BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah. Inovasi di dalam sistem informasi saat ini berkembang dengan cepat dan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Inovasi di dalam sistem informasi saat ini berkembang dengan cepat dan selaras dengan perkembangan karakteristik masyarakat modern yang memiliki mobilitas tinggi, mencari layanan yang cepat dan fleksibel, serba mudah dan memuaskan serta mengejar efisiensi di segala aspek. Dengan berjalannya waktu dan inovasi-inovasi yang bermunculan semakin membuat kebutuhan akan sistem informasi tidak bisa dihindari. Peranan sistem informasi menunjukan dominasinya dalam berbagai bidang kehidupan masyarakat terutama di dunia usaha dan bisnis. Sistem informasi sangat dibutuhkan dalam mencapai tujuan bisnis. Pada dasarnya suatu perjanjian berawal dari suatu perbedaan atau ketidaksamaan kepentingan diantara para pihak. Perumusan hubungan perjanjian tersebut pada umumnya senantiasa diawali dengan proses negosiasi di antara para pihak. Melalui negosiasi, para pihak berupaya menciptakan bentuk-bentuk kesepakatan untuk saling mempertemukan sesuatu yang diinginkan (kepentingan) melalui proses tawar-menawar (Hernoko, 2008). Kontrak adalah sebuah perjanjian dan penandatanganan oleh dua belah pihak atau lebih dengan tujuan untuk menciptakan kewajiban hukum secara tertulis, meskipun kontrak dapat dibuat secara lisan (Fruehwald, 2009). Pelanggaran kontrak dapat merusak kontrak atau bisa dikenakan kompensasi uang atau bahkan ditindak berdasarkan hukum, sesuai dengan ketetapan dalam isi kontrak. 1

2 Sistem informasi gudang atau yang disebut inventory merupakan sistem software yang akan membantu proses inventarisasi dengan tertib secara administrasi. Inventory dibangun dengan cara membentuk database center, yaitu dengan mengumpulkan data dalam suatu tempat yang nantinya akan diakses oleh beberapa bagian maupun pihak-pihak yang berkepentingan dalam sebuah perusahaan. Informasi yang akurat merupakan faktor yang berperan penting dalam pengambilan keputusan. Informasi diperlukan dalam berbagai aktivitas dalam perusahaan, salah satunya dalam dalam aktivitas pengiriman atau shipping. Teknologi sistem informasi yang berkembang saat ini dapat menjadi solusi bagi masalah yang berkaitan dengan pengiriman barang sebuah perusahaan. Dalam mencapai tujuan, sistem informasi sangat populer dan banyak diaplikasikan kedalam lingkungan usaha dan bisnis terutama pada perusahaan jasa ataupun manufaktur. Sistem informasi yang dimaksud dituangkan ke dalam bentuk application software. PT. Tenar Inti Mandiri (TIM) berlokasi di Jl. Kapitan No 88 RT 2/5, Curug-Cimanggis kota Depok ini berdiri dan mulai beroperasi pada tahun PT. Tenar Inti Mandiri adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa dalam industri pembuatan plastik padat. Di pabrik ini terdapat sekitar 40 (empat puluh) mesin injeksi untuk produksi. Pada tahun 2012 perusahaan ini membuka kantor dan pabrik cabang yang berlokasi di Jl. Kranggan / Kampung Jambatan 1, Desa Puspasari RT 1/RW 2 No 3 serta memiliki 13 mesin injection. 2

3 Adapun visi dan misi dari PT. Tenar Inti Mandiri adalah sebagai berikut: Visi Misi : Industri penghasil plastik injection terbaik di Indonesia : Memenuhi persyaratan pelanggan dengan cara perbaikan terus menerus. Kebijakan Mutu : Menjamin kepuasan pelanggan dengan mutu terbaik, harga kompetitif, tepat waktu serta layanan yang memuaskan. Perusahaan ini memproduksi beberapa jenis produk sesuai dengan pesanan pelanggan (make to order) dengan sistem kontrak selama periode tertentu. Setiap produk yang dipesan oleh pelanggan dari PT. Tenar Inti Mandiri, akan dibuat surat kontrak untuk order penjualan yang akan berlaku selama jangka waktu yang ditentukan dalam kontrak. Yang dimaksud dengan sistem kontrak di sini adalah jumlah permintaan barang yang konstan dan dengan tanggal pengiriman barang sesuai dengan yang tertera dalam kontrak order penjualan antara PT. Tenar Inti Mandiri dengan pelanggan selama jangka waktu yang ditentukan. Dalam melakukan produksinya, PT. Tenar Inti Mandiri menyediakan jasa injeksi dengan menyediakan mesin injeksi, selanjutnya pihak pelanggan menyediakan cetakan atau yang disebut mold. PT. Tenar Inti Mandiri ini berada dalam lingkungan Business To Business (B2B) dimana hasil produksi tidak langsung kepada pengguna terakhir, tetapi kembali lagi kepada customer. PT. Tenar Inti Mandiri saat ini secara umum belum memiliki aplikasi dalam melakukan proses bisnis perusahaan. Dengan kata lain, perusahaan saat ini masih melakukan proses bisnisnya dengan melakukan pencatatan-pencatatan secara manual. Tersedianya aplikasi tidak menentukan besar kecilnya benefit yang 3

4 didapatkan perusahaan dari hasi produksi, akan tetapi kendala atau masalahmasalah serta kesalahan yang ada dalam perusahaan akan dapat diminimalisir melalui Sistem Informasi Kontrak Pelanggan, Penjualan, Pembelian, Produksi, Inventori, dan Pengiriman. Berdasarkan penelitian yang dilakukan dengan observasi langsung ke perusahaan dan interview terhadap salah satu manager perusahaan, maka terdapat beberapa masalah yang terjadi dalam perusahaan, diantaranya: a. Perusahaan mengalami kendala dalam mendapatkan berkas kontrak untuk periode tertentu b. Membutuhkan waktu yang relatif lama dalam penyusunan laporan kontrak untuk periode tertentu c. Masalah utama terdapat pada bagian inventori dimana resiko manipulasi data dalam inventori berdasarkan hasil produksi yang nantinya akan dikirim ke pelanggan dapat terjadi, dokumentasi dilakukan secara manual dengan melakukan input data menggunakan Microsoft Excel oleh seorang petugas inventori d. Membutuhkan waktu yang lama dalam melakukan rekapitulasi laporan inventori untuk periode tertentu e. Pengolahan data pengiriman yang relatif lama dan memungkinkan terjadinya kesalahan dan penumpukan arsip perusahaan f. Jadwal pengiriman yang tidak terorganisir sehingga memungkinkan terjadi kesalahan pengiriman 4

5 Melihat hal tersebut PT. Tenar Inti Mandiri dipandang perlu dalam memanfaatkan perkembangan teknologi sistem informasi saat ini. PT. Tenar Inti Mandiri memerlukan pembangunan dan perancangan Sistem Informasi Kontrak Pelanggan, Penjualan, Pembelian, Produksi, Inventori, dan Pengiriman agar dapat mengolah data kontrak pelanggan, penujualan, pembelian, produksi, inventori dan pengiriman produksi yang diharapkan mampu mengatasi permasalahan yang muncul pada PT. Tenar Inti Mandiri. Dengan adanya Sistem Informasi Kontrak Pelanggan, Penjualan, Pembelian, Produksi, Inventori, dan Pengiriman ini diharapkan mampu menjadi solusi dan membantu PT. Tenar Inti Mandiri dalam menghadapi resiko kesalahankesalahan yang berakibat tidak baik terhadap perusahaan. Dengan sistem ini perusahaan mampu meningkatkan kinerja dalam menjalankan proses bisnisnya, yaitu: a. Merekapitulasi kontrak pelanggan yang terjadi dalam periode tertentu maupun volume tertentu b. Menyediakan laporan kontrak pelanggan berdasarkan periode kontrak atau volume tertentu c. Merekapitulasi penjualan, pembelian, dan produksi yang terjadi dalam periode tertentu d. Menyediakan laporan penjualan, pembelian dan produksi berdasarkan periode tertentu e. Menghindari terjadinya kesalahan dan manipulasi data inventori dari hasil produksi yang nantinya siap dikirim 5

6 f. Memberikan kemudahan dalam melakukan laporan data inventori g. Memberikan kemudahan dalam membuat laporan pengiriman h. Memberikan informasi mengenai data pengiriman barang produksi i. Membandingkan jumlah produksi yang akan atau telah dikirim dengan jumlah permintaan dalam kontrak berdasarkan volume atau jatuh tempo kontrak Identifikasi Masalah Peranan sistem informasi sangat membantu perusahaan dalam menjalankan bisnis prosesnya. Efektifitas dan efisiensi kerja merupakan hal yang harus dimiliki setiap perusahaan agar terhindar dari kesalahan dan manipulasi. Berdasarkan masalah yang telah dijelaskan pada bagian latar belakang, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Bagaimana merancang bisnis proses Kontrak Pelanggan, Penjualan, Pembelian, Produksi, Inventori, Dan Pengiriman sesuai dengan user requirement PT. Tenar Inti Mandiri? b. Bagaimana menganalisis, merancang dan mengimplementasikan Sistem Informasi Kontrak Pelanggan, Penjualan, Pembelian, Produksi, Inventori, dan Pengiriman dengan rincian sebagai berikut: 1. Jenis pengguna apa saja yang diperlukan dalam Sistem Informasi Kontrak Pelanggan, Penjualan, Pembelian, Produksi, Inventori, dan Pengiriman ini? 2. Sistem operasi dan bahasa pemrograman apakah yang digunakan dalam Sistem Informasi Kontrak Pelanggan, Penjualan, Pembelian, Produksi, Inventori, dan Pengiriman ini? 6

7 3. Bagaimana merancang database yang dibutuhkan dalam sistem kontrak pelanggan, inventori, dan pengiriman ini? 4. Jenis perangkat keras apakah yang diperlukan dalam Sistem Informasi Kontrak Pelanggan, Penjualan, Pembelian, Produksi, Inventori, dan Pengiriman ini? 1.3. Batasan Masalah Dalam melakukan penelitian mengenai Sistem Informasi Kontrak Pelanggan, Penjualan, Pembelian, Produksi, Inventori, dan Pengiriman pada PT. Tenar Inti Mandiri ini, terdapat area rmasalah yang dibahas dan area masalah yang tidak dibahas Area permasalahan yang dibahas Dalam penelitian ini, area permasalahan yang dibahas oleh peneliti adalah sebagai berikut: a. Melakukan penyimpanan data kontrak pelanggan yang berisi informasi mengenai kontrak yang telah dilakukan b. Melakukan penyimpanan data penjualan, pembelian dan produksi yang dilakukan perusahaan c. Membuat kartu stock yang memberikan informasi mengenai hasil produksi d. Melakukan kontrol stock barang yang tersedia dalam gudang e. Melakukan kontrol dan jadwal pengiriman yang memberikan informasi pengiriman barang produksi kepada customer 7

8 f. Membuat menu Admin pada bagian kontrak, penjualan, pembelian, produksi, inventori, dan pengiriman Area permasalahan yang tidak dibahas Dalam penelitian ini, area permasalahan yang tidak dibahas oleh peneliti adalah sebagai berikut: a. Peneliti tidak membahas mengenai sistem akuntansi dan penggajian PT. Tenar Inti Mandiri b. Peneliti tidak membahas mengenai proses maintenance dari mesin produksi c. Peneliti tidak mendalami isi kontrak pelanggan beserta ketetapan-ketetapannya d. Peneliti tidak mendalami proses kerja injection moulding machines e. Implementasi tidak dibahas karena aplikasi yang dirancang dalam bentuk prototype. f. Peneliti tidak membahas mengenai perhitungan pembayaran hasil produksi yang dilakukan g. Peneliti tidak membahas mengenai isi kontrak lebih dalam h. Peneliti tidak membahas mengenai harga satuan setiap barang yang di-order oleh customer. 8

9 1.4. Tujuan Penelitian Tujuan utama dari penelitian ini adalah peneliti dapat membangun sistem informasi kontrak pelanggan, penjualan, pembelian, produksi, inventori dan pengiriman yang akan diimplementasikan pada PT. Tenar Inti Mandiri yang pada akhirnya dapat membantu dan mendukung proses bisnis perusahaan yang selama ini masih menggunakan sistem manual. Tujuan penelitian perancangan Sistem Informasi Kontrak Pelanggan, Penjualan, Pembelian, Produksi, Inventori, dan Pengiriman ini adalah: a. Mengidentifikasi kebutuhan user requirement dengan proses bisnis yang akan didukung oleh aplikasi b. Menganalisis proses bisnis yang sedang berjalan serta menambahkan proses bisnis yang baru pada setiap proses yang mengalami perubahan seiring dengan adanya Sistem Informasi Kontrak Pelanggan, Penjualan, Pembelian, Produksi, Inventori, dan Pengiriman c. Merancang Sistem Informasi Kontrak Pelanggan, Penjualan, Pembelian, Produksi, Inventori, dan Pengiriman pada PT. Tenar Inti Mandiri untuk mendukung proses bisnis perusahaan dari sistem manual beralih kepada sistem yang terkomputerisasi d. Mengidentifikasi laporan kontrak pelanggan yang diperlukan PT. Tenar Inti Mandiri dapat disajikan dalam periode kontrak tertentu saat dibutuhkan e. Merancang User Interface menu Kontrak Pelanggan yang mudah berbasiskan apa yang dilakukan oleh PT. Tenar Inti Mandiri 9

10 f. Merancang User Interface menu penjualan, pembelian, dan produksi yang mudah berbasiskan apa yang dilakukan oleh PT. Tenar Inti Mandiri g. Pengembangan modul inventori PT. Tenar Inti Mandiri dalam membuat kartu stock h. Laporan inventori yang diperlukan PT. Tenar Inti Mandiri dapat disajikan dalam periode tertentu saat dibutuhkan i. Merancang User Interface Inventori yang mudah berbasiskan apa yang dilakukan oleh PT. Tenar Inti Mandiri j. Laporan pengiriman yang diperlukan PT. Tenar Inti Mandiri dapat disajikan dalam periode tertentu saat dibutuhkan k. Merancang User Interface Pengiriman yang mudah berbasiskan apa yang dilakukan oleh PT. Tenar Inti Mandiri Manfaat Penelitian Dari hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat secara langsung ataupun tidak langsung bagi PT. Tenar Inti Mandiri dalam melakukan kontrak pelanggan, kontrol terhadap penjualan, pembelian, produksi dan inventori dengan mendapatkan informasi yang berkualitas yang pada akhirnya informasi tersebut dapat digunakan dalam proses pengiriman. Manfaat penelitian ini bagi penulis adalah dalam mendalami pengetahuan mengenai sistem informasi terkait dengan kontrak pelanggan, penjualan, pembelian, produksi, inventori dan pengiriman lebih khusus dalam PT. Tenar Inti Mandiri serta memperluas wawasan yang saat ini berkembang dengan pesat seiring dengan waktu. 10

11 Hasil penelitian ini juga dapat digunakan dan dimanfaatkan bagi masyarakat umum dalam menambah pengetahuan mengenai sistem informasi kontrak pelanggan, penjualan, pembelian, produksi, inventori dan pengiriman Sistematika Penulisan Laporan penelitian Sistem Informasi Kontrak Pelanggan, Penjualan, Pembelian, Produksi, Inventori, dan Pengiriman pada PT. Tenar Inti Mandiri ini disusun sebagai berikut: a) BAB I PENDAHULUAN Bab ini membahas mengenai latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan Sistem Informasi Kontrak Pelanggan, Penjualan, Pembelian, Produksi, Inventori, dan Pengiriman pada PT. Tenar Inti Mandiri. b) BAB II LANDASAN TEORI Bab ini menguraikan teori-teori yang relevan dengan penelitian Sistem Informasi Kontrak Pelanggan, Penjualan, Pembelian, Produksi, Inventori, dan Pengiriman pada PT. Tenar Inti Mandiri. Isi dari bab ini berupa definisi- definisi atau model matematis yang langsung berkaitan dengan masalah yang diteliti. Dengan adanya landasan teori ini peneliti dapat memahami teori-teori yang mendasari variabel yang diteliti, metode yang digunakan serta hasil dari penelitian sebelumnya. 11

12 c) BAB III METODOLOGI PENELITIAN Bab ini berisi tentang gambaran umum, apa yang dilakukan, proses bisnis apa yang terjadi, analisis kinerja dan stakeholder dari PT. Tenar Inti Mandiri d) BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN Bab ini berisi mengenai pembahasan analisa dan perancangan Sistem Informasi Kontrak Pelanggan, Penjualan, Pembelian, Produksi, Inventori, dan Pengiriman pada PT. Tenar Inti Mandiri. e) KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dan saran mengenai analisa dan perancangan Sistem Informasi Kontrak Pelanggan, Penjualan, Pembelian, Produksi, Inventori, dan Pengiriman PT. Tenar Inti Mandiri. 12