PENGENDALIAN DOKUMEN

Transkripsi

1 Kampus Ketintang Surabaya Web site: No. Nomor Revisi : Tanggal Terbit : Disusun oleh : Disetujui oleh : Nama Dr. Fida Rachmadiarti, M.Kes. Nama Prof. Dr. Suyono, M.Pd. Jabatan Management Representative Jabatan Dekan FMIPA Unesa Hanya salinan terkendali yang mendapatkan perbaikan, Jika ada perubahan dokumen

2 Kampus Ketintang Surabaya dari 6 1. TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menjamin bahwa semua dokumen sistem manajemen mutu digunakan dan dikendalikan secara efektif dan dijamin keabsahannya. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini dipakai sebagai pedoman dalam menerbitkan, mengesahkan, mendistribusikan, mengendalikan, mengubah, dan memusnahkan dokumen sistem manajemen mutu di FMIPA Unesa. 3. REFERENSI 3.1. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 Klausul DEFINISI 4.1. Dokumen internal adalah segala dokumen yang diterbitkan oleh internal FMIPA Unesa Dokumen eksternal adalah segala dokumen diterbitkan oleh instansi diluar FMIPA Unesa dan mengikat terhadap pelaksanaan kerja di FMIPA Unesa Dokumen MASTER adalah dokumen internal yang ditandatangani dan disahkan langsung oleh yang berwenang mengesahkan Salinan dokumen adalah salinan dari dokumen MASTER yang didistribusikan kepada unit kerja di FMIPA Unesa Dokumen tidak dikendalikan adalah dokumen yang dipergunakan untuk keperluan informasi dan tidak dipakai sebagai acuan kerja. 5. PENANGGUNGJAWAB 5.1. Management Representative bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pengontrolan dokumen Sekretariat ISO bertanggung jawab terhadap penerbitan, pendistribusian, penarikan dokumen kadaluarsa dari sistem manajemen mutu Pemegang dokumen bertanggung jawab terhadap penyimpanan dan pemeliharaan salinan dokumen, dan pengembalian salinan dokumen apabila ditarik untuk keperluan revisi.

3 Kampus Ketintang Surabaya dari 6 6. KETENTUAN UMUM 6.1. Dokumen sistem mutu yang ada di FMIPA Unesa adalah sebagai berikut : Visi dan Misi Kebijakan Mutu Sasaran Mutu Rencana Mutu Manual Mutu Prosedur Mutu Instruksi Kerja Dokumen Pendukung, yang terdiri dari : Alur Proses, Dokumen Eksternal, dan Formulir Penomoran dokumen tersebut diatas mengikuti pada Tabel Aturan Penomoran Dokumen Sistem Mutu terlampir. 7. URAIAN PROSEDUR 7.1. Penerbitan Dokumen Baru Proses proses yang ada pada lingkup penerapan sistem manajemen mutu pada FMIPA Unesa didokumentasikan dalam suatu dokumen sistem mutu Dokumen sistem mutu diperiksa dan disahkan oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan Tabel Kewenangan Pengesahan Dokumen terlampir Dokumen sistem mutu yang telah disahkan, distempel MASTER pada lembar pengesahannya, dan dicatat dalam Daftar Dokumen MASTER. Dokumen ini disimpan di Sekretariat ISO Dokumen eksternal yang dijadikan acuan dalam pelaksanaan kerja di FMIPA distempel REFERENSI TERPAKAI dan dicatat dalam Daftar Dokumen Eksternal.

4 Kampus Ketintang Surabaya dari Pendistribusian Dokumen Dokumen MASTER yang perlu didistribusikan, digandakan sejumlah dengan pihak yang berkepentingan. Pihak pihak yang membutuhkan salinan Dokumen MASTER didaftar dalam Matriks Distribusi Dokumen Sebelum didistribusikan, salinan dokumen distempel TERKENDALI NO Salinan dokumen kemudian didistribusikan menurut Matriks Distribusi Dokumen Pihak penerima dokumen menandatangani Form Distribusi Dokumen. sebagai bukti telah menerima salinan dokumen. Form Distribusi Dokumen. dibuat rangkap dua, satu salinan untuk disimpan Sekretariat ISO, dan salinan yang lain disimpan penerima dokumen Untuk dokumen eksternal, apabila perlu didistribusikan, digandakan sejumlah keperluan, dan didistribusikan sesuai dengan point diatas Dokumen Tidak Dikendalikan Untuk dokumen tidak dikendalikan, distempel TIDAK TERKENDALI sebelum didistribusikan Pendistribusian dokumen dengan menggunakan Form Penyerahan Dokumen dan tidak perlu ditarik kembali apabila ada revisi Revisi Dokumen Setiap pegawai boleh mengajukan usulan perubahan dokumen internal dengan tujuan untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas kerja Usulan perubahan dokumen disampaikan dengan Form Usulan Perubahan Dokumen dan ditujukan kepada Management Representative Perubahan terhadap dokumen dibahas oleh unit kerja / pembuat dokumen bersangkutan Perubahan dokumen diberi nomer revisi baru dengan ketentuan : Apabila revisi sudah mencapai angka 10 maka perubahan selanjutnya dimulai dari angka 00. Untuk perubahan yang bersifat redaksional atau perubahan dengan tanpa mengubah kandungan materi dokumen, tidak diberi nomer revisi baru.

5 Kampus Ketintang Surabaya dari Pengesahan dokumen yang berubah sesuai dengan Tabel Kewenangan Pengesahan Dokumen Sekretariat ISO memberi stempel MASTER. Sekretariat ISO juga memperbarui Daftar Dokumen MASTER dan mencatat dalam Form Riwayat Perubahan Dokumen mengenai point point yang berubah dari dokumen lama Form Riwayat Perubahan Dokumen dijadikan satu dengan dokumen MASTER, dan ditempatkan setelah lembar pengesahan dokumen Dokumen didistribusikan sesuai dengan point Arsip Form Usulan Perubahan Dokumen disimpan di Sekretariat ISO Dokumen Kadaluarsa Apabila telah diberlakukan revisi dokumen, maka dokumen lama (Salinan Resmi) ditarik kembali oleh Sekretariat ISO untuk menjaga penggunaan dokumen yang salah Salinan Resmi yang ditarik dan dimusnahkan Penarikan dokumen dengan menggunakan Form Penarikan Salinan Dokumen Kadaluarsa, dengan pihak pemegang dokumen membubuhkan tanda tangan Dokumen MASTER yang kadaluarsa distempel KADALUARSA dan tetap disimpan sampai dengan 3 (tiga) kali revisi sebagai bahan refmiparensi Bentuk dan Warna Stempel Bentuk stempel untuk pengendalian dokumen sistem mutu seperti Contoh Stempel terlampir Warna tinta stempel adalah biru untuk membedakan antara dokumen asli dengan dokumen hasil penggandaan. 8. LAMPIRAN 8.1. Contoh Stempel 8.2. Tabel Aturan Penomoran Dokumen Sistem Mutu 8.3. Tabel Kewenangan Pengesahan Dokumen 8.4. Daftar Dokumen Induk (FM/01/MR/01/FMIPA-) 8.5. Daftar Dokumen Eksternal (FM//MR/01/FMIPA-)

6 Kampus Ketintang Surabaya dari Matriks Distribusi Dokumen (FM/03/MR/01/FMIPA-) 8.7. Form Distribusi Dokumen (FM/04/MR/01/FMIPA-) 8.8. Form Usulan Perubahan Dokumen (FM/05/MR/01/FMIPA-) 8.9. Form Riwayat Perubahan Dokumen (FM/06/MR/01/FMIPA-) Form Penarikan Salinan Dokumen Kadaluarsa (FM/07/MR/01/FMIPA-)