PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN PSM-2

Transkripsi

1 PROSEDUR PSM-2 Tanggal dibuat : 21/06/2011 Tanggal revisi : 28/11/2013 Dipersiapkan oleh : Pengendali Dokumen Disahkan oleh : Wakil Manajemen

2 o:i r:f,'?,1:{tti, v{ REPUBLTK tndonesta BALAI BESAR TEKSTIL Telp: (022) n 2A6215, Fax: ( Tanggal Dibuat : Tanggal Revisi : Halaman : ldari 4 PENGENDALIAN REKANNAN Disahkan oleh: \\w --J-}l \I \ v-- t \ -r Dipersiapkan oleh: Wakil Manajemen Pengendali Dokumen

3 Halaman : 2 dari 4 1. TUJUAN Memberikan panduan operasional pengendalian rekaman mutu serta penanggung jawabnya masing-masing. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini menguraikan tentang rekaman mutu, penyimpanan serta pemeliharaannya. Prosedur ini berlaku untuk semua jenis rekaman mutu yang terkait dengan kegiatan pelayanan jasa teknis seksi konsultansi dan pelatihan teknis. 3. ACUAN 3.1 SNI ISO 9001:2008 klausul Pengendalian Rekaman 3.2 PDM-4 Sistem Manajemen Mutu 4. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG 4.1 Manajer Puncak - Bertanggung jawab terhadap keefektifan pengendalian rekaman mutu. - Berwenang mendelegasikan seluruh kegiatan pengendalian rekaman mutu kepada wakil manajemen. 4.2 Wakil Manajemen Bertanggung jawab atas pengawasan pengendalian rekaman mutu. Berwenang mengesahkan formulir rekaman mutu yang dipakai dalam aktivitas yang berkaitan dengan pelayanan jasa teknis seksi konsultansi dan pelatihan teknis. 4.3 Personel Pengguna Form Bertanggung jawab mengidentifikasi kebutuhan formulir rekaman mutu dalam lingkup kerjanya yang terkait pelayanan jasa teknis seksi konsultansi dan pelatihan teknis. Bertanggung jawab membuat usulan formulir rekaman mutu untuk disahkan oleh wakil manajemen. Bertanggung jawab memelihara rekaman mutu yang menjadi tanggung jawabnya.

4 Halaman : 3 dari Pengendali Dokumen (PD) Bertanggung jawab untuk membuat master formulir rekaman mutu yang telah disahkan dan mendistribusikannya kepada personel terkait. Bertanggung jawab untuk memelihara master formulir rekaman mutu. Memastikan bahwa formulir rekaman mutu yang digunakan merupakan edisi terkini. 5. DEFINISI 5.1 Wakil Manajemen (WM) : Personel yang ditunjuk oleh Manajer Puncak sebagai wakilnya dalam mengelola sistem manajemen mutu. 5.2 Pengendali Dokumen (PD): Personel yang ditunjuk oleh WM untuk melaksanakan pengendalian dokumen mutu. 5.3 Rekaman Mutu: Dokumen yang memberikan bukti objektif dari aktivitas yang dilaksanakan, yang mencakup seluruh kegiatan sistem manajemen mutu pelayanan jasa teknis seksi konsultansi dan pelatihan teknis. 6. RINCIAN PROSEDUR 6.1 Identifikasi Personel yang terkait dengan pelaksanaan sistem manajemen mutu pelayanan jasa teknis seksi konsultansi dan pelatihan teknis melakukan identifikasi dan membuat usulan formulir rekaman mutu kepada WM. Usulan tersebut diajukan melalui Surat Permohonan Usulan/Revisi Dokumen/Formulir (Fr.PD.03). 6.2 Penetapan dan Distribusi Usulan formulir rekaman mutu disahkan oleh WM, kemudian PD membuat master formulir rekaman mutu dan mendistribusikannya kepada personel terkait. 6.3 Pemeliharaan Master formulir dipelihara oleh PD Setiap personel terkait bertanggung jawab terhadap pemeliharaan rekaman mutu yang menjadi tanggung jawabnya Masing-masing rekaman mutu disimpan dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan kebutuhan, yang direkam dalam Daftar Rekaman Mutu (Fr.PD.02).

5 Halaman : 4 dari Revisi Formulir Pengajuan revisi dapat dilakukan oleh setiap personel pengguna formulir rekaman mutu atau dapat pula merupakan hasil rapat tinjauan manajemen Revisi diajukan dengan menggunakan Surat Permohonan Usulan/Revisi Dokumen/Formulir (Fr.PD.03) Perubahan yang terjadi dicatat dalam Formulir Riwayat Perubahan Dokumen/Formulir (Fr.PD.01) Formulir rekaman mutu yang baru pertama kali diterbitkan diberi penomoran sesuai dengan ketentuan pada PSM-1 butir bagian d. Bila terjadi revisi, maka di belakang nomor formulir ditambahkan tanda / diikuti nomor revisi. Untuk revisi selanjutnya, nomor revisi naik satu hitungan. Contoh: Nama Formulir: Daftar Rekaman Mutu Nomor Formulir: Fr.PD.02 Nomor formulir setelah revisi : Fr.PD.02/ Formulir yang sudah tidak berlaku, ditarik dan dimusnahkan oleh PD Master formulir yang kadaluarsa tetap disimpan dan diberi identifikasi DOKUMEN KADALUARSA. 6.5 Pemusnahan Rekaman Mutu Pemusnahan rekaman mutu dilakukan sesuai dengan masa simpan yang sudah ditentukan. Pemusnahan rekaman mutu tersebut dicatat dalam Berita Acara Pemusnahan Dokumen/Rekaman (Fr.PD.04). 7. DOKUMEN TERKAIT 7.1 PSM-1 : Prosedur Pengendalian Dokumen 7.2 Fr.PD.01 : Formulir Riwayat Perubahan Dokumen/Formulir 7.3 Fr.PD.02 : Formulir Daftar Rekaman Mutu 7.4 Fr.PD.03 : Surat Permohonan Usulan/Revisi Dokumen/Formulir 7.5 Fr.PD.04 : Berita Acara Pemusnahan Dokumen/Rekaman