Mengatur sistem pengendalian dokumen meliputi penomoran, pengelompokan, pengesahan, pendistribusian, revisi serta penyimpanan agar dokumen terkendali.

Transkripsi

1 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) PM-BPM- 1. TUJUAN 1dari13 Mengatur sistem pengendalian dokumen meliputi penomoran, pengelompokan, pengesahan, pendistribusian, revisi serta penyimpanan agar dokumen terkendali. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini meliputi pengendalian terhadap seluruh dokumen sistem manajemen mutu ISO 90:2008 di lingkungan Universitas Negeri Semarang. 3. REFERENSI a. ISO 90:2008 b. Manual Mutu 4. DEFINISI a. Dokumen Sistem Manajemen Mutu adalah ketentuan tertulis yang digunakan secara resmi sebagai pedoman dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu. b. Dokumen Internal adalah segala dokumen sistem manajemen mutu yang diterbitkan dari internal Universitas Negeri Semarang. c. Dokumen Eksternal adalah segala dokumen yang berasal dari luar Universitas Negeri Semarang yang dijadikan referensi dalam menyusun dokumentasi sistem manajemen mutu atau dalam melaksanakan pekerjaan. d. BPM (Badan Penjaminan Mutu) adalah penjamin mutu di tingkat universitas. e. GPM (Gugus Penjaminan Mutu) adalah penjamin mutu di tingkat fakultas. 5. KETENTUAN UMUM 5.1 Dokumen yang diterapkan

2 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) PM-BPM- 2dari13 Dokumen Sistem Manajemen Mutu Universitas Negeri Semarang yang diterapkan adalah sebagai berikut: 1. Visi dan Misi 2. Kebijakan Mutu 3. Sasaran Mutu 4. Rencana Mutu 5. Manual Mutu 6. Prosedur Mutu 7. Instruksi Kerja 8. Uraian Tugas dan Wewenang 9. Dokumen pendukung yang terdiri dari: formulir, dokumen eksternal dan arsip. Selain dokumentasi Sistem Mutu yang telah disebutkan, dikenal pula beberapa dokumen formal yang berlaku dan diterapkan di Universitas Negeri Semarang sebagai acuan pelaksanaan proses akademik, beberapa dokumen tersebut antara lain: 1. Statuta 2. Rencana Strategis 3. Pedoman Akademik 4. Kebijakan Akademik 5. Organisasi dan Tata Kerja 5.2 Metode Penomoran Dokumen Terlampir. 5.3 Kewenangan Pengesahan Dokumen Terlampir. 5.4 Penggunaan Tanda Stempel pada Dokumen Terlampir. 6. PROSEDUR 6.1. Diagram prosedur Mutu Pengendalian Dokumen Penerbitan Dokumen Baru

3 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) PM-BPM- 3dari13 PIHAK YANG BERWENANG MENGOTORISASI BPM mulai Dokumen baru Memeriksa dan mengesahkan dokumen Telah disahkan oleh BPM Dimasukkan dalam Daftar Dokumen Induk BPM menyimpan dokumen baru Selesai Identifikasi dan Pengelolaan Dokumen Eksternal PIHAK LUAR BPM/GPM

4 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) PM-BPM- 4dari13 mulai Dokumen Eksternal BPM Mengidentifikasi Dokumen Eksternal BPM/GPM Membuat Daftar Dokumen Eksternal BPM/GPM Memberikan Stempel Selesai Pendistribusian Dokumen Eksternal PENGGUNA DOKUMEN BPM

5 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) PM-BPM- 5dari13 mulai Dokumen Induk Dokumen yang telah disahkan dan diberi stempel INDUK Dokumen yang telah digandakan, diberi stempel TERKENDALI Menerima Dokumen dari BPM Selesai

6 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) PM-BPM Dokumen yang tidak dikendalikan 6dari13 PEMAKAI DOKUMEN (PIHAK DI LUAR UNNES) BPM mulai Dokumen tidak dikendalikan BPM memberi stempel TIDAK TERKENDALI Selesai Revisi dan Keputusan Perevisian Dokumen

7 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) PM-BPM- 7dari13 PENGGUNA DOKUMEN BPM mulai Dokumen Karyawan/ Dosen di perkenankan merevisi Dokumen BPM memproses dokumen hasil revisi BPM memberi stempel INDUK Selesai

8 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) PM-BPM- 8dari Distribusi Dokumen Hasil Revisi dan Penarikan Dokumen Kadaluarsa PELAKU BPM mulai Dokumen Hasil Revisi Dokumen yang telah diberi stempel INDUK diberi stempel TERKENDALI BPM Mendistribusikan Dokumen Penarikan Dokumen dengan stempel TERKENDALI kemudian diberi stempel KADALUARSA Selesai

9 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) PM-BPM- 9dari Rincian Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen Penerbitan Dokumen Baru 1. Mulai 2. Personil/pihak yang berwenang sesuai dengan tabel aturan kewenangan dokumen memeriksa dan mengesahkan dokumen yang telah disusun oleh penyusun/pembuat dokumen tersebut. 3. Dokumen yang telah disahkan, kemudian diberi stempel INDUK oleh BPM. 4. Dokumen yang telah disahkan dan diberi stempel INDUK kemudian dimasukkan dalam Daftar Dokumen Induk. 5. BPM menyimpan dokumen baru. 6. Selesai Identifikasi dan Pengelolaan Dokumen Eksternal 1. Mulai 2. Di tingkat universitas, BPM mengidentifikasi dokumen eksternal yang dipakai sebagai acuan penyusunan dokumen atau dipakai sebagai acuan pelaksanaan pekerjaan, sedangkan di tingkat fakultas / prodi, pengidentifikasian dilakukan oleh GPM. 3. BPM membuat Daftar Dokumen Eksternal di tingkat universitas, GPM membuat Daftar Dokumen Eksternal di tingkat Fakultas dan Jurusan/Prodi. 4. BPM / GPM memberikan stempel REFERENSI TERPAKAI pada masing-masing dokumen yang masuk dalam Daftar Dokumen Eksternal. 5. Selesai

10 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) PM-BPM Pendistribusian Dokumen 1. Mulai 10dari13 2. Dokumen induk (dokumen yang telah disahkan dan diberi stempel INDUK ) digandakan oleh BPM. 3. Dokumen induk yang telah digandakan diberi stempel TERKENDALI kemudian diberi nomor salinan sesuai Matriks Distribusi Dokumen dan didistribusikan juga sesuai Matriks Distribusi Dokumen. 4. Menerima dokumen dari BPM yang telah digandakan dan menandatangani Formulir Penyerahan Dokumen. 5. Selesai Dokumen yang tidak dikendalikan 1. Mulai 2. BPM memberi stempel TIDAK TERKENDALI pada dokumen yang disampaikan sebagai informasi kepada pihak di luar UNNES. 3. BPM memberikan dokumen tidak dikendalikan tersebut kepada pihak di luar UNNES, bila terjadi revisi terhadap dokumen tersebut, maka tidak dilakukan penarikan dan pendistribusian ulang. 4. Selesai Perevisian Dokumen 1. Mulai 2. Pengguna dokumen yang akan melakukan perubahan dokumen (karyawan, dosen) diperkenankan merevisi dokumen untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses sesuai persetujuan kewenangan yang relevan (mengacu pada tabel kewenagan pengesahan dokumen),yaitu dengan menggunakan Formulir Permintaan Perubahan Dokumen.

11 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) PM-BPM- 11dari13 3. BPM memproses dokumen hasil revisi yang telah disetujui oleh kewenangan yang relevan dengan memberi nomor revisi baru dan tanggal berlaku yang baru. a. Bila nomor revisi telah mencapai angka 10, maka dokumen tersebut harus diterbitkan ulang dan kembali ke revisi 00. b. Perubahan tanpa mengubah substansi atau isi dari dokumen sistem mutu tidak perlu dilakukan revisi. 4. BPM memperbarui Daftar Dokumen Induk, dengan memberi stempel INDUK pada dokumen hasil revisi, melakukan pencatatan poin-poin yang mengalami perubahan dalam Daftar Revisi. Selanjutnya dokumen tersebut digandakan dan didistribusikan sesuai Matriks Distribusian Dokumen. 5. Selesai Distribusi Dokumen Hasil Revisi dan Penarikan Dokumen Kadaluarsa 1. Mulai. 2. Dokumen hasil revisi yang telah distempel INDUK dan digandakan selanjutnya diberi stempel TERKENDALI dan diberi nomor salinan sesuai Matriks Distribusi Dokumen. 3. BPM mendistribusikan dokumen hasil revisi sesuai Matriks Distribusi Dokumen. 4. Pemberlakuan dokumen hasil revisi disertai dengan penarikan dokumen induk dengan stempel TERKENDALI yang telah kadaluarsa, dimana pada lembar dokumen induk yang telah kadaluarsa tersebut diberi stempel KADALUARSA. 5. Selesai

12 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) PM-BPM- 12dari13 7. LAMPIRAN a. Formulir Penyerahan Dokumen (FM--BPM-) b. Formulir Penarikan Dokumen (FM-02-BPM-) c. Metode penomoran dokumen d. Tabel Kewenangan pengesahan dokumen e. Contoh pemberian stempel f. Formulir Daftar Dokumen Induk (FM-03-BPM-) g. Formulir Daftar Dokumen Eksternal (FM-04-BPM-) h. Formulir Matriks Distribusi Dokumen (FM-05-BPM-) i. Formulir Permintaan Perubahan Dokumen (FM-06-BPM-)

13 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) PM-BPM- 13dari13