PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Transkripsi

1 PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen : PT-KITSBS-01 No. Revisi : 00 Halaman : i dari iv LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN DIBUAT OLEH No Nama Jabatan Tanda Tangan 1. RM. Yasin Effendi PLT DM ADM Umum & Fas 2. Abdan Syukro PLT DM Akuntansi 3. Bambang SA PLT DM HAR 4. Nursalim PLT DM Enjiniring MENYETUJUI No Nama Jabatan Tanda Tangan 1. Andi Aziz Wakil Manajemen 2. Hendra Noviar Manajer Enjiniring 3. Ikram Manajer Produksi 4. Tosni Karo Karo Manajer Keuangan 5. Muhammad Syafrudin Manajer SDM & UMUM MENGESAHKAN No Nama Jabatan Tanda Tangan 1. Ruly Firmansyah General Manager

2 PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen : PT-KITSBS-01 No. Revisi : 00 Halaman : ii dari iv DAFTAR ISI Uraian Halaman LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN... i DAFTAR ISI... ii DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI... iii DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN... iv 1. TUJUAN LINGKUP REFERENSI DEFINISI PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB LAMPIRAN... 7

3 PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen : PT-KITSBS-01 No. Revisi : 00 Halaman : iii dari iv DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI No Unit Kerja Salinan Dokumen No. 1. Wakil Manajemen/Sekretariat SMT MASTER 2. Seluruh Karyawan Softcopy

4 PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen : PT-KITSBS-01 No. Revisi : 00 Halaman : iv dari iv DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN No Tgl Hlm Uraian yang diubah Uraian Perubahan Disahkan oleh

5 PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen : PT-KITSBS-01 No. Revisi : 00 Halaman : v dari iv

6 KANTOR INDUK PT PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN Jl. Demang Lebar Daun No. 375 Palembang Telp. (0711) fax (0711) info.kitsbs@pln.co.id PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Nomor : PT-KITSBS-01 Revisi : 00 Tgl : April Hal : 1 dari 8 1. Tujuan Untuk menjamin terkendalinya pembuatan dan pemakaian dokumen sebagai panduan dalam penerapan sistem, sehingga setiap dokumen yang digunakan dapat dijamin keabsahannya, terkini dan mampu ditelusuri. 2. Ruang Lingkup Mengatur sistem penomoran, pengesahan, pendistribusian, revisi dan penyimpanan dokumen baik dokumen internal maupun eksternal yang dipakai sebagai referensi kerja dalam lingkup penerapan SMT di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel. 3. Referensi 3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul Pengendalian Dokumen. 3.2 Persyaratan SMK3 PP 50/2012, Elemen 4 Pengendalian Dokumen. 3.3 Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul Pengendalian Dokumen. 3.4 Persyaratan PAS 99: 2012, Klausul Pengendalian Dokumen. 4. Definisi 4.1 Dokumen Sistem Manajemen Terpadu adalah ketentuan terdokumentasi yang digunakan secara resmi sebagai panduan dalam penerapan Sistem Manajemen Terpadu (SMT) Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel. 4.2 Dokumen Internal adalah segala dokumen yang diterbitkan dari internal Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel. 4.3 Dokumen Eksternal adalah segala dokumen yang berasal dari luar Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel yang dijadikan referensi dalam menyusun dokumentasi sistem manajemen atau dalam melaksanakan pekerjaan, seperti UU, PP, Perda, SK.Dir, Standar, Peraturan K3 dan lain - lain. 5. Ketentuan Umum 5.1 Jenis Dokumen Sistem Manajemen Terpadu Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel adalah sebagai berikut : Dokumen Internal

7 KANTOR INDUK PT PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN Jl. Demang Lebar Daun No. 375 Palembang Telp. (0711) fax (0711) info.kitsbs@pln.co.id PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Nomor : PT-KITSBS-01 Revisi : 00 Tgl : April Hal : 2 dari 8 1. Kebijakan Perusahaan 2. KPI, Tujuan Sasaran dan Program Terpadu 3. Manual Terpadu 4. Prosedur Terpadu 5. Instruksi Kerja 6. Formulir Dokumen Eksternal, antara lain seperti: a. Peraturan, perundangan dan persyaratan lainnya b. Acuan Kerja alat c. Acuan kerja lainnya yang diterbitkan selain dari PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel 5.2 Status Dokumen : 1. Dokumen Asli : adalah dokumen asli yang disimpan oleh Sekretariat SMT sebagai master. Dokumen asli ditandai dengan adanya logo asli pada pilihan ASLI yang ada dalam cover dokumen. 2. Salinan Terkendali : adalah salinan dokumen asli yang didistribusikan kepada pengguna dokumen yang tercantum dalam Daftar Dokumen Internal sebagai panduan penerapan sistem yang ditandai dengan stempel merah SALINAN TERKENDALI dan dituliskan nomor salinan sesuai dengan nomor pengguna dokumen seperti yang tertuang dalam Daftar Dokumen Internal. Sekretaris SMT akan menarik salinan resmi yang tidak berlaku apabila ada revisi baru. Stempel SALINAN TERKENDALI tidak digunakan jika distribusi dokumen SMT melalui sistem online. 3. Salinan Tidak Terkendali : adalah salinan dokumen yang didistribusikan kepada pihak-pihak yang tidak tercantum dalam Daftar Dokumen Internal, ditandai dengan

8 KANTOR INDUK PT PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN Jl. Demang Lebar Daun No. 375 Palembang Telp. (0711) fax (0711) info.kitsbs@pln.co.id PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Nomor : PT-KITSBS-01 Revisi : 00 Tgl : April Hal : 3 dari 8 stempel merah UNTUK INFORMASI yang ada dalam cover dokumen. Sekretaris SMT tidak akan menarik salinan ini yang sudah tidak berlaku apabila ada revisi baru. 4. Dokumen Tidak Berlaku : adalah dokumen yang sudah tidak berlaku. Dokumen tidak berlaku ditandai dengan stempel TIDAK BERLAKU warna merah. Dokumen internal tidak berlaku disimpan oleh Sekretaris SMT sampai 3 revisi terakhir. 5.3 Aturan Pengesahan Dokumen Dokumen Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh Manual Terpadu Sekretariat SMT Wakil Manajemen General Manager Prosedur Terpadu Sekretariat Wakil Manajemen/ General Manager SMT/ Deputi Manajer Bidang Manajer Instruksi Kerja Sekretariat SMT/ Supervisor Atas Sekretariat SMT Wakil Manajemen/ Manajer bidang 6. Uraian Prosedur 6.1 Pembuatan Dokumen Internal Apabila ada kebutuhan pembuatan dokumen baru maka diusulkan untuk pembuatan dokumen baru melalui formulir Permintaan/ Perubahan Dokumen (FR-KITSBS-01-06) yang diajukan kepada Wakil Manajemen. Kecuali dalam pengembangan sistem baru atau perubahan sistem secara menyeluruh, maka tidak perlu dilakukan permintaan pembuatan dokumen melainkan di bentuk Tim untuk mengembangkannya Bila usulan pembuatan dokumen baru/ perubahan dokumen berasal dari pemilik proses, maka langsung di sertai dengan usulan draf dokumen Pemeriksaan kelayakan draf dokumen oleh Wakil Manajemen dengan mempertimbangkan proses bisnis perusahaan, peraturan perusahaan, persyaratan ISO 9001, ISO 14001, SMK3 dan peraturan lain yang terkait.

9 KANTOR INDUK PT PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN Jl. Demang Lebar Daun No. 375 Palembang Telp. (0711) fax (0711) info.kitsbs@pln.co.id PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Nomor : PT-KITSBS-01 Revisi : 00 Tgl : April Hal : 4 dari Dokumen yang telah disetujui oleh pihak-pihak terkait (ditandai dengan tandatangan) selanjutnya didistribusi sesuai ketentuan yang berlaku dan didata pada formulir daftar dokumen internal oleh sekretariat SMT. 6.2 Penerbitan Dokumen Setiap dokumen yang akan diterbitkan, kecuali Kebijakan Perusahaan, Sasaran Mutu dan Program Manajemen Lingkungan & K3 diidentifikasi dengan format sebagai berikut : XX-KITSBS-YY dimana : XX = kode dokumen. KITSBS = kode PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Selatan YY = nomor urut dokumen untuk Manual dan Prosedur, menggunakan format dua digit dan untuk masing-masing jenis dokumen dimulai dari angka 01 ZZZ = nomor urut dokumen untuk IK dan Formulir, menggunakan format tiga digit dan untuk masing-masing jenis dokumen dimulai dari angka Formulir, sebagai bagian dari dokumen harus diidentifikasi dengan kode dan nomor formulir, sebagai berikut : FR- <kode dokumen terkait> - ZZZ Contoh : FR-PT-KITSBS , FR adalah Formulir, PT-KITSBS-01 adalah kode dokumen terkait yaitu Prosedur Pengendalian Dokumen dan 01 adalah nomor formulir ke-1 dari Prosedur Pengendalian Dokumen Kode untuk dokumen (XX) ditetapkan sebagai berikut : Kode MT PT IK Jenis Dokumen Manual Terpadu Prosedur Terpadu Instruksi Kerja

10 KANTOR INDUK PT PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN Jl. Demang Lebar Daun No. 375 Palembang Telp. (0711) fax (0711) info.kitsbs@pln.co.id PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Nomor : PT-KITSBS-01 Revisi : 00 Tgl : April Hal : 5 dari Dokumen pada saat diterbitkan pertama kali diberi nomor revisi 00 dan tanggal pada saat mulai diterbitkan Dokumen yang terbit harus diberi stempel ASLI dengan warna merah pada sampul dokumen dan dicatat dalam Daftar Dokumen Master (FR-PT- KITSBS-01-01) 6.3 Perubahan Dokumen Apabila ada kebutuhan perubahan dokumen maka dapat diusulkan untuk melakukan revisi dokumen melalui formulir Permintaan/ Perubahan Dokumen (FR-KITSBS-01-06), yang diajukan kepada Wakil Manajemen Wakil Manajemen akan berkoordinasi dengan Bidang terkait pemilik dokumen untuk membahas kelayakan revisi dokumen seperti yang diusulkan. Apabila dari hasil pembahasan revisi dokumen di sepakati untuk tidak di lakukan, maka di lakukan penjelasan kepada pihak yang mengusulkan tentang kesimpulan pembahasan Apabila dari hasil pembahasan di sepakati perlunya revisi dokumen, maka di buat draf revisi dokumen oleh pemilik dokumen terkait untuk diusulkan kepada Wakil Manajemen Apabila usulan revisi dokumen berasal dari pemilik dokumen, maka langsung di sertai dengan usulan draf revisi dokumen Pemeriksaan kelayakan draf revisi dokumen oleh Wakil Manajemen dengan mempertimbangkan proses bisnis perusahaan, peraturan perusahaan, persyaratan ISO 9001, ISO 14001, SMK3 dan peraturan lain yang terkait Apabila draf revisi dokumen dianggap layak, maka sekretariat SMT melakukan proses pendokumentasian, yaitu : a. Melakukan editing dokumen b. Merubah nomor revisi dan tanggal efektif berlakunya dokumen dalam Daftar Dokumen Internal (FR-PT-KITSBS-01-05) c. Menyimpan rekaman formulir Permintaan/ Perubahan Dokumen (FR- KITSBS-02-01) terkait

11 KANTOR INDUK PT PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN Jl. Demang Lebar Daun No. 375 Palembang Telp. (0711) fax (0711) info.kitsbs@pln.co.id PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Nomor : PT-KITSBS-01 Revisi : 00 Tgl : April Hal : 6 dari 8 d. Melakukan proses pengesahan revisi dokumen sesuai tabel aturan pengesahan dokumen e. Menggandakan dokumen sejumlah pengguna dokumen sesuai daftar dokumen internal f. Memberikan nomor salinan g. Mendistribusikan salinan dokumen dengan formulir Penyerahan Dokumen (FR-KITSBS-01-04) h. Menarik salinan dokumen revisi sebelumnya dan melakukan tindakan untuk menghindari penggunaan salinan yang tidak berlaku. i. Menyimpan bukti penyerahan dokumen j. Memberikan stempel TIDAK BERLAKU warna merah pada dokumen asli yang telah direvisi dan menyimpan sampai tiga revisi terakhir sebagai referensi. 6.4 Pemberlakuan Dokumen Eksternal Dokumen eksternal yang menjadi acuan kinerja Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel, didaftar dalam formulir Daftar Dokumen Eksternal (FR-KITSBS-01-05) oleh masing-masing bidang Copy daftar dokumen eksternal dibagikan kepada masing-masing Bidang agar tidak terjadi kesalahan penggunaan dokumen eksternal Apabila ada perubahan penggunaan dokumen eksternal maka dilakukan pemberitahuan kepada masing-masing Bidang dengan melampirkan daftar dokumen eksternal yang baru. 6.5 Penarikan dan Pemusnahan Dokumen Tidak Berlaku Apabila dokumen diubah, maka Dokumen Asli dan Terkendali yang lama dinyatakan sebagai dokumen Tidak Berlaku dan harus ditarik dari penggunaan (perhatikan j) Dokumen Asli yang Tidak Berlaku dikeluarkan dari tempat penyimpanan dan diberi tanda TIDAK BERLAKU dengan warna merah, sedangkan dokumen terkendali yang tidak berlaku dikembalikan ke Sekretariat SMT

12 KANTOR INDUK PT PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN Jl. Demang Lebar Daun No. 375 Palembang Telp. (0711) fax (0711) info.kitsbs@pln.co.id PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Nomor : PT-KITSBS-01 Revisi : 00 Tgl : April Hal : 7 dari 8 untuk dimusnahkan dengan menggunakan Berita Acara Pemusnahan Dokumen/ Rekaman (FR-PT-KITSBS-02-03) Dokumen Asli yang tidak Berlaku disimpan terpisah dari dokumen Asli yang masih berlaku Penarikan, penyimpanan dan pemusnahan dokumen tidak berlaku dilakukan oleh Sekretariat SMT Ketentuan ini berlaku untuk dokumen internal dan eksternal 6.6 Sistem Online Jika media online untuk dokumen SMT telah tersedia, pembuatan/ perubahan dokumen pengecekan dan pengesahan dilakukan sesuai IK pembuatan dan penerbitan dokumen SMT online. 7. Lampiran 7.1 Daftar Dokumen Asli (FR-KITSBS-01-01) 7.2 Permintaan Pembuatan/ Perubahan Dokumen (FR-KITSBS-01-06) 7.3 Daftar Dokumen Internal/ Eksternal (FR-KITSBS-01-05) 7.4 Penyerahan Dokumen (FR-KITSBS-01-04) 7.5 Berita Acara Pemusnahan Dokumen/Rekaman (FR-KITSBS-02-03)

13 DAFTAR DOKUMEN MASTER No. formulir No. revisi : 00 Halaman : : FR-PT-KITSBS No. Nomor Dokumen Judul Dokumen Penyusun Tanggal berlaku Status revisi, Dibuat oleh,

14 DAFTAR DOKUMEN TERKENDALI BAGIAN : No. formulir No. revisi : 00 Halaman : : FR-PT-KITSBS No. No. Dokumen Judul Dokumen Penyusun Tanggal Berlaku Status Revisi, Dibuat oleh,

15 FORMULIR PENGIRIMAN DOKUMEN No. formulir : FR-PT-KITSBS No. revisi : 00 Halaman : Nomor : /..././.. Tanggal : Kepada Yth... Bersama ini kami sampaikan dokumen tersebut di bawah ini : No. Nomor Dokumen Judul dokumen Status Revisi Atas perhatiannya diucapkan terima kasih. Sekretariat SMT.. Dokumen tersebut di atas telah kami terima Penerima dokumen Tanggal : Unit kerja :

16 FORMULIR SURAT PERNYATAAN No. formulir : FR-PT-KITSBS No. revisi : 00 Halaman : Saya yang bertanda tangan di bawah ini : SURAT PERNYATAAN Nama : Jabatan : Alamat : Perusahaan : Selaku pemegang dokumen dokumen tersebut di bawah ini, menyatakan tidak akan memperbanyak dan/atau menyerahkan dokumen-dokumen tersebut tanpa ijin tertulis dari PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel Sektor Pembangkitan Tarahan. No. Nomor dokumen Judul dokumen Status revisi Setuju/Tidak setuju *) diberikan Wakil Manajemen, Pemegang dokumen (..) (..)

17 DAFTAR DOKUMEN INTERNAL/EKSTERNAL *) No. formulir : FR-PT-KITSBS No. revisi : 00 Halaman : No. Judul Dokumen Pengarang / Penerbit Tahun penerbitan Pemegang dokumen *) Coret yang tidak perlu, Dibuat oleh,

18 FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN DOKUMEN No. formulir : FR-PT-KITSBS No. revisi : 00 Halaman : No. Dokumen Revisi / Tanggal Judul Dokumen Usulan Perubahan Bagian / Butir Uraian perubahan Alasan perubahan.., Hasil Tinjauan PENINJAUAN DOKUMEN Setuju dengan usulan tersebut di atas Tidak setuju dengan usulan diatas, dengan alasan No. Nama Jabatan Tanda Tangan

19 FORMAT SAMPUL DOKUMEN No. dokumen : PT-KITSBS-01-Lamp ii No. revisi : 00 Halaman : <SISTEM MANAJEMEN> <JUDUL DOKUMEN> Nomor : XX-STAR-YY Revisi : 01 Tanggal : 09 Agustus 2012 Halaman :... dari. Dokumen ini milik PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel Sektor Pembangkitan Tarahan & dilarang memperbanyak tanpa seijin dari Wakil Manajemen Sistem Manajemen Terpadu

20 FORMAT STEMPEL DOKUMEN No. dokumen : PT-KITSBS-01-Lamp iii No. revisi : 00 Halaman : 1. Format Stempel Dokumen Asli (Warna Biru, Ukuran Huruf 36 pt) MASTER 2. Format Stempel Dokumen Terkendali (Warna Biru, Ukuran Huruf 28 pt & 14 pt) TERKENDALI Salinan No. 3. Format Stempel Dokumen Kadaluarsa (Warna Merah, Ukuran Huruf 28 pt & 14 pt) KADALUARSA Tanggal : 4. Format Stempel Dokumen Eksternal (Warna Biru, Ukuran Huruf 28 pt) BERLAKU