DAFTAR ISI SOP WAKIL MANAJEMEN

Transkripsi

1 DAFTAR ISI SOP WAKIL MANAJEMEN 1. SOP/001/WM/2016 Tentang Pengendalian Dokumen Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung 2. SOP/001/WM/2016 Tentang Pengendalian Rekaman Tata Usaha Negara Bandung 3. SOP/001/WM/2016 Tentang SOP Audit Internal Tata Usaha Negara Bandung 4. SOP/001/WM/2016 Tentang SOP Pengendalian Layanan Tidak Sesuai Tata Usaha Negara Bandung 5. SOP/001/WM/2016 Tentang SOP Tindakan Korektif dan Tindakan Pencegahan Tata Usaha Negara Bandung 6. SOP/001/WM/2016 Tentang SOP Prosedur Tinjauan Manajemen Tata Usaha Negara Bandung

2 ================================================================== PENGADILAN TATA USAHA NEGARA ================================================================== PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen : SOP/001/WM/2016 Status : MASTER : CONTROLLED COPY NO : UNCONTROLLED : OBSOLETE Revisi : 00 Tgl. Berlaku : 20 April 2016 Disiapkan Oleh Disahkan Oleh Nama H. Andri Mosepa, SH.,MH. Nama H. Ujang Abdullah, SH., M.Si NIP NIP Jabatan Wakil Manajemen Jabatan Ketua PTUN Bandung Dokumen ini adalah milik Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung Dilarang menggandakan sebagian maupun secara ke seluruhan dengan cara apapun tanpa seizin Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung

3 CONTROLLED COPY NO PENGADILAN TATA USAHA NEGARA No. Dokumen SOP/001/WM/2016 Jl. Diponegoro No. 34 Bandung Tlp/Fax : ( 022 ) Tgl Berlaku 20 April 2016 Website: bandung@ptun.org Halaman 1/8 PENGENDALIAN DOKUMEN 1. TUJUAN Prosedur pengendalian dokumen ini dibuat untuk menjamin bahwa semua dokumen sistem manajemen mutu Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung digunakan dan dikendalikan secara efektif. 2. RUANG LINGKUP Ruang lingkup prosedur ini mengatur mekanisme pengendalian dokumen yang mencakup proses identifikasi, penerbitan, pengesahan, pendistribusian, perubahan dokumen sistem manajemen mutu Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung. 3. REFERENSI 3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008 klausul DEFINISI 4.1 Dokumen : Informasi dan media pendukungnya. Dokumen di Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung ada yang menggunakan media kertas maupun media elektronik (tersimpan dalam komputer). 4.2 Dokumen Internal : Seluruh dokumen sistem mutu yang diterbitkan oleh Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung bersifat terkendali dan diarsipkan. 4.3 Dokumen Eksternal : Dokumen dari Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung yang digunakan sebagai acuan / referensi dalam pekerjaan, yang disimpan dan dikendalikan oleh masing-masing Bagian yang diberi Stempel Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung. Yang termasuk dalam dokumen eksternal misalnya, Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden, Peraturan Mahkamah Agung RI, Keputusan Ketua Mahkamah Agung RI dan sebagainya. 4.4 Dokumen Master : Dokumen internal yang diterbitkan dan disahkan sesuai Kewenangan Pengesahan Dokumen, serta dikendalikan oleh Sekretaris ISO. Dokumen master memiliki identitas MASTER berwarna merah pada setiap halaman dokumennya dan hanya dapat diterbitkan dan dapat direvisi oleh Sekretaris ISO. 1

4 CONTROLLED COPY NO PENGADILAN TATA USAHA NEGARA No. Dokumen SOP/001/WM/2016 Jl. Diponegoro No. 34 Bandung Tlp/Fax : ( 022 ) Tgl Berlaku 20 April 2016 Website: bandung@ptun.org Halaman 2/8 PENGENDALIAN DOKUMEN 4.5 Dokumen Copy : Dokumen yang digandakan dari Dokumen Master yang distribusinya dikendalikan oleh Sekretaris ISO sesuai dengan Daftar Induk dan Distribusi Dokumen Terkendali. Dokumen copy terdiri atas Dokumen Terkendali (Controlled Document) dan Dokumen Tidak Terkendali (Uncontrolled Document) 4.6 Controlled Document : Dokumen copy yang distribusinya dikendalikan oleh Sekretaris ISO Penerima controlled copy teridenfitikasi sesuai ketentuan penerima dokumen. Setiap kali terjadi perubahan/revisi atas isi dokumen master, maka Sekretaris ISO akan menerbitkan dokumen copy terbaru kepada pemegang/penerima dokumen copy sebelumnya dengan status revisi terkini. Setiap penerima copy controlled document diberi identitas CONTROLLED COPY NO. pada halaman paling depan dokumen 4.7 Uncontrolled Document : Dokumen copy yang distribusinya tidak dikendalikan oleh Sekretaris ISO. Artinya jika terjadi perubahan/revisi atas isi dokumen tersebut, Sekretaris ISO tidak berkewajiban mendistribusikan dokumen copy terbaru. Setiap copy uncontrolled document diberi identitas UNCONTROLLED pada halaman paling depan dokumen. 4.8 Dokumen Kadaluarsa : Dokumen master maupun dokumen eksternal yang sudah tidak berlaku/sudah ada revisi penggantinya tetapi masih disimpan untuk kepentingan internal Unit Kerja. Setiap dokumen kadaluarsa diberi identitas OBSOLETE pada halaman paling depan dokumen. 5. TANGGUNG JAWAB 5.1 Manajemen Puncak bertanggung jawab untuk menetapkan Kebijakan Mutu dan meninjau kesesuaiannya dengan kebutuhan Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung, serta mengesahkan seluruh dokumentasi sistem manajemen mutu Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung. 5.2 Masing-masing Bagian bertanggung jawab untuk: - Mengidentifikasi kebutuhan dokumen (Prosedur, Sasaran Mutu, Formulir) yang diperlukan dalam pelaksanaan proses pekerjaan di Bagiannya; 2

5 CONTROLLED COPY NO PENGADILAN TATA USAHA NEGARA No. Dokumen SOP/001/WM/2016 Jl. Diponegoro No. 34 Bandung Tlp/Fax : ( 022 ) Tgl Berlaku 20 April 2016 Website: bandung@ptun.org Halaman 3/8 PENGENDALIAN DOKUMEN - Menyiapkan dan memastikan kesesuaian isi seluruh dokumen sebelum disahkan dan diterbitkan; - Meninjau dan melakukan revisi atas dokumen yang menjadi tanggung jawabnya agar tetap relevan; - Menyimpan dokumen eksternal yang relevan dan berlaku yang dijadikan sebagai acuan pekerjaan; 5.3 Wakil Manajemen melalui Sekretaris ISO bertanggung jawab untuk: - - Membuat Manual Mutu dan meninjau kesesuaiannya dengan proses pelayanan Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung - Memberi identitas terhadap dokumen sesuai dengan ketentuan dan aturan pada prosedur ini; - Menerbitkan dan mendistribusikan dokumen yang sudah disahkan oleh pihak berwenang; - Memastikan bahwa dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan di masing-masing Bagian adalah dokumen yang mutakhir dengan status revisi seragam; - Mengkoordinir setiap perubahan dokumen sistem manajemen mutu yang diimplementasikan di Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung - Menarik dokumen yang sudah tidak berlaku yang didistribusikan secara terkendali, dan memberi identitas OBSOLETE pada dokumen tidak berlaku yang asli (master); 6. KETENTUAN UMUM 6.1 Dokumen sistem manajemen mutu yang diterapkan di Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung adalah sebagai berikut: - Kebijakan Mutu - Manual Mutu - Sasaran Mutu - Dokumen Eksternal/Acuan - SOP - Formulir dan Arsip 6.2 Setiap dokumen sistem manajemen mutu harus memuat sedikitnya: judul, status revisi, dan tanggal berlaku, kecuali untuk dokumen eksternal (termasuk formulir yang berasal dari eksternal). 6.3 Seluruh dokumen seperti pada point 6.1 dikendalikan oleh Wakil Manajemen / Sekretaris ISO sesuai dengan ketentuan prosedur ini, kecuali arsip dikendalikan sesuai Prosedur Mutu Pengendalian Rekaman (SOP/002/WM/2016); 3

6 CONTROLLED COPY NO PENGADILAN TATA USAHA NEGARA No. Dokumen SOP/001/WM/2016 Jl. Diponegoro No. 34 Bandung Tlp/Fax : ( 022 ) Tgl Berlaku 20 April 2016 Website: bandung@ptun.org Halaman 4/8 PENGENDALIAN DOKUMEN 6.4 Setiap kali ada permintaan perubahan terhadap dokumen sistem manajemen mutu (Kebijakan Mutu, Manual Mutu, SOP) dimasing-masing Bagian harus dikoordinasikan penerbitannya oleh Wakil Manajemen. 6.5 Sekretaris ISO menerbitkan 1 (satu) salinan dokumen untuk masing-masing penerima salinan dokumen. Identitas salinan dokumen yang diterbitkan dan didistribusikan mengacu pada Daftar Induk dan Distribusi Dokumen Terkendali. 6.6 Setiap kali ada permintaan perubahan terhadap dokumen sistem manajemen mutu (Kebijakan Mutu, Manual Mutu, SOP) di masing-masing Bagian harus dikoordinasikan penerbitannya oleh Wakil Manajemen. 6.7 Seluruh arsip bukti implementasi pengendalian dokumen disimpan dan dipelihara oleh Sekretaris ISO. 7. URAIAN PROSEDUR 7.1 Identifikasi Dokumen Setiap Kepala Bagian dapat mengidentifikasi kebutuhan dokumen di Bagian dan mengajukan ke Wakil Manajemen dengan menggunakan formulir Permintaan Penambahan/Perubahan Dokumen Wakil Manajemen akan mengkaji permintaan tersebut, dan apabila setuju permintaan tersebut diteruskan ke Sekretaris ISO untuk dibuatkan format sesuai ketentuan sistem dokumentasi (penomoran, pengkodean, status revisi dan tanggal berlaku) Dokumen yang diajukan untuk dibuatkan format baku, selanjutnya dimintakan tinjauan dan persetujuan kepada pihak yang berwenang sesuai ketentuan pada Tabel Kewenangan Pengesahan Dokumen sebelum diterbitkan, kecuali untuk formulir diterbitkan tanpa diperlukan pengesahan. 7.2 Penomoran dan Pengesahan Dokumen Dokumen sistem manajemen mutu Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung yang diterbitkan, diberi kode dan nomor sesuai dengan Tabel Kode 4

7 CONTROLLED COPY NO PENGADILAN TATA USAHA NEGARA No. Dokumen SOP/001/WM/2016 Jl. Diponegoro No. 34 Bandung Tlp/Fax : ( 022 ) Tgl Berlaku 20 April 2016 Website: bandung@ptun.org Halaman 5/8 PENGENDALIAN DOKUMEN Dokumen dan Tabel Sistem Penomoran Dokumen yang ketentuannya tercantum pada prosedur ini. TABEL KODE DOKUMEN DESKRIPSI Kebijakan Mutu Manual Mutu Matriks Korelasi Bisnis Proses SOP Formulir Wakil Manajemen Umum Keuangan Kepegawaian Kepaniteraan Perkara Kepaniteraan Hukum Hakim Panitera Pengganti K O D E KM MAN MK BP SOP FM WM UM KU KP PRK HK HKM PP TABEL SISTEM PENOMORAN DOKUMEN JENIS KODE CONTOH KETERANGAN DOKUMEN PENOMORAN KODE Kebijakan Mutu KM KM : Kebijakan Mutu KM Manual Mutu MAN MAN : Manual Mutu MAN Matriks Korelasi MK MK : Matrik Korelasi MK Bisnis Proses BP BP : Bisnis Proses BP Standard Operating Procedure (SOP) Dokumen Pendukung (Formulir) SOP/XX/YY/ZZ FM/XX/YY/ZZ SOP : Standard Operating SOP/001/KU/ Procedure 2016 XX : No. Urut SOP YY : Kode Bagian ZZ : Tahun FM : Identitas Dokumen Pendukung (Formulir) XX : No. Urut Formulir YY : Kode Bagian ZZ : Tahun FM/001/WM/

8 CONTROLLED COPY NO PENGADILAN TATA USAHA NEGARA No. Dokumen SOP/001/WM/2016 Jl. Diponegoro No. 34 Bandung Tlp/Fax : ( 022 ) Tgl Berlaku 20 April 2016 Website: bandung@ptun.org Halaman 6/8 PENGENDALIAN DOKUMEN Seluruh dokumen sistem manajemen mutu yang diterbitkan, kecuali formulir, harus mendapatkan pengesahan dari pihak yang berwenang mengesahkan sesuai dengan Tabel Kewenangan Pengesahan Dokumen yang disebutkan pada prosedur ini. TABEL KEWENANGAN PENGESAHAN DOKUMEN Jenis Dokumen Disiapkan Oleh Disahkan Oleh Kebijakan Mutu - Ketua Manual Mutu Wakil Manajemen Ketua SOP Kepala Bagian Ketua 7.3 Pendistribusian Dokumen Salinan dokumen Master yang merupakan controlled document didistribusikan kepada pihak internal Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung oleh Sekretaris ISO sesuai dengan Daftar Induk dan Distribusi Dokumen Terkendali. DAFTAR PENERIMA DOKUMEN JABATAN NO. COPY Ketua 01 Panitera / Sekretaris 02 Penanggung Jawab Bagian Hakim 03 Penanggung Jawab Bagian Panitera- Pengganti 04 Panitera Muda Kepaniteraan Perkara 05 Panitera Muda Kepaniteraan Hukum 06 Kepala Sub Bagian Umum 07 Kepala Sub Bagian Keuangan 08 Kepala Sub Bagian Kepegawaian Controlled document didistribusikan kepada Bagian sesuai dengan relevansi dokumen terhadap proses dan tanggung jawab bagian yang berkepentingan sesuai dengan Daftar Induk dan Distribusi Dokumen Terkendali Sekretaris ISO menyertakan Daftar Induk dan Distribusi Dokumen Terkendali sebagai bukti penerimaan dan/atau penarikan dokumen yang harus ditandatangani oleh pihak penerima controlled document. 6

9 CONTROLLED COPY NO PENGADILAN TATA USAHA NEGARA No. Dokumen SOP/001/WM/2016 Jl. Diponegoro No. 34 Bandung Tlp/Fax : ( 022 ) Tgl Berlaku 20 April 2016 Website: bandung@ptun.org Halaman 7/8 PENGENDALIAN DOKUMEN Dokumen sistem manajemen mutu yang diminta/diberikan kepada pihak lain yang berkepentingan di luar Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung, digandakan dari dokumen MASTER dan sebelum diterbitkan oleh Sekretaris ISO diidentifikasi UNCONTROLLED pada halaman paling depan dokumen Sekretaris ISO menyiapkan Formulir Serah Terima Dokumen, dan pihak yang menerima dokumen menandatangani Formulir tersebut. 7.4 Tinjauan dan Revisi Dokumen Seluruh controlled document harus mutakhir (update). Tinjauan terhadap masing-masing isi dokumen internal dilakukan oleh masing-masing Bagian minimum sekali dalam setahun atau bisa lebih cepat sesuai kebutuhan. Hasil tinjauan dicatat dalam formulir Hasil Review Dokumen Apabila berdasarkan hasil tinjauan ternyata diperlukan revisi, maka pembuat dokumen akan melakukan revisi dan menyerahkan draft dokumen revisi kepada Sekretaris ISO untuk diterbikan dokumen pengganti sesuai ketentuan Untuk dokumen Kebijakan Mutu dan Manual Mutu, revisi dapat dilakukan atas dasar hasil Rapat Tinjauan Manajemen dan/atau hasil penilaian audit Badan Sertifikasi, maupun adanya ketentuan lain yang mengharuskan Usulan revisi/perubahan terhadap isi dokumen internal selain Kebijakan Mutu dan Manual Mutu diajukan oleh Kepala Bagian kepada Wakil Manajemen dengan menggunakan formulir Permintaan Penambahan/Perubahan Dokumen. Jika perubahan isi dokumen mempengaruhi Bagian, harus dilakukan koordinasi dengan Bagian/Bidang terkait sebelum dokumen disahkan Wakil Manajemen mendiskusikan usulan perubahan dengam Bagian terkait. Perubahan yang bersifat redaksional atau tidak mengubah isi tidak perlu dilakukan revisi Dokumen internal yang direvisi tersebut disahkan kembali oleh pihak yang berwenang sesuai dengan Tabel Kewenangan Pengesahan Dokumen, diberi nomor revisi baru dan tanggal terbit baru oleh Sekretaris ISO Untuk dokumen eksternal, tinjauan dan revisi tidak dilakukan. Akan tetapi Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung memastikan apabila ada versi terbaru dari dokumen eksternal maka Wakil Manajemen melalui Sekretaris ISO memiliki akses untuk memutakhirkan (updating) dokumen eksternal tersebut. 7

10 CONTROLLED COPY NO PENGADILAN TATA USAHA NEGARA No. Dokumen SOP/001/WM/2016 Jl. Diponegoro No. 34 Bandung Tlp/Fax : ( 022 ) Tgl Berlaku 20 April 2016 Website: bandung@ptun.org Halaman 8/8 PENGENDALIAN DOKUMEN Dokumen internal yang telah direvisi didistribusikan ke Bagian terkait oleh Sekretaris ISO dengan menyertakan Daftar Induk dan Dsitribusi Dokumen Terkendali Sekretaris ISO menyesuaikan hal-hal yang bersifat administratif terkait adanya revisi dokumen agar dipastikan pengendalian dokumen tetap berjalan dengan baik. 7.5 Dokumen Kadaluarsa Apabila dokumen revisi telah diberlakukan, controlled document revisi sebelumnya dimusnahkan, dan dokumen kadaluarsa yang merupakan dokumen MASTER diberi tanda dengan stempel OBSOLETE oleh Sekretaris ISO sebagai bukti dokumen sudah tidak berlaku. 7.6 Penyimpanan Dokumen Dokumen MASTER disimpan dan dipelihara oleh Sekretaris ISO. Dokumen yang digunakan sebagai pedoman kerja disimpan di masing- masing bagian terkait, baik dokumen dalam media kertas maupun media elektronik Selama penyimpanan, Sekretaris ISO memastikan seluruh dokumen aman, termasuk dokumen yang ada dalam media elektronik (komputer). Hak akses dan ketentuan terkait lainnya diatur tersendiri. 7.7 Dokumen Eksternal Dokumen eksternal yang digunakan sebagai dokumen acuan dalam kegiatan yang berasal dari luar Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung diidentifikasi oleh Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung Dokumen eksternal dalam media kertas disimpan di masing-masing bagian terkait Dokumen eksternal tersebut didata dalam Daftar Induk Dokumen Acuan. 8. ARSIP TERKAIT 8.1 Formulir Daftar Induk Dokumen Internal 8.2 Formulir Daftar Distribusi Dokumen 8.3 Formulir Daftar Induk Formulir 8.4 Formulir Daftar Induk Dokumen Ekternal 8.5 Formulir Permintaan Penambahan/Perubahan Dokumen 8.6 Formulir Hasil Review Dokumen 8.7 Formulir Serah Terima Dokumen 8

11 CONTROLLED COPY NO PTUN DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL No. Formulir FM/001/WM/2016 Tgl Berlaku 20 April 2016 Halaman 1 DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL No Judul Dokumen Nomor Dokumen No. Revisi Tanggal Berlaku Mengetahui, ( )

12 CONTROLLED COPY NO PTUN DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN No. Formulir FM/002/WM/2016 Tgl Berlaku 20 April 2016 Halaman 1 DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN No Judul Dokumen Nomor Dokumen No. Revisi Jenis Dokumen Penerima Tgl. Terima Paraf

13 CONTROLLED COPY NO PTUN DAFTAR INDUK FORMULIR No. Formulir FM/003/WM/2016 Tgl Berlaku 20 April 2016 Halaman 1 DAFTAR INDUK FORMULIR No Judul Formulir Nomor Formulir No. Revisi Bagian atau Fungsi Pemakai Mengetahui, ( )

14 CONTROLLED COPY NO PTUN DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL No. Formulir FM/004/WM/2016 Tgl Berlaku 20 April 2016 Halaman 1 DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL No Judul Dokumen Tempat Penyimpanan Bagian atau fungsi pe makai Mengetahui, ( )

15 CONTROLLED COPY NO PTUN FORMULIR PERMINTAAN PENAMBAHAN / PERUBAHAN DOKUMEN No. Formulir FM/005/WM/2016 Tgl Berlaku 20 April 2016 Halaman 1 FORMULIR PERMINTAAN PENAMBAHAN / PERUBAHAN DOKUMEN Dibawah ini kami ajukan permohonan perubahan dokumen sebagai berikut : Nama Dokumen :. Nomor Dokumen :. Status/Nomor Revisi :. Tanggal. Terbit : Bagian Pengguna :. UNTUK PERUBAHAN : Perubahan / penggantian proses kerja/aktifitas atau dokumen yang digunakan Penambahan proses kerja / aktifitas atau dokumen yang digunakan Pengurangan proses kerja / aktifitas atau dokumen yang digunakan Dokumen dimusnahkan / dokumen tidak digunakan lagi Lain lain :... PERUBAHAN / ACUAN : PERUBAHAN YANG DILAKUKAN : PEMOHON : DISETUJUI OLEH: tanggal : Tanggal :

16 CONTROLLED COPY NO PTUN FORMULIR SERAH TERIMA DOKUMEN No. Formulir FM/006/WM/2016 Tgl Berlaku 20 April 2016 Halaman 1 FORMULIR SERAH TERIMA DOKUMEN Ini diserahkan dokumen dokumen berikut : Nama Dokumen Nomor Dokumen Tanggal Terbit No. Revisi Keterangan Controlled Uncontrolled Diterima Oleh : Diserahkan Oleh : tgl : tgl :

17 CONTROLLED COPY NO

18 OKUMEN MASTER ================================================================== PENGADILAN TATA USAHA NEGARA ================================================================== PENGENDALIAN REKAMAN No. Dokumen: SOP/002/WM/2016 Status : MASTER : CONTROLLED COPY NO : UNCONTROLLED : OBSOLETE Revisi : 00 Tgl. Berlaku : 20 April 2016 Disiapkan Oleh Disahkan Oleh Nama H. Andri Mosepa, SH.,MH. Nama H. Ujang Abdullah, SH., M.Si NIP NIP Jabatan Wakil Manajemen Jabatan Ketua PTUN Bandung Dokumen ini adalah milik Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung Dilarang menggandakan sebagian maupun secara ke seluruhan dengan cara apapun tanpa seizin Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung

19 OKUMEN MASTER 1. TUJUAN PENGADILAN TATA USAHA NEGARA No. Dokumen SOP/002/WM/2016 Jl. Diponegoro No. 34 Bandung Tlp/Fax : ( 022 ) Tgl Berlaku 20 April 2016 Website: bandung@ptun.org Halaman 1/2 PENGENDALIAN REKAMAN Prosedur ini mengatur tata cara pengendalian rekaman untuk memudahkan dalam penyimpanan, perlindungan dari kemungkinan kerusakan dan kehilangan, cara penemuan kembali. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini diterapkan untuk semua arsip di Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung 3. REFERENSI 3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008 klausul DEFINISI 4.1 Rekaman : Arsip, merupakan bukti pencatatan hasil pekerjaan. 4.2 Arsip Aktif : Arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan pekerjaan. 4.3 Arsip Inaktif : Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan pekerjaan. 4.4 Arsip hardcopy : Arsip yang tercetak dalam bentuk fisik (misal: media kertas). 4.5 Arsip softcopy : Arsip yang tersimpan dalam perangkat elektronik (misal: komputer) dan tidak dicetak. 4.6 Arsip Umum : Arsip yang aksesnya tidak terbatas. Setiap personil Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung maupun pihak berkepentingan dapat mengakses arsip tersebut tanpa pembatasan hak akses. 4.7 Arsip Rahasia : Arsip yang aksesnya dibatasi. Hanya pihak-pihak tertentu yang bisa mengakses arsip tersebut demi kepentingan pekerjaan dan Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung 4.8 Daftar Induk Rekaman : Sebuah daftar yang berisi: jenis-jenis rekaman yang dimiliki dan menjadi tanggung jawab tiap-tiap personil, media rekaman, lokasi simpan, cara perlindungan 5. TANGGUNG JAWAB 5.1 Masing-masing personil di setiap Bagian bertanggung jawab atas pengendalian seluruh arsip aktif yang menjadi bukti pencatatan pekerjaan. 1

20 CONTROLLED COPY NO PENGADILAN TATA USAHA NEGARA No. Dokumen SOP/002/WM/2016 Jl. Diponegoro No. 34 Bandung Tlp/Fax : ( 022 ) Tgl Berlaku 20 April 2016 Website: bandung@ptun.org Halaman 2/2 PENGENDALIAN REKAMAN 6. KETENTUAN UMUM 6.1 Jenis arsip yang dimiliki Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung adalah arsip dalam bentuk hardcopy (kertas) dan arsip dalam bentuk softcopy yang tersimpan dalam perangkat komputer. 6.2 Pengarsipan dilakukan secara desentralisasi oleh masing-masing Bagian 7. URAIAN PROSEDUR 7.1 Identifikasi Arsip Masing-masing bagian mengidentifikasi arsip yang menjadi bukti pekerjaan / kegiatan dan tanggung jawabnya. 7.2 Penyimpanan Arsip Setiap arsip disimpan oleh masing-masing pemilik arsip dilokasi yang mudah diakses saat dibutuhkan, termasuk arsip dalam bentuk softcopy Arsip aktif dalam bentuk hardcopy dipastikan tersedia dan dengan mudah dapat diakses Arsip inaktif dalam bentuk hardcopy disimpan secara terpisah agar mudah dalam identifikasi Arsip-arsip dalam bentuk softcopy disimpan dalam komputer dengan lokasi dan identitas yang mudah diakses Arsip-arsip rahasia disimpan dengan perlindungan yang berbeda dengan arsip-arsi pumum. 7.3 Perlindungan dan Penemuan Kembali Arsip Saat diperlukan, seluruh arsip harus dapat dengan mudah ditemukan dan ditunjukkan Untuk itu seluruh arsip dalam penyimpanannya harus dilindungi dari kehilangan maupun kerusakan Arsip dalam bentuk hardcopy disimpan ditempat aman namun mudah untuk diakses, dengan identitas jelas. Sedangkan arsip dalam bentuk softcopy disimpan dimasing-masing perangkat komputer dengan folder dan nama file yang jelas sesuai isi file Arsip rahasia dalam bentuk hardcopy disimpan dalam lemari terkunci, sedangkan arsip rahasia dalam bentuk softcopy diatur hak aksesnya menggunakan password. 8. ARSIP TERKAIT 8.1 Daftar Induk Rekaman 2

21 OKUMEN MASTER PTUN DAFTAR INDUK REKAMAN No. Formulir FM/007/WM/2016 Tgl Berlaku 20 April 2016 Halaman 1 DAFTAR INDUK REKAMAN Bagian : No Judul Rekaman Metode Simpan Media Penyimpanan Masa Simpan

22 ================================================================== PENGADILAN TATA USAHA NEGARA ================================================================== AUDIT INTERNAL No. Dokumen : SOP/003/WM/2016 Status : MASTER : CONTROLLED COPY NO : UNCONTROLLED : OBSOLETE Revisi : 00 Tgl. Berlaku : 20 April 2016 Disiapkan Oleh Disahkan Oleh Nama H. Andri Mosepa, SH.,MH. Nama H. Ujang Abdullah, SH., M.Si NIP NIP Jabatan Wakil Manajemen Jabatan Ketua PTUN Bandung Dokumen ini adalah milik Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung Dilarang menggandakan sebagian maupun secarake seluruhan dengan cara apapun tanpa seizin Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung

23 CONTROLLED COPY NO 1. TUJUAN PENGADILAN TATA USAHA NEGARA No. Dokumen SOP/003/WM/2016 Jl. Diponegoro No. 34 Bandung Tlp/Fax : ( 022 ) Tgl Berlaku 20 April 2016 Website: bandung@ptun.org Halaman 1/5 AUDIT INTERNAL Prosedur ini dibuat sebagai pedoman dalam menguji dan menilai kesesuaian dan keefektifan penerapan sistem manajemen mutu melalui pelaksanaan audit internal, sebagai bahan tinjauan manajemen dan tindakan perbaikan. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup proses perencanaan audit, pelaksanaan, sampai dengan tindak lanjut pada semua bagian yang terkait dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung. 3. REFERENSI 3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008 klausul SOP Nomor : SOP/006/WM/2016 tentang Tinjauan Manajemen 4. DEFINISI 4.1 Audit : Suatu pengujian yang sistematik dan independen untuk menentukan apakah kegiatan mutu dan hasil-hasil yang sesuai dengan perencanaan diterapkan secara efektif dan sesuai untuk mencapai tujuan. 4.2 Auditor : Personil yang melakukan audit. 4.3 Koordinator Auditor : Personil yang memimpin dan bertanggung jawab terhadap tim audit. 4.4 Auditee : Bagian yang diaudit. 4.5 Bukti Audit : Rekaman/arsip pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi. 4.6 Check list : Alat bantu yang digunakan dalam pelaksanaan audit untuk mencatat hal-hal yang akan ditanyakan/ dipantau selama pelaksanaan audit. 4.7 Opening Meeting : Rapat pembukaan audit internal yang dipimpin yang dipimpin oleh Koordinator Auditor dan dihadiri oleh seluruh perwakilan tiap Bagian yang akan diaudit untuk menyampaikan detail rencana pelaksanaan audit internal. 4.8 Closing Meeting : Rapat penutupan audit internal yang dipimpin oleh Koordinator Auditor dan dan dihadiri oleh seluruh perwakilan Bagian yang telah diaudit untuk menyampaikan hasil kegiatan audit internal. 1

24 CONTROLLED COPY NO PENGADILAN TATA USAHA NEGARA No. Dokumen SOP/003/WM/2016 Jl. Diponegoro No. 34 Bandung Tlp/Fax : ( 022 ) Tgl Berlaku 20 April 2016 Website: bandung@ptun.org Halaman 2/5 AUDIT INTERNAL 4.9 Temuan Audit : Hasil penilaian bukti audit terhadap kriteria audit. Temuan audit dibagi ke dalam Ketidaksesuaian dan Saran Perbaikan Ketidaksesuaian : Suatu kondisi dimana terdapat penyimpangan antara pelaksanaan dengan kriteria audit Saran Perbaikan : Suatu kondisi dimana terdapat peluang untuk sebuah peningkatan Kesesuaian : Suatu kondisi dimana antara pelaksanaan dengan kriteria audit sudah sesuai Kriteria Audit : Set kebijakan, prosedur, atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan atau acuan dalam proses audit 4.14 Koreksi : Tindakan yang dilakukan oleh auditee untuk menutup ketidaksesuaian Tindakan Korektif : Tindakan yang dilakukan oleh auditee untuk memperbaiki ketidaksesuaian untuk mencegah berulangnya ketidaksesuaian. Tindakan korektif merupakan bagian dari proses peningkatan berkesinambungan. 5. TANGGUNG JAWAB 5.1 Manajemen Puncak bertanggungjawab dalam membuat Program Audit Internal Tahunan, memastikan Program Audit Internal Tahunan berjalan, menunjuk Koordinator Auditor, mengeluarkan Surat Tugas, menyetujui hasil verifikasi temuan audit serta mengeluarkan Surat Peringatan. 5.2 Koordinator Auditor bertanggungjawab dalam membuat Rencana Pelaksanaan Audit Internal, memimpin pelaksanaan audit, memimpin opening meeting dan closing meeting dan membuat Laporan Audit Internal. 5.3 Auditor bertanggungjawab dalam melaksanakan audit sesuai dengan kriteria audit, melakukan verifikasi hasil temuan audit. 5.4 Auditee bertanggungjawab dalam memberikan data dan informasi terkait kepentingan audit, menganalisa dan melakukan tindakan korektif atas temuan audit. 5.5 Menejemen Puncak bertanggungjawab dalam menyetujui Program Audit Internal Tahunan dan melakukan tinjauan manajemen. 6. KETENTUAN UMUM 6.1 Audit Internal dilaksanakan minimal 1(satu) kali dalam setahun. 6.2 Dalam hal penentuan frekuensi pelaksanaan audit, maka yang dapat dijadikan pertimbangan adalah hal-hal sebagai berikut: Keluhan pencari keadilan/masyarakat Permintaan tindakan korektif dan tindakan pencegahan 2

25 CONTROLLED COPY NO PENGADILAN TATA USAHA NEGARA No. Dokumen SOP/003/WM/2016 Jl. Diponegoro No. 34 Bandung Tlp/Fax : ( 022 ) Tgl Berlaku 20 April 2016 Website: bandung@ptun.org Halaman 3/5 AUDIT INTERNAL Hasil audit sebelumnya Jika Program Audit Internal Tahunan tidak terlaksana sesuai dengan yang sudah ditetapkan, maka Manajemen Puncak harus membuat reschedule Program Audit Internal Tahunan dan pernyataan alasan perubahan jadwal audit tersebut. 6.3 Auditor harus orang independen yang tidak langsung berkaitan dengan prosedur maupun proses yang diaudit atau yang menjadi tanggung jawabnya dan sudah mengikuti pelatihan auditor internal. 6.4 Tim Auditor Internal ditetapkan melalui Surat Tugas dari Manajemen Puncak 6.5 Audit internal dilaksanakan oleh tim audit yang sedikitnya berjumlah 2 (dua) orang. 6.6 Temuan audit internal dinyatakan ditutup apabila verifikasi telah dilakukan oleh auditor dan diketahui Manajemen Puncak. 7. URAIAN PROSEDUR 7.1 Proses Perencanaan Audit Manajemen Puncak membuat Program Audit Internal Tahunan Berdasarkan Program Audit Internal Tahunan, Manajemen Puncak menunjuk Koordinator Auditor beserta tim audit sesuai dengan waktu yang disepakati Tim audit yang terbentuk ditegaskan dalam Surat Tugas yang ditandatangani oleh Manejemen Puncak Koordinator Auditor yang sudah ditunjuk menyiapkan Rencana Pelaksanaan Audit Internal beserta perangkat audit seperti Check list Audit Internal dan Formulir Temuan Audit Internal. 7.2 Proses Pelaksanaan Audit Koordinator Auditor memimpin opening meeting untuk memperkenalkan anggota timnya beserta tugas-tugas yang akan dilaksanakan, menjelaskan lingkup audit, serta standar dan metode dalam melakukan audit Auditor meninjau implementasi sistem mutu dan mencocokkannya dengan kriteria audit Temuan yang didapatkan selama proses audit dicatat dalam Formulir Temuan Audit Internal Koordinator Auditor mendiskusikan seluruh temuan dengan auditor sebelum mengumumkan temuan pada closing meeting Koordinator Auditor memimpin closing meeting untuk menyampaikan hasil temuan selama audit yang telah dituliskan dalam Formulir Temuan Audit Internal. 3

26 CONTROLLED COPY NO PENGADILAN TATA USAHA NEGARA No. Dokumen SOP/003/WM/2016 Jl. Diponegoro No. 34 Bandung Tlp/Fax : ( 022 ) Tgl Berlaku 20 April 2016 Website: bandung@ptun.org Halaman 4/5 AUDIT INTERNAL Pada closing meeting, Koordinator Auditor bersama auditee menyepakati tanggal rencana penyelesaian tindakan korektif Selanjutnya Koordinator Auditor menyerahkan Formulir Temuan Audit Internal yang telah disepakati dengan auditee kepada Manajemen Puncak Sekretaris ISO menyalin Formulir Temuan Audit Internal tersebut dan menyalinnya dalam Log Status Audit Internal untuk dapat memantau proses tindak lanjut Formulir Temuan Audit Internal yang asli diserahkan kepada auditee untuk ditindak lanjuti. 7.3 Tindak Lanjut Hasil Audit Auditee harus menyelesaikan temuan dengan mengisi rencana tindakan korektif yangakan dilakukan pada Formulir Temuan Audit Internal sebelum tanggal jatuh tempo Formulir Temuan Audit Internal yang telah dilengkapi dan ditandatangani oleh auditee diserahkan kepada Manajemen Puncak untuk dipastikan penyelesaian ketidaksesuaian dilakukan sesuai dengan hasil investigasi masalahnya Selanjutnya Sekretaris ISO mendata hasil tindakan korektif yang telah dilakukan oleh auditee dan memantau penyelesaian temuan audit internal melalui Log Status Audit Internal Formulir Temuan Audit Internal yang telah dilengkapi dan ditandatangani oleh auditee beserta Log Status Audit Internal diserahkan kepada Manajemen Puncak untuk tahapan verifikasi Sekretaris ISO mengkompilasi seluruh perkembangan status tindakan korektif yang dilakukan auditee berdasarkan Log Status Audit Internal Bila berdasarkan pemantauan pada Log Status Audit Internal ternyata penyelesaian tindakan korektif belum dilaksanakan hingga melewati target rencana penyelesaian tindakan korektif tersebut, maka Manajemen Puncak akan mengeluarkan Surat Peringatan kepada auditee Berdasarkan Formulir Temuan Audit Internal yang sudah diterima, Manajemen Puncak menugaskan kembali Koordinator Auditor untuk melaksanaan verifikasi tindakan korektif pada Bagian yang telah diaudit Auditor melakukan verifikasi temuan audit internal berdasarkan informasi penyelesaian tindakan korektif dari Koordinator Auditor Manajemen Puncak melalui Sekretaris ISO melakukan pembaharuan status penyelesaian temuan audit internal berdasarkan hasil verifikasi pada Log Status Hasil Audit Internal dan memperbaharuinya sesuai dengan perkembangannya. 4

27 CONTROLLED COPY NO PENGADILAN TATA USAHA NEGARA No. Dokumen SOP/003/WM/2016 Jl. Diponegoro No. 34 Bandung Tlp/Fax : ( 022 ) Tgl Berlaku 20 April 2016 Website: bandung@ptun.org Halaman 5/5 AUDIT INTERNAL Seluruh arsip kegiatan audit internal dipelihara oleh Sekretaris ISO Seluruh status temuan audit internal akan dibahas bersama dengan tiap Bagian serta pihak terkait lainnya dalam Rapat Tinjauan Manajemen sesuai ketentuan. 8. ARSIP TERKAIT 8.1 Program Audit Tahunan 8.2 Rencana Pelaksanaan Audit Internal 8.3 Check list Audit Internal 8.4 Temuan Audit Internal 8.5 Laporan Hasil Audit 8.6 Log Status Hasil Audit Internal 8.7 Surat Peringatan 5

28 CONTROLLED COPY NO PTUN PROGRAM AUDIT TAHUNAN No. Formulir FM/008/WM//2016 Tgl Berlaku Halaman PROGRAM AUDIT TAHUNAN Jenis Audit Sasaran / Tujuan Audit Area & Lingkup Audit Tim Audit Periode Audit Audit Pihak Pertama Memastikan kesesuaian Manajemen Mutu Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung terhadap ISO : 9001 : 2008 dan persyaratan hukum serta SOP yang berlaku di Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung Pelaksanaan Pelayanan Peradilan Untuk Perkara dan Non Perkara Sesuai SK. Ketua Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung Nomor W2 - TUN2/803/ PS.03/VI/2016 Tentang Pembentukan Tim Auditor Internal 2016 Bandung, 29 Juni 2016 Manajemen Puncak H. Ujang Abdullah, SH., M.Si

29 CONTROLLED DOKUMEN COPY NO MASTER PTUN RENCANA PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL No. Formulir FM/009/WM//2016 Tgl Berlaku 20 April 2016 Halaman 1 Hari, Tanggal Waktu Bagian / Lokasi RENCANA PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL Prosedur Kriteria Audit Auditee Auditor Penanggungjawab, Koordinator Auditor Bandung Mengetahui, Manajemen Puncak ( ) ( )

30 CONTROLLED COPY NO PTUN CHECK LIST AUDIT INTERNAL No. Formulir FM/010/WM//2016 Tgl Berlaku 20 April 2016 Halaman 1 CHECK LIST AUDIT INTERNAL BAGIAN : TANGGAL : AUDITEE : PROSEDUR : AUDITOR : Pertanyaan Hasil Audit / Kesesuaian Ya Tidak Keterangan

31 CONTROLLED COPY NO PTUN FORMULIR TEMUAN AUDIT INTERNAL No. Formulir FM/011/WM//2016 Tgl Berlaku 20 April 2016 Halaman 1 FORMULIR TEMUAN AUDIT INTERNAL BAGIAN : TANGGAL : AUDITEE : PROSEDUR : AUDITOR : Uraian Hasil Temuan Audit : (Diisi Oleh Auditor) Penyebab : Tanggal Kejadian : Tindakan Koreksi yang Akan Dilakukan : (Diisi Oleh Auditee) Tanggal Penyelesaian : Dilaporkan : Tanggal : Mengetahui : Auditor Auditee Tindakan Koreksi Selesai : Ya / Tidak Tanggal Selesai : Keterangan : Tanda Tangan : Auditor

32 CONTROLLED COPY NO PTUN FORMULIR LAPORAN AUDIT INTERNAL No. Formulir FM/012/WM//2016 Tgl Berlaku 20 April 2016 Halaman 1 LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL Tanggal Audit Unit yang diaudit Aktivitas / Proses / Area Yang Diaudit - Tanggungjawab manajemen - Dokumentasi sistem manajemen mutu - Pengendalian dokumen dan rekaman - Pelayanan Non Perkara - Pelayanan Non Perkara - Penanganan keluhan pelanggan - Pemantauan kepuasan Pelanggan - Pemantauan dan pengukuran proses pelayanan - Pemantauan dan Pengukuran hasil pelayanan - Pengendalian pelayanan yang tidak sesuai - Tindakan perbaikan - Tindakan pencahan Kendala-kendala audit: Hasil Audit Proses Yang Memerlukan Perbaikan Jumlah Ketidaksesuaian Dibuat oleh : Ketua Tim Audit ( )

33 CONTROLLED DOKUMEN COPY NO MASTER PTUN LOG STATUS HASIL AUDIT INTERNAL No. Formulir FM/013/WM//2016 Tgl Berlaku 20 April 2016 Halaman 1 LOG STATUS HASIL AUDIT INTERNAL Ketidaksesuaian Investigasi Perbaikan Yang Sudah Tgl. Uraian Temuan Auditor Tgl. Dilakukan Tgl. Status

34 CONTROLLED COPY NO PTUN SURAT PERINGATAN No. Formulir FM/014/WM//2016 Tgl Berlaku 20 April 2016 Halaman 1 SURAT PERINGATAN Nomor : Kepada... Dengan ini disampaikah bahwa : 1. Berdasarkan Monitoring Temuan Audit Mutu Internal, Sdr/Sdri telah sepakat untuk menyelesaikan pelaksanaan Tindakan Perbaikan pada tanggal.././ Namun hingga saat ini Sdr/Sdri belum menyelesaikan Tindakan Perbaikan tersebut. 2. Sdr/Sdri diberi kesempatan untuk menyelesaikan Tindakan Perbaikan yang dimaksud paling lambat hingga tanggal /./. Demikian untuk menjadi perhatiannya. Bandung,. Manajemen Puncak (..)

35 ================================================================== PENGADILAN TATA USAHA NEGARA ================================================================== PENGENDALIAN LAYANAN TIDAK SESEUAI No. Dokumen : SOP/004/WM/2016 Status : MASTER : CONTROLLED COPY NO : UNCONTROLLED : OBSOLETE Revisi : 00 Tgl. Berlaku : 20 April 2016 Disiapkan Oleh Disahkan Oleh Nama H. Andri Mosepa, SH.,MH. Nama H. Ujang Abdullah, SH., M.Si NIP NIP Jabatan Wakil Manajemen Jabatan Ketua PTUN Bandung Dokumen ini adalah milik Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung Dilarang menggandakan sebagian maupun secarake seluruhan dengan cara apapun tanpa seizin Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung

36 1. TUJUAN PENGADILAN TATA USAHA NEGARA No. Dokumen SOP/004/WM/2016 Jl. Diponegoro No. 34 Bandung Tlp/Fax : ( 022 ) Tgl. Berlaku 20 April 2016 Website: bandung@ptun.org Halaman 1/3 PENGENDALIAN LAYANAN TIDAK SESUAI Prosedur pengendalian layanan tidak sesuai ini bertujuan untuk mengidentifikasikan dan mengendalikan layanan Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung yang tidak memenuhi persyaratan. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini diterapkan untuk seluruh jenis layanan yang termasuk dalam ruang lingkup penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang dihasilkan oleh Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung kepada masyarakat mulai dari identifikasi ketidaksesuaian layanan hingga tindak lanjutnya. 3. REFERENSI 3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008 klausul Persyaratan SMM ISO 9001:2008 klausul SOP Nomor : SOP/004/WM/2016 tentang Tindakan Korektif dan Tindakan Pencegahan 3.4 SOP Nomor : SOP/004/WM/2016 tentang Tinjauan Manajemen 3.5 SOP Nomor : SOP/006/PHUM/2016 tentang Penanganan Meja Pengaduan 4. DEFINISI 4.1 Layanan tidak sesuai : Layanan yang tidak sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan maupun yang dijanjikan kepada masyarakat 4.2 Layanan : Layanan yang diberikan oleh Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung kepada masyarakat 4.3 Ketidaksesuaian : Kondisi tidak tercapainya persyaratan. 4.4 Koreksi : Tindakan yang dikenakan pada suatu layanan untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang terjadi 4.5 Tindakan Korektif : Tindakan yang dilakukan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang terjadi dan mencegah berulangnya ketidaksesuaian. 5. PENANGGUNGJAWAB 5.1 Setiap Kepala Bagian bertanggung jawab dalam memastikan bahwa tindakan korektif yang diambil terhadap layanan tidak sesuai yang berulang efektif dan dapat mencegah terulangnya kembali kasus yang sama. 1

37 PENGADILAN TATA USAHA NEGARA No. Dokumen SOP/004/WM/2016 Jl. Diponegoro No. 34 Bandung Tlp/Fax : ( 022 ) Tgl. Berlaku 20 April 2016 Website: bandung@ptun.org Halaman 2/3 PENGENDALIAN LAYANAN TIDAK SESUAI 5.2 Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam: Melakukan koordinasi dengan masing-masing bagian untuk melakukan verifikasi tindakan korektif atas layanan tidak sesuai yang berulang dan menjamin efektivitas tindakan tersebut Melakukan tinjauan terhadap tindakan perbaikan yang belum efektif, dan mengagendakan pembahasannya dalamtinjauan Manajemen. 6. URAIAN PROSEDUR 6.1 Identifikasi Layanan Tidak Sesuai Layanan tidak sesuai bisa diidentifikasi selama dalam proses pelayanan oleh masing-masing bagian maupun bila layanan itu sudah diterima oleh masyarakat Layanan tidak sesuai yang sudah diterima / digunakan oleh masyarakat, dan dilaporkan / disampaikan ke Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung secara resmi, ditangani sesuai dengan SOP Nomor: SOP/006/PHUM/2016 tentang Penanganan Meja Pengaduan Layanan tidak sesuai yang ditemukan selama proses pelayanan, akan dilaporkan oleh pemilik layanan (Bagian) maupun penerima layanan / output dari Bagian terkait dan dicatat pada Register Layanan yang Tidak Sesuai. 6.2 Penanganan Layanan Tidak Sesuai (yang ditemukan selama proses pelayanan) Bagian yang menemukan layanan tidak sesuai dari Bagian lain dan sudah mencatat dalam Register Layanan yang Tidak Sesuai, selanjutnya dilaporkan kepada Bagian yang menghasilkan layanan tersebut untuk dilakukan koreksi Layanan tidak sesuai yang sudah diperbaiki akan dikembalikan kepada Bagian pelapor untuk dapat diproses lebih lanjut menjadi layanan yang sesuai persyaratan. 2

38 PENGADILAN TATA USAHA NEGARA No. Dokumen SOP/004/WM/2016 Jl. Diponegoro No. 34 Bandung Tlp/Fax : ( 022 ) Tgl. Berlaku 20 April 2016 Website: bandung@ptun.org Halaman 3/3 PENGENDALIAN LAYANAN TIDAK SESUAI 6.3 Tindakan Korektif Jika layanan tidak sesuai di Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung terjadi berulang lebih dari 3 kali dalam setiap bulan, maka Kepala Bagian yang menemukan layanan tidak sesuai melaporkan kepada Wakil Manajemen, dan Wakil Manajemen melalui Sekretaris ISO meminta untuk dilakukan tindakan korektif dalam formulir Permintaan Tindakan Korektif Wakil Manajemen bersama dengan Bagian terkait mengidentifikasi ketidaksesuaian tersebut dan melakukan penelusuran penyebab hingga rencana tindakan korektif yang akan dilakukan. 6.4 Tinjauan terhadap Layanan Tidak Sesuai Wakil Manajemen melakukan tinjauan terhadap seluruh tindakan korektif yang diambil atas layanan tidak sesuai yang berulang seperti pada point 6.3.1, untuk dibahas dalam Tinjauan Manajemen. 7. ARSIP TERKAIT 7.1 Formulir Register Layanan yang Tidak Sesuai 7.2 Formulir Permintaan Tindakan Korektif / Pencegahan 3

39 PTUN REGISTER LAYANAN TIDAK SESEUAI No. Formulir FM/015/WM//2016 Tgl. Berlaku 20 April 2016 Halaman 1 REGISTER LAYANAN TIDAK SESEUAI No Tanggal Unit Kerja / Bagian Bidang Layanan Uraian Keluhan Usulan Solusi Status (Layak Diteruskan. Tidak layak, open, clos)

40 PTUN FORMULIR PERMINTAAN TINDAKAN KOREKTIF No. Formulir FM/016/WM//2016 Tgl. Berlaku 20 April 2016 Halaman 1 FORMULIR PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI / PENCEGAHAN HARI DAN TANGGAL : PEMOHON : BAGIAN : MASALAH YANG TERJADI DAN PENYEBABNYA : Tanggal Terjadi Masalah : Lokasi / Tempat : USULAN TINDAKAN : KOREKSI PENCEGAHAN Waktu Penyelesaiaan : Pemohon : Diketahui oleh : Tanggal : Tanggal : TINDAKAN YANG DIAMBIL DAN HASILNYA: Ini Penyelesaian Tindakan : KESIMPULAN : Perlu tindak lanjut: (Jelaskan) Masalah Telah Selesai Dilaporkan oleh : Tanggal : Ditinjau & Disetujui Oleh: Tanggal :

41

42 ================================================================== PENGADILAN TATA USAHA NEGARA ================================================================== TINDAKAN KOREKTIF DAN TINDAKAN PENCEGAHAN No. Dokumen: SOP/005/WM/2016 Status : MASTER : CONTROLLED COPY NO : UNCONTROLLED : OBSOLETE Revisi : 00 Tgl. Berlaku : 20 April 2016 Disiapkan Oleh Disahkan Oleh Nama H. Andri Mosepa, SH.,MH. Nama H. Ujang Abdullah, SH., M.Si NIP NIP Jabatan Wakil Manajemen Jabatan Ketua PTUN Bandung Dokumen ini adalah milik Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung Dilarang menggandakan sebagian maupun secarake seluruhan dengan cara apapun tanpa seizin Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung

43 1. TUJUAN PENGADILAN TATA USAHA NEGARA No. Dokumen SOP/005/WM/2016 Jl. Diponegoro No. 34 Bandung Tlp/Fax : ( 022 ) Tgl. Berlaku 20 April 2016 Website: bandung@ptun.org Halaman 1/5 TINDAKAN KOREKTIF DAN TINDAKAN PENCEGAHAN Prosedur tindakan korektif dan tindakan pencegahan ini digunakan sebagai pedoman untuk: 1.1 Menganalisis dan memecahkan masalah, serta mencegah kesalahan yang berulang dengan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang terjadi atau ketidaksesuaian potensial yang akan terjadi. 1.2 Menetapkan langkah yang sistematis dalam tindakan korektif yang berhubungan dengan mutu. 1.3 Mengenali potensi penyebab ketidaksesuaian dan menghilangkan dengan melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari terjadinya suatu ketidaksesuaian. 1.4 Sarana dalam melakukan perbaikan berkelanjutan (continual improvement). 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mengatur tata cara penanganan semua ketidaksesuaian yang berasal dari masyarakat maupun yang berasal dari proses penyediaan layanan dalam lingkup penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang meliputi identifikasi dan pelaporan, analisis dan investigasi penyebab/potensi penyebab hingga penetapan tindakan korektif atau tindakan pencegahan terhadap: 2.1 Ketidaksesuaian yang telah terjadi 2.2 Ketidaksesuaian yang potensial/kemungkinan besar akan terjadi. 3. REFERENSI 3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008 klausul dan Persyaratan SMM ISO 9001:2008 klausul SOP Nomor : SOP/006/PHUM/2016 tentang Penanganan Meja Pengaduan 3.4 SOP Nomor : SOP/004/WM/2016 tentang Pengendalian Layanan Tidak Sesuai 3.5 SOP Nomor : SOP/006/WM/2016 tentang Tinjauan Manajemen 3.6 Laporan Pengukuran Kepuasan Masyarakat 4. DEFINISI 4.1 Ketidaksesuaian : Kondisi tidak tercapainya persyaratan. 4.2 Koreksi : Tindakan yang dikenakan pada suatu layanan untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang terjadi.

44 PENGADILAN TATA USAHA NEGARA No. Dokumen SOP/005/WM/2016 Jl. Diponegoro No. 34 Bandung Tlp/Fax : ( 022 ) Tgl. Berlaku 20 April 2016 Website: bandung@ptun.org Halaman 2/5 TINDAKAN KOREKTIF DAN TINDAKAN PENCEGAHAN 4.3 Tindakan Korektif : Segala tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang terjadi untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian. 4.4 Tindakan Pencegahan : Segala tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian potensial yang mungkin terjadi untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian. 4.5 Closed Out : Suatu kondisi dimana tindakan korektif atas ketidaksesuaian sudah dilakukan dan dinyatakan selesai. 5. PENANGGUNGJAWAB 5.1 Wakil Manajemen bertanggungjawab dalam mengkoordinir pelaksanaan tindakan korektif yang memerlukan kesepakatan antar/lintas Bagian, serta melakukan verifikasi terhadap pelaksanaan tindakan korektif maupun tindakan pencegahan yang diambil oleh Bagian terkait. 5.2 Masing-masing Kepala setiap Bagian bertanggungjawab dalam pelaksanaan tindakan korektif atau tindakan pencegahan atas ketidaksesuaian maupun potensi ketidaksesuaian. 5.3 Setiap Kepala Bagian bertanggung jawab dalam memastikan tindakan yang diambil sesuai dengan akar masalah dari ketidaksesuaian yang terjadi, dan tindakan korektif maupun tindakan pencegahan dilaksanakan 5.4 Setiap pegawai bertanggung jawab terhadap pendeteksian ketidaksesuaian dan pelaporan dilingkup kerjanya masing-masing. 5.5 Sekretaris ISO bertanggungjawab dalam menyimpan seluruh dokumentasi tindakan korektif dan tindakan pencegahan. 6. KETENTUAN UMUM 6.1 Ketidaksesuaian yang diidentifikasi dalam prosedur ini untuk dilakukan tindakan korektif antara lain: Ketidaksesuaian yang didapat dari pengaduan masyarakat sesuai dengan ketentuan pada Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan SOP Nomor: SOP/006/PHUM/2016 tentang Penanganan Meja Pengaduan Ketidaksesuaian yang berasal dari terjadinya layanan tidak sesuai, seperti yang diatur dalam SOP Nomor: SOP/004/WM/2016 tentang Pengendalian Layanan Tidak Sesuai; Hasil pengukuran kepuasan layanan yang nilainya kurang dari nilai minimal yang ditentukan; Ketidaksesuaian yang ditemukan oleh pihak eksternal, termasuk hasil audit eksternal (Badan Sertifikasi); 3

45 PENGADILAN TATA USAHA NEGARA No. Dokumen SOP/005/WM/2016 Jl. Diponegoro No. 34 Bandung Tlp/Fax : ( 022 ) Tgl. Berlaku 20 April 2016 Website: bandung@ptun.org Halaman 3/5 TINDAKAN KOREKTIF DAN TINDAKAN PENCEGAHAN 6.2 Ketidaksesuaian potensial yang diidentifikasi dalam prosedur ini untuk dilakukan tindakan pencegahan antara lain: Saran perbaikan dari audit eksternal (Badan Sertifikasi); Potensi-potensi masalah pada proses pelayanan 6.3 Ketidaksesuaian yang didapatkan selama pelaksanaan Audit Internal ditindaklanjuti sesuai ketentuan SOP Nomor : SOP/003/WM/2016 tentang Audit Internal. 7. URAIAN PROSEDUR 7.1 Identifikasi Ketidaksesuaian dan Potensi Ketidaksesuaian Setiap bulan atau sesuai periode tertentu, Sekretaris ISO mendata ketidaksesuaian yang terjadi maupun potensi ketidaksesuaian yang membutuhkan dilakukan tindakan korektif maupun tindakan pencegahan berdasarkan data capaian Sasaran Mutu, data pengaduan/ keluhan masyarakat, data kejadian layanan tidak sesuai, data hasil pengukuran kepuasan masyarakat, data evaluasi rekanan, dll Setiap data ketidaksesuaian maupun potensi ketidaksesuaian yang bisa dilakukan tindakan korektif maupun pencegahan dicatat oleh Sekretaris ISO dalam formulir Permintaan Tindakan Korektif maupun formulir Permintaan Tindakan Selanjutnya, Sekretaris ISO meregister seluruh data yang dimintakan tindakan korektif maupun tindakan pencegahan dalam formulir Monitoring Tindakan Korektif/Tindakan Pencegahan, yang diserahkan kepada Wakil Manajemen untuk dilakukan pemantauan. 7.2 Tindak Lanjut atas Permintaan Tindakan Pencegahan Setiap Kepala Bagian melakukan investigasi guna menentukan akar masalah yang menyebabkan terjadinya potensi ketidaksesuaian Berdasarkan penyebab potensi masalah yang telah diidentifikasi ditentukan kebutuhan akan tindakan pencegahan untuk memastikan potensi ketidaksesuaian yang akan terjadi agar dapat dicegah lebih dini Setiap Kepala Bagian mengkoordinir pelaksanaan tindakan pencegahan dan Kepala setiap Bagian menentukan target waktu penyelesaian yang akan diambil Tindakan pencegahan yang sudah dilakukan dicatat pada formulir Permintaan Tindakan Pencegahan yang salinannya di distribusikan kepada Wakil Manajemen / Sekretaris ISO untuk dimonitor pelaksanaan tindakan pencegahannya. 4