SOP Standard Operating Procedure

Transkripsi

1 In.08-PS R-0-1dari6 1. Definisi : Sistem audit internal merupakan kegiatan audit mutu yang dilaksanakan secara internal di Institut Agama Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi sesuai dengan yang dipersyaratakan dalam ISO 9001: Tujuan : Untuk mengatur verifikasi pelaksanaan dan efektifitas penerapan sistem mutu di IAIN Sulthan Thaha Saifuddin 3. Ruang Lingkup : Sistem Manajemen Mutu yang berlaku di Institut Agama Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi 4. Referensi : 4.1 Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu Prosedur Tinjaunan Manajemen Statuta IAIN STS Jambi Buku Pedoman Akademik IAIN STS Jambi Kelender Akademik IAIN STS Jambi 5. Distribusi : Semua pemegang dokumen terkendali 6. Prosedur : 6.1 Umum Kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) dilaksanakan 1 (satu) kali dalam semester / 6 (enam) bulan sekali. KPM bertanggung jawab atas koordinasi pelaksanaan AMI dibantu oleh SPM dan KAMI KPM bersama-sama dengan SPM dan KAMI menyusun Rencana Tahunan AMI (siklus audit) (In.08-FM-PS-04-01) Paling lambat 2 (dua) minggu sebelum pelaksanaan AMI, SPM dan KAMI menyusun Jadwal Pelaksanaan AMI dengan mengisi formulir (In.08-FM-PS-04-02). : 6.2 Auditor KPM menentukan Auditor-auditor mutu internal untuk melaksanakan audit mutu internal. Nama Auditor-auditor yang ditunjuk, dicatat dalam Jadwal Pelaksanaan AMI (In.08- FM-PS-04-02) untuk diajukan ke Rektor.

2 In.08-PS R-0-2dari Auditor yang ditunjuk tidak boleh memiliki keterkaitan tanggung jawab dengan lingkup prosedur yang diauditnya. Auditor yang ditunjuk adalah yang sudah pernah mengikuti pelatihan audit sistem mutu ISO 9001:2008 dan diberikan SK oleh Rektor untuk 1 (satu) periode AMI dicatat dalam daftar auditor (In.08-FM-PS-04-03) Setelah disetujui oleh KPM, KAMI bertanggung jawab mengumumkan dan mendistribusikan Jadwal Pelaksanaan AMI (In.08-FM-PS-04-02) kepada para Auditor dan Auditee paling lambat satu minggu sebelum pelaksanaan AMI Auditor maupun Auditee yang berhalangan pada waktu yang ditentukan harus mengkonfirmasikan waktu pengganti pada KAMI, minimal 2 (dua) hari sebelum jadwal Pelaksanaan AMI yang ditentukan semula dan dilaporkan kepada KPM KPM menunjuk Auditor pengganti dan diberi SK oleh Rektor untuk satu priode AMI Auditor - auditor yang ditunjuk segera menyiapkan daftar pertanyaan berdasarkan: dokumen - dokumen sistem mutu yang terkait. temuan - temuan audit mutu yang lalu Daftar Pertanyaan Audit Mutu dibuat dengan mengisi formulir (In.08-FM-PS-04-03) : 6.3 Pelaksanaan Audit Menjelang pelaksanaan AMI, KAMI mengkoordinasikan rapat pembukaan AMI yang dihadiri oleh KPM dan SPM, Auditor dan Auditee. Rapat pembukaan dimaksudkan untuk memberikan penjelasan pelaksanaan AMI AMI dilakukan oleh Auditor dengan memeriksa bukti - bukti penerapan sistem mutu yang dilakukan oleh Auditee berdasar Daftar Pertanyaan Audit Mutu (In.08-FM-PS-04-03) yang sudah disiapkan sebelumnya. Bukti-bukti yang diperiksa harus cukup untuk dapat meyakinkan bahwa penerapan sistem mutu telah dijalankan dengan baik.

3 In.08-PS R-0-3dari Temuan - temuan Auditor diklasifikasikan sebagai berikut: a. sesuai : bila penerapan sistem mutu oleh Auditee sudah sesuai sebagaimana yang ditentukan dalam dokumen sistem mutu, b. observasi : bila diperlukan peningkatan atas penerapan sistem mutu yang sudah dilaksanakan oleh Auditee, atau hasil pengamatan umum Auditor terhadap cara kerja Auditee c. minor : bila penerapan sistem mutu oleh Auditee belum sesuai (menyimpang) dengan ketentuan yang ada dalam dokumen sistem mutu, ketidaksesuaian yang ditemukan dapat segera diperbaiki,dan/tidak merugikan pelanggan, d. major : bila Auditee tidak melaksanakan/ menerapkan sistem mutu sebagaimana ditentukan dalam dokumen sistem mutu Auditor dapat mencatat semua hasil audit dalam formulir Daftar Pertanyaan Audit Mutu (In.08-FM-PS-04-03) Untuk temuan yang berkualifikasi minor, major dan observasi, Auditor mencatat uraian temuan tersebut dalam formulir Laporan Temuan Audit Mutu (In.08-FM- PS-04-04) Auditee mengajukan cara perbaikan dan cara pencegahan terulangnya ketidaksesuaian yang ditemukan serta batas waktu perbaikan yang dijanjikan dengan persetujuan Auditor terkait Auditor dan Auditee mencantumkan nama dan tandatangannya dalam formulir Laporan Temuan Audit Mutu (In.08-FM-PS-04-04) pada kolom-kolom yang sesuai Laporan Temuan Audit Mutu (In.08-FM-PS-04-04) dibuat rangkap dua, Auditee yang bersangkutan mengarsipkan satu salinannya, Auditor menyerahkan arsip asli kepada KAMI untuk dicatat dalam Registrasi AMI (In.08-FM-PS-04-05) Auditee melakukan perbaikan ketidaksesuaian dengan cara

4 In.08-PS R-0-4dari6 dan dalam jangka waktu yang telah disepakati dalam formulir Laporan Temuan Audit Mutu (In.08-FM-PS-04-04) Bila temuan AMI tidak dapat segera diperbaiki karena berkaitan dengan kebijaksanaan Institut, maka Auditor dengan sepengetahuan Pimpinan Unit terkait harus menginformasikan temuan audit tersebut kepada KAMI dan SPM untuk dibawakan dalam tinjauan managemen terdekat KAMI bertanggung jawab mengkonfirmasikan kepada para Auditor mengenai waktu pemeriksaan ulang hasil perbaikan dengan menyerahkan kembali arsip asli formulir Laporan Temuan Audit Mutu (In.08-FM-PS-04-04) yang sudah diregistrasi, kepada Auditor yang bersangkutan. : 6.4 Pemeriksaan Hasil Audit Pemeriksaan hasil perbaikan harus dilakukan oleh Auditor semula, paling lambat satu minggu setelah tanggal perbaikan yang dijanjikan Auditee. Bila berhalangan, Auditor yang bersangkutan harus menginformasikan hal tersebut kepada KAMI. KAMI mengajukan kepada KPM untuk menentukan Auditor pengganti Hasil pemeriksaan perbaikan harus dicatat oleh Auditor dalam arsip asli formulir Laporan Temuan Audit Mutu (In.08-FM-PS-04-04) pada kolom laporan verifikasi hasil perbaikan. Bila hasil perbaikan belum sesuai maka temuan tersebut dilaporkan kepada Pimpinan Unit terkait oleh KAMI. 6.5 Pelaporan Audit Arsip asli Laporan Temuan Audit Mutu (In.08-FM-PS-04-04) di atas, diserahkan kembali oleh Auditor kepada SPM untuk dicatat dalam Registrasi AMI (In.08-FM-PS-04-05), Hasil Pelaksanaan Audit Mutu Internal (In.08-FM-PS ) dan Rangkuman Pelaksanaan Audit Mutu Internal (In.08-FM-PS-04-07) KPM melaporkan hasil pelaksanaan AMI dalam RTM (Rapat Tinjauan Manajemen) yang terdekat waktu pelaksanaannya. Dalam RTM tersebut dibahas temuantemuan hasil audit, beserta cara perbaikan dan pencegahan

5 In.08-PS R-0-5dari6 terulangnya masalah yang sama. Hasil pembahasan AMI dalam rapat tersebut dicatat dalam Notulen Rapat (In.08- FM-PS-05-07) AMI ad-hoc dapat dilaksanakan diluar rencana tahunan bila: a. karena suatu hal, dipandang perlu oleh KPM dan b. untuk persiapan audit eksternal (Badan registrasi, dsb). 6.6 Pengecualian Apabila pelaksanaan/laporan Audit dianggap kurang memuaskan, maka KPM berwenang untuk melakukan audit ulang Apabila terdapat perselisihan pendapat dalam penentuan jenis temuan audit antara tim audit/auditor dengan auditee, maka keputusan akhir diambil oleh KPM. 7. Lampiran : 7.1 Rencana Tahunan AMI In.08-FM-PS Jadwal Pelaksanaan AMI In.08-FM-PS Daftar Pertanyaan Audit Mutu In.08-FM-PS Laporan Temuan Audit Mutu In.08-FM-PS Registrasi AMI In.08-FM-PS Hasil Pelaksanaan AMI In.08-FM-PS Rangkuman Pelaksanaan AMI In.08-FM-PS Disiapkan Oleh: Pengendali Sistem Mutu Firza Kurnaiawati A, SE, MM Disahkan Oleh: Rektor Diperiksa Oleh: Kepala Perwakilan Manajemen

6 In.08-PS R-0-6dari6 Dr. H. Hadri Hasan, MA Iskandar, M.Pd, Ph.D