Pengenalan 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) Universitas Muhammadiyah Sidoarjo 6 Maret 2017

Transkripsi

1 Pengenalan 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) Universitas Muhammadiyah Sidoarjo 6 Maret 2017

2 Apa itu 5R? 5R merupakan kegiatan menata tempat kerja sehingga diperoleh lingkungan kerja yang nyaman dan aman. 5R 5R yaitu: 1.Ringkas (Seiri) 2.Rapi (Seiton) 3.Resik (Seiso) 4.Rawat (Seiketsu) 5.Rajin (Shitsuke)

3 Dasar 5R Dasar 5R dari Kaizen /Improvement R2 R5 R1 R3 R4

4 Sasaran Menerapkan 5R Tempat kerja yang tertata dengan apik akan menghindarkan terjadinya unsafe action dan unsafe condition Tempat kerja yang tertata dengan apik akan meningkatkan produktivitas kerja karena suasana kerja nyaman, mencari barang yang diperlukan lebih cepat, dll 5R Tempat kerja yang tertata dengan apik akan menciptakan kemudahan dan ketelitian dalam bekerja sehingga meningkatkan mutu kerja Tempat kerja yang tertata dengan apik akan mempermudah dalam hal membersihkan dan merapikan tempat kerja setiap hari

5 ... Sasaran Menerapkan 5R Penerapan 5R harus dilakukan secara sistematis karena pada intinya 5R bukanlah suatu standar tetapi lebih ke arah pembentukan budaya seluruh karyawan di dalam organisasi Kemudahan Bekerja Budaya 5R - Efisiensi, - Produktivitas, - Kualitas, - Keselamatan

6 ... Sasaran Menerapkan 5R Penyamaan Pola Pikir: Bahwa tidak tertatanya tempat kerja dengan baik akan berpotensi menimbulkan PEMBOROSAN: waktu, tenaga, tempat, bahan, biaya. PEMBOROSAN adalah segala sesuatu yang: tidak memberikan nilai tambah, berlebihan dari kebutuhan minimum, tidak membantu suatu proses, tidak menguntungkan secara materi Kemdhan Bekerja Budaya 5R - Efisiensi, -Produktivitas, - Kualitas, - Keselamatan

7 R1: RINGKAS Prinsip Dasar: Pisahkan dan singkirkan barang yang tidak perlu dari tempat kerja: 1. Tidak ada barang yang tidak diperlukan berada di tempat kerja. 2. Tidak ada barang yang berlebih jumlahnya. 3. Ada upaya untuk menurunkan jumlah stock barang yang ada di tempat kerja.

8 Langkah Menuju Ringkas 1. Memeriksa lokasi kerja, dengan pertanyaan yang datang atau muncul dari benak kita: - Barang apa ini? - Milik siapa? - Sejak kapan berada di situ? - Mengapa berada di situ? - Apakah masih digunakan? - Seberapa sering dipakai?

9 ...Langkah Menuju Ringkas 2. Kategorikan barang-barang yang ada di tempat kerja: Perlu? Sering? (simpan di tempat kerja) Tidak Perlu? Bernilai? (bisa dijual) Kadangkadang? (simpan di gudang) Tidak bernilai? (dibuang) Jarang? (simpan di TPS)

10 ...Langkah Menuju Ringkas 3. Strategi Label Merah/RED TAG Merupakan teknik Pemilahan yang sangat penting Segera setelah mengklasifikasi barang yang tidak diperlukan, barang ini ditandai dengan label merah/ RED-TAG (akafuda) sehingga setiap orang dapat secara jelas melihat apa yang perlu dibuang atau dipindahkan dan mana yang masih perlu dipertahankan LABEL MERAH

11 ...Langkah Menuju Ringkas Dengan menggunakan strategi label merah/ RED-TAG : i. tidak ada item yang tidak diperlukan masih berada di area kerja, ii. tidak ada item yang berlebih jumlahnya, iii. ada upaya untuk menurunkan jumlah stok dengan bersinambungan meluas kesemua item

12 ...Langkah Menuju Ringkas 4. Menerapkan konsep RINGKAS di tempat kerja: Pembagian pekerjaan diatur berdasarkan jumlah pegawai Dibuat layout tempat/ruangan kerja Untuk tempat kerja yang menjadi area bersama, tanggung jawabnya berada pada petugas yang ditunjuk bersama oleh PIC Dinding bersih dari segala coretan dan gantungan bendabenda yang tidak perlu Dll Catatan: Sebelum memulai kegiatan 5R, hal pertama yang harus dilakukan adalah mengambil foto tempat kerja agar nantinya dapat dibandingkan antara sebelum dan setelah melaksanakan 5R.

13 ...Langkah Menuju Ringkas Pemeriksaan setelah kegiatan Ringkas: Apakah masih ada barang/benda tidak terpakai yang dapat mengganggu tempat kerja? Apakah masih ada bahan baku tidak terpakai, barang setengah jadi atau waste material berada di dekat tempat kerja? Apakah masih ada tools/perkakas, sparepart atau material lainnya yang tergeletak di lantai di dekat mesin? Apakah benda/barang yang sering dipakai sudah disortir, disusun, disimpan dan diberi label? Persediaan barang dalam proses tidak berlebihan jumlahnya? Dll

14 Ringkas Akibat stok barang/perkakas/mesin-mesin yang tidak perlu, lokasi kerja yang sudah sempit akan semakin sempit. Karena barang yang tidak perlu diletakkan tidak pada tempatnya, gerakan karyawan akan terganggu, sehingga menimbulkan kesia-siaan gerakan Ketika akan mengambil peralatan kerja, karena banyak barang tidak perlu yang tercampur, menimbulkan pemborosan waktu pencarian. Stok barang yang berlebihan, menyebabkan timbulnya biaya perawatan, atau penurunan kualitas barang yang disimpan sehingga tidak bisa dipakai lagi. File-file yang tidak perlu akan memakan tempat, sehingga ruangan kerja terasa akan semakin sempit File dan informasi yang tidak perlu akan menimbulkan keterlambatan dan kekacauan pengambilan keputusan manajemen. Meja yang berisi barang-barang yang tidak perlu bisa menurunkan efisiensi/produktivitas kerja.

15 R2: RAPI Prinsip Dasar: Membenahi tempat penyimpanan barang dan mengatur tata letak tempat kerja, termasuk peralatan kerja: 1. Barang mudah ditemukan 2. Barang mudah diambil 3. Barang mudah disimpan kembali ke tempat semula

16 Langkah Menuju Rapi 1. Mengklasifikasikan/ mengelompokkan tempat penyimpanan dan item-itemnya: Frekuensi Pemakaian: Rendah, Sedang, Tinggi Keseragaman alat: ATK, Tool kit, Kunci pas, dll Fungsi alat: Alat potong, Alat las, dll Batasan waktu: 1 ordner untuk menyimpan laporan setahun

17 Klasifikasi Tempat Penyimpanan Kategori A Tinggi Frekuensi Pemakaian (Derajat Kebutuhan) Barang yang selalu diperlukan Barang yang dipergunakan setiap jam Barang yang dipergunakan setiap hari Barang yang dipergunakan setiap Minggu Tempat Penyimpanan Simpan di dalam tempat kerja / operasi B Sedang Barang yang kadang-kadang digunakan Barang yang dipergunakan sekali dalan sebulan Barang yang dipergunakan sekali dalam tiga bulan Simpan di dalam lingkungan kerja / operasi (simpan secara intensif) C Rendah Barang yang jarang digunakan Barang yang dipergunakan sekali dalam enam bulan Barang yang dipergunakan sekali dalam setahun Di luar lingkungan kerja/operasi Lainnya

18 ...Langkah Menuju Rapi 2. Menyiapkan tempat penyimpanan beserta kode/ label/ tanda pengenal barang Semula Setelah dirapikan dan diberi label

19 ...Langkah Menuju Rapi 3. Mengatur tata letak tempat kerja: Minimasi jarak pemindahan: bahan, alat, dokumen dan manusia. Minimasi gerakan kerja karyawan/ operator. Utilisasi optimum: alat dan sarana kerja. Kenyamanan lingkungan dan suasana kerja. Keselamatan dan kesehatan kerja. 4. Memberi tanda batas

20 ...Langkah Menuju Rapi 5. Mengatur tata letak tempat penyimpanan (denah/peta)

21 ...Langkah Menuju Rapi 6. Menyusun dan menyepakati aturan tata tertib rapi. Misalnya, meja kerja dikatakan rapi jika: 1. Bersih, bebas debu. 2. Tumpukan dokumen tidak lebih dari 15cm tingginya 3. Yang diperkenankan diletakkan di meja kerja: komputer, telpon, 1 foto pribadi, tempat minum 4. Kolong meja bersih tidak ada tumpukan barang.

22 ...Langkah Menuju Rapi Pemeriksaan setelah kegiatan Rapi: Apakah semua barang sudah ditempatkan pada tempat yang memadai? Apakah tempat penyimpanan barang sudah memiliki tanda batas? Apakah label barang dan label tempat sudah lengkap terpasang? Apakah sistematika dan cara penempatan barang sudah ditetapkan? Apakah denah dan peta letak barang sudah dibuat? Dll

23 Rapi Hanya orang tertentu saja yang mengetahui letak penyimpanan barang, sementara yang lain tidak mengetahui walaupun mereka membutuhkan. Hanya orang yang menggunakan alat sebelumnya saja yang tahu di mana peralatan itu disimpan. Barang-barang tidak diletakkan sebagaimana mestinya sehingga kesulitan ketika akan menggunakannya. Tidak ada yang mengetahui letak tempat file atau dokumen yang diperlukan. File dan dokumen hanya sekedar dimasukkan saja tanpa label atau identitas sehingga tidak berguna. Letak tempat barang berbeda dengan sebelumnya. Karena tidak menyadari hal itu, barang yang salah ikut terpasang.

24 R3: RESIK Prinsip Dasar: Mengatur dan melaksanakan prosedur kebersihan harian: 1. Bersihkan dari kotoran, semua yang ada di tempat kerja 2. Membersihkan sambil memeriksa 3. Menghilangkan sumber penyebab kotor 4. Mengupayakan kondisi optimum

25 Langkah Menuju Resik 1. Menyiapkan sarana kebersihan: tempat sampah, sapu, lap, penghisap debu, dll 2. Melaksanakan kegiatan pembersihan yang terjadual 3. Melakukan peremajaan (penataan ulang) tempat kerja secara periodik 4. Melestarikan RESIK: a. Menghilangkan sumber kotoran b. Menyusun kriteria resik c. Membuat peta tanggung jawab resik d. Pemeriksaan berkala (ada jadual)

26 ...Langkah Menuju Resik Pemeriksaan setelah kegiatan Resik: Apakah tempat kerja sudah bersih, bebas dari debu dan bau, tidak ada tumpahan benda cair di lantai? Apakah ada sarana kerja/barang/mesin yang masih kotor? Apakah sarana kebersihan lengkap? Apakah lampu penerangan di tempat kerja sudah memadai? Apakah ada lembar periksa kebersihan dan jadual kebersihan berkala? Apakah ada pembagian daerah tanggung jawab kebersihan? Dll

27 Resik Pekerjaan yang dilakukan di tempat gelap akan mengurangi efisiensi kerja. Bila ruang kerja gelap dan tidak bersih, sulit menemukan defective (cacat) pada hasil kerja. Akibat tumpahan cairan di lantai, orang bisa tergelincir dan luka Pada bagian-bagian peralatan kerja yang tidak terjangkau perawatan, kerusakan akan sering terjadi. Kotoran atau debu yang beterbangan dapat mengganggu kesehatan. Ruangan kerja yang sehari-harinya tidak dibersihkan, lantai dan dindingnya kotor sehingga terlihat kumuh, gelap, redup dan tidak menimbulkan semangat kerja. Meja kerja yang berantakan bisa menimbulkan pekerjaan tidak efisien dan produktivitas rendah.

28 R4: RAWAT Prinsip Dasar: Mempertahankan RINGKAS, RAPI dan RESIK. Artinya memelihara lingkungan yang sudah bersih dan rapi sepanjang waktu, dengan cara membuat standar prosedur kebersihan. Standar ini harus diumumkan, diketahui, dipahami, dan dilaksanakan oleh semua orang. 1. Standarisasi: kebersihan, penataan, penempatan barang dll 2. Menetapkan tindakan pencegahan/mengurangi tindakan pengotoran

29 Langkah Menuju Rawat Untuk memelihara kondisi yang sudah ditata tetap terjaga dengan optimal dan terjadi peningkatan atas kondisi tersebut, yang perlu dilakukan adalah: 1. Membuat standarisasi, untuk menjamin efektivitas 3R (Ringkas, Rapi, Resik) sebelumnya 2. Melakukan sosialisasi dari standar yang sudah dibuat, sehingga semua orang bisa melihat, mengetahui, memahami, dan melaksanakan standar yang berlaku. 3. Melakukan audit mandiri atas pelaksanaan 4R 4. Mendiskusikan bersama (Rapat Tinjauan Manajemen) hasil audit mandiri serta berbagai masukan lainnya selanjutnya menyepakati tindakan perbaikan nya.

30 ...Langkah Menuju Rawat PERHATIAN!!! Setiap pengambilan alat kerja/barang dari rak ini agar mengisi blanko pengambilan yang tersedia Kembalikan alat kerja/barang ke tempat semula dengan rapi Alat kerja yang dikembalikan harus dalam kondisi bersih Alat kerja tidak boleh tercecer atau tergeletak di tempat kerja.

31 R4: Rawat Langkah Menuju Rawat 3. Melakukan audit mandiri atas pelaksanaan 4R 4. Mendiskusikan bersama (Rapat Tinjauan Manajemen) hasil audit mandiri serta berbagai masukan lainnya selanjutnya menyepakati tindakan perbaikannya.

32 ...Langkah Menuju Rawat Pemeriksaan setelah kegiatan Rawat: Apakah rambu-rambu/poster sudah cukup jelas terpasang? Apakah standar kerja lengkap dan mutakhir? Apakah pelaksanaan sudah sesuai standar kerja yang ada? Apakah sudah dilakukan pemeriksaan/ audit mandiri atas pelaksanaan 5R? Apakah sudah dibuat notulen hasil diskusi (Rapat Tinjauan Manajemen) dan sudah dilaksanakan perbaikan yang disepakati? Dll

33 Rawat Walaupun secara keseluruhan telah menerapkan 3R yang pertama, akan kembali ke kondisi awal yang berantakan. Karena peletakan susunan peralatan kerja kurang baik, setiap hari sehabis bekerja selalu harus mencek kembali. Sampah kertas berserakan di lantai sehingga harus membersihkannya 2 ~ 3 kali per hari. Alat tulis cepat sekali hilang atau habis sehingga setiap waktu perlu dilakukan pemeriksaan terhadap alat tulis masing-masing Debu-debu beterbangan di lantai sehingga setiap kali harus membersihkan dengan kain pel.

34 R5: RAJIN Prinsip Dasar: Standar prosedur yang telah ada, dalam melaksanakan Ringkas (Seiri), Rapi (Seiton), Resik (Seiso) harus secara berkelanjutan dipertahankan (sustain). Dengan disiplin yang tinggi, RINGKAS, RAPI, RESIK sesuai dengan standar prosedur menjadi kebiasaan kerja, menjadi sikap kerja kita. Yang penting juga kita harus mengkomunikasikan, mengajarkan, melatih dan mendidik anak buah, rekan kerja, untuk memahami standar prosedur yang ada.

35 Langkah Menuju Rajin 1. Biasakan kondisi tempat kerja selalu sesuai dengan standar yang telah ditetapkan 2. Lakukan pengontrolan setiap saat 3. Lakukan koreksi bila ada penyimpangan 4. Lakukan peningkatan, misalnya dengan melakukan perlombaan antar unit kerja untuk peningkatan efektivitas, pelatihan-pelatihan, penetapan target oleh atasan, contoh atasan, dll

36 Rajin Walaupun sudah melakukan 5R, akan kembali ke kondisi awal yang berantakan dan kotor. Walaupun peralatan kerja kotor oleh debu dan kotoran, tetap dibiarkan saja. Karena hasil kerja (output) tidak diletakkan pada tempat yang sama dan tetap, bisa terjadi tercampur dengan hasil kerja yang salah. Ruangan kantor yang suram dan gelap tidak menimbulkan semangat kerja.

37 Contoh Kasus: Pelaksanaan 5R di Universitas Menetapkan Sasaran dan Tanggungjawab pada struktur manajemen Pendidikan dan Pelatihan Persiapan dan Pelaksanaan 5R

38 Menetapkan Sasaran dan Tanggungjawab pada struktur manajemen Pimpinan Universitas menyepakati perlunya 5R di seluruh kampus untuk menciptakan lingkungan yang bersih dan suasana akademik yang menyenangkan. Pelaksanaan program 5R ini dapat dikaitkan dengan program implementasi seperti SMM ISO 9001 di Universitas, dsb. sehingga dapat melibatkan seluruh karyawan.

39 Pendidikan dan Pelatihan Pelatihan 5R diberikan kepada karyawan dan dosen untuk mendapatkan pemahaman Konsep 5R, serta tahapan penerapannya

40 Persiapan dan Pelaksanaan 5R Persiapan 5R dikoordinasikan oleh masing-masing pimpinan, dengan terlebih dulu menentukan prioritas lokasi dan penjadwalan. R1, R2 dan R3 dimulai pada saat bersamaan (Big Cleaning Day, Kick Off) sesuai dengan standar yang ditetapkan pada R4. Dengan telah dipenuhinya seluruh kegiatan R1 sd R4, maka telah diperoleh status R5-Rajin, dalam arti telah ikut serta sepenuhnya dalam pengembangan kebiasaan-kebiasaan kerja yang baik sesuai aturan yang ditetapkan.