Diklat Pendamping Akreditasi FKTP MATERI INTI 6 TEKNIK AUDIT INTERNAL

Transkripsi

1 MATERI INTI 6 TEKNIK AUDIT INTERNAL I. Deskripsi Singkat Seiring dengan kemajuan iptek dan tuntutan pelayanan masyarakat, dari waktu waktu ke waktu dituntut upaya peningkatan mutu pelayanan yang berkesinambungan di Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama. Salah satu upaya peningkatan mutu yang berkesinambungan yang harus dilaksanakan di FKTP adalah kegiatan Audit Internal. Tujuan dilakukannya Audit Internal adalah Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data, hasil analisa, hasil penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan. Audit internal juga dilakukan untuk membantu menyelesaikan permasalahan organisasi, dalam rangka meningkatkan mutu dan kinerja organisasi. Audit Internal memberikan manfaat bagi seluruh stakeholders organisasi, mulai dari Pimpinan, Karyawan, Pengelola mutu, rekanan dan masyarakat, sampai manfaat/ keuntungan bagi auditor sendiri. II. Tujuan Pembelajaran a. Tujuan Pembelajaran Umum Setelah pembahasan materi ini peserta mampu melakukan audit internal. b. Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah mengikuti materi ini Peserta mampu: 1. Menjelaskan pengertian dan langkah-langkah audit internal. 2. Menyusun rencana audit internal. 1

2 3. Menyusun check-list audit internal. 4. Melakukan audit dan verifikasi audit. III. Pokok Bahasan dan/ atau Sub Pokok Bahasan 1. Menjelaskan pengertian dan langkah-langkah audit internal, 2. Menyusun rencana audit internal, 3. Menyusun check-list audit internal, 4. Melakukan audit dan verifikasi audit. IV. Bahan Belajar Sistem Manajemen Mutu ISO V. Langkah-langkah Kegiatan Pembelajaran Langkah 1. Pengkondisian peserta a. Fasilitator menyapa peserta dengan ramah dan hangat. Apabila belum pernah menyampaikan sesi di kelas, mulailah dengan perkenalan. Perkenalkan diri dengan nama lengkap, instansi tempat bekerja dan materi yang akan disampaikan. b. Sampaikan tujuan pembelajaran materi ini dan pokok bahasan yang akan disampaikan, sebaiknya dengan menggunakan bahan tayang. Langkah 2. Penyampaian materi Fasilitator menyampaikan paparan seluruh materi sesuai urutan pokok bahasan dan sub pokok bahasan dengan menggunakan bahan tayang. Fasilitator menyampaikan materi dengan metode ceramah, diskusi dan tanya jawab. Langkah 3. Rangkuman dan Kesimpulan a. Fasilitator melakukan evaluasi untuk mengetahui penyerapan peserta terhadap materi yang disampaikan dan pencapaian tujuan pembelajaran. 2

3 b. Fasilitator merangkum poin-poin penting dari materi yang disampaikan. c. Fasilitator membuat kesimpulan. VI. Uraian Singkat PENGERTIAN AUDIT Audit merupakan kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan melalui interaksi secara sistematis (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan), objektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat dengan cara membandingkan antara standar yang telah disepakati bersama dengan apa yang dilaksanakan/diterapkan di lapangan. Audit merupakan proses yang sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan menilai secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi. Kriteria audit adalah kriteria yang digunakan untuk melakukan audit berdasarkan standar yang digunakan dalam penilaian audit. Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi. JENIS AUDIT a. Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai temuan. Disebut audit pihak pertama. Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia. b. Audit eksternal: dilakukan oleh pihak di luar organisasi, dikenal audit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit yang dilakukan oleh BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama BPJS) dan 3

4 audit pihak ketiga (oleh institusi independen: survei akreditasi, audit Bawas). AUDITOR INTERNAL Auditor internal hendaknya: a. Menjadi katalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya: Memberdayakan sistem mutu Mengamankan kebijakan mutu b. Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada motivasi untuk berperan sebagai agen perubahan. c. Jangan sampai bekerja asal-asalan dan temuan dianggap tidak berbobot. 10 ESENSI DARI AUDIT Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (pihak yang diaudit). Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien. Dilakukan dengan azas manfaat. Dilakukan secara objektif. Berpijak pada fakta dan kebenaran. Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, analisis. Bermuara pada pengambilan keputusan. Dilaksanakan berdasar standar/ kriteria tertentu. Merupakan kegiatan berulang. Menghasilkan laporan. TUJUAN AUDIT 4

5 Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data, hasil analisa, hasil penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan. AKTIVITAS AUDIT Memastikan (konfirmasi dan verifikasi) Menilai (mengevaluasi dan mengukur) Merekomendasi (memberikan saran/masukan) Ketiga kegiatan ini umumnya dilakukan oleh auditor dengan cara: Telaah dokumen Observasi Meminta penjelasan dari auditee (yang di-audit) Meminta peragaan dilakukan oleh auditee Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas Pemeriksaan silang (cross-check) Mengakses catatan yang disimpan auditee Mewawancarai auditee Menyampaikan angket survei Menganalisis data MANFAAT AUDIT Pengambilan keputusan untuk perbaikan, meningkatkan efisiensi dan efektifitas fungsi organisasi. KRITERIA AUDIT 5

6 Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan. Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti audit. BUKTI AUDIT Rekaman Pernyataan fakta atau Informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi. TEMUAN AUDIT Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit. Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan kriteria audit, atau peluang perbaikan. TUJUAN AUDIT INTERNAL Membantu menyelesaikan permasalahan organisasi, dalam rangka meningkatkan mutu dan kinerja organisasi. DASAR PENETAPAN TUJUAN AUDIT INTERNAL Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi Rencana pengembangan pelayanan Persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak Evaluasi terhadap rekanan Adanya potensi risiko kegiatan organisasi MANFAAT AUDIT INTERNAL 6

7 Bagi pucuk pimpinan Referensi dalam membuat keputusan: mengambil atau merubah kebijakan agar lebih sesuai dengan perencanaan organisasi jangka panjang. Bagi unit operasional Mengidentifikasi dan memahami permasalahan yang ada dalam organisasi secara keseluruhan ataupun secara spesifik pada unit operasional sehingga dapat mengambil langkah-langkah perbaikan. Bagi unit pengelola mutu Membantu pengendalian mekanisme jaminan mutu baik pada tahap input, proses, maupun hasil. Bagi karyawan Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta pembangunan budaya organisasi: budaya mutu, budaya taat prosedur, budaya perbaikan, budaya kerja sistematis. Manfaat bagi auditor Proses pembelajaran dan pertumbuhan. Bagi pelanggan Audit internal merupakan proses pendeteksian segala kemungkinan yang dapat menciptakan ketidakpuasan pelanggan (dan juga risiko) dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan dan pencegahan sehingga komitmen untuk memberikan kepuasan dan keamanan pada pelanggan benar-benar tercapai. Bagi rekanan 7

8 Memberi umpan balik terhadap kinerja rekanan. KOMPETENSI AUDITOR: Paham prosedur audit, metode, dan perangkat audit Mengaplikasikan prosedur, metode, dan perangkat audit Melaksanakan audit tepat waktu Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas permasalahan Mengumpulkan informasi melalui: interview, mendengarkan, observasi, meninjau ulang dokumen termasuk pengelolaan arsip Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan Menyimpulkan tingkat kecukupan/ kesesuaian terhadap bukti-bukti objektif Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian Teknik sampling Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja Menyiapkan laporan Menjaga kerahasiaan informasi Komunikasi TAHAPAN AUDIT INTERNAL: Tahap I: penyusunan rencana audit; menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadwal audit, dan menyiapkan instrumen audit. Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun berdasar standar/ kriteria tertentu. Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah dan rencana tindak lanjut audit. Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil. 8

9 PERENCANAAN AUDIT INTERNAL, meliputi: Tujuan audit internal, contoh: melakukan penilaian kinerja dibandingkan standar kinerja. Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit. Objek audit: apa saja yang perlu diaudit. Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan. Metode audit: komunikasi interaksi secara langsung, metode survei, dan sebagainya. Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit, penyusunan instrumen audit. Laporan hasil audit: perhatikan format laporan. PENGUMPULAN DATA Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan berbagai metode: Mengamati proses pelaksanaan kegiatan Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee Meminta peragaan oleh auditee Memeriksa dan menelaah dokumen Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik Mencari bukti-bukti Melakukan pemeriksaan silang Mencari informasi dari sumber luar Menganalisis data dan informasi Menarik kesimpulan Memberikan rekomendasi ANALISIS DATA 9

10 Membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu proses pengumpulan data dibandingkan dengan kriteria audit yang digunakan. Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara fakta dengan kriteria), maka auditor bersama auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan dan menyusun rencana perbaikan. LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL a. Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/ FKTP dan kepada unit yang diaudit. b. Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen: Hasil audit Tindak lanjut yang telah dilakukan Kendala pada waktu perbaikan LAPORAN AUDIT Sistematika Laporan Audit adalah sebagai berikut: I. Latar Belakang II. Tujuan audit III. Lingkup audit IV. Objek audit V. Standar/ kriteria yang digunakan VI. Auditor VII. Proses audit VIII. Hasil dan analisis hasil audit IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati bersama dengan auditee 10

11 TINDAK LANJUT AUDIT Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikan Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/ FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor internal INSTRUMEN AUDIT INTERNAL Tahun Jadwal Audit Internal No dok: Status revisi:0 Tgl berlaku:1 Januari Halaman: Unit yang Ja Fe Ma Ap Me Ju Jul Ag Sp Ok No De 11

12 diaudit n b r r i n s t t v s 1.Gudang obat 2. Apotik 3. IGD 4.Kamar Bersalin 5.Pustu/Pos kesri CONTOH FORM RENCANA AUDIT No. Unit/sasaran Auditor Kegiatan/pro Standar/ Tanggal Tanggal audit ses yang kriteria audit I audit II diaudit yang 1 Gudang A & B SOP digunakan Daftar Obat penyediaan Checklist dan sesuai penggunaan dengan SOP obat yang telah 2 Apotik A & B SOP dibuat Daftar penyediaan Checklist dan sesuai penggunaan dengan SOP obat yang telah 3 IGD A & B SOP dibuat Daftar penyediaan Checklist dan sesuai penggunaan dengan SOP obat yang telah 4 Kamar A & B SOP dibuat Daftar Bersalin penyediaan Checklist dan sesuai 12

13 penggunaan dengan SOP obat yang telah 5 Pustu/Poske A & B SOP dibuat Daftar sri penyediaan Checklist dan sesuai penggunaan dengan SOP obat yang telah dibuat CONTOH FORM INSTRUMEN AUDIT No Standar/Kriteri Daftar Fakta Temuan Rekomen. a audit pertanya audit dasi an FORM RINGKASAN TEMUAN AUDIT DAN RENCANA TINDAK LANJUT Form Ringkasan Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut No dok: Status Revisi: Tgl berlaku: Unit yang diperiksa: Halaman Tanggal pemeriksaan: N o Uraian Ketida Bukti - Ketidak sesuaia Standar/ Kriteria Anali sis Tindak an Tindaka n Waktu penye k bukti n thd yang perbaik pencega lesaia 13

14 sesuai objek standar/ digunaka an han n an tif instsru n men Audite VII. Referensi Disiapkan oleh Auditor 1. Sistem Manajemen Mutu ISO Pedoman Audit Internal, Tjahjono Kuntjoro, Disetujui oleh 14