PROSEDUR AUDIT INTERNAL

Transkripsi

1 PROSEDUR AUDIT INTERNAL No. Dokumen : PT-KITSBS-03 No. Revisi : 00 Halaman : i dari iv LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN DIBUAT OLEH No Nama Jabatan Tanda Tangan 1. RM. Yasin Effendi PLT DM ADM Umum & Fas 2. Abdan Syakuro PLT DM Akuntansi 3. Bambang SA PLT DM Pemeliharaan 4. Nursalim PLT DM Enjiniring DIPERIKSA OLEH No Nama Jabatan Tanda Tangan 1. Andi Aziz Wakil Manajemen 2. Hendra Noviar Manajer Enjiniring 3. Ikram Manajer Produksi 4. Tosni Karo Karo Manajer Keuangan 5. Muhammad Syafrudin Manajer SDM & Umum MENGESAHKAN No Nama Jabatan Tanda Tangan 1. Ruly Firmansyah General Manager

2 PROSEDUR AUDIT INTERNAL No. Dokumen : PT-KITSBS-03 No. Revisi : 00 Halaman : ii dari iv DAFTAR ISI Uraian Halaman LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN... i DAFTAR ISI... ii DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI... iii DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN... iv 1. TUJUAN LINGKUP REFERENSI DEFINISI PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB LAMPIRAN... 4

3 PROSEDUR AUDIT INTERNAL No. Dokumen : PT-KITSBS-03 No. Revisi : 00 Halaman : iii dari iv DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI No Unit Kerja Salinan Dokumen 1. Wakil Manajemen/Sekretariat SMT MASTER 2. Seluruh Karyawan Softcopy

4 PROSEDUR AUDIT INTERNAL No. Dokumen : PT-KITSBS-03 No. Revisi : 00 Halaman : iv dari iv DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN No Tgl Hlm Uraian yang diubah Uraian Perubahan Disahkan oleh

5 PROSEDUR AUDIT INTERNAL No. dokumen : PT-KITSBS-03 Halaman : 1 dari 4 1. TUJUAN Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam penyelenggaraan audit internal untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Terpadu diterapkan dan dipelihara secara efektif, disamping untuk mencari peluang perbaikan sistem manajemen secara berkelanjutan dapat dilaksanakan secara baik dan terencana. 2. LINGKUP Prosedur ini mencakup semua tahapan audit internal mulai dari penyusunan program audit, penetapan auditor, pelaksanaan audit dan pembuatan laporan serta pemantauan tindak lanjut hasil temuan audit. 3. REFERENSI 3.1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul Audit Internal Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul Audit Internal Persyaratan SMK 3 PP No. 50 Tahun 2012, Elemen 11.1 Audit Internal SMK Persyaratan PAS 99:2012, Klausul 9.2 Audit Internal. 4. DEFINISI 4.1. Audit Internal Proses pemeriksaan yang dilakukan secara sistematik, mandiri dan terdokumentasi untuk melihat kesesuaian penerapan sistem manajemen terpadu terhadap kebijakan perusahaan, prosedur dan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan Program Audit Internal Penjelasan tentang rencana audit internal untuk jangka waktu tertentu dan tujuan tertentu Rencana Audit Uraian tentang kegiatan audit yang mencakup jadwal audit, lingkup audit, lokasi audit dan tim audit Auditor Pihak yang berwenang dan bertanggungjawab untuk melaksanakan audit yang telah mendapatkan pelatihan Audit Internal dengan acuan ISO Auditee Pihak yang mewakili suatu area atau aktifitas untuk diaudit Temuan Audit Hasil dari audit yang menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian terhadap persyaratan serta saran untuk peningkatan/ perbaikan.

6 PROSEDUR AUDIT INTERNAL No. dokumen : PT-KITSBS-03 Halaman : 2 dari Ketidaksesuaian Hasil audit yang menunjukkan bahwa pelaksanaan kegiatan tidak sesuai dengan persyaratan/prosedur yang berlaku. 5. PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB 5.1. Pembuatan Program Audit Internal Program Audit Internal dibuat setiap tahun oleh Tim menggunakan Formulir Program Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-01), disetujui oleh Wakil Manajemen dan disahkan oleh General Manager Program Audit Internal menguraikan unit kerja yang akan diaudit, waktu pelaksanaan, tim auditor yang terdiri ketua tim dan anggota yang tidak mengaudit pekerjaannya, dengan harus mempertimbangkan status dan kepentingan proses yang diaudit serta hasil audit internal dan eksternal sebelumnya Seluruh unit kerja yang berada dalam kewenangan Kantor Induk PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel diaudit minimal 1 (satu) kali dalam setahun Setiap tim auditor minimal terdiri atas 2 orang yang bertindak sebagai Ketua tim auditor dan Anggota, dan tidak berasal dari unit kerja yang akan diaudit Lingkup audit disesuaikan tugas dan tanggungjawab masing-masing unit kerja dalam penerapan Sistem Manajemen Terpadu Persiapan Pelaksanaan Audit Internal Ketua Tim Audit menyusun rencana pada Formulir Jadwal Audit Internal (FR-PT-KITSBS ) yang disampaikan ke Auditee paling lambat 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan Tim audit menyiapkan daftar pertanyaan menggunakan Formulir Checklist Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-03) dan peralatan audit lain yang diperlukan Berdasarkan rencana audit yang telah diterima, unit kerja yang akan diaudit menunjuk personil yang memiliki tugas dan tanggungjawab di dalam pelaksanaan kegiatan yang akan diaudit untuk mendampingi Tim Audit selama pelaksanaan audit Apabila memerlukan Tenaga Ahli Pendamping, Ketua Tim Audit harus menyampaikan kepada unit kerja yang akan diaudit bersamaan dengan penyampaian Rencana Pelaksanaan Audit Internal Pelaksanaan Audit Internal Audit diawali dengan mengadakan pertemuan pembuka (Opening Meeting) yang dihadiri oleh Tim Auditor dan auditee, untuk menjelaskan maksud, tujuan dan memastikan jadwal audit.

7 PROSEDUR AUDIT INTERNAL No. dokumen : PT-KITSBS-03 Halaman : 3 dari Kegiatan audit dilaksanakan berdasarkan jadwal audit yang telah disepakati auditee, meliputi kegiatan pemeriksaan dokumen-dokumen terkait, wawancara dengan auditee atau pekerja dan observasi di lapangan Temuan audit dan rencana perbaikan dikonfirmasi kepada auditee pada saat pelaksanaan audit dan dicatat dalam Formulir Temuan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-06) dan Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-01) Pada saat pertemuan penutup (Closing Meeting), auditor menjelaskan hasil temuan audit yang ditemukan kepada auditee Penyusunan dan penerbitan Laporan Pelaksanaan Audit Internal Laporan Pelaksanaan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-04) disusun Ketua Tim Auditor paling lambat 3 (tiga) hari setelah audit berakhir, dilengkapi dengan Formulir Temuan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-06) dan salinan dari Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-01) yang dibuat oleh auditor yang dirangkum pada Formulir Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-PT-KITSBS ) Laporan disampaikan kepada Wakil Manajemen dan Unit Kerja yang diaudit, sebagai bahan untuk Tinjauan Manajemen Rekaman Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-KITSBS ) yang dibuat oleh auditor, disimpan dan dipelihara oleh Sekretariat SMT Pemantauan Tindakan Perbaikan Tim Auditor memantau pelaksanaan hingga tindaklanjut temuan dinyatakan ditutup sesuai target yang ditetapkan auditee untuk dilaporkan kepada Wakil Manajemen Unit kerja yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan secara proaktif melaporkan perkembangan tindakan perbaikan yang dilakukannya kepada Auditor dan bila tindakan perbaikan telah dilaksanakan, auditee menyampaikan kepada auditor untuk diverifikasi dan dinyatakan selesai/ tertutup oleh auditor Hasil verifikasi dicatat dalam Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT- KITSBS-04-01) yang relevan dan pada Rekaman Formulir Pemantauan Tindakanlanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-PT-KITSBS-03-05) dinyatakan tertutup/ selesai selanjutnya Bila tindakan perbaikan tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana, maka unit kerja yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan harus segera membuat rencana tindakan perbaikan dan pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-01) yang baru dan disampaikan kepada Auditor.

8 PROSEDUR AUDIT INTERNAL No. dokumen : PT-KITSBS-03 Halaman : 4 dari Ketua Tim Auditor Internal memutakhirkan data dengan menggunakan Rekaman Formulir Pemantauan Tindakanlanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-PT- KITSBS-03-05). 6. LAMPIRAN 6.1. Proses Audit Internal (PT-KITSBS-03) 6.2. Formulir Program Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-01) 6.3. Formulir Jadwal Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-02) 6.4. Formulir Checklist Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-03) 6.5. Formulir Laporan Pelaksanaan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-04) 6.6. Formulir Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan / Ketidaksesuaiaan (FR-PT-KITSBS-03-05) 6.7. Formulir Temuan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-06) 6.8. Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan & Pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-01) 6.9. Formulir Daftar Hadir (FR-PT-KITSBS-19-03)

9 PROGRAM AUDIT INTERNAL No.Dokumen : FR-PT-KITSBS Tanggal Terbit : April Revisi : 00 PERIODE : No. LOKASI AUDIT I TAHUN 2014 Bulan Bulan... II III IV I II III IV Halaman : KETERANGAN KETERANGAN : Disetujui Oleh Diperiksa Oleh = RENCANA AUDIT = TINJAUAN MANAJEMEN = TINDAKAN PERBAIKAN DILAKSANAKAN = CLOSE OUT Tanggal Tanggal

10 Tanggal Dibuat Oleh

11 JADWAL AUDIT INTERNAL No. formulir : FR-PT-KITSBS Halaman : No. Bidang Auditee Auditor Internal Lokasi Waktu Hari / Tanggal

12 FORMULIR CHECKLIST AUDIT INTERNAL No. formulir : FR-PT-KITSBS Halaman : Tanggal : Lokasi : No. Item Cek/ Verifikasi Ref Auditee Hasil * Ket Catatan : NC : No Conformity Obs : Observation *) beri tanda bila Sesuai dan NC/Obs bila Tidak Sesuai Auditor ( )

13

14 LAPORAN PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL KE.. TAHUN. No. formulir : FR-PT-KITSBS Halaman : 1. Tanggal Pelaksanaan Audit : s/d 2. Susunan Tim Auditor : Ketua : Anggota : Anggota : 3. Hasil Audit : Aktivitas yang diaudit Klausul *) / Dok Ref. Hasil Audit Tidak Sesuai Sesuai Keterangan 4. Saran untuk Perbaikan : Dibuat oleh,

15 FORMULIR PEMANTAUAN TINDAKLANJUT PERMASALAHAN/KETIDAKSESUAIAN No. formulir : FR-PT-KITSBS Halaman : Status per tanggal : Sumber* :... No. Uraian Ketidaksesuaian /Permasalahan Rencana Tindaklanjut Target Waktu Selesai Penanggung Jawab Status Keterangan *): diisi dengan Tinjauan Manajemen/Audit Internal/lainnya Dibuat oleh,...

16 TEMUAN AUDIT INTERNAL No. formulir : FR-PT-KITSBS Halaman : Lokasi Audit : Tanggal : No. Area/ Bagian Uraian Temuan Kategori Temuan NC Obs Ref. klausul/ elemen/ dokumen Ket Ket: NC : No Conformity Obs : Observation Auditor, ( )