Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman

Transkripsi

1 Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman Jurusan Teknik Elektro Universitas Brawijaya Malang 2011

2 Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman Jurusan Teknik Elektro Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 1 Tanggal : 1 Juni 2011 Disiapkan oleh : Ketua Jurusan Teknik Elektro Ttd Dr. Ir. Sholeh Hadi Pramono, M.S. Dikaji oleh : Sekretaris Jurusan Teknik Elektro Ttd M. Aziz Muslim, S.T., M.T., Ph.D. Disetujui oleh : Ketua Jurusan Teknik Elektro Ttd Rudy Yuwono, S.T., M.Sc. i

3 Daftar Isi Tujuan... 1 Ruang Lingkup... 1 Definisi... 1 Rujukan... 1 Garis Besar Prosedur... 1 Bagan Alir Prosedur Pengendalian Dokumen Prosedur Pengendalian Rekaman... 5 Lampiran Daftar Nomor Dokumen ( ) Borang Daftar Distribusi Dokumen ( ) Borang Daftar Revisi Dokumen ( ) Borang Daftar Rekaman Mutu ( )... 9 i

4 Tujuan 1. Terdokumentasi dan terpeliharanya sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi. 2. Terjaminnya semua dokumen mutu terkait yang telah dikaji dan disetujui secara memadai. Ruang Lingkup Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen mutu, seperti Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job Description, Rencana Mutu, Spesifikasi Produk dan semua dokumen standar eksternal yang berkaitan dengan mutu. Definisi 1. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem mutu Organisasi Teknik Elektro FT UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku. 2. Rencana Mutu (Quality Plan) adalah Pedoman yang menjadi acuan target pencapaian Rencana strategis Teknik Elektro FT UB dan sasaran mutu Teknik Elektro FT UB. 3. Dokumen Mutu adalah dokumen dalam bentuk hardcopy maupun softcopy yang digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. 4. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar Rujukan 1. Manual Mutu Teknik Elektro FT UB ( ) 2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional Garis Besar Prosedur 1. Usulan dokumen baru atau dokumen revisi dibahas pada rapat anggota. Setelah disetujui, maka dokumen dibuat sesuai dengan wakil ketua bidang. 2. Dokumen baru atau dokumen revisi diterapkan oleh wakil ketua bidang dan dikaji ulang oleh sekretaris. Setelah dokumen baru atau dokumen revisi 1

5 relevan dengan lingkup dokumen maka harus disyahkan oleh Ketua pada lembar pengesahan. 3. Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus disyahkan pada Ketua. Setelah diterapkan wakil ketua bidang, dikaji ulang oleh Sekretaris. Dengan menanda-tangani kolom tanda-tangan yang disiapkan. 4. Sekretaris menerbitkan dan menggandakan dokumen. 5. Pendistribusian dokumen dilakukan masing-masing wakil ketua bidang dengan mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen dan Daftar Perubahan Dokumen. 6. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang MM dan MP harus bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan. 7. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Wakil ketua bidang. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen telah selesai, MR mengusulkan pengesahan dokumen tersebut dengan stempel DOKUMEN TERKENDALI. Belum ada dokumen terkendali. Semua dokumen dapat diunggah dalam laman untuk mendukung program paperless community. 8. Dokumen level I dan level II dibuat oleh MR dan sebelum diterbitkan harus disetujui oleh Ketua. Dokumen Level I ialah Manual Mutu. Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi Kerja. 9. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. 10. Masing-masing Wakil ketua bidang harus memberi identitas sebagai berikut: Judul/Nama Nomor Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) 11. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA. 12. Masing-masing Wakil ketua bidang harus mengendalikan data dengan cara sebagai berikut: Peta lokasi file dokumen (site map) 2

6 Peta lokasi file dokumen yang ada pada masing-masing bidang. 13. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. 14. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait diperbarui. 15. Dokumen Terkendali/Tidak Terkendali Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Dokumen Terkendali di fotokopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (fotokopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan. 16. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman. Masing-masing Wakil ketua bidang harus menyimpan daftar distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR. 17. Dalam pengendalian rekaman, masing-masing Wakil ketua bidang harus memberi identitas sebagai berikut: Judul/Nama Nomor Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) 18. Identifikasi revisi rekaman tidak dibedakan dengan warna sampul, tetapi menggunakan perubahan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA. 19. Masing-masing Wakil ketua bidang harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut: Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing bidang 20. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi. Tiap enam bulan sekali Wakabid. Pelayanan Umum melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/ catatan kadaluarsa Wakabid. Pelayanan Umum melakukan pemusnahan dengan disaksikan salah satu anggota sesuai dengan metode pemusnahannya. 3

7 Bagan Alir 1. Prosedur Pengendalian Dokumen Mulai Mengusulkan Dokumen baru atau dokumen revisi Sekretaris Pengkajian dokumen Ketua Mengesahkan dokumen Daftar Nomor Dokumen Sekretaris Menerbitkan dokumen Anggota Menggandakan dokumen Anggota Mendistribusikan dokumen Daftar Distribusi Dokumen Mengganti dokumen lama dengan dokumen yang baru MR Mengendalikan data Daftar Revisi Dokumen Selesai 4

8 2. Prosedur Pengendalian Rekaman Mulai Anggota Menyimpan daftar distribusi dan memberi identitas Anggota Melaksanakan kegiatan pengendalian rekaman Daftar Rekaman Mutu Anggota Melakukan tabulasi data Sekretaris Menganalisa data Data Terolah Sekretaris Menyusun laporan dan tinjauan manajemen Laporan Selesai 5

9 Lampiran 1. Daftar Nomor Dokumen ( ) No Dokumen Tingkat Kode 1. Manual Mutu Jurusan Teknik Elektro MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman Jurusan Teknik Elektro MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Jurusan Teknik Elektro MP Tindakan Korektif dan Pencegahan Jurusan Teknik Elektro MP Audit Internal Jurusan Teknik Elektro MP Penanganan Keluhan dan Evaluasi Kepuasan Pelanggan Jurusan Teknik Elektro MP Review Profil di Laman Jurusan Teknik Elektro MP Layanan Konsultasi kepada Masyarakat Jurusan Teknik Elektro MP Pelatihan Perancangan SPMI dan Sertifikasi Auditor Internal Jurusan Teknik Elektro MP Pengadaan dan Pemeliharaan Aset Jurusan Teknik Elektro Instruksi Kerja Dokumen Pendukung

10 2. Borang Daftar Distribusi Dokumen ( ) Nama Dokumen/Borang : Nomor/Kode : Revisi ke- : Copy ke- Penerima Tanggal Tanda Tangan

11 3. Borang Daftar Revisi Dokumen ( ) No. Nama/Jenis Dokumen Revisi ke- Tanggal Keterangan 1. Visi, Misi dan Tujuan 2. Program Kerja Manual Mutu (termasuk Rencana Mutu) MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai MP Tindakan Korektif dan Pencegahan 7. MP Audit Internal MP Evaluasi Kepuasan Pelanggan MP Review Profil di Laman TEUB MP Layanan Konsultasi kepada Masyarakat MP Pelatihan Perancangan SPMI dan Sertifikasi Auditor Internal MP Pengadaan dan Pemeliharaan Aset 13. Instruksi Kerja 14. Dokumen Pendukung 8

12 4. Borang Daftar Rekaman Mutu ( ) Nama/Judul Kode Revisi Filing Retensi Visi, Misi dan Tujuan Program Kerja Manual Mutu (termasuk Rencana Mutu) MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai MP Tindakan Korektif dan Pencegahan MP Audit Internal MP Evaluasi Kepuasan Pelanggan MP Review Profil di Laman TEUB MP Layanan Konsultasi kepada Masyarakat MP Pelatihan Perancangan SPMI dan Sertifikasi Auditor Internal MP Pengadaan dan Pemeliharaan Aset Instruksi Kerja Dokumen Pendukung Metode Pemusnahan 9