KEMENTRIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI PROGRAM PASCASARJANA PROSEDUR MUTU AUDIT INTERNAL

Transkripsi

1 No. Dok.: OT PM-PPs.06 No. Rev.: 00 Tgl. Berlaku: 4 September 2015 Hal: 1/9 Nama/Jabatan Tanda Tangan Dibuat oleh Tim ISO Diperiksa oleh Prof.Dr.Nadiroh,M.Pd Management Representative Disetujui oleh Prof. Dr. Moch.Asmawi,M.Pd Direktur PPs UNJ

2 No. Dok.: OT PM-PPs.06 No. Rev.: 00 Tgl. Berlaku: 4 September 2015 Hal: 2/9 1.0 Tujuan: Untuk memastikan bahwa Audit Internal mempunyai perencanaan dan instrumen yang sistematis dan dilaksanakan secara efektif dan independen sesuai dengan Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan. 2.0 Ruang Lingkup: Prosedur ini diberlakukan dalam pelaksanaan Audit Sistem Manajemen Mutu pada Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta (PPs UNJ) yang meliputi antara lain; Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, dan Instruksi Kerja dari setiap unit kerja yang diaudit beserta penerapannya. 3.0 Definisi: Tidak diperlukan 4.0 Acuan: Pasal ISO 9001: Uraian Prosedur: 5.1 Perencanaan Audit Internal dilaksanakan sesuai dengan Jadwal Audit Internal yang sudah disetujui oleh Wakil Manajemen Mutu Audit Internal dilaksanakan minimal 2 (dua) kali dalam setahun; audit internal tambahan di luar jadwal yang telah ditetapkan dapat dilakukan bila terdapat indikasi adanya penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan Sistem Manajemen Mutu.

3 No. Dok.: OT PM-PPs.06 No. Rev.: 00 Tgl. Berlaku: 4 September 2015 Hal: 3/ Management Representative bertanggung jawab menentukan Ketua Tim Auditor Internal dan Auditor yang akan melaksanakan Audit Internal dengan memperhatikan bahwa Lead Auditor dan Auditor yang ditunjuk bukan berasal dari Unit Kerja yang akan diaudit. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga independensi Auditor dalam menentukan ketidaksesuaian yang terjadi di dalam audit Sistem Manajemen Mutu Setiap audit dilakukan oleh Auditor Internal ditentukan oleh Management Representative, berdasarkan: a. Telah mengikuti Pelatihan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu yang disyaratkan oleh ISO 9001: b. Telah mengikuti Pelatihan dan bersertifikat Audit Internal Sistem Manajemen Mutu yang disyaratkan oleh ISO 9001: c. Telah bekerja pada Universitas Negeri Jakarta minimal 5 (lima) tahun sejak yang bersangkutan diangkat menjadi Pegawai Negeri Sipil. 5.2 Persiapan Management Representative bertanggung jawab membuat dan menyerahkan Pemberitahuan Audit kepada Auditor yang ditunjuk dan Unit Kerja yang akan diaudit (Auditee) Management Representative menunjuk dan menetapkan Lead Auditor dan Auditor yang jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan Lead Auditor yang ditunjuk bertanggung jawab untuk melakukan konfirmasi Tanggal, Waktu, dan Ruang Lingkup Audit dengan Auditee.

4 No. Dok.: OT PM-PPs.06 No. Rev.: 00 Tgl. Berlaku: 4 September 2015 Hal: 4/9 5.3 Pelaksanaan Pelaksanaan Audit Internal dapat dimulai dan dipimpin oleh Lead Auditor dengan agenda acara sebagai berikut : a. Tujuan dan ruang lingkup; b. Metode pelaksanaan audit; c. Klasifikasi ketidaksesuaian; d. Tanya jawab; e. Usulan tindakan; Auditor dalam melaksanakan audit bertanya langsung kepada Auditee Auditor melaksanakan audit dengan memeriksa dokumen, catatan, kegiatan, dan proses operasional yang relevan terhadap standar (Peraturan Pemerintah, Statuta, SK Rektor), Pedoman Mutu, Prosedur, Instruksi Kerja, dan dokumen lain yang terkait berdasarkan ruang lingkup audit dan Daftar Periksa Audit Internal (checklist) yang telah disiapkan (lihat lampiran) Hasil audit dengan bukti obyektif yang ditemukan, dicatat dalam Daftar Periksa Audit Internal (checklist) Auditor harus mencatat setiap hasil temuan saat melakukan audit internal yang bersifat ketidaksesuaian pada formulir audit internal Auditee harus meneliti penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan Auditor untuk menentukan tindakan perbaikan dan pencegahan yang akan dilakukan dalam mengatasi ketidaksesuaian tersebut serta mencegah terulangnya kembali hal sama di masa yang akan datang Auditee harus memberikan tanggal penyelesaian yang sesuai dan disetujui oleh Auditor untuk melaksanakan penyelesaian tindakan perbaikan seperti yang dinyatakan dalam Formulir Audit Internal.

5 No. Dok.: OT PM-PPs.06 No. Rev.: 00 Tgl. Berlaku: 4 September 2015 Hal: 5/ Setelah keseluruhan audit dilaksanakan, selanjutnya Lead Auditor melakukan Rapat Penutupan ( closing meeting) yang dihadiri oleh seluruh Auditor dan Auditee untuk menyampaikan: a.presentasi terhadap hal-hal yang tidak sesuai. b. Presentasi terhadap temuan yang ada. c.persetujuan tanggal perbaikan. d. Melakukan tanya jawab. 5.4 Laporan Audit Lead Auditor bertanggung jawab untuk merangkum hasil audit internal ke dalam Laporan Audit Internal berupa Ringkasan Audit Internal yang diserahkan kepada Management Representative Management Representativeakan menyampaikan hasil Audit Internal yang telah dilaksanakan dalam Rapat Tinjauan Manajemen. 5.5 Penyimpanan Hasil Audit Semua dokumen yang berhubungan dengan Audit Internal menjadi tanggung jawab Management Representativedan Pengendali Dokumen untuk menyimpannya Pengendali Dokumen bertanggung jawab untuk memisahkan temuan yang sudah ditutup dengan temuan yang belum ditutup. 6.0 Lampiran: 6.1 Jadual Audit Internal 6.2 Pemberitahuan Audit Internal 6.3 Daftar Periksa Audit Internal (checklist) 6.4 Laporan Audit Internal

6 No. Dok.: OT PM-PPs.06 No. Rev.: 00 Tgl. Berlaku: 4 September 2015 Hal: 6/9 JADWAL TAHUN: No Prosedur Unit Kerja J F M A M J J A S O N D Jakarta, September 2015 Mengetahui Management Representative, Prof. Dr. Nadiroh, M.Pd.

7 No. Dok.: OT PM-PPs.06 No. Rev.: 00 Tgl. Berlaku: 4 September 2015 Hal: 7/9

8 No. Dok.: OT PM-PPs.06 No. Rev.: 00 Tgl. Berlaku: 4 September 2015 Hal: 8/9 PEMBERITAHUAN Tanggal : No. Revisi 00 Kepada Yth : Sehubungan dengan pelaksanaan di Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta, dengan ini disampaikan jadwal dengan rincian sebagai berikut : No Hari/Tanggal Pukul Auditor Auditee Lead Auditor : Kepada para Auditor dan Auditee diharapkan agar mempersiapkan dan melaksanakan ini sebaik-baiknya sesuai dengan Prosedur. Atas perhatian dan kerjasamanya kami sampaikan terima kasih. Hormat Kami, Management Representative,

9 No. Dok.: OT PM-PPs.06 No. Rev.: 00 Tgl. Berlaku: 4 September 2015 Hal: 9/9 Auditor: DAFTAR PERIKSA Tanggal Audit: Auditee: Referensi: No. Revisi 00 Pertanyaan Hasil Audit Diterima Kategori Tidak Terima Keterangan : : Diterima : Ketidaksesuaian/Observasi

10 No. Dok.: OT PM-PPs.06 No. Rev.: 00 Tgl. Berlaku: 4 September 2015 Hal: 10/9 FORMULIR Nomor : Tanggal : No. Revisi 00 BAGIAN/AUDITEE : Auditor : PENGAMATAN : Auditor: Auditee: Tanggal : URAIAN KETIDAKSESUAIAN : Analisis: Penanggung Jawab/Auditee : Tanggal : TINDAKAN PERBAIKAN: Tanggal Penyelesaian : Pengusul/Auditor : PenanggungJawab/Auditee: Tanggal : TINJAUAN TERHADAP TINDAKAN PERBAIKAN: KESIMPULAN : Management Representative: Tanggal :

11 No. Dok.: OT PM-PPs.06 No. Rev.: 00 Tgl. Berlaku: 4 September 2015 Hal: 11/9