UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Ganda Manajemen Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2005/2006 ANALISA DAN PERANCANGAN STRATEGI E-SCM PADA PT. VIGANO CIPTAPERDANA Rostan Oktopranoto NIM: Abstrak Pengelolaan rantai suplai merupakan salah satu kunci keberhasilan menghadapi persaingan yang ketat saat ini. Perumusan strategi pengelolaan rantai suplai yang tepat dan didukung oleh pemanfaatan aplikasi berbasiskan teknologi informasi yang sesuai menentukan seberapa besar kinerja rantai suplai perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan perumusan strategi manajemen rantai suplai yang handal dan perancangan serta pengunaan aplikasi yang menunjang rumusan strategi tersebut. Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif dengan studi kasus PT. Vigano CiptaPerdana. Alat analisis yang dipakai adalah analisa matriks IFE dan matriks EFE yang kemudian menggunakan matriks TOWS untuk mengidentifikasi alternatif alternatif strategi yang dapat diterapkan. Strategi yang paling cocok diterapkan dalam situasi industri dan kondisi perusahaan saat ini diidentifikasi menggunakan diagram analisa SWOT. Rumusan strategi ini kemudian digunakan sebagai acuan perumusan strategi rantai suplai dan pendorong rantai suplai. Kemudian dari strategi pendorong rantai suplai dianalisa dan dirancang sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan menggunakan metode analisa dan perancangan sistem terstruktur. Adapun hasil penelitian menunjukkan bahwa PT. Vigano CiptaPerdana selama ini telah mampu menghadapi ancaman serta peluang yang terjadi di dalam lingkungan industrinya dengan nilai EFE sebesar 2,87, dan memiliki kekuatan internal sebesar 2,3 yang menandakan bahwa perusahaan memiliki kekuatan internal yang kurang baik. Strategi yang disarankan perusahaan dari diagram analisa SWOT adalah strategi turnaround, yang di dalam matriks TOWS berupa dua strategi utama yaitu koordinasi rantai suplai dengan pemasok dan titik titik distribusi, serta pemanfaatan teknologi informasi dan aplikasi e-scm untuk koordinasi rantai suplai. Rumusan strategi rantai suplai yang dikembangkan dari kedua strategi di atas adalah pengembangan rantai suplai yang sedikit efisien dengan kemampuan menangani predictable supply dan uncertain demand dengan baik. Rancangan pendorong rantai suplai yang disarankan adalah perbaikan koordinasi informasi. Untuk pemanfaatan teknologi informasi, perusahaan disarankan untuk menggunakan aplikasi e-scm berbasiskan web, yang dibangun secara bertahap mulai dari modul koordinasi antar pihak. Oleh karena itu, untuk tahap awal perlu dikembangkan sistem e-supply Chain Management sebagai bagian penting dari sistem Supply Chain Management yang telah dirumuskan. Kata Kunci: strategi, matriks IFE, matriks EFE, matriks TOWS, diagram analisa SWOT, supply chain management, strategi rantai suplai, strategi pendorong rantai suplai, e-scm, metode analisa dan perancangan sistem terstruktur iv

2 PRAKATA Sebelumnya penulis mengucapkan puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang oleh karena rahmat dan karunia-nya, memungkinkan penulis dapat menyelesaikan penulisan Skripsi tepat pada waktunya. Skripsi ini ditulis sebagai bagian dari persyaratan kelulusan program studi ganda jurusan Manajemen dan Sistem Informasi di Universitas Bina Nusantara. Dalam proses penulisan Skripsi ini, penulis melakukan penelitian dan pengumpulan data di PT. Vigano CiptaPerdana, serta didukung oleh studi pustaka dari berbagai sumber literatur dan perkuliahan yang telah diikuti oleh penulis. Penyelesaian penulisan Skripsi ini tidak terlepas dari bantuan dan dukungan yang telah diberikan oleh berbagai pihak. Untuk itu penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada : o Ayahanda, Ibunda, Kakak serta Adik tercinta yang telah memberikan dukungan penuh kepada penulis baik secara moril maupun materiil. Kalian adalah yang terbaik. o Universitas Bina Nusantara di bawah asuhan Bapak Rektor Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., yang telah menyediakan fasilitas dan bimbingan akademik selama masa perkuliahan penulis. Tetap jaya dan sukses selalu. o Bapak Parulian Sihotang, Ak., M.Acc., Ph.D. selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc. selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer atas dukungan dan bantuan yang telah diberikan. Sukses selalu. o Bapak Antonius Herusetya, SE., MM., Ak. selaku Kepala Jurusan Manajemen yang telah banyak memberikan masukan dan dukungannya. Sukses selalu. o Bapak Siswono, S.Kom, MM. selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi atas bantuan dan dukungannya. Sukses selalu. o Bapak Andreas Soegandi, S.Kom., MM. dan Bapak Dafris Arifin, Drs., MM., M.Comm. selaku dosen pembimbing penulis yang telah banyak meluangkan waktu, perhatian dan pemikiran untuk penyelesaian Skripsi ini. Bapak Bapak adalah mentor dan teman diskusi terbaik. o PT. Vigano CiptaPerdana yang telah memberikan kesempatan dan dukungan yang luas untuk penulis dalam melakukan penelitian di perusahaan tersebut, khususnya kepada Bapak Darius Mulia, S.Kom., Marketing Manager PT. Vigano CiptaPerdana, selaku pembimbing penulis sewaktu melakukan penelitian tersebut yang telah banyak meluangkan waktu dan perhatiannya. Tetap jaya dan sukses selalu. o Bapak atau Ibu dosen penguji yang telah meluangkan waktu dan pemikirannya untuk melakukan pengujian Skripsi ini agar dapat disajikan dengan lebih baik dan ilmiah. o Seluruh dosen dan staff Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan pengetahuan, pengalaman, dan hari hari terbaik penulis sewaktu perkuliahan. v

3 o o o Bapak Win Ce, S.Kom, Ibu Dewanti Liem, S.Kom, Ibu Milana Dewi, S.Kom, para Kepala Asisten dan teman teman asisten yang telah banyak membantu penulis selama 2 tahun ini. Seluruh rekan, sahabat dan teman penulis yang telah memberikan dukungan moril dan bertukar pikiran selama ini. Seluruh pembaca yang telah meluangkan waktu untuk membaca Skripsi ini. Penulis juga menyadari bahwa Skripsi ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran dari berbagai pihak, untuk membantu penulis memahami cara cara yang lebih baik untuk menulis karya ilmiah di masa mendatang. Saran dan Kritik dapat disampaikan kepada penulis melalui ke rostanokto_pranoto@yahoo.com. Jakarta, Januari 2006 Penulis Rostan Oktopranoto vi

4 DAFTAR ISI Halaman ABSTRAK PRAKATA DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR DAFTAR LAMPIRAN iv v xi xii xvi BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Perumusan Masalah Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Sistematika Penulisan 5 BAB 2 LANDASAN TEORI Manajemen Strategis Pengertian Manajemen Strategis Tahapan Proses Manajemen Strategis Supply Chain Management (SCM) Pengertian Supply Chain Management Tujuan Supply Chain Management Proses Makro Supply Chain Management Fase Keputusan dalam Supply Chain Management Penghambat Supply Chain Management Konsep Sistem Informasi e-business Pengertian e-business Komponen e-business e-supply Chain Management (e-scm) Konsep e-supply Chain Management Aplikasi e-scm Supply Chain Planning Supply Chain Execution Jenis dan Metode Penelitian Teknik Pengumpulan Data Metode Analisa Bisnis Model Lima Kekuatan Persaingan Porter (Porter s 21 Five Competitive Forces) Matriks Evaluasi Faktor Eksternal (The External 22 Factors Evaluation Matrix / The EFE Matrix) Matriks Evaluasi Faktor Internal (The Internal 24 Factors Evaluation Matrix / The IFE Matrix) Matriks Threats Opportunities Weakness Strengths 25 vii

5 (TOWS) Analisa Strategi Supply Chain Mencapai Kesesuaian Strategis Penggerak Supply Chain Management Fasilitas Persediaan Transportasi Informasi Metode Analisa dan Perancangan Sistem Terstruktur Pengertian Analisa dan Perancangan Sistem 39 Terstruktur Pemodelan Proses Data Flow Diagram (DFD) Event Partitioning Structure Charts Spesifikasi Proses Pemodelan Data Analisis Data Entity Relationship Diagram (ERD) Spesifikasi File State Transition Diagram (STD) Kerangka Pikir dan Kerja 47 BAB 3 GAMBARAN UMUM PT. VIGANO CIPTAPERDANA Perkembangan PT. Vigano CiptaPerdana Sejarah PT. Vigano CiptaPerdana Filosofi, Visi dan Misi Kegiatan Usaha Produk Harga Promosi Tempat Kebijakan Rantai Suplai Persediaan Transportasi Fasilitas Informasi Kondisi Lingkungan Usaha dan Persaingan Industri Sepatu Intentitas Persaingan Perusahaan dalam Industri 58 Sepatu Ancaman Pendatang Baru Ancaman Produk Substitusi Kekuatan Menawar dari Pemasok Kekuatan Menawar dari Pembeli Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan 68 viii

6 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Evaluasi Faktor Eksternal Evaluasi Ancaman (Threats) Evaluasi Peluang (Opportunities) Hasil Evaluasi Faktor Eksternal Evaluasi Faktor Internal Evaluasi Kelemahan (Weakness) Evaluasi Kekuatan (Strengths) Hasil Evaluasi Faktor Internal Matriks TOWS Rancangan Supply Chain Rancangan Pendorong Supply Chain Rancangan Pendorong Informasi 99 BAB 5 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Usulan Prosedur Baru Prosedur Pelaporan yang Diusulkan Prosedur Analisa Pemasaran yang Diusulkan Prosedur Mutasi yang Diusulkan Prosedur Pemesanan Kembali yang Diusulkan Diagram Aliran Data Sistem yang Diusulkan Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan Diagram Nol Sistem yang Diusulkan Diagram Rinci Proses 1.0 yang Diusulkan Diagram Rinci Proses 2.0 yang Diusulkan Diagram Rinci Proses 3.0 yang Diusulkan Diagram Rinci Proses 4.0 yang Diusulkan Diagram Rinci Proses 6.0 yang Diusulkan Data Sistem Kamus Data Kamus Data untuk Data Store Kamus Data untuk Data Flow Normalisasi Spesifikasi File Data Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram) Perancangan Proses Bagan Terstruktur (Structure Chart) Spesifikasi Proses Perancangan Layar Perancangan Layar Login Perancangan Layar Outlet Perancangan Layar Pemasaran Perancangan Layar Gudang Perancangan Layar Pemasok State Transition Diagram (STD) 183 ix

7 BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran 195 DAFTAR PUSTAKA 196 RIWAYAT HIDUP 197 LAMPIRAN FOTOKOPI SURAT SURVAI x

8 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Matriks TOWS 26 Tabel 2.2 Contoh Format Pseudocode 43 Tabel 2.3 Format Spesifikasi File 46 Tabel 3.1 Jenis-Jenis Produk PT. Vigano CiptaPerdana dan Segmen 51 yang dilayani Tabel 3.2 Kisaran Harga untuk Tiap Produk 51 Tabel 4.1 The External Factor Evaluation Matrix (The EFE Matrix) 89 Tabel 4.2 The Internal Factor Evaluation Matrix (The IFE Matrix) 94 Tabel 4.3 Matriks TOWS Hasil Penelitian 95 Tabel 5.1 File Master_Admin_Pemasaran 124 Tabel 5.2 File Master_Outlet 124 Tabel 5.3 File Master_Pemasok 125 Tabel 5.4 File Master_Produk 125 Tabel 5.5 File Penjualan_Header 126 Tabel 5.6 File Penjualan_Detail 127 Tabel 5.7 File Pesanan_Kecil_Header 128 Tabel 5.8 File Pesanan_Kecil_Detail 128 Tabel 5.9 File Pesanan_Header 129 Tabel 5.10 File Pesanan_Detail 129 Tabel 5.11 File Mutasi_Header 130 Tabel 5.12 File Mutasi_Detail 131 Tabel 5.13 File Master_Merek 131 Tabel 5.14 File Master_Warna 132 xi

9 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Tahapan Proses Manajemen Strategis 8 Gambar 2.2 Rantai Pasokan 9 Gambar 2.3 Proses Makro Supply Chain 11 Gambar 2.4 Pengelompokan Aktivitas e-business 15 Gambar 2.5 Tiga Strategi Supply Chain : (a) Enterprise Focus, (b) 17 Partner Focus, dan (c) Direct Focus Gambar 2.6 Elemen-Elemen dari Supply Chain Planning 19 Gambar 2.7 Supply Chain Execution 20 Gambar 2.8 Model Lima Kekuatan Persaingan Porter 23 Gambar 2.9 Diagram Analisis SWOT 27 Gambar 2.10 Kerangka-Kerja Pengambilan-Keputusan Supply Chain 28 Gambar 2.11 Spektrum Ketidakpastian Tersirat (Permintaan dan 30 Penawaran) Gambar 2.12 Spektrum Ketanggapan 31 Gambar 2.13 Peta Ketidakpastian / Ketanggapan 32 Gambar 2.14 Kesesuaian antara Strategi-Strategi Kompetitif dan 33 Fungsional Gambar 2.15 Notasi Simbol Gane dan Sarson 40 Gambar 2.16 Simbol-Simbol Khusus Structure Chart 42 Gambar 2.17 Kerangka Berpikir dan Kerja Skripsi 47 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Vigano CiptaPerdana 69 Gambar 4.1 Diagram Analisa SWOT PT. Vigano CiptaPerdana 96 Gambar 4.2 Zona Kesesuaian Strategi Rantai Suplai PT. Vigano CiptaPerdana 98 Halaman Gambar 5.1 Diagram Konteks : Sistem Informasi e-scm pada PT. 106 Vigano CiptaPerdana yang Diusulkan Gambar 5.2 Diagram Nol Sistem Informasi e-scm pada PT. Vigano 107 CiptaPerdana yang Diusulkan Gambar 5.3 Diagram Rinci Proses 1.0 Pemrosesan Laporan Penjualan 108 dan Persediaan Mingguan Gambar 5.4 Diagram Rinci Proses 2.0 Pembuatan Laporan Kumulatif 109 dan Aggregat Gambar 5.5 Diagram Rinci Proses 3.0 Pembuatan Laporan Analisa 110 Penjualan Gambar 5.6 Diagram Rinci Proses 4.0 Pemrosesan Surat Pesanan 111 Gambar 5.7 Diagram Rinci Proses 6.0 Pemrosesan Mutasi 112 Gambar 5.8 Diagram Hubungan Entitas 133 Gambar 5.9 Bagan Terstruktur Sistem Informasi e-supply Chain Management pada PT. Vigano CiptaPerdana 134 xii

10 Gambar 5.10 Bagan Terstruktur Subsistem Outlet 134 Gambar 5.11 Bagan Terstruktur Subsistem Outlet Modul Penjualan 135 Gambar 5.12 Bagan Terstruktur Subsistem Outlet Modul Pesanan Kecil 135 Gambar 5.13 Bagan Terstruktur Subsistem Outlet Modul Daftar Outlet 136 Gambar 5.14 Bagan Terstruktur Subsistem Outlet Modul Mutasi 136 Gambar 5.15 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasaran 136 Gambar 5.16 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasaran Modul Laporan 137 Kumulatif Gambar 5.17 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasaran Modul Laporan 137 Sejarah Penjualan Gambar 5.18 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasaran Modul Pesanan 138 Per Outlet Gambar 5.19 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasaran - Modul Otorisasi 138 Pesanan Kecil Gambar 5.20 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasaran Modul Perintah Mutasi 139 Gambar 5.21 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasok 139 Gambar 5.22 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasok Modul Pesanan 140 Kecil Gambar 5.23 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasok Modul Pesanan 140 Aggregat Gambar 5.24 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasok Modul Pesanan Per 141 Outlet Gambar 5.25 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasok Modul Laporan % Top Model Gambar 5.26 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasok - Laporan Sejarah 142 Penjualan Model Gambar 5.27 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasok - Laporan Penjualan 143 Aggregat Gambar 5.28 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasok - Laporan Persediaan Aggregat 144 Gambar 5.29 Bagan Terstruktur Subsistem Gudang 144 Gambar 5.30 Bagan Terstruktur Subsistem Gudang - Persediaan 145 Gambar 5.31 Bagan Terstruktur Subsistem Gudang - Pesanan Aggregat 145 Gambar 5.32 Bagan Terstruktur Subsistem Gudang - Pesanan Per Outlet 146 Gambar 5.33 Bagan Terstruktur Subsistem Gudang - Pesanan Kecil 146 Gambar 5.34 Draft Rancangan Layar Login 164 Gambar 5.35 Draft Rancangan Layar Menu Outlet 164 Gambar 5.36 Draft Rancangan Layar Outlet Laporan Penjualan 165 Gambar 5.37 Draft Rancangan Layar Outlet Detail Laporan Penjualan 165 Gambar 5.38 Draft Rancangan Layar Outlet Konfirmasi Laporan Penjualan 166 xiii

11 Gambar 5.39 Draft Rancangan Layar Outlet Pesanan Kecil 166 Gambar 5.40 Draft Rancangan Layar Outlet Konfirmasi Pesanan Kecil 167 Gambar 5.41 Draft Rancangan Layar Outlet Daftar Outlet 167 Gambar 5.42 Draft Rancangan Layar Outlet Permintaan Mutasi 168 Gambar 5.43 Draft Rancangan Layar Outlet Konfirmasi Permintaan 168 Mutasi Gambar 5.44 Draft Rancangan Layar Outlet Perintah Mutasi 169 Gambar 5.45 Draft Rancangan Layar Menu Pemasaran 169 Gambar 5.46 Draft Rancangan Layar Pemasaran Laporan Kumulatif 170 Penjualan Gambar 5.47 Draft Rancangan Layar Pemasaran Laporan Sejarah 170 Penjualan Gambar 5.48 Draft Rancangan Layar Pemasaran Pesanan Per Outlet 171 Gambar 5.49 Draft Rancangan Layar Pemasaran Detail Pesanan Per 171 Outlet Gambar 5.50 Draft Rancangan Layar Pemasaran Pesanan Kecil 172 Gambar 5.51 Draft Rancangan Layar Pemasaran Detail Pesanan Kecil 172 Gambar 5.52 Draft Rancangan Layar Pemasaran Mutasi 173 Gambar 5.53 Draft Rancangan Layar Pemasaran Detail Mutasi 173 Gambar 5.54 Draft Rancangan Layar Menu Gudang 174 Gambar 5.55 Draft Rancangan Layar Gudang Header Persediaan 174 Gambar 5.56 Draft Rancangan Layar Gudang Detail Persediaan 175 Gambar 5.57 Draft Rancangan Layar Gudang Pesanan Kecil 175 Gambar 5.58 Draft Rancangan Layar Gudang Detail Pesanan Kecil 176 Gambar 5.59 Draft Rancangan Layar Gudang Pesanan Aggregat 176 Gambar 5.60 Draft Rancangan Layar Gudang Pesanan Per Outlet 177 Gambar 5.61 Draft Rancangan Layar Gudang Detail Pesanan Per Outlet 177 Gambar 5.62 Draft Rancangan Layar Menu Pemasok (Laporan) 178 Gambar 5.63 Draft Rancangan Layar Menu Pemasok (Sejarah) 178 Gambar 5.64 Draft Rancangan Layar Menu Pemasok (Pesanan) 178 Gambar 5.65 Draft Rancangan Layar Pemasok Laporan Penjualan 179 Aggregat Gambar 5.66 Draft Rancangan Layar Pemasok Laporan Persediaan 179 Aggregat Gambar 5.67 Draft Rancangan Layar Pemasok Sejarah Penjualan Model 180 Gambar 5.68 Draft Rancangan Layar Pemasok Sejarah Penjualan 20% 180 Top Model Gambar 5.69 Draft Rancangan Layar Pemasok Pesanan Kecil 181 Gambar 5.70 Draft Rancangan Layar Pemasok Detail Pesanan Kecil 181 Gambar 5.71 Draft Rancangan Layar Pemasok Pesanan Per Outlet 182 Gambar 5.72 Draft Rancangan Layar Pemasok Detail Pesanan Per Outlet 182 Gambar 5.73 Draft Rancangan Layar Pemasok Pesanan Aggregat 183 xiv

12 Gambar 5.74 STD Login 183 Gambar 5.75 STD Menu Outlet 184 Gambar 5.76 STD Outlet Penjualan 184 Gambar 5.77 STD Outlet Pesanan Kecil 185 Gambar 5.78 STD Outlet Permintaan Mutasi 185 Gambar 5.79 STD Menu Pemasaran 186 Gambar 5.80 STD Pemasaran Laporan Kumulatif 186 Gambar 5.81 STD Pemasaran Laporan Sejarah 187 Gambar 5.82 STD Pemasaran Pesanan Per Outlet 187 Gambar 5.83 STD Pemasaran Pesanan Kecil 188 Gambar 5.84 STD Pemasaran Mutasi 188 Gambar 5.85 STD Menu Gudang 189 Gambar 5.86 STD Gudang - Header Persediaan 189 Gambar 5.87 STD Gudang Pesanan Per Outlet 190 Gambar 5.88 STD Gudang Pesanan Kecil 190 Gambar 5.89 STD Menu Pemasok 191 Gambar 5.90 STD Pemasok Pesanan Kecil 191 Gambar 5.91 STD Pemasok Pesanan Per Outlet 192 Gambar 5.92 STD Pemasok Sejarah Model 192 Gambar 5.93 STD Pemasok Sejarah Top 20 % 192 Gambar 5.94 STD Pemasok Laporan Penjualan Aggregat 193 Gambar 5.95 STD Pemasok Laporan Persediaan Aggregat 193 xv

13 DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1 Daftar Pertanyaan Wawancara Terstruktur Model Lima L.1 Kekuatan Porter Lampiran 2 Kuesioner Wawancara Faktor Eksternal dan Faktor Internal L.3 Lampiran 3 Kuesioner Wawancara Pembobotan Faktor Eksternal L.4 Lampiran 4 Kuesioner Wawancara Pemeringkatan Faktor Eksternal L.5 Lampiran 5 Kuesioner Wawancara Pembobotan Faktor Internal L.6 Lampiran 6 Kuesioner Wawancara Pemeringkatan Faktor Internal L.7 Lampiran 7 Laporan Penjualan Outlet Per Bulan L.8 Lampiran 8 Surat Pesanan Per Outlet L.9 Lampiran 9 Surat Retur-Mutasi Per Outlet L.10 xvi