BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Kerangka Teori Jenis Knowledge Terdapat dua jenis knowledge yang terdapat pada perusahaan, yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge. Tacit knowledge adalah knowledge yang ada pada diri seseorang, yang didapat dari pengalaman, sulit untuk di transfer ke yang lain (Hall, 2000), sedangkan explicit knowledge adalah knowledge yang telah terformulasikan, atau terdokumentasi sehingga lebih mudah ditransfer (Hall, 2000). Nonaka & Takeuchi (1995) membagi model konversi knowledge menjadi empat cara sebagai berikut : a. Tacit knowledge ke Explicit knowledge; disebut proses Externalization. b. Tacit knowledge ke Tacit knowledge; disebut proses Socialization. c. Explicit knowledge ke Explicit knowledge; disebut proses Combination. d. Explicit knowledge ke Tacit knowledge; disebut proses Internalization. 5

2 Gambar 2.1 Diagram SECI Knowledge Management Terdapat berbagai pemahaman pengertian dari KM. Menurut Becerra-Fernandez, Gonzales & Sabherwal (2004), KM didefinisikan sebagai melakukan apa yang perlu dilakukan untuk mendapat hasil maksimal dari knowledge resources. Menurut Tirpak (2005) KM sebagai integrasi dari people, processes, tools, dan strategy, untuk membuat, menggunakan dan share knowledge, untuk mencapai tujuan perusahaan. Menurut Ringel-Bickelmaier & Ringel (2010) KM melibatkan aktifitas yang memiliki keterkaitan dengan capture, use dan sharing of knowledge di dalam perusahaan. Tidak hanya sampai disitu definisi KM yang ada, masih banyak definisi lainnya yang dikemukakan oleh para KM expert lainnya di dunia. Sehingga dapat disimpulkan bahwa KM adalah sebuah konsep mengelola dan memanfaatkan knowledge dimana knowledge dianggap sebagai aset yang berharga. 6

3 Untuk menerapkan Knowledge management dengan efektif, Debowski (2006) membuat pola strategi KM yang disebut dengan The five P s of strategic Knowledge Management. Pola strategi tersebut, menekankan pada Planning, People, Process, Products, dan Performance. Menurut Pasher & Ronen (2011), strategi untuk menerapkan KM pada perusahaan harus berdasarkan siklus yang disebut dengan KM Journey, KM Journey memiliki empat fase yaitu fase pertama disebut dengan istilah hitting the road, disini merupakan titik awal motivasi pelaksanaan KM berdasarkan business case yang ada pada perusahaan, lalu fase kedua merupakan prerequisites atau prasyarat dimana pada fase inilah terbentuknya strategi yang harus sejalan dengan culture perusahaan, kemudian fase ketiga adalah viewpoints of knowledge terjadinya integrasi knowledge disini, dimana KM process yang menjadi kunci utama pada fase ini. lalu diakhiri difase keempat yaitu innovating for new beginning. Menurut Becerra-Fernandez, Gonzalez & Sabherwal (2004), solusi untuk menerapkan KM dengan baik adalah dengan memperhatikan tiga aspek utama yaitu KM Processes, KM Systems, dan KM Infrastructure. Dapat dilihat bahwa berbagai teori dengan perspektifnya masingmasing yang menyebutkan poin, fase ataupun aspek untuk menjembatani kepada efektifitas penerapan KM, ditemukan satu irisan, yaitu Proses. Maka penelitian ini akan mengkaji lebih dalam tentang KM Processes KM Processes 7

4 KM Process melibatkan dari awal pembentukan hingga pemanfaatan knowledge dalam suatu organisasi. Menurut Darroch (2003), KM adalah sebuah proses yang menciptakan atau menempatkan knowledge dan mengelola penyebaran dan penggunaan knowledge pada perusahaan. KM tidak hanya sekedar teknologi, proses didalamnya lah yang menentukan kesuksesan implementasi KM. Sehingga dapat dikatakan KM Process yang menjadi kunci dari kinerja KM secara keseluruhan (Beliveau, Bernstein, & Hsieh, 2011). Banyak definisi dan tahapan KM Process, sebagai contohnya menurut Beliveau, Bernstein & Hsieh (2011). KM Process terdiri dari enam aspek, yaitu Internal Knowledge Acquisition, External Knowledge Acquisition, Knowledge Upgrade, Knowledge Protection, Knowledge Conversion and Knowledge Application. Menurut Tatoglu, Zaim & Zaim (2007) KM Process terdiri atas Knowledge Generation, Knowledge Transfer, Utilitzation dan Coding & Storage. Menurut Goldoni & Oliviera (2006) dimana KM Process terbagi atas empat hal yaitu creation, storage, dissemination dan utilization. Menurut Bose (2004) KM Process terdiri atas Create Knowledge, Capture Knowledge, Refine Knowledge, Store Knowledge, Manage Knowledge dan Disseminate knowledge. Penelitian ini menggunakan definisi yang dikemukakan oleh Becerra-Fernandez, Gonzalez & Sabherwal (2004) dimana KM Process terdiri dari 8

5 Knowledge Discovery, Knowledge Capture, Knowledge Sharing, dan Knowledge Application. Keempat proses tersebut dibalut dengan KM Mechanisms dan KM Technologies. Gambar 2.2 Knowledge Management Processes Sumber : Becerra Fernandez, Gonzales & Sabherwal (2004, 32) Knowledge Discovery Knowledge Discovery dapat didefinisikan sebagai proses pembangunan dari tacit atau explicit knowledge baru dari data dan informasi atau dari sintesis pengetahuan yang telah ada sebelumnya (prior knowledge) (Becerra-Fernandez, Gonzalez & Sabherwal, 2004). Berdasarkan definisi tersebut, maka peneliti menyimpulkan bahwa Knowledge Discovery dapat mencakup definisi dari knowledge process lain seperti : 9

6 - Internal Knowledge Acquisition, External Knowledge Acquisition & Knowledge Upgrade (Beliveau, Bernstein & Hsieh, 2011) - Create Knowledge (Bose, 2004) - Creation phase (Goldoni & Oliviera, 2006) - Generation (Tatoglu, Zaim & Zaim, 2007) Menjadi demikian karena menurut Darroch (2003) Knowledge Acquisition, creation dan discovery memiliki keterkaitan tujuan. Goldoni & Oliviera (2006) menyatakan discussion group merupakan salah satu metric yang ia gunakan untuk mengukur creation phase. Tatoglu, Zaim & Zaim (2007) menggunakan aktivitas Research & Development sebagai salah satu indikator untuk pengukuran knowledge generation. Sedangkan Beliveau, Bernstein & Hsieh (2011) memecah knowledge discovery menjadi beberapa aktivitas yang salah satu merupakan External Knowledge Acquisition dimana pada aktivitas ini, terjadi proses pengembangan konten baru dan mengganti yang sudah ada dalam basis tacit dan explicit knowledge suatu perusahaan, proses tersebut melibatkan pihak luar (eksternal). Menurut Becerra-Fernandez, Gonzales & Sabherwal (2004), dapat dikatakan Knowledge Discovery jika dalam prosesnya terjadi sintesa atau pembentukan knowledge baru dari knowledge-knowledge yang sudah ada. Tentu dalam konteks knowledge management di perusahaan sangatlah penting 10

7 knowledge yang ada lebih menitik beratkan kepada pemenuhan kebutuhan dan sudut pandang customer/user Knowledge Capture Knowledge Capture dapat didefinisikan sebagai proses pengambilan knowledge baik itu explicit ataupun tacit yang berada dalam diri people (individual atau grup), artifacts (practices, technologies, atau repositories) atau organizational entities (Becerra-Fernandez, Gonzalez & Sabherwal, 2004). Proses ini membentuk memory, Ahmed, Rafiq & Wang (2008) menyebutnya sebagai organizational memory, dari pernyataa tersebut jelas bahwa storage merupakan salah satu indikator untuk medukung knowledge capture. Nielsen (2006) membagi knowledge capture menjadi dua dimensi yaitu identification dan codification. Pada dimensi identification terjadi transisi knowledge dari tidak diketahui (unknown) menjadi teridentifikasi (identified) atau sering juga disebut sebagai meta-knowledge. Dan pada dimensi codification terjadi transisi knowledge dari tacit dan tidak terdokumentasi menjadi explicit dan terdokumentasi, yang biasanya akan lebih mudah dipahami dengan bentuk metafor ataupun analogi. 11

8 Dow & Pallaschke (2010) menyatakan dalam prosesnya, knowledge capture memiliki input dan output. Tabel 2.1 Tabel Knowledge Capture Process Knowledge Capture Process Input Output Dispersed Knowledge source Content Management Experts Expert Interview Capture Tools Lesson learned Sumber : Diadaptasi dari Dow & Pallaschke (2010, 5) Knowledge Sharing Knowledge Sharing dapat didefinisikan sebagai proses dimana explicit atau tacit dikomunikasikan pada individu yang lain (Becerra-Fernandez, Gonzalez & Sabherwal, 2004). Karena inti dari knowledge sharing adalah berbagi ide dari satu individu kepada individu lain (Ahmed, Rafiq & Wang, 2008) maka hal tendensi atau kecenderungan dari pegawai adalah faktor penting untuk terjadinya proses knowledge sharing (Khamda & Monavvarian, 2010). Proses tersebut biasanya akan tercipta dengan 12

9 sendirinya dalam lingkup kerja grup (group work) (Antonova, Csepregi & Marchev, 2011). Seperti yang diketahui lingkungan bekerja terkadang tidak memungkinkan untuk terjadinya tatap muka (face-to-face) namun hal tersebut harus dapat diatasi dengan suatu mekanisme atau mungkin dengan memanfaatkan teknologi Knowledge Application Knowledge Application adalah menerapkan baik tacit knowledge maupun explicit knowledge dalam dan di luar batasbatas perusahaan dengan tujuan untuk mencapai tujuan perusahaan dengan cara yang paling efisien (Khamda & Monavvarian, 2010). Knowledge secara efektif diterapkan selama proses perkembangan dari organisasi melalui aturan dan arahan, rutinitas dan selforganized tim (Ghasemi, Momeni, Monavarian & Shaabani, 2011). Proses ini sangat bergantung pada ketersediaan knowledge yang dihasilkan pada proses-proses sebelumnya. Proses terbagi atas dua hal yaitu direction dan routines (Becerra-Fernandez, Gonzalez, & Sabherwal, 2004). Directions Memproses knowledge dengan tindakan, tanpa proses transfer knowledge. Ketika seorang pekerja meminta bantuan kepada 13

10 seorang expert untuk memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Routines Melibatkan pemanfaatan dari knowledge yang ada pada prosedur, aturan dan norma yang ada (Becerra-Fernandez, Gonzalez & Sabherwal, 2004) Analisis Faktor Pada dasarnya tujuan analisis faktor adalah untuk menemukan sejumlah faktor yang mendasari (underlying) sejumlah pengukuran yang besar. Prinsip dasarnya adalah menyederhanakan deskripsi tentang data dengan menggunakan jumlah variabel/dimensi (Seniati, 2009). Analisis Faktor memiliki dua tahap perhitungan, yaitu : 1. Factor Extraction, yaitu menemukan faktor atau dimensi yang sedikit tetapi mengandung sebanyak mungkin variabel atau indikator. 2. Factor Rotation, yaitu teknik untuk memutar axix sehingga diperoleh faktor yang dapat diinterpretasi. Analisis Faktor memiliki dua pendekatan, yaitu : 14

11 1. Exploratory Factor Analysis, yaitu mendapatkankan banyak faktor yang ada untuk menjelaskan hubungan-hubungan diantara satu set indikator dengan estimasi muatan faktor. 2. Confirmatory Factor Analysis, yaitu digunakan untuk mengestimasi parameter dan menguji hipotesis tentang sejumlah faktor yang mendasari hubungan di antara suatu set indikator Kaiser Meyer Oikin (KMO) Uji KMO bertujuan untuk mengetahui apakah semua data yang telah terambil telah cukup untuk difaktorkan. Variabel dapat diterima sebagai instrument penelitian jika nilai KMO lebih dari 0,5 dan signifikansi jauh di bawah 0,05. Semakin tinggi KMO semakin valid pernyataan yang diujikan. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan Sharma (1996), KMO diatas 0,90 bernilai baik sekali sedangkan KMO dibawah 0,50 ditolak untuk dilanjutkan sebagai instrument penelitian. Hal tersebut dapat dilihat pada tabel 2.2 Tabel 2.2 Rekomendasi KMO (Keiser Meyer Olkin) Ukuran KMO Rekomendasi 0,90 Baik Sekali 0,80 Baik 0,70 Sedang 0,60 Cukup 0,50 Kurang < 0,50 Ditolak Sumber : Diadaptasi dari Sharma (1996, 10) 15

12 2.2 Kerangka Pikir Perusahaan harus inovatif agar dapat menghasilkan yang terbaik dan memiliki value yang tinggi di mata customer-nya. Fenomena tersebutlah yang mendorong perusahaan harus memiliki suatu strategi agar dapat mengakomodir kebutuhan untuk terus berinovasi. Knowledge Management (KM) menjadi suatu strategi untuk mendorong perusahaan terus berinovasi, untuk mendukung penerapan KM maka perusahaan memerlukan suatu sistem atau sistem tersebut sering disebut dengan Knowledge Management System (KMS). KMS menjadi sarana utama dalam pelaksanaan proses-proses yang ada di dalam KM itu sendiri, maka perlu dilakukan analisis untuk mencari tahu sejauh mana proses-proses yang ada mempengaruhi kinerja KMS. Hasil analisis dapat menjadi bahan evaluasi yang akakn memberi dampak pada pengembangan organisasi. 2.3 Kerangka Konsep Konsep yang digunakan pada penelitian ini dibangun dengan faktor yang dikemukakan oleh Becerra-Fernandez, Gonzales & Sabherwal (2004), yaitu Knowedge Discovery, Knowledge Capture, Knowledge Sharing, dan Knowledge Application. Keempat faktor tersebut merupakan faktor-faktor yang dikembangkan dari KM Proccess. Faktor tersebut peneliti pilih, karena, KMS diimplementasi sebagai sarana menunjang proses-proses yang ada dalam KM. 16

13 Faktor-faktor tersebut akan digunakan sebagai landasan pengumpulan data kemudian dikaitkan dengan kinerja KMS pada objek penelitian. Knowledge Discovery Knowledge Capture Kinerja Knowledge Management System Knowledge Sharing Knowledge Application Gambar 2.3 Kerangka Konsep 17