Universitas Bina Nusantara. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Jasa Ekspedisi Ekspor Berbasiskan Web Pada PT Samudera Perdana Transpotama

Transkripsi

1 Universitas Bina Nusantara Program Ganda Jurusan Manajemen Sistem Informasi Skripsi Strata 1 - Semester Ganjil tahun 2005 / 2006 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Jasa Ekspedisi Ekspor Berbasiskan Web Pada PT Samudera Perdana Transpotama Anthony Wijaya Abstrak Perkembangan bisnis yang terjadi dewasa ini telah menyebabkan terjadinya perubahan pola perilaku pelanggan yang lebih mengutamakan untuk memilih perusahaan yang menyediakan akses informasi yang tersedia dengan cepat. Pelanggan yang ingin melakukan kegiatan ekspor dan impor sangat membutuhkan akses informasi yang cepat mengenai jadwal, rincian tagihan serta informasi dari transaksi ekspor yang dilakukan. Perusahaan ekspedisi yang belum menyediakan sistem pelayanan informasi secara online akan membuat pelanggan menunggu dalam menerima jawaban informasi dari perusahaan. Oleh karena itu diperlukan suatu penelitian untuk merumuskan strategi bisnis yang sesuai dengan kondisi perusahaan sehingga perusahaan mampu memadukan peluang yang ada dengan didukung oleh penggunaan teknologi informasi yang ada. Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif dengan studi kasus di PT Samudera Perdana Transpotama. Alat analisis yang digunakan adalah analisis EFAS dan IFAS, kemudian menggunakan Matriks IE dan Matriks SWOT untuk dapat ditentukan alternatif strategi perusahaan yang dapat diterapkan sesuai dengan posisi perusahaan. Adapun hasil penelitian menunjukkan bahwa perusahaan memiliki kekuatan internal dengan nilai IFAS sebesar 3,00 dan nilai eksternal dari nilai EFAS sebesar 3,04. Dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa perusahaan telah memiliki kekuatan internal yang baik dan telah mampu menjawab tantangan serta memanfaatkan peluang yang ada dalam lingkungan industri sehingga strategi yang diperlukan oleh perusahaan adalah strategi intensif dengan menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk memanfaatkan setiap peluang yang ada. Strategi yang dapat dilakukan dalam hal pemanfaatan teknologi informasi yang disesuaikan dengan hasil kusioner pelanggan yaitu mengembangkan suatu sistem informasi jasa ekspedisi ekspor berbasiskan web yang dapat menyajikan kebutuhan informasi secara up to date kepada pelanggan mengenai harga penawaran, jadwal ekspor pelayaran, status dan total tagihan dari transaksi ekspor yang dilakukan oleh pelanggan. Kata Kunci Strategi, jasa, ekspor, matriks IE, matriks SWOT, sistem informasi, web iv

2 PRAKATA Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini, yang merupakan syarat untuk menyelesaikan program studi Strata Satu dan mencapai gelar sarjana ekonomi dan sarjana komputer pada Jurusan Program Ganda Manajemen - Sistem Informasi di Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Selama penulisan skripsi ini, penulis banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak dalam mengatasi kesulitan-kesulitan yang dihadapi. Maka pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih sebesarbesarnya kepada: Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah menyediakan fasilitas dan memberikan kesempatan kepada penulis untuk membuat skripsi ini. Bapak Parulian Sihotang, Ak, M.Acc, Ph.D., selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bapak Ir.Sablin Yusuf, M.Sc, M.Comp.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer atas dukungan dan bantuan yang telah diberikan. Bapak Antonius Herusetya, Drs, Ak, MM., selaku Ketua Jurusan Manajemen dan Bapak Siswono, S.Kom, MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi yang turut menyumbangkan ide dan saran kepada penulis dalam menyusun skripsi ini. Bapak DR. S. Liawatimena dan Ibu Dewanti Liem, S.Kom., selaku dosendosen pembimbing yang telah bersedia menyediakan waktu, mengarahkan, serta banyak memberi bantuan dan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi selama proses penulisan skripsi ini. PT. Samudera Perdana Transpotama yang telah memberikan kesempatan dan dukungan yang luas untuk penulis untuk melakukan penelitian di perusahaan tersebut, khususnya kepada Ibu Ellystio Prabowo selaku Manajer Umum dan Bapak Lee Sang Hok selaku Manajer Pemasaran yang telah menjadi pembimbing yang membantu dan memberikan informasi yang sangat berguna bagi penulis dalam proses penulisan skripsi ini. PT. Partuni Perdana sebagai pelanggan dari PT Samudera Perdana Transpotama yang telah memberikan kesempatan dan dukungan yang luas untuk penulis untuk melakukan wawancara, khususnya kepada Bapak Rudy Wijaya selaku Manajer Umum yang telah menyediakan waktu untuk membantu dan memberikan informasi yang sangat berguna bagi penulis dalam mendukung proses penulisan skripsi ini. Kepada teman-teman khususnya untuk mahasiswa kelas PAY angkatan 2001 dan semua pihak yang telah membantu secara fisik maupun mental, yang tidak bisa disebutkan satu-persatu di sini. v

3 Akhir kata, penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih banyak kekurangan. Oleh sebab itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca. Semoga penulisan skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak. Jakarta, 18 Januari 2006 Penulis Anthony Wijaya vi

4 DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul i Halaman Penrsetujuan Hardcover ii Halaman Pernyataan Dewan Penguji ABSTRAK iii iv PRAKATA v DAFTAR ISI vii DAFTAR TABEL x DAFTAR GAMBAR DAFTAR LAMPIRAN xi xv Bab 1. PENDAHULUAN Latar Belakang Identifikasi Masalah 1.3 Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Sistematika Penulisan 5 Bab 2. LANDASAN TEORI Pengertian Manajemen Strategi Pengertian Penjualan Pengertian Jasa 2.4 Ekspor Impor Dokumen Ekspor Impor Prosedur Ekspor Impor Pengertian Freight Forwarder (EMKL/EMKU) 2.5 Metode Analisis Bisnis Model Lima Kekuatan Persaingan Porter Internal Factor Analysis dan External Factor Analysis Model Matrik Internal Eksternal Model Analisis SWOT 2.6 Pengertian Sistem Informasi 2.7 Pengertian Internet 2.8 Pengertian 8 Aturan Emas 2.9 Pengertian System Development Life Cycle 2.10 E-Business Pengertian E-Business Model E-Business 2.11 Metode Analisis dan Perancangan Sistem Terstruktur Pengertian Analisis dan Perancangan Sistem Terstruktur Pengertian Data Flow Diagram Pengertian Basis Data Pengertian Kamus Data Pengertian Normalisasi Pengertian Spesifikasi File vii

5 Pengertian Entity Relationship Diagram Pengertian State Transition Diagram 2.12 Metodologi Penelitian Jenis dan Metode Penelitian Teknik Pengumpulan Data Definisi Operasional dan Instrumen Pengukuran Teknik Analisis Data Kelemahan Teknik Analisis Data 2.13 Kerangka Pemikiran Teoritis Bab 3. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Perkembangan Perusahaan Sejarah Perusahaan Filosofi, Visi dan Misi Perusahaan Fasilitas Perusahaan Kegiatan Usaha Perusahaan Kondisi Bisnis Perusahaan Proses Operasional Perusahaan Strategi Pelayanan Jasa Perusahaan 3.3 Kondisi Lingkungan Usaha dan Persaingan Industri Persaingan Perusahaan dalam Usaha Jasa Ekspedisi Masuknya Pendatang Baru yang Potensial Kekuatan Menawar dari Pemasok Kekuatan Menawar dari Konsumen Potensi Pengembangan Jasa Pengganti 3.4 Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan Struktur Organisasi Uraian Pekerjaan 3.5 Prosedur yang sedang Berjalan 3.6 Document Flow Diagram 3.7 Diagram Aliran Data Diagram Konteks Sistem yang Berjalan Diagram Nol Sistem yang Berjalan 3.8 Permasalahan yang Dihadapi 3.9 Alternatif Pemecahan Masalah Bab 4. ANALISIS DAN HASIL PENELITIAN Evaluasi Faktor Internal Evaluasi Kekuatan Faktor Internal Evaluasi Kelemahan Faktor Internal Hasil Evaluasi Faktor Internal Evaluasi Faktor Eksternal Evaluasi Peluang Faktor Eksternal Evaluasi Ancaman Faktor Eksternal Hasil Evaluasi Faktor Eksternal Matriks Internal Eksternal Analisis SWOT 115 viii

6 4.5 Matriks SWOT 4.6 Pembahasan Kuisioner Penyajian Kuisioner Hasil Kuisioner Kesimpulan Hasil Kuisioner Bab 5. PERANCANGAN SISTEM 5.1 Usulan Prosedur yang Baru Diagram Aliran Data Diagram Konteks Diagram Nol Diagram Rinci 5.3 Data Sistem Kamus Data Aliran Data Penyimpanan Data Laporan Data Normasilisasi Data Spesifikasi File Entity Relationship Diagram Perancangan Proses Struktur Menu State Transition Diagram Spesifikasi Modul Spesifikasi Modul Utama Spesifikasi Modul Member Spesifikasi Modul Admin Spesifikasi Modul Manager 5.5 Perancangan Layar Input 5.6 Perancangan Layar Output 5.7 Contoh Layar Website 5.8 Rencana Implementasi Tata Laksana Sistem yang Diusulkan Jadwal Implementasi Sistem Bab 6. SIMPULAN DAN SARAN 6.1 Simpulan Saran 6.3 Keterbatasan Skripsi Daftar Pustaka Riwayat Hidup Lampiran Surat Keterangan Survey ix

7 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Tabel Perbedaan tugas antara eksportir dan importir 23 Tabel 2.2 Tabel Internal Factors Analysis Summary 29 Tabel 2.3 Tabel External Factors Analysis Summary 31 Tabel 2.4 Model Diagram Matrik SWOT 39 Tabel 2.5 Simbol Data Flow Diagram (DFD) 55 Tabel 2.6 Spesifikasi File 60 Tabel 2.7 Penilaian Kuantitatif untuk Pengisian Kuisioner 65 Tabel 2.8 Definisi Operasional dan Instrumen Pengukuran 66 Tabel 4.1 Internal Factor Analysis 105 Tabel 4.2 External Factor Analysis 112 Tabel 4.3 Perhitungan Total Nilai Kuisioner 139 Tabel 5.1 Spesifikasi File Ms_User 159 Tabel 5.2 Spesifikasi File Ms_Commodity 160 Tabel 5.3 Spesifikasi File Ms_Document 160 Tabel 5.4 Spesifikasi File Ms_Container 161 Tabel 5.5 Spesifikasi File Ms_Tariff 161 Tabel 5.6 Spesifikasi File Ms_Place 162 Tabel 5.7 Spesifikasi File Ms_Status 162 Tabel 5.8 Spesifikasi File Ms_Shipping_Line 163 Tabel 5.9 Spesifikasi File Ms_Vessel 164 Tabel 5.10 Spesifikasi File Tr_Schedule 164 Tabel 5.11 Spesifikasi File Tr_Penjualan_Header 165 Tabel 5.12 Spesifikasi File Tr_Penjualan_Detil 166 Tabel 5.13 Spesifikasi File Tr_Feedback 167 Tabel 5.14 Jadwal Implementasi Sistem 294 x

8 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Bagan Prosedur Ekspor Impor 22 Gambar 2.2 Model Lima Kekuatan Persaingan 27 Gambar 2.3 Matrik Internal Eksternal 33 Gambar 2.4 Analisis SWOT 38 Gambar 2.5 Elemen dari suatu sistem 40 Gambar 2.6 Waterfall Model dari SDLC 48 Gambar 2.7 Model E-Business 51 Gambar 2.8 Notasi State 61 Gambar 2.9 Notasi Transition State 62 Gambar 2.10 Kerangka Berpikir 68 Gambar 3.1 Lima Kekuatan Persaingan Porter 79 Gambar 3.2 Struktur Organisasi 83 Gambar 3.3 Document Flow Diagram 92 Gambar 3.4 Document Flow Diagram (Lanjutan) 93 Gambar 3.5 Diagram Konteks Sistem Pelayanan Jasa Ekspedisi Ekspor 94 (Yang Sedang Berjalan) Gambar 3.6 Diagram Nol Sistem Pelayanan Jasa Ekspedisi Ekspor 96 (Yang Sedang Berjalan) Gambar 4.1 Matrik IE Hasil Penelitian 113 Gambar 4.2 Posisi Relatif Perusahaan 116 Gambar 4.3 Matriks SWOT 117 Gambar 4.4 Lokasi Pelanggan (Hasil Kuisioner) 119 Gambar 4.5 Penggunaan Internet (Hasil Kuisioner) 119 Gambar 4.6 Layanan yang Digunakan Pelanggan (Hasil Kuisioner) 120 Gambar 4.7 Daerah Penilaian Bobot Kuisioner 121 Gambar 4.8 Lama Pelanggan Menggunakan Jasa Perusahaan 121 (Hasil Kuisioner) Gambar 4.9 Kebutuhan Pelanggan akan Kecepatan Informasi 123 (Hasil Kuisioner) Gambar 4.10 Kebutuhan Pelanggan akan Kemudahan Akses Informasi 124 (Hasil Kuisioner) Gambar 4.11 Kepuasan Pelanggan (Hasil Kuisioner) 125 Gambar 4.12 Lama Waktu Antara Menerima Pertanyaan Dengan Memberikan 126 Jawaban (Hasil kuisioner) Gambar 4.13 Perubahan Proses dari Tradisional ke Proses dengan Dukungan 127 TI (Hasil Kuisioner) Gambar 4.14 Perbandingan Komunikasi melalui Internet dengan Fax 128 (Hasil Kuisioner) Gambar 4.15 Tingkat Kebutuhan Pelanggan Terhadap Penggunaan Internet 129 (Hasil Kuisioner) Gambar 4.16 Tingkat Kepercayaan Pelanggan terhadap Pembuatan website Perusahaan akan menunjang Layanan Perusahaan Terhadap Pelanggan (Hasil Kuisioner) 130 xi

9 Gambar 4.17 Tingkat Penilaian Pelanggan Terhadap Kriteria Website yang 131 Baik dari Segi Tampilan dan Waktu Akses (Hasil Kuisioner) Gambar 4.18 Tingkat Penilaian Pelanggan Terhadap Kriteria Website yang 132 Baik dari Segi Interaksi dengan User (Hasil Kuisioner) Gambar 4.19 Tingkat Penilaian Pelanggan Terhadap Kriteria Website yang 133 Baik dari Segi Informasi yang disediakan (Hasil Kuisioner) Gambar 4.20 Tingkat Kebutuhan Pelanggan Terhadap Informasi Jadwal 134 Pelayaran atau penerbangan (Haisl Kuisioner) Gambar 4.21 Tingkat Kebutuhan Pelanggan Terhadap Informasi Status 135 Barang dan Dokumen pada Website (Hasil Kuisioner) Gambar 4.22 Tingkat Kebutuhan Pelanggan Terhadap Informasi Penawaran secara Online melalui Website (Hasil Kuisioner) 136 Gambar 4.23 Tingkat Kebutuhan Pelanggan Terhadap Layanan Booking 137 secara Online melalui Website (Hasil Kuisioner) Gambar 5.1 Diagram Konteks Sistem Informasi Jasa Ekspedisi Ekspor 145 (Yang Diusulkan) Gambar 5.2 DFD Tingkat Nol Sistem Informasi Jasa Ekspedisi Ekspor 146 (Yang Diusulkan) Gambar 5.3 Diagram Level Satu Persetujuan Booking 147 Gambar 5.4 Diagram Level Satu Pengukuran Barang 147 Gambar 5.5 Diagram Level Satu Membuat Tagihan 148 Gambar 5.6 Entity Relationship Diagram (Sistem Yang Diusulkan) 168 Gambar 5.7 Struktur Menu (Sistem Yang Diusulkan) 169 Gambar 5.8 STD Menu Utama 170 Gambar 5.9 STD Home Member 171 Gambar 5.10 STD Home Admin 172 Gambar 5.11 STD View Transaction 173 Gambar 5.12 STD View Schedule 174 Gambar 5.13 STD View Tariff 175 Gambar 5.14 STD View Member 176 Gambar 5.15 STD Home Manager 177 Gambar 5.16 Rancangan Layar Login 214 Gambar 5.17 Rancangan Layar Registration Form 215 Gambar 5.18 Rancangan Layar Inquiry Form 216 Gambar 5.19 Rancangan Layar Status Transaction 217 Gambar 5.20 Rancangan Layar Feedback Form 218 Gambar 5.21 Rancangan Layar View Transaction 219 Gambar 5.22 Rancangan Layar Status Update 220 Gambar 5.23 Rancangan Layar Billing Update 221 Gambar 5.24 Rancangan Layar Schedule Update 222 Gambar 5.25 Rancangan Layar Schedule Insert 223 Gambar 5.26 Rancangan Layar Tariff Update 224 Gambar 5.27 Rancangan Layar Tariff Insert 225 Gambar 5.28 Rancangan Layar Member Update 226 Gambar 5.29 Rancangan Layar Member Insert 227 Gambar 5.30 Rancangan Layar Sales Report Menu 228 Gambar 5.31 Rancangan Layar Feedback Report Menu 229 xii

10 Gambar 5.32 Rancangan Layar Comment Report Menu 230 Gambar 5.33 Rancangan Layar Quotation 231 Gambar 5.34 Rancangan Layar Detailed Transaction Status 232 Gambar 5.35 Rancangan Layar View Billing Transaction 233 Gambar 5.36 Rancangan Layar View Schedule 234 Gambar 5.37 Rancangan Layar View Tariff 235 Gambar 5.38 Rancangan Layar View Member 236 Gambar 5.39 Rancangan Layar Transaction Report 237 Gambar 5.40 Rancangan Layar Transaction Report Query 238 Gambar 5.41 Rancangan Layar Income Report 239 Gambar 5.42 Rancangan Layar Income Report Query 240 Gambar 5.43 Rancangan Layar Top 10 th The Best Customer 241 Gambar 5.44 Rancangan Layar Value Chart Report 242 Gambar 5.45 Rancangan Layar Value Chart Query 243 Gambar 5.46 Rancangan Layar Comment Report 244 Gambar 5.47 Rancangan Layar Comment Report Query 245 Gambar 5.48 Tampilan Halaman Utama 246 Gambar 5.49 Tampilan Halaman Company Profile 247 Gambar 5.50 Tampilan Halaman Services 248 Gambar 5.51 Tampilan Halaman Contact Us 249 Gambar 5.52 Tampilan Halaman Registration Form 250 Gambar 5.53 Tampilan Halaman Konfirmasi Registrasi Berhasil 251 Gambar 5.54 Tampilan Halaman Konfirmasi Registrasi Gagal 252 Gambar 5.55 Tampilan Halaman Forgot Password 253 Gambar 5.56 Tampilan Halaman Confirm Password 254 Gambar 5.57 Tampilan Halaman Confirm Login Gagal 255 Gambar 5.58 Tampilan Halaman Home Member 256 Gambar 5.59 Tampilan Halaman Inquiry Form 257 Gambar 5.60 Tampilan Halaman Quotation 258 Gambar 5.61 Tampilan Halaman Confirmation Transaction 259 Gambar 5.62 Tampilan Halaman Confirmation Quotation Not Fulfillment 260 Gambar 5.63 Tampilan Halaman Status Transaction 261 Gambar 5.64 Tampilan Halaman Detailed Transaction Status 262 Gambar 5.65 Tampilan Halaman Send Feedback 263 Gambar 5.66 Tampilan Halaman Change Password 264 Gambar 5.67 Tampilan Halaman Home Admin 265 Gambar 5.68 Tampilan Halaman View Transaction 266 Gambar 5.69 Tampilan Halaman Update Status 267 Gambar 5.70 Tampilan Halaman View Billing 268 Gambar 5.71 Tampilan Halaman Update Billing 269 Gambar 5.72 Tampilan Halaman View Schedule 270 Gambar 5.73 Tampilan Halaman Update Schedule 271 Gambar 5.74 Tampilan Halaman Insert Schedule 272 Gambar 5.75 Tampilan Halaman View Tariff 273 Gambar 5.76 Tampilan Halaman Update Tariff 274 Gambar 5.77 Tampilan Halaman Insert Tariff 275 Gambar 5.78 Tampilan Halaman View Member 276 xiii

11 Gambar 5.79 Tampilan Halaman Update Member 277 Gambar 5.80 Tampilan Halaman Insert Member 278 Gambar 5.81 Tampilan Halaman Home Manager 279 Gambar 5.82 Tampilan Halaman Sales Report Menu 280 Gambar 5.83 Tampilan Halaman Transaction Report 281 Gambar 5.84 Tampilan Halaman Transaction Report Query 282 Gambar 5.85 Tampilan Halaman Income Report 283 Gambar 5.86 Tampilan Halaman Income Report Query 284 Gambar 5.87 Tampilan Halaman 10 th Best Customer Report 285 Gambar 5.88 Tampilan Halaman Feedback Report Menu 286 Gambar 5.89 Tampilan Halaman Value Chart Report 287 Gambar 5.90 Tampilan Halaman Value Chart Report Periodic 288 Gambar 5.91 Tampilan Halaman Comment Report Menu 289 Gambar 5.92 Tampilan Halaman Comment Report All 290 Gambar 5.93 Tampilan Halaman Comment Report Query 291 xiv

12 DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1 Form Wawancara Perusahaan & Pelanggan PT Samudera L.1 Perdana Transpotama Lampiran 2 Hasil Kuisioner Perbandingan Berganda Faktor Internal L.2 Lampiran 3 Hasil Kuisioner Perbandingan Berganda Faktor Eksternal L.8 Lampiran 4 Hasil Kuisioner Penilaian Ranking Faktor Internal L.14 Lampiran 5 Hasil Kuisioner Penilaian Ranking Faktor Eksternal L.15 Lampiran 6 Hasil Penentuan Bobot dengan Perbandingan Berpasangan L.16 Faktor Internal Lampiran 7 Hasil Penentuan Bobot dengan Perbandingan Berpasangan L.17 Faktor Eskternal Lampiran 8 Normalisasi Bobot Faktor Internal L.18 Lampiran 9 Normalisasi Bobot Faktor Eksternal L.19 Lampiran 10 Kuisioner Pelanggan L.20 Lampiran 11 Contoh Dokumen Ekspor Shipping Instruction L.24 Lampiran 12 Contoh Dokumen Ekspor Commercial Invoice L.25 Lampiran 13 Contoh Dokumen Ekspor Packing List L.26 Lampiran 14 Contoh Dokumen Ekspor Pemberitahuan Ekspor Barang L.31 Lampiran 15 Contoh Dokumen Ekspor Persetujuan Ekspor L.34 Lampiran 16 Contoh Dokumen Eskpor - Bill of Lading L.35 xv