ini adalah untuk mempelajari dan memahami lebih mengenai problems, baik penulis menggunakan kerangka PIECES dalam menguraikan secara rinci

Transkripsi

1 Analisis Permasalahan Analisa permasalahan (Problem Analysis) akan menjelaskan lebih lanjut apakah permasalahan (problem) timbul dapat dipecahkan. Tujuan dari fase ini adalah untuk mempelajari dan memahami lebih mengenai problems, opportunities, dan constraint. Untuk lebih memahami permasalahan baik penulis kerangka PIECES dalam menguraikan secara rinci masalah-masalah sedang dihadapi Identifikasi Masalah Langkah pertama perlu dilakukan dalam proses untuk memecahkan sebuah masalah (prolem-solving process) adalah mengumpulkan semua permasalahan ada kemudian mengindentifikasi dan menganalisanya. Setelah itu menentukan ketidakleluasaan (constraint) dari permasalahan tersebut. Untuk membantu mengidentifikasi, menganalisa dan memecahkan masalah maka digunakanlah kerangka PIECES. Berikut ini diuraikan rincian permasalahan muncul pada pengembangan pengolahan transaksi proyek pada PT. Kodja Bahari (Persero) cabang Palembang, yaitu: 1. Performance (kinerja) a. Untuk mendapatkan informasi bahan baku menipis membutuhkan waktu lama.

2 128 b. Terjadinya penundaan waktu. 2. Information (informasi) a. Informasi jumlah persediaan bahan baku kurang akurat. b. Informasi pengeluaran bahan baku untuk tidak diikuti pengurangan persediaan bahan baku. 3. Economics (ekonomi, mengendalikan biaya, atau meningkatkan keuntungan). a. Terjadi perbedaan antara biaya dikeluarkan pencatatan ada. b. Data perusahaan masih dalam bentuk berkas-berkas menghabiskan banyak kertas. 4. Control (kontrol atau keamanan) a. Kurangnya pengawasan langsung terhadap persediaan bahan baku sudah menipis. b. Data-data penting dapat di lihat oleh pihak-pihak tidak berkepentingan. 5. Efficiency (efisiensi waktu, orang dan proses) a. Dibutuhkan banyak orang serta waktu lama untuk mendapatkan informasi bahan baku. b. Belum memaksimalkan penggunaan komputer dan SDM untuk mengolah data serta pembuatan laporan.

3 Service (layanan ke pelanggan, pemasok, mitra, karyawan, dan lain-lain) Pernyataan Masalah a. Belum ada mengatur penjadwalan. b. Sistem lama menghasilkan laporan persediaan bahan baku dan laporan hasil kurang akurat. Berdasarkan dari hasil identifikasi masalah-masalah di atas maka dapat diperoleh tingkat prioritas dan solusi diusulkan untuk menyelesaikan masalah-masalah tersebut tabel pernyataan masalah. Tabel pernyataan masalah pada pengolahan transaksi proyek pada PT. Kodja Bahari (Persero) cabang Palembang dapat dilihat pada tabel 3.1. Tabel 3.1 Pernyataan Masalah Pernyataan masalah Visibilitas Prioritas Solusi diusulkan a. Untuk mendapatkan informasi bahan baku menipis Tinggi 1 Setelah baru dikembangkan, maka membutuhkan waktu proses pengambilan lama. informasi persediaan bahan baku menjadi lebih akurat dan efisien.

4 130 b. Terjadinya penundaan waktu. c. Informasi jumlah persediaan bahan baku kurang akurat. Tinggi 2 Pengembangan baru. Tinggi 1 Setelah baru dikembangkan, maka proses pengambilan informasi persediaan bahan baku menjadi lebih akurat dan efisien. d. Pengeluaran bahan baku untuk tidak diikuti pengurangan persediaan bahan baku. e. Terjadi perbedaan jumlah biaya dikeluarkan pencatatan ada. Tinggi 1 Perbaikan cepat, kemudian Pengembangan baru. Tinggi 1 Perbaikan cepat, kemudian Pengembangan baru. f. Data Perusahaan masih dalam bentuk berkas-berkas menghabiskan banyak kertas. Tinggi 1 Setelah baru dikembangkan, maka proses penyimpanan informasi data

5 131 perusahaan dialihkan kedalam database lebih akurat dan efisien. g. Kurangnya pengawasan langsung terhadap persediaan Tinggi 1 Pengembangan baru. bahan baku sudah menipis. h. Data-data penting dapat dilihat oleh pihak-pihak tidak berkepentingan. Tinggi 2 Perbaikan cepat.kemudian Setelah baru dikembangkan, maka diberi keamanan data berupa password pengguna. i. Dibutuhkan banyak orang serta waktu lama untuk Tinggi 2 Setelah baru dikembangkan, maka mendapatkan informasi bahan proses pengambilan baku. informasi persediaan bahan baku menjadi lebih cepat dan

6 132 efisien. j. Belum memaksimalkan penggunaan komputer dan Tinggi 2 Pengembangan baru. SDM untuk mengolah data serta pembuatan laporan. k. Belum ada Tinggi 1 Pengembangan mengatur penjadwalan baru. l. Sistem lama menghasilkan laporan persediaan bahan baku Tinggi 1 Setelah baru dikembangkan, maka dan laporan hasil proses pembuatan kurang akurat laporan menjadi lebih cepat dan akurat Matriks Sebab Akibat Matrik sebab akibat digunakan untuk menentukan tujuan-tujuan perbaikan pengolahan transaksi proyek pada PT. Kodja Bahari (Persero) cabang Palembang, dimana tujuan perbaikan disesuaikan analisis masalah ditemukan pada saat penulis melakukan analisis masalah. Tabel 3.2 merupakan tabel matriks sebab akibat digunakan untuk mempermudah dalam menentukan tujuan

7 133 perbaikan informasi manufaktur pada PT. Kodja Bahari (Persero) cabang Palembang. Tabel 3.2 Matriks Sebab Akibat Analisis Sebab dan Akibat Tujuan-tujuan dan Perbaikan Sistem Masalah Sebab dan Akibat Tujuan Sistem Batasan Sistem a. Untuk Sebab: Memerlukan a. Mempercepat 1. Sistem dibangun mendapatkan waktu untuk mencari informasi bahan informasi bahan buku catatan bahan baku saat di baku baku ada di perlukan menipis lemari arsip. Windows membutuhkan Proses 7 dan waktu lama. tertunda b. Terjadinya Sebab: Kehabisan b. Mempercepat 2. Sistem dibangun penundaan waktu bahan baku pada saat pengerjaan. kapal Proses menjadi Windows lambat dan tidak tepat waktu. 7 dan c. Informasi jumlah Sebab: Perhitungan c. Meningkatkan 3. Sistem dibangun

8 134 persediaan bahan jumlah bahan baku keakuratan baku kurang masih laporan akurat. manual persediaan rentan terjadi bahan baku Windows kesalahan. 7 dan Kesalahan pada pembuatan laporan bahan baku. d. Pengeluaran Sebab: pada saat d. Mempermudah 5. Sistem dibangun bahan baku untuk pengambilan bahan pengurangan tidak baku akan bahan baku saat diikuti segera dipakai, tidak pengambilan. pengurangan pada langsung dicatat Windows catatan persediaan karena memakan 7 dan bahan baku. waktu untuk pencarian berkasberkas.. Informasi persediaan bahan baku dihasilkan tidak sesuai

9 135 jumlah ada digudang. e. Terjadi perbedaan Sebab: Biaya e. Pencatatan 6. Sistem dibangun jumlah biaya onal langsung untuk dikeluarkan dikeluarkan dicatat biaya tambahan pencatatan dalam banyak nota ada sering tercecer atau bahkan hilang. Windows 7 dan Kesalahan pada laporan dan susah dilacak. f. Data perusahaan Sebab:.Belum f. Menyediakan 7. Sistem dibangun masih adanya tempat tempat menghabiskan penyimpanan penyimpanan banyak kertas. menampung banyak mampu data sekaligus. menampung. Pencarian banyak data data memerlukan sekaligus. waktu lama. g. Kurangnya Sebab: Pengecekan g. Meningkatkan 8. Sistem dibangun pengawasan persediaan bahan keakuratan

10 136 langsung terhadap baku hanya informasi bahan persediaan bahan dilakukan baku baku sudah berdasarkan catatan menipis. menipis. ada,tidak melihat langsung kegudang. stok bahan baku tinggal sedikit diketahui kurang secara jelas. h. Data-data penting Sebab:.Tidak ada h. Meningkatkan 9. Sistem dibangun dapat dilihat oleh pengamanan khusus keamanan data. pihak-pihak pada data. tidak.data dapat berkepentingan. dimanipulasi atau diambil oleh pihak tidak berhak. i. Dibutuhkan Sebab: informasi i. Memaksimalkan 10. Sistem dibangun banyak orang dan bahan baku disimpan pengolahan

11 137 waktu lama dalam berkas-berkas informasi bahan untuk serta diletakan baku. mendapatkan dilemari arsip. informasi bahan Banyak baku. waktu dan SDM terbuang hanya untuk mendapatkan informasi bahan baku. j. Belum Sebab: Belum j. Memaksimalkan 11. Sistem dibangun memaksimalkan tersedia aplikasi proses penggunaan komputer dapat pengolahan data komputer dan mengolah data serta SDM untuk secara cepat. mengurangi mengolah data Pengolahan kesalahan data menjadi lebih terjadi saat lama dan rentan terjadi kesalahan. mengolah data. k. Belum ada Sebab: Penjadwalan k. Membuat 12. Sistem dibangun mengatur hanya penjadwalan proses dibuat berdasarkan.

12 138 penjadwalan perkiraan dari kepala bidang dan para pekerjanya. jadwal belum pasti dan dapat berubah sewaktu-waktu. l. Sistem lama Sebab: Belum ada l. Meningkatkan 13. Sistem dibangun menghasilkan aplikasi kualitas laporan didukung basis data. pembuatan persediaan bahan terjadi laporan. baku dan laporan kesalahan informasi dalam pembuatan kurang akurat laporan berdampak buruknya pengambilan keputusan kepala bagian. pada oleh