan upah waktu kerja yang kurang dari semestinya. Perhitungan waktu kerja adalah berdasarkan laporan asbensi yang diterima dari setiap proyek. Berdasarkan hasil analisis terhadap pengolahan gaji yang telah berjalan masih rentan akan terjadinya risiko kesalahan karena ketidak akuratan dalam perhitungan data absensi. Karena laporan data absensi yang diterima masih kuran lengkap yaitu tidak dicatatnya jam hadir karyawan. Sehingga pusat tidak mengetahui secara jelas jam kerja dari masing-masing karyawan. Ditambah belum adanya sistem yang terkomputerisasi untuk absen karyawan yang dapat memperbesar peluang kecurangan maupun kesalahan dalam pencatatannya. Dan karena sistem yang masih manual tersebut maka perhitungan absensi karyawan membutuhkan waktu yang cukup lama dalam prosesnya, sehingga sering terjadi keterlamabatan dalam pengolahan gaji tersebut. Namun untuk pelaporan pemotongan pajak penghasilan karyawan susdah dilakukan dengan akurat berdasarakan perhitungan yang berlaku pada Undang-undang. Hasil pemotongan pajak penghasilan karyawan selali dilaporkan kepada negara tepat waktu oleh staff pajak sebagai bagian yang menangani masalah pajak perusahaan.

18 52 4. Kecurangan pada saat pembagian gaji Ancaman lain yang mungkin dapat terjadi dalam proses penggajian adalah pada saat pengeluaran cek gaji dari bagian keuangan diberikan kepada pihak yang tidak bertanggung jawab. Hal ini akan sangat merugikan perusashaan, karena bila cek pembayaran gaji jatuh ke tangan orang yang bukan wewenangnya, maka kas perusahaan akan dicuri dengan mencairkan cek tersebut ke bank. 4.6 Perbaikan Prosedur Penggajian 1. Karyawan melakukan pengisian daftar hadir dengan cara menscanning ibu jari pada mesin finger scanning. 2. Berdasarkan data yang terrecord pada mesin finger print, bagian administrator mencetak daftar absensi karyawan sebanyak dua rangkap yang telah di otortisasi oleh kepala lapngan dan manajer. 3. Bagian payroll menerima laporan daftar absensi dari administrator dan memproses daftar gaji berdasarkan laporan daftar kehadiran karyawan. 4. Membuat internal memo pembayaran gaji yang akan diserahkan kepada bagian keuangan. 5. Bagian keuangan akan mengeluarkan cek gaji kepada payroll untuk pembayaran gaji karyawan. Cek gaji sebelumnya telah disetujui oleh direktur. 6. Kemudian payroll akan membagikan gaji tersebut kepada karyawan di bagiannya masing-masing. 7. Payroll membuat salinan form dua rangkap, rangkap pertama disimpan oleh payroll sebagai arsip dan rangkap kedua diberikan kepada bagian keuangan sebagai bukti kas keluar.

19 53 Proyek Manajer Slip Gaji SPKL Supervisor Slip gaji Laporan lembur Scan Ibu Jari Ambil data absensi Karyawan Finger Print Adminstrator absensi slip gaji bukti transfer Payroll data rekening cek gaji bukti transfer Keuangan Bank Transfer Pembayaran Gaji Gambar 4.1 Prosedur Usulan Penggajian Pencatatan Waktu Hadir Baru 1. Usulan Perbaiakan Berdasarakan hasil analisis pencatatan waktu hadir, terdapat beberapa temuan yang masih perlu perbaikan untuk meningkatkan pengendalian internalnya. Terlihat dari laporan absensi yang diberikan kepada payroll pusat, tidak terdapatya tanda tangan dari pihak-pihak yang bertanggung jawab atas laporan tersebut. Dan kelengkapan dokumen yang diberikan, masih kurang cukup untuk memberikan keterangan yang lengkap atas data absensi karyawan. Untuk memperbaiki hal tersebut, usulan yang dapat diberikan adalah sebagai berikut : a. Memberikan mesin pencatat waktu, agar waktu hadir tercatat sesuai dengan kehadiran yang sebenarnya dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi, sehingga data absensi akan lebih akurat

20 54 b. Membuat sistem yang terkomputerisasi, yang dapat menghubungkan langsung dengan sistem yang ada, sehingga payroll dapat mengontrol waktu kerja karyawan secara langsung. Dengan adanya sistem tersebut, diharapkan juga dapat mempercepat proses penerimaan data laporan absensi dari karyawan proyek. 2. Prosedur Baru yang Diusulkan Dimulai pada saat karyawan masuk kerja, lalu melakukan absensi dengan memasukan kartu waktu atau dapat menggunakan finger print, kemudian mesin tersebut akan merecord jam kedatangannya sesuai dengan nama karyawantersebut. Mesin akan menampilkan nama karyawan dan jam masuk dan pulangnya sesuai dengan stamp yang dilakukan. Setiap karyawan yang terlambat ataupun pulang lebih awal akan ter record datanya ke dalam sistem, maka dapat menjadi acuan bagi administratoristrator dan bagian payroll dalam pembuatan laporan daftar absensi yang digunakan untuk perhitungan gaji. Karyawan yang tidak melakukan absen maka tidak dianggap kehadirannya. Prosedur ini dapat meminimalkan kelemahan pertama, yaitu kecurangan pencatatan kehadiran karyawan dan karyawan yang tidak mengisi absensi karena faktor human error atau kesengajaan. Kelemahan kedua, yaitu proses penghitungan absensi dan kerja lembur yang memerlukan waktu yang cukup lama. Kelemahan ketiga, yaitu rancangan formulir yang kurang informatif, yaitu formulir absensi tidak memuat informasi mengenai NIK dan jam kerja karyawan. 3. Dokumen dan Form yang Diusulkan a. Kartu waktu diisi berdasarkan data record yang tersimpan dalam finger print. Kartu ini dibuat oleh setiap proyek dengan standar yang sama agar mempermudah proses perhitungan absensi. Kartu waktu diserahkan kembali sebagai lampiran laporan data absensi untuk setiap karyawan. Kartu waktu berfungsi untuk merekam absensi karyawan setiap hari, yaitu jam berapa mereka hadir di lapangan dan

21 55 jam berapa mereka pulang. Kartu waktu ini berguna untuk melihat kedisiplinan karyawan, apabila karyawan terlambat akan terdekteksi dari kartu ini dan sebagai dasar dari perhitungan gaji yang akan diterima. Tabel 4.1 Kartu Waktu

22 56 b. Menambahkan kolom tandatangan untuk pihak-pihak yang bertanggung jawab atas kegiatan security, yang menandakan bahwa laporan tersebut telah melewati otorisasi yang benar dan telah dikoreksi kebenarannya. Tabel 4.2 Laporan Absensi Karyawan

23 57 c. Menambahkan lampiran lembur pada laporan absensi, agar dapat diketahui secara jelas siapa saja karyawan yang melakukan lembur, dan karyawan yang digantikan shift nya dengan karyawan lain. Dituliskan pula mengenai keterangan dari alasan penggantian tersebut. Hal ini bertujuan untuk menghitung jumlah jam lembur secara lebih jelas sehingga meminimalkan salah perhitungan yang dilakukan. SPKL SPKL Tabel 4.3 Laporan Lembur Karyawan

24 Prosedur Pencatatan Bonus Kerja Prosedur pencatan bonus kerja ini di hitung bedasarkan hasil kerja selama 1 tahun, yang akan diberikan kepada karyawan bersamaan dengan tunjangan hari raya (THR). Bonus ini diberikan berdasarkan hasil kinerja atas pencapaian target dan kalkulasi atas perhitungan abseni satu tahun.