STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN. Jurusan Psikologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya

Transkripsi

1 STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN Jurusan Psikologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya 2017

2 Standard Operating Procedure PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN Jurusan Psikologi Universitas Brawijaya Malang 2017

3 LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Skripsi UN10/F11/13/11/HK A/14 1 November Halaman... dari... PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN Proses Penanggung Jawab Nama Jabatan Tandatangan Tanggal 1. Perumusan Ika Herani, S.Psi., M.Si. 2. Pemeriksaan Cleoputri Al Yusainy, S.Psi., M.Psi., Ph.D. 3. Persetujuan Cleoputri Al Yusainy, S.Psi., M.Psi., Ph.D. 4. Penetapan Cleoputri Al Yusainy, S.Psi., M.Psi., Ph.D. 5. Pengendalian Unita Werdi Rahajeng, S.Psi., M.Psi. Sekretaris Jurusan Ketua Jurusan Ketua Jurusan Ketua Jurusan Ketua Jaminan Mutu Hal. i

4 DAFTAR ISI LEMBAR IDENTIFIKASI i DAFTAR ISI ii A. Tujuan B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait C. Standar Mutu yang Terkait D. Istilah dan Definisi E. Urutan Prosedur F. Bagan Alir G. Referensi H. Lampiran Hal. ii

5 A. Tujuan Mengatur dan memelihara pengendalian semua dokumen (termasuk rekaman) yang berhubungan dengan sistem manajemen mutu organisasi, sehingga semua pihak memperolah dan menggunakan dokumen yang tepat. B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Prosedur ini berlaku dan dilaksanakan oleh Unit Jaminan Mutu (UJM) Jurusan Psikologi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik (FISIP) Universitas Brawijaya (UB) dalam lingkup pengendalian dokumen terkait penjaminan mutu dalam aktivitas penyusunan, pengesahan, pengidentifikasian, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, revisi, dan pemusnahan. C. Standar Mutu yang Terkait...<narasi standar mutu yang terkait dengan output/outcome dari prosedur>... D. Istilah dan Definisi 1. Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah unit penjaminan mutu di level jurusan Psikologi yang bertugas untuk menetapkan dan memelihara dokumen mutu terkait dengan standar penjaminan mutu akademik dan standar penjaminan mutu internal. 2. Pengelola adalah ketua dan sekretaris jurusan Psikologi. Dalam hal ini dapat diwakili oleh Management Representative. 3. Dokumen mutu adalah dokumen dalam bentuk hardcopy maupun softcopy yang digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan standar penjaminan mutu akademik dan standar penjaminan mutu internal, yang terdiri dari Manual Mutu dan Standar Operating Procedure. 4. Rekaman adalah bukti pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal dan sistem penjaminan mutu akademik baik yang dalam bentuk hardcopy maupun softcopy 5. Manual Mutu (MM) adalah pedoman dalam melaksanakan dan mendokumentasikan sistem manajemen mutu Jurusan Psikologi FISIP UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menjalankan proses bisnisnya secara konsisten sesuai dengan persyaratan dan peraturan yang berlaku

6 6. Standard Operating Procedure (SOP) adalah pedoman yang menjelaskan urutan kerja suatu aktivitas sesuai dengan proses bisnis E. Urutan Prosedur 1. Pengelola jurusan mengusulkan pembuatan dokumen mutu kepada UJM. Usulan pembuatan dokumen mutu dapat didasarkan atas umpan balik, temuan audit, atau analisis yang dilakukan oleh pengelola. 2. UJM menuangkan usulan dari pengelola dalam bentuk dokumen mutu. Dalam proses penyusunan usulan dokumen mutu, Pengelola dapat UJM untuk bekerja sama dengan pihak-pihak yang akan menjadi pelaksana atau terlibat dalam proses bisnis yang diatur. Proses penyusunan dokumen mutu adalah maksimal 3 bulan untuk MM dan 1 bulan untuk SOP. 3. Usulan dokumen mutu berupa konsep atau draft dan diajukan oleh ketua UJM kepada pengelola melalui sekretaris jurusan untuk kemudian melakukan proses kajian maksimal selama 2 minggu. Sekretaris jurusan memberikan masukan revisi atau menyetujui dokumen mutu. 4. Dokumen mutu yang disetujui, disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, serta Ketua UJM. Proses pengesahan maksimal 1 minggu setelah persetujuan draft. Dokumen mutu yang ditandatangani dilengkapi dengan cover dan harus memenuhi aturan dokumen naskah dinas Universitas Brawijaya. 5. Ketua UJM menyerahkan dokumen kepada Sekretaris UJM untuk ditindaklanjuti dengan penggandaan dan distribusi dokumen mutu. Dokumen mutu yang telah ditandatangani diberi cap ASLI dan disimpan sebagai dokumen internal UJM. Dokumen tersebut digandakan untuk diserahkan kepada sekretaris jurusan dan diberi cap COPY. Jika diperlukan dokumen mutu dapat diperbanyak untuk dibagikan kepada stakeholder/unit pelaksana yang terkait dengan proses bisnis yang diatur dan dokumen tersebut diberi cap COPY. Proses pendistribusian maksimal 1 minggu setelah dokumen mutu ASLI disahkan. 6. Sekretaris UJM menyimpan dokumen mutu yang telah disahkan dalam bentuk softcopy dan dipublikasikan melalui web Jurusan Psikologi dengan akses terbatas. 7. Jika dokumen mutu yang telah disahkan merupakan revisi dari dokumen mutu sebelumnya atau berimbas pada tidak berlakunya dokumen lama maka dokumen lama Hal. 4

7 harus diberi tanda KADALUWARSA dan dapat disimpan sampai masa retensi (maksimal 1 tahun) kemudian dapat dimusnahkan. 8. Pemeliharaan dan pencatatan runtutan pembuatan/revisi dokumen mutu diserahkan kepada salah satu anggota UJM. 9. Setiap kurun waktu 6 bulan sekali, UJM melakukan tinjauan dokumen mutu yang dipelihara dan dikendalikan. F. Bagan Alir <pelaku prosedur> <kegiatan/tahap prosedur> <input/output kegiatan> Mulai Unit Jaminan Mutu. Menyusun draft usulan dokumen mutu. Durasi penyusunan MM maksimal 3 bulan sedangkan SOP maksimal 1 bulan. Draft usulan dokumen mutu Ketua Unit Jaminan Mutu Mengajukan draft usulan dokumen mutu kepada pengelola lewat Sekretaris Jurusan Draft usulan dokumen mutu Sekretaris Jurusan Mengkaji dan memberikan rekomendasi untuk revisi atau menyetujui draft yang diajukan oleh UJM. Durasi pengkajian maksimal 1 bulan. Draft usulan dokumen mutu yang disetujui Ketua UJM, Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan Ketua UJM menyiapkan dokumen untuk disahkan lengkap dengan cover dan format formal untuk ditandatangani. Dokumen yang untuk ditandatangani maksimal siap 1 minggu setelah rekomendasi persetujuan diterima Dokumen mutu ASLI A Hal. 5

8 A Sekretaris UJM Menerima dokumen yang telah ditandangani dan memberikan cap ASLI. Menggandakan dokumen untuk diberi cap COPY kepada pengelola dan stakeholder terkait. Durasi maksimal 1 minggu setelah pengesahan Dokumen Mutu ASLI dan COPY Sekretaris UJM Membuat versi softcopy untuk diarsipkan dan dipublikasikan di web jurusan dengan akses terbatas. Durasi maksimal 2 minggu setelah masa pengesahan. Softcopy dokumen mutu dan publikasi via web Anggota UJM yang ditunjuk Melakukan pencatatan dan retensi terhadap dokumen yang tidak berlaku akibat adanya dokumen mutu yang baru. Pencatatan dilaporkan secara periodik setiap 6 bulan sekali di rapat UJM. Catatan rekaman dokumen mutu Selesai G. Referensi...<daftar dokumen acuan dalam penyusunan prosedur> Hal. 6

9 H. Lampiran 1. Formulir Pengajuan Dokumen Mutu 2. Template Manual Mutu 3. Template SOP 4. Formulir Catatan Rekaman Dokumen Mutu Hal. 7

10 FORMULIR PENGUSULAN DOKUMEN MUTU Tanggal : Dokumen Mutu yang diusulkan: Alasan pengusulan: Gambaran Umum Spesifikasi SOP: Malang, (Pengelola) Hal. 8

11 FORMULIR CATATAN REKAMAN DOKUMEN MUTU ASLI Periode. s/d. Nama Dokumen No Dokumen Tanggal Pengesahan Evaluasi Relevansi Rekomendasi Malang, Mengetahui, Ketua UJM Penanggung Jawab Rekaman (.) (..)

12 FORMULIR CATATAN REKAMAN DOKUMEN MUTU KADALUWARSA Periode. s/d. Nama Dokumen No Dokumen Tanggal Pengesahan Tanggal Kadaluwarsa Rekomendasi Malang, Mengetahui, Ketua UJM Penanggung Jawab Rekaman (.) (..) Hal. 10

13 UNIT JAMINAN MUTU 2017