PERANCANGAN DATABASE BUKU TAMU DAN SURAT MENYURAT PADA DINAS PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN DESA KABUPATEN BOGOR

Transkripsi

1 PERANCANGAN DATABASE BUKU TAMU DAN SURAT MENYURAT PADA DINAS PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN DESA KABUPATEN BOGOR Marhaei, Yoki Saputra Prodi Sistem Iformasi Istitut Sais da Tekologi Nasioal (ISTN) marhaei@ist.ac.id ABSTRAK Peyimpaa arsip di Dias Pemberdayaa Masyarakat da Desa (DPMD) Bogor seperti pegarsipa surat masuk da surat keluar masih di data dega cara mecatat dalam betuk buku besar yag dikelompokka mejadi surat masuk da surat keluar. Dega peyimpaa yag masih maual, dapat memugkika data hilag, rusak da meyulitka pecaria data jika suatu waktu diperluka kembali. Sehigga pekerjaa pu mejadi terhambat kareaya. Bagaimaa membuat peracaga database tetag pecatata da pegarsipa buku tamu, surat masuk da surat keluar Utuk megatasi hal tersebut, dibagulah sebuah racaga database megguaka Microsoft Access. Dari permasalaha tersebut barulah mulai meyusu utuk membuat database aplikasi yag megguaka sistem terkomputerasi. Da diharapka dapat mempermudah pekerjaa sehigga meghemat waktu agar efisiesi kerja meigkat da memudahka karyawa megoperasikaya. Berdasarka hasil peelitia yag telah dilakuka di DPMD Kabupate bogor, dapat ditarik kesimpula yaitu Dega disajikaya berbagai betuk lapora yag sesuai dega kebutuha, maka aka di dapatka iformasi yag dibutuhka oleh istasi. Hal ii karea data sudah terorgaisasi dega baik da rapi yag sudah tersimpa dalam database sehigga dega mudah dapat megakses database. Kata Kuci : Peracaga Database, Microsoft Access 1.PENDAHULUAN Dias Pemberdayaa Masyarakat da Desa (DPMD) adalah sebuah istitusi pemeritah Kabupate Bogor yag bergerak di bidag Tekologi Iformasi dalam ragka pegembaga da peerapa e-govermet gua mewujudka kepemeritaha yag baik. DPMD mempuyai beberapa program da kegiata dimaa setiap kegiata tersebut diarsipka dega baik da disimpa dega rapih. Peyimpaa arsip di DPMD Bogor seperti pegarsipa surat masuk da surat keluar masih di data dega cara mecatat dalam betuk buku besar yag dikelompokka mejadi surat masuk da surat keluar. Dega peyimpaa yag masih maual, dapat memugkika data hilag, rusak da meyulitka pecaria data jika suatu waktu diperluka kembali. Sehigga pekerjaa pu mejadi terhambat kareaya. Bagaimaa membuat peracaga database tetag pecatata da pegarsipa buku tamu, surat masuk da surat keluar Utuk megatasi hal tersebut, dibagulah sebuah racaga database megguaka Microsoft Access. Dari permasalaha tersebut barulah mulai meyusu utuk membuat database aplikasi yag megguaka sistem terkomputerasi. Da diharapka dapat mempermudah pekerjaa sehigga meghemat waktu agar efisiesi kerja meigkat da memudahka karyawa megoperasikaya. 2. TINJAUAN PUSTAKA Buku Tamu Setiap tamu yag datag, terlebih dahulu harus megikuti prosedur yag telah ditetapka oleh DPMD. Yaitu dega megisi buku tamu yag telah tersedia di meja receptioist. Pegisia buku tamu pada DPMD megguaka cara maual dega megisi di lembara kertas yag disediaka. Kemudia setelah buku tamu yag telah diisi disimpa sebagai data pada arsip DPMD utuk megetahui berapa bayak tamu yag datag setiap hariya. 62 Jural Tekologi Iformasi ESIT Vol. XII No. 01 April 2018

2 Surat-Meyurat Surat Masuk Surat yag masuk aka diterima da dicatat oleh Subag Kepegawaia, kemudia dibuat surat disposisi. Setelah surat diterima oleh Kepala Bada da ditada tagai olehya, barulah surat pegatar beserta surat disposisi diserahka kembali oleh Kepegawaia. Subag Kepegawaia aka membuat kartu kedali surat masuk. Barulah, surat aka diterima oleh masig-masig bagia yag bersagkuta. Utuk meerima surat, maka perlu mecatat di ageda surat masuk yag sudah ditada tagai oleh peerima. 2. Surat Keluar Kepegawaia aka memeriksa terlebih dahulu surat keluar sebelum diserahka kepada Kepala Bada utuk ditada tagai. Setelah surat selesai ditada tagai, Kepegawaia memberika omer surat, di stempel, membuat kartu kedali surat keluar da kemudia mecatat ke dalam ageda surat keluar. Surat keluar siap dikirim ke alamat yag dituju. Gambar 2. 4 Lembar Ageda Surat Keluar Gambar 2. 1 Lembar Ageda Surat Masuk Gambar 2. 5 Kartu Kedali Surat Keluar Gambar 2. 3Kartu Kedali Surat Masuk Gambar 2.2 Kartu Disposisi 63 Jural Tekologi Iformasi ESIT Vol. XII No. 01 April 2018

3 3. METODOLOGI PENELITIAN Tahapa dalam peelitia ii adalah sebagai berikut : Pegumpula Data Aalisis Kebutuha Peracaga Database Hasil Pegumpula Data Megumpulka data yag aka dibuatka aplikasi peracaga database Aalisis Kebutuha Megaalisis kebutuha dari segi hardware, software, aalisis sistem da database Peracaga DatabaseRacag bagu database dari sistem yag diaalisa seta mejadika struktur database yag dapat diguaka dalam database desaiger (Microsoft Access) Hasil Hasil dari peelitia ii utuk diimplemetasika. 4. HASIL DAN PEMBAHASAN Pegumpula Data Dari kegiata yag dilakuka dalam pegumpula data di DPMD Kabupate Bogor, atara lai : 1. Observasi Melakuka pegamata secara lagsug proses surat-meyurat di DPMD Kabupate Bogor. 2. Wawacara Melakuka taya jawab pada kepada staf Kepegawaia megeai proses surat-meyurat da jeis-jeis surat yag diguaka di DPMD Kabupate Bogor. 3. Mecari iformasi da literatur yag berkaita dega kegiata da peyusua lapora kerja praktik yag dilakuka. Aalisis Kebutuha Utuk membuat database pada aplikasi buku tamu da Surat Masuk Keluar DPMD Kabupate Bogor, maka diketahui kebutuha aka hardware da software yag bisa medukug aplikasi sistem ii, diataraya : 1. Komputer dega spesifikasi : Leovo Core I5 2,40gHz 2. RAM 4,00 GB 3. Harddisk 500 GB Peragkat Luak : 1. Operatig System : Widows 10 Eterprise 64-bit (10.0, Build 10240) 2. Software pedukug : Microsoft Access Alira Prosedur Surat Masuk Proses pegelolaa surat masuk dimulai dari peerimaa surat oleh receptioist kemudia diserahka ke bagia Kepegawaia utuk mecatat surat-surat yag masuk terlebih dahulu seperti asal surat, taggal surat masuk, perihal da lailai.setelah itu, surat aka didisposisi kepada Kepala Bada yag diserahka oleh Sekretariat. Kemudia, surat yag telah didisposisi diberika kembali ke Sekretariat utuk ditidak lajuti. Lalu Kepegawaia meerima surat yag telah disposisi da membuat kartu kedali surat masuk yag terdiri dari lembar putih, lembar merah, lembar kuig da lembar hijau utuk diarsipka olah staf peerima da Kepegawaia. Setelah itu, surat diserahka kepada Kepala Bidag, Kepala Bagia atau staff yag bersagkuta. Kepegawaia perlu mecatat data 64 Jural Tekologi Iformasi ESIT Vol. XII No. 01 April 2018

4 surat yag telah dikirim ke staf beserta paraf staf yag meerimaya. Surat masuk masuk Receptioist meyerahka Mecatat data surat yag masuk Surat disposisi Surat pegatar Meidak lajuti Sekretariat Medapat disposisi Kepala Bada Meeruska Sekretariat Mecatat data surat yag telah didisposisi Kartu kedali surat masuk Surat yag telah didisposisi meerima Kepala Subag Kepala Bidag Kepala Seksi Staf Gambar 4.2 Alira Prosedur Surat Masuk Alira Prosedur Surat Keluar Surat yag dibuat oleh setiap bagia yag ada pada DPMD Kabupate Bogor, lalu diberika kepada Kepegawaia utuk diperiksa sebelum diberika kepada Kepala Bada. Setelah itu, Sekretariat meerima surat dari Kepegawaia lalu meadatagai surat. Selajutya Sekretariat meyerahka surat ke Kepala Bada utuk di tada tagai. Setelah surat selesai di tada tagai, surat lagsug diberika kepada Kepegawaia utuk memberika omor surat, di stempel lalu dicatat da membuat kartu kedali surat keluar yag terdiri dari lembar putih, lembar merah da lembar kuig. 65 Jural Tekologi Iformasi ESIT Vol. XII No. 01 April 2018

5 Kepala Kepala Bidag Kepala Seksi Surat Keluar Sekretariat Staf Kepala Bada Memberi omor surat da stempel Megirim surat yag dituju Kartu kedali surat keluar Mecatat data surat keluar Gambar 4. 3 Alira Prosedur Surat Keluar Peracaga Database Class diagram meggambarka struktur statis class di dalam sistem. Class mempresetasika sesuatu yag ditagai oleh sistem. Dega melihat karakteristik aplikasi pecatata buku tamu da suratmeyurat beserta proses proses yag terjadi. Maka dibuat class diagram, berikut aka dijelaska class diagram aplikasi pecatata buku tamu yag diusulka. Gambar 4.4 Class Diagram Data Buku Tamu 66 Jural Tekologi Iformasi ESIT Vol. XII No. 01 April 2018

6 class diagram aplikasi pecatata suratmeyurat yag diusulka. Tabel Buku Tamu 1. Tabel Logi Admi Gambar 4.6. Database Tabel Logi Admi pada Buku Tamu 2. Tabel tbl_bukutamu Gambar 4.5 Class Diagram Data Surat- Meyurat Struktur Database Dalam pembuata aplikasi pecatata buku tamu da surat-meyurat di DPMD Kabupate Bogor dibutuhka suatu struktur database yag di dalamya terdiri dari 2 tabel buku tamu da 3 tabel pada surat meyurat. 2 tabel pada buku tamu terdiri dari logi da tbl_bukutamu, table logi utuk akses masuk admi da tabel tbl_bukutamu utuk pedataa tamu yag datag. 3 tabel surat meyurat terdiri dari tbl_suratmasuk, tbl_suratkeluar da user. tabel tbl_suratmasuk utuk meyimpa data-data surat masuk, tabel tbl_suratkeluar utuk meyimpa data-data surat keluar da tabel user utuk akses masuk admi. Struktur database dimaksudka utuk dapat melakuka kegiata pegatura pecaria data da pembuata lapora sehigga memudahka kerja sistem. Sehigga, aplikasi buku tamu da surat-meyurat ii membutuhka suatu database utuk mecapai tujua awal dibuatya aplikasi ii. 67 Jural Tekologi Iformasi ESIT Vol. XII No. 01 April 2018 Gambar 4.7 Database Tabel Buku Tamu Tabel Pada Surat Meyurat 1. Tabel user Gambar 4.8 Tabel user pada aplikasi suratmeyurat DPMD

7 Tabel tbl_suratmasuk PENUTUP Simpula Berdasarka hasil peelitia yag telah dilakuka di DPMD Kabupate bogor, dapat ditarik kesimpula yaitu Dega disajikaya berbagai betuk lapora yag sesuai dega kebutuha, maka aka di dapatka iformasi yag dibutuhka oleh istasi. Hal ii karea data sudah terorgaisasi dega baik da rapi yag sudah tersimpa dalam database sehigga dega mudah dapat megakses database. Gambar 4.9 Tabel Surat Masuk pada aplikasi surat-meyurat DPMD Tabel tbl_suratkeluar Gambar 4.10 Tabel Surat Masuk pada aplikasi surat-meyurat DPMD Sara Pada peracaga database buku tamu da surat-meyurat ii, kedepaya peulis berharap dapat dikembagka lebih lajut utuk seluruh bagia yag ada di DPMD Kabupate Bogor. DAFTAR PUSTAKA 1. Idriyaa, M. T Pembuata Website Pada Bada Bada Perecaaa Pembagua Daerah DKI Jakarta (BAPPEDA). Program Studi Sistem Iformasi ISTN : Lapora Kerja Praktek Tidak Diterbitka 2. Halvorso, Michael Microsoft Visual Basic 2010 Step by Step. [Uduh] Tersedia : pdf [06 April 2017] 3. Pasaribu, T Peracaga Basis Data. [Uduh] Tersedia : Ui7LVWZCMzRqRjdscM/view [06 April 2017] 4. Website DPMD Kabupate Bogor. Tersedia : [06 April 2017] 5. Muawar 2005, Muawar, Pemodela UML Berorietasi Objek, Jakarta: Ady Jogyakarta, Jural Tekologi Iformasi ESIT Vol. XII No. 01 April 2018