PENJADWALAN KERJA PERAWAT DENGAN MEMPERHITUNGKAN SKILL LEVEL DAN KEBUTUHAN DAY OFF (Studi Kasus di RS Dr. Haryoto Kabupaten Lumajang)

Transkripsi

1 PENJADWALAN KERJA PERAWAT DENGAN MEMPERHITUNGKAN SKILL LEVEL DAN KEBUTUHAN DAY OFF (Studi Kasus di RS Dr. Haryoto Kabupaten Lumajang) Eksi Murnianty, I Nyoman Pujawan Program Studi Magister Manajemen Teknologi ITS Jl. Cokroaminoto 12A Surabaya ABSTRAK Pelayanan yang diberikan tenaga kerja perawat memegang peranan penting yang dapat mempengaruhi kinerja rumah sakit di mata pengguna jasa rumah sakit. Salah satu hal yang dapat mempengaruhi kualitas pelayanan tenaga kerja perawat diantaranya adalah kebijaksanaan rumah sakit dalam penyusunan jadwal perawat yang dianggap adil oleh tenaga kerja tersebut. Bagi RS Dr. Haryoto, permasalahan penjadwalan perawat ini merupakan permasalahan yang penting mengingat perawat merupakan tenaga medis yang sangat berpengaruh selain dokter. Penelitian ini mencoba menyusun jadwal perawat dengan mempertimbangkan skill level dan kebutuhan day off yang optimal. Jadwal kerja perawat disusun dengan tujuan mengurangi total jam kerja perawat dan perbedaan total jam kerja antar perawat agar lebih efektif dengan memperhatikan faktor kelelahan dari perawat. Beberapa pembatas yang harus diperhatikan adalah jam kerja selama satu periode dan jumlah perawat yang ada dalam masing-masing ruangan. Algoritma yang dipakai dalam penelitian ini diimplementasikan berdasarkan metode set covering problem. Dari penelitian ini didapatkan model penjadwalan yang dapat mengurangi perbedaan jumlah jam kerja antar perawat menjadi hanya 3 jam di ruangan VIP Anggrek yang jauh lebih kecil daripada jadwal di bulan Mei 2006 yaitu sebesar 27 jam, sehingga dapat membantu pihak manajemen RS untuk membuat jadwal yang adil. Kata kunci : Penjadwalan Perawat, Set Covering Problem, Integer Linear Programming PENDAHULUAN Setiap rumah sakit selalu dihadapkan pada tugas-tugas administratif untuk membuat jadwal kerja perwat-perawatnya. Tingkat keperluan akan perawat di masingmasing ruangan di dalam rumah sakit akan berbeda. Penyusunan jadwal kerja perawat secara baik dan benar merupakan salah satu tugas dari manajemen rumah sakit dan bukan merupakan permasalahan yang sepele karena dalam prakteknya hal ini dipersulit oleh adanya cuti tahunan, permintaan akan hari libur tertentu, tingkatan skill yang dimiliki oleh masing-masing perawat, serta kebutuhan untuk membagi secara merata shift kerja yang tidak diinginkan misalnya shift malam dan kerja di akhir pekan yang semuanya perlu memperhatikan faktor kelelahan yang dialami oleh perawat-perawat tersebut. Kebijaksanaan pihak manajemen rumah sakit dalam penyusunan jadwal perawat yang dianggap adil akan mempengaruhi kinerja pelayanan perawat-perawat tersebut sehingga dapat meningkatkan kinerja rumah sakit pula. Rumah Sakit Dr. Haryoto Kabupaten Lumajang merupakan unit pelaksana teknis daerah yang berbentuk Badan Pelayanan Kesehatan ditetapkan berdasarkan Peraturan Daerah nomor 03 tahun Rumah Sakit Dr. Haryoto dikategorikan

2 sebagai tipe C, selain telah melaksanakan empat pelayanan spesialis dasar, yaitu spesialis anak, spesialis kandungan dan kebidanan, spesialis penyakit dalam dan bedah, juga memiliki layanan spesialis-spesialis lain. Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian adalah untuk menghasilkan model penjadwalan kerja perawat di Rumah Sakit Dr. Haryoto dengan memperhitungkan skill level dan kebutuhan day off dari masing-masing perawat serta menjamin terpenuhinya kendala-kendala teknis tertentu yang ditetapkan oleh rumah sakit. Ada tiga hal yang berkaitan dengan proses pengambilan keputusan perencanaan kebutuhan dan nurse sheduling, antara lain : 1. Staffing Decision, yaitu merencanakan tingkat atau jumlah kebutuhan akan tenaga perawat prakualifikasinya. 2. Scheduling Decision, yaitu menjadwalkan hari masuk dan libur juga shift-shift kerja untuk setiap harinya sepanjang periode penjadwalan dalam rangka memenuhi kebutuhan minimum tenaga perawat yang harus tersedia. 3. Allocation Decision, yaitu membentuk kelompok perawat untuk dialokasikan ke shift-shift atau hari-hari yang kekurangan tenaga akibat adanya variasi demand yang tidak diprediksi. Menurut Warner (1976) seperti yang dikutip oleh Jaumard (1998), penjadwalan perawat memiliki karakteristik-karakteristik yang penting, antara lain: 1. Coverage, jumlah perawat dengan berbagai tingkat yang akan ditugaskan sesuai jadwal berkenaan dengan pemakaian minimum perawat. 2. Quality, sebuah alat untuk menilai keadaan pola jadwal yaitu nilai persepsi individu perawat terhadap pola jadwal tersebut, misalnya weekend off, work stretch, spilt day off, dan shift pattern serta bagaimana tanggapan jadwal terhadap berbagai request. 3. Stability, bagaimana agar seorang perawat mengetahui kepastian jadwal libur untuk beberapa hari mendatang dan supaya mereka mempunyai pandangan bahwa jadwal ditetapkan oleh suatu kebijaksanaan yang stabil dan konsisten, seperti weekend policy dan rotation policy. 4. Flexibility, kemampuan jadwal untuk mengantisipasi setiap perubahan-perubahan seperti pembagian full time, part time, dan rotation shift serta kebutuhan akan perawat dengan kualifikasi keahliannya. 5. Fairness, alat untuk menyatakan bahwa setiap perawat akan merasa diberlakukan sama oleh ketentuan-ketentuan jadwal juga apabila melihat jadwal perawat lainnya. 6. Cost, jumlah resource yang dikonsumsi untuk penyusunan maupun operasional penjadwalan. Skill level dari perawat secara khusus dibagi sekurang-kurangnya menjadi empat kategori, yaitu registered nurse, licensed practical nurse, nurse aides, dan technical nurse. Berbagai kesulitan dalam memecahkan masalah penjadwalan dapat diselesaikan dengan menggunakan metode set covering problem. Menurut Winston, et al (2001), dalam set covering model setiap anggota dari set yang sudah disediakan (set 1) harus dicover oleh anggota yang cocok dari set yang lain (set 2). Tujuan dari set covering problem adalah untuk meminimalkan jumlah dari elemen di set 2 yang dibutuhkan untuk mengcover seluruh elemen di set 1. Model penjadwalan matematik yang dituliskan oleh Jaumard, et al (1998) dengan menggunakan formulasi dasar dari permasalahan pokok meminimalkan jumlah gaji, keseimbangan perawat pilihan dan perawat yang berpengalaman atau tidak berpengalaman adalah tujuan dari pemenuhan permintaannya. Adapun formulasinya adalah sebagai berikut : A-11-2

3 K S L T l Fungsi tujuan : Min Z g ks f ks e pd αtpbkla std xks k 1 s1 dd pp l1 t1 Fungsi tersebut bertujuan untuk meminimalkan jumlah biaya gaji dengan cara mengurangi biaya gaji dengan preferensi untuk memiliki perawat yang mempunyai skill level l yang ditugaskan di periode p pada hari ke d. Fungsi pembatas : S s 1 x ks Batasan tersebut untuk memastikan bahwa setiap perawat menerima satu jadwal secara pasti. x ks 0,1, k = 1, 2,..., K, s = 1, 2,..., S Batasan tersebut untuk memastikan bahwa setiap perawat menerima jadwal yang ditentukan atau tidak sama sekali. K S tpbklastd xks qlt, (L,T), dengan L,T 2p,d, p P, d D ll tt k 1 s1 Artinya adalah jumlah perawat disesuaikan dengan jumlah kebutuhan untuk setiap harinya. Keterangan notasi yang digunakan : K : Jumlah perawat yang ada di ruangan L : Jumlah dari skill level S : Jumlah dari shift dalam satu hari D : Jumlah hari P : Jumlah periode gks : Biaya gaji untuk perawat k yang bekerja di shift ke s fks : Fungsi keinginan perawat k bekerja di shift ke s : Bernilai 1 jika tipe shift t mengcover demand periode p, 0 jika tidak tp b kl a std x ks q LT : Bernilai 1 jika perawat k mempunyai skill level l, 0 jika tidak : Bernilai 1 jika schedule s meliputi penugasan pada tipe shift t di hari d, 0 jika tidak : Bernilai 1 jika perawat k menerima schedule s, 0 jika tidak : Quota (jumlah perawat) PENGEMBANGAN MODEL DAN PENGUMPULAN DATA Model matematik untuk menentukan jumlah karyawan optimal dibuat berdasarkan model yang dibuat oleh Jaumard (1998) tetapi tidak diaplikasikan secara langsung karena memerlukan perubahan-perubahan dari model tersebut agar sesuai dengan kondisi nyata. K S D K S D Fungsi tujuan : Min Z Csd X a Csd X k 1 s1 d 1 k 1 s1 d 1 Fungsi tujuannya adalah untuk meminimumkan total jam kerja serta perbedaan total waktu kerja antar perawat. Fungsi tujuan ini berbentuk kuadratik untuk memberikan penekanan pentingnya keadilan jam kerja antar perawat. Dengan model kuadratik akan 2 A-11-3

4 dijamin bahwa masing-masing perawat akan memiliki selisih jam kerja minimum dari standar jam kerja yang ditentukan. Kendala-kendala yang ada dituliskan dalam fungsi pembatas, antara lain : a. Pemenuhan jumlah perawat pada tiap shift K S D X k 1 s1 d 1 d sd Jadwal perawat harus memenuhi kebutuhan jumlah perawat dalam setiap shift. Constraint diatas menunjukkan bahwa untuk setiap skill level s dan hari d, jumlah perawat yang bekerja harus sama dengan dsd. b. Batasan waktu kerja dalam satu periode K S D k 1 s1 d 1 X a Batasan ini menetapkan bahwa jumlah waktu kerja masing-masing perawat dalam satu periode harus kurang dari atau sama dengan a jam. c. Batasan setiap perawat dengan skill level perawat jaga harus bertugas sebanyak b shift dalam satu periode. Day off yang dibutuhkan sebanyak 1 hari per minggu. s d X b k Batasan ini menetapkan bahwa semua perawat dengan skill level perawat jaga harus bertugas sebanyak b shift dalam satu periode. d. Batasan setiap perawat dengan skill level pembantu perawat harus bertugas sebanyak b shift dalam satu periode. Day off yang dibutuhkan sebanyak 1 hari per minggu. X b k s d Batasan ini menetapkan bahwa semua perawat dengan skill level pembantu perawat harus bertugas sebanyak b shift dalam satu periode. e. Batasan shift malam X X k, n1 1 k 3n 1 n 1..6 Untuk setiap perawat, apabila yang bersangkutan bekerja pada shift malam di hari ke n maka tidak boleh bekerja pada shift padi di hari ke n+1 f. Batasan non negatif dan integer X 0,1 Data yang dikumpulkan yaitu jumlah perawat di masing-masing ruangan, jumlah kebutuhan perawat yang harus ada di masing-masing shift, jumlah jam kerja dalam satu shift, jumlah jam kerja selama satu minggu, dan jadwal riil perawat selama satu bulan. Dalam proses perhitungan untuk mendapatkan solusi optimal digunakan aplikasi software LINGO. Dari hasil perhitungan tersebut akan dibuat suatu jadwal setiap perawat selama dua minggu. HASIL PENJADWALAN PERAWAT DAN PEMBAHASAN Dari model matematik yang sudah diformulasikan dalam bentuk integer programming dan selanjutnya diproses dengan menggunakan paket LINGO maka dihasilkan jadwal kerja perawat untuk ruangan VIP Anggrek, VIP Anggur, dan VIP Alamanda untuk periode 14 hari. A-11-4

5 No Nama Perawat Tabel 1. Jadwal Kerja Perawat Ruangan VIP Anggrek Level Hari Total Jam 01 IZ Perawat Jaga p m s s m s p s s m s m BD Perawat Jaga m s p m s p m s p m s p SK Perawat Jaga s m p p p m m p p p p s IM Perawat Jaga s p m p s m s p m p s m MK Perawat Jaga m s m s p s p s m s m s NL Perawat Jaga s p s s m s s s m m s p FT Perawat Jaga p p s m s m p m s s s m ES Perawat Jaga s s p m s m s m s p m s FD Pembantu Perawat p p m s p p p p m s p p VT Pembantu Perawat m s p p p s m s s p s s SK Pembantu Perawat p p p p m s p p p p m s SKH Pembantu Perawat p s p p p m s s p p p m YM Pembantu Perawat s m s s p s s m s s p s UT Pembantu Perawat p s m s p p p p s m p p MT Pembantu Perawat s s p s p m s p p s p m 90 No Pada Tabel 1 menunjukkan di ruangan VIP Anggrek jumlah kebutuhan minimal perawat untuk tiap shift dalam satu hari hasil dari model sudah sesuai dengan jumlah minimal perawat yang memang dibutuhkan. Jumlah jam kerja masing-masing perawat sudah memenuhi jumlah jam kerja yang ditentukan oleh manajemen RS, yaitu 96 jam untuk perawat jaga dan 90 jam untuk pembantu perawat dalam 14 hari. Terdapat perbedaan jam kerja pada perawat jaga di ruangan VIP Anggrek sebesar 3 jam dan hanya terjadi pada 2 orang perawat. Sedangkan pada pembantu perawat semuanya bekerja 90 jam dalam 14 hari. Jadwal kerja perawat di ruangan VIP Anggur hasil dari komputasi digambarkan pada Tabel 2. Nama Perawat Tabel 2. Jadwal Kerja Perawat Ruangan VIP Anggur Level Hari Total Jam 01 SP Perawat Jaga p s m m s p m s s m s p SI Perawat Jaga s p p m m s s p p m m s DP Perawat Jaga s m s p s m s m s p s m AC Perawat Jaga m s m s p s m s p p m s RD Perawat Jaga p p m s p m p m m s p p NW Perawat Jaga m s m s s p s p m m s s MJ Perawat Jaga m s p p p m m s p p p m TS Perawat Jaga m s p p p m m p p p s m HS Pembantu Perawat p p p p m s p s p p m p SM Pembantu Perawat s s p p p m p s p p p m AM Pembantu Perawat s s m s s p s m s s s p 90 A-11-5

6 No Jumlah kebutuhan minimal perawat untuk tiap shift dalam satu hari hasil sudah sesuai dengan jumlah minimal perawat yang memang dibutuhkan. Jumlah jam kerja dari masing-masing perawat sudah memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh manajemen RS. Semua perawat jaga bekerja selama 96 jam dalam 14 hari dan semua pembantu perawat bekerja selama 90 jam dalam 14 hari. Semua perawat mendapatkan hari libur sebanyak 1 hari di tiap minggunya dan semuanya bekerja sebanyak 12 shift dalam 14 hari. Jadwal kerja perawat di ruangan VIP Alamanda hasil dari komputasi digambarkan pada tabel 3. Jumlah kebutuhan minimal perawat untuk tiap shift dalam satu hari hasil sudah sesuai dengan jumlah minimal perawat yang memang dibutuhkan. Jumlah jam kerja dari masing-masing perawat sudah memenuhi total jam kerja yang ditentukan oleh manajemen RS. Semua perawat jaga bekerja selama 96 jam dalam 14 hari dan semua pembantu perawat bekerja selama 90 jam dalam 14 hari. Semua perawat mendapatkan hari libur sebanyak 1 hari dalam seminggu dan bekerja sebanyak 12 shift dalam 14 hari. Perbandingan jumlah kebutuhan minimal perawat dapat dilihat di tabel 4. Pada tabel tersebut menunjukkan jumlah perawat yang bekerja di masing-masing shift setiap hari dan jumlah perawat yang memang dibutuhkan. Dari hasil komputasi terdapat beberapa hari yang jumlah perawatnya melebihi dari kebutuhan serta pembagian jumlah perawat yang belum merata Nama Perawat Tabel 3. Jadwal Kerja Perawat Ruangan VIP Alamanda Level Hari Total Jam 01 SA Perawat Jaga m s p m s p p s m p m s CU Perawat Jaga s p p s m m m m s p p p YSW Perawat Jaga s p m m s s m s m s p s EE Perawat Jaga m m s p p p s p m p s m TR Perawat Jaga p m s p m s p s p m m p WP Perawat Jaga p p m s s m p p p s m m MA Perawat Jaga p s m m s p s m s m s p SF Perawat Jaga m s p p p m m p s m s s SL Pembantu Perawat m p p p p s m p p p p s ESP Pembantu Perawat p m s s s p p m s p s p YK Pembantu Perawat p s p m p s p s p m s p DAA Pembantu Perawat s p m s p p s p m s p p 90 Keterangan : p : shift pagi s : shift sore m : shift malam : libur A-11-6

7 Tabel 4. Perbandingan Jumlah Kebutuhan Minimal Perawat Hari Kebutuhan Ruangan Shift Level Senin Minggu Sabtu Anggrek Pagi Perawat Jaga Pembantu Perawat Sore Perawat Jaga Pembantu Perawat Malam Perawat Jaga Pembantu Perawat Anggur Pagi Perawat Jaga Pembantu Perawat Sore Perawat Jaga Pembantu Perawat Malam Perawat Jaga Pembantu Perawat Almanda Pagi Perawat Jaga Pembantu Perawat Sore Perawat Jaga Pembantu Perawat Malam Perawat Jaga Pembantu Perawat Dari hasil permodelan dapat dilihat jika pembagian jumlah shift pagi, sore, dan malam yang didapatkan oleh masing-masing perawat belum merata, hal ini dapat dilihat dari jumlah shift pagi dan shift sore yang belum merata. Perbedaan total jam kerja antar perawat pada jadwal yang baru variasi total jam kerja antar perawat pada skill level yang sama adalah lebih kecil karena range yang dihasilkan dari jadwal yang baru jauh lebih kecil. KESIMPULAN DAN SARAN Model matematik penjadwalan yang dikembangkan dengan memodifikasi model matematik Jaumard (1998) dapat dipakai untuk menye lesaikan masalah penjadwalan perawat yang mempertimbangkan skill level dan kebutuhan day off. Model penjadwalan yang dikembangkan dengan aturan penjadwalan sesuai dengan kondisi RS terbukti lebih efektif. Hal ini disebabkan karena pada jadwal yang baru jumlah perawat memenuhi demand. Model penjadwalan yang menghasilkan jadwal baru sudah mengatur kebutuhan hari libur ( day off), sehingga faktor kelelahan dari perawat dapat diminimalkan. Selain itu juga sudah terdapat perbedaan jumlah jam kerja berdasarkan skill level perawat. Pada jadwal kerja perawat hasil dari model, perbedaan total jam kerja antar perawat dapat diminimalkan, hal ini ditunjukkan dari variasi total jam kerja antar perawat lebih kecil pada jadwal yang baru. Pihak manajemen RS dapat menerapkan sistem penjadwalan yang dibuat, karena model ini lebih lebih efektif dibandingkan dengan kondisi sekarang dan penjadwalan dapat dilakukan terpusat oleh pihak manajemen RS. Penelitian selanjutnya dapat dilakukan pada kasus dimana terdapat permintaan (request) hari libur dari perawat atau pada kasus dimana setiap perawat mendapatkan jumlah shift yang merata. A-11-7

8 DAFTAR PUSTAKA Bard, Jonathan F, Purnomo, Hadi W, Preference Scheduling For Nurses Using Column Generation, European Journal of Operation Research 164 (2005) Bazaraa, Mokhtar S, Jarvis, John J, Sherali, Hanif D (1997), Linear Programming and Network Flows, Second Edition, John Wiley & Sons, Canada Jaumard, Brigitte, Semet, Frederic, Vovor, Tsevi, A Generilized Linear Programming Model For Nurse Scheduling, European Journal of Operational Research 107 (1998) 1-18 Jensen, Paul A, Bard, Jonathan F (2003), Operation Research : Models and Methods, John Wiley & Sons, New Jersey Sri Praptianingsih (2006), Kedudukan Hukum Perawat Dalam Upaya Kesehatan di Rumah Sakit, Raja Grafindo Persada, Jakarta Pelayanan Taha, Hamdy A (1997), Operation Research : An Introduction, Sixth Edition, Prentice Hall International, New Jersey Winston, Wayne L, Bright, S Christian, Broadie, Mark (2001), Practi cal Management Science, Thompson Learning, Pacific Grove, CA A-11-8