BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 43 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah perusahaan PT Esham Dima mandiri merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang pendistribusian berbagai jenis minuman. PT Esham Dima Mandiri berdiri sejak tahun PT Esham Mandiri dahulunya tergabung dalam PT. Dima Indonesia yang berdiri sejak tahun 1984 di Jakarta Pusat, namun diawal tahun 2004 PT Esham Dima Mandiri sendiri dan memfokuskan bisnisnnya hanya didalam bidang distribusi. PT Esham Dima Mandiri ini mendisribusikan beberapa jenis minuman. Adapun jenis produk yang didistribusikan oleh PT Esham Dima Mandiri kepasaran seperti : guinness, smirnoff ice, pocca green tea, da chez s. Perusahaan ini beralamat lengkap di komplek pluit mas blok A no. 1A, Jembatan. Jakarta utara Sesuai dengan misi yang diharap kan oleh PT Esham Dima Mandiri, yaitu menjadikan produk produknya lebih dikenal oleh seluruh masyarakat, maka PT Esham Dima Mandiri membagi wilayah distribusi mereka menjadi beberapa cabang yang tersebar di beberapa wilayah Indonesia. PT Esham Dima Mandiri bekerja secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dimana kepuasan pelanggan menjadi prioritas utama bagi perusahaan.

2 44 Saat ini PT Esham Dima Mandiri merupakan salah satu perusahaan distributor terbesar di indonesia yang tidak hanya menjalankan bisnisnya disatu wilayah melainkan telah tersebar di berbagai wilayah besar di Indonesia seperti berada di wilayah Jabodetabek, Jawa Tengah, Jawa Timur. Wilayah Jabodetabek terdiri dari beberapa cabang yaitu : Jakarta, Tanggerang, Bogor, Pencetakan Negara, Serang, Sukabumi, Bekasi, Bandung, cabang yang ada di Jawa Tengah yaitu Semarang,dan untuk wilayah Jawa Timur terdapat dua cabang yaitu Surabaya dan Denpasar. Dalam penyediaan produk distribusi, PT Esham Dima Mandiri menjalin kerja sama dengan beberapa perusahaan asing untuk mengimpor produk produk mereka dan akan didistribusikan di indonesia Visi dan Misi Visi : Indonesia s Leading Premium Drink Company Misi : - Memberikan imbalan terbaik bagi stakeholder - Memberikan environment yang menyenangkan bagi semua karyawan - Menyediakan Distribusi secara nasional - Menyediakan marketing yang innovative - Menyediakan Custumer Service (Faster, Simpler, Better Service) terbaik melalui manusia terbaik

3 Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan susunan komponen komponen atau unit unit kerja didalam suatu organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya beberapa pembagian kerja sesuai dengan bagiannya masing masing. Dengan adanya struktur organisasi dengan fungsi dan kegiatan nya yang berbeda dapat di jabar kan dengan gambaran. PT Esham Dima Mandiri memiliki struktur organisasi sebagai berikut : Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PT Esham Dima Mandiri

4 Tugas dan Tanggungjawab Berdasar kan pada struktur organisasi diatas, pada setiap bagiannya memiliki tugas dan tanggung jawab masing masing yang harus dijalan kan sebagai berikut : 1. Direktur Utama Uraian pelaksanaan tugas dan tanggungjawab direktur utama yaitu: Menetapkan arah tujuan dan strategi dalam pengembangan perusahaan. Mempunyai kewenangan penuh untuk pengambilan keputusan. Menerima pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan dari direktur. Melakukan evaluasi terhadap laporan yang diterima dari direktur. 2. Direktur Uraian pelaksanaan tugas dan tanggungjawab direktur yaitu: Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan operasional yang dijalankan perusahaan. Membantu menetapkan arah tujuan dan strategi dalam pengembangan perusahaan. Menjalankan strategi-strategi perkembangan perusahaan yang diberikan oleh direktur utama.

5 47 Menerima laporan rutin dari general manager atas seluruh kegiatan operasional. 3. General Manager Uraian pelaksanaan tugas dan tanggung jawab general manager yaitu: Mengawasi tindakan manager, apakah sesuai dengan kebijakan dan tujuan perusahaan. Memberikan pengarahan umum serta menetapkan wewenang dan tanggung jawab dari setiap manager. Mengkoordinasi seluruh kegiatan perusahaan dan bertanggung jawab kepada direktur. Meminta laporan pertanggungjawaban dari setiap manager. 4. Internal Audit Uraian pelaksanaan tugas dan tanggung jawab internal audit yaitu: Tugas utama auditor internal yaitu mengamankan aset perusahaan. Melakukan evaluasi terhadap ketaatan perusahaan, apakah ketaatan tersebut telah dijalankan dengan baik. Membantu manajemen dalam pencegahan, pendeteksian dan memberikan keyakinan bahwa apa yang dilaporkan bawahan tentang laporan keuangan perusahaan adalah benar dan dapat dipercaya.

6 48 5. Sekretaris Uraian pelaksanaan tugas dan tanggung jawab sekretaris yaitu: Membantu dalam perencanaan dan persiapan rapat Mengurus inventaris yang memadai untuk perlengkapan kantor. Memberikan pelayanan administratif bagi direktur. Menyusun surat-surat rahasia dan menyusun acara pertemuan bisnis. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya. 6. Manager HRD Uraian pelaksanaan tugas dan tanggung jawab manager HRD yaitu: Bertanggung jawab dalam proses perekrutan karyawan. Menyusun pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing divisi/departemen. Menghubungkan antara pekerja dengan perusahaan, mulai dari peraturan perusahaan, informasi dan kebijakan yang ada. Menyimpan dan meneliti arsip-arsip yang berhubungan dengan data karyawan.

7 49 Melakukan penilaian kerja melalui pengawasan terhadap efektifitas kerja serta kedisiplinan karyawan. 7. Manager Keuangan Uraian pelaksanaan tugas dan tanggung jawab manager keuangan yaitu: Mengkoordinasi, memeriksa dan mengawasi penerimaan dan pengeluaran kas. Merumuskan dan menetapkan rencana penggunaan anggaran kas, rencana jangka panjang dan jangka pendek dalam bidang keuangan. Menetapkan dan mengatur prosedur kegiatan yang berhubungan dengan akuntansi dan keuangan. Mengevaluasi laporan yang diterima dari bagian accounting dan bagian finance. Memberikan/melaporkan kas perusahaan atau laporan bulanan kepada atasannya. 8. Manager Pajak Uraian pelaksanaan tugas dan tanggung jawab manager pajak yaitu: Memonitor dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pajak. Mengkoordinasi para staf pajak dalam melakukan tugasnya.

8 50 Mengevaluasi laporan dari staf pajak. 9. Manager Purchasing Uraian pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Manager Purchasing yaitu: Menyetujui dan memeriksa permintaan atas barang yang akan dipesan. Menentukan supplier-supplier untuk bekerja sama. 10. Logistic Manager Uraian pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Logistic Manager yaitu: Menyelenggarakan seluruh kegiatan unit usaha pelayanan logistik yang meliputi kegiatan penyalur dan pergudangan serta kegiatan penunjang usaha lainnya agar menghasilkan keuntungan sesuai dengan target yang ditetapkan. Memeriksa laporan kegiatan unit usaha logistik secara benar dan tepat waktu. 11. Sales Manager Uraian pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Sales Manager, yaitu: Merencanakan, mengkoordinasi, mengendalikan dan mengawasi kegiatan penjualan.

9 51 Membagi area-area tertentu untuk para sales. Mengkoordinasikan action plan agar target penjualan dapat terealisasi. - Menentukan rencana penjualan dan membuat pedoman pelaksanaan kegiatan penjualan bagi para staf serta melakukan fungsi pengembangan produk, mengidentifikasi peluang baru dalam hal penjualan. - Mengontrol dan membantu staf sales dalam menghadapi suatu masalah yang memerlukan masukan dan meminta persetujuan. 12. Manager Marketing Uraian pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Manager Marketing, yaitu: - Merencanakan dan mengkoordinasi budget pemasaran secara rutin. - Menentukan strategi efektif bulanan untuk masing-masing produk. - Mengontrol strategi pemasaran untuk semua produk. - Menerima laporan analisa terhadap produk pesaing yang ada di pasar. - Menerima laporan analisa atas pencapaian target pada produk. 13. Manager IT Uraian pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Manager IT yaitu: - Mengembangkan sistem-sistem untuk kebutuhan TI dalam perusahaan.

10 52 - Menjaga dan memelihara aset milik perusahaan baik yang digunakan untuk kepentingan pelaksanaan tugas maupun yang secara langsung berada dibawah tanggungjawabnya. - Bertanggung jawab atas keamanan data untuk seluruh perangkat server yang ada dan mengambil tindakan yang dianggap perlu untuk langkah pengamanan. - Bertanggung jawab atas keseluruhan sistem IT yang digunakan oleh perusahaan. 14. IT Support Uraian pelaksanaan tugas dan tanggungjawab IT Support, yaitu: - Memastikan seluruh perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan digunakan secara tepat. - Menangani seluruh permasalahan pengguna yang berhubungan dengan TI baik software maupun hardware. - Memberikan solusi atas permasalahan pengguna yang berhubungan dengan TI dan memetakan permasalahan tersebut ke dalam kerangka kerja periodik. - Bertanggung jawab penuh atas kondisi ruang server, seperti: kecukupan daya listrik, dan keamanan ruang server.

11 IT Project Tugas dan tanggung jawab IT Programmer yaitu menerima permintaan dari IT Support atau atasannya untuk membuat suatu aplikasi yang berhubungan dengan bisnis perusahaan dan juga untuk menentukan aplikasi yang tepat yang berhubungan dengan database perusahaan serta memantau dan menjaga data-data yang disimpan dalam perusahaan. 3.3 System yang sedang dijalankan pada PT Esham Dima Mandiri saat ini sebagai berikut : Perekrutan Pertama-tama manager mengumpulkan data posisi/jabatan karyawan yang dibutuhkan dalam perusahaan di dalam form pengajuan rekruitmen kayawan. Lalu perusahaan membuka lowongan melalui media cetak dan media internet. Para pelamar akan diminta mengisi form untuk calon pegawai. Setelah personalia menerima form calon pegawai, maka dilakukanlah seleksi admin berdasarkan kualifikasi yang diberikan oleh manager. Setelah dilakukannya seleksi admin, perusahaan akan memanggil pendaftar untuk melakukan interview sesuai dengan bagiannya masing-masing. Dan bila cocok akan dibuat kan surat kontrak kerja selama 2 x 1tahun. Para karyawan baru akan menjalani training terlebih dahulu selama 3 bulan dari atasan pada bagian masingmasing.

12 Gambar 3.2 Flowchart Perekrutan 54

13 Penggajian Penggajian dan absensi Karyawan yang telah menjalani masa kontrak selama 2 x 1tahun akan diangkat menjadi karyawan tetap. Setiap karyawan mendapatkan gaji pokok, uang makan dan uang tunjangan jabatan. Uang makan diberikan setiap karyawan datang bekerja. Uang tunjangan jabatan diberikan sesuai jabatan yang dimiliki oleh karyawan yang memiliki jabatan staff dan lebih tinggi dari itu. Semua itu dijumlahkan dan diberikan pada karyawan pada akhir bulan dengan cara transfer melalui bank NISP. Tiap karyawan memiliki lama bekeja 40jam/minggu, dengan ketentuan pada hari Senin hingga Jumat jam kerja pukul 08:00 hingga pukul 16:30 dengan istirahat pada pukul 12:00 hingga pukul 13:30 dan pada hari Sabtu jam kerja pukul 08:00 hingga pukul 14:00 dengan istirahat pada pukul 12:00 hingga pada pukul 13:00. Sistem absensi menggunakan tekhnik fingerprint. Bila karyawan telat berturut-turut maka bagian manager akan membuat surat SP yang diberikan kepada personalia, lalu diberlakukan pemanggilan kepada karyawan. Dan akan ada pemotongan gaji pada karyawan.

14 56 Penggajian dan Absensi Pelamar Bag Manager Personalia Bagian Gaji Start Melakukan Absensi Menghitung Total Hari Kerja Karyawan/bulan Draft Sp Terlambat >3 ya Membuat Sp Menghitung Gaji Pokok Karyawan Memberi Surat Sp Pemangilan Surat Sp Pemotongan Telat Menghitung Gaji dan Mengakumulasikan Pemotongan dan Penambahan gaji Form Pemotongan Telat Form Gaji tidak Mencetak Slip Gaji Finish Gambar 3.3 Flowchart Penggajian dan Absensi

15 Cuti Setiap karyawan memiliki jatah untuk mengambil cuti sebanyak 12 hari dalam 1 tahun. Karyawan yang ingin mengajukan cuti haruslah mengisi form persetujuan cuti terlebih dahulu. Saat karyawan tetap mengajukan cuti maka akan diberlakukan pemotongan hak cuti. Apabila karyawan tetap tersebut sudah tidak memiliki hak cuti, maka akan diberlakukan pemotongan gaji. Sedangkan bila karyawan kontrak yang mengambil cuti maka akan langsung diberlakukan pemotongan gaji sesuai lama cuti yang diambil. Dalam cuti hamil diberikan waktu cuti selama 3 bulan kepada karyawati tersebut. Gambar 3.4 Flowchart Cuti

16 Lembur Pertama-tama manager akan mengajukan permintaan lembur kepada karyawan. Lalu karyawan akan mengisi form lembur. Bila karyawan tidak dapat melakukan lembur, karyawan harus menuliskan alasannya pada saat mengisi form lembur. Pada karyawan yang melakukan lembur akan ada penambahan gaji yang diberikan pada karyawan tersebut. Lembur Manager Pegawai Bagian Gaji Start Membuat Form Lembur Mengisi Form Lembur Form Lembur Menyetujui Setuju Melakukan Lembur Penambahan Gaji Tidak setuju Finish Gambar 3.5 Flowchart Lembur

17 Pemberhentian Karyawan dan karyawati yang telah mencapai umur tertentu akan dipensiunkan dan diberikan uang pesangon sesuai jabatan yang dimilikinya. Karyawan juga dapat berhenti bekerja apabila mengundurkan diri dari perusahaan. Pemecatan dengan tidak hormat diberikan apabila karyawan atau karyawati yang melakukan tindakan kriminal dan akan segera diserahkan kepada pihak yang berwajib. Gambar 3.6 Flowchart Pemberhentian

18 Diagram Aliran Data Diagram Konteks Bagian Personalia Pelamar Bag Penggajian Form_Lamaran Hasil_Lamaran Form_Pemberhentian Laporan_Kebutuhan_Karyawan Form_SP Form_Gaji Form_Pengajuan_Rekruitmen_Karyawan Form_Kebutuhan_Karyawan Sistem Human Resource PT. Esham Dima Mandiri Permintaan_Lembur Manager Form_Cuti List_tunjangan Surat_peringatan Data_Hasil_Pemberhentian Karyawan Persetujuan_Lembur Persetujuan_Cuti Slip_gaji Gambar 3.7 Diagram Konteks

19 Diagram Nol Gambar 3.8 Diagram Nol

20 Analisis Data 1.Analisis pengajuan recruitment pegawai Tabel 3.1 Analisis pengajuan recruitment pegawai Atribut Jabatan Divisi /Bagian Area Atasan Langsung Kualifikasi Kebutuhan Tgl Deskripsi Berisi Jenis Jabatan yang di butuhkan oleh si manager Ex: Manager Berisi Jenis Divisi / Bagian yang di butuhkan oleh si manager. Ex: Bagian Keuangan. Berisi tempat calon pegawai ditempatkan Berisi nama atasan langsung yang akan bertanggung jawab terhadap calon pegawai. Berisi persyaratan / kualifikasi yang di ajukan oleh yang mengajukan form. Berisi kebuthan akan calon pegawai. Ex: tgl dibutuhkan, masa kontrak calon pegawai yang dibutuhkan, alasan kebutuhan. Berisis tanggal form di buat dan di ajukan.

21 Gambar 3.11 Form Pengajuan Recruitment Karyawan 63

22 64 2.Analisis Formulir Pendaftaran Tabel 3.2 Analisis formulir pendaftaran Atribut Posisi Lamaran Nama Jenis kelamin Tempat,tanggal lahir agama alamat Deskripsi Posisi yang ingin di ingin di lamar pegawai Bersisi keterangan identitas dari si pelamar. Ex: nama, jenis kelamin, dsb. Berisi riwayat pendidikan pelamar. Berisi keterangan tentang keluarga dan lingkungan pelamar. Berisi riwayat pekerjaan / pengalaman pelamar. Berisi data kondisi kesehatan pegawai.

23 Gambar 3.12 Formulir Calon Pegawai 65

24 66 3.Analisis Slip Gaji Tabel 3.3 Analisis slip gaji Atribut Deskripsi NIK Nama NPWP Berisi Nomor induk pegawai. Berisi nama pegawai. Berisi nomor induk wajib pajak pegawai. Workarea Berisi tempat dimana pegawai ditempatkan untuk berkerja. Department Gaji Pokok Addition Deduction Take home pay Berisi departemn di mana pegawai berkeja Berisi gaji pokok per bulan yang diterima pegawai. Berisi jenis penambahan jenis tunjangan dan hal-hal lain yang di dapat pegawai. Berisi jenis pengurangan jenis tunjangan dan hal-hal lain yang di dapat pegawai. Berisi gaji bersih yang diterima pegawai setelah gaji pokok sudah di akumulasikan dengan total deduction dan total addtion. 4.Analisis Formulir Kerja Lembur Tabel 3.4 Analisis formulir kerja lembur Atribut Deskripsi NIK Nama Jabatan Tgl Mulai Lembur Jam Selesai Jam Jumlah Jam Lembur Berisi nomor induk pegawai. Berisi nama pegawai. Berisi Jabatan pegawai yang melakukan lembur Berisi tanggal dimana pegawai melakukan lembur. Berisi jam masuk lembur pegawai. Berisi Jam Selesai lembur pegawai. Berisi akumulasi total jam lembur pegawai dari jam masuk lembur hingga selesai.

25 67 Lembur Untuk Berisi Alasan di lakukan lembur. Gambar 3.13 Formulir Lembur 5.Analisis Formulir Permohonan Tabel 3.5 Analisis formulir permohonan Atribut Deskripsi Tgl Nama NIK Tgl masuk Area Kerja Department Tgl permohonan Keperluan/ alasan Berisi tanggal formulir permohan di ajukan. Berisi nama pegawai Berisi nomor induk pegawai. Berisi tanggal pegawai pertama kali masuk kerja Berisi area kerja pegawai di tempatkan. Berisi departement dimana pegawai di tempatkan. Berisi tanggal dimana pegawai berhalangan hadir. Berisi alasan yang pegawai berikan.

26 Gambar 3.14 Formulir Permohonan Cuti 68

27 69 6.Analisis Surat Peringatan Tabel 3.6 Analisis surat peringatan Atribut No_Sp Nama Jabatan Area Deskripsi Berisi nomor surat peringatan. Berisi nama pegawai Berisi Jabatan pegawai yang melakukan pelanggaran. Berisi tempat calon pegawai ditempatkan

28 Gambar 3.15 Surat Panggilan 70

29 User Requirement 1. Form Recruitment Form recruitment dibuat agar user lebih mudah dalam mengatur data perekrutan. Form recruitmen ini berisi KodeRecruitmen, Departemen, Tanggal,Posisi, JmlDibutuhkan, Keterangan. 2. Form Gaji Form gaji dibuat untuk memudah kan user dalam mengatur setiap gaji pegawai yang akan dikeluarkan. Form ini memudahkan user dalam perhitungan gaji yang telah dihitung langsung secara otomatis. Sistem ini berbeda dengan pengajian yang sedang dijalankan perusahaan saat ini, dimana perhitungan masih dilakukan secara manual. User juga lebih mudah dalam membuat laporan untuk menampilkan data keseluruhan bagi pegawai yang akan melakukan pengajian. Form gaji ini berisi GajiID, KaryawanID, PeriodeMulai, PeriodeSelesai,JumlahHariKerja, JumlahHadir, JumlahAbsen, JumlahSakit, JumlahIjin,JumlahLembut,JumlahPulangCepat,GajiPokok,UangLembur,UangTunjangan,Potongan dan GrandTotal. 3. Form Pemberhentian Form ini dibuat untuk memudahkan user dalam mengatur setiap pegawai yang akan memiliki status non aktif. Form ini dibuat untuk mengangani data data yang berhubungan dengan pemberhentian. Proses yang berjalan saat ini masih belum memiliki sistem yang efektif dalam menangani proses

30 72 pemberhentian. Form pemberhentian ini berisi IDPemberhentian, IDPegawai,Nama, Departemen, Tanggal Diajukan, Jenis, Alasan dan Keterangan. 3.7 Indentifikasi Permasalahan Berdasar kan apa yang telah kami analisa selama ini, PT Esham Dima Mandiri memiliki beberpa permasalahan yang terjadi pada proses yang berjalan saat ini sebagai berikut : 1) Kurang keamanan terhadap data data yang ada didalam perusahaan karena pendataan terkadang masih dibuat secara manual misal nya surat dan slip gaji sehingga masih disimpan didalam bentuk file atau dokumen. 2) Status karyawan yang telah non aktif dalam perusahaan muncul kembali menjadi karyawan aktif. hal ini mengakibatkan kesalahan perusahaan dalam melakukan pembayaran pada karyawan. 3) Sering terjadi nya kesalahan pada proses pengajian karena perhitungan masih dilakukan secara manual dan proses dalam pembuatan laporan untuk pengajian lebih lambat karena harus dicatat berulang kali sehingga membutuhkan pemeriksaan yang memakan waktu yang cukup lama. 4) Sistem pemberhentian yang sedang berjalan saat ini belum memiliki prosedur yang tepat dalam menangani pegawai yang akan memiliki status non aktif.surat surat yang dikeluarkan dibuat sesuai dengan kebijakan oleh perusahaan sehingga data data tidak teratur.setiap perubahan terhadap status pegawai harus dilakukan pada setiap tempat dan memungkinkan kesalahan dalam melakukan penginputan.

31 Usulan Pemecahan Permasalahan Berdasar kan permasalahan yang dihadapi pada PT Esham Dima Mandiri, kami mempunyai solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut sebagai berikut : 1) Merancang sebuah database bagi perusahaan dalam mengelola dan mem back up data apabila terjadi kerusakan,sehingga keamanan data lebih terjamin. 2) Merancang sebuah aplikasi basis data yang saling terintegrasi untuk menghindari redudansi data. 3) Merancang sebuah aplikasi basis data untuk bagian pengajian agar segala perhitungan dapat dilakukan secara otomatis dan memudah kan user dalam pembuatan laporan bagi manager dan slip gaji bagi pegawai yang akan menerima gaji. 4) Merancang sebuah basis data untuk bagian pemberhentian agar proses pemberhentian lebih mudah dalam melakukan pendataan bagi pegawai yang berstatus non aktif dan semua data yang dihasilkan dapat saling terintegrasi satu sama lain agar mempermudah user dalam melakukan peng updatean.