PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN

Transkripsi

1 ND /SOP/SMM.22/04/03.17 BALAI BESAR TEKNOLOGI MODIFIKASI CUACA BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI Gedung Ir. Moch. Soebagio, Geostech (820), Klaster IV, Kawasan Puspiptek, Tangerang Selatan Telp Ext Fax Laman http// http//wxmod.bppt.go.id

2 No. i HALAMAN PERSETUJUAN 1 dari 1 10 Maret 2016 PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN ND /SOP/SMM.22/WM/03.17 STATUS DOKUMEN TERKENDALI Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca, BPPT Dibuat oleh Disetujui oleh Disahkan oleh Nama Budi Harsoyo Fentin Andriyani Tri Handoko Seto Jabatan Tim Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca Manajemen Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca Tanggal 24/02/ /03/ /03/2017 Tanda Tangan

3 No. ii HALAMAN PERUBAHAN 1 dari 1 Perubahan Mencabut Memasukkan No. Tanggal Hal Hal Alasan Singkat Disetujui ( Manajemen)

4 No. iii DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN 1 dari 1 Klasifikasi Dokumen Asli (soft copy) Asli (hard copy) Salinan No. 1 (hard copy) Salinan No. 2 (hard copy) Salinan No. 3 (hard copy) Salinan No. 4 (hard copy) Pemegang Pengendali Dokumen Manajemen Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca Umum Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca Bidang Pelayanan Teknologi

5 No. iv DAFTAR ISI 1 dari 1 HALAMAN PERSETUJUAN. i HALAMAN PERUBAHAN... ii DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN. iii DAFTAR ISI iv TUJUAN RUANG LINGKUP DEFINISI... 3 REFERENSI TANGGUNG JAWAB URAIAN PROSES DAN KINERJA DAFTAR LAMPIRAN ,,,.. 7

6 No. 1 TUJUAN 1 dari 1 Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa pengendalian dari semua rekaman yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendalian Sistem Manajemen Mutu BB-TMC, pemeriksaan dan pengesahan sebelum digunakan atau disimpan, kaji ulang semua rekaman, identifikasi pelatihan tentang rekaman yang dibutuhkan oleh personil, penarikan kembali rekaman yang tidak terpakai atau kadaluwarsa, pengarsipan atau suaka rekaman yang tidak terpakai untuk waktu penyimpanan tertentu, serta pemusnahan rekaman yang tidak terpakai setelah disimpan untuk waktu tertentu dilakukan sesuai persyaratan SNI/ISO

7 No. 2 RUANG LINGKUP 1 dari 5 Prosedur ini mencakup semua rekaman pada kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendalian Sistem Manajemen Mutu BB-TMC pada pelaksanaan kegiatan yang dilakukan untuk menjalankan Tugas Pokok dan Fungsi BB-TMC dalam melaksanakan Pengkajian dan Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca (TMC) dalam Pembuatan Hujan, serta memberikan Pelayanan kepada Instansi Pemerintah maupun Swasta yang memerlukan air hujan. Dalam implementasi prosedur pengendalian rekaman ini perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut Semua rekaman yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu BB-TMC harus diverifikasi (diperiksa dan disahkan), didistribusikan, diklasifikasikan, diarsipkan untuk waktu tertentu, dimusnahkan bilamana periode waktu pengarsipan sudah berlalu, serta dilakukan kaji ulang terhadap rekaman bermasalah yang dapat mempengaruhi pelayanan prima kepada pelanggan yang dilakukan minimal satu tahun sekali. Rekaman yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendalian Sistem Manajemen Mutu BB-TMC harus dapat dimengerti oleh seluruh personil, terjamin kerahasiannya, terkendali, mudah diakses, mudah diperoleh, serta terjaga dari kerusakan atau kehilangan. Rekaman yang disimpan dalam bentuk data elektronik seperti disket atau hardisk, dijaga kerahasiaannya dengan memberikan password yang hanya diketahui oleh personil yang berwenang dan atau yang diberi otoritas oleh personil yang berwenang.

8 RUANG LINGKUP No. 2 2 dari 5 Setiap pengguna atau pegawai BB-TMC yang menemukan adanya kekurangan dalam substansi dan atau uraian dari rekaman dapat menanyakan atau memberitahukan kepada pegawai BB-TMC yang bertanggungjawab atas pembuatan rekaman tersebut atau kepada Bidang/ terkait. Manajemen mempersiapkan dan menyusun Rekaman Mutu berupa Laporan Audit Internal dan Kaji Ulang Manajemen. Manajemen memberikan identitas khusus, membuat salinan, dan mengarsipkan setiap Rekaman Mutu yang dibuat yang terkait dengan Laporan Audit Internal dan Kaji Ulang Manajemen. Manajemen bertugas mendistribusikan Rekaman Mutu tersebut kepada Bidang/ terkait. Bidang/ mempersiapkan, membuat, memberi identitas, serta membuat salinan Rekaman Mutu berupa laporan tindakan perbaikan dan pencegahan berdasarkan lingkup kewenangan, tugas, dan tanggungjawab masing-masing. Manajemen memeriksa, menyetujui, dan mengarsipkan Rekaman Mutu berupa laporan tindakan perbaikan dan pencegahan yang dibuat oleh Bidang/ terkait, serta mendistribusikannya kepada Bidang/. Seluruh Rekaman Teknis dibuat dan dipersiapkan oleh pegawai berdasarkan lingkup kewenangan, tugas, dan tanggungjawab masing-masing. Setiap Rekaman Teknis yang dibuat diberi identitas yang jelas, termasuk identitas personil yang bertanggungjawab terhadap rekaman tersebut. Bidang/ memeriksa Rekaman Teknis dan menyerahkannya kepada Manajemen untuk diberi identitas khusus, disahkan, didistribusikan, dan diarsipkan. Jika diperlukan, Bidang/ terkait membuat salinan rekaman untuk diproses lebih lanjut.

9 RUANG LINGKUP No. 2 3 dari 5 Jika terjadi kesalahan dalam rekaman teknis baik cetakan atau elektronik terutama menyangkut data hasil kegiatan, maka setiap kesalahan harus dicoret atau ditandai, tidak boleh dihapus atau dikaburkan, dan perbaikan ditulis disampingnya. Semua perbaikan rekaman yang dilakukan harus ditandatangani atau diparaf oleh orang yang melakukan perbaikan, hal ini untuk mencegah hilang atau berubahnya data asli. Setiap rekaman baik yang menyangkut Rekaman Mutu maupun Rekaman Teknis yang dibuat harus didaftar dalam Daftar Induk Rekaman, disimpan dan dipelihara oleh penanggungjawab masing-masing bidang/bagian. Setiap rekaman atau cadangannya baik dalam bentuk elektronik atau cetakan yang memiliki identitas atau tanda khusus seperti catatan atau cap Rahasia, atau Terkendali maka dokumen tersebut bersifat Rahasia dan Terkendali, artinya mulai dari penyiapan, pembuatan, pengesahan, distribusi dan pengarsipan, serta pemusnahannya bersifat rahasia serta di bawah kendali Sistem Manajemen Mutu BB-TMC serta ditangani oleh personil yang diberi kewenangan serta tanggungjawab terhadapnya. Rekaman atau cadangannya baik dalam bentuk elektronik atau cetakan dijamin kerahasiaannya oleh seluruh personil yang terlibat dalam perencanaan, pelaksanaan, serta pengendalian Sistem Manajemen Mutu BB-TMC.

10 RUANG LINGKUP No. 2 4 dari 5 Pelanggan berhak penuh atas semua data dan informasi yang menjadi haknya serta BB-TMC menjamin pelayanan akses serta kerahasiaannya sehubungan dengan layanan yang diberikan (Personil berwenang menyediakan akses kepada pelanggan untuk mendapatkan data dan informasi sebatas haknya, dan tidak diperkenankan melayani pengaksesan data dan informasi yang bukan haknya). Setiap Rekaman Mutu atau cadangannya dalam bentuk elektronik atau cetakan yang bersifat rahasia dan terkendali dijaga kerahasiaannya serta hanya dapat diakses oleh Manajemen dan atau personil yang diberi kewenangan untuk mengakses dokumen tersebut. Rekaman atau cadangannya dalam bentuk elektronik diberi password yang hanya diketahui oleh Manajemen dan atau personil yang diberi kewenangan untuk mengaksesnya, sedangkan rekaman atau cadangannya dalam bentuk cetakan disimpan di tempat yang aman dan mudah dijangkau serta hanya dapat diakses oleh Manajemen dan atau personil yang diberi kewenangan untuk mengaksesnya. Setiap Rekaman Teknis atau cadangannya baik dalam bentuk elektronik atau cetakan yang bersifat rahasia dan terkendali dijaga kerahasiaannya serta hanya dapat diakses oleh Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengakses dokumen tersebut. Rekaman Teknis atau cadangannya dalam bentuk elektronik diberi password yang hanya diketahui oleh Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengaksesnya, sedangkan rekaman teknis atau cadangannya dalam bentuk cetakan disimpan di tempat yang aman dan mudah dijangkau serta hanya dapat diakses oleh Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengaksesnya.

11 No. 2 5 dari 5 RUANG LINGKUP Jenis rekaman dalam Sistem Manajemen Mutu BB-TMC meliputi Jenis Rekaman Status Rekaman Mutu Rekaman Layanan Laporan Kaji Ulang Manajemen Laporan Audit Internal Laporan Tindak Perbaikan / Pencegahan Rekaman Teknis Laporan Pekerjaan Kontrak Catatan Penerimaan barang Buku Kerja yang sudah terisi Sertifikat Catatan Pelanggan Catatan Umpan Balik Terkendali Terkendali Terkendali Terkendali Rahasia/Terkendali Rahasia/Terkendali Terkendali Terkendali Terkendali Terkendali Terkendali

12 No. 3 DEFINISI 1 dari Rekaman adalah dokumen format yang telah diisi data dan atau informasi dari pelaksanaan kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendalian Sistem Manajemen Mutu Media Penyimpan Rekaman adalah media untuk menyajikan rekaman dalam berbagai bentuk, baik media cetak atau elektronik Rekaman Mutu adalah rekaman yang mencakup Laporan Audit Internal, Laporan Kaji Ulang Manajemen, serta Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan Rekaman Teknis adalah rekaman berupa kumpulan data dan atau informasi yang dihasilkan dari pelaksanaan kegiatan yang dilakukan sesuai dengan Tupoksi BB-TMC, lembar kerja yang sudah terisi, buku kerja yang sudah terisi, lembar pengecekan yang sudah digunakan, catatan kerja, sertifikat, catatan pelanggan dan umpan balik pelanggan.

13 No. 4 REFERENSI 1 dari 1 ND /PJM/WM/03.17 Panduan Mutu SNI ISO Sistem Manajemen Mutu Klausul Pengendalian Rekaman

14 No. 5 TANGGUNG JAWAB 1 dari Tanggung Jawab Dalam Pengendalian Rekaman Jenis Rekaman Rekaman Mutu Laporan Audit Internal Laporan Kaji Ulang Manajemen Laporan Tindakan Perbaikan & Pencegahan Rekaman Teknis Laporan Pekerjaan Kontrak Catatan Penerimaan Barang Sertifikat Catatan Pelanggan Catatan Umpan Balik Penyiapan / pemeriksaan Manajemen Manajemen Manajemen Umum Pengesahan Distribusi Pengarsipan Waktu BB-TMC BB-TMC BB-TMC BB-TMC Umum Manajemen Manajemen Manajemen Manajemen Manajemen Manajemen TU 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun

15 No. 6 URAIAN DAN KINERJA PROSES 1 dari Uraian dan Kinerja Proses No Uraian Kegiatan Penyusunan Format Penyusunan format dilakukan sesuai dengan permintaan atas kebutuhan akan format untuk pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu BB-TMC Pemeriksaan dan Persetujuan Format Pemeriksaan dan pengesahan format yang digunakan pada Sistem Manajemen Mutu BB- TMC dilakukan oleh Manajemen dan Bidang atau sesuai dengan kewenangan masing-masing Pengesahan Format Format yang telah disetujui oleh Manajemen selanjutnya disahkan oleh BB-TMC Pendaftaran dan Klasifikasi Format Semua format yang relevan dimasukkan ke dalam Daftar Induk dan Daftar Distribusi serta diklasifikasikan. Salinan dari Daftar Induk dicetak dan dikirim ke Bidang dan terkait kurang lebih setahun sekali dan setelah ada perubahan besar dalam sistem dokumentasi Pendistribusian Format Format didistribusikan ke seluruh pengguna mulai dari Bidang/ sampai pegawai BB- TMC, untuk dipelajari, dimengerti dan digunakan sesuai dengan lingkup bidang/bagian masingmasing Penggunaan Format Format yang telah disahkan dan didaftar dalam Daftar Induk Dokumen digunakan pada pelaksanaan kegiatan pada seluruh Sistem Manajemen Mutu BB-TMC Pelaksana Kegiatan Manajemen, BB-TMC Pengendali Dokumen Pengendali Dokumen Ukuran Kinerja 5 hari 2 hari 1 hari 1 hari 1 hari Sesuai dengan waktu kegiatan

16 No. 6 URAIAN DAN KINERJA PROSES 2 dari Pendistribusian Rekaman Semua rekaman yang telah disahkan oleh personil yang berwenang setelah didaftar dalam Daftar Rekaman, rekaman didistribusikan kepada personil terkait. Setiap serah terima rekaman dicatat dalam Buku Ekspedisi Rekaman dan/atau dicatat pada lembar/halaman pemegang rekaman pada tiap rekaman (apabila tersedia) Kaji Ulang Rekaman Semua rekaman dikaji ulang oleh Bidang/ terkait bersama dengan Manajemen bilamana ditemukan permasalahan pada rekaman yang berpengaruh terhadap Sistem Manajemen Mutu BB-TMC atau paling tidak setahun sekali (atau selama audit internal) untuk memeriksa kesesuaian dengan Standar Nasional SNI ISO dan Persyaratan internal yang lain Pelatihan Format Format yang baru atau yang telah dimodifikasi, jika dibutuhkan didistribusikan dengan memo untuk dimengerti oleh pengguna. Apabila hal ini tidak cukup serta dianggap perlu maka Bidang/ terkait bersama dengan Manajemen merencanakan dan mengadakan tambahan pelatihan untuk pelaksanaan penggunaan format Kaji Ulang Format Semua format dikaji ulang oleh Bidang/ terkait bersama dengan Manajemen paling tidak setahun sekali (atau selama audit internal) untuk memeriksa kesesuaian dengan Standar Nasional SNI/ISO dan Persyaratan internal yang lain., Kasubag TUK Manajemen, Manajemen, Manajemen, 1 hari 2 hari 2 hari 1 hari

17 No. 6 URAIAN DAN KINERJA PROSES 3 dari Penarikan Format Setiap format yang tidak dipakai/kadaluwarsa, ditarik dari semua tempat penerbitan/ penggunaan, diarsipkan untuk waktu tertentu, harus ditandai secara jelas untuk menghindari penggunaan yang tidak diharapkan atau disalahgunakan (sebagai contoh ditulisi atau distempel kadaluwarsa dan ditandatangani) Pemusnahan Format dan Rekaman Prosedur pemusnahan format dilakukan sesuai dengan prosedur pemusnahan dokumen sebagaimana termuat di dalam Prosedur Pengendalian Dokumen SMM BB-TMC. Untuk pemusnahan rekaman, Manajemen membuat memo kepada personil terkait untuk melakukan penarikan dari peredaran atau tempat pengarsipan, mengumpulkan, mencatat, dan mendaftarkan di bagian administrasi sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Manajemen membuat memo kepada personil terkait untuk melakukan pemusnahan dan membuat berita acara pemusnahan rekaman terhadap setiap rekaman serta cadangannya yang telah kadaluwarsa, jatuh tempo pengarsipan atau yang telah mengalami perubahan atau revisi. Pemusnahan rekaman harus atas sepengetahuan dan persetujuan Manajemen. Pemusnahan rekaman dilakukan oleh personil administrasi dengan menggunakan sarana dan prasarana yang tersedia. Pengendali Dokumen Manajemen, Pengendali Dokumen 2 hari 1 hari Sebelum pemusnahan dilakukan, bagian adminsitrasi menyimpan rekaman dalam bentuk elektronik atau cetakan satu folder atau eksemplar, untuk dicatat sebagai suaka rekaman yang disimpan dan dipelihara selama 5 tahun di bagian administrasi.

18 No. 6 URAIAN DAN KINERJA PROSES 4 dari Penyimpanan Format dan Rekaman Dalam Bentuk Elektronik Semua format dan rekaman dalam Sistem Manajemen Mutu disimpan dalam bentuk elektronik file oleh Sub Tata Usaha dan Kepegawaian Manajemen, Pengendali Dokumen, Kasubag TUK 2 hari

19 No. 6 URAIAN DAN KINERJA PROSES 5 dari Diagram Proses Pengendalian Rekaman PDIS WAKIL MANAJEMEN PENGENDALI DOKUMEN / KASUBAG TU KEPALA KABID / KABAG MULAI PENYUSUNAN FORMAT PEMERIKSAAN DAN PERSETUJUAN FORMAT PENDAFTARAN DAN KLASIFIKASI FORMAT PENGESAHAN FORMAT PENGGUNAAN FORMAT PENDISTRIBUSIAN FORMAT PELATIHAN FORMAT PENDISTRIBUSIAN REKAMAN KAJI ULANG FORMAT PENARIKAN FORMAT KAJI ULANG REKAMAN PEMUSNAHAN FORMAT DAN REKAMAN PENYIMPANAN FORMAT DAN REKAMAN DALAM E-FILE SELESAI

20 No. 7 DAFTAR LAMPIRAN 1 dari 1 ND /FRM/SMM.26.03/04/03.17 ND /FRM/SMM.22.01/04/03.17 ND /FRM/SMM.22.02/04/03.17 Form Risalah Kaji Ulang Manajemen Form Daftar Induk Rekaman Form Berita Acara Pemusnahan Rekaman