JALUR SOP DARI ORDER DITERIMA SAMPAI ORDER JADI

Transkripsi

1 JALUR SOP DARI ORDER DITERIMA SAMPAI ORDER JADI NOTE : SETIAP DIVISI WAJIB QUALITY CONTROL DI BAGIAN MASING-MASING KLIEN ORDER BESERTA DP 60% CUSTOMER SERVICE TERIMA ORDER ISI FORM ORDER OLEH KLIEN ACC FORM ORDER OLEH KLIEN TERIMA DESAIN BERIKAN DESAIN KE DIVISI DESAINER WORK ORDER DITERBITKAN OLEH DESAINER TERBITKAN WO DENGAN FORM ORDER DILAMPIRKAN APABILA KLIEN DATANG LANGSUNG, SCREEN CAPTURE APABILA KLIEN DARI ADMIN TERBITKAN INVOICE DP BERDASAR HARGA DARI MANAJER PRODUKSI APABILA ADA NEGOSIASI. MEMBERIKAN WO UNTUK ORDER YANG SUDAH DP KE KEPALA PRODUKSI MENERIMA WO DARI ADMIN HITUNG PEMBELIAN BAHAN TERBITKAN REQUEST ORDER BAHAN BILA DP SUDAH MASUK MASUKKAN ORDER KE DALAM JADWAL PRODUKSI JALANKAN WO KE SETIAP DIVISI SESUAI FLOW CHART YANG SUDAH ADA RUNNER BELI BAHAN BELI BENANG (BILA STOK KOSONG) LAPORKAN BIAYA-BIAYA PEMBELIAN BAHAN KE ADMIN REQUEST DANA BELI BAHAN (TRANSFER / CASH) AKUNTING / ADMIN / FINANCE UNTUK BAHAN KAIN, PEMESANAN DILAKUKAN OLEH ADMIN BERIKAN DANA BELI BAHAN KE RUNNER (TRANSFER / CASH) TERIMA LAPORAN BIAYA-BIAYA PEMBELIAN BAHAN DARI RUNNER DIVISI SABLON TERIMA SCREEN & WORK ORDER SABLON YANG SUDAH SIAP DARI DIVISI AFDRUK TERIMA BAHAN YANG READY SABLON DARI DIVISI POTONG MELAKUKAN PROSES SETTING ULANG SCREEN MELAKUKAN PROSES SABLON DIBANTU OLEH HELPER DIVISI AFDRUK SIAPKAN SCREEN BERSIH UNTUK DIPROSES AFDRUK FILM SESUAI JADWAL PRODUKSI CEK SCREEN SETELAH AFDRUK HINGGA SIAP UNTUK NAIK PRODUKSI DIVISI DESAINER TERIMA DESAIN DARI FRONT OFFICE PROSES PECAH WARNA EDIT RINGAN (TERMASUK TRACING) BILA DIPERLUKAN. CETAK FILM UNTUK AFDRUK SCREEN SATUKAN PO SABLON DENGAN FILM KIRIM FILM SIAP AFDRUK BERDASAR JADWAL PRODUKSI KE DIVISI AFDRUK TERIMA LAPORAN DARI RUNNER UNTUK KETERSEDIAAN BAHAN DIVISI CURING - PRESS TERIMA BAHAN YANG SUDAH DISABLON MELAKUKAN PROSES CURING - PRESS SESUAI DENGAN JADWAL PRODUKSI (BERDASAR DEADLINE) DIBAWAH CHECKING DIVISI JAHIT MELAKUKAN PROSES JAHIT SESUAI JADWAL PRODUKSI DAN DEADLINE DIVISI POTONG TERIMA BAHAN & WORK ORDER DARI MELAKUKAN PROSES POTONG SESUAI DENGAN WORK ORDER MELAKUKAN QUALITY CONTROL UNTUK PEMISAHAN BAHAN SEBELUM DIKIRIM KE DIVISI SABLON TERIMA BAHAN DARI RUNNER CEK BAHAN DARI RUNNER SESUAI FORM REQUEST BAHAN CEK KEBUTUHAN & KETERSEDIAAN BENANG SESUAI WO TERIMA WORK ORDER UNTUK DIVISI PRODUKSI DIVISI FINISHING & PACKING PROSES FINISHING - QUALITY CONTROL - PACKING SESUAI JADWAL PRODUKSI DAN DEADLINE QUALITY CONTROL & CHECK JUMLAH PESANAN SESUAI WORK ORDER SERTA MELAPORKAN KE ADMIN BAHWA BARANG SUDAH SELESAI, SUDAH TERPACKING & SIAP KIRIM ATAU DIAMBIL ADMIN MENERIMA LAPORAN BARANG SELESAI DARI SUPERVISOR PRODUKSI MEMBERIKAN KABAR KE KLIEN BAHWA BARANG SUDAH SELESAI MENGIRIMKAN INVOICE PELUNASAN KE KLIEN + ONGKIR MENERBITKAN NOTA PELUNASAN CUSTOMER SERVICE MENERIMA LAPORAN PELUNASAN DARI ADMIN (UTK BARANG YG DIAMBIL SENDIRI OLEH KLIEN) MENERIMA NOTA PELUNASAN UTK BARANG YG DIAMBIL SENDIRI OLEH KLIEN MENYERAHKAN BARANG KEPADA KLIEN DAN UCAPKAN TERIMA KASIH. RUNNER MENGIRIMKAN BARANG KE KARGO SESUAI PERMINTAAN KLIEN MELAPORKAN HASIL PENGIRIMAN (BIAYA-BIAYA) KE ADMIN

2 JOB DESCRIPTION / DESKRIPSI PEKERJAAN MANAJER OPERASIONAL MEMANTAU KONDISI TEMPAT PRODUKSI AGAR TETAP KONDUSIF MEMBANTU MEMBUAT KEPUTUSAN HARGA APABILA ADA NEGOSIASI MEMBANTU MEMBUAT KEPUTUSAN PRODUKSI MENENTUKAN STANDAR KONTROL KUALITAS MENGAWASI PROSES PRODUKSI ME RE-NEGOSIASI RENTANG WAKTU ATAU JADWAL (AGAR PEKERJAAN SESUAI TARGET PERUSAHAAN) MELAKUKAN PEMILIHAN, PEMESANAN DAN PEMBELIAN BAHAN MENJADI PENGHUBUNG DENGAN PEMBELI, PEMASARAN DAN STAF PENJUALAN (JIKA DIRASA MEMERLUKAN KEPUTUSAN MANAJER PRODUKSI) MENGAWASI DAN MEMOTIVASI TIM PEKERJA BERTANGGUNG JAWAB UNTUK PEMILIHAN DAN PEMELIHARAAN PERALATAN PRODUKSI MANAJER REKAYASA MEMANTAU KONDISI KANTOR AGAR TETAP KONDUSIF MEMBAWAHI DIVISI KANTOR (PERSONALIA, ADMIN, FINANSIAL, PEMASARAN, DESAINER, CUSTOMER SERVICE) MENGATUR DAN MEMBANGUN PONDASI MANAJEMEN DALAM AKUNTANSI, KEUANGAN, EKONOMI, PERILAKU ORGANISASI, DAN DESAIN ORGANISASI MEMFOKUSKAN PADA TEKNOLOGI DIDESAIN DAN DIATUR UNTUK MENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN YANG EFEKTIF MEMANTAU PENGELOLAAN ORGANISASI PERUSAHAAN AGAR TETAP SEHAT BEKERJA SAMA DENGAN MANAJER PRODUKSI UNTUK MENINGKATKAN PROSES DAN KAPASITAS MENGAWASI DAN MEMOTIVASI TIM PEKERJA BERTANGGUNG JAWAB UNTUK PEMILIHAN DAN PEMELIHARAAN PERALATAN PRODUKSI PERSONALIA BERTANGGUNG JAWAB MENGELOLA DAN MENGEMBANGKAN SUMBER DAYA MANUSIA. DALAM HAL INI TERMASUK PERENCANAAN, PELAKSANAAN DAN PENGAWASAN SUMBER DAYA MANUSIA DAN PENGEMBANGAN KUALITAS SUMBER DAYA MANUSIA. MEMBUAT SISTEM HUMAN RESOURCH YANG EFEKTIF DAN EFISIEN, MISALNYA DENGAN MEMBUAT SOP, JOB DESCRIPTION, TRAINING AND DEVELOPMENT SYSTEM DLL. BERTANGGUNG JAWAB PENUH DALAM PROSES REKRUTMEN KARYAWAN, MULAI DARI MENCARI CALON KARYAWAN, WAWANCARA HINGGA SELEKSI. MELAKUKAN SELEKSI, PROMOSI, TRANSFERING DAN DEMOSI PADA KARYAWAN YANG DIANGGAP PERLU. MELAKUKAN KEGIATAN PEMBINAAN, PELATIHAN DAN KEGIATAN-KEGIATAN YANG BERHUBUNGAN DENGAN PENGEMBANGAN KEMAMPUAN, POTENSI, MENTAL, KETERAMPILAN DAN PENGETAHUAN KARYAWAN YANG SESUAI DENGAN STANDAR PERUSAHAAN. BERTANGGGUNG JAWAB PADA HAL YANG BERHUBUNGAN DENGAN ABSENSI KARYAWAN, PERHITUNGAN GAJI, BONUS DAN TUNJANGAN. MEMBUAT KONTRAK KERJA KARYAWAN SERTA MEMPERBAHARUI MASA BERLAKUNYA KONTRAK KERJA. MELAKUKAN TINDAKAN DISIPLINER PADA KARYAWAN YANG MELANGGAR PERATURAN ATAU KEBIJAKAN PERUSAHAAN.

3 FINANCE & ADMINISTRASI MELAKUKAN INPUT HARGA POKOK PRODUKSI (BAHAN, BIAYA BORONGAN SABLON - JAHIT) MERENCANAKAN & MENGONTROL ARUS KAS PERUSAHAAN (CASHFLOW) MELAKUKAN PEMESANAN BAHAN SESUAI PERMINTAAN DIVISI PRODUKSI YANG SEBELUMNYA SUDAH DIHITUNG EFISIENSINYA MENGUMPULKAN & MENGANALISA DATA & INFORMASI KEUANGAN UNTUK MENGHASILKAN LAPORAN KEUANGAN PERUSAHAAN MENGELOLA PERENCANAAN, PELAPORAN & PEMBAYARAN KEWAJIBAN PERUSAHAAN MERENCANAKAN & MENGKOORDINASI PENYUSUNAN ANGGARAN PERUSAHAAN PELAPORAN KEUANGAN (LENGKAP) KE KOMISARIS MENERBITKAN INVOICE DP BERDASAR HARGA DARI MANAJER PRODUKSI APABILA ADA NEGOSIASI MEMBERIKAN DANA BELI BAHAN KE RUNNER (TRANSFER / CASH) MEMBERIKAN DANA BELI KEBUTUHAN PRODUKSI KE RUNNER (TRANSFER / CASH) MENERIMA LAPORAN BIAYA-BIAYA PEMBELANJAAN DARI RUNNER MELAKUKAN PROSES INPUT KELUAR - MASUK UANG HARIAN MEMBERIKAN GAJI KARYAWAN KEPADA BAGIAN PERSONALIA MENERIMA LAPORAN BARANG SELESAI DARI MEMBERIKAN KABAR KE KLIEN BAHWA BARANG SUDAH SELESAI MENGIRIMKAN INVOICE PELUNASAN KE KLIEN + ONGKIR MENERBITKAN NOTA PELUNASAN JOB DESCRIPTION / DESKRIPSI PEKERJAAN MARKETING / PEMASARAN MENGATUR STRATEGI PROMOSI MENJAGA DAN MENINGKATKAN VOLUME PENJUALAN MENYIAPKAN PROSPEK KLIEN BARU MENJALIN KOMUNIKASI YANG BAIK DENGAN PELANGGAN MEMPERTAHANKAN PELANGGAN YANG TELAH ADA MEMASTIKAN PENCAPAIAN TARGET PENJUALAN MELAPORKAN AKTIVITAS PENJUALAN PERUSAHAAN KEPADA ATASAN MARKETING MEMILIKI TUGAS UNTUK MENYERAP INFORMASI DAN MENYAMPAIKAN KEPADA PERUSAHAAN TENTANG SEGALA SESUATU YANG BERMANFAAT UNTUK MENDUKUNG PENINGKATAN KUALITAS DAN PENJUALAN PRODUK. DIVISI PURCHASING MEMBANDINGKAN HARGA SATU BARANG DENGAN YANG LAINNYA, SUDAH TENTU KITA HARUS MEMILIH BARANG DENGAN HARGA YANG BAGUS MENCARI BARANG DIMANA DENGAN HARGA YANG RENDAH MENDAPATKAN BARANG YANG BERKUALITAS TINGGI MEMEMAHAMI KEBUTUHAN DAN MENERIMA PERMINTAAN DARI DIVISI YANG MEMBUTUHKAN MEMBUAT DOKUMEN PURCHASE ORDER YANG FUNGSINYA SEBAGAI ACUAN PEMBELANJAAN PEMELIHARAAN DOKUMEN PEMBELANJAAN GUNA MEMANTAU PEMBELANJAAN REPEAR ORDER MEMELIHARA HUBUNGAN BAIK DENGAN SUPLIER

4 CUSTOMER SERVICE MENERIMA TAMU & MENERIMA ORDER ACC WORK ORDER OLEH KLIEN MENERIMA DESAIN DARI KLIEN MEMBERIKAN NOTA DP ORDER DENGAN HARGA DITENTUKAN OLEH MANAJER PRODUKSI MEMBERIKAN WORK ORDER DARI DESAINER DENGAN FORM ORDER DILAMPIRKAN APABILA KLIEN DATANG LANGSUNG, SCREEN CAPTURE ORDER (DIPRINT & DILAMPIRKAN) DARI KLIEN APABILA KLIEN MELAKUKAN ORDER DARI DESAINER MENERIMA DESAIN DARI CUSTOMER SERVICE MEMBUAT WORK ORDER SESUAI PESANAN KONSUMEN PROSES PECAH WARNA TERMASUK DESAIN RINGAN (TRACING, DLL) BILA DIPERLUKAN. PRINT / CETAK FILM UNTUK AFDRUK SCREEN PILAH - PILAH DAN SATUKAN WORK ORDER SABLON DENGAN FILM KIRIM FILM SIAP AFDRUK BERDASAR JADWAL PRODUKSI DARI MANAJER PRODUKSI KE DIVISI AFDRUK DIPERBANTUKAN UNTUK MENERIMA TAMU / ORDER APABILA KONDISI MANAJER PRODUKSI & CUSTOMER SERVICE TIDAK MEMUNGKINKAN. JOB DESCRIPTION / DESKRIPSI PEKERJAAN MEMBUAT JADWAL PRODUKSI AGAR SESUAI DEADLINE SELALU MEMBERIKAN LAPORAN KINERJA HARIAN SESUAI FORM YANG SUDAH ADA KE MANAJER PERSONALIA MENERIMA BAHAN BELKANJA (KAIN, BENANG, KEBUTUHAN QC) DARI RUNNER CEK BAHAN KAIN DARI RUNNER SESUAI FORM REQUEST BAHAN CEK KETERSEDIAAN BAHAN SESUAI PO (ADA / TIDAK), APABILA TIDAK ADA REQUEST KE KURIR MENERIMA WORK ORDER UNTUK DITERUSKAN KE SETIAP DIVISI MEMBERIKAN KE DIVISI POTONG BAHAN-BAHAN KAIN YANG AKAN DIPOTONG SESUAI WORK ORDER APABILA ADA KEKURANGAN BAHAN PADA SAAT PROSES POTONG SEGERA REQUEST KE BAGIAN ADMINISTRASI DILANJUT KE PEMBELANJAAN MELALUI RUNNER (DISEGERAKAN AGAR TIDAK MENGGANGGU PROSES PRODUKSI KARENA KEKURANGAN BAHAN) MENGIRIMKAN BAHAN YANG PENGERJAANNYA DISUBKAN (BORDIR, ATAU JAHIT, ITIK-ITIK PASANG KANCING DILUAR) MELAKUKAN ARAHAN KE DIVISI PRESS-CURING (MANA YANG DIDAHULUKAN UNTUK MENGEJAR DEADLINE) MELAKUKAN ARAHAN KE DIVISI FINISHING - PACKING SESUAI DENGAN JADWAL PRODUKSI (MANA YANG DIDAHULUKAN UNTUK MENGEJAR DEADLINE) MELAPORKAN KE ADMIN BAHWA BARANG SUDAH SELESAI, SUDAH TERPACKING & SIAP KIRIM ATAU DIAMBIL WAJIB MELAKUKAN QUALITY CONTROL PADA TIAP DIVISI WAJIB MEM-BACK UP PEKERJAAN DIVISI APAPUN BILA DIVISI NYA BERHALANGAN MEMBERIKAN LAPORAN PRODUKSI HARIAN SESUAI FORM YANG SUDAH DISEDIAKAN (SEBELUM PULANG KERJA) MENCATAT DAFTAR REJECT SESUAI FORM YANG SUDAH TERSEDIA MENCARI SEBAB DAN SOLUSI APABILA ADA REJECT DAN LEPAS DEADLINE

5 JOB DESCRIPTION / DESKRIPSI PEKERJAAN RUNNER MELAKUKAN SELURUH PROSES PEMBELANJAAN KEBUTUHAN PRODUKSI & KANTOR MELAPORKAN BIAYA-BIAYA PEMBELANJAAN KE ADMIN (LENGKAP DENGAN NOTA) REQUEST BIAYA UNTUK PEMBELANJAAN BERDASAR DARI PERMINTAAN SELURUH DIVISI PRODUKSI DENGAN ACC MELAPORKAN KETERSEDIAAN PEMBELANJAAN KE MEMBERIKAN HASIL KE UNTUK PEMBELANJAAN KAIN, BENANG & SELURUH KEBUTUHAN DIVISI JAHIT, POTONG, QC & PRESS - CURING. MENGIRIMKAN BARANG KE KARGO SESUAI PERMINTAAN KLIEN MENGIRIMKAN BARANG KE KLIEN SESUAI REQUEST KLIEN (AREA YOGYAKARTA KOTA) MELAPORKAN HASIL PENGIRIMAN (BIAYA-BIAYA) KE ADMIN MEMBANTU PROSES PRODUKSI APABILA BELUM ADA PEMBELANJAAN & PENGIRIMAN DIVISI AFDRUK AFDRUK FILM SESUAI JADWAL PRODUKSI & DIKERJAKAN URUT SESUAI DENGAN URUTAN JADWAL PRODUKSI MELAKUKAN PROSES CUCI SCREEN PENGERJAAN AFDRUK FILM DIBAWAH QUALITY CONTROL DARI CEK SCREEN SETELAH AFDRUK HINGGA SIAP UNTUK NAIK PRODUKSI SABLON APABILA DITEMUKAN AFDRUK REJECT ATAU PRINT KURANG LANGSUNG KONSULTASIKAN DENGAN SABLON DIVISI POTONG MENERIMA BAHAN DAN WORK ORDER DARI SEBELUM POTONG DITIMBANG DAHULU MELAKUKAN PROSES POTONG SESUAI DENGAN WORK ORDER APABILA TERJADI KEKURANGAN BAHAN LANGSUNG MELAPORKAN KE MELAKUKAN QUALITY CONTROL DAN PEMISAHAN UKURAN SEBELUM DIBERIKAN KE DIVISI SABLON SETIAP ARTIKEL WAJIB DILEBIHKAN 2pcs UKURAN PALING BESAR UNTUK CADANGAN REJECT UNTUK PROSES POTONG KOMBINASI (YANG BELUM ADA POLA POTONGNYA) DIKONSULTASIKAN DENGAN PERHATIKAN UNTUK PENYIMPANAN KAIN WARNA PUTIH & KAIN WARNA MUDA

6 JOB DESCRIPTION / DESKRIPSI PEKERJAAN DIVISI SABLON SETTING ULANG SCREEN UNTUK MENJAGA KUALITAS MENERIMA SCREEN & WO SABLON YANG SUDAH SIAP DARI DIVISI AFDRUK MENERIMA BAHAN YANG SUDAH READY SABLON DARI DIVISI POTONG MELAKUKAN MIXING COLOR SESUAI DESAIN MELAKUKAN PROOFING SEBELUM PRODUKSI MASAL QUALITY CONTROL UNTUK KUALITAS KAIN (BERLUBANG/TIDAK) MELAKUKAN PROSES SABLON SESUAI DENGAN JADWAL PRODUKSI (MANA YANG DIDAHULUKAN UNTUK MENGEJAR DEADLINE) PENYIMPANAN KAIN WARNA PUTIH & WARNA MUDA HARUS DIPERHATIKAN KEBERSIHANNYA LEMBUR APABILA TIDAK MEMUNGKINKAN MENYELESAIKAN PRODUKSI SABLON DENGAN JAM KERJA REGULER (UNTUK MENGEJAR DEADLINE) DIVISI CURING - PRESS MENERIMA BAHAN YANG SUDAH DISABLON UNTUK DIPROSES CURING & PRESS MELAKUKAN PROSES CURING - PRESS SESUAI DENGAN JADWAL PRODUKSI (BERDASAR DEADLINE) MELAKUKAN PROSES CURING - PRESS SESUAI DENGAN WORK ORDER MELAKUKAN PEMISAHAN SETIAP UKURAN AGAR PROSES JAHIT LEBIH CEPAT DIVISI JAHIT SEBELUM MEMULAI PROSES JAHIT DIWAJIBKAN MEMBACA KETENTUAN WORK ORDER DENGAN TELITI, AGAR TIDAK TERJADI KESALAHAN DALAM PROSES JAHIT MELAKUKAN PROSES JAHIT DENGAN ARAHAN BERDASAR JADWAL DEADLINE (APABILA JADWAL DEADLINE TIDAK BISA MUNDUR HARUS ADA KESEDIAAN UNTUK LEMBUR) APABILA TERDAPAT KEKURANGAN BAHAN ATAU REJECT LANGSUNG MELAPOR KE PRODUKSI AGAR BISA LANGSUNG DICARIKAN SOLUSI BEKERJA SESUAI TARGET PERUSAHAAN DIVISI QC (FINISHING - PACKING) SESUAI ARAHAN BERDASAR JADWAL DEADLINE UNTUK ARTIKEL MANA YANG DIDAHULUKAN MELAKUKAN PROSES FINISHING ATAU MEMBERSIHKAN SISA BENANG SAMPAI BERSIH & RAPI TIDAK DIPERKENANKAN BEKERJA DENGAN CEPAT TAPI HASIL FINISHING TIDAK RAPI MELAKUKAN PROSES PACKING DENGAN RAPI (LIPATAN KONSISTEN & RAPI) & MENUTUP PLASTIK CETIK / OPP DENGAN RAPAT MELAPORKAN KE UNTUK ORDER YANG SUDAH SELESAI DIPACKING

7 HELPER MEMBANTU PROSES SABLON (HOTGUN, PASANG KAIN, LEPAS KAIN, DLL) BERSEDIA MEMBANTU JOBDESK RUNNER, CURING - PRESS, FINISHING APABILA BELUM ADA YANG DIKERJAKAN BERSEDIA MEMBANTU JOBDESK STOCKIEST GUDANG MELAKUKAN STOCK OPNAME SETIAP AKHIR BULAN JOB DESCRIPTION / DESKRIPSI PEKERJAAN STOCKIEST GUDANG MEN-DATA KETERSEDIAAN BAHAN BAKU PRODUKSI MELAPORKAN KEPADA ADMIN APABILA KETERSEDIAAN BAHAN BAKU SUDAH MENIPIS MENGONTROL KE-EFISIEN-AN BAHAN BAKU MELAKUKAN STOCK OPNAME SETIAP AKHIR BULAN