STANDARD OPERATING PROCEDURE WAKIL MANAJEMEN

Transkripsi

1 No. Dokumen : FE-UNILA/SOP/2.1.A No. Revisi : 0 Tgl. Berlaku : 28 JULI 2011 Halaman : 1 dari 1 KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL NO. DOKUMEN FE-UNILA/SOP/2.1.A EDISI STATUS DOKUMEN NO. SALINAN 0 DISAHKAN OLEH NAMA JABATAN TANGGAL PROF. DR. SATRIA BANGSAWAN, SE., M.Si DEKAN 28 JULI 2011 TANDA TANGAN JL. Prof. Dr. Soemantri Brodjonegoro No. 1 Bandarlampung Telp. (0721) , Faks. (0721) fe@unila.ac.id, website :

2 No. Dokumen : No. Revisi : Tgl. Berlaku : Halaman : FE-UNILA/SOP/2.1.B 28 JULI dari 1 Lembaran Pengesahan DISAHKAN OLEH NAMA JABATAN TANGGAL PROF. DR. SATRIA BANGSAWAN, SE., M.Si DEKAN FE 28 JULI 2011 TANDA TANGAN JL. Prof. Dr. Soemantri Brodjonegoro No. 1 Bandarlampung Telp. (0721) , Faks. (0721) fe@unila.ac.id, website :

3 PEDOMAN MUTU No. Dokumen : Status Dokumen No. Revisi : Tgl. Berlaku : Halaman : FE-UNILA/PDM/ JULI dari 1 DAFTAR ISI BAGIAN URAIAN HALAMAN 1. LEMBAR PENGESAHAN 2. DAFTAR ISI 3. PENDAHULUAN 3.1. Profil Lembaga Sejarah Sumber Daya Kemahasiswaan Dan Lulusan Sumber Daya Manusia Nilai-nilai Tugas Dan Fungsi Gambaran dan Interaksi Proses Bisnis SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1. Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Pengendalian Dokumen Ruang Lingkup Penerapan Sistem Manajemen Mutu Persyaratan Standar yang Tidak Diterapkan TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1. Visi dan Misi Kebijkan Mutu Sasaran Mutu Struktur Organisasi Tanggung Jawab, Wewenang Dan Komunikasi Tanggung Jawab dan Wewenang Wakil Manajemen Kominikasi Internal Tinjauan Manajemen 5-5 JL. Prof. Dr. Soemantri Brodjonegoro No. 1 Bandarlampung Telp. (0721) , (0721) , Faks. (0721) mmfe@unila.ac.id, website :

4 PEDOMAN MUTU No. Dokumen : Status Dokumen No. Revisi : Tgl. Berlaku : Halaman : FE-UNILA/PDM/ JULI dari 1 BAGIAN URAIAN HALAMAN 6. SUMBER DAYA 6.1. Sumber Daya Manusia Infrastruktur dan Lingkungan Kerja REALISASI PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN 7.1. Perencanaan Pendidikan dan Pengajaran Proses Yang Berhubungan Dengan Pelanggan Pembelian Alat Pengajaran Pengendalian Proses Pendidikan Dan Pengajaran PEMANTAUAN, PENGUKURAN, ANALISA DAN PENYEMPURNAAN 8.1. Pemantauan dan Pengukuran Produk Pemantauan dan Pengukuran Proses Pengajaran Pemantauan dan Pengukuran Kepuasan Pelanggan Audit Internal Pemantauan dan Pengukuran Proses Pemantauan dan Pengukuran Produk Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Analisis Data Peningkatan Perbaikan Berkelanjutan Tindakan Perbaikan Tindakan Pencegahan LAMPIRAN-LAMPIRAN 9.1. Struktur Organisasi Kebijakan Mutu Sasaran Mutu Daftar Revisi Pedoman Mutu Referensi Silang JL. Prof. Dr. Soemantri Brodjonegoro No. 1 Bandarlampung Telp. (0721) , (0721) , Faks. (0721) mmfe@unila.ac.id, website :

5 S PENGEDALIAN DOKUMEN FE-UNILA/SOP/ JULI 2011 Tujuan Ruang Lingkup Untuk melakukan standarisasi penyusunan dan pengendalian seluruh dokumen, baik yang berkaitan dengan persyaratan ISO 9001:2008 maupun prosedur operasi standar yang berlaku di lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Lampung. Prosedur ini meliputi semua aktivitas pengendalian dokumen dan data dalam rangka penerapan sistem manajemen mutu di Fakultas Ekonomi Universitas Lampung. Difinisi Dokumen Internal : Dokumen yang dibuat dan ditetapkan oleh internal Fakultas Ekonomi Universitas Lampung, seperti Pedoman Mutu (PDM), Prosedur Mutu atau Standard Operating Procedure (SOP), Instruksi Kerja(IK), Formulir(FOM), dan Dokumen Pendukung(DPG). Dokumen Eksternal : Dokumen yang berasal dari luar Fakultas Ekonomi Universitas Lampung dan digunakan sebagai referensi dan acuan kerja. Salinan Terkendali : Dokumen mutu yang didistribusikan kepada personil yang telah ditetapkan dan apabila terjadi perubahan atas dokumen tersebut, Wakil Manajemen Mutu harus menyampaikan perubahan terbaru serta menarik dokumen yang tidak berlaku/tidak digunakan lagi. Salinan Tidak Terkendali : Dokumen mutu yang didistribusikan kepada personil tertentu yang sifatnya sebagai informasi. Apabila terjadi perubahan atas dokumen tersebut, Wakil Manajemen tidak berkewajiban menyampaikan perubahannya. Dok. referensi Pedoman Mutu( FE-UNILA/PDM/01) Daftar Induk Dokumen Internal Daftar Induk Dokumen Eksternal Usulan penerbitan/perubahan dokumen Catatan Mutu Bukti Penerimaan Dokumen Daftar distribusi dokumen Bukti Penarikan Dokumen FE-UNILA/FOM/ FE-UNILA/FOM/ FE-UNILA/FOM/ FE-UNILA/FOM/3.1.2 FE-UNILA/FOM/3.1.1 FE-UNILA/FOM/ dari 1

6 S PENGEDALIAN DOKUMEN FE-UNILA/SOP/ JULI 2011 Uraian Prosedur: 1. Penerbitan Dokumen 1. Semua personil (manajemen, staf sekretariat, dan dosen) dapat mengusulkan penerbitan dokumen berkaitan dengan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu Fakultas Ekonomi Universitas Lampung dengan menggunakan formulir usulan penerbitan/perubahan dokumen disertai draft dokumen yang diusulkan. Format dokumen mengikuti aturan tentang Format penyusunan dokumen dan sistem penomoran mengikuti aturan penomoran dokumen(dokumen Pendukung Format Penyusunan Dokumen) 2. Tim Penjaminan Mutu mereview draft dokumen, bila tidak diperlukan draft dokumen dikembalikan kepada karyawan/pihak yang mengajukan. Bilamana draf dokumen tersebut diperlukan, Tim Penjaminan Mutu meninjau dan memeriksa draf dokumen yang telah disusun untuk dicocokkan kesesuaiannya dengan ketentuan yang berlaku. Apabila telah sesuai dokumen diserahkan kepada Pemeriksa proses. 3. Pemeriksa proses memeriksa dokumen dan mencantumkan tanggal pemeriksaannya. 4. Dokumen yang telah diperiksa oleh Pemeriksa proses diserahkan kepada Penyetuju proses untuk disetujui dan dicantumkan tanggal penyetujuannya. 5. Tim Penjaminan Mutu menerbitkan, mendistribusikan dokumen dengan cara memperbanyak atau membuatkan template. 2. Penggandaan dan Pendistribusian Dokumen 1. Tim Penjaminan Mutu menggandakan dokumen dengan cara meng-copy dokumen master. Jumlah penggandaan disesuaikan dengan kebutuhan kepada siapa penggandaan tersebut dimaksudkan. 2. Tim Penjaminan Mutu menetapkan jenis salinan yang diperlukan. Jenis dokumen terdiri dari: a. Master. b. Salinan Terkendali. c. Hanya Untuk Informasi(salinan tidak terkendali). 3. Tim Penjaminan Mutu membubuhkan stempel berwarna Biru pada setiap lembar dokumen master dan salinan untuk infomasi. Khusus untuk salinan terkendali dibubuhi nomor salinan pada halaman judul mengacu kepada daftar sirkulasi salinan terkendali. 2 dari 2

7 S PENGEDALIAN DOKUMEN FE-UNILA/SOP/ JULI Tim Penjaminan Mutu mendistribusikan dokumen mutu sesuai dengan peruntukannya disertai Bukti Penerimaan Dokumen. 5. Penerima dokumen mutu segera menandatangani Bukti Penerimaan Dokumen dan menyampaikan kembali ke Pengendali dokumen. 6. Tim Penjaminan Mutu menyimpan Bukti Penerimaan Dokumen atas penyampaian dokumen 3. Perubahan Dokumen 1. Manajemen, Dosen dan Pegawai dapat mengusulkan perubahan atas dokumen mutu dengan tujuan untuk perbaikan dan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu. Usulan tersebut dituangkan dalam formulir Usulan Penerbitan/Perubahan Dokumen disertai draft usulan perubahan. Format dokumen mengikuti aturan tentang format penyusunan dokumen dan penomoran sesuai nomor dokumen master yang dirubah. 2. Nomor revisi ditulis 1, 2, 3 dan seterusnya sesuai urutan revisi dokumen. Halaman revisi ditulis sama dengan halaman dokumen mutu yang dirubah. Apabila hasil revisi menyebabkan halaman bertambah, nomor halaman revisi sesuai jumlah halaman hasil revisi. Tanggal berlaku dituliskan tanggal saat kapan perbaikan dokumen mutu tersebut akan diberlakukan. 3. Proses penerbitan dokumen perubahan sesuai dengan aturan penerbitan dokumen (poin 1 tentang Penerbitan Dokumen). 4. Tim Penjaminan Mutu menarik dokumen yang tidak terpakai lagi (dokumen kadaluarsa) dengan menggunakan formulir Bukti Penarikan Dokumen. 5. Tim Penjaminan Mutu memusnahkan dokumen yang sudah tidak terpakai lagi dan mengisi Berita Acara Pemusnahan Dokumen. Untuk arsip hanya diadministrasikan melalui dokumen yang berada di Tim Penjaminan Mutu dan diberi stempel KADALUARSA berwarna biru. 3 dari 3

8 S PENGEDALIAN DOKUMEN FE-UNILA/SOP/ JULI Pengendalian Dokumen 1. Semua dokumen baik internal maupun dari eksternal yang digunakan oleh setiap bagian di Fakultas Ekonomi Universitas Lampung harus didaftarkan kepada Tim Penjaminan Mutu, untuk dimasukan kedalam daftar induk dokumen. 2. Bidang Kerja dan atau Atasan langsung bidang kerja terkait harus memastikan dokumen yang digunakan dalam proses kerja pada bagian tersebut terpelihara dan tersimpan dengan baik. 3. Setiap ada perubahan atau penambahan dokumen referensi/eksternal, Manajemen harus memastikan hal tersebut dilaporkan kepada Tim Penjaminan Mutu untuk diregister dalam daftar induk dokumen. 5. Lampiran Tidak ada 4 dari 4

9 PENGEDALIAN ARSIP FE-UNILA/SOP/ JULI 2011 Tujuan Ruang Lingkup Difinisi Dok. referensi Arsip Memastikan Arsip yang merupakan bukti penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001: 2008 di Program Fakultas Ekonomi Universitas Lampung terkendali secara efektif dan efisien. Prosedur ini berlaku dalam kegiatan pengendalian semua Arsip dalam rangka penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001: 2008 Fakultas Ekonomi Universitas Lampung. Arsip adalah Dokumen yang berisikan bukti pemenuhan atas persyaratan atau bukti pelaksanaan suatu kegiatan. Tidak ada 1. Daftar Arsip 2. Form Permohonan Pemusnahan Arsip 3. Berita Acara Pemusnahan Arsip Uraian Prosedur: 1. Identifikasi Arsip 1. Wakil manajemen, Kabag TU, dan Ketua Jurusan memastikan bahwa semua Arsip yang digunakan di setiap bagian teridentifikasi. 2. Hasil identifikasi tercatat dalam daftar Arsip dan disimpan sebagai arsip Wakil manajemen, Kabag TU, dan Ketua Jurusan. Kabag TU dan Ketua Jurusan menyerahkan copy daftar arsip kepada Wakil Manajemen. 2. Pengendalian Arsip 1. Wakil manajemen memastikan bahwa Arsip tersimpan dengan cara dikelompokkan untuk setiap jenis Arsip dan diberikan identifikasi, periode waktu dan metode penyimpanan, proteksi dan masa retensi Arsip dimaksud. 2. Tempat penyimpanan Arsip harus dapat dipastikan bahwa Arsip terlindung dari kerusakan dan lokasi jelas sehingga mudah dan cepat untuk pengambilannya bilamana diperlukan. 3. Untuk Arsip yang telah melewati masa simpannya, maka penanggungjawab arsip mengajukan permohonan pemusnahan arsip kepada Wakil Manajemen. 1 dari 1

10 PENGEDALIAN ARSIP FE-UNILA/SOP/ JULI Wakil Manajemen bersama Tim Penjaminan Mutu mereview permohonan pemusnahan arsip. Apabila hasil kajian merekomendasikan untuk dimusnahkan maka Wakil Manajemen mengajukan permohonan pemusnahan arsip kepada Dekan. 5. Dekan memutuskan permohonan pemusnahan, bila hasil keputusan arsip akan dimusnahkan maka 3. Lampiran Wakil Manajemen menerbitkan Berita Acara Pemusnahan Arsip. Tidak ada 2 dari 2

11 AUDIT INTERNAL FE-UNILA/SOP/ JULI 2011 Tujuan Ruang Lingkup Difinisi Dok. referensi Lampiran Memastikan pelaksanaan audit internal dilaksanakan secara efektif guna memastikan kesesuaian terhadap persyaratan ISO 9001:2008. Pelaksanaan audit internal pada penerapan sistem manajemen mutu di Fakultas Ekonomi Universitas Lampung. a. Audit: Proses yang sistematik, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti dan mengevaluasinya untuk menentukan apakah kriteria yang telah ditetapkan terpenuhi atau tidak. b. Auditor: Personal yang telah terlatih untuk melakukan kegiatan audit. c. Auditee: Personal yang bertanggung jawab atas area yang diaudit. d. JadwalAudit: Kumpulan atau lebih audit yang direncanakan untuk suatu kerangka waktu yang spesifik dan diarahkan kepada suatu tujuan yang spesifik e. Kriteria audit: Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang digunakan sebagai rujukan f. Buktiaudit: Catatan, bukti atau informasi lainnya yang relevan terhadap kriteria audit g. Temuanaudit: Hasil-hasil evaluasi bukti audit yang dikumpulkan dibandingkan dengan kriteria audit 1. Pedoman Mutu 2. Prosedur Tindakan Perbaikan(FE-UNILA/SOP/2.1.6) 3. Prosedur Tindakan Pencegahan(FE-UNILA/SOP/2.1.5) 4. Panduan audit tim monev Universitas Lampung. 5. ISO 19011:2002 Guidlines for quality and/or environmental Management System Auditing. 1. Jadual Audit Internal 2. Laporan Audit Internal 3. Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 4. Pemantauan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 5. Daftar Pertanyaan Audit Internal 1 dari 1

12 AUDIT INTERNAL FE-UNILA/SOP/ JULI 2011 Uraian Prosedur: 1. Jadual Audit 1. Wakil manajemen setiap tahun harus membuat Jadwal Audit Internal (FE-UNILA/FOM/3.1.5). Jadual harus berdasarkan hasil temuan audit sebelumnya dan tingkat urgensi suatu area serta harus mencakup seluruh ruang lingkup penerapan sistem manajemen mutu. 2. Jadual audit tahunan tersebut harus disahkan oleh Dekan. Wakil Manajemen harus meninjau jadwal audit setiap bulannya dan harus memperbaharuinya berdasarkan kinerja dari sistem manajemen mutu dan temuan audit sebelumnya. 2. Penunjukan Tim Audit Internal 1. Wakil Manajemen menetapkan auditor-auditor audit internal yang akan melakukan kegiatan audit sesuai dengan prosedur ini. Kualifikasi minimal yang harus dimiliki oleh auditor mutu internal adalah sebagai berikut: a) Telah mengikuti pelatihan audit internal dan terdaftar dalam formulir Daftar Auditor. b) Memiliki pengetahuan yang memadai mengenai sistem manajemen mutu ISO 9001: c) Memiliki pengalaman kerja di Fakultas Ekonomi Universitas Lampung minimal 1 Tahun. 2. Wakil Manajemen menunjuk ketua tim audit untuk mengkoordinir kegiatan audit internal. Ketua tim audit internal dengan kualifikasi sebagai berikut: a) Telah mengikuti pelatihan audit mutu internal. b) Memiliki pengetahuan yang memadai mengenai sistem manajemen mutu ISO 9001: c) Memiliki pengalaman kerja yang memadai, sehingga mempunyai wawasan mendalam mengenai sistem kerja dan produk Fakultas Ekonomi Universitas Lampung minimal 1,5 tahun. 3. Perencanaan dan Persiapan Audit 1. Satu minggu sebelum jadual pelaksanaan audit, Wakil Manajemen harus menunjuk tim audit dan menetapkan ketua tim audit. Tim audit dibentuk dengan surat penunjukkan dari Dekan. Surat penunjukkan meliputi: area yang akan diaudit, jangka waktu pelaksanaan dan Ketua Tim audit. 2 dari 2

13 AUDIT INTERNAL FE-UNILA/SOP/ JULI 2011 Catatan : Auditor harus independen dan tidak boleh mengaudit hasil kerjanya sendiri atau area tanggung jawabnya. 2. Ketua tim harus menghubungi auditee dan merencanakan waktu yang tepat untuk pelaksanaan audit. Setelah konfirmasi mengenai waktu pelaksanaan audit, auditor harus menyiapkan daftar pertanyaan, untuk dijadikan pedoman dalam pelaksanaan audit. Daftar pertanyaan harus disiapkan dengan menggunakan formulir Daftar Pertanyaan Audit(FE-UNILA/FOM/3.1.6). 4 Pelaksanaan Audit 1. Pelaksanaan audit dimulai dengan rapat pembukaan yang dipimpin oleh ketua tim audit. Setelah pembukaan, tim audit dengan para auditee harus memeriksa bukti-bukti obyektif yang dihasilkan dari pelaksanaan sistem manajemen mutu pada area tersebut. Auditor harus mencatat semua bukti-bukti obyektif dalam daftar pertanyaan. 2. Apabila diketemukan penyimpangan atau ketidaksesuaian, maka auditor harus mengkonfirmasikan pada auditee disertai bukti-bukti obyektif yang ada. 3. Setelah pelaksanaan audit selesai, tim audit harus melakukan rapat penutupan untuk mempresentasikan hasil-hasil temuan audit mutu internal kepada para auditee. 4. Temuan yang berupa ketidaksesuaian harus dicatat dalam formulir Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dan harus dipastikan auditee mengerti atas ketidaksesuaian yang terjadi, guna proses penyelesaiannya. 5. Auditee berkewajiban untuk menginvestigasi penyebab ketidaksesuaian, merencanakan tindakan 5. Pelaporan perbaikan atas ketidaksesuaian yang ditemukan dan menentukan batas waktu penyelesaiannya.(setiap ketidaksesuaian harus ditindaklanjuti sesuai Prosedur Tindakan Perbaikan). 1. Ketua tim harus membuat laporan audit sesuai area audit dan temuan audit dengan menggunakan formulir Laporan Audit Internal dan didistribusikan kepada auditee. 2. Salinan dari laporan audit beserta semua catatan-catatan audit yang digunakan, seperti daftar 3 dari 3

14 AUDIT INTERNAL FE-UNILA/SOP/ JULI 2011 pertanyaan, laporan ketidaksesuaian dan catatan-catatan lainnya yang relevan harus diserahkan kepada Wakil Manajemen paling lambat 6 hari kerja setelah audit selesai dilaksanakan. 6. Tindak Lanjut Audit 1. Wakil Manajemen meregister semua temuan ketidaksesuaian hasil audit mutu internal dalam formulir Pemantauan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan. 2. Wakil Manajemen memastikan dilakukannya verifikasi atas temuan audit sesuai dengan batas waktu penyelesaian yang telah ditetapkan. 3. Auditor memverifikasi tindak lanjut atas temuan audit internal dan dapat memastikan status akhir dari temuan audit. 4. Wakil Manajemen membuat laporan yang komprehensif atas hasil audit mutu internal kepada manajemen untuk evaluasi pada Rapat Manajemen. Catatan : Laporan ini harus memuat antara lain, ringkasan pelaksanaan audit, temuan audit (yang positif dan perlu ditingkatkan), kecenderungan permasalahan yang terjadi atau mungkin terjadi, perbandingan dengan hasil audit yang lalu dan kesimpulan hasil audit. 4 dari 4

15 PENGENDALIAN PRODUK KETIDAKSESUAIAN FE-UNILA/SOP/ JULI 2011 Tujuan Memastikan tindakan yang dilakukan atas produk yang tidak sesuai dengan persyaratan telah diidentifikasi, didokumentasi dan dipisahkan serta ditangani cara yang efektif dan efisien. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku untuk tindakan yang dilakukan atas terjadinya ketidaksesuaian produk. Difinisi Produk yang tidak sesuai : Kondisi dimana parameter produk tidak sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. Dok. referensi 1. Prosedur Tindakan Perbaikan. 2. Prosedur Tindakan Pencegahan Catatan Mutu 1. Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan Uraian Prosedur: 1. Identifikasi Produk yang Tidak Sesuai 1. Setiap adanya ketidaksesuaian atas produk yang terjadi harus dilaporkan secepatnya pada penanggung jawab proses dimana produk tidak sesuai tersebut terjadi. 2. Penanggung jawab proses melakukan identifikasi atas produk yang tidak sesuai dengan cara yang mudah dipahami sehingga dapat membedakan antara produk yang tidak sesuai dengan produk yang sesuai 2. Penanganan Produk yang Tidak Sesuai 1. Setelah menerima Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dan melakukan identifikasi, penanggung jawab proses harus mengambil tindakan sesuai dengan ketidaksesuaian yang terjadi dan pengaruhnya pada mutu produk. Ketidaksesuaian produk yang terjadi serta keputusan atas tindakan yang dilakukan atas ketidaksesuaian tersebut harus dicatat di Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan. 2. Setiap tindakan yang dilakukan berkaitan dengan terjadinya ketidaksesuaian produk harus mengacu pada kepentingan akan pemenuhan kepuasan pelanggan dan Peraturan Akademik Universitas Lampung. 3. Apabila tindakan yang harus dilakukan diluar kewenangan, maka hal tersebut harus secepatnya dilimpahkan kepada pejabat lain di atasnya sesuai hirarki tanggung jawab yang berlaku(struktur organisasi). 3. Tindaklanjut atas Ketidaksesuaian Produk 1. Penanggung jawab proses yang mengambil keputusan atas ketidaksesuaian produk yang terjadi harus menyerahkan Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang telah diisi kepada atasannya. 1 dari 1

16 PENGENDALIAN PRODUK KETIDAKSESUAIAN FE-UNILA/SOP/ JULI Wakil Manajemen harus meninjau ketidaksesuaian yang terjadi serta keputusan yang telah diambil guna menentukan tindak lanjut yang harus dilakukan berdasarkan pengaruh ketidaksesuaian tersebut atas pencapaian sasaran mutu dan kepuasan pelanggan. 3. Apabila ketidaksesuaian tersebut perlu dianalisa lebih jauh, maka Wakil Manajemen harus membahas ketidaksesuaian tersebut lebih dalam lagi dengan bagian yang terkait. (tata cara dalam prosedur tindakan perbaikan atau prosedur tindakan pencegahan dapat diterapkan sebagai panduan). 4. LAMPIRAN Tidak ada 2 dari 2

17 TINDAKAN PENCEGAHAN FE-UNILA/SOP/ JULI 2011 Tujuan Ruang Lingkup Difinisi Memastikan tindakan pencegahan atas ketidaksesuaian yang mungkin akan terjadi pada produk, proses dan sistem manajemen mutu direncanakan dan dilaksanakan dengan cara yang efektif dan efisien. Prosedur ini berlaku untuk tindakan pencegahan ketidaksesuaian yang mungkin akan terjadi dilingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Lampung yang berkaitan dengan produk, proses dan sistem manajemen mutu. 1. Tindakan pencegahan: Suatu tindakan yang diambil karena adanya indikasi kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian atas produk, proses dan sistem. Tindakan ini dilakukan guna mencegah ketidaksesuaian terjadi. 2. Produkyangtidaksesuai : Dok. referensi Arsip Kondisi dimana parameter produk tidak sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. 1. Prosedur Tindakan Pencegahan. 2. Peraturan Akademik Universitas Lampung. 1. Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan. 2. Pemantauan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan Uraian Prosedur: 1. Identifikasi Ketidaksesuaian 1. Wakil Manajemen harus memastikan semua karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Lampung memahami cara penggunaan formulir Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan. 2. Semua manajemen, dosen, staf sekretariat Fakultas Ekonomi Universitas Lampung dapat mengusulkan dilaksanakannya suatu tindakan pencegahan berdasarkan data atas produk, proses atau sistem yang ada. Catatan: Data yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi adanya kemungkinan akan terjadinya potensi ketidaksesuaian dapat meliputi antara lain: komentar tamu, analisa pasar, output tinjauan manajemen, umpan balik dari pelanggan, hasil audit dan data lainnya yang relevan. 3 Setiap kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian harus ditulis sesuai dengan formulir Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dan diserahkan kepada Wakil Manajemen. 1 dari 1

18 TINDAKAN PENCEGAHAN FE-UNILA/SOP/ JULI Wakil Manajemen harus memastikan formulir tindakan perbaikan dicatat dalam formulir Pemantauan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan. 2. Tindaklanjut atas Tindakan Pencegahan 1. Wakil Manajemen harus memastikan dilakukannya peninjauan atas kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian yang dilaporkan, bila diperlukan dapat mengundang personil dari bagian lain terkait. 2. Hasil peninjauan ini harus dapat menentukan penyebab dari kemungkinan ketidaksesuaian yang akan terjadi tersebut. 3. Wakil Manajemen harus memastikan dilakukannya evaluasi untuk menetapkan kebutuhan dan jangkauan atas tindakan yang harus dilakukan untuk memastikan ketidaksesuaian tersebut tidak terjadi. 4. Wakil Manajemen beserta dengan pemimpinan terkait harus memastikan tindakan apa yang harus dilakukan dan memastikan tindakan tersebut diterapkan. 5. Wakil Manajemen harus memastikan hasil atas tindakan yang dilakukan dicatat guna proses peninjauan efektifitas tindakan yang dilakukan. 3. LAMPIRAN Tidak ada 2 dari 2

19 TINDAKAN PERBAIKAN FE-UNILA/SOP/ JULI 2011 Tujuan Ruang Lingkup Difinisi Dok. referensi Catatan Mutu Memastikan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian yang terjadi pada produk, proses dan sistem manajemen mutu direncanakan dan dilaksanakan dengan cara yang efektif dan efisien. Prosedur ini berlaku untuk tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian yang terjadi dilingkungan Magister Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Lampung yang berkaitan dengan produk, proses dan sistem manajemen mutu. 1. Tindakan perbaikan : Suatu tindakan yang diambil karena terjadinya ketidaksesuaian atas produk, proses dan sistem guna menghilangkan akar penyebab ketidaksesuaian tersebut dan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian tersebut dimasa mendatang. 2. Auditee Pihak yang menjadi obyek audit 1. Tidak ada 1. Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 2. Pemantauan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan(FE-UNILA/FOM/3.1.13) Uraian Prosedur: 1. Identifikasi Ketidaksesuaian 1. Wakil Manajemen mutu harus memastikan semua karyawan memahami cara penggunaan formulir Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan(FE-UNILA/FOM/3.1.8) 2. Semua karyawan sebagai inisiator dapat mengusulkan dilaksanakannya suatu tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian yang terjadi. Catatan: Ketidaksesuaian dapat terjadi karena keluhan pelanggan, produk yang tidak sesuai dengan persyaratan, penyimpangan pelaksanaan suatu proses atau sistem yang telah ditetapkan dan sumbersumber ketidaksesuaian lainnya yang dapat menyebabkan menurunnya mutu produk. 1 dari 1 1 dari 1

20 TINDAKAN PERBAIKAN FE-UNILA/SOP/ JULI Setiap ketidaksesuaian harus ditulis sesuai dengan formulir Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (Form Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan) dan diserahkan kepada Wakil Manajemen mutu. 4. Wakil Manajemen harus memastikan formulir permintaan tindakan perbaikan dicatat dalam formulir Pemantauan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 2. Tindaklanjut atas Ketidaksesuaian 1. Wakil Manajemen mutu/auditee harus memastikan dilakukannya peninjauan atas ketidaksesuaian yang dilaporkan dengan mengisi formulir Pemantauan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FE- UNILA/FOM/3.1.8), bila diperlukan dapat mengundang personal dari bagian terkait. 2. Hasil peninjauan ini harus dapat menentukan penyebab dari ketidaksesuaian yang terjadi. 3. Wakil Manajemen mutu/auditee harus memastikan dilakukannya evaluasi untuk menetapkan kebutuhan dan jangkauan atas tindakan yang harus dilakukan untuk memastikan ketidaksesuaian tersebut tidak terulang lagi. 4. Wakil Manajemen mutu/auditee beserta dengan karyawan terkait harus memastikan tindakan apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan ketidaksesuaian yang terjadi dan memastikan penerapannya. 5. Wakil Manajemen mutu/auditee harus memastikan hasil atas tindakan yang dilakukan dicatat guna proses peninjauan efektifitas tindakan yang dilakukan. 3. Lampiran Tidak ada. 2 dari 2 2 dari 2