BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan CV Karya Selaras berdiri pada Oktober 2011 dimana CV Karya Selaras merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa yang menyediakan jasa Sales Promotion Girl (SPG). SPG merupakan salah satu unit kerja yang tugas utamanya adalah untuk memastikan display barang tertata dengan baik menurut standar perusahaan. CV Karya Selaras mengembangkan tenaga kerjanya melalui product knowledge dan pelatihan-pelatihan yang diberikan, sehingga dari pelatihanpelatihan tersebut diharapkan karyawan dapat mengembangkan kemampuan performance saat bertugas di lapangan. CV Karya Selaras merupakan anak usaha dari PT SMART Tbk, tetapi CV Karya Selaras mempunyai manajemen tersendiri dan terpisah dari PT SMART Tbk. CV Karya Selaras ini memberikan jasa SPG bagi PT SMART Tbk yang membutuhkan karyawan untuk membantu dalam mempromosikan produk (barang) perusahaan PT SMART Tbk. Adapun produkproduk PT SMART Tbk yang dibantu dalam pemasaran oleh karyawan CV Karya Selaras ialah untuk minyak goreng (cooking oil) yakni, Kunci Mas, Filma, Mitra; dan untuk margarine (berbahan dasar dari tumbuh-tumbuhan atau miyak nabati) yakni Palmboom dan Menara. CV Karya Selaras menempatkan karyawannya pada Modern Trade dan General Trade. Modern Trade yang dimaksudkan seperti Carrefour, Giant, Hero, Hypermart, Lotte Mart, dan lain-lain. Sedangkan untuk General Trade yakni pasar tradisional Visi Perusahaan We aim to be the best yang berarti CV Karya Selaras bertujuan untuk menjadi yang terbaik, dalam hal menyediakan tenaga kerja yang berkompetensi untuk membantu meningkatkan Brand Image dan Brand Awareness Product PT SMART Tbk. 49

2 Misi Perusahaan Adapun misi CV Karya Selaras antara lain sebagai berikut: a. Melebihi standar kualitas tinggi b. Mempertahankan tingkat tertinggi berkelanjutan dan berintegritas c. Memberdayakan masyarakat dan komunitas Objektif Perusahaan 1. Membantu meningkatkan Brand Image dan Brand Awareness Product PT SMART Tbk 2. Meningkatkan Selling Out Product yang sudah terdistribusi baik di Modern Trade maupun General Trade 3. Memaksimalkan display, memonitor program promo dan pemasangan promo material 4. Untuk mengcounter dan memonitor aktivitas dan keberadaan kompetitor 5. Membantu pencapaian target penjualan setiap tahunnya Nilai Perusahaan (Shared Values) Karyawan CV Karya Selaras memainkan peran penting dalam mencapai keberhasilan perusahaan serta mengatasi tantangan dalam pertumbuhan bisnis perusahaannya. Karyawan CV Karya Selaras berkomitmen untuk nilai-nilai bersama, yaitu: 1. Integrity Untuk menjadikan nyata setiap janji ke dalam aksi (tindakan) sehingga seseorang dapat memperoleh kepercayaan orang lain. 2. Positive Attitude Untuk menampilkan kemajuan perilaku seseorang sehingga mendorong terciptanya lingkungan kerja yang kondusif dan saling menghargai.

3 51 3. Commitment Untuk melakukan seluruh pekerjaan dengan hati untuk mencapai hasil terbaik. 4. Continuous Improvement Untuk terus meningkatkan kemampuan diri, unit kerja dan organisasi untuk mendapatkan hasil terbaik. 5. Innovative Untuk datang dengan ide brilian atau untuk menciptakan produk baru/alat/sistem yang dapat meningkatkan produktivitas dan pertumbuhan perusahaan. 6. Loyal Untuk menumbuhkan semangat pengetahuan, pemahaman dan menerapkan nilai-nilai perusahaan menjadi bagian dari keluarga Karya Selaras dan SMART.

4 Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas Struktur Organisasi Perusahaan untuk SPG Gambar 3.1 Struktur Organisasi SPG CV Karya Selaras Sumber: CV Karya Selaras (2012) Pembagian Tugas Tugas dari masing-masing bagian akan dijelaskan antara lain sebagai berikut: 1. Sales Promotion Girl (SPG) Manager a. Memastikan dan mengawasi efektivitas kinerja karyawan secara tepat b. Mengawasi dan memastikan kepuasan pelanggan c. Memastikan seluruh kegiatan operasional perusahaan berjalan sesuai dengan prosedur dan standar yang telah ditetapkan d. Mengawasi dan mengatur keuangan perusahaan

5 53 e. Mengawasi pertumbuhan perusahaan dan memastikan perusahaan dapat lebih berkembang ke depan f. Memastikan seluruh pekerjaan lapangan dapat berjalan sebagaimana mestinya g. Menjamin dan memastikan kesehatan dan keselamatan kerja para karyawan 2. SPG Leader / Coordinator Secara accountability, antara lain sebagai berikut: a. Melakukan tugas rekruitmen untuk calon SPG dan MD sesuai kebutuhan b. Memberikan training terhadap SPG dan MD yang baru c. Penerapan job description dan sales force management d. Pengembangan kualitas dan kuantitas SPG dan MD e. Peningkatan penjualan (push sales) di setiap outlet f. Melaksanakan fungsi controlling Secara responsibility, antara lain sebagai berikut: a. Menjaga kedisiplinan organisasi dalam melaksanakan peraturan perusahaan b. Memimpin meeting SPG secara reguler c. Berkoordinasi dengan KAM (Key Account Manager), ASS (Area Sales Supervisor), ASM (Area Sales Manager), RSM (Regional Sales Manager),mengenai program promo, harga jual, penerapan standard merchandising, dan lain lain d. Melakukan data control dan field control e. Membuat dan melaporkan data: MPMPP (Market penetration, Product availability, Mechandising, Price implementation and Promotion

6 54 implementation), RBP-CBP (Retailer Buying Price Consumer Buying Price), jadwal tugas SPG dan MD, data absensi, insentif, dan lain lain. 3. Merchandise (MD) a. Melakukan tugas merchandising b. Menjaga kebersihan produk, display, mengecek ED (Expire Date) c. Mengimplementasikan program promosi d. Memasang POS material / POP (General Trade dan Modern Trade) e. Memastikan posisi display semua produk sesuai dengan standard f. Memastikan jumlah barang (stock) cukup melalui estimasi pesanan g. Melakukan tugas ordering (emergency order) h. Mencatat dan melaporkan perkembangan / perubahan harga (General Trade dan Modern Trade mingguan) i. Mencatat dan melaporkan data MPMPP (General Trade - bulanan) j. Memberikan informasi apapun yang terkait dengan tugasnya. 4. SPG a. Melakukan detailing untuk mendorong penjualan langsung (push sales) sebanyak-banyaknya b. Memberikan penjelasan product knowledge secara detail kepada calon pembeli c. Melakukan tugas merchandising d. Melakukan emergency order jika barang (stock) mulai menipis e. Mengimplementasikan program promosi f. Memonitor setiap kegiatan kompetitor

7 55 g. Memberikan laporan lisan secara cepat terkait perubahan: harga, display, dan lain-lain h. Membuat dan memberikan laporan penjualan. 3.2 Gambaran Sistem yang Sedang Berjalan Prosedur Sistem Berjalan pada CV Karya Selaras 1. Perekrutan Karyawan Baru Proses perekrutan di CV Karya Selaras dimulai ketika calon karyawan memasukkan surat lamaran dan Curriculum Vitae (CV), maka Leader akan melihat terlebih dahulu kriteria calon karyawan apakah sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan perusahaan atau tidak. Kemudian Leader akan melakukan pemanggilan calon karyawan untuk interview, dan memberikan product knowledge kepada calon karyawan, kemudian Leader akan meminta calon karyawan untuk menghafal dan mengerti product knowledge, dan 2-3 hari calon karyawan akan datang kembali untuk memperagakan bagaimana cara mempromosikan produk dengan product knowledge yang telah diberikan sebelumnya. Saat itu, Leader akan menyeleksi calon karyawan berdasarkan kemampuan dan kecakapan calon karyawan dan kriteria karyawan yang dibutuhkan perusahaan. 2. Penempatan Karyawan Baru Setelah calon karyawan diterima menjadi karyawan untuk bekerja di CV Karya Selaras, maka karyawan baru tersebut awalnya akan ditempatkan sebagai posisi awal yang dilamar oleh calon karyawan tersebut. Jika dia melamar sebagai SPG maka akan ditempatkan sebagai SPG. Setelah ditempatkan sebagai SPG, maka SPG akan diberikan rincian pekerjaan (job description) yang harus dilakukan sesuai dengan keinginan perusahaan. 3. Absensi Karyawan Pada CV Karya Selaras, absensinya masih berupa manual, yang menggunakan kartu check clock. Pada saat karyawan datang, maka karyawan wajib membawa kartu check clock untuk dimasukkan ke dalam mesin absensi, dan mesin akan

8 56 mencetak tanggal serta jam kartu dimasukkan, tentunya mesin harus terlebih dahulu diatur sesuai dengan sistem penanggalan dan waktu yang berlaku. Kemudian jika karyawan telah selesai bekerja maka kartu check clock tersebut dimasukkan kembali ke dalam mesin absensi. Jika karyawan tidak melakukan absensi, maka karyawan akan dinyatakan absen. 4. Pelatihan Pelatihan ini diadakan bagi karyawan guna untuk mengembangkan kemampuan perusahaan. Seperti halnya untuk karyawan SPG baru, jika sebelumnya belum pernah menjadi SPG, harus didampingi SPG senior. Jika sebelumnya sudah pernah menjadi SPG, maka tidak perlu didampingi lagi. Pelatihan yang lainnya ialah pelatihan product knowledge yang lebih mendalam dan bagaimana cara mempromosikan produk kepada pelanggan yang lebih baik lagi. Pelatihan yang diadakan secara lisan bagi karyawan. Perusahaan berharap dengan adanya pelatihan tersebut, maka karyawan akan semakin terbekali dalam kemampuan dan kecakapannya dalam bekerja. 5. Cuti Karyawan Karyawan SPG dapat mengajukan permohonan cuti dengan mengisi surat permohonan cuti yang nantinya akan diserahkan kepada Leader. Setelah karyawan SPG mengajukan cuti, karyawan SPG harus menunggu persetujuan Leader, karena alasan karyawan SPG untuk mengajukan cuti ialah alasan-alasan yang sangat penting. Cuti yang dapat dilakukan karyawan SPG ialah cuti harian. 6. Pembayaran Gaji Pada CV Karya Selaras, pembayaran gaji dilakukan setiap tanggal 25 setiap bulannya. Pembayaran gaji ini berupa gaji pokok karyawan, yang besarnya telah ditetapkan sesuai kebijakan perusahaan dan tidak dapat berubah-ubah kecuali adanya kenaikan gaji pokok bagi seluruh karyawan secara merata. Kemudian berupa tunjangan lain-lain seperti tunjangan pajak, tunjangan jabatan, tunjangan transport, dan tunjangan rapat. Dan untuk tunjangan rapat, ketika karyawan tidak menghadiri rapat, maka karyawan tidak mendapatkan tunjangan rapat, sehingga jumlah uang tunjangan ini dapat tidak tetap jumlahnya.

9 57 7. Pajak Metode pemotongan pajak yang digunakan oleh CV Karya Selaras ialah metode Gross Up. Metode Gross Up adalah suatu metode dimana perusahaan memberikan tunjangan pajak sebagai komponen penghasilan karyawan yang nilainya sama dengan jumlah pajak yang harus dipotong dari penghasilan karyawan. Atau dengan kata lainnya pajak ditanggung oleh perusahaan. Metode ini akan menghasilkan kewajiban karyawan lebih besar ketimbang Metode Gross (pajak ditanggung oleh karyawan), karena nilai tunjangan pajak yang diberikan perusahaan juga merupakan objek pajak yang dihitung ke dalam penghasilan bruto karyawan Laporan pada Sistem yang berjalan 1) Laporan Absensi Bulanan Laporan ini dibuat oleh Leader yang berisi kehadiran SPG dan Merchandise sebagai bukti bahwa mereka hadir sebelum melakukan tugasnya masing-masing. Laporan absensi ini dibuat setiap bulannya. 2) Surat Permohonan Cuti Surat permohonan cuti ini dibuat oleh karyawan SPG dan Merchandise jika karyawan ini mengajukan cuti. Surat ini harus diserahkan kepada Leader, kemudian Leader melihat seberapa penting alasan yang dinyatakan oleh karyawan dan memberi persetujuan atau penolakan atas cuti yang diajukan karyawan, sebelum karyawan melakukan cuti. 3) Laporan Gaji Laporan gaji ini dilakukan untuk menghitung pendapatan bersih take home pay bagi seluruh karyawan, dimana hal tersebut merupakan loyalitas perusahaan kepada karyawannya sendiri, sehingga karyawannya lebih termotivasi untuk semakin giat dalam bekerja. 4) Slip Gaji Slip gaji merupakan bukti pembayaran gaji yang telah dilakukan oleh perusahaan kepada para karyawannya untuk menunjukkan loyalitas perusahaan. Setiap

10 58 karyawan akan mendapatkan slip gaji pada akhir bulan setelah pembayaran gaji dilakukan Kebijakan Umum Kepegawaian pada CV Karya Selaras 1. Karyawan Jumlah karyawan pada CV Karya Selaras berjumlah 400 orang. Karyawan di CV Karya selaras berupa karyawan kontrakan, yang dikontrak untuk jangka waktu tertentu dan bertugas di lapangan. 2. Waktu Kerja Waktu kerja yang ditetapkan oleh perusahaan, antara lain sebagai berikut: a. SPG datang ke kantor dari jam 8 pagi, SPG melakukan absen dan mengerjakan laporan-laporan yang dikumpulkan kepada Leader. Kemudian menuju ke tempat outlet dia bekerja, untuk melihat display barang, dan persediaan barang di gudang. Kemudian setelah SPG selesai bekerja, SPG kembali ke kantor pukul sore. SPG berkerja dari senin hingga sabtu. b. Merchandise dan Leader/Coordinator layaknya seperti karyawan di perusahaan lain, datang ke kantor dari jam 8 pagi hingga pukul 6 sore. 3. Daftar Hadir Daftar hadir yang telah dibuat oleh Leader/Coordinator, beserta jam kerja harus diikuti oleh karyawan SPG. Jika karyawan SPG melanggar peraturan daftar hadir tersebut, maka karyawan SPG akan dikenakan sanksi yang berlaku pada perusahaan sebagai konsekuensi bahwa dia telah lalai dalam mengikuti aturan yang berlaku. 4. Tata Tertib Perusahaan Tata tertib yang diberlakukan perusahaan antara lain sebagai berikut: a) Setiap karyawan wajib melakukan absen masuk saat masuk bekerja, dan absen pulang saat usai bekerja.

11 59 b) Setiap karyawan wajib melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang diberikan oleh perusahaan. c) Setiap karyawan wajib menyimpan dan menjaga kerahasiaan dokumen dan informasi baik lisan maupun tertulis, demi menjaga nama baik perusahaan. d) Setiap karyawan yang terlambat, absen bekerja, pulang lebih cepat tidak akan diberikan uang makan. e) Setiap karyawan wajib menjaga dan memelihara setiap fasilitas dan aset perusahaan. f) Setiap karyawan wajib bersikap sopan dan ramah kepada para pelanggan, tidak melakukan tindakan yang melanggar norma kesusilaan, dan tidak mencari permasalahan dengan karyawan lainnya baik se-perusahaan maupun di luar perusahaan. 5. Ketentuan Lembur Maksimum wajib kerja lembur yang ditetapkan perusahaan ialah delapan jam dalam sehari untuk hari raya besar karyawan SPG. Karyawan SPG tidak diperbolehkan untuk kerja lembur di hari biasa, dikarenakan karyawan telah bekerja dari jam 8 pagi hingga jam 5 sore. Tarif kerja lembur disesuaikan dengan lamanya waktu lembur yang dilakukan, dengan ketentuan yakni kerja lembur pada hari raya besar ditetapkan batas delapan jam kerja yang dibayar sebesar dua kali upah sejam untuk setiap jam kerja lemburnya. Dimana upah sejam sebesar Rp ,00, sehingga untuk dua kali upah sejam yakni sebesar Rp ,00 5. Cuti Harian yang diijinkan Karyawan dapat diberikan cuti harian untuk keperluan antara lain sebagai berikut: a. Pernikahan karyawan, dalam kota tiga hari; untuk luar kota (Pulau Jawa) seminggu.

12 60 b. Adanya keluarga terdekat yang meninggal dunia, dalam kota dua hari; luar kota (Pulau Jawa) 4 hari; dan untuk seberang pulau (Sumatera, Sulawesi, Kalimantan) seminggu. c. Istirahat sakit memerlukan surat keterangan istirahat dari dokter, dimana di dalam surat tersebut menyatakan berapa hari karyawan harus beristirahat. d. Cuti hamil. Jika kandungan karyawan berusaha maksimal 6 bulan, maka karyawan tersebut akan diistirahatkan sampai karyawan tersebut melahirkan. 6. Masa Kerja Masa kerja karyawan CV Karya Selaras ialah masa kerja aktif sesuai kontrak yang tidak terputus. Masa kerja dihitung mulai dari tanggal karyawan tersebut bekerja. Tanggal karyawan tersebut bekerja disepakati di dalam perjanjian kerja. 7. Kesehatan dan Pengobatan Perusahaan menyediakan fasilitas Jamsostek kepada setiap karyawan dan keluarga karyawan yang membutuhkan pengobatan dan perawatan, sehingga karyawan yang mengalami sakit dapat melakukan claim biaya pengobatan dan perawatannya kepada Jamsostek melalui perusahaan. 3.3 Proses Bisnis pada Sistem Human Resources yang Sedang Berjalan 1) Proses Perekrutan Ketika calon karyawan memasukkan surat lamaran dan Curriculum Vitae (CV), maka Leader akan melihat terlebih dahulu kriteria calon karyawan apakah sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan perusahaan atau tidak. Kemudian Leader akan melakukan interview dengan calon karyawan, dan memberikan product knowledge kepada calon karyawan. Kemudian Leader akan meminta calon karyawan untuk menghafal dan mengerti product knowledge, dan 2-3 hari calon karyawan akan datang kembali untuk memperagakan bagaimana cara mempromosikan produk dengan product knowledge yang telah diberikan sebelumnya. Saat itu, Leader akan menyeleksi calon karyawan berdasarkan kemampuan dan kecakapan calon karyawan dan kriteria karyawan yang dibutuhkan perusahaan. Jika calon karyawan diterima menjadi karyawan maka akan

13 dilakukan negosiasi gaji. Dan data karyawan akan diminta untuk dimasukkan ke dalam sistem, dan calon karyawan menjadi karyawan. 61 Gambar 3.2 Activity Diagram Proses Perekrutan

14 62 2) Proses Absensi Absensinya masih berupa manual, yang menggunakan kartu check clock. Pada saat karyawan datang, maka karyawan wajib membawa kartu check clock untuk dimasukkan ke dalam mesin absensi, dan mesin akan mencetak tanggal serta jam kartu dimasukkan, tentunya mesin harus terlebih dahulu diatur sesuai dengan sistem penanggalan dan waktu yang berlaku. Kemudian jika karyawan telah selesai bekerja maka kartu check clock tersebut dimasukkan kembali ke dalam mesin absensi. Pada setiap akhir bulan, Leader/Coordinator akan menghitung dan mengecek secara manual seluruh data absensi karyawan.

15 63 Gambar 3.3 Activity Diagram Proses Absensi 3) Proses Cuti Karyawan SPG dapat mengajukan permohonan cuti dengan mengisi surat permohonan cuti yang nantinya akan diserahkan kepada Leader/Coordinator. Setelah karyawan SPG mengajukan cuti, karyawan SPG harus menunggu persetujuan Leader/Coordinator, karena alasan karyawan SPG untuk mengajukan cuti ialah alasan-alasan yang sangat penting. Jika permohonan cuti diterima oleh Leader/Coordinator, maka karyawan dapat memperoleh cutinya.

16 64 Gambar 3.4 Activity Diagram Proses Permohonan Cuti

17 65 4) Proses Penggajian Terkait dengan pembayaran gaji karyawan, maka sistem CV Karya Selaras akan terhubung dengan sistem PT SMART Tbk. Ketika Leader/Coordinator mengirim data absensi ke PT SMART Tbk, bagian admin PT SMART Tbk yang akan membuat laporan absensi, kemudian bagian keuangan yang akan menghitung gaji, tunjangan, dan pajak setiap karyawan. Bagian akuntansi yang akan mencatat semua total gaji, tunjangan dan pajak seluruh karyawan CV Karya Selaras. Kemudian bagian akuntansi juga yang akan membuat laporan gaji karyawan CV Karya Selaras. Setelah itu, bagian keuangan akan mentransfer sejumlah uang untuk pembayaran gaji karyawan ke rekening CV Karya Selaras. Setelah itu Leader/Coordinator mengecek transfer total gaji, jika telah terdapat nominal total gaji, maka bagian keuangan yang akan membuat slip gaji. Kemudian Leader/Coordinator akan mentransfer gaji ke rekening masingmasing karyawan, dan karyawan akan mendapatkan slip gaji.

18 66 Gambar 3.5 Activity Diagram Proses Penggajian (1) pada CV Karya Selaras

19 Gambar 3.6 Activity Diagram Proses Penggajian (2) pada PT SMART Tbk 67

20 Kelemahan Sistem Berjalan Adapun kelemahan-kelemahan yang terjadi seiring berjalannya sistem, antara lain sebagai berikut: 1. Proses sinkronisasi database karyawan CV Karya Selaras yang dimiliki oleh PT SMART Tbk dan CV Karya Selaras tidak berjalan dengan baik, hal ini mengakibatkan database karyawan CV Karya Selaras yang dimiliki oleh kedua perusahaan tidak sama, sehingga CV Karya Selaras mengalami penundaan pembayaran gaji bagi semua karyawan dikarenakan adanya karyawan baru yang tidak terbaharui datanya. 2. Terkait dengan masalah absensi karyawan, dimana para Leader/Coordinator harus mengecek satu persatu absensi karyawan, dikarenakan absensi karyawan masih dilakukan secara manual, dimana data absensi akan dimasukkan ke dalam Microsoft Excel, dan ini membutuhkan waktu yang lama sehingga akan memperlambat perhitungan absensi atas kehadiran dan ketidakhadiran karyawan dan pembayaran gaji kepada karyawan. 3. Kebanyakan proses bisnis yang berjalan pada CV Karya Selaras masih manual, dan belum terhubung dengan sistem. Seperti pada proses absensi, yang data absensinya tidak terhubung sistem, masih menggunakan mesin check-clock, dan pengecekan absensi masih dilakukan manual. Kemudian proses pelatihan, data perkembangan karyawan tidak dimasukkan ke dalam sistem, sehingga ketika ingin mengetahui karyawan tersebut telah mendapatkan pelatihan apa saja, maka proses pencarian data pelatihan karyawan dalam lemari arsip akan menghabiskan banyak waktu. Sama halnya dengan proses cuti, surat permohonan cuti masih disimpan dalam lemari arsip, dan tidak terhubung dengan sistem, sehingga ketika Leader/Coordinator ingin menghitung hari kerja karyawan, masih harus menghitung berapa hari karyawan mengambil cuti dalam sebulan. 4. Proses pelatihan karyawan terkait dengan perkembangan sikap, kemampuan dan kecakapannya dalam bekerja masih tergolong baru dan perusahaan tidak dapat mengetahui perkembangan karyawannya, dikarenakan tidak adanya proses evaluasi lanjutan yang dilakukan oleh Leader/Coordinator. Leader/Coordinator hanya mengetahui hasil kerja karyawan berdasarkan output-nya, bukan melihat dari proses perkembangan karyawan tersebut apakah berkembang kea rah yang lebih baik atau sebaliknya.

21 69 5. Proses penilaian yang tidak dilanjutkan dengan proses evaluasi, sehingga perusahaan tidak dapat mengetahui prestasi karyawan, dan seberapa besar kontribusi karyawan untuk ikut berperan dalam memajukan perusahaan. 6. Laporan absensi bulanan, dan surat permohonan cuti yang dihasilkan masih manual, berupa ketikan dan print, kemudian dimasukkan dalam lemari arsip. Sehingga ketika ingin mencari arsip untuk bulan-bulan sebelumnya menjadi kewalahan, dikarenakan harus mencari satu per satu arsip tersebut. 3.5 Usulan Pemecahan Masalah Beberapa usulan yang dapat dijadikan pertimbangan bagi perusahaan agar perusahaan dapat menyelesaikan masalah-masalah yang timbul dalam perusahaan, yakni antara lain sebagai berikut: 1. Usulan prosedur bisnis dan sistem informasi Human Resources Management yang baru untuk dapat menggantikan proses bisnis yang masih berjalan secara manual, mulai dari perekrutan calon karyawan, seleksi calon karyawan, penempatan calon karyawan, pelatihan karyawan, absensi karyawan, proses pengajuan cuti, penilaian prestasi dan kinerja karyawan, hingga pembayaran gaji karyawan. 2. Proses bisnis yang berjalan pada CV Karya Selaras semuanya akan berbasiskan sistem, dimana dokumen-dokumen yang ada akan dimasukkan ke dalam sistem, untuk mempermudahkan pencarian data tertentu. Dan tak hanya itu para karyawan pun, dapat mengakses atau memperbaharui data tertentu dengan mudahnya, bergantung pada hak otoritas karyawan. 3. Absensi setiap karyawan akan dimasukkan ke dalam sistem, tidak berupa mesin checkclock lagi, sehingga akan mempercepat proses pengecekan absensi dari kantor. Dan ini akan membantu proses perhitungan pembayaran gaji setiap karyawan. 4. Terkait sistem penggajian, maka CV Karya Selaras akan mempunyai sistem penggajian terpisah dengan PT SMART Tbk, untuk menghilangkan dan menggantikan proses sinkronisasi database karyawan antar kedua perusahaan untuk meminimalisir penundaan pembayaran gaji karyawan kepada seluruh karyawan, sehingga karyawan dapat menerima gaji sesuai tanggal yang disepakati antara karyawan dan perusahaan.

22 70 5. Proses pelatihan dan penilaian kinerja karyawan akan dilanjutkan dengan proses evaluasi, agar perusahaan mengetahui perkembangan masing-masing karyawannya, dan tidak berpusat pada hasilnya saja, tetapi diimbangi dengan melihat proses dari para karyawannya sendiri. 6. Dokumentasi yang dulunya masih berupa manual, akan dimasukkan dan disimpan oleh sistem. Dengan kata lain, dokumentasi tersebut disimpan dalam sistem yang nantinya diimplementasikan oleh perusahaan, agar pencarian data tertentu dapat dibantu oleh sistem untuk menghemat waktu yang ada. Laporan-laporan yang terdapat dalam sistem, dapat dicetak untuk menjadi pegangan bagi perusahaan. 7. Dalam sistem, terdapat otoritas hak akses. Misalnya untuk perhitungan gaji, hak akses hanya akan diberikan kepada Divisi Keuangan dan Divisi Akuntansi, sehingga data keuangan menjadi lebih aman.