PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SELEKSI ADMINISTRASI CALON PEGAWAI CALL CENTER DENGAN MENGGUNAKAN METODE WEIGHTED PRODUCT PADA PT INFOMEDIA SOLUSI HUMANIKA BANDUNG 1 Teguh Nurhadi Suharsoo, S.T., M.T., 2 Assad Yusma 1 Program Studi Sistem Iformasi, 2 Program Studi Sistem Iformasi Sekolah Tiggi Maajeme Iformatika da Ilmu Komputer LPKIA Jl Soekaro-Hatta No. 456 Badug Telp. (022) Fax. (022) teguhs21@gmail.com / 2 assadyusma2595@gmail.com ABSTRAK Rekrutme merupaka seragkaia aktivitas utuk mecari da memikat pelamar kerja dega motivasi, kemampua, keahlia da perecaaa kepegawaia. Sedagka seleksi merupaka proses pemiliha dari kelompok pelamar atau orag-orag yag memeuhi dari sekelompok pelamar atau orag-orag yag memeuhi kriteria utuk meempati posisi yag tersedia berdasarka kodisi yag ada saat ii yag dilakuka oleh perusahaa. Dalam rekrutme juga perlu adaya proses seleksi yag efektif, hal ii dilakuka utuk melakuka pemerataa pegawai pada setiap seksi sehigga kekuata setiap seksi mejadi seimbag. Oleh karea itu diperluka pegawai-pegawai baru utuk memperkuat suatu kerja.megigat sagat petigya proses rekrutme da seleksi bagi perusahaa, diharapka dega adaya proses rekrutme da seleksi yag baik da efektif berdampak bagi perkembaga perusahaa kedepaya utuk memperoleh sumber daya yag berkualitas. Peracaga da pembuata Sistem Iformasi ii utuk Admiistrasi Calo Pegawai Call Ceter megguaka Metode Weighted Product(WP), sistem mampu melakuka proses perhituga dega meetuka ilai bobot utuk setiap atribut, kemudia dilajutka dega proses perhituga ilai tes yag aka meyeleksi alterative terbaik dari sejumlah alterative. ABSTRACT Recruitmet is a series of activities to seek ad attract job applicats with motivatio, skills, expertise ad persoel plaig. While the selectio is a selectio process of the applicat group or the people who meet from a group of applicats or people who meet the criteria to occupy positios available uder curret coditios coducted by the compay. I the recruitmet process also eeds a effective selectio, this is doe to make the distributio of employees i each sectio so that the stregth of each sectio to be balaced. Therefore, ew employees are eeded to stregthe the work. Give the importace of recruitmet ad selectio process for the compay, it is expected that the process of recruitmet ad selectio is good ad effective impact to the future developmet of the compay to obtai quality resources. The desig ad maufacture of this Iformatio System for Selectio Admiistrative of Employee Selectio Call Ceter usig Weighted Product (WP) method, the system is able to perform the calculatio process by determiig the weight value for each attribute, the proceed with the calculatio of test scores that will select the best alterative from a umber of alteratives. 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakag Masalah Salah satu faktor utama dalam pegembaga suatu Perusahaa adalah pegelolaa sumber daya mausia. Dalam pegelolaa sumber daya mausia di perusahaa yag memiliki jumlah karyawa yag cukup bayak dibebaka kepada departeme HRD di perusahaa, sehigga diperluka sistem yag dapat membatu tugas bagia HRD perusahaa yag disebut Huma resource Maagemet System ( HRM System). Utuk mempermudah proses tersebut maka perusahaa memerluka Sistem Iformasi Huma Resources Maagemet yag hadal agar dapat megedalika kierja karyawa pada sebuah perusahaa. PT Ifomedia Solusi Humaika atau dikeal dega ISH merupaka aak perusahaa PT Ifomedia Nusatara yag didirika di Jakarta pada 24 Oktober 2012, ISH merupaka perusahaa yag bergerak dalam bidag Huma Capital Services. Portofolio bisis ISH meliputi BPO HR Solutio, HR Process, da HR Learig Solutio. ii, ISH telah mampu memberika solusi layaa pegelolaa SDM terbaik kepada lebih dari 100 perusahaa yag tersebar di 420 kota da megelola lebih dari karyawa di seluruh Idoesia. Hasil dari survei da pegamata, maka ditemuka beberapa kedala yag terkait dega Rekrutmet yag berdampak pada proses kerja perusahaa. Kedala 1

2 tersebut meliputi proses seleksi admiistrasi, pegelolaa dokume lamara, permitaa lapora per periode. Sehigga perusahaa ii megalami kesulita dalam meetuka calo pegawai yag dega kriteria yag dibutuhka. Salah satu prisip petig dalam maajeme SDM da merupaka salah satu lagkah dari sistem perecaaa kepegawaia adalah rekrutme teaga kerja. Harus diakui bahwa proses rekrutme bukalah proses yag mudah, sebalikya justru serig meghadapi bayak kedala. Oleh kareaya, para profesioal dibidag maajeme sumber daya mausia mutlak petig megeali berbagai sumber tersebut dega setepat-tepatya karea dega demikia terdapat jamia bahwa teaga kerja yag memeuhi persyarata da kebutuha orgaisasi diperoleh dega biaya, waktu da teaga seredah mugki. Berdasarka kedala yag ditemuka megeai pegelolaa lamara maka diperluka sebuah metode sebagai pedukug keputusa utuk peetua seleksi admiistrasi calo pegawai tersebut yaitu metode Weighted Product. Weighted Product (WP) adalah himpua berhigga dari alteratif keputusa yag dijelaska dalam beberapa hal kriteria keputusa. Dega adaya Sistem Iformasi Huma Resources Maagemet yag didukug oleh metode Weighted Product (WP) ii, maka seluruh proses aktivitas Huma Resources Maagemet utuk perekruta karyawa mejadi lebih cepat, tepat, da akurat. 1.2 Idetifikasi Masalah Berdasarka latar belakag masalah tersebut, maka dalam Skripsi ii peulis meyimpulka kedalam idetifikasi masalah sebagai berikut : 1. Bagia HRD masih megalami kesulita dalam melakuka proses seleksi admiistrasi pelamar berkaita dega pegelolaa dokume lamara calo pegawai. 2. ii belum dapat diketahui jumlah data calo pegawai yag masuk. 3. Sulitya medapatka calo pegawai yag dega kriteria secara admiistrasi yag dibutuhka. 1.3 Tujua Peulisa Sebagaimaa maksud dari pegidetifikasia masalah diatas, maka peulis meyusu Skripsi ii dega bertujua sebagai berikut : 1. Mempermudah bagia Huma Resource Developmet (HRD) utuk meyeleksi dokume lamara calo pegawai. 2. Meyajika lapora hasil evaluasi calo pegawai yag masuk secara periodik yag sistematis da praktis. 3. Meemuka kriteria calo pegawai secara admiistrasi yag kebutuha. 1.4 Ruag Ligkup / Batasa Masalah 1. Sistem ii haya diguaka oleh bagia Huma Resource Developmet (HRD). 2. Megguaka metode weighted product (WP) utuk peetua seleksi admiistrasi pegawai. 3. Sistem ii haya membahas utuk posisi call ceter. 4. Sistem ii haya membahas sampai dega peerimaa calo pegawai utuk tahap Iterview HR. 2 DASAR TEORI 2.1 Pegertia Meurut Mathis da Jackso (2006,261), adalah proses a orag-orag yag memiliki kualifikasi yag dibutuhka utuk megisi lowoga pekerjaa di sebuah orgaisasi. Meurut T.Hai Hadoko (1996:146), adalah seragkaia lagkah kegiata yag diguaka utuk memutuska apakah pelamar diterima atau tidak diterima oleh perusahaa tersebut. Dari defiisi diatas dapat ditarik kesimpula bahwa seleksi pegawai adalah memperoleh karyawa yag palig tepat dalam kualitas maupu kuatitas dari calo-calo yag aka ditarikya. Da dapat ditambahka kembali bahwa seleksi sagat berpera bila teryata para karyawa berprestasi baik dega yag diharapka. Oleh karea itu seleksi merupaka hal yag petig utuk dilaksaaka. 2.2 Metode Weighted Product (WP) Weighted Product (WP), Meurut Yoo (Kusumadewi, 2006) metode Weighted Product megguaka perkalia utuk meghubugka ratig atribut, dimaa ratig setiap atribut harus dipagkatka dulu dega bobot atribut yag bersagkuta. Proses ii sama halya dega proses ormalisasi. Preferesi utuk alteratif Ai diberika sebagai berikut : S i = j = 1 X ij wj... Dega i = 1, 2, 3,...,. Dimaa wj = 1, wj adalah pagkat berilai positif utuk atribut keutuga, da berilai egatif utuk atribut biaya. Preferesi relatif dari setiap alteratif diberika sebagai berikut : Vi = j = 1 x wj ij j = 1 (xj) wj Dega i = 1, 2, 3,...,. Dimaa : V = Preferesi alteratif di aalogika sebagai vektor V x = Nilai kriteria w = Bobot kriteria/subkriteria i = Alteratif j = Kriteria = Bayakya kriteria * = Bayakya kriteria yag telah diilai pada vektor S 2.3 Lagkah lagkah Peyelesaia Metode Weighted Product 1. Meetuka kriteria-kriteria 2

3 Yaitu kriteria yag aka dijadika acua dalam pegambila keputusa, yaitu Ci da sifat dari masig-masig kriteria. 2. Meetuka ratig kecocoka Yaitu ratig kecocoka setiap alteratif pada setiap kriteria, da buat matriks keputusa. 3. Melakuka ormalisasi bobot Bobot Terormalisasi = Bobot setiap kriteria / pejumlaha semua bobot kriteria. Nilai dari total bobot harus memeuhi persamaa: 4. Meetuka ilai vektor S Dega cara megalika seluruh kriteria bagi sebuah alteratif dega bobot sebagai pagkat positif utuk kriteria beefit da bobot berfugsi sebagai pagkat egatif pada kriteria cost. Rumus utuk meghitug ilai preferesi utuk alteratif Ai, diberika sebagai berikut: 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Use Case Diagram HRD Kelola data lamara admiistrasi <<iclude>> <<iclude>> Lapora hasil seleksi admiistrasi <<iclude>> Gambar 3-1 Use Case Diagram Admiistrasi Calo Pegawai Logi <<iclude>> <<iclude>> Kelola daftar Kelola iput data lamara <<iclude>> Pegumuma hasil tes Lapora periode Pimpia Perusahaa Keteraga: S : meyataka preferesi alteratif yag diaalogika sebagai vektor S x : meyataka ilai kriteria w : meyataka bobot kriteria i : meyataka alteratif j : meyataka kriteria : meyataka bayakya kriteria 3.2 Activity Diagram 5. Meetuka ilai vektor V Yaitu ilai yag aka diguaka utuk peragkiga. Nilai preferesi relatif dari setiap alteratif dapat dihitug dega rumus: Keteraga: V: meyataka preferesi alteratif yag diaalogika sebagai vektor V x : meyataka ilai kriteria w : meyataka bobot kriteria i : meyataka alteratif j : meyataka kriteria : meyataka bayakya kriteria 6. Meragkig Nilai Vektor V Sekaligus membuat kesimpula sebagai tahap akhir. Gambar 3-2 Activity Diagram Iput Data Lamara 3

4 Uraia Workflow : User harus logi terlebih dahulu agar dapat megguaka hak aksesya utuk iput data lamara. meu data pribadi, lalu sistem aka meampilka form kosog, kemudia pelamar megisi data pribadi yag telah ditetuka oleh sistem da klik simpa,lalu pelamar harus megupload dokume lamara sebagai kelegkapa lamara pada meu upload dokume, setelah itu pilih meu tambah pedidika da pegalama kerja lalu iput data pedidika da pegalama kerja pelamar setelah itu klik simpa da aka mucul data sudah tersimpa. Uraia Workflow : User harus logi terlebih dahulu agar dapat megguaka hak aksesya sebagai Pimpia utuk megakses meu lapora periode. Pimpia meu lapora periode, kemudia kategori diterima/ditolak da taggal. klik butto tampilka data lalu sistem meampilka data lapora hasil evaluasi calo pegawai yag lulus ke tahap iterview HR. 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN 4.1 Implemetasi Atar Muka Gambar 3-3 Activity Diagram Admiistrasi Uraia Workflow : User harus logi terlebih dahulu agar dapat megguaka hak aksesya sebagai admi/bagia HRD utuk megakses meu seleksi admiistrasi. HRD meu seleksi admiistrasi, lalu sistem aka meampilka halama seleksi admiistrasi. Setelah itu HRD aka data ama calo pegawai da megisi kolom ilai pelamar, kemudia sistem aka meghitug bobot kea megguaka metode weighted product da meampilka perhituga da hasil dari kea kriteria calo pegawai. Gambar 4-1 Implemetasi Dialog Scree Data Lamara Pegawai Pejelasa dialog scree Tambah Data Pribadi: 1. Jika pelamar igi melihat data lamaraya secara legkap, pada gambar 4.8 pelamar klik meu lihat data setelah itu sistem aka meampilka data pelamar secara keseluruha beserta dokume yag telah diupload. Gambar 4-2 Implemetasi Dialog Scree Admiistrasi Gambar 3-4 Activity Diagram Lapora Periode Pejelasa dialog scree Admiistrasi: 4

5 1. Pada gambar 4.10 klik meu admiistrasi kemudia sistem aka meampilka data pelamarpelamar yag sudah daftar. 2. Secara otomatis sistem aka meghitug bobot ilai dari data pelamar berdasarka kriteria yag ditetapka perusahaa. 3. Sistem aka meapilka hasil dari perhituga seleksi admiistrasi secara otomatis. Gambar 4.3 Implemetasi Dialog Scree Lapora Admiistrasi Gambar 4.4 Implemetasi Dialog Scree Lapora Admiistrasi Pejelasa dialog scree Lapora Admiistrasi: 1. Pada gambar 4.3 klik meu Lapora Admiistrasi. 2. Pilih kategori data pelamar yag diterima atau ditolak. 3. Pilih taggal yag dibutuhka 4. Klik butto Tampilka Data. 5. Sistem aka meampilka Lapora Admiistrasi per Periode dega tampila seperti gambar Hasil Pegujia No. Fugsi yag diuji 1. Form Logi da hak akses atara, Admi (HRD), da Pimpia 2. Tampila Halama Data Pribadi utuk Cara Pegujia Masukka userame da password. Mecoba satu persatu halama dega hak akses masigmasig. meu Data pribadi Hasil yag diharapka Meampilka halama pegelola dega hak akses dari masigmasig Meampilka halama data pribadi utuk diisi pelamar Hasil peguji a 3. Tampila Halama Upload Dokume utuk 4. Tampila halama tambah Pedidi ka utuk 5. Tampila halama Pegala ma Kerja utuk 6. Tampila halama Kofirm asi Data Ada utuk 7. Tampila halama Lihat Pegum uma utuk 8. Tampila halama Data Lamara utuk Admi 9. Tampila halama Admiis trasi utuk Admi 10. Tampila meu Lapora user dokume da meguplo ad dokume meu Tambah Pedidika meu Pegalam a Kerja meu Lihat Data Ada meu Lihat Pegumu ma admi meu Data lamara admi meu Admiistr asi admi Memilih dokume da dokume tersimpa Meampilka halama pedidika utuk diisi pelamar Meampilka halama pegalama kerja utuk diisi pelamar Meampilka seluruh data pelamar yag sudah diiputka. Meampilka hasil dari seleksi admiistrasi pelamar berupa pemberitahua. Meampilka data pelamar yag sudah registrasi da daftar Proses perhituga Megguaka metode WP pada aplikasi dapat dega Perhituga Metode WP maual. Meampilka Lapora hasil 5

6 Hasil Admiis trasi 11. Tampila halama Lapora Periode utuk Admi da Pimpia Lapora Hasil Admiistr asi admi da pimpia meu Lapora Periode admiistrasi dega status diterima/ditola kya pelamar Meampilka Lapora Hasil dega taggal yag dibutuhka 5 Kesimpula Da Sara 5.1 Kesimpula 1. Sistem ii mampu megolah data lamara karyawa khususya utuk meyeleksi data calo pegawai ke perusahaa. Sistem ii dapat mejadi saraa peyimpaa data-data pelamar tersebut sehigga dapat didokumetasika da dipertaggug jawabka. Sistem ii megguaka metode Weighted Product sebagai metode pegambila keputusa. 2. Dega dibuatya sistem ii, dapat membatu HRD melakuka peyeleksia da megetahui jumlah calo pegawai yag masuk sampai tahap iterview HR secara periodik. 3. Dega dibuatya sistem ii, dapat membatu tim HRD dalam mecari calo pegawai yag dega kriteria yag dibutuhka perusahaa dega tepat. 5. Hadoko, T.Hai. (2001). Maajeme Sumber Daya Mausia. Yogyakarta: PT Bumi Aksara 6. Hasibua, Malayu.(2001). Maajeme Sumber Daya Mausia. Jakarta: PT Bumi Aksara 7. Jogiato, H. (2000). Pegeala Komputer : Dasar Ilmu Komputer,Pemrograma, Sistem Iformasi da Itelegesi Buata. Yogyakarta: Adi OFFSet. 8. Kusumadewi, S. (2006). Fuzzy Multi Attribute Decisio Makig (Fuzzy-MADM). Yogyakarta: Graha Ilmu. 9. Paggabea, S. (2004). Maajeme Sumber Daya Mausia. Bogor: Ghalia Idoesia. 10. Presma, R. S. (2002). Rekayasa Peragkat Luak : Pedekata Praktisi. Yogyakarta: Adi OFFSET. 11. Simamora, H. (1997). Maajeme Sumber Daya Mausia. Yogyakarta: STIE YKPN. 12. Susato, A. (2013). Sistem Iformasi Akutasi. Badug: Ligga Jaya. 13. Turba, E., Aroso, J.E. ad Liag, T.P., 2005, Decisio Support System ad Iteliget System,edisi 7 jilid 1, Adi, Yogyakarta. Website : (dowload taggal 12 April 2017) 5.2 Sara 1. Dapat dikembagka kembali dega megguaka metode da algoritma pegambila keputusa laiya. 2. Meambahka beberapa fitur-fitur da fasilitas yag baru, yag dega perkembaga spesifikasi komputer saat ii. Buku : DAFTAR PUSTAKA 1. Azhar, S. (2002). Sistem Iformasi Maajeme. Badug: Ligga Jaya. 2. Cahayai, A. (2005). Stategi da Kebijaka Maajeme Sumber Daya Mausia. Jakarta: PT Ideks. 3. Davis,Keith. (1990). Huma Resources ad PersoalMaagemet. New York : Mc Graw Hill 4. Dessler, G. (2006). Maajeme Persoalia. Jakarta: Erlagga. 6