Bab IV Perancangan Arsitektur Knowledge Management System

Transkripsi

1 Bab IV Perancangan Arsitektur Knowledge Management System Penulisan bab IV ini ditujukan untuk menjelaskan tahapan perancangan arsitektur KMS melalui studi kasus serta menjelaskan tahapan perumusan strategi peningkatan proses pengelolaan pengetahuan di PT. Pos Kanwil V Jabar. Perancangan arsitektur KMS mengunakan metode penelitian studi kasus sebagai strategi penelitian (dijelaskan pada sub bab II.6.2) sedangkan untuk perumusan strategi peningkatan proses pengelolaan pengetahuan selain menggunakan metode studi kasus, juga menggunakan metode Delphi (dijelaskan pada sub bab II.6.3) Pemilihan metode Delphi untuk merumuskan strategi peningkatan proses pengelolaan pengetahuan karena metode Delphi dapat digunakan untuk mendapatkan berbagai pandangan dan pendapat tentang suatu objek (kondisi ideal proses pengelolaan pengetahuan) melalui pengumpulan opini dari suatu kelompok para ahli. Berdasarkan dari tujuan penulisan bab IV serta strategi penelitian dan metode penilaian yang digunakan, disusun langkah-langkah perancangan pada bab IV. Langkah perancangan diilustrasikan pada gambar IV-1. Langkah Penerapan dan Pengembangan KMS Pengumpulan Data Pengolahan Data Analisis Data Hasil Penelitian Studi Kasus Perancangan Arsitektur KMS Perumusan Strategi Peningkatan KM Gambar IV-1. Langkah Perancangan Arsitektur KMS dan Strategi Peningkatan KM 53

2 54 IV. 1. Tahapan Penerapan dan Pengembangan KMS Tahapan penerapan KMS mengikuti langkah-langkah penerapan KMS yang telah diidentifikasi pada bab III.4, langkah-langkah penerapan dan pengembangan KMS terdiri dari : 1. Mengidentifikasi kesempatan (opportunity) pemanfaatan KM. 2. Menganalisis kondisi organisasi. 3. Mendesain arsitektur KMS (Knowledge Management System). 4. Implementasi. 5. Pengukuran. Dengan tujuan untuk merancang arsitektur KMS dan merumuskan strategi peningkatan proses pengelolaan pengetahuan digunakan langkah-langkah penerapan dan pengembangan KMS yang telah diidentifikasikan pada sub bab III.4. Perancangan arsitektur KMS merupakan langkah ketiga dalam langkah penerapan dan pengembangan KMS. Sebelum memasuki langkah perancangan arsitektur KMS, perlu dilakukan langkah pendahuluan yaitu langkah pertama identifikasi kesempatan pemanfaatan KM, dan analisis kondisi organisasi terkait dengan pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan. Pada perancangan arsitektur KMS ini tidak meliputi langkah implementasi dan langkah pengukuran dikarenakan tujuan dari penulisan tesis ini adalah merancang arsitektur KMS. Berikut penjelasan tahapan perancangan arsitektur KMS 1. Identifikasi prospek penerapan mekanisme KM Langkah identifikasi prospek penerapan mekanisme KM ini bertujuan untuk mengidentifikasikan pemanfaatan KM pada organisasi. Perlu ditekankan bahwa pengembangan atau inisiatif penerapan KM bukan ditujukan untuk KM itu sendiri tetapi pengembangan KM ditujukan untuk mendukung strategi bisnis organisasi. Pada langkah pertama, aktivitas yang dilaksanakan adalah memahami strategi bisnis organisasi yang telah diidentifikasi sebelumnya oleh organisasi. Identifikasi prospek penerapan mekanisme KM dilakukan

3 55 melalui pemahaman dokumen organisasi seperti dokumen profil organisasi dan visi misi organisasi (disajikan pada Lampiran G). 2. Penilaian kondisi Organisasi Teori mekanisme KM yang dikemukakan oleh Tsoukas dan Vladimirou digunakan sebagai landasan proses pengelolaan pengetahuan pada organisasi. Proses pengelolaan pengetahuan melalui lima proses yaitu proses akuisisi pengetahuan, proses utilisasi pengetahuan, proses adaptasi pengetahuan, proses distribusi pengetahuan dan proses pembangkitan atau penciptaan pengetahuan. Pada tahapan penilaian kondisi organisasi terkait dengan pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan saat ini, aktivitas yang dilakukan pada tahap ini terdiri dari tiga aktivitas yaitu : a. Mengkategorikan kinerja aktivitas proses pengelolaan pengetahuan Tahapan mengkategorikan kinerja proses pengelolaan pengetahuan ditujukan untuk memahami kondisi as is terkait proses pengelolaan pengetahuan. Hasil dari tahapan ini adalah kategori kinerja (rendah, sedang, tinggi) setiap aktivitas proses pengelolaan pengetahuan. b. Identifikasi kondisi to be proses pengelolaan pengetahuan Identifikasi kondisi to be proses pengelolaan pengetahuan ditujukan untuk menentukan kondisi ideal atau to be terkait dengan proses pengelolaan pengetahuan pada organisasi studi kasus. Hasil dari tahapan identifikasi kondisi to be adalah nilai peringkat setiap aktivitas proses pengelolaan pengetahuan. Dengan menggabungkan antara informasi kategori kinerja aktivitas saat ini dan informasi nilai peringkat setiap aktivitas proses pengelolaan pengetahuan, didapatkan hasil kelompok prioritas perbaikan. c. Merumuskan strategi peningkatan proses pengelolaan pengetahuan Tahap perumusan strategi peningkatan KM merupakan tindak lanjut terhadap hasil evaluasi. Tahap ini difokuskan pada pengembangan tindakan-tindakan mendasar dalam memperbaiki proses pengelolaan pengetahuan pada organisasi. Daftar prioritas perbaikan yang telah

4 56 dirumuskan pada tahap sebelumnya dijadikan acuan dalam merumuskan strategi-strategi perbaikan peningkatan. 3. Desain arsitektur KMS Tujuan didesainnya arsitektur KMS adalah untuk memberikan pedoman atau acuan bagi penerapan dan pengembangan KMS pada organisasi. Arsitektur KMS menggambarkan hubungan antar komponen KM. Arsitektur KMS juga mendeskripsikan aliran proses pengelolaan pengetahuan yang didukung oleh komponen teknologi informasi. IV. 2. Gambaran Umum Penelitian Tujuan dari penulisan bab IV ini adalah untuk merancang arsitektur KMS dengan mengacu pada model KM yang telah diidentifikasikan sebelumnya pada sub bab III.5. Perancangan arsitektur KMS ini ditujukan sebagai pedoman penerapan dan pengembangan KMS serta strategi peningkatan yang perlu dilakukan oleh organisasi dalam rangka melaksanakan pengelolaan pengetahuan. Gambaran umum penelitian ini menjelaskan hal-hal yang terkait dengan pelaksanaan studi kasus, yaitu pertanyaan penelitian, objek penelitian studi kasus, penjelasan metode Delphi, informasi-infomasi yang akan ditemukan, teknik pengumpulan data yang digunakan, serta format penyajian data hasil penelitian studi kasus. IV Pertanyaan Penelitian Secara umum pertanyaan penelitian ini adalah bagaimana menerapkan knowledge management system pada organisasi. Terkait dengan bagaimana menerapkan KMS pada organisasi, diidentifikasikan langkah-langkah penerapan dan pengembangan KMS yang telah dijelaskan pada sub bab III.4. Hal lain yang perlu dipersiapkan dalam rangka penerapan KMS pada organisasi adalah arsitektur KMS yang berfungsi sebagai pedoman penerapan KMS pada organisasi, hal inilah yang akan diteliti pada bab IV. Arsitektur KMS juga menjelaskan aliran mekanisme proses pengelolaan pengetahuan, sehingga memudahkan bagi organisasi untuk memahami bagaimana mekanisme pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan harus dilaksanakan. Perancangan arsitektur KMS ini berlandaskan pada model KM yang telah dikembangkan pada sub bab III.5.

5 57 Komponen yang membangun KMS terdiri dari empat komponen yaitu komponen people, proses pengelolaan pengetahuan, learning organization dan teknologi. Secara singkat hubungan ke empat komponen ini dapat dideskripsikan sebagai berikut, knowledge management merupakan proses pengelolaan pengetahuan organisasi dimana anggota organisasi (People) sebagai pelaku utama atau actor pelaksana proses KM dan didukung oleh budaya organisasi pembelajar (Learning Organization) serta menggunakan alat bantu teknologi untuk mempermudah proses pengelolaan pengetahuan. IV Objek Penelitian Studi Kasus Pada dasarnya proses pengelolaan pengetahuan pasti terjadi dalam setiap organisasi. Umumnya, perbedaan dari proses pengelolaan pengetahuan ini adalah efektifitas dan efisiensinya serta sistematisasi proses pengelolaan pengetahuan. Kondisi ini digunakan sebagai asumsi dalam pelaksanaan studi kasus ini. Pada sub bab III.6 telah dijelaskan bahwa komponen inti dari KMS adalah komponen proses pengelolaan pengetahuan. Dengan memfokuskan objek penelitian pada komponen proses pengelolaan pengetahuan dapat pula dijelaskan komponen-komponen lainnya seperti komponen organisasi pembelajar terkait dengan budaya organisasi pembelajar serta teknologi informasi yang dibutuhkan untuk memfasilitasi pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan. Berdasarkan penjelasan diatas, maka objek penelitian studi kasus ini adalah proses pengelolaan pengetahuan pada organisasi. Penentuan tempat pelaksanaan studi kasus tidak terikat dengan persyaratan tertentu karena asumsi yang digunakan adalah proses pengelolaan pengetahuan pasti terjadi pada setiap organisasi. IV Metode Delphi dalam penilaian Analisis kondisi organisasi dilaksanakan dengan memahami kondisi organsisasi terkait dengan proses pengelolaan pengetahuan. Selain mengukur kinerja proses pengelolaan pengetahuan yang telah dilaksanakan saat ini pada organisasi, langkah analisis kondisi organisasi juga ditujukan untuk mengidentifikasikan

6 58 harapan atau ekspektasi dari anggota organisasi terkait dengan kondisi ideal pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan di masa yang akan datang. Proses pengelolaan pengetahuan terdiri dari lima sub proses yaitu proses akuisisi pengetahuan, utilisasi pengetahuan, adaptasi pengetahuan, distribusi pengetahuan dan pembangkitan atau penciptaan pengetahuan. Sub proses ini yang akan diteliti dalam studi kasus. Identifikasi kondisi ideal proses pengelolaan pengetahuan menggunakan metode Delphi. Pemilihan metode ini terkait dengan karakteristiknya, yaitu sebuah metode untuk menstrukturkan proses komunikasi dalam grup sehingga efektif bagi individu dalam kesatuan grup untuk menyelesaikan permasalahan yang kompleks dan lintas disiplin. Selain itu, metode Delphi menyediakan umpan balik secara berulang yang memungkinkan responden merevisi jawaban sehingga akan meningkatkan tingkat kesepakatan/konsensus di antara responden dalam grup. IV Informasi yang akan ditemukan Adapun informasi yang diusahakan untuk ditemukan adalah sebagai berikut : a. Peringkat aktivitas untuk masing-masing proses KMS. b. Tingkat kesepakatan antar responden untuk nilai peringkat aktivitas pada masing-masing proses KMS yang dihitung dengan menggunakan rumus koefisien Kendall. c. Informasi aktivitas-aktivitas yang dikategorikan masih lemah dalam pelaksanaannya. Untuk kebutuhan menemukan informasi diatas, digunakan kuesioner sebagai instrumen pembantu. Instrumen yang digunakan terdiri dari tiga jenis yaitu kuesioner A, kuesioner B dan kuesioner C. Kuesioner A digunakan untuk memvalidasi daftar aktivitas untuk masing-masing proses. Kuesioner B digunakan untuk mengidentifikasikan nilai peringkat aktivitas untuk masing-masing proses. Kuesioner C digunakan untuk menilai kondisi as is organisasi terkait dengan proses pengelolaan pengetahuan.

7 59 IV Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah kuesioner dan didukung oleh wawancara. Penggunaan teknik pengumpulan data dengan kuesioner terkait dengan penggunaan metode Delphi. Objek penelitian pada studi kasus ini adalah proses pengelolaan pengetahuan sebagai komponen inti dari KMS. Aktivitasaktivitas yang menjadi turunan dari proses pengelolaan pengetahuan diadopsi dari aktivitas yang dikemukakan oleh Tsoukas dan Vladimirou (dijelaskan pada sub bab II.2) dengan penambahan dua aktivitas yaitu aktivitas peningkatan kompetensi anggota organisasi pada sub proses akuisisi pengetahuan dan pemanfaatan tool collaborative pada sub proses distribusi pengetahuan. Proses pengelolaan pengetahuan terdiri dari lima sub proses dan 22 aktivitas yaitu proses akuisisi pengetahuan terdiri dari delapan aktivitas, proses utilisasi pengetahuan terdiri dari tiga aktivitas, proses adaptasi pengetahuan terdiri dari tiga aktivitas, proses distribusi pengetahuan terdiri dari lima aktivitas, proses penciptaan pengetahuan terdiri dari tiga aktivitas. Daftar seluruh aktivitas disajikan lengkap pada lampiran A. Sesuai dengan informasi yang diharapkan dapat ditemukan, maka kuesioner yang digunakan terdiri dari tiga jenis, yaitu : a. Kuesioner A. Validasi aktivitas proses KM Kuesioner A digunakan untuk memvalidasi seluruh aktivitas, yang ditanyakan pada kuesioner A ini adalah apakah aktivitas-aktivitas proses pengelolaan pengetahuan yang ditanyakan sesuai jika diterapkan pada organisasi yang bersangkutan. Skala pengukuran yang digunakan adalah skala dikotomi yaitu sesuai atau tidak sesuai sedangkan tipe data yang digunakan adalah tipe data nominal, tipe data nominal adalah tipe data klasifikasi yang terdiri dari dua nilai dalam hal ini adalah sesuai atau tidak sesuai. Bentuk kuesioner A disajikan pada lampiran B. b. Kuesioner B. Merangking aktivitas. Kuesioner B digunakan untuk mengidentifikasi harapan-harapan dari anggota organisasi terkait dengan pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan dimasa

8 60 yang akan datang. Harapan-harapan ini diwakilkan oleh nilai peringkat untuk setiap aktivitas pada masing-masing sub proses yang diberikan oleh responden. Skala pengukuran yang digunakan adalah skala rangking dipaksakan (forced rangking scale), skala ini mengurutkan langsung relatif satu terhadap lainnya, misalnya untuk sub proses akuisisi pengetahuan yang terdiri dari delapan aktivitas, responden diminta untuk memberikan peringkat dari 1 sampai dengan 8. Tipe data yang digunakan pada kuesioner B ini adalah tipe data ordinal yaitu tipe data bernilai klasifikasi dan order (ada urutannya). Bentuk kuesioner B ini disajikan lengkap pada lampiran C. c. Kuesioner C. Penilaian kategori aktivitas proses pengelolaan pengetahuan. Kuesioner C digunakan untuk mengukur kinerja aktivitas proses pengelolaan pengetahuan yang tengah dilaksanakan saat ini. Kinerja aktivitas ini dibagi dalam tiga kategori yaitu rendah, sedang, dan tinggi. Skala pengukuran yang digunakan adalah skala numerik (numerical scale). Skala ini menggunakan dua buah nilai ekstrim yaitu sangat setuju dan sangat tidak setuju, responden diminta untuk memberikan responnya diantara kedua nilai tersebut yaitu nilai 1 sampai dengan 4, dimana nilai 1 mewakili nilai sangat tidak setuju dan 4 mewakili nilai sangat setuju. Tipe data yang digunakan pada kuesioner C adalah tipe data interval yaitu bernilai klasifikasi, order (ada urutannya) dan berjarak (perbedaan dua nilai berarti). Bentuk kuesioner C ini disajikan lengkap pada lampiran D. Selain dengan penggunaan kuesioner, pengumpulan data ini juga didukung dengan wawancara seluruh responden, wawancara ini ditujukan untuk mengetahui alasan-alasan dari responden terkait dengan jawaban yang diberikan. IV Format Penyajian Data Informasi yang diperoleh setelah melalui tahapan pengolahan data dibagi kedalam dua jenis yaitu informasi nilai prioritas aktivitas sebagai kondisi to be dan kinerja pelaksanaan aktivitas proses pengelolaan pengetahuan sebagai kondisi as is. Hasil dari kedua kuesioner ini dipetakan dalam sebuah matriks (3 X 2), dimana pada baris matriks mewakili kategori kinerja aktivitas saat ini dan pada kolom matriks

9 61 mewakili kategori prioritas aktivitas. Gambar IV-2 mengilustrasikan tabel matriks format penyajian data. Informasi dari tabel ini akan dijadikan landasan analisis untuk merumuskan rekomendasi strategi peningkatan penerapan KMS, dimana aktivitas yang menjadi peringkat tertinggi dan berkategori sedang ataupun rendah perlu menjadi fokus pada strategi peningkatan KMS. Kinerja Tinggi Sedang Rendah Rendah Tinggi Prioritas Gambar IV-2. Format Penyajian data IV. 3. Tahap Penelitian studi Kasus Tahap penelitian studi kasus menjelaskan langkah-langkah yang telah dilaksanakan dalam pelaksanaan studi kasus. Tahapan pelaksanaan studi kasus dimulai dari tahap pengumpulan data, tahap pengolahan data dan tahap analisis penelitian studi kasus. Penelitian studi kasus dilaksanakan di PT. Pos Kanwil V. Jabar. Daftar responden dapat dilihat pada lampiran H. IV Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan melalui pengisian kuesioner oleh responden dan didukung dengan wawancara terhadap mereka untuk mendapatkan alasan penilaian. Alasan pemilihan metode pengumpulan data dengan kuesioner dan wawancara terkait dengan metode Delphi yang digunakan. Kuesioner yang digunakan terdiri dari 3 (tiga) jenis, yaitu kuesioner A dan kuesioner B, dan kuesioner C. 1) Kuesioner A berisi daftar proses dan aktivitas proses pengelolaan pengetahuan yang harus divalidasi oleh responden untuk mendapatkan aktivitas-aktivitas proses pengelolaan pengetahuan yang sesuai bagi objek yang dinilai. Selanjutnya

10 62 aktivitas yang sudah divalidasi digunakan sebagai item untuk menilai proses pengelolaan pengetahuan pada organisasi studi kasus. 2) Kuesioner B berisi aktivitas proses pengelolaan pengetahuan yang sudah di validasi pada putaran pertama. Pada kuesioner B ini responden diminta untuk merangking aktivitas proses pengelolaan pengetahuan untuk masing-masing proses. 3) Kuesioner C berisi daftar pertanyaan untuk setiap aktivitas dan menyediakan pilihan jawaban untuk setiap pertanyaan dalam bentuk numerical scale. Tujuan penggunaan numerical scale untuk mendapatkan data mentah berupa angka kemudian ditafsirkan dalam pengertian kualitatif. Jawaban pada kuesioner C ini terdiri dari ranah nilai 4 sampai dengan 1, dimana nilai 4 merepresentasikan sangat setuju dan nilai 1 merepresentasikan sangat tidak setuju. Pengisian kuesioner oleh setiap responden dilakukan secara terpisah (berbeda waktu dan tempat). Responden mengisi kuesioner dalam 3 (tiga) putaran. 1) Putaran pertama, responden diminta untuk memberikan umpan balik terhadap daftar proses dan aktivitas proses pengelolaan pengetahuan yang telah didefinisikan dari studi literatur dengan mengisi kuesioner A. Responden diberikan kesempatan untuk menilai kesesuaian daftar proses dan aktivitas proses pengelolaan pengetahuan tersebut jika diterapkan pada organisasi tempat studi kasus dilaksanakan, dan untuk memberikan komentar lainnya terkait dengan daftar proses dan aktivitas proses pengelolaan pengetahuan tersebut. Fokus dari putaran pertama adalah untuk validasi daftar proses dan aktivitas proses pengelolaan pengetahuan sebagai ukuran-ukuran penilaian proses pengelolaan pengetahuan pada organisasi. 2) Putaran kedua, responden diminta untuk menjawab dua kuesioner, yaitu kuesioner B dan kuesioner C. Pada kuesioner B responden diminta untuk memberikan peringkat (rank) pada aktivitas proses pengelolaan pengetahuan untuk masing-masing proses. Hasil yang diharapkan dari kuesioner B ini adalah nilai peringkat terhadap aktivitas untuk masing-masing proses. Selanjutnya responden diminta untuk menilai kinerja pelaksanaan aktivitas

11 63 proses pengelolaan pengetahuan pada ranah nilai 1 sampai dengan 4 dengan mengisi kuesioner C. 3) Putaran ketiga, responden diminta untuk mengevaluasi nilai peringkat aktivitas yang dihasilkan pada putaran kedua dan diberikan kesempatan untuk merevisi penilaiannya dengan mengisi kuesioner B sekali lagi. Tujuan utama dari putaran ketiga adalah mendapatkan tingkat kesepakatan/konsensus yang lebih besar dari grup responden. Hasil penilaian pada putaran ketiga merupakan revisi dari hasil penilaian pada putaran kedua dengan tingkat kesepakatan yang lebih besar dari putaran kedua. Tingkat Kesepakatan ini menunjukkan derajat kepercayaan nilai peringkat aktivitas untuk setiap proses pengelolaan pengetahuan. IV Pengolahan Data Pengolahan data dilakukan melalui 3 (tiga) tahap sebagai tindak lanjut dari setiap putaran dalam pengumpulan data. 1) Tahap pertama, tujuan dari pengolahan data tahap pertama ini untuk memvalidasi setiap aktivitas untuk masing-masing proses. Kuesioner A menggunakan skala dikotomi yaitu sesuai atau tidak sesuai, jika jawaban responden adalah sesuai maka nilainya adalah satu sedangkan jika tidak sesuai nilainya adalah nol. Pengolahan data dihitung dengan merata-ratakan nilai yang diberikan oleh responden. Aktivitas-aktivitas yang telah divalidasi dan dikomentari oleh responden dalam kuesioner A disusun dan dirumuskan kembali. Aktivitas-aktivitas yang dinilai sesuai oleh sebagian besar responden ditetapkan sebagai aktivitas proses yang valid. Sedangkan aktivitas-aktivitas yang dinilai tidak sesuai oleh sebagian besar responden akan dikeluarkan dari daftar aktivitas yang valid. 2) Tahap kedua, informasi yang dibutuhkan pada pengolahan data tahap kedua ini adalah nilai peringkat aktivitas, serta tingkat kesepakatan terhadap nilai peringkat yang diberikan oleh responden. Untuk mendapatkan nilai peringkat aktivitas untuk masing-masing proses pengelolaan pengetahuan, data mentah (raw data) yang didapatkan dari kuesioner B akan diolah dengan merataratakan semua nilai yang diberikan oleh responden. Langkah selanjutnya

12 64 adalah menghitung tingkat kesepakatan, tingkat kesepakatan dihitung dengan menggunakan rumus koefisien Kendall. Perhitungan dilakukan berdasarkan dari nilai yang diberikan oleh responden pada kuesioner B. Hasil pengolahan data pada putaran kedua dipublikasikan kepada responden untuk dijadikan dasar bagi responden dalam menjawab setiap pertanyaan dalam kuesioner B di putaran ketiga. 3) Tahap ketiga, data yang dihasilkan dari kuesioner B dan kuesioner C dari proses pengumpulan data diolah. Kuesioner B diolah seperti pada pengolahan data pada putaran kedua, tujuan untuk pengolahan data kuesioner B pada tahap ketiga ini bertujuan untuk meningkatkan derajat tingkat kesepakatan antar responden. Jika tingkat kesepakatan antar responden cukup tinggi yang ditunjukkan dengan nilai lebih besar dari 0,5, maka nilai peringkat untuk setiap proses pengelolaan pengetahuan dapat diidentifikasikan. Nilai peringkat aktivitas dihitung dengan merata-ratakan seluruh nilai peringkat yang diberikan responden untuk masing-masing aktivitas. Nilai peringkat aktivitas ini merepresentasikan kelompok prioritas aktivitas proses pengelolaan pengetahuan. Kuesioner C berisi nilai yang merepresentasikan kinerja aktivitas proses pengelolaan pengetahuan saat ini. Ranah nilai kinerja proses pengelolaan pengetahuan dari nilai 1 sampai dengan nilai 4. Nilai kinerja didapatkan dari hasil rata-rata nilai kinerja yang diberikan oleh responden. Dengan menghitung interval (dibagi kedalam tiga kategori), didapatkan ukuran kategori kinerja, yaitu kategori rendah, kategori sedang, dan kategori tinggi. Interval = Nilai Max Nilai Min 3 (4) Dengan menggunakan rumus interval diatas didapatkan hasil interval ranah nilai 1 sampai dengan 4 adalah sebesar 1, maka kategori kinerja menjadi : a) Kategori kinerja rendah jika rata-rata nilai kinerja 2, b) Kategori kinerja sedang jika nilai rata-rata kinerja > 2 dan 3, c) Kategori kinerja tinggi jika nilai rata-rata kinerja > 3.

13 65 IV Analisis Data Analisis data hasil studi kasus ini dijelaskan dalam tiga bagian sesuai dengan tahapan pengolahan data yang dilaksanakan dalam tiga tahap. 1. Putaran I (Kuesioner A) Tujuan dari penyebaran kuesioner A ini adalah untuk memvalidasi komponenkomponen KM yang telah diidentifikasi, yaitu komponen proses pengelolaan pengetahuan, komponen organisasi pembelajar serta teknologi pendukung. Komponen proses merupakan komponen inti dari KM, oleh karena itu pada kuesioner A ini dititik beratkan pada komponen proses. Kuesioner A berisi daftar aktivitas yang merepresentasikan komponen-komponen KM. Hasil Penelitian Kuesioner A ini disajikan pada tabel IV-1. Tabel IV-1. Data Responden Kuesioner A Proses No. Data Responden Rata-rata Aktifitas R I R II R III R IV Akuisisi Pengetahuan Utilisasi Pengetahuan Adaptasi Pengetahuan Distribusi Pengetahuan Penciptaan Pengetahuan

14 66 Ringkasan hasil pengolahan data untuk hasil validasi aktifitas ditunjukkan dalam Tabel IV-1. Hasil putaran pertama, seluruh aktifitas yang dikonfirmasikan kepada responden dalam kuesioner A dinyatakan sesuai semua. Seluruh responden berpendapat bahwa aktivitas-aktivitas yang ditanyakan adalah sesuai dan dapat digunakan untuk melaksanakan proses pengelolaan pengetahuan pada PT. Pos Kantor Wilayah V Jawa Barat. 2. Putaran II (Kuesioner B) Tujuan Penyebaran kuesioner B ini adalah untuk mengidentifikasikan kondisi ideal (kondisi to be) terkait dengan pelaksanaan aktivitas-aktivitas proses pengelolaan pengetahuan. Kondisi ideal pelaksanaan aktivitas ini dihasilkan dari opini yang diwakilkan dengan nilai peringkat yang diberikan oleh responden terhadap aktivitas-aktivitas proses pengelolaan pengetahuan. Nilai peringkat ini merepresentasikan ekspektasi dari responden terhadap aktivitas-aktivitas ini bila dilaksanakan dimasa yang akan datang. Informasi yang diharapkan dari hasil kuesioner B ini adalah informasi nilai peringkat untuk masing-masing aktivitas serta tingkat kesepakatan antar responden. Nilai koefisien tingkat kesepakatan ini berkisar antara 0 sampai dengan 1, dimana 0 memiliki makna tidak ada kesepakatan serta 1 memiliki makna kesepakatan penuh. Ringkasan hasil penelitian putaran ke II disajikan pada tabel IV-2 (Data pengolahan data putaran II ini di lampirkan pada lampiran E). Tabel IV-2. Tingkat Kesepakatan Antar Responden (Putaran II) Nama Hitung Koefisien Kendall Proses Ss_Rank_Total Ss_Max W Proses Akuisisi Pengetahuan ,68 Proses Utilisasi Pengetahuan ,44 Proses Adaptasi Pengetahuan ,44 Proses Distribusi Pengetahuan ,19 Proses Penciptaan Pengetahuan ,19 Berdasarkan tabel IV-2, pada putaran kedua ini nilai tingkat kesepakatan antar responden terhadap nilai peringkat aktivitas-aktivitas proses pengelolaan

15 67 pengetahuan masih bervariasi. Umumnya tingkat kesepakatan masih rendah, ditunjukkan dengan nilai tingkat kesepakatan yang masih dibawah 0,5, antara lain nilai tingkat kesepakatan proses utilisasi pengetahuan dan proses adaptasi pengetahuan yang memiliki nilai 0,44, serta proses distribusi pengetahuan serta proses penciptaan pengetahuan yang memiliki nilai tingkat kesepakatan 0, 19. Hanya satu proses yang memiliki nilai tingkat kesepakatan diatas 0,5 yaitu proses akuisisi pengetahuan. 3. Putaran III (Kuesioner B dan C) Berdasarkan data yang dihasilkan pada pengumpulan data putaran kedua, yang menunjukkan belum terjadi kesepakatan antar responden maka pada pengumpulan data putaran ketiga, kuesioner B disebarkan sekali lagi dengan tujuan untuk meningkatkan derajat kesepakatan antar responden. Ringkasan hasil pengolahan data kuesioner B pada putaran ketiga ini disajikan pada tabel IV-3. (Data pengolahan data putaran III ini di lampirkan secara lengkap pada lampiran F). Tabel IV-3. Tingkat Kesepakatan Antar Responden (Putaran III) Nama Hitung Koefisien Kendall Proses Ss_Rank_Total Ss_Max W Proses Akuisisi Pengetahuan ,95 Proses Utilisasi Pengetahuan ,81 Proses Adaptasi Pengetahuan ,81 Proses Distribusi Pengetahuan ,59 Proses Penciptaan Pengetahuan ,75 Derajat kesepakatan antara responden pada kuesioner B putaran ketiga ini meningkat. Derajat kesepakatan masing-masing proses mencapai lebih dari 0,5. Derajat kesepakatan ini menunjukkan terjadinya kesepakatan antar responden terkait dengan nilai peringkat masing-masing aktivitas untuk setiap proses. Berdasarkan dari data diatas dapat diambil kesimpulan bahwa nilai peringkat yang dihasilkan dapat diidentifikasikan sebagai kondisi ideal (kondisi to be) dimana urutan nilai peringkat dinyatakan sebagai peringkat aktivitas yang perlu diperhatikan oleh PT. Pos Kanwil V Jabar. Data peringkat aktivitas untuk setiap proses disajikan pada tabel IV-4 sampai dengan tabel IV-8.

16 68 No. Aktifitas Tabel IV-4. Prioritas Aktivitas Proses Akuisisi Pengetahuan Proses Akuisisi Pengetahuan Nama Aktifitas Peringkat Prosedur rekrutmen untuk mempekerjakan karyawan 7 1 yang memiliki pengalaman 2 Pelatihan bagi karyawan baru 2 3 Penasihat atau ahli yang membantu membimbing karyawan baru Mendorong para staf untuk mengakuisisi pengetahuan 4 dari lingkungan luar organisasi 4 5 Menggunakan fasilitas ICT 5 6 Penggunaan media cetak Penyediaan ruang belajar atau tempat untuk melakukan pertemuan informal Mendorong karyawan untuk selalu meningkatkan kompetensi diri Dari tabel IV-4 dapat diambil kesimpulan, kecenderungan responden memilih aktivitas nomor 8 yaitu aktivitas mendorong karyawan untuk selalu meningkatkan kompetensi diri sebagai aktivitas peringkat 1 untuk proses akuisisi pengetahuan. Hal ini menunjukkan bahwa untuk mengakuisisi pengetahuan harus dimulai dari kesadaran atau keinginan anggota organsasi itu sendiri. Motivasi anggota organisasi untuk mau mengakuisisi serta mau berbagi pengetahuan adalah esensi dari proses pengelolaan pengetahuan. Tabel IV-5. Prioritas Aktivitas Proses Utilisasi Pengetahuan Proses Utilisasi Pengetahuan No. Nama Aktifitas Aktifitas Peringkat 9 Proses rotasi pekerjaan antar staf 1 10 Melakukan pertemuan formal secara periodik 2 11 Para ahli diorganisasi anda ikut serta berperan dalam memecahkan permasalahan yang bersifat praktikal 3 Dari tabel IV-5 dapat diambil kesimpulan, kecenderungan responden memilih aktivitas nomor 9 yaitu aktivitas rotasi pekerjaan antar staff sebagai aktivitas peringkat 1. Menurut responden aktivitas yang dapat dilakukan untuk

17 69 memanfaatkan pengetahuan yang telah diakuisisi adalah dengan proses rotasi pekerjaan antar staf. Pada PT. Pos Kanwil V Jabar, proses rotasi pekerjaan ini sudah dilaksanakan tetapi masih terbatas pada rotasi level manajemen menengah. Tabel IV-6. Prioritas Aktivitas Proses Adaptasi Pengetahuan Proses Adaptasi Pengetahuan No. Nama Peringkat Aktifitas Aktifitas Penggunaan tenaga ahli untuk meninjau peraturan dan rutinitas baru yang diajukan Meninjau ulang implementasi praktikal yang sudah diajukan Mendorong penasihat/personil organisasi untuk memberikan ide-ide terkait dengan layanan baru Untuk proses adaptasi pengetahuan, dapat dilihat pada tabel IV-6, kecenderungan responden memilih aktivitas nomor 14 sebagai aktivitas peringkat 1, yaitu aktivitas mendorong penasihat atau personil organisasi untuk memberikan ide-ide terkait dengan layanan baru. Hal ini menunjukkan bahwa untuk mengadaptasi pengetahuan yang telah diakuisisi, anggota organisasi didorong atau dimotivasi untuk mampu mengintegrasikan pengetahuan yang telah diakuisisi dalam pelaksanaan proses bisnis sehari-hari. Tabel IV-7. Prioritas Aktivitas Proses Distribusi Pengetahuan Proses Distribusi Pengetahuan No. Nama Peringkat Aktifitas Aktifitas 15 Penciptaan Community of Practice (CoP) Mendorong staff di organisasi untuk berbagi pengetahuan Mendorong staff untuk mencatat dan mendokumentasi pengetahuan baru Penyediaan media bagi staff untuk membicarakan 4 18 kesalahan dan kekeliruan 19 Memanfaatkan Collaborative tools dan sharing tools 5 1 3

18 70 Dalam proses distribusi pengetahuan, berdasarkan tabel IV-7, responden memilih aktivitas nomor 16 dan 17 sebagai aktivitas peringkat 1 dan peringkat 2. Hal ini dimaksudkan untuk mendistribusi pengetahuan yang telah diakuisisi dimulai dengan memotivasi anggota organisasi untuk mau berbagi pengetahuan, kemudian untuk mempermudah distribusi pengetahuan diciptakan kelompok-kelompok atau tim pembelajar agar memudahkan dalam pendistribusian pengetahuan. Proses distribusi pengetahuan ini sangat penting, karena tujuan dari KM adalah bagaimana pengetahuan-pengetahuan yang berasal dari individu anggota organisasi dapat ditranformasikan menjadi pengetahuan organisasi. Tabel IV-8. Prioritas Aktivitas Proses Penciptaan Pengetahuan Proses Penciptaan Pengetahuan No. Nama Peringkat Aktifitas Aktifitas 20 Melibatkan seluruh staff dalam proses pemecahan masalah Mendorong tingkah laku (behaviour) inovatif dari 2 21 karyawan 22 Memiliki sistem penghargaan bagi karyawan 3 1 Seperti telah diketahui salah satu indikator kesuksesan penerapan KMS pada organisasi adalah terciptanya inovasi, inovasi tidak hanya terbatas pada inovasi produk atau layanan, tetapi dapat juga inovasi perubahan proses bisnis organisasi. Proses penciptaan pengetahuan ini dapat dilaksanakan melalui mekanisme melibatkan seluruh anggota organisasi untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi oleh organisasi. Hal ini sejalan dengan opini para responden terlihat pada tabel IV-8, kecenderungan responden memilih aktivitas nomor 20 sebagai aktivitas peringkat 1 dalam proses penciptaan pengetahuan yaitu aktivitas melibatkan seluruh staff dalam proses pemecahan masalah. Pengolahan data putaran ketiga ini akan mengolah dua kuesioner yaitu kuesioner B dan kuesioner C. Pengolahan data kuesioner C bertujuan untuk mengetahui kondisi saat ini (kondisi as is) terkait dengan pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan pada PT. Pos Kanwil V Jabar. Kuesioner C diolah dengan menghitung rata-rata nilai yang diberikan responden. Nilai data kuesioner C

19 71 berkisar antara 4 sampai dengan 1, dimana nilai-nilai ini merepresentasikan kondisi saat ini terkait dengan pelaksanaan aktivitas-aktivitas proses pengelolaan pengetahuan pada PT. Pos Kanwil V Jabar. Nilai kondisi as is ini dikategorikan kedalam tiga kategori yaitu tinggi, sedang, dan rendah. Rata-rata nilai > 3 merepresentasikan pelaksanaan aktivitas yang maksimal atau kategori tinggi, ratarata nilai 3 dan > 2 merepresentasikan pelaksanaan aktivitas yang berkategori sedang, serta rata-rata nilai 2 merepresentasikan pelaksanaan aktivitas yang rendah. Aktivitas-aktivitas yang memiliki nilai rata-rata kinerja dengan kategori sedang dan rendah menjadi aktivitas-aktivitas fokus yang harus ditingkatkan pada strategi peningkatan. Ringkasan pengolahan data kuesioner C disajikan pada tabel IV-9. Tabel IV-9. Data kondisi As is Proses Pengelolaan Pengetahuan No. Tabulasi Kuesioner C Aktivitas R 1 R 2 R 3 R 4 Rata-rata Kinerja

20 72 Hasil dari kedua kuesioner ini dipetakan dalam sebuah matriks (3 X 2), dimana pada baris matriks mewakili kategori kinerja aktivitas saat ini dan pada kolom matriks mewakili kategori prioritas aktivitas. Hasil pemetaan disajikan pada gambar IV-3. Kinerja Tinggi Sedang Rendah Rendah Tinggi Prioritas Keterangan Proses Akuisisi Pengetahuan Proses Utilisasi Pengetahuan Proses Adaptasi Pengetahuan X Proses Adaptasi Pengetahuan Proses Penciptaan Pengetahuan Nomor Aktivitas Gambar IV-3. Pemetaan Aktivitas terhadap nilai prioritas dan nilai kinerja IV. 4. Kesimpulan Penelitian Studi Kasus Kesimpulan penelitian studi kasus ini menjelaskan temuan-temuan dari hasil penelitian studi kasus terkait dengan penerapan KMS pada PT.Pos Kanwil V Jabar. Kesimpulan penelitian studi kasus dijelaskan dalam empat bagian, yaitu kesimpulan studi kasus komponen proses pengelolaan pengetahuan, kesimpulan

21 73 studi kasus komponen organisasi pembelajar, kesimpulan studi kasus komponen teknologi pendukung, dan kesimpulan studi kasus secara keseluruhan. IV Kesimpulan studi kasus proses pengelolaan pengetahuan Proses pengelolaan pengetahuan terdiri dari lima proses yaitu proses akuisisi pengetahuan, proses utilisasi pengetahuan, proses adaptasi pengetahuan, proses distribusi pengetahuan serta proses penciptaan pengetahuan. Proses pengelolaan pengetahuan ini bersifat lingkaran hidup (life cycle). Mekanisme proses pengelolaan pengetahuan ini diilustrasikan pada gambar IV-4. Eksternal Organisasi Proses Akuisisi Pengetahuan Internal Organisasi Proses Utilisasi Pengetahuan Proses Adaptasi Pengetahuan Proses Penciptaan Pengetahuan Proses Distribusi Pengetahuan Gambar IV-4. Mekanisme Proses Pengelolaan Pengetahuan Proses pengelolaan pengetahuan dimulai dari proses akuisisi pengetahuan, pengetahuan yang diakuisisi bersumber dari internal organisasi serta eksternal organisasi. Tidak seluruh pengetahuan akan diakuisisi, pengetahuan-pengetahuan yang akan diakuisisi adalah pengetahuan yang terkait dengan inti bisnis (core business) organisasi. Dalam konteks pengelolaan pengetahuan pada PT. Pos Kanwil V Jabar, pengetahuan yang diakusisi terkait dengan pengetahuan layanan surat, layanan logistik serta layanan finansial sebagai inti bisnis PT. POS Indonesia. Pengetahuan-pengetahuan yang telah diakuisisi kemudian di utilisasi,

22 74 utlisasi pengetahuan ini dimaksudkan untuk memanfaatkan pengetahuanpengetahuan yang telah diakuisisi. Pengetahuan-pengetahuan tersebut kemudian di adaptasi pada level organisasi dengan cara mengintegrasikan pengetahuanpengetahuan tersebut dalam proses bisnis organisasi. Pengetahuan yang telah diadaptasi kemudian didistribusikan antar anggota organisasi dalam proses distribusi atau proses sharing pengetahuan. Melalui model SECI (Sozialization, Eksternalization, Combination, Internalization) memungkinkan terciptanya pengetahuan baru yang kemudian dijadikan pengetahuan organisasi. Berdasarkan hasil penelitian studi kasus pada PT. Pos Kanwil V Jabar, dapat diketahui kondisi organisasi terkait dengan pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan. Umumnya pada PT. Pos Kanwil V Jabar, seluruh aktivitas proses pengelolaan pengetahuan sudah terlaksana. Hanya beberapa aktivitas yang belum optimal pelaksanaannya antara lain : 1. Aktivitas Prioritas Utama Aktivitas prioritas utama Kategori sedang a. Penasihat atau ahli yang membantu membimbing karyawan baru b. Penggunaan tenaga ahli untuk meninjau peraturan baru dan rutinitas baru yang diajukan c. Meninjau ulang implementasi praktikal yang sudah diajukan d. Mendorong personil organisasi untuk memberikan ide-ide terkait dengan layanan baru e. Penciptaan kelompok belajar f. Mendorong Staff diorganisasi untuk berbagi pengetahuan g. Melibatkan seluruh staff dalam proses pemecahan masalah h. Mendorong tingkah laku inovatif dari karyawan i. Memiliki sistem penghargaan bagi karyawan Aktivitas priotitas utama Kategori rendah a. Mendorong staff untuk mencatat dan mendokumentasi pengetahuan baru.

23 75 2. Aktivitas Prioritas Kedua Aktivitas prioritas kedua kategori sedang : a. Prosedur rekrutmen untuk mempekerjakan karyawan yang memiliki pengalaman b. Mendorong para staff untuk mengakuisisi pengetahuan dari lingkungan luar organisasi c. Menggunakan fasilitas ICT d. Penggunaan media cetak e. Penyediaan ruang belajar atau tempat untuk melakukan pertemuan informal. f. Memanfaatkan Collaborative tools dan sharing tools Aktivitas prioritas kedua kategori rendah a. Penyediaan media bagi staff untuk membicarakan kesalahan dan kekeliruan. Berdasarkan daftar aktivitas prioritas utama dan prioritas kedua, dapat diambil kesimpulan, rata-rata aktivitas proses pengelolaan pengetahuan pada PT. Pos Kanwil V Jabar termasuk dalam kategori sedang. Hanya dua aktivitas yang berkategori rendah yaitu : a) Mendorong staff untuk mencatat dan mendokumentasi pengetahuan baru (Aktivitas prioritas utama). b) Penyediaan media bagi staff untuk membicarakan kesalahan dan kekeliruan. (Aktivitas prioritas kedua). Seluruh aktivitas yang tertera pada daftar aktivitas prioritas diatas menjadi aktivitas fokus yang perlu diperbaiki atau ditingkatkan. IV Kesimpulan studi kasus komponen organisasi pembelajar Jika daftar aktivitas yang menjadi prioritas utama dicermati ulang, dapat diambil kesimpulan, aktivitas-aktivitas prioritas utama ini terkait dengan motivasi

24 76 karyawan atau staff untuk melakukan proses berbagi pengetahuan. Proses berbagi pengetahuan ini sangat erat kaitannya dengan budaya organisasi sebagai wadah yang memberikan stimulasi bagi karyawan untuk melakukan proses berbagi pengetahuan. Peranan organisasi pembelajar pada proses pengelolaan pengetahuan adalah sebagai model acuan manajemen perubahan (change management), karena bentuk organisasi pembelajar adalah bentuk organisasi yang memungkinkan terjadinya proses berbagi pengetahuan secara berkelanjutan. Pengelolaan pengetahuan sangat berkaitan erat dengan proses belajar, dimulai dari pembelajaran individual, pembelajaran tim, sampai pada akhirnya menjadi pembelajaran organisasional. Pengelolaan pengetahuan selalu menuntut anggota organisasi untuk mau meningkatkan kompetensinya, karena itu diperlukan manajemen perubahan yang memotivasi anggota organisasi untuk selalu meningkatkan kompetensinya manajemen perubahan ini dilaksanakan melalui penerapan disiplin organisasi pembelajar. Organisasi pembelajar membutuhkan 5 disiplin sebagai proses tranformasi dari belajar individual menuju belajar organisasional. Kelima disiplin tersebut adalah sebagai berikut : a. Disiplin personal mastery Disiplin personal mastery merupakan hasil dari belajar individual. Disiplin personal mastery ini menuntut anggota organisasi senantiasa selalu meningkatkan kompetensinya sehingga dapat memberikan kontribusi yang nyata bagi organisasi. Aktivitas yang dapat dilaksanakan dalam rangka mengimplementasikan disiplin personal mastery adalah dengan cara : a) Mendorong anggota organisasi untuk selalu meningkatkan kompetensinya. b) Menciptakan sistem evaluasi bagi anggota organisasi, dengan cara ini organisasi dapat memonitor peningkatan kompetensi anggota organisasi.

25 77 c) Menciptakan sistem reward bagi anggota organisasi sehingga anggota organisasi termotivasi untuk meningkatkan kompetensinya. b. Disiplin berbagi visi Disiplin berbagi visi berkaitan dengan suatu rasa komitmen bersama untuk mencapai sasaran organisasi. Aktivitas yang dapat dilakukan untuk mengimplementasikan disiplin berbagi visi ini antara lain dengan melibatkan seluruh staff dalam rangka pemecahan masalah. Dengan melibatkan anggota organisasi dalam rangka pemecahan masalah memungkinkan terciptanya rasa memiliki terhadap organisasi pada anggota organisasi. c. Disiplin model mental Disiplin model mental ini menuntut anggota organisasi untuk mengakomodir hasil belajar individual dalam sikap sehari-hari. Disiplin model mental ini membentuk anggota organisasi yang memiliki mental dewasa atau mental yang mampu memotivasi anggota organisasi untuk selalu meningkatkan kompetensinya. Disiplin model mental ini dibutuhkan untuk memungkinkan terjadinya proses belajar secara berkesinambungan. Disiplin model mental ini merupakan refleksi dari disiplin personal mastery. Bila anggota organisasi mampu mencapai personal mastery dan mampu mengintegrasikan hasil dari personal mastery dalam kehidupan sehari-hari maka disiplin model mental ini akan tercapai. d. Disiplin berpikir sistemik. Disiplin berpikir sistemik adalah disiplin yang menggambarkan kemampuan memandang organisasi secara komprehensif dengan melihat organisasi sebagai satu kesatuan, sehingga mampu memahami bagaimana organisasi bergerak dan bagaimana individu dalam organisasi berinteraksi. Disiplin berpikir sistemik ini sangat erat kaitannya dengan disiplin personal mastery. Sebagai dampak dari peningkatan kompetensi anggota organisasi, anggota organisasi memiliki pengetahuan yang komprehensif

26 78 mengenai organisasi, sehingga setiap anggota organisasi mampu memberikan kontribusi yang nyata bagi pencapaian competitive advantage organisasi. e. Disiplin tim pembelajar. Disiplin ini menggambarkan kemampuan anggota organisasi untuk bekerja dalam tim secara sinergi. Sehingga memungkinkan anggota organisasi untuk dapat melakukan proses berbagi pengetahuan. Disiplin tim pembelajar ini diimplementasikan dengan cara menciptakan kelompokkelompok belajar seperti community of practice (CoP) atau special interest group (SiG). Dengan penciptaan kelompok-kelompok belajar ini memungkinkan terciptanya inovasi sesuai dengan tujuan dari penerapan KM. IV Kesimpulan studi kasus komponen teknologi KM Peranan teknologi pada KM adalah untuk mempermudah pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan. Tantangan dalam pemanfaatan teknologi informasi pada KM adalah bagaimana teknologi akan mempermudah pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan. KM terkait dengan akuisisi dan sharing pengetahuan, sehingga dapat disimpulkan peranan teknologi informasi pada KMS dibagi dua yaitu teknologi informasi yang berfungsi sebagai media penyimpanan (storage) dan akses pangetahuan (retrieval) serta teknologi informasi sebagai media komunikasi. Pada tahap awal penerapan dan pengembangan KMS, teknologi informasi berperan sebagai media penyimpanan, tahap berikutnya teknologi informasi berperan sebagai media komunikasi antar anggota organisasi. Tahapan pengembangan teknologi informasi ini ditujukan untuk menekan biaya yang harus dikeluarkan. Yang perlu diperhatikan, teknologi informasi bukan merupakan KM itu sendiri, teknologi merupakan komponen pendukung proses pengelolaan pengetahuan. Sehingga pemanfaatan teknologi sebaiknya memanfaatkan teknologi yang telah tersedia pada organisasi.

27 79 Salah satu teknologi yang berkembang pesat saat ini adalah teknologi internet. Teknologi internet memberikan berbagai kemudahan, sehingga teknologi internet adalah teknologi yang paling tepat dalam rangka pemanfaatan teknologi pada KM. Berbagai kemudahan yang dapat ditawarkan oleh teknologi internet antara lain : a) Global dissemination, salah satu fungsi teknologi pada KM adalah sebagai media penyebaran pengetahuan, dengan pemanfaatan internet sebagai teknologi pendukung KM mempermudah proses penyebaran pengetahuan. fitur-fitur yang ditawarkan dari teknologi internet seperti , electronic mailing list, world wide web serta fitur lainnya mengakibatkan penyebaran pengetahuan menjadi lebih mudah, murah dan cepat. b) Interaction, komunikasi interaktif adalah kemampuan internet yang lain, seperti forum diskusi dan chat groups. Komunikasi secara interaktif serta dilakukan secara real time mempermudah proses komunikasi antar anggota organisasi. c) Collaboration, internet memudahkan dan mengefisienkan akses data, hardware dan software yang ada pada jaringan secara bersama. Sebagai contoh informasi pada situs web dapat diperoleh dengan mudah menggunakan web browsers. Groupware tools yang lain membantu koordinasi antar anggota organisasi dan mengurus informasi yang disimpan pada server situs web cross-link. Hal ini dapat meningkatkan kerjasama diantara tim, workgroups, dan rekan bisnis. Dengan menggunakan perspektif model SECI Nonaka, maka dapat diidentifikasikan teknologi pendukung apa saja yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan. Teknologi pendukung berbasis model SECI ini adalah sebagai berikut : a) Socialization Proses konversi pengetahuan dari tacit ke tacit, karena pada sosialisasi konversi pengetahuan dari sumber (knowledge source) ke tujuan (knowledge buyer) tidak melalui perantara maka teknologi pendukung yang tepat adalah :

28 80 1) Komunikasi face to face 2) Tool video conference 3) Web Cams 4) Dan Virtual Reality tools b) Externalization Proses konversi pengetahuan dari tacit ke ekplisit. Proses konversi pengetahuan ini adalah proses mengeksplisitkan pengetahuan dari knowledge source dalam hal ini bisa berupa ahli pada bidang tertentu, maka teknologi pendukung yang tepat adalah : 1) Tool yang dapat mengcapture pengetahuan 2) Expert system 3) Decision support system 4) Platform diskusi. c) Combination Proses konversi pengetahuan dari eksplisit ke eksplisit. Proses konversi ini memungkinkan terjadinya penciptaan pengetahuan melalui mekanisme diskusi antar anggota organisasi, maka teknologi pendukung yang tepat adalah : 1) Collaborative computing tools 2) Intranet, Groupware 3) Web forums 4) Basis data best practice d) Internalization Proses konversi pengetahuan dari pengetahuan eksplisit menjadi pengetahuan tacit. Proses konversi ini adalah proses distribusi pengetahuan dari

29 81 pengetahuan yang sudah dieksplisitkan menjadi pengetahuan tacit seluruh anggota organisasi, maka teknologi pendukung yang tepat adalah 1) Collective knowledge networks 2) Organizational memory 3) Basis data best practice Berdasarkan penjelasan diatas, teknologi pendukung KM dapat dibagi kedalam tiga lapisan yaitu : a) Lapisan media penyimpanan pengetahuan Lapisan ini berfungsi untuk menyimpan basisdata operasional, hasil-hasil diskusi, web forum, dan arsip dokumen digital. b) Lapisan sistem aplikasi KM Lapisan ini merupakan lapisan yang berisi aplikasi-aplikasi pendukung proses pengelolaan pengetahuan seperti tool video conference, web cams, tool yang dapat mengcapture pengetahuan, expert system, decision support system, platform diskusi serta collaborative filtering yang berfungsi sebagai mekanisme untuk mengalirkan data, informasi dan knowledge secara terbatas untuk grup tertentu. Lapisan sistem aplikasi KM ini juga harus menyediakan beberapa fitur lain seperti fitur keamanan melalui mekanisme acces dan authentication, melalui fitur ini keamanan data akan terjamin. Fitur yang lain adalah fitur search engine yang berfungsi untuk mempermudah proses pencarian pengetahuan. Sistem aplikasi KM ini juga harus memperhatikan metode transport data. Karena sistem aplikasi KM ini akan diintegrasikan melalui platform internet maka transportasi pengetahuan ini melalui mekanisme jaringan. c) Lapisan antarmuka Lapisan antarmuka adalah lapisan yang secara aktual dilihat oleh pengguna ketika pertama kali membuka sistem aplikasi KM. Lapisan ini merupakan

30 82 antaramuka yang menghubungkan pengguna dengan aplikasi KM untuk mempermudah pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan. IV Kesimpulan studi kasus secara keseluruhan Penerapan KMS ditujukan untuk mengelola pengetahuan organisasi terkait dengan inti bisnis organisasi, dalam hal ini inti bisnis PT. Pos Indonesia adalah layanan surat menyurat, layanan pengiriman barang dan layanan finansial (dijelaskan pada lampiran G). Pada tahap awal KMS berperan sebagai media penyimpanan pengetahuan yang telah diakuisisi, dalam perkembangan berikutnya, KMS berperan sebagai media komunikasi antar anggota organisasi. Pada tahap awal, proses pengelolaan pengetahuan lebih ditekankan pada sub proses akusisi pengetahuan dan distribusi pengetahuan dengan memanfaatkan teknologi pendukung media penyimpanan pengetahuan. Hal ini sesuai bagi PT. Pos Indonesia dimana anggota organisasi telah terbiasa menggunakan teknologi informasi. PT. Pos Indonesia. PT. Pos Indonesia terbagi dalam beberapa Wilpos (wilayah pos), secara keseluruhan terdapat 11 Wilpos. Pemanfaatan teknologi informasi memudahkan distribusi pengetahuan keseluruh Wilpos. Pada tahap berikutnya KMS berperan sebagai media untuk penciptaan pengetahuan, pada tahap ini proses pengelolaan pengetahuan lebih ditekankan pada sub proses utilisasi pengetahuan, adaptasi pengetahuan, dan penciptaan pengetahuan. Hal ini membutuhkan teknologi informasi yang dapat menghubungkan (komunikasi) seluruh anggota organisasi. IV. 5. Usulan Arsitektur KMS PT. Pos Kanwil V Jabar Arsitektur KMS didefinisikan sebagai deskripsi komponen yang membangun KMS dan kapabilitas masing-masing komponen, serta deskripsi keterkaitan antar komponen dalam merealisasikan manfaat KMS terhadap organisasi. Arsitektur KMS menjelaskan struktur sistem manajemen pengetahuan (KMS), struktur ini merupakan komponen yang membangun KMS.