PROSEDUR AUDIT INTERNAL

Transkripsi

1 ND /SOP/SMM.25/04/03.17 BALAI BESAR TEKNOLOGI MODIFIKASI CUACA BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI Gedung Ir. Moch. Soebagio, Geostech (820), Klaster IV, Kawasan Puspiptek, Tangerang Selatan Telp Ext Fax Laman http// http//wxmod.bppt.go.id

2 HALAMAN PERSETUJUAN PROSEDUR AUDIT INTERNAL i 00/0 3/0 PROSEDUR AUDIT INTERNAL ND /SOP/SMM.25/04/03.17 STATUS DOKUMEN TERKENDALI Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca, BPPT Dibuat oleh Disetujui oleh Disahkan oleh Nama Budi Harsoyo Fentin Andriyani Tri Handoko Seto Jabatan Tim Mutu BB-TMC Wakil Manajemen Kepala Balai Besar TMC Tanggal 24/02/ /03/ /03/2017 Tanda Tangan

3 ii HALAMAN PERUBAHAN 00/0 3/0 Tanggal Perubahan Merubah / Mencabut Memasukkan Alasan Singkat Disetujui (Wakil Manajemen) No. Tanggal Bagian Hal Bagian Hal

4 iii DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN 1dari 1 00/0 3/0 Klasifikasi Dokumen Asli (soft copy) Asli (hard copy) Salinan No. 1 (hard copy) Salinan No. 2 (hard copy) Salinan No. 3 (hard copy) Salinan No. 4 (hard copy) Pemegang Pengendali Dokumen Wakil Manajemen BB-TMC Kepala BB-TMC Kepala Bagian Umum Kepala Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca Kepala Bidang Layanan Teknologi

5 iv DAFTAR ISI 00/0 3/0 Bagian HALAMAN PERSETUJUAN. i HALAMAN PERUBAHAN... ii DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN. iii DAFTAR ISI iv TUJUAN RUANG LINGKUP DEFINISI... 3 REFERENSI TANGGUNG JAWAB URAIAN DAN KINERJA PROSES LAMPIRAN... 7

6 1 TUJUAN 00/0 3/0 Prosedur ini disusun dengan tujuan untuk memastikan pelaksanaan audit mutu internal di BB-TMC dapat diimplementasikan secara efektif dan efisien dalam rangka perbaikan yang berkesinambungan sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam Panduan Mutu.

7 2 RUANG LINGKUP 00/0 3/0 Ruang lingkup prosedur ini meliputi semua kegiatan layanan yang diberikan oleh BB-TMC yang termasuk dalam lingkup sertifikasi.

8 3 DEFINISI 00/0 3/ Audit adalah suatu pemeriksaan yang sistematis dan bebas untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan dan hasil-hasilnya sesuai dengan aturan-aturan yang telah diterapkan/direncanakan, dan apakah aturan-aturan tersebut diterapkan secara efektif dan efisien untuk mencapai sasaran mutu Audit internal adalah audit yang dilaksanakan oleh staf BB-TMC terhadap Bidang dan Bagian di lingkungan BB-TMC berkaitan dengan sistem, prosedur dan kegiatankegiatan yang dilaksanakan Layanan adalah kegiatan layanan yang dilakukan oleh Bidang atau Bagian di lingkungan BB-TMC sesuai dengan Tugas Pokok dan Fungsinya kepada stakeholder baik internal maupun eksternal BPPT Auditor adalah pihak yang melakukan audit Auditee adalah pihak pihak yang diaudit Temuan klasifikasi major adalah temuan diklasifikasikan major bilamana tercantum dalam kriteria audit dan berpengaruh secara langsung terhadap mutu layanan sehingga sasaran mutu yang ditetapkan tidak tercapai 3.7. Temuan klasifikasi minor adalah temuan diklasifikasikan minor bilamana tercantum dalam kriteria audit dan tidak berpengaruh secara langsung terhadap mutu layanan sehingga sasaran mutu yang ditetapkan masih dapat tercapai 3.8. Temuan klasifikasi observasi adalah temuan diklasifikasikan observasi yang bilamana tidak dicantumkan pada kriteria audit tapi menjadi masukan yang penting bagi perbaikan berkelanjutan 3.9. Tindakan perbaikan adalah tindakan-tindakan yang dilakukan untuk memperbaiki berdasarkan temuan-temuan dari audit internal.

9 4 REFERENSI 00/0 3/0 Tanggal Terbit 4.1. SNI ISO Klausul Audit Internal 4.2. ND /PJM/04/03.17 Panduan Mutu

10 5 TANGGUNG JAWAB 00/0 3/ Kepala BB-TMC a. Pengesahan Program Audit Internal b. Penerbitan Surat Perintah Kerja 5.2. Kepala Bidang / Kepala Bagian a. Koordinasi kegiatan audit internal b. Pendistribusian dan tindakan perbaikan temuan audit 5.3. Wakil Manajemen a. Penyusunan draft program audit internal b. Pengadministrasian seluruh kegiatan audit mutu internal c. Pembuatan laporan audit internal 5.4. Ketua Tim Auditor a. Penyusunan jadwal audit b. Memimpin pelaksanaan audit c. Menandatangani laporan audit 5.5. Tim Auditor a. Membuat Daftar Periksa Audit (check list) b. Melaksanakan audit internal c. Membuat laporan audit internal

11 6 URAIAN DAN KINERJA PROSES 1 dari 3 00/0 3/ Uraian Proses dan Ukuran Kinerja No Uraian Kegiatan Perencanaan Menyusun draft program Audit Internal pada awal tahun kegiatan yang mencakup seluruh kegiatan layanan BB-TMC Membahas draft program audit internal BB-TMC Menyetujui program audit internal BB- TMC Mendistribusikan program Audit Internal kepada pihak-pihak yang berkepentingan Persiapan Mengirim surat pemberitahuan pelaksanaan audit internal kepada pihak-pihak yang berkepentingan Menetapkan Auditor Internal dengan memperhatikan bahwa Staf pada bagian yang diaudit tidak ditunjuk sebagai Auditor pada bagian tersebut Membuat Surat Perintah pelaksanaan audit internal kepada Tim Auditor Menyerahkan daftar periksa audit (check list) kepada Wakil Manajemen. Pelaksana Kegiatan Wakil Manajemen Kepala BB-TMC dan para Kepala Bidang / Bagian Kepala BB-TMC Wakil Manajemen Wakil Manajemen Wakil Manajemen Kepala UPTHB Ketua Tim Auditor Ukuran Kinerja Awal bulan Maret Bulan Maret Bulan Maret Akhir bulan Maret 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan 2 (dua) hari sebelum pelaksanaan

12 6 URAIAN DAN KINERJA PROSES 2 dari 3 00/0 3/ Pelaksanaan Audit Internal Memimpin opening meeting sebelum pelaksanaan Audit Internal Melaksanakan audit sesuai dengan jadwal dan lingkup yang telah ditetapkan Memimpin closing meeting setelah pelaksanaan Audit Internal selesai Melaporkan temuan-temuan Audit Internal kepada Kepala Bidang / Kepala Bagian yang diaudit Menetapkan usulan tindakan perbaikan yang akan dilakukan sebagai tindak lanjut dari temuan audit internal Membuat laporan temuan audit beserta tindaklanjutnya yang telah ditandatangani oleh Auditor dan Auditee, serta menyerahkan laporan asli kepada Wakil Manajemen dan tembusannya kepada Kepala Bidang /Kepala Bagian terkait TindakLanjut Melakukan verifikasi tindakan perbaikan kepada pihak auditee setelah jangka waktu tindakan perbaikan yang disepakati Menyerahkan laporan verifikasi tentang pelaksanaan tindaklanjut audit internal kepada Wakil Manajemen dengan tembusan kepada Kepala Bidang/ Bagian yang bersangkutan Membuat laporan menyeluruh kegiatan audit internal sebagai bahan masukan dalam Kaji Ulang Manajemen dalam bentuk Laporan Audit Internal Mendistribusikan Laporan Audit Internal kepada Kepala BB-TMC, para Kepala Bidang dan Kepala Bagian. Kepala BB-TMC dan Wakil Manajemen Tim Auditor Kepala BB-TMC dan Wakil Manajemen Ketua Tim Auditor Kepala Bidang / Kepala Bagian 15 menit pada saat pelaksanaan Audit 10 hari kerja 15 menit Langsung close dalam waktu 1 bulan Ketua Tim Auditor 2 (dua ) minggu setelah pelaksanaan Audit dilaksanakan Ketua Tim Auditor Ketua Tim Auditor Wakil Manajemen Wakil Manajemen 1 (satu) minggu atau 5 hari kerja 1(satu) minggu atau 5b hari kerja 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan 1 (satu) hari kerja

13 6 URAIAN DAN KINERJA PROSES 3 dari 3 00/0 3/ Diagram Proses KEPALA BB-TMC WAKIL MANAJEMEN KABID/KABAG AUDITOR MULAI Persetujuan Program Audit Internal Penyusunan Program Audit Internal Setuju Tidak Surat Pemberitahuan Audit Internal Menyusun Jadual Pelaksanaan Audit INtenral YA Pembuatan Surat Penugasan Menetapkan Tim Auditor Pelaksanaan Audit Intenral Menyusun Laporan Temuan Pelaksanaan Audit Internal Menyusun Tindakan Perbaikan Temuan Audit Internal Verifikasi Tindakan prbaikan Tidak Closed Menyusun Laporan Temuan Pelaksanaan Audit Internal Ya SELESAI

14 DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR AUDIT INTERNAL 7 00/0 3/ ND ; /FRM/SMM.25.03/04/03.17 Format Surat Tugas Auditor Internal 7.2. ND /FRM/SMM.25.04/04/03.17 Format Daftar Hadir Audit Internal 7.3. ND /FRM/SMM.25.05/04/03.17 Format Daftar Pertanyaan Audit Internal 7.4. ND /FRM/SMM.25.06/04/03.17 Format Ketidaksesuaian Audit Internal