PROSEDUR MUTU. Internal Audit STIKES AISYIYAH SURAKARTA. Kode Dokumen : PM- P2M -02. Tanggal Berlaku : 1 Mei 2015

Transkripsi

1 Internal Audit STIKES AISYIYAH SURAKARTA 02 Revisi : R00 Disahkan oleh: Diperiksa oleh: Dipersiapkan Oleh Ketua Ketua Wakil Ketua Pusat Penjaminan Mutu STIKES Aisyiyah Surakarta STIKES Aisyiyah Surakarta STIKES Aisyiyah Surakarta Sri Handayani, M.Keb Indarwati, M.Kes Mulyaningsih, M.Keb Halaman 1 Dari 18 Halaman

2 02 1. TUJUAN Prosedur ini sebagai pedoman bagi auditor dalam melakukan audit agar sistem manajemen mutu dilakukan secara efektif dan konsisten, serta untuk mengetahui secara obyektif dan berkala kondisi atau keadaan yang berjalan apakah sudah sesuai dengan kebijakan, sasaran dan rencana yang telah ditetapkan; hasil audit akan dijadikan alat/bahan dalam melakukan tindakan koreksi/pencegahan dan perbaikan yang mengarah kepada peningkatan sistem manajemen mutu. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mengatur proses audit sistem manajemen mutu mulai dari perencanaan audit, penunjukan tim audit, pelaksanaan audit, pembuatan Permintaan Tindakan Pencegahan dan Perbaikan (PTPP) Status atau Corrective and Preventive Action Request (CPAR), perumusan tindakan koreksi/pencegahan, pemastian tindakan dilakukan, pengiriman copy PTPP Status sampai dengan pembuatan closing PTPP Status dan laporan audit internal. 3. DEFINISI 3.1 Tim Audit adalah tim audit mutu internal yang beranggotakan para Auditor dan dikoordinir oleh Koordinator Bidang Audit P2M 3.2 Audit internal adalah audit yang dilakukan oleh tim Auditor internal 3.3 Auditor adalah staf internal STIKES Aisyiyah Surakarta yang ditunjuk P2M/Koordinator Bidang Audit untuk melakukan audit mutu 3.4 Auditi (auditee) adalah staf yang mewakili unit yang diaudit 3.5 Jadwal Audit Internal adalah jadwal kegiatan audit internal yang menginformasikan unit yang akan diaudit, nama Auditor internal, dan nama auditi; jadwal disiapkan oleh Koordinator Bidang Audit. 3.6 PTPP/CPAR adalah formulir untuk menuliskan temuan audit 3.7 Non-Conformance (NC) Status adalah formulir isian dari hasil audit internal untuk dilakukan tindak lanjut sesuai dengan target waktu yang akanditetapkanolehmasingmasingauditee yang bertanggungjawab pada produk/ fasilitas/ quality system (system mutu)

3 3.8 Temuan PTPP (PTPP Findings) adalah penyimpangan/ ketidaksesuaian yang ditemukan Auditor internal pada saat melakukan audit internal; penyimpanganpenyimpangan inidicatat di Formulir Audit Internal 3.9 Auditor eksternal adalah Auditor dari Badan Sertifikasi (Certification Body) professional ataupun pihak luar lainnya (a.l. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi) 3.10 Audit bertujuan untuk mendapatkan FAKTA, bukan mencari kesalahan 4. REFERENSI 4.1 Manual Mutu STIKES Aisyiyah Surakarta 4.2 Peraturan-peraturan dari Dikti 5. DISTRIBUSI 5.1 Pimpinan STIKES Aisyiyah Surakarta 5.2 Pimpinan prodi 5.3 Pimpinan Bagian 5.4 Pusat Penjaminan Mutu dan Unit Penjaminan Mutu Prodi 5.5 BAAK. 6. PROSEDUR 6.1 Ketentuan Umum 1) Audit internal dilakukan di bawah koordinasi Koordinator Bidang Audit dan diterapkan terhadap seluruh unit, yang dilakukansecarasilang (Cross Audit) atau acak/sampling, dengan menunjuk Auditor yang berasal dari unit kerja yang berlainan 2) Koordinator Bidang Audit akan memberitahukan kepada para Auditor yang ditunjuk dan seluruh unit kerja yang akan diaudit sekurang-kurangnya 6 hari sebelum tanggal yang ditetapkan mengenai: Ketua Auditor (Lead Auditor); anggota Auditor (Auditor); jadwal audit, lingkup audit, dan waktu audit PM-P2M- Halaman3 dari7

4 3) Auditor akan dipilih dari personil yang telah mengikuti pelatihan audit mutu dan dikukuhkan dengan Surat Tugas dari P2M 4) Auditor harus selalu menggunakan identitas auditor pada saat melaksanakan audit 5) Audit internal dilakukan minimal 6 (enam) bulan sekali; bila dianggap perlu audit internal ini dapat dilaksanakan kapan saja bagi unit yang mana saja 6) Seluruhpimpinan unit berkewajiban untuk menyediakan fasilitas dan sumberdaya yang cukup untuk menjamin kelancaran audit internal 7) Hasiltemuan audit internal harusdicatat (didokumentasikan) di Formulir Audit Internal 8) Hasil audit system manajemen mutu internal dituangkan kedalam bentuk laporan audit system manajemen mutu yang diserahkan kepada pimpinan STIKES melalui P2M/KoordinatorBidang Audit 9) Temuan-temuan pada audit dikategorikan ke dalam 3 (tiga) jenis, yaitu: a. Mayor Temuan audit dikategorikan mayor apabila tidak ditemukan bukti-bukti atau rekaman-rekaman yang memadai sebagai bukti pelaksanaan Standard Operating Procedure (SOP) yang telah ditetapkan atau tidak tersedianya prosedur-prosedur yang seharusnya ada; temuan mayor harus segera ditindaklanjuti sekurang kurangnya dalam waktu 3 bulan. b. Minor Temuan audit dikategorikan minor apabila dalam pelaksanaannya meskipun telah didukung oleh bukti yang cukup memadai, namun masih terdapat kekurangan yang tidak membahayakan bagi terlaksananya jaminan kualitas kerja, dalam dokumentasi atau penyimpangan prosedur yang telah ditetapkan; temuan minor tetap memerlukan tindakan perbaikan. c. Catatan Temuan audit dikategorikan catatan apabila hal-hal yang ditemukan hanya perlu mendapatkan perhatian dari manajemen. PM-P2M- Halaman4 dari7

5 10) Pimpinan unit akan menerbitkan PTPP Status apabila dalam audit internal ditemukan penyimpangan dari sistem yang telah ditetapkan, dari PTPP Status akan segera dapat dilakukan tindakan koreksi/pencegahan dan perbaikan yang diperlukan 11) PTPP Status baru siap ditutup (closing) apabila tindakan koreksi/pencegahan dan perbaikan sudah dilaksanakan dan efektif; penutupan PTPP Status harus dilaksanakan oleh tim Audit yang menerbitkan, kecuali ditentukan lain 12) Apabila audit dianggap kurang memuaskan, Ketua Auditor berwenang untuk melakukan audit ulang dengan persetujuan Koordinator Bidang Audit 13) Apabila laporan audit tidak memuaskan, Koordinator Bidang Audit berwenang untuk melakukan audit ulang 14) Apabila ada perselisihan tentang penentuan kategori audit mayor, minor, atau catatan, hal ini akan diputuskan oleh Ketua Auditor; perubahan kategori ini harus disahkan oleh Koordinator Bidang Audit, temuan awal sebelumnya tidak boleh dihilangkan atau dihapus dan harus tetap dicatat dan disimpan 6.2 Prosedur Audit Internal Di awal pelaksanaan audit, Koordinator Bidang Audit membentuk Tim Audit yang terdiri atas Ketua Auditor dan Auditor Koordinator Bidang Audit memberitahukan ke semua unit kerja yang akan diaudit Koordinator Bidang Audit bersama Tim Audit menyusun Rencana Audit yang meliputi jadwal, tempat (auditi), aktivitas, lingkup audit, dan nama Auditor Koordinator Bidang Audit mengkoordinasikan dengan auditi mengenai Rencana Audit Ketua P2M melalui KoordinatorBidang Audit melaporkan kepersiapan rencana audit kepadarektor Rektormengeluarkansurattugas audit untuksetiap auditor Tim Audit melakukan audit sesuai dengan ketentuan sebagai berikut: Menemui auditi sesuai dengan jadwal dan waktu yang telah ditentukan PM-P2M- Halaman5 dari7

6 Membuka pertemuan dan menjelaskan hal-hal yang berkaitan dengan proses audit, seperti tujuan audit dan bagaimana proses audit akan dilaksanakan Meminta dan menerima bukti-bukti terkait pengimplementasian SOP yang telah disahkan; bukti-bukti ini dapat berupa penjelasan dan bukti pelaksanaanya (rekaman mutu), pengamatan, peragaan oleh auditi, dan atau prosedur tertulis yang diterapkan Mencatat PTPP Findings/ketidaksesuaian selama audit dilakukan, dalam formulir yang disediakan Mengkonfirmasi hasil temuan dengan auditi, dan kemudian menandatangani Formulir Audit Internal serta minta tanda tangan auditi sebagai tanda persetujuan atas temuan tersebut Membuat ringkasan penemuan audit dan menyampaikan kepada auditi pada akhir setiap sesi audit Membuat salinan dari catatan-catatan penemuan audit, kemudian disampaikan kepada auditi dan Koordinator Bidang Audit Setelah seluruh auditing selesai dilaksanakan, maka Ketua Auditor melaksanakan acara penutupan yang harus dihadiri oleh Koordinator Bidang Audit/P2M, Kepala Unit Kerja, Auditor dan auditi Tim Auditor menyerahkan PTPP asli (yang sudah diisi temuan dan ditandatangani oleh auditee) kepada auditi Setelah menutup acara, Ketua Auditor melakukan kompilasi semua laporan audit dari para Auditor, dan menganalisisnya untuk kelengkapan dan obyektivitas Ketua Auditor melaksanakan tinjauan paskaaudit dengan Auditor untuk mendiskusikan masalah-masalah yang ditemukan, rekomendasi pemecahannya, dan tinjauan atas laporan akhir audit Ketua Auditor menyerahkan PTPP asli (yang telah diisi tindakan perbaikan yang dilaksanakan, dan status telah ditentukan oleh Auditor) dan laporan akhir audit kepada Koordinator Bidang Audit PM-P2M- Halaman6 dari7

7 7. ARSIP 7.1 Surat Tugas Audit 7.2 Surat Pemberitahuan Audit 7.3 FormulirPTPP/CPAR 7.4 Check List audit 7.5 Laporan Audit 8. LAMPIRAN 8.1 Formulir PTPP/CPAR 8.2 Formulir Surat Tugas Audit 8.3 Formulir Surat Pemberitahuan Audit 8.4 Formulir Check List Audit 8.5 Formulir Rekapitulasi Hasil Audit 8.6 Formulir Laporan Audit PM-P2M- Halaman7 dari7