BAB II LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 9 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Menurut Jogiyanto (2008:5), sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersamasama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Selanjutnya Jogiyanto (2008:7) juga menyatakan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Uraian tersebut diatas menyiratkan bahwa suatu sistem adalah kumpulan jaringan kerja dan prosedur yang disebut juga sebagai elemenelemen yang berkumpul bersama saling berinteraksi melakukan kegiatan untuk mencapaia suatu tujuan tertentu. Suatu sistem informasi menurut Sutana (2007:10) adalah: Sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan. Sehingga dapat dikatakan bahwa system informasi adalah sekumpulan elemen atau subsistem yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu membentuk satu kesatuan untuk melakukan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan tertentu.

2 10 Model umum suatu sistem terdiri dari masukan (input), proses (process) dan keluaran (output), sebagaimana ditunjukkan oleh Sutana (2003, p7) dengan gambar system dibawah ini: Masukan (input) Proses (process) Keluaran (output) Keluaran dari suatu system informasi adalah informasi. Menurut Sutana (2003, p10) informasi didefinisikan sebagai berikut: Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saaat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Uraian tersebut diatas menyiratkan bahwa informasi adalah merupakan hasil dari pengolahan data yang digunakan untuk mengambil keputusan yang akibatnya dapat dirasakan secara langsung atau tidak langsung. 2.2 Teori Knowledge Knowledge adalah informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang. sehingga dengan knowledge yang ada dapat menjadi competitive advantage organisasi. (Feher, 2004). Penerapan knowledge management dalam organisasi dapat menjadikan organisasi pioneers pada penyelenggaraan kegiatan operasionalnya. (Daneshgar, 2004). Knowledge

3 11 atau pengetahuan adalah informasi yang kontekstual, relevan, dan dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan di kemudian hari (Turban, 2006) Berdasarakan uraian tersebut diatas, knowledge adalah informasi yang kontekstual, relevan, yang mengubah sesuatu atau seseorang, sehingga dapat menjadi competitive advantage organisasi. Menurut Hidayatno (2006), Knowledge dibagi dua jenis yaitu Explicit Knowledge dan Tacit Knowledge, yang dapat dijabarkan sebagai berikut : a. Explicit Knowledge Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) dalam Hidayatno (2006): Explicit knowledge can be expressed in words and numbers and can easily communicated and shared in the form of hard data, scientific formula, codified procedures and universal principles. Adalah sesuatu yang dapat diekspresikan dengan kata kata dan angka, serta dapat disampaikan dalam bentuk ilmiah, spesifikasi, manual dan sebagainya. Knowledge jenis ini dapat segera diteruskan dari satu individu ke individu lainnya secara formal dan sistematis. Explicit Knowledge juga dapat dijelaskan sebagai suatu proses, metode, cara, pola bisnis dan pengalaman desain dari suatu produksi. b. Tacit Knowledge Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) dalam Hidayatno (2006):

4 12 Tacit knowledge is highly personal and hard to formalized. Subjectiveinsights, intuitions and hunches fall into this categoy of knowledge. Adalah knowledge dari pakar, baik individu masyarakat, serta pengalaman mereka. Tacit Knowledge bersifat sangat personal dan sulit dirumuskan sehingga membuatnya sangat sulit untuk dikomunikasikan atau disampaikan kepada orang lain. Perasaan pribadi, intuisi, bahasa tubuh, pengalaman fisik serta petunjuk praktis (rule of thumb) termasuk dalam jenis Tacit Knowledge. 2.3 Konversi Knowledge Nonaka dan Takeuchi (1995) dalam Hidayatno (2006) mengemukakan bahwa fundamental mengapa perusahaan Jepang sukses, karena ketrampilan dan pengalaman mereka terdapat pada penciptaan knowledge organisasi. Penciptaan knowledge dicapai melalui pengenalan hubungan sinergik antara tacit knowledge dan explicit knowledge. Nonaka dan Takeuchi membagi model konversi knowledge menjadi 4 cara sebagai berikut : 1. Tacit Knowledge ke Tacit Knowledge, disebut proses Socialization. Sosialisasi merupakan proses sharing dan penciptaan Tacit Knowledge melalui interaksi dan pengalaman langsung. 2. Eksternalisasi merupakan proses konversi explicit knowledge menjadi explicit knowledge yang baru melalui sistemisasi dan pengaplikasian explicit knowledge dan informasi

5 13 3. Kombinasi merupakan proses konversi explicit knowledge menjadi explicit knowledge yang baru melalui sistemisasi dan pengaplikasian explicit knowledge dan informasi 4. Internalisasi merupakan proses pembelajaran dan akuisisi knowledge yang dilakukan oleh anggota organisasi terhadap explicit knowledge yang baru. Gambaran empat model konversi knowledge (SECI proses) dapat dilihat pada gambar berikut: Gambar 2.1 Empat Model Konversi Knowledge (SECI Process, Nonaka & Takeuchi, 1995) Knowledge Management Menurut Debowski S. (2006) adalah proses mengidentifikasi, menangkap, mengorganisir menyebarkan aset intelektual yang sangat penting bagi perusahaan untuk kinerja perusahaan yang bersifat jangka panjang. Knowledge Management adalah paradigma, strategi, sistem, dan budaya sharing atau kolaborasi pengetahuan untuk mewujudkan kinerja unggul yang berkelanjutan dalam organisasi, (Satyo F & Alex D, 2009)

6 14 Menurut Collison dan Parcell yang dikutip Ghalib (2006) Knowledge Management adalah wilayah yang kompleks, yang menjangkau batas batas pembelajaran dan perkembangan, teknologi informasi, dan sumber daya manusia. Model yang dimiliki menggambarkan wilayah kegiatan di mana usaha knowledge management dapat menjadi kekuatan untuk memonitor dan mengkomunikasikan apa yang tercakup di dalam perusahaan. Model dari Collison dan Parcell menunjukkan kesuksesan KM dalam berinteraksi di antara tiga elemen pokok yaitu : 1. People Yang berarti Knowledge berasal dari orang. People merupakan bentuk dasar membentuk knowledge baru. Tanpa ada orang tidak ada knowledge. 2. Technology Merupakan Infrastruktur Teknologi yang standar, konsisten, dan dapat diandalkan dalam mendukung alat alat perusahaan 3. Processes Terdiri dari menangkap, menyaring, mengesahkan, mentransformasikan, dan menyebarkan knowledge ke seluruh perusahaan dilengkapi dengan menjalankan prosedur dan proses tertentu Gambar 2.3 Three Elements of Knowledge Management(Ghalib, 2006)

7 15 Rossenberg (2007) mengidentifikasi luas lingkup aplikasi KM yang dibagi menjadi tiga tingkatan (level): Level 1. Document Management Merupakan aplikasi KM yang paling sederhana, Karena KM hanya digunakan untuk memfasilitasi distribusi informasi saja. Level 2. Information creation, sharing, and Management Aplikasi KM pada level ini antara lain : new content of information creation, communication and collaboration, real time information management, capturing and distributing expert stories Level 3. Enterprise Intelligence Pada level ini KM mencerminkan The truly know-how of the organization. Pelaksanaan aktivitas primer organisasi sepenuhnya tergantung pada keahlian berbasis pengetahuan yang melekat pada keseluruhan sistem yang terdapat dalam perusahaan. Beberapa aktivitas KM pada level ini adalah : building expert network, interacting with operational database, performance support, leveraging organizational know-how. Gambar 2.4 The Knowledge Management Pyramid (Rossenberg, MJ., 2007)

8 Knowledge Repository Kunci dari KMS adalah knowledge repositories. Ada 3 tipe knowledge repositories : 1. Paper Document Menggabungkan semua dokumen hard copy dan referensi dari organisasi dan kelompok yang berada di pusat repositories seperti perpustakaan pada suatu perusahaan. Contohnya seperti laporan, prosedur, gambar, kaset video, dan standar teknis. 2. Computer based documents/ databases Computer Document termasuk proses dan protokol yang dibangun ke dalam sistem informasi. Ini tercermin pada interface antara sistem dan pengguna, oleh yang memiliki akses ke data, dan dari format pada sistem input dan output yang terstruktur. 3. Self-Memory Termasuk semua paper dan dokumen pada komputer yang dipelihara oleh setiap individu sebaik memori dan pengalamannya 2.4 Pengertian Knowledge Management Menurut Denning (2003), knowledge management adalah proses yang sistematik untuk menemukan, memilih, mengumpulkan, menyaring, dan menampilkan informasi agar dapat meningkatkan pengertian pegawai dalam bidang tertentu. Knowledge management menolong suatu organisasi untuk mendapatkan pengertian dan pemahaman berdasarkan pengalamannya sendiri. Knowledge management juga membantu

9 17 organisasi dalam memperoleh, menyimpan dan memanfaatkan pengetahuan untuk beberapa hal, seperti, pemecahan masalah, dynamic learning, perencanaan strategis, dan pengambilan keputusan. Knowledge management juga mencegah hilangnya suatu pengetahuan dari organisasi dan menyediakan penambahan pengetahuan secara fleksibel. Knowledge management menurut Laudon (2004), adalah kumpulan proses yang dikembangkan dalam organsasi untuk menciptakan, mengumpulkan, menyimpan, memelihara dan menyebarkan pengetahuan atau knowledge dari sebuah organisasi atau perusahaan. Berdasarkan uraian tersebut diatas, knowledge management adalah kumpulan proses yang sistematik untuk menciptakan, mengumpulkan, menyimpan, memelihara dan menyebarkan pengetahuan dari sebuah organisasi atau perusahaan. 2.5 Proses Knowledge Management Proses knowledge management menurut model Probst et al. (2011), yang disebut juga sebagai Blok bangunan knowledge management meliputi 8 komponen yang membuat dua siklus, yaitu siklus dalam dan siklus luar. Siklus dalam terdiri dari blok bangunan identifikasi, akuisisi, pengembangan, distribusi, utilisasi dan preservasi dari knowledge. 1. Identifikasi, adalah proses dimana external knowledge dianalisis dan uraian lingkungan company s knowledge diidentifikasi.

10 18 2. Akuisisi merujuk pada bentuk keahlian apa yang harus diakuisisi oleh perusahaan dari luar melalui hubungan dengan pelanggan, pemasok, pesaing dan mitra kerja dalam usaha bersama. 3. Pengembangan adalah membangun blok bangunan melengkapi akuisis knowledge. Fokus pada penciptaan ketrampilan-ketrampilan baru, produk-produk baru, gagasan-gagasan yang lebih baik dan proses yang lebih efisien. Pengembangan knowledge meliputi semua upaya manajemen yang bertujuan memproduksi kemampuan-kemampuan. 4. Distribusi adalah proses berbagi dan penyebarluasan knowledge yang sudah ada dalam organisasi. 5. Utilisasi terdiri dari pelaksanaan kegiatan untuk meyakinkan bahwa knowledge yang ada dalam organisasi diterapkan secara produktif agar bermanfaat. 6. Pelestarian adalah proses penyimpanan informasi yang terseleksi, dokumen-dokumen dan pengalaman yang dibutuhkan pihak manajemen. Ada dua proses disiklus luar, yaitu tujuan-tujuan knowledge (knowledge goals) dan penilaian knowledge (knowledge assessment), yang menyajikan arah pada seluruh siklus knowledge management. 1. Tujuan-tujuan knowledge menentukan kemampuan-kemampuan yang mana yang harus dibangun dan pada tingkatan mana. 2. Penilaian knowledge melengkapi siklus, menyajikan data yang esensial bagi pengendalian strategis manajemen knowledge.

11 Pengertian Knowledge Management System Knowledge Management System adalah suatu system teknologi yang didukung untuk mengatur knowledge pada suatu organisasi. (Debowski, S., 2006) Menurut Maier (2002), knowledge management system adalah system ICT (Information and Communication Technology) yang mendukung fungsi dari knowledge creation, konstruksi, identifikasi, menangkap (capture), akuisisi, seleksi, penilaian, organisasi, linking, penataan, formalisasi, visualisasi, distribusi, penyimpanan, pemeliharaan, perbaikan, evolusi, mengakses, mencari, dan aplikasi knowledge pada suatu organisasi. Berdasarkan uraian tersebut diatas, dapat disimpulkan bahwa knowledge management system adalah suatu system teknologi yang mendukung aplikasi knowledge management, mulai dari proses kreasi, identifikasi, penangkapan, penyimpanan, hingga ke aplikasi akses pengetahuan itu sendiri. Sistem teknologi yang dimaksud adalah teknologi informasi dan komunikasi Peran Teknologi Informasi dalam Knowledge Management System Teknologi modern memungkinkan setiap orang untuk mendapatkan berbagai informasi. Dengan menyadari pentingnya informasi dan pengetahuan serta didukung oleh teknologi informasi membuat

12 20 perusahaan tertarik akan penerapan Knowledge management. Beberapa teknologi informasi yang mendukung knowledge management adalah sebagai berikut : Intranet Intranet adalah jaringan yang beroperasi dalam sebuah organisasi dengan menggunakan protokol TCP/IP. Protokol TCP/IP merupakan protokol yang sama digunakan untuk internet. Oleh karena itu organisasi dapat menggunakan web browser dan web server yang sama seperti yang digunakan dalam internet. Intranet merupakan jaringan di dalam organisasi sehingga tidak dapat diakases oleh orang di luar organisasi. Penggunaan Intranet juga mendatangkan keuntungan kepada organisasi dengan menyediakan fasilitas internet seperti World Wide Web, , penggunaan dokumen bersama sama. Document Management System Document Management System merupakan penyimpanan dokumen penting perusahaan dan juga explicit knowledge. Beberapa perusahaan menerapkan knowledge management system dengan menggunakan document management system karena dengan berkembangnya organisasi, maka semakin banyak dokumen dan explicit knowledge yang dihasilkan Information Retrieval engine Information Retrieval engine merupakan mesin pencari informasi dalam bentuk search engine yang menggunakan natural language query dalam menemukan informasi yang dibutuhkan. Mesin pencari informasi menjadi pendukung Knowledge Management

13 21 System dalam pencarian informasi yang berupa dokumen, gambar, dan sebagainya. Group Ware & Work Flow System Perusahan membutuhkan groupware ketika pengguna dalam sebuah kelompok atau departemen membutuhkan kolaborasi atau komunikasi dalam bertukar pikiran. Hal ini menjadikan groupware merupakan teknologi yang penting dalam pertukaran tacit knowledge. Groupware memungkinkan terjadinya percakapan di mana pemakai tidak dapat melakukan suatu komunikasi secara real time. Work flow System memungkinkan pemakai untuk menyusun proses transfer pengetahuan ketika mereka membutuhkan sebuah metode penyebaran informasi yang baku. Data Warehouse & Data Mining Tools Organisasi saat ini sedang membentuk data warehouse untuk mengoptimalkan pelanggan, supplier, proses proses internal yang ada dan menemukan hubungan kerja sama yang baru dengan mereka. Knowledge Management System harus menyediakan suatu cara untuk menjelaskan dan menyediakan akses ke laporan yang umum. 2.7 Penerimaan Pengguna Terhadap Knowledge Management System. Bagi sebuah organisasi, KMS sebenarnya juga merupakan sebuah aplikasi dari sistem informasi perusahaan, sehingga dalam melakukan

14 22 evaluasi terhadap penerapannya perlu dipertimbangkan dua hal sebagai berikut: 1. Penerimaan pengguna terhadap manfaat dari KMS sebagai sebuah aplikasi yang menunjang tujuan perusahaan. 2. Penerimaan pengguna KMS sebagai sebuah sistem informasi. Penerimaan pengguna terhadap manfaat dari KMS dianalisis melalui fokus penelitian butir 1 hingga fokus penelitian butir 8, sedangkan penerimaan pengguna KMS sebagai sebuah sistem informasi dianilisis menggunakan fokus penelitian butir 9 hingga fokus penelitian butir 13. Penerimaan terhadap sistem informasi dapat diukur dengan beberapa model evaluasi yang sudah dikembangkan saat ini. Ada banyak model evaluasi yang digunakan untuk mengukur keberhasilan sistem informasi yang digunakan oleh setiap organisasi atau institusi publik, salah satunya yang banyak digunakan dalam penelitian sistem informasi adalah Technology Acceptance Model (Eris, 2006). 2.8 Technology Acceptance Model (TAM) Beberapa model yang dibangun untuk menganalisis dan memahami faktor-faktor yang mempengaruhi penerimaan penggunaan teknologi komputer, di antaranya yang tercatat dalam berbagai literatur dan referensi hasil riset dibidang teknologi informasi adalah seperti Theory of Reasoned Action (TRA), Theory of Planned Behaviour (TPB), dan Technology Acceptance Model (TAM). Model TAM sebenarnya diadopsi dari model TRA yaitu teori

15 23 tindakan yang beralasan dengan satu premis bahwa reaksi dan persepsi seseorang terhadap sesuatu hal akan menentukan sikap dan perilaku orang tersebut (Davis, 2008). Reaksi dan persepsi pengguna sistem informasi akan mempengaruhi sikapnya dalam penerimaan terhadap teknologi tersebut. Salah satu faktor yang dapat mempengaruhinya adalah persepsi pengguna terhadap kemanfaatan dan kemudahan penggunaan sistem informasi sebagai suatu tindakan yang beralasan dalam konteks pengguna teknologi, sehingga alasan seseorang dalam melihat manfaat dan kemudahan penggunaan sistem informasi menjadikan tindakan/perilaku orang tersebut sebagai tolok ukur dalam penerimaan sebuah teknologi. Model TAM yang dikembangkan dari teori psikologis, menjelaskan perilaku pengguna komputer yaitu berlandaskan pada kepercayaan (belief), sikap (attitude), keinginan (intention), dan hubungan perilaku pengguna (user behavior relationship). Tujuan model ini untuk menjelaskan faktor-faktor utama dari perilaku pengguna terhadap penerimaan pengguna teknologi. Secara lebih terinci menjelaskan tentang penerimaan teknologi informasi dengan dimensi- dimensi tertentu yang dapat mempengaruhi diterimanya teknologi informasi oleh pengguna (user). Model ini menempatkan faktor sikap dari tiap-tiap perilaku pengguna dengan variabel: 1. kegunaan (usefulness) 2. kemudahan penggunaan (ease of use)

16 24 Kedua variabel ini dapat menjelaskan aspek keperilakuan pengguna (Davis, 2008). Kesimpulannya adalah model TAM dapat menjelaskan bahwa persepsi pengguna akan menentukan sikapnya dalam kemanfaatan penggunaan teknologi informasi. Model ini secara lebih jelas menggambarkan bahwa penerimaan penggunaan teknologi informasi dipengaruhi oleh kemanfaatan (usefulness) dan kemudahan penggunaan (ease of use) Dimensi yang digunakan dalam penelitian 1. Menurut O brien (2005, 439) Time of information : Apakah Informasi yang disediakan terupdate? Forms of information : Informasi disampaikan dalam berbagai bentuk, seperti audio, video, teks, gambar, dan bentuk lainnya harus bebas dari error 2. Menurut Delone & McLean (2008) Output Relevance Hubungan antara output yang dihasilkan KMS dengan kebutuhan user Documentation Kelengkapan dan kejelasan dokumentasi yang disediakan untuk user dalam menggunakan KMS Ease of use : KMS mudah digunakan oleh user

17 25 3. Menurut Bernadin & Russel (2003, 382) quality : tingkatan di mana proses atau penyesuaian pada cara yang ideal di dalam melakukan aktifitas atau memenuhi aktifitas yang sesuai harapan quantity : jumlah yang dihasilkan diwujudkan melalui jumlah dari siklus aktifitas yang telah diselesaikan Timeliness : tingkatan di mana aktifitas telah diselesaikan dengan waktu yang lebih cepat dari yang ditentukan dan memaksimalkan waktu yang ada untuk aktifitas lain Need for supervision : tingkatan di mana seorang karyawan dapat melakukan pekerjaannya tanpa perlu meminta pertolongan atau bimbingan dari atasannya Intepersonal Impact : Tingkatan dimana seorang karyawan merasa percaya diri, mempunyai komunikasi yang baik, dan bekerja sama di antara rekan kerja. Management Support : Manajemen mengotorisasi pengembangan sistem KMS Customer Knowledge yaitu memberikan nilai berdasarkan pengetahuan tentang pelanggan, melalui cara cara sebagai berikut : - Mengembangkan dan menyebarkan strategi organisasi yang memberi nilai tambah bagi pelanggan - Membuat dan mengelola pemetaan pelanggan berdasarkan nilai tambah

18 26 - Mengembangkan dan mengelola database pelanggan Organizational Value yaitu mentransformasikan pengetahuan perusahaan menjadi nilai bagi perusahaan melalui cara sebagai berikut : - Mengembangkan dan menyebarkan strategi organisasi berbasis pengetahuan untuk memberi nilai tambah bagi perusahaan - Memetakan dan mengembangkan rangkaian nilai tambah pengetahuan - Mengkomunikasikan/melaporkan hasil nilai tambah berbasis pengetahuan 2.9 Penjualan Menurut Marom (2002, p28), penjualan artinya penjualan barang dagangan sebagai usaha pokok perusahaan yang biasanya dilakukan secara teratur. Pengertian penjualan menurut Kotler (2006, p457), penjualan merupakan sebuah proses dimana kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjualan dipenuhi, melalui antar pertukaran informasi dan kepentingan. Mulyadi (2008) mengemukakan bahwa kegiatan penjualan terdiri atas transaksi penjualan barang dan jasa, baik secara kredit maupun tunai. Berdasarkan uraian tersebut diatas, maka pengertian dari penjualan adalah penjualan barang dan jasa baik secara tunai maupun kredit dalam proses memenuhi kebutuhan pembeli yang dilakukan secara teratur.