PROSEDUR MUTU SISTEM. Universitas Nusa Cendana AUDIT MUTU INTERNAL (06)

Transkripsi

1 1. TUJUAN Prosedur ini sebagai pedoman bagi auditor dalam melakukan audit agar sistem manajemen mutu dilakukan secara efektif dan konsisten, serta untuk mengetahui secara obyektif dan berkala kondisi atau keadaan yang berjalan apakah sudah sesuai dengan kebijakan, sasaran dan rencana yang telah ditetapkan; hasil audit akan dijadikan alat/bahan dalam melakukan tindakan koreksi/pencegahan dan perbaikan yang mengarah kepada peningkatan sistem manajemen mutu. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mengatur proses audit sistem manajemen mutu mulai dari perencanaan audit, penunjukan tim audit, pelaksanaan audit, pembuatan Permintaan Tindakan Pencegahan dan Perbaikan (PTPP) Status atau Corrective and Preventive Action Request (CPAR), perumusan tindakan koreksi/pencegahan, pemastian tindakan dilakukan, pengiriman copy PTPP Status sampai dengan pembuatan closing PTPP Status dan laporan audit internal. 3. DEFINISI 3.1. Tim Audit adalah tim audit mutu internal yang beranggotakan para Auditor dan dikoordinir oleh QAC 3.2. Audit internal adalah audit yang dilakukan oleh tim Auditor internal 3.3. Auditor adalah staf internal Universitas Nusa Cendana yang ditunjuk QAC/Koordinator Bidang Audit untuk melakukan audit mutu 3.4. Auditi (auditee) adalah staf yang mewakili unit yang diaudit 3.5. Jadwal Audit Internal adalah jadwal kegiatan audit internal yang menginformasikan unit yang akan diaudit, nama Auditor internal, dan nama auditi; jadwal disiapkan oleh 3.6. PTPP/CPAR adalah formulir untuk menuliskan temuan audit 3.7. Non-Conformance (NC) Status adalah formulir isian dari hasil audit internal untuk dilakukan tindak lanjut sesuai dengan target waktu yang akan ditetapkan oleh masingmasing auditee yang bertanggung jawab pada produk/fasilitas/quality system (sistem mutu) 3.8. Temuan PTPP (PTPP Findings) adalah penyimpangan/ketidaksesuaian yang ditemukan Auditor internal pada saat melakukan audit internal; penyimpangan-penyimpangan ini dicatat di Formulir Audit Internal 3.9. Auditor eksternal adalah Auditor dari Badan Sertifikasi (Certification Body) profesional ataupun pihak luar lainnya (a.l. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi) Audit bertujuan untuk mendapatkan FAKTA, bukan mencari kesalahan Halaman 1 dari 7

2 4. REFERENSI 4.1. Manual Mutu UNDANA 4.2. Peraturan-peraturan dari Dikti 4.3. ISO 9001 : 2008 Klausul Internal Audit 5. DISTRIBUSI 5.1. Pimpinan universitas 5.2. Pimpinan fakultas 5.3. Pimpinan unit 5.4. Pimpinan prodi 5.5. Quality Assurance Center (QAC) Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP) 5.6. Tata Usaha (TU) fakultas 5.7. TU prodi 6. PROSEDUR 6.1. Ketentuan Umum Audit internal dilakukan di bawah koordinasi dan diterapkan terhadap seluruh unit, yang dilakukan secara silang (Cross Audit) atau acak/sampling, dengan menunjuk Auditor yang berasal dari unit kerja yang berlainan akan memberitahukan kepada para Auditor yang ditunjuk dan seluruh unit kerja yang akan diaudit sekurang-kurangnya 6 hari sebelum tanggal yang ditetapkan mengenai: Ketua Auditor (Lead Auditor); anggota Auditor (Auditor); jadwal audit, lingkup audit, dan waktu audit Auditor akan dipilih dari personil yang telah mengikuti pelatihan audit mutu dan dikukuhkan dengan Surat Tugas dari QAC Auditor harus selalu menggunakan identitas auditor pada saat melaksanakan audit Audit internal dilakukan minimal 6 (enam) bulan sekali; bila dianggap perlu audit internal ini dapat dilaksanakan kapan saja bagi unit yang mana saja Seluruh pimpinan unit berkewajiban untuk menyediakan fasilitas dan sumber daya yang cukup untuk menjamin kelancaran audit internal Hasil temuan audit internal harus dicatat (didokumentasikan) di Formulir Audit Internal Hasil audit sistem manajemen mutu internal dituangkan ke dalam bentuk laporan audit sistem manajemen mutu yang diserahkan kepada pimpinan universitas melalui QAC/ Temuan-temuan pada audit dikategorikan ke dalam 3 (tiga) jenis, yaitu: Halaman 2 dari 7

3 a. Mayor Temuan audit dikategorikan mayor apabila tidak ditemukan bukti-bukti atau rekamanrekaman yang memadai sebagai bukti pelaksanaan Standard Operating Procedure (SOP) yang telah ditetapkan atau tidak tersedianya prosedur-prosedur yang seharusnya ada; temuan mayor harus segera ditindaklanjuti sekurang kurangnya dalam waktu 3 bulan. b. Minor Temuan audit dikategorikan minor apabila dalam pelaksanaannya meskipun telah didukung oleh bukti yang cukup memadai, namun masih terdapat kekurangan yang tidak membahayakan bagi terlaksananya jaminan kualitas kerja, dalam dokumentasi atau penyimpangan prosedur yang telah ditetapkan; temuan minor tetap memerlukan tindakan perbaikan. c. Catatan Temuan audit dikategorikan catatan apabila hal-hal yang ditemukan hanya perlu mendapatkan perhatian dari manajemen Pimpinan unit akan menerbitkan PTPP Status apabila dalam audit internal ditemukan penyimpangan dari sistem yang telah ditetapkan, dari PTPP Status akan segera dapat dilakukan tindakan koreksi/pencegahan dan perbaikan yang diperlukan PTPP Status baru siap ditutup (closing) apabila tindakan koreksi/pencegahan dan perbaikan sudah dilaksanakan dan efektif; penutupan PTPP Status harus dilaksanakan oleh tim Audit yang menerbitkan, kecuali ditentukan lain 6.2. Ketentuan Khusus Apabila audit dianggap kurang memuaskan, Ketua Auditor berwenang untuk melakukan audit ulang dengan persetujuan Apabila laporan audit tidak memuaskan, berwenang untuk melakukan audit ulang Apabila ada perselisihan tentang penentuan kategori audit mayor, minor, atau catatan, hal ini akan diputuskan oleh Ketua Auditor; perubahan kategori ini harus disahkan oleh, temuan awal sebelumnya tidak boleh dihilangkan atau dihapus dan harus tetap dicatat dan disimpan 6.3. Prosedur Di awal pelaksanaan audit, membentuk Tim Audit yang terdiri atas Ketua Auditor dan Auditor memberitahukan ke semua unit kerja yang akan diaudit Halaman 3 dari 7

4 bersama Tim Audit menyusun Rencana Audit yang meliputi jadwal, tempat (auditi), aktivitas, lingkup audit, dan nama Auditor mengkoordinasikan dengan auditin mengenai Rencana Audit Setelah seluruh proses persiapan selesai, Ketua Auditor mengadakan rapat dengan manajemen (pimpinan universitas) dan auditi, disertai dengan para Auditor untuk menyelesaikan Rencana Audit Tim Audit melakukan audit sesuai dengan ketentuan sebagai berikut: Menemui auditi sesuai dengan jadwal dan waktu yang telah ditentukan Membuka pertemuan dan menjelaskan hal-hal yang berkaitan dengan proses audit, seperti tujuan audit dan bagaimana proses audit akan dilaksanakan Meminta dan menerima bukti-bukti terkait pengimplementasian SOP yang telah disahkan; bukti-bukti ini dapat berupa penjelasan dan bukti pelaksanaanya (rekaman mutu), pengamatan, peragaan oleh auditi, dan atau prosedur tertulis yang diterapkan Mencatat PTPP Findings/ketidaksesuaian selama audit dilakukan, dalam formulir yang disediakan Mengkonfirmasi hasil temuan dengan auditi, dan kemudian menandatangani Formulir Audit Internal serta minta tanda tangan auditi sebagai tanda persetujuan atas temuan tersebut Membuat ringkasan penemuan audit dan menyampaikan kepada auditi pada akhir setiap sesi audit Membuat salinan dari catatan-catatan penemuan audit, kemudian disampaikan kepada auditi dan Setelah seluruh auditing selesai dilaksanakan, maka Ketua Auditor melaksanakan acara penutupan yang harus dihadiri oleh /QAC, Kepala Unit Kerja, Auditor dan auditi Tim Auditor menyerahkan PTPP asli (yang sudah diisi temuan dan ditandatangani oleh auditee) kepada auditi Setelah menutup acara, Ketua Auditor melakukan kompilasi semua laporan audit dari para Auditor, dan menganalisisnya untuk kelengkapan dan obyektivitas Ketua Auditor melaksanakan tinjauan paskaaudit dengan Auditor untuk mendiskusikan masalah-masalah yang ditemukan, rekomendasi pemecahannya, dan tinjauan atas laporan akhir audit Halaman 4 dari 7

5 Ketua Auditor menyerahkan PTPP asli (yang telah diisi tindakan perbaikan yang dilaksanakan, dan status telah ditentukan oleh Auditor) dan laporan akhir audit kepada Halaman 5 dari 7

6 Auditi Auditor Ketua Auditor Koordinator Bid. Audit QAC Manajemen Pimp. Univ. Universitas Nusa Cendana 6.4. Alur Kerja Unit Kegiatan Waktu Dokumen membentuk Tim Audit yang terdiri dari Ketua Auditor dan Auditor memberitahukan ke semua unit kerja yang akan diaudit (auditi) bersama Tim Audit menyusun Rencana Audit yang meliputi jadwal, tempat, aktifitas, lingkup audit, dan nama Auditor mengkoordinasikan dengan auditi mengenai Rencana Audit Setelah seluruh proses persiapan selesai, Ketua Auditor mengadakan rapat dengan manajemen dan auditi, disertai dengan para Auditor untuk menyelesaikan Rencana Audit Tim Audit melakukan audit sesuai dengan ketentuan sebagaimana disebutkan dalam poin-poin Ketua Auditor melaksanakan acara penutupan yang harus dihadiri oleh Koordinator Bidang Audit/QAC, Kepala Unit Kerja, Auditor dan auditi Tim Auditor menyerahkan PTPP asli (yang sudah diisi temuan dan ditandatangani oleh auditi) kepada para auditi Setelah menutup acara, Ketua Auditor melakukan kompilasi semua laporan audit dari para Auditor, dan menganalisanya untuk kelengkapan dan obyektifitas Ketua Auditor melaksanakan tinjauan paskaaudit dengan Auditor untuk mendiskusikan masalah-masalah yang ditemukan, rekomendasi pemecahannya dan tinjauan atas laporan akhir audit Ketua Auditor menyerahkan PTPP asli dan laporan akhir audit kepada Koordinator Bidang Audit Maks. 1 bulan sebelum audit Setelah seluruh auditing selesai Formulir Rencana Audit PTPP PTPP, Laporan Akhir Audit Halaman 6 dari 7

7 7. ARSIP 7.1. Surat Tugas Audit 7.2. Surat Pemberitahuan Audit 7.3. Formulir PTPP/CPAR 7.4. Check List audit 7.5. Laporan Audit 8. LAMPIRAN 8.1. Formulir PTPP/CPAR 8.2. Formulir Surat Tugas Audit 8.3. Formulir Surat Pemberitahuan Audit 8.4. Formulir Check List Audit 8.5. Formulir Rekapitulasi Hasil Audit 8.6. Formulir Laporan Audit Disahkan oleh: Diperiksa oleh: Dipersiapkan oleh: Halaman 7 dari 7

8 Halaman 8 dari 7