STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIMAL PRESS

Transkripsi

1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIMAL PRESS UNIVERSITAS MALIKUSSALEH LHOKSEUMAWE 2015

2 KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allah SWT, karena dengan rahmat dan hidayahnya penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Unimal Press Universitas Malikussaleh telah dapat terselesaikan. Standar Operasional Prosedur (SOP) ini merupakan petunjuk teknis pelaksanaan kegiatan di Unimal Press. Standar Operasional Prosedur (SOP) ini adalah bertujuan untuk mempermudah dalam pelaksanaan setiap kegiatan di Unimal Press Universitas Malikussaleh. Selain itu, dengan adanya petunjuk teknis ini, transparansi, ketertiban administrasi dan pelaksanaan tugas pada berbagai kegiatan/program di Unimal Press diharapkan dapat tercapai. Kami berharapan Standar Operasional Prosedur (SOP) ini bisa membantu dalam menjalankan mekanisme perencanaan dan pelaksanaan tugas di Unimal Press Universitas Malikussaleh. Namun jika masih terdapat kekurangan-kekurangan dalam penyusunannya, maka kritik dan saran dari berbagai pihak sangat kami harapkan untuk kesempurnaan Standar Operasional Prosedur (SOP) ini di masa yang akan datang. Akhirnya kami tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan buku Standar Operasional Prosedur (SOP) ini. Semoga buku ini dapat mencapai sasarannya dan bermanfaat dalam memperlancar penyelenggaraan informasi di Unimal Press Universitas Malikussaleh. Reuleut, Desember 2015 Tim penyusun BJM UNIMAL PRESS i

3 DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... ii REVIEW PROFIL UNIMAL PRESS DI SITUS WEB UNIMAL PRESS... 1 PENERIMAAN NASKAH BUKU... 3 PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN... 5 REVIEW NASKAH PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI BJM UNIMAL PRESS ii

4 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL : AREA : UPT. UNIMAL PRESS STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) JUDUL REVIEW PROFIL UNIMAL PRESS DI : SITUS WEB UNIMAL PRESS Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Kode : BJM.UPT-III/SOP-001 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Prosedur ini menjelaskan penerapan sistem terkait review profil Unimal Press di situs web Unimal Press yang dilakukan secara terencana dan terkendali. Tindakan review bertujuan untuk mengulas dan menimbang segala informasi yang ada pada situs web Unimal Press. 2. DEFINISI : Review profil Unimal Press di situs web Unimal Press yang dijelaskan dalam prosedur ini diterapkan terhadap setiap proses, data dan produk berupa buku yang terdapat dalam masing-masing bidang beserta dokumen yang terkait guna mengimplementasikan transparansi sistem yang ada pada Unimal Press yang berhubungan dengan pihak eksternal Unimal Press seperti penulis, reviewer, editor dan stakeholder lainnya. 3. REFERENSI : 1. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional. 2. Peraturan UPT Pusat Computer Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 Memeriksa dan meninjau data profil Unimal Press berupa sejarah, visi & misi, roadmap, key indicator, core bussiness, prospektus, dokumen, tim dan kontak Unimal Press yang ada pada halaman-halaman situs web. 4.2 Memeriksa dan meninjau berita, kegiatan dan pengumuman yang disampaikan di situs web Unimal Press. 4.3 Memeriksa dan meninjau data proses seperti alur penerbitan buku, jalur penerbitan buku dan alur cara menjadi penulis. 4.4 Memeriksa dan meninjau data buku seperti daftar buku terbit per tahun, resensi buku 4.5 Memastikan bahwa data yang ada pada situs sama dengan data yang ada pada Unimal Press disetiap sub bagian. Pihak Terkait BJM UNIMAL PRESS 1

5 5. FLOWCHART Mulai Memelihara dan meninjau profil Unimal press Memeriksa dan meninjau situs web Unimal Memeriksa dan meninjau proses penerbitan dan laur menjadi penulis Memeriksa dan meninjau data buku (daftar, tahun terbit & resensi buku Memastikan data situs sama dengan Unimal press pada setiap subbag Selesai BJM UNIMAL PRESS 2

6 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL : JUDUL AREA : UPT. UNIMAL PRESS STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) : PENERIMAAN NASKAH BUKU Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Kode : BJM.UPT-III/SOP-002 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Penerimaan naskah yang sesuai dengan standart dan prosedur yang berlaku akan memudahkan pengelompokan naskah, dan mengetahui unsur-unsur dari naskah yang belum dipenuhi oleh penulis. Penerimaan naskah juga merupakan media pemberi informasi kepada penulis tentang standardisasi naskah terbitan Unimal Press 2. DEFINISI : Kegiatan yang berkaitan dengan proses penerimaan naskah dari penulis (Civitas Akademika, Noncivitas Akademika) yang nantinya akan diajukan kepada Tim Penilai untuk proses review, proses editorial, produksi, dan pemasaran naskah tercetak yang didistribusikan kepada pembaca. 3. REFERENSI : 3. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional. 4. Peraturan UPT Pusat Computer Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 Penulis menyerahkan naskah buku yang akan diterbitkan kepada costumer service officer (CSO) Unimal Press dalam bentuk hard copy dan soft copy. 4.2 CSO Unimal Press memeriksa naskah yang diserahkan oleh penulis dengan mengisi borang penerimaan naskah guna mengetahui kelengkapan naskah dan menerima naskah. 4.3 CSO memberikan tanda bukti terima naskah (kedua belah pihak membawa). Pihak Terkait Unimal Press Unimal Press Unimal Press BJM UNIMAL PRESS 3

7 5. FLOWCHART Mulai Unimal Press Penulis menyerahkan naskah buku (hard & softcopy) kepada CSO Unimal Press CSO, memeriksa & mengisi borang kelayakan naskah Unimal Press CSO memberikan tanda terima Selesai BJM UNIMAL PRESS 4

8 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL : AREA : UPT. UNIMAL PRESS STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) JUDUL PENGENDALIAN DOKUMEN DAN : REKAMAN Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Kode : BJM.UPT-III/SOP-003 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Mengatur dan memelihara pengendalian semua dokumen (termasuk rekaman) yang berhubungan dengan sistem manajemen mutu organisasi, sehingga semua pihak memperoleh dan menggunakan dokumen yang tepat dan terbaru 2. DEFINISI : Kegiatan yang berkaitan dengan proses penerimaan naskah dari penulis (Civitas Akademika, Noncivitas Akademika) yang nantinya akan diajukan kepada Tim Penilai untuk proses review, proses editorial, produksi, dan pemasaran naskah tercetak yang didistribusikan kepada pembaca. 3. REFERENSI : 5. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional. 6. Peraturan UPT Pusat Computer Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 Pengendalian Dokumen Internal a. dan atau staf membuat usulan dokumen baru (MP atau IK) atau revisi dokumen (MM atau MP atau IK). Usulan dokumen baru dapat berupa konsep atau draft dokumen yang dilengkapi dengan cover dan lembar pengesahan. b. Sekretaris (MR) melakukan kajian terhadap perlunya usulan dokumen baru atau revisi dokumen, kemudian membahasnya dalam rapat UNIMAL Press. Jika dalam rapat UNIMAL Press disepakati perlu adanya dokumen baru atau revisi dokumen sesuai usulan dan kajian, maka manajer dan staf menyusun dan melengkapi usulan dokumen baru atau revisi dokumen sesuai arahan pada saat rapat UNIMAL Press. c. Dokumen yang telah disusun oleh, diperiksa kembali oleh Sekretaris tentang kelengkapan dan kesesuaian formatnya, kemudian dimasukkan ke dalam daftar dokumen internal. Sekretaris dalam hal ini juga mengendalikan dokumen baru atau revisi dokumen, yaitu dengan menetapkan dokumen tersebut terkendali atau tidak terkendali. Dokumen terkendali hanya bisa dilihat atau diterima oleh pihak-pihak atau personperson tertentu, sehingga perlu ada daftar distribusi dokumen terkendali. Dokumen terkendali ditandai dengan stempel dan watermarks DOKUMEN TERKENDALI. Identitas dokumen yang harus ada dalam lembar pengesahan adalah sebagai berikut: Pihak Terkait BJM UNIMAL PRESS 5

9 Judul/Nama; Kode; Status perubahan (Revisi); Tanggal penerbitan, Penyusunan, pengendalian dan persetujuan yang berwenang. Pemberian kode dokumen mengacu kepada Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman Universitas Malikussaleh. Secara ringkas, kode dokumen di lingkungan UNIMAL terdiri dari 10 digit angka. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA. d. Selanjutnya dokumen disampaikan kepada untuk disahkan. e. Sekretaris mengendalikan dan menerbitkan dokumen yang telah disahkan. Menerbitkan dokumen dalam hal ini adalah mempublikasikan dokumen kepada stakeholders terkait. Proses publikasi dokumen baru atau revisi dokumen dilakukan dengan dua cara, yaitu dalam bentuk digital melalui website Unimal atau dalam bentuk tercetak. Publikasi dokumen melalui website harus dalam portable document format (PDF). Khusus untuk dokumen terkendali tidak dapat dipublikasikan melalui website. f. Administrasi dan bertanggung jawab terhadap penggandaan pendistribusian dokumen sesuai arahan dari Sekretaris. Administrasi dan juga bertangung jawab terhadap pemeliharaan dan pencatatan dokumen baru dan dokumen revisi. g. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. h. Administrasi dan memelihara dan mencatat perubahan/revisi dokumen dalam Daftar Revisi Dokumen. 4.2 Pengendalian Dokumen Eksternal a. Stakeholders eksternal menerbitkan dokumen yang terkait dengan pelaksanaan SPMI organisasi. Untuk itu, semua personil UNIMAL Press diharuskan selalu meng-update pengetahuannya tentang perkembangan lingkungan eksternal yang memiliki potensi mempengaruhi pelaksanaan SPMI organisasi, termasuk pengetahuan tentang adanya dokumen eksternal baru atau revisi terbaru. b. Usulan tentang adanya dokumen eksternal baru dan terbaru disampaikan kepada Sekretaris untuk dikaji tentang perlunya dokumen tersebut menjadi bagian dari SPMI di UNIMAL Press dan atau di UNIMAL. Hasil kajian tersebut disampaikan dalam rapat UNIMAL Press untuk diperoleh kesepakatan bersama. c. Dokumen yang disepakati untuk menjadi bagian dari SPMI UNIMAL menjadi panggungjawab Administrasi dan untuk meng-copy, mendaftar, memelihara atau menggandakan dokumen eksternal sesuai arahan Sekretaris. Sekretaris Unimal Press Sekretaris Unimal Press 4.3 Pengendalian Rekaman a. administrasi dan keuangan bertanggungjawab BJM UNIMAL PRESS 6

10 terhadap pengumpulan dan pengklasifikasian rekaman (bukti-bukti proses dan hasil) setiap kegiatan. Klasifikasi rekaman dilakukan berdasarkan proses bisnis UNIMAL Press. Setiap program UB Press dilaksanakan dengan tiga tahap kegiatan, yaitu: persiapan, pelaksanaan dan evaluasi. Sehingga setiap rekaman program UNIMAL Press juga meliputi tiga tahap tersebut. b. administrasi dan keuangan juga bertanggung jawab terhadap kelengkapan rekaman masing-masing program, menyimpan dan memberikan identitas. Prinsip penyimpanan dan pemberian identitas adalah mudah, sederhana dan dapat dicari/dilihat kembali dengan cepat. c. Rekaman program kerja UNIMAL Press meliputi program/kegiatan masing-masing bidang, yaitu (1) administrasi dan keuangan, (2) bidang pengembangan bisnis, (3) produksi; (4) Pemasaran, dan (5) Jurnal. d. Setiap rekaman dibuat dalam format digital dan/atau tercetak. administrasi dan keuangan mengusahakan setiap rekaman tersedia dalam format digital/softcopy. e. administrasi dan keuangan melakukan tinjauan terhadap masa simpan (retensi) rekaman program/kegiatan UNIMAL Press setiap 6 bulan, yaitu menjelang/sebelum kegiatan tinjauan manajemen. Penentuan masa simpan rekaman aktif mengacu sepenuhnya kepada Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor LT.10.1/22/36/1999 tentang Jadwal Retensi Arsip, sedangkan masa simpan rekaman inaktif tidak wajib dilakukan. administrasi dan keuangan harus memastikan rekaman inaktif tersedia dalam format digital, sehingga rekaman tercetak (hardcopy) yang telah melewati masa simpan aktif dapat dimusnahkan. f. administrasi dan keuangan membuat usulan daftar pemusnahan rekaman sesuai hasil tinjauan terhadap rekaman, kemudian menyampaikan daftar tersebut kepada sekretaris. g. Sekretaris melakukan kajian dan koreksi terhadap usulan daftar pemusnahan rekaman. Usulan daftar yang telah dikoreksi oleh Sekretaris dibahas dalam rapat rutin dan tinjauan manajemen untuk memperoleh persetujuan dan penetapan. h. Sekretaris bertanggungjawab membuat berita acara pemusnahan rekaman dan dilampiri daftar pemusnahan rekaman yang sudah disetujui. i. Sekretaris dan administrasi dan keuangan menyaksikan pemusnahan rekaman. Sekretaris Sekretaris Sekretaris / BJM UNIMAL PRESS 7

11 5. FLOWCHART a. Pengendalian Dokumen Internal Mulai Usulan dokumen Ditolak Rapat Verifikasi usulan Disetujui Bila disetujui, diperiksa & dimasukkan dalam daftar dokumen internal Sekretaris Disahkan, diterbitkan, distribusi & menggandakan administrasi & keuangan administrasi & keuangan Memusnahkan atau menyimpan dokumen kadaluarsa Mencatat perubahan Selesai BJM UNIMAL PRESS 8

12 b. Pengendalian Dokumen Eksternal Mulai Unimal Press Pengkajian dokumen Sekretaris Unimal Press Dirapatkan Diterima Ditolak Disepakati menjadi bagian UNIMAL Press Disahkan, diterbitkan, distribusi & menggandakan keuangan Dicopy, daftar, pelihara Selesai BJM UNIMAL PRESS 9

13 c. Pengendalian Rekaman Mulai Manager Pengumpulan dan Pengklasifikasian Rekaman Melengkapi rekaman masing2 program, menyimpan dan memberi identifikasi File Tidak Kadaluarsa Retensi periodik Kadaluarsa Sekretaris usulan pemusnahan Manager dan Sekretaris Berita Acara Selesa BJM UNIMAL PRESS 10

14 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL : JUDUL AREA : UPT. UNIMAL PRESS STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) : REVIEW NASKAH Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Kode : BJM.UPT-III/SOP-004 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : 1. Menjamin keberlangsungan proses review naskah buku penulis internal Universitas Malikussaleh yang sesuai dengan standard mutu dan kualitas produk di Universitas Malikussaleh Press. 2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai. 2. DEFINISI : Review adalah proses kaji ulang substansi naskah sesuai dengan Keputusan Rektor Universitas Universitas Malikussaleh. Penetapan Standarisasi Buku Terbitan a. Reviewer terdiri antara dua dari tiga orang yang ditunjuk oleh Dekan Fakultas yang termasuk di dalam Badan Penjaminan Mutu Penerbitan untuk melakukan kaji ulang terhadap naskah. b. Reviewer Internal adalah orang yang melakukan kaji ulang substansi, naskah yang berasal dari internal civitas akademika Universitas Malikussaleh c. Reviewer Eksternal adalah orang yang melakukan kaji ulang substansi, format naskah yang berasal dari eksternal civitas akademika Universitas Malikusaleh 3. REFERENSI : 7. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional. 8. Peraturan UPT Pusat Computer Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 Universitas Malikussaleh Press mengirimkan surat permohonan nama-nama reviewer yang kompeten sesuai dengan judul naskah kepada Dekan Fakultas/BJM. 4.2 Divisi kesekretariatan Universitas Malikussaleh Press menerima form nama-nama calon reviewer. 4.3 Unimal Press menetapkan nama reviewer. 4.4 Bagian Administrasi Unimal Press mendistribusikan dan menyerahkan naskah beserta form review ke dua orang Reviewer. 4.5 Bagian Administrasi Unimal Press menerima naskah yang telah direview dan diberi saran oleh dua orang Reviewer. 4.6 Unimal Press memanggil penulis untuk melakukan revisi naskah 4.7 Bagian Administrasi Unimal Press menerima naskah yang telah Pihak Terkait BJM UNIMAL PRESS 11

15 direvisi oleh penulis 4.8 Bagian Administrasi Unimal Press menyerahkan naskah beserta form review serta form revisi ke Reviewer Unimal Press. 4.9 Bagian Administrasi Unimal Press menerima hasil review dari Reviewer Unimal Press 4.10 Bagian Administrasi Unimal Press melakukan rekapitulasi nilai dari ketiga orang reviewer 4.11 Unimal Press memanggil penulis untuk memberitahukan grade kualitas naskah beserta insentif yang akan diterima dari Universitas Malikussaleh Unimal Press mengirim surat kepada Rektor untuk menerbitkan SK tentang pemberian insentif penulisan buku 4.13 Unimal Press melakukan perjanjian penerbitan buku dengan penulis BJM UNIMAL PRESS 12

16 5. FLOWCHART Mulai UNIMAL Press Permohonan Nama reviewer Adm UNIMAL Press Distribusi Naskah kepada reviewer Menerima Hasil reviewer Diseraahkan kepada Penulis Naskah, Form review dan form revisi kembalikan ke reviewer UNIMAL Press UNIMAL Press Rekapitulasi nilai dari reviewer luar Dibuat SK Rektor Perjanjian penerbitan Buku Selesai BJM UNIMAL PRESS 13

17 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL : JUDUL AREA : UPT. UNIMAL PRESS STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) : PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Kode : BJM.UPT-III/SOP-005 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Untuk menetapkan dan memelihara sistem pengendalian produk yang tidak sesuai pada semua tahapan proses pelaksanaan penjaminan mutu Unimal, baik berupa pengembangan sistem penjaminan mutu internal, peningkatan akreditasi program studi, Monevin PHK maupun audit internal mutu. 2. DEFINISI : Produk yang tidak sesuai adalah layanan Unimal Press yang tidak memenuhi persyaratan sasaran mutu Rektor terhadap setiap proses dan produk Unimal Press pada masing masing bidang dan pelanggan lain yang menilai bahwa produk Unimal Press tidak memenuhi kebutuhan pelanggan yang dapat dievaluasi melalui borang umpan balik pelanggan. 3. REFERENSI : 9. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional. 10. Peraturan UPT Pusat Computer Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR No Kegiatan Pihak Terkait 4.1 Unimal Press menerima informasi ketidaksesuaian produk/layanan Unimal Press melalui rapat rutin, kemudian & Sekretaris menyampaikan informasi tersebut kepada sekretaris dan Unimal Press terkait. Sekretaris melakukan klarifikasi terhadap informasi ketidaksesuaian produk/layanan Unimal Press. 4.2 terkait mendiskusikan informasi tersebut bersama sekretaris, melakukan kajian dan merumuskan tindak lanjut atau perbaikan yang perlu dilakukan. terkait & MR 4.3 terkait melakukan tindakan perbaikan sesuai rumusan. Selanjutnya hasil tindakan perbaikan dilaporkan kepada sekretaris dan Unimal Press. 4.4 Unimal Press dengan dibantu sekretaris melakukan verifikasi perbaikan ketidaksesuaian produk/layanan Unimal Press. 4.5 Administrasi dan merekam informasi ketidaksesuaian produk/layanan Unimal Press beserta rumusan solusi dan status tindakan perbaikan yang telah dilakukan. terkait Unimal Press administrasi & keuangan BJM UNIMAL PRESS 14

18 5. FLOWCHART Mulai Unimal Press dan sekretaris Menerima dan klarifikasi informasi ketidaksesuaian produk/layanan, melakukan kajian dan rumusan solusi (1 hari) terkait dan MR Mendiskusikan informasi ketidaksesuaian produk/layanan, melakukan kajian dan rumusan solusi (1 hari) terkait Melakukan tindakan perbaikan (sesuai rumusan) Unimal Press Melakukan verifikasi terhadap perbaikan ketidaksesuaian produk/layanan (1 hari) Verifikasi perbaikan ketidaksesuaian produk administrasi dan keuangan Merekam informasi ketidaksesuaian produk/layanan beserta rumusan solusi dan status tindakan perbaikan yang telah dilakukan (1 hari) Daftar Ketidak sesuaian produk Selesai BJM UNIMAL PRESS 15

19 Tim Penyusun : DR. Muhammad, ST., M.Sc Anggota : 1. DR. Ir. Mawardati, M.Si (FP) 2. DR. Murhaban,SE., M.Si, Ak (FE) 3. Abubakar, ST. MT (FT) 4. Elvira Sari Dewi, SP, MS. (FP) 5. M. Haykal, SE. M.Si, Ak (FE) 6. Subhani, S.Sos, M.Si (FISIP) 7. Marlia Sastro, SH.M.Hum (FH) BJM UNIMAL PRESS 16